Môn quản trị học chủ đề chức năng tổ chức

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ ĐỐI NGOẠI KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ  - MÔN: QUẢN TRỊ HỌC CHỦ ĐỀ: CHỨC NĂNG TỔ CHỨC Giảng viên: Th.s Lê Đức Định Sinh viên thực hiện: Nhóm Lớp: CĐLOGT26CD Thành phố Hồ Chí Minh, năm 2022 l KHÁI NIỆM, MỤC TIÊU VÀ NGUYÊN TẮC CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC: Khái niệm chức tổ chức: Chức tổ chức việc lựa chọn công việc, phận giao cho phận người huy với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm cần thiết để thực mục tiêu tổ chức vạch Mục tiêu chức tổ chức: Nhằm thiết lập hệ thống vị trí cho cá nhân phận cho cá nhân phận phối hợp với cách tốt dể thực mục tiêu tổ chức Các nguyên tắc tổ chức quản trị:  Nguyên tắc thủ trưởng hay gọi nguyên tắc thống huy: người thừa hành có người cấp báo cáo, nhận lệnh người mà thơi Điều giúp cho người nhân viên thực thi công việc cách thuận lợi, tránh tình trạng “trống đánh xi kèn thổi ngược”  Nguyên tắc gắn liền với mục tiêu: máy tổ chức xây dựng có mục tiêu, nhiệm vụ cho tổ chức  Nguyên tắc cân đối: phận xây dựng phải cân đối quyền hành trách nhiệm; đồng thời phải cân đối khối lượng công việc phận  Nguyên tắc hiệu quả: máy phải có kết hoạt động cao với chi phí thấp  Nguyên tắc linh họat: tổ chức phải thích nghi, đáp ứng với biến động môi trường bên ngồi II MỘT SỐ CƠ SỞ TRONG CƠNG TÁC TỔ CHỨC: Tầm hạn quản trị: Tầm hạn quản trị, hay cịn gọi tầm hạn kiểm sốt, khái niệm dùng để số lượng nhân viên cấp mà nhà quản trị điều khiển cách tốt đẹp Ví dụ: Trong lớp mơn Quản trị học thầy Định nhà quản trị, học sinh lớp nhân viên cấp nói tầm hạn quản trị mà nhà quản trị điều khiển Người ta chia tầm hạn quản trị thành hai loại: tầm hạn quản trị rộng tầm hạn quản trị hẹp Ví dụ: -Tầm quản trị rộng: Thay phải quản trị khoa ngành Trường có phòng ban để quản trị như; Phòng đào tạo, phòng Tổ chưc hành chính, phịng Đầu tư quản trị… -Tầm quản trị hẹp: Thay thầy phải quản trị sinh viên có Lớp trưởng, lớp phó, nhóm trưởng, nhóm phó… quản trị thành viên lớp hay nhóm Về mặt tổ chức, nói tầm hạn quản trị có mối quan hệ mật thiết tới số lượng tầng trung gian doanh nghiệp Với cơng ty có tầm hạn quản trị rộng có tầng nấc trung gian Ngược lại, với doanh nghiệp có tầm hạn quản trị hẹp có nhiều tầng nấc trung gian 1.1 Những đặt trưng doanh nghiệp Tùy thuộc vào đối tượng hướng tới quy mô mà doanh nghiệp có tầm hạn quản trị khác Thơng thường tổ chun viên có – 10 người Nhưng với tổ học sinh, sinh viên… thường phân 10 – 15 bạn tổ theo xếp giáo viên Tất phụ thuộc vào độ khó dễ nhiệm vụ giao Nó khơng có quy định chung hay ngun tắc bắt buộc Nếu sản xuất dây chuyền hay cần áp dụng cơng nghệ đơn giản tầm hạn tăng lên Cụ thể nhà quản trị giám sát số lượng cơng nhân viên đơng Từ đó, tầm hạn quản trị rộng làm giảm số cấp quản trị tầm quản trị hẹp làm tăng số cấp quản trị Thông thường doanh nghiệp, họ không mong muốn máy tổ chức có nhiều tầng nấc trung gian Bởi lẽ, nhiều tầng lớp trung gian tổ chức dễ làm chậm trễ lệch lạc thơng tin tiến trình giải cơng việc Do mà tầm hạn quản trị rộng ưu tiên máy tổ chức đơn giản chất lượng, dễ truyền tải thông tin Tuy nhiên, tầm hạn quản trị rộng thuận lợi nhà quản trị có lực, cấp có trình độ làm việc khá, cơng việc biến động…Cụ thể hơn, doanh nghiệp cần phải xác định tầm hạn quản trị phù hợp Rồi từ đưa lựa chọn đắn 1.2 Phân loại hệ thống tầm hạn quản trị a Tổng quan tầm quản trị rộng:  Khái niệm: Tầm hạn quản trị rộng tầm hạn quản trị nhà quản trị đảm nhiệm nhiều phòng ban nhiều mãn công việc nhiều chức khác  Tầm hạn quản trị rộng số lượng công nhân viên mà nhà quản trị đạo cách hữu hiệu cao Nó cịn phản ánh mức độ báo cáo cao với quản trị cấp với số cấp quản trị thấp  Điều kiện tầm hạn quản trị rộng nhà quản trị phải có đầy đủ lực Cấp có trình độ làm việc tốt, ổn định Đồng thời, cơng việc ln lập kế hoạch, thay đổi Cuối nhà quản trị cấp nhà quản trị cấp ủy quyền đạo Ví dụ: -Ví dụ doanh nghiệp có 20 nhân viên tầm hạn quản trị 20 doanh nghiệp có quản trị viên  Ưu điểm: o Cấp buộc phải phân chia quyền hạn o Cần phải ban hành sách rõ ràng o Cấp lựa chọn cẩn thận  Nhược điểm: o Tình trạng tải cấp dẫn đến ách tắc thực định o Có nguy cấp khơng kiểm sốt o Cần nhà quản trị giỏi b Tổng quan tầm hạn quản trị hẹp:  Khái niệm: Tầm quản trị hẹp tầm hạn nhà quản trị đảm nhiệm hia nhiệm vụ, không đảm nhận nhiều chức  Với cấp quản trị tầm quản trị hẹp phụ thuộc vào số lượng công nhân viên Các nhà quản trị điều khiển cách hữu hiệu thấp với số lượng cụ thể Trái lại với tầm quản trị rộng, quản trị hẹp phản ánh mức độ báo cáo thấp với quản trị cấp nhiều với số lượng cấp quản trị  Điểm đặc biệt số thuộc cấp có mối quan hệ báo cáo với cấp ít, số lượng cấp quản trị nhiều: -Tầm hạn quản trị tốt nên từ – nhân viên -Đối với hoạt động đơn giản tầm hạn từ 12 – 15 nhân viên -Đối với hoạt động phức tạp, đòi hỏi nhiều kỹ tầm hạn nên từ – nhân viên Ví dụ: -Ví dụ doanh nghiệp có 20 nhân viên tầm hạn quản trị 20 doanh nghiệp có quản trị viên Nếu tầm hạn quản trị (tức nhà quản trị quản lí người) doanh nghiệp cần có thêm quản trị viên thêm người để quản lí người này, tức tăng thêm cấp quản trị  Ưu điểm: o Giám sát chặt chẽ o Thông tin nhanh cấp với cấp  Nhược điểm: o Có nhiều cấp quản lí o Chi phí quản lí cao o Khoảng cách xa cấp cao cấp thấp 1.3 Các cấp quản trị đơn vị, tổ chức a Quản trị viên cấp cao:  Đây cấp bậc cao bảng phân cấp tổ chức hay doanh nghiệp Họ chịu trách nhiệm thành cuối Họ đưa định chiến lược cho tổ chức  Quản trị viên cao cấp thường thấy sống Họ mang chức danh là: chủ tịch hội đồng quản trị, ủy viên hội đồng quản trị, phó chủ tịch, tổng giám đốc, phó tổng giám đốc… Ví dụ: Trong cơng ty quản trị viên cấp cao Tổng giám đốc công ty, Hiệu trưởng trường học b Quản trị viên cấp hay cấp trung gian:  Là nhà quản trị hoạt động cấp quản trị viên lãnh đạo nhà quản trị viên cấp sở Họ có nhiệm vụ đưa định chiến lược Họ phục trách thực kế hoạch sách doanh nghiệp  Họ phối hợp hoạt động để hoàn thành mục tiêu chung Các quản trị viên cấp thường chức danh trưởng phịng ban, phó phịng, chánh phó quản đốc phân xưởng… Các cấp quản trị tổ chức c Quản trị viên cấp sở:  Quản trị viên cấp sở cấp bậc quản lý cuối tổ chức Họ đưa định nhằm đốc thúc, hướng dẫn, đạo đội ngũ lao động Quyết định họ khơng mang tính chiến lược, gần gũi, tác động gần đến công nhân viên  Họ theo sát cơng việc thường ngày Thậm chí sinh hoạt, nghỉ ngơi với công nhân vị trí tổ trưởng, trưởng ca, quản đốc… 1.4 Những yếu tố ảnh hưởng đến tầm hạn quản trị a Năng lực trình độ chun mơn: Thực tế cho thấy nhà quản trị thường có chun mơn giỏi bồi dưỡng kỹ quản lý Điều khiến họ nhân viên tôn trọng, tin tưởng, Họ lãnh đạo đội ngũ cách dễ dàng đoàn kết Trong đó, nhà quản trị non kinh nghiệm hay chưa có nhiều kinh nghiệm nghiệp vụ lại gặp nhiều khó khăn Đặc biệt họ phải quản trị số lượng nhân viên đông đảo Sự chênh lệch để lại nhiều hậu nghiêm trọng cho công ty, doanh nghiệp Bởi vậy, doanh nghiệp cần trọng đến việc đề bạt các nhân có đủ yếu tố chun mơn khả quản lý Điều cho phép doanh nghiệp đảm bảo phát triển thống b Tính chất cơng việc: Tầm hạn quản trị cịn phụ thuộc vào tính chất cơng việc nhân viên Nhìn vào doanh nghiệp sản xuất may mặc làm ví dụ Các xưởng sản xuất họ thường có đến hàng trăm nhân cơng Để thuận thiện quản lý phân bổ trang thiết bị, họ chia nhỏ nhóm cơng nhân Thế nhóm có đơng thành viên, tầm quản trị rộng Mặt khác, tính đồng cơng việc mà cao tầm hạn quản trị rộng Ngược lại, doanh nghiệp có nhiều phịng ban chun mơn tầm quản trị hẹp 1.5 Lợi ích tầm hạn quản trị a Cải thiện việc định cấp cao Tầm hạn quản trị tốt đảm bảo khả tiếp cận thơng tin nhanh chóng giao tiếp liên tục bên liên quan Quản trị tốt cho phép thực hành động ưu tiên nhanh chóng xác Theo thời gian, dẫn đến chuyển biến khả qua phát triển chung công ty b Đảm bảo kiểm soát nội bộ: Bằng cách thực tầm hạn quản trị công ty cách xác tồn tổ chức, đội ngũ quản trị dễ dàng kiểm sốt thích hợp hiệu Người đứng đầu trì kết nối tốt tập thể, thúc đẩy hiệu suất dự án Hơn nữa, hội đồng quản trị có vị trí bao qt tốt hơn, kịp thời phát hành động sai lệch c Cho phép lập kế hoạch chiến lược tốt hơn: Với khả tiếp cận thông tin nhanh giao tiếp tốt, tầm hạn quản trị xây dựng chiến lược thành công Điều bao gồm việc phân bổ nguồn lực vốn Đồng thời, khuôn khổ quản trị mạnh mẽ hỗ trợ thêm việc hiểu rõ môi trường pháp lý, điều chỉnh hoạt động kinh doanh; tận dụng công nghệ từ quan điểm sản xuất, phân phối truyền thông; xác định quản lý lợi ích hợp lý tất bên liên quan doanh nghiệp Tất thành phần yếu tố cần thiết kế hoạch chiến lược mạnh mẽ 1.6 Một số cách giúp gia tăng tầm hạn quản trị Người quản lý cần phải rèn luyện nâng cao trình độ chun mơn Chỉ có khẳng định lực thân khiến đội ngũ tin phục theo định hướng bạn đề Thêm vào đó, người quản trị có tầm nhìn, có kiến thức gia tăng tầm hạn quản trị doanh nghiệp Bên cạnh người quản lý, doanh nghiệp cần lưu tâm đến chất lượng nhân Doanh nghiệp đào tạo, nâng cao kiến thức kỹ cho nhân viên Khi đội ngũ có trình độ đồng bộ, việc quản trị trở nên dễ dàng Quyền hạn quản trị: 2.1 Khái niệm chất quyền hạn  Khái niệm: Quyền hạn quyền tự chủ trình định quyền đòi hỏi tuân thủ định Quyền hạn gắn liền với vị trí (hay nhiệm vụ) quản trị định cấu tổ chức  Bản chất  Quyền hạn vị trí quản trị giao phó cho người nắm giữ vị trí khơng liên quan đến phẩm chất cá nhân người cán quản trị  Bản chất quyền hạn định quản trị ai, (hay có) quyền ai, đâu, vào lúc có nghĩa phải phục tùng quản lý điều hành Quyền hạn thể khả việc định điều khiển hoạt động người khác  Quyền hạn chất kết dính cấu tổ chức, sợi dây liên kết phận với nhau, phương tiện mà nhờ nhóm hoạt động đặt huy nhà quản trị phối hợp đơn vị nâng cấp dần Nó cơng cụ để nhà quản trị thực quyền tự chủ tạo môi trường thuận lợi cho việc thực nhiệm vụ người 2.2 Các loại quyền hạn cấu tổ chức Trong tổ chức quyền hạn chia làm loại: quyền hạn trực tuyến, quyền hạn chức quyền hạn tham mưu, phân biệt chủ yếu mối quan hệ với trình định:  Quyền hạn trực tuyến quyền hạn cho phép người quản trị định giám sát trực tiếp cấp Mỗi nhà quản trị với quyền hạn trực tuyến có quyền định cho cấp trực tiếp nhận báo cáo từ họ Ví dụ: giám đốc trực tiếp giao việc cho trưởng phòng kinh doanh giám sát trực tiếp việc thực hiên công việc kết cơng việc người trường phịng Gọi quyền hạn trực tuyến  Quyền hạn tham mưu: chất mối quan hệ tham mưu cố vấn Chức tham mưu điều tra, khảo sát, nghiên cứu, phân tích đưa ý kiến tư vấn cho người quản trị trực tuyến mà họ có trách nhiệm phải quan hệ Sản phẩm lao động cán hay phận tham mưu lời khuyên định cuối x  Quyền hạn chức năng: quyền trao cho cá nhân định kiểm soát hoạt động định phận khác Do hạn chế kiến thức chuyên môn, thiếu khả giám sát trình, người phụ trách trực tuyến giao phần quyền hạn cho cán tham mưu quản trị phận khác Phạm vi quyền hạn chức cần hạn chế để trì tính tồn vẹn cương vị quản trị nên giới hạn phạm vi câu hỏi nào, câu hỏi nào- gắn liền với q trình quản trị sách, bao hàm nghĩa "ở đâu", "Cái gì", hay "ai"- gắn liền với trình quản trị tác nghiệp Lý hạn chế để trì tính qn mệnh lệnh ủy viên quản trị trực tuyến Để thu kết tốt việc giao phó quyền hạn chức người 10 lãnh đạo tổ chức cần đảm bảo phạm vi quyền hạn rõ cho người ủy quyền người chịu tác động quyền hạn Ví dụ: Đối với nội dung hóa đơn chứng từ phận kinh doanh q trình thực cơng việc mà sử dụng hóa đơn thu thập hóa đơn chứng từ khơng hợp lệ, trưởng phịng tài kế tốn có quyền u cầu phận điều chỉnh 2.3 Tập quyền, phân quyền ủy quyền quản trị  Khái niệm:  Quyền hạn cá nhân tổ chức mức độ độc lập cá nhân thông qua việc trao cho họ quyền định  Sự phân quyền quản trị việc phân chia quyền hạn cho cấp quản trị thấp tỏng tổ chức  Tập quyền tình trạng mà quyền lực tập trung vào người đứng đầu tổ chức hay phận  Phân quyền xu hướng phân tán quyền định cho cấp quản trị thấp hệ thống thứ bậc  Ủy quyền trình người quản trị cấp trao quyền dịnh điều hành hoạt động cho cấp phạm vi Ví dụ: anh B giám đốc cơng ty M, địng thời người đại diện thay mặt hợp pháp công ty Anh B ủy quyền cho nhân viên cấp anh C thực thi kí kết hợp đồng kinh doanh thương mại cơng ty Do đó, anh C người đại diên thay mặt ủy quyền pháp nhân công ty M  Sự cần thiết phải phân quyền, ủy quyền Để đạt tính hiệu cao, phát huy tình chủ động sáng tạo cấp, xu hoạt động quản trị thường theo hướng phân quyền, xu hướng tập quyền ngày bị thu hẹp lại Tuy nhiên phân quyền tuyệt đối mà nhà quản trị phân cho cấp số quyền định mà có Sự phân quyền ủy quyền giúp cho cơng việc diễn nhanh chóng, thuận lợi hơn, đặc biết tổ chức có địa bàn hoạt động rộng Thực phân quyền, ủy quyền cịn có ý nghĩa giúp cho hoạt động kiểm tra, giám sát sát hơn; ngăn chặn tượng quan liêu, xa rời thực tế Tuy nhiên cần phải tăng cường hoạt động kiểm tra phân quyền ủy quyền, thực tế có nhiều tổ chức, nhiều địa phương thiếu kiểm tra phân quyền, ủy quyền dẫn 18 e Quyền hạn trách nhiệm tổ chức đây: -Quyền hạn quyền tự chủ hành động, q trình định địi hỏi tn thủ định gắn liền với vị trí (hay chức vụ) quản lí định tổ chức -Khi nhà quản lí trao quyền hạn, họ chịu trách nhiệm -Tùy theo chất mối quan hệ quyền hạn trách nhiệm có kiểu cấu tổ chức khác nhau, cụ thể là: + Cơ cấu trực tuyến + Cơ cấu trực tuyến-tham mưu + Cơ cấu trực tuyến-chức f Tập trung phân tán quyền quản trị: -Tập trung: Phương thức tổ chức phần lớn quyền định tập trung vào cấp quản lí cao tổ chức -Phân quyền giúp mở rộng quy mô tổ chức mà đảm bảo kiểm soát hiệu Cốt lõi phân quyền hiệu đảm bảo cân thích đáng tập trung phân quyền g Sự phối hợp phận tổ chức -Phối hợp trình liên kết hoạt động người, phận, phân hệ hệ thống riêng rẽ nhằm thực có hiệu lực hiệu mục tiêu chung tổ chức -Mục tiêu: đạt thống hoạt động phận bên bên tổ chức -Những tổ chức đặt cho mục tiêu lớn, đòi hỏi mức độ phối hợp cao Những yêu cầu cấu tổ chức máy doanh nghiệp: a Đảm bảo tính tối ưu: Giữa khâu cấp quản trị thiết lập mối quan hệ hợp lý thiết kế cho số lượng cấp quản lý khơng thừa, thiếu phận nào,khơng chồng chéo nhiệm vụ phịng ban cho nhiệm vụ quyền hạn phải tương ứng Cấp quản trị xử lý nhiều, thông tin bị sai lệch cồng kềnh nên yêu cầu máy quản lý phải linh hoạt, có khả thích ứng với thị trường với doanh nghiệp.Trong kinh doanh trước thắng Khi thị trường biến động nhiệm vụ doanh nghiệp thay đổi theo Nếu người quản lý không linh hoạt, cầu vượt cung mà doanh nghiệp sản xuất tất yếu thua lỗ b Đảm bảo linh hoạt: 19 Cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo tính xác tất thông tin sử dụng doanh nghiệp nhờ đảm bảo phối hợp tốt hoạt động nhiệm vụ tất phận doanh nghiệp c Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức máy quản lý phải đảm bảo tính xác thơng tin xử lý hệ thống, nhờ đảm bảo phối hợp nhịp nhàng hoạt động nhiệm vụ tất hoạt động doanh nghiệp d Tính kinh tế: Cơ cấu tổ chức máy quản lý phải tổ chức cho chi phí bỏ trình xây dựng sử dụng thấp phải đạt hiệu cao e Tính bí mật: Việc tổ chức máy quản lý phải đảm bảo kiểm sốt hệ thống thơng tin, thơng tin khơng rị rỉ ngồi hình thức Điều định tồn phát triển doanh nghiệp -Những quy định Nhà nước hệ thống tổ chức phân cấp -Khối lượng cơng việc giao - Trình độ cơng nghệ, kỹ thuật mức độ trang bị lao động - Địa bàn hoạt động tổ chức -Môi trường hoạt động tổ chức Nguyên tắc xây dựng cấu tổ chức: - Nguyên tắc thủ trưởng hay gọi nguyên tắc thống huy Theo nguyên tắc này, người thực nhận mệnh lệnh từ người lãnh đạo Điều giúp cho người nhân viên thực thi công việc cách thuận lợi, tránh tình trạng “trống đánh xi kèn thổi ngược" - Ngun tắc gắn với mục tiêu: Bộ máy doanh nghiệp phải phù hợp với mục tiêu Mục tiêu sở để xây dựng máy tổ chức doanh nghiệp - Nguyên tắc cân đối: Cân đối quyền hành trách nhiệm, cân đối công việc đơn vị với Sự cân đối tạo ổn định doanh nghiệp phải có cân đối mơ hình tổ chức doanh nghiệp nói chung - Nguyên tắc hiệu quả: Bộ máy tổ chức phải xây dựng nguyên tắc tính gọn mang lại hiệu cao hoạt động tổ chức 20 - Nguyên tắc linh hoạt: Bộ máy quản trị phải linh hoạt để đối phó kịp thời với thay đổi mơi trường bên ngồi nhà quan trị phải linh hoạt hoạt động để có định đáp ứng với thay đổi tổ chức Các nhân tố ảnh hưởng đến cấu tổ chức: Khi xây dựng cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp, cần tính đến nhân tố ảnh hưởng sau: Những yếu tố khách quan: Các yếu tố chủ quan : -Trình độ người lao động quản lý - Ảnh hưởng cấu tổ chức cũ -Trình độ, lực cán phận tham mưu tổ chức - Quan hệ bên tổ chức - Mục tiêu, phương hướng tổ chức IV Các kiểu cấu tổ chức quản trị Theo phương thức hình thành phận a Cơ cấu đơn giản: - Là phương thức tổ chức đơn giản Trong tổ chức khơng hình thành nên phận Người lãnh đạo trực tiếp quản trị tất thành viên tổ chức Người lao động tuyển để thực nhiệm vụ cụ thể Các tổ chức nhỏ hộ kinh doanh cá thể, trang trại thường có cấu trúc loại b.Kiểu cấu quản lí chức - Là cấu tổ chức dựa chun mơn hóa theo chức công việc Những nhiệm vụ quản trị doanh nghiệp phân chia cho đơn vị riêng biệt, từ mà hình thành người lãnh đạo đảm nhận thực chức định Trong kiểu cấu này, đơn vị chức có quyền đạo đơn vị trực tuyến, người cấp có nhiều cấp trực tiếp - Ví dụ: Trong cấu theo chức năng, nhân viên báo cáo trực tiếp cho quản lí; quản lí sau báo cáo lên giám đốc Hoạt động quản lí cơng việc từ xuống phải có phối hợp tập trung phận  Ưu điểm: o Sử dụng chuyên gia giỏi lĩnh vực chuyên môn cụ thể chất lượng định nâng cao o Khơng đỏi hỏi nhà quản lí cần có kiến thức tồn diện  Nhược điểm o Bộ phận thừa hành nhận mệnh lệnh từ nhiều phòng, ban khác 21 o Các phận chạy theo thành tích riêng o Thiếu trọng đến mục tiêu toàn tổ chức o Chế độ trách nhiệm không rõ ràng b Cơ cấu tổ chức phân chia theo địa lí - Mơ hình phân chia hoạt động theo khu vực địa lý nhằm khai thác ưu hoạt động địa phương Đây phương pháp phổ biến doanh nghiệp hoạt động phạm vi địa lý rộng Các phận tổ chức hình thành nhờ hợp nhóm theo khu vực giao cho người quản lý lãnh đạo khu vực - Ví dụ:mỗi phận có phận tiếp thị, phận sản xuất, phận bán hàng, phận phân phối, v.v cấu tổ chức theo khu vực địa lý thường trao cho phận địa phương quyền tự chủ hành động theo ý họ  Ưu điểm: o Tận dụng thị trường ưu điểm địa phương; o Tăng cường kết hợp theo vùng; o Cung cấp sở đào tạo có giá trị cho cấp tổng quản lý  Nhược điểm: o Cần nhiều người làm công việc quản lý khu vực o Cơ chế kiểm soát phức tạp, cấp cao c Kiểu cấu phân chia theo sản phẩm - Mơ hình lấy sở dãy sản phẩm thể thành lập phận hoạt động Bộ phận phụ trách sản phẩm có trách nhiệm hoạt động nhiều thị trường khác sản phẩm - Ví dụ: Một doanh nghiệp phần mềm máy tính phân chia cấu trúc theo nhóm khách hàng riêng biệt- người dùng gia đình người dùng doanh nghiệp Theo cách xếp vậy, tất nhân viên làm việc phát triển, bán quảng bá phần mềm kinh doanh phận, tất người làm việc phần mềm cho gia đình phận khác  Ưu điểm: o Hướng ý nỗ lực vào tuyến sản phẩm; o Có thể phát triển tốt sản phẩm với tầm nhìn tổng quát thị trường riêng sản phẩm o Cho phép phát triển đa dạng hóa sản phẩm, dịch vụ  Nhược điểm: o Khả hợp tác phận kém; dễ dẫn tới tính cục phận, từ quan tâm đến phát triển tồn diện tổ chức o Cơ cấu đòi hỏi trình độ quản lý khác dãy sản phẩm phí quản lý cao d Cơ cấu tổ chức phân chia theo khách hàng: 22 - Để phục vụ khách hàng cách hữu hiệu, người ta chia khách hàng thành nhóm nhỏ có vấn đề giống nhu cầu giải chun viên ngành - Ví dụ: Một doanh nghiệp dịch vụ tơ tổ chức phận sau: phận dịch vụ xe ô tô sang trọng, phận dịch vụ xe ô tô thông thường phận dịch vụ xe ô tô phổ biến  Ưu điểm: o Khuyến khích ý đến địi hỏi khách hàng; o Tạo cho khách hàng cảm giác họ có người cung ứng (ngân hàng) hiểu biết; o Phát triển chuyên sâu khu vực khách hàng;  Nhược điểm: o Có thể khó kết hợp hoạt động nhu cầu khách hàng trái ngược nhau; o Cần có người quản lý chuyên gia tham mưu vấn đề khách hàng; o Các nhóm khách hàng khơng phải ln xác định rõ ràng e Cơ cấu tổ chức phận phân chia theo đơn vị chiến lược: - Cơ cấu tổ chức theo đơn vị chiến lược cấu tổ chức tổ chức mà nhà huy cấp cao tìm cách tạo nên đơn vị chiến lược mang tính độc lập cao, hồn tồn tự thực thi hoạt động giải trí phong cách thiết kế, sản xuất phân phối mẫu sản phẩm Ví dụ:Tổ chức theo đơn vị chiến lược ngân hàng lớn  Ưu điểm: o Xây dựng sở phân đoạn chiến lược nên giúp nhìn nhận vị trí tổ chức thị trường, đối thủ cạnh tranh cạnh tranh đối đầu diễn biến môi trường tự nhiên o Hoạt động dựa vào trung tâm chiến lược, cho phép triển khai trấn áp sở chung thống o Có đơn vị đủ độc lập với tiềm rõ ràng, điều cho phép tăng cường phối hợp phương pháp giảm thiểu nhu yếu phối hợp  Nhược điểm o Chi tiêu cho cấu tổ chức tăng tính trùng lắp việc làm 23 o Những kĩ kĩ thuật không chuyển giao thuận tiện kĩ thuật gia nhân viên bị phân tán đơn vị chiến lược o Công tác trấn áp cấp quản lí cao hồn tồn gặp nhiều khó khăn vất vả Theo mối quan hệ quyền hạn sử dụng: a Cơ cấu quản lí trực tuyến: - Cơ cấu quản lý trực tuyến kiểu tổ chức máy mà cấp quản lý nhận mệnh lệnh từ cấp trực tiếp Hệ thống trực tuyến hình thành đường thẳng rõ ràng quyền lệnh trách nhiệm từ lãnh đạo cấp cao đến cấp cuối Cơ cấu kiểu địi hỏi người quản lý cấp phải có hiểu biết tương đối toàn diện lĩnh vực  Ưu điểm: o Các định đưa tổ chức thực nhanh chóng, kịp thời; o Thực tốt chế độ quản lý thủ trưởng; o Cơ cấu tổ chức đơn giản, gọn nhẹ, linh hoạt  Hạn chế: o Dễ dẫn đến tình trạng độc đốn, quan liêu o Cơng việc dễ bị ùn tắc o Địi hỏi người quản lý phải có khả tồn diện mặt o Khơng nhận ý kiến đóng góp tích cực phận trung gian b Cơ cấu trực tuyến- chức năng: + Có tồn đơn vị chức + Không theo tuyến + Các đơn vị chức có quyền đạo đơn vị trực tuyến, người cấp có nhiều cấp trực tiếp - Về nguyên tắc, hệ thống trực tuyến - chức năng, quan hệ quản lý trực tuyến từ xuống tồn tại, có phịng ban chức đơn chun mơn, khơng có quyền đạo đơn vị trực tuyến Những người lãnh đạo trực tuyến chịu trách nhiệm kết hoạt động tồn quyền định đơn vị phụ trách - Ví dụ: Cơng ty A cơng ty có quy mơ nhỏ, chun kinh doanh mặt hàng trang trí nội thất Trong cấu này, Giam đốc người chịu trách nhiệm điều hành chung công tác đối nội, đối ngaoij Công ty, 24 người trực tiếp quản lý cơng ty, phó giám đốc người giúp sức giám đốc lĩnh vực quản lý hoạt động kinh doanh mua bán hàng hóa, phân bổ kế hoạch kinh doanh đến tổ bán hàng Giám đốc phó giám đốc trực tiếp quản lý cơng ty thơng qua phịng ban chính: phạn thu mua, tiếp thị; phịng Tài kế tốn kho hàng hóa Giám đốc Phó giám Bộ phận Phịng tài h hí h kế  Kho hà hó Ưu điểm: Tận dụng ưu điểm hai kiểu cấu trực tuyến chức  Nhược điểm: o Người lãnh đạo tổ chức thường xuyên phải giải mối quan hệ phận trực tuyến với phận chức o Nếu có nhiều phận chức thường dẫn đến phải họp hành nhiều gây lãng phí thời gian Cho nên cần tránh lập nhiều phòng ban V Những yếu tố ảnh hưởng đến cấu tổ chức: Khi xây dựng cấu tổ chức máy quản lý tổ chức, cần tính đến nhân tố ảnh hưởng sau: Nhóm nhân tố thuộc đối tượng quản trị: Trình độ phát triển công nghệ sản xuất Nhiều công trình nghiên cứu chứng minh cơng nghệ sản xuất doanh nghiệp yếu tố quan trọng 25 có ảnh hưởng đến việc thiết kế máy tổ chức Những doanh nghiệp có cơng nghệ sản xuất quy trình sản xuất phức tạp thường có cấu tổ chức nhiều bậc với đặc điểm mức độ giám sát phối hợp công việc thực với cường độ cao Cơ cấu phải bố trí cho tăng cường khả thích nghi tổ chức trước thay đổi nhanh chóng cơng nghệ Nhóm nhân tố thuộc lĩnh vực quản trị: Chiến lược hay nhiệm vụ mục tiêu mà doanh nghiệp phải hoàn thành Chiến lược cấu tổ chức hai mặt tách rời quản trị đại Bất chiến lược lựa chọn sở phân tích điểm mạnh, điểm yếu, hội đe dọa mơi trường cấu tồn Ngược lại, công cụ để thực mục tiêu chiến lược, cấu tổ chức phải thay đổi có thay đổi chiến lược Mục đích, chức hoạt động doanh nghiệp quy định cấu;1, máy Ở doanh nghiệp sản xuất, chức sản xuất quan trọng máy phải hướng vào phục vụ tốt cho hoạt động sản xuất Ở doanh nghiệp dịch vụ phận tiếp xúc phục vụ khách hàng quan trọng -Quy mô mức độ phức tạp hoạt động tổ chức có ảnh hưởng lớn tới cấu tổ chức.Tổ chức có quy mơ lớn, thực hoạt động phức tạp thường có mức độ chun mơn hóa, tiêu chuẩn hóa, hình thức hóa cao hơn, lại tập trung tổ chức nhà thực hoạt động không phức tạp -Trình độ, sở thích, thói quen, quan niệm riêng người quản trị lực đội ngũ lao động Thái độ lãnh đạo cấp cao tác động đến cấu tổ chức Các cán quản trị theo phương thức truyền thơng thường thích sử dụng hình thức tổ chức theo chức với hệ thống thứ bậc mà sử dụng hình thức tổ chức theo ma trận hay mạng lười, hay mơ hình phân tán với đơn vị chiến lược Nhân lực có trình độ, kỹ cao thường hướng đến mơ hình quản trị mở Các nhân viên cấp thấp cơng nhân kỹ thuật có tay nghề cao thường thích mơ hình tổ chức có nhiều tổ đội, phân chun mơn hóa mơ có phân định rõ nhiệm vụ tạo hội để liên kết với đối tượng có chun mơn tương đồng -Mơi trường kinh doanh Đây yếu tố bên bên tác động đến hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Những tính chất mơi trường tính tích cực, tính phức tạp mức độ thay đổi có ảnh hưởng đến cấu tổ chức Trong điều kiện môi trường phong phú nguồn lực, đồng tập trung ổn định, tổ chức thường có cấu học, việc định mang tính tập trung với thị, nguyên tắc thể lệ cứng rắn mang lại hiệu cao Trong điều kiện môi trường khan nguồn lực, đa dạng phân tán thay đổi nhanh chóng thường phải xây dựng cấu tổ chức với mối liên hệ hữu cơ, việc định mang tính phi tập trung với thể lệ mềm mỏng, phận liên kết chặt chẽ với tổ đội đa chức 26 -Ngồi hình thức pháp lý doanh nghiệp; quan hệ sở hữu tồn doanh nghiệp; Các phương tiện phục vụ quản trị: Chính sách đãi ngộ doanh nghiệp đội ngũ cán quản trị có ảnh hưởng đến cấu tổ chức doanh nghiệp VI Tiến trình thiết kế cấu tổ chức: Nghiên cứu nhân tố ảnh hưởng đến cấu tổ chức nhằm xác định đặc trưng cấu: Trên sở phân tích chiến lược yếu tố bên bên ngồi có ảnh hưởng đến cấu tổ chức, xác định đặc trưng cấu với câu hỏi cần phải trả lời: Những nhiệm vụ phức tạp phân chia thành công việc riêng biệt đến mức độ nào? Ở phải giải mối quan hệ đối trọng lợi làm tăng suất lao động, tạo điều kiện thuận lợi cho đào tạo với khả tạo trì trệ, ngăn cản sáng tạo chun mơn hóa cao Quyết định mức độ chun mơn hóa ảnh hưởng đến việc xác định phân loại danh mục hoạt động cần thực tổ chức Sẽ sử dụng mơ hình để hợp nhóm cơng việc thành phận cấu? Có thể lựa chọn mơ hình tổ chức theo chức năng, theo sản phẩm, theo địa dư, theo khách hàng, theo trình, theo phận dịch vụ, theo đơn vị chiến lược, theo ma trận hay kết hợp số mơ hình kể Sẽ sử dụng mơ hình để phân chia quyền hạn tổ chức? Có thể lựa chọn mơ hình tổ chức trực tuyến, trực tuyến – tham mưu, hay trực tuyến – chức Sẽ lựa chọn tầm quản trị bao nhiêu? Quyết định ảnh hưởng đến số lượng cấp quản trị hệ thống thứ bậc Thẩm quyền định nằm đâu? Điều ảnh hưởng đến mối quan hệ tập trung phân quyền cấp quản trị Sẽ sử dụng chế phối hợp nào? Quyết định ảnh hưởng đến mức độ phối hợp việc lựa chọn công cụ đảm bảo phối hợp yếu tố bên tổ chức tổ chức với mơi trường Những định mang tính ngun tắc cho phép xác định mơ hình tổng quát cấu Đó sở để xây dựng cấu cụ thể cho tổ chức Chuyên mơn hóa (hay phân chia cơng việc): Kết giai đoạn danh mục chức năng, nhiệm vụ, công việc cần thiết để thực mục tiêu chiến lược Q trình chun mơn hóa cơng việc thực theo bước: Phân tích mục tiêu chiến lược; Phân tích chức hoạt động; Phân tích cơng việc Q trình phân tích sử dụng mơ hình chuỗi giá trị (như sơ đồ sau) Những câu hỏi cần trả lời là: 27 + Để thực mục tiêu tổ chức cần tiến hành nhóm hoạtđộng (chức năng) mang tính độc lập tương đối nào? Các chức đố có quan hệ với nào? + Mỗi chức bao gồm nhiệm vụ nào? nhiệm vụ có quan hệ với nào? + Để thực nhiệm vụ cần tiến hành công việc nào? Các công việc có quan hệ với nào? + Mỗi công việc tiến hành đâu? + Thời gian tiến hành công việc chu kỳ hoạt động? + Những phẩm chất lực cần thiết để tiến hành công việc Xây dựng phận phân hệ cấu: Các phận phân hệ cấu hình thành thơng qua q trình hợp nhóm cơng việc Trên sở định mang tính nguyên tắc tiêu chí hợp nhóm hoạt động, mối quan hệ quyền hạn, tầm quản trị mức độ phân quyền, giai đoạn cần tiến hành cơng việc sau: Bộ phận hóa cơng việc: Hợp nhóm cơng việc có mối quan hệ gần gũi theo cách hợp lý để tạo nên phận xác định số người cần thiết phận Hình thành cấp bậc quản trị vào định tầm quản trị tiêu chí hợp nhóm phận Giao quyền hạn Xác định có quyền định cho phải báo cáo cho tổ chức Giao quyền hạn cần thiết cho người đứng đầu nhóm để tiến hành quản trị hoạt động Phối hợp xây dựng chế phối hợp hoạt động phận chế giám sát kết phối hợp Cụ thể hóa cơng cụ phối hợp sử dụng Thể chế hóa cấu tổ chức: Thể chế hóa rõ ràng cấu tổ chức để người hiểu làm cho trở nên có hiệu lực Các cơng cụ để thể chế hóa cấu tổ chức sơ đồ tổ chức, mơ tả vị trí cơng tác sơ đồ giao quyền định thường sử dụng để thực mục tiêu 28 MỤC LỤC l KHÁI NIỆM, MỤC TIÊU VÀ NGUYÊN TẮC CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC .2 Khái niệm chức tổ chức 2 Mục tiêu chức tổ chức .2 Các nguyên tắc tổ chức quản trị II MỘT SỐ CƠ SỞ TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC .2 Tầm hạn quản trị .2 1.1 Những đặt trưng doanh nghiệp 1.2 Phân loại hệ thống tầm hạn quản trị .4 1.3 Các cấp quản trị đơn vị, tổ chức 1.4 Những yếu tố ảnh hưởng đến tầm hạn quản trị 1.5 Lợi ích tầm hạn quản trị 1.6 Một số cách giúp gia tăng tầm hạn quản trị Quyền hạn quản trị 2.1 Khái niệm chất quyền hạn 2.2 Các loại quyền hạn cấu tổ chức .9 2.3 Tập quyền, phân quyền ủy quyền quản trị 10 Những phương pháp phân quyền 11 Bí phân quyền hiệu quản lí nhân viên 13 Ủy quyền quản trị 14 III Cơ cấu tổ chức quản trị 14 Khái niệm 14 Các thuộc tính cấu tổ chức gồm: 15 Những yêu cầu cấu tổ chức máy doanh nghiệp .17 Nguyên tắc xây dựng cấu tổ chức .18 Các nhân tố ảnh hưởng đến cấu tổ chức 19 29 IV Các kiểu cấu tổ chức quản trị 19 Theo phương thức hình thành phận 19 Theo mối quan hệ quyền hạn sử dụng .21 V Những yếu tố ảnh hưởng đến cấu tổ chức .23 Nhóm nhân tố thuộc đối tượng quản trị .23 Nhóm nhân tố thuộc lĩnh vực quản trị .23 VI Tiến trình thiết kế cấu tổ chức 24 Nghiên cứu nhân tố ảnh hưởng đến cấu tổ chức nhằm xác định đặc trưng cấu 24 Chuyên môn hóa (hay phân chia cơng việc) .25 Xây dựng phận phân hệ cấu 26 Thể chế hóa cấu tổ chức 26 MỤC LỤC………………………………………………………………… 27 BẢNG PHÂN CƠNG, ĐÁNH GIÁ MỨC ĐỘ HỒN THÀNH NHIỆM VỤ TỪNG THÀNH VIÊN TRONG NHÓM Tên-Mssv Bùi Đức Thịnh 2200620 Thân Minh Thư 2200558 Nhiệm vụ phân cơng Mức độ hồn thành Thiết kế ppt phần Đạt đầu, kiểm soát tiến độ Trình bày Sẽ thể tốt Trần Trúc Nguyệt 2200664 Kiếm nội dung Đạt Huỳnh Thị Thương Thiết kế ppt phần2 Đạt Trình bày Sẽ thể tốt 2200708 Lê Hoàng Kim Tiên 2200548 30 Trần Thị Thanh Thảo 2200700 Đinh Thị Kim Ngân 2200574 Mai Thị Hạ Quyên 2200653 Dương Thị Lam Liên 2200734 Nguyễn Thị Thanh Hằng 2200487 Nguyễn Hồng Chí Thiện 2200412 Kiếm nội dung Đạt Trình bày Sẽ thể tốt Thiết kế ppt Đạt, cần cố gắng thêm Kiếm nội dung Đạt Trình bày Sẽ thể tốt Thiết kế word Đạt CÂU HỎI Câu 1: Đâu chức tổ chức? A Lên kế hoạch làm việc cho nhân B Thiết kế, phát triển cấu tổ chức C Nhằm giải xung đột thành viên D Xác định mục tiêu hoạt động, xây dựng chiến lược để đạt mục tiêu Câu 2: Chức tổ chức gì? A Chức quản trị liên quan đến hoạt động xây dựng phát triển cấu (bộ máy) tổ chức nhằm xác lập mối quan hệ quyền hạn trách nhiệm phận B Chức quản trị liên quan đến hoạt động xây dựng chiến lược, xác định mục tiêu cần đạt C Tập hợp nhân làm việc nhằm nâng cao chất lượng công việc D Là chức tiến trình quản trị, nhằm đưa phương thức đạt mục tiêu đề Câu 3: Chức tổ chức cần phải làm gì? 31 A Đảm nhận công việc giao B Thiết lập nhiều mối quan hệ cần thiết để thực mục tiêu C Xác lập mối quan hệ quyền hạn, trách nhiệm phận tổ chức D Đề phương hướng, xây dựng chiến lược để hoàn thành mục tiêu Câu 4: “Xây dựng nguyên tắc thủ tục quy trình làm việc” nội dung chức nào? A Chức hoạch định B Chức liểm soát C Chức điều khiển D Chức tổ chức Câu 5: Đáp án sau không thuộc nội dung chức tổ chức? A Thiết kế, phát triển cấu tổ chức B Thiết lập hệ thống quyền lực phân quyền C Động viên, điều khiển người tổ chức D Xây dựng nguyên tắc thủ tục quy trình làm việc Câu 6: Chọn từ điền vào chỗ trống vai trò chức tổ chức: “… mục tiêu kế hoạch triển khai vào thực tế”: A Cần phải xác định B Đề C Bảo đảm D Thực Câu 7: Vai trò chức tổ chức là? A Giảm thiểu sai sót lãng phí hoạt động tổ chức B Tác động tích cực đến việc sử dụng nguồn lực cách hiệu C Tạo mơi trường làm việc thích hợp cho cá nhân tập thể D Tất điều Câu 8: Một tổ chức đắn làm để thúc đẩy tình hoạt động đạt mục tiêu? 32 A Sử dụng quyền hành áp đặt lên nhân B Trả lương cao cho nhân C Tạo nên môi trường nội thuận lợi D Phân biệt đối xử nhân viên Câu 9: Tại quản trị cần có chức tổ chức? A Vì cần phải phân bổ, xếp nguồn lực người nguồn lực khác tổ chức để hoàn thành mục tiêu tốt B Vì khơng có tổ chức khơng có người giám định C Vì nơi định hình thành hay bại tổ chức, D Vì nhà quản trị phải đảm bảo mục tiêu đề Câu 10: Để sử dụng nguồn lực cách hiệu nhất, chức tổ chức nên: A Đề nhiều biện pháp nghiêm khắc để nhân khơng bỏ bê cơng việc B Tác động tích cực C Cưng cưng trứng, hứng hứng hoa D Lập kế hoạch sử dụng đắn