Môn quản trị học tiêu đề kiểm tra và kiểm soát

Nhưng trong quá trình thực hiện, phát triển thì chúng ta không thểnào để các vấn để xảy ra một cách thoải mái hay đem lại kết quả nào cũng được, mà nó phải được thựchiện theo một quy trì

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

………………

TIỂU LUẬN NHÓM 6 MÔN: QUẢN TRỊ HỌC TIÊU ĐỀ: KIỂM TRA VÀ KIỂM SOÁT NHÓM 6: DANH SÁCH THÀNH VIÊN MSSV Huỳnh Quang Thịnh 050610220564

Nguyễn Thu Phương 050610220470

Trần Hùng Phát 050610220452

Lâm Nhật Quỳnh 050610221276

Nguyễn Bùi Xuân Quỳnh 050610221277

NĂM HỌC: HỌC KỲ 1 2022-2023 LỚP HỌC PHẦN: MAG322_221_10_L22 GVHD: Nguyễn Minh Tuấn

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 12 năm 2022 GIỚI THIỆU SƠ LƯỢT VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

1 Lý do chọn đề tài

Nước ta hiện nay đang trong thời kì phát triển và trên đà hội nhập, khẳng định mạnh mẽ vị thế trênthị trường quốc tế Và để thực hiện được điều đó thì cần một quá trình dài dưới sự lãnh đạo của nhữngcán bộ đứng đầu nhà nước Bên cạnh đó sự góp phần để nền kinh tế ngày một đi lên thì không thểkhông nhắc đến các tổ chức, công ty Nhưng trong quá trình thực hiện, phát triển thì chúng ta không thểnào để các vấn để xảy ra một cách thoải mái hay đem lại kết quả nào cũng được, mà nó phải được thựchiện theo một quy trình cụ thể kèm theo đó là hai quá trình không thể bỏ qua đó chính là quá trình kiểmtra và kiểm soát- và đây cũng chính là đề tài mà chúng em hướng tới Để đất nước chúng ta có thể pháttriển và đi lên một cách thuận lợi thì chúng ta cần phải kiểm tra, kiểm soát từng quá trình, từng giaiđoạn một cách chặt chẽ và kĩ lưỡng

2 Phương pháp nghiên cứu.

Môi trường quản trị là nền tản để nghiên cứu nghệ thuật quản trị Trong đó gồm nhiều yếu tố nhưngtrong khuôn khổ một bài tiểu luận, nhóm chúng tôi xin được chọn môi trường vĩ mô làm đề tài trọngtâm với những phân tích cơ bản nhất Trong bài có sử dụng các phương pháp phân tích, so sánh, thuthập số liệu, tổng hợp các tài liệu tham khảo … với sự hợp tác làm việc của cả nhóm

Việc chúng ta kiểm soát trong quá trình làm việc và kiểm tra khi có kết quả thì hai việc này sẽ giúpchúng ta phát hiện ra được những sai sót trong quá trình thực hiện, từ đó chúng ta khắc phục và đưa ramột sản phẩm, kết quả ưng ý nhất Bên cạnh đó việc kiểm soát, kiểm tra trong từng giai đoạn sẽ giúpchúng ta dễ dàng tìm ra sai sót khắc phục lỗi sai, đỡ tốn thời gian và công sức hơn việc chúng ta làmxong hết rồi mới thấy kết quả chúng ta nhận được khác xa so với dự tính và quay lại từ đầu để sửa.Chính vì thế nó có vai trò rất quan trọng trong các hoạt động của các doanh nghiệp, hay trong các chínhsách phát triển kinh tế,

KIỂM TRA

I Khái niệm, chức năng và vai trò của Kiểm Tra

Khái niệm: là việc đo lường quá trình thực hiện kế hoạch trên thực tế, qua đó phát hiện những sai lệch

nhằm đưa ra biện pháp điều chỉnh kịp thời để đảm bảo rằng tổ chức sẽ thực hiện được các mục tiêu kếhoạch đề ra

Chức năng: Kiểm tra bao gồm việc đo lường và điều chỉnh việc thực hiện kế hoạch nhằm đảm bảo các

mục tiêu của tổ chức đã được đặt ra trong kế hoạch được hoàn thành Trong quá trình thực hiện kếhoạch thường xảy ra những vấn đề phát sinh ngoài dự kiến khiến tổ chức đi chệch hướng khỏi kế hoạchhoặc hoàn thành kế hoạch không đúng tiến độ Bởi vậy, nhà quản lý cần thực hiện chức năng kiểm tra

để dự đoán và phát hiện những trục trặc có thể nảy sinh và đưa ra biện pháp khắc phục đưa tổ chứchoàn thành mục tiêu của kế hoạch đã đề ra

Kiểm tra là chức năng cơ bản của mọi nhà quản lý, từ nhà quản lý cấp cao đến các nhà quản lý cấp cơsở.

Vai trò:

 Giúp các nhà quản lý đảm bảo cho kế hoạch được thực hiện với hiệu quả cao thông qua việc xác địnhlại các nguồn lực của tổ chức (ở đâu, ai sử dụng, sử dụng như thế nào) để từ đó sử dụng hiệu quả hơnnhững nguồn lực này

 Giúp các nhà quản lý đánh giá mức độ thực hiện kế hoạch, tìm kiếm nguyên nhân và biện pháp khắcphục

 Giúp các nhà quản lý kịp thời ra các quyết định cần thiết để đảm bảo thực thi quyền lực quản lý vàhoàn thành các mục tiêu đã đề ra Ngoài ra còn giúp tổ chức theo sát và ứng phó với sự thay đổi củamôi trường

II Các hình thức kiểm tra

Kiểm tra có vai trò quan trọng, bao trùm toàn bộ quá trình quản lý bởi vậy thường được triển khai:+ Trước quá trình (kiểm tra lường trước): Dự đoán các vấn đề có thể phát sinh để tìm ra cách ngăn ngừatrước

+ Trong quá trình (kiểm tra đồng thời): Điều chỉnh những sai sót ngay khi xuất hiện

+ Sau khi thực hiện kế hoạch (kiểm tra phản hồi): Sửa chữa trục trặc sau khi xuất hiện và đề ra biệnpháp điều chỉnh trong tương lai

1 Kiểm tra lường trước: là loại kiểm tra được tiến hành trước khi hoạt động thực sự Kiểm tra

lường trước theo tên gọi của nó là dự đoán các vấn đề có thể phát sinh để tìm cách ngăn ngừatrước Các nhà quản lý cần hệ thống kiểm tra lường trước để có thể nắm chắc những vấn đề nảysinh trước khi thực hiện kế hoạch, để đối chiếu với kế hoạch và kịp thời điều chỉnh kế hoạch nếucần thấy cần thiết

2 Kiểm tra đồng thời: là loại kiểm tra được tiến hành trong khi hoạt động đang diễn ra để đảm

bảo rằng các hoạt động đó đều hướng đến các mục tiêu đã đề ra

3 Kiểm tra phản hồi: là loại kiểm tra được thực hiện sau khi hoạt động đã xảy ra Kiểm tra phản

hồi tập trung vào những kết quả đã thực hiện, xác định những trục trặc đã phát sinh để sửa chữanhững trục trặc đó hoặc đề ra những biện pháp phòng ngừa trong tương lai

III Quy trình kiểm tra

B1 Xây dựng các tiêu chuẩn:

Tiêu chuẩn là các chỉ tiêu thực hiện kế hoạch có thể biểu thị dưới dạng đính tính hay định lượng (chỉtiêu tài chính, chỉ tiêu chất lượng sản phẩm,…) Để tạo điều kiện thuận lợi cho công tác đo lường vàđánh giá chính xác kết quả thực hiện kế hoạch cần xây dựng tiêu chuẩn kiểm tra dưới dạng các chỉ tiêuđịnh lượng nếu có thể

Tiêu chuẩn kiểm tra là những điểm được lựa chọn mà tại đó người ta đặt các phép đo để đánh giáviệc thực hiện kế hoạch

Tiêu chuẩn kiểm tra có ý nghĩa quan trọng đối với hiệu quả của công tác kiểm tra: tiêu chuẩn kiểmtra không phù hợp sẽ phản ánh không chính xác thực tế và ngược lại, nếu phù hợp thì việc đo lường sẽthuận lợi và kết quả phản ánh đúng quá trình thực hiện kế hoạch

B2 Đo lương việc thực hiện:

Trong quá trình đo lường, các nhà quản lý có thể phát hiện ra các sai lệch giữa kết quả thực hiện thực

tế với các chỉ tiêu đã đề ra trong kế hoạch Những sai lệch đó có thể là tích cực (kết quả tốt hơn so với

kế hoạch đề ra) hoặc tiêu cực (kết quả kém hơn so với kế hoạch đề ra) Trong cả hai trường hợp, nhàquản lý đều cần tìm hiểu nguyên nhân để đi đến bước 3 là điều chỉnh các sai lệch

B3 Điều chỉnh các sai lệch:

Điều chỉnh các sai lệch có thể coi là mục đích của việc kiểm tra vì điều này đảm bảo cho việc hoànthành được các mục tiêu và kế hoạch đã đề ra Khi phát hiện những sai lệch giữa thực tế so với kếhoạch, các nhà quản lý cần phân tích các nguyên nhân có thể, từ đó đề xuất biện pháp điều chỉnh Cácnhà quản lý có thể điều chỉnh các sai lệch bằng nhiều cách như:

 Sử dụng các chức năng khác của quản lý như phân công lại công việc, tổ chức lại cơ cấu quản lý,nhân sự, đào tạo lại nhân viên, thay đổi phong cách lãnh đạo, để gia tăng hiệu quả của công việc

Xem xét lại kế hoạch, điều chỉnh kế hoạch hoặc sửa đổi các mục tiêu.

IV Các nguyên tắc kiểm tra

4.1 Kiểm tra phải được thiết kế căn cứ trên kế hoạch hoạt động của tổ chức và căn cứ của đối tượngđược kiểm tra

4.2 Công việc kiểm tra phải được thiết kế theo đặc điểm cá nhân các nhà quản trị

4.3 Sự kiểm tra phải được thực hiện tại những điểm trọng yếu

4.4 Kiểm tra phải khách quan

4.5 Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với bầu không khí của doanh nghiệp

4.6 Việc kiểm tra cần phải tiết kiệm và đảm bảo tính hiệu quả kinh tế

4.7 Việc kiểm tra phải đưa đến hành động

Tài liệu tham khảo:

(https://eldata11.topica.edu.vn/HocLieu/MAN301/Giao

%20trinh/09_MAN301_Bai7_v2.0014101214.pdf)

hoc/23809113)

(https://www.studocu.com/vn/document/dai-hoc-da-nang/quan-tri-hoc/chuong-9-kiem-tra-quan-tri-(https://voer.edu.vn/c/kiem-tra-trong-quan-tri/28562d8b/91fdd200)

(Giáo trình quản trị học của trường đại học ngân hàng TP.HCM)

KIỂM SOÁT

-Ingles 100% (2)

1

ESL Podcast - Using English at WorkTâm lý học

đại cương 100% (2)

82

Bài tập - ảggargTâm lý học

đại cương 100% (1)

3

Cambridge English Pronunciation In Us…

169

I Khái niệm và các vấn đề liên quan đến kiểm soát.

1 Khái niệm kiểm soát

Kiểm soát là tiến trình đảm bảo về mặt hành vi và thành tích, tuân theo các tiêu chuẩn của tổ chức,bao gồm quy tắc, thủ tục, mục tiêu Đối với hầu hết mọi người, từ kiểm soát mang ý nghĩa tiêu cực, cótính kiềm chế, thúc ép, xác định ranh giới, theo dõi hoặc lôi kéo

 Vì lí do này, kiểm soát thường là tâm điểm của các tranh luận và những đấu tranh chính sách bêntrong tổ chức

2 Tầm quan trọng của kiểm soát

Trong quá trình hoạt động, tổ chức cố gắng sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực của mình để hoànthành mục tiêu Các nhà lãnh đạo thực hiện vai trò của mình một cách tận tụy, nhân viên làm việc tíchcực và có động lực cao Tuy nhiên những yếu tố này vẫn chưa có sự đảm bảo các hoạt động sẽ đượcthực hiện đúng kế hoạch và có thể đạt được đúng như mục tiêu một tổ chức mong muốn thực tế

 Kiểm soát đóng vai trò rất quan trọng vì nó là sự kết nối cuối cùng trong chức năng quản trị Làcông cụ hiện hữu giúp các nhà quản trị biết được tổ chức có vận hành đúng hướng hay không,những vấn đề gì đang xảy ra trong quá trình đó và cần phải thực hiện những biện pháp gì để điềuchỉnh

Một tổ chức thiếu chức năng kiểm soát có hiệu quả có thể gây thiệt hại nghiêm trọng, làm ảnhhưởng đến danh tiếng của mình, đe dọa tương lai tồn tại và phát triển của nó

VD: Xem xét trường hợp Enron, Một tổ chức được Xem như là một mô hình quản lý hiện đại vào cuốinăm 1990, nhưng lại rơi vào phá sản một vài năm sau đó Nhiều yếu tố góp phâbf vài sự sụp đổ gây sốccủa Enron, bao gồm quản lý phi đạo đức và kiêu ngạo, nhưng chính sự thiếu kiểm soát đã đẩy nó vào

bờ vực sụp đổ Tình trạng thiếu kiểm soát đã dẫn đến việc các nhà quản trị thực hiện các hành động phiđạo đức và gian lận về tài chính Và cũng kể từ sau vụ sụp đổ của Enron, nhiều tổ chức đã thành lập cáctiêu chuẩn rõ ràng cho hành vi đạo đức và hệ thống, kiểm soát nghiêm ngặt hơn về hoạt động tài chính.Hoạt động kiểm soát là một tiến trình liên tục là sự kết nối giũa kế hoạch và hành động, nếu khôngkiểm soát thì nhà quản trị không thể biết các mục tiêu và các kế hoạch họ đề ra có đạt được như mongmuốn hay không và hành động tiếp theo họ cần làm gì

Triết 100% (2)

3 Hoạch định và kiểm soát

3.1 Mối quan hệ giữa hoạch định và kiểm soát

Hoạch định và kiểm soát đều quan tâm đến nhu cầu của thị trường và khả năng thỏa mãn nhu cầu đócủa tổ chức Hoạch định và kiểm soát cung cấp các hệ thống, quy trình và các quyết định để đảm bảo sựphù hợp giữ cung và cầu Mục đích của 2 chức năng này là như nhau, nhằm tạo sự kết nối giữa cung vàcầu, đảm bảo các quy trình hoạt động có hiệu quả, sản xuất các sản phẩm và dịch vụ theo yêu cầu củakhách hàng

3.2 Sự khác biệt giữa hoạch định và kiểm soát

Hoạch định là việc chính thức hóa những gì có thể xảy ra tại một số thời điểm trong tương lai Hoạchđịnh dựa trên kì vọng, nhưng trong quá trình thực hiện có nhiều điều không mong muốn luôn xảy ra.VD: Như khách hàng thay đổi ý định mua habgf vào giờ chót, nhà cung ứng không cung cấp kịp thờinguyên vật liệu, máy móc có thể hư hỏng đột xuất, nhân viên vắng mặt vì bệnh tật hoặc bởi nhiều lý dokhác

Kiểm soát là quá trình đối phó với những thay đổi không lường trước được nó, nó hàm ý rằng các kếhoạch cần có sự thay đổi trong ngắn hạn Trong các tình huống bất ngờ, tổ chức cần có sự chuẩn bị để

“can thiệp” nhằm đưa quy trình vận hành trở lại quỹ đạo của nó

VD: Tìm kiếm ngay một nhà cung cấp mới có khả năng cung ứng vật tư nhanh chóng hơn, sửa chữanhanh các máy móc bị hỏng, điều chuyển nhân viên từ các bộ phận khác thay thế cho những công nhânvắng mặt đột xuất

 Kiểm soát đóng vai trò thực hiện những điều chỉnh giúp tổ chức đạt được các mục tiêu hoạchđịnh

II Các loại kiểm soát

1 Kiểm soát ngăn ngừa

Hành động kiểm soát nhằm cố gắng xác định và ngăn chặn những sai lệch trước khi chúng xảy rađược gọi là kiểm soát ngăn ngừa Đôi khi được gọi là kiểm soát sơ bộ (preliminary), nó tập trung vàocon người, vật liệu, và các nguồn tài chính vận hành trong tổ chức Mục đích của nó là để đảm bảo rằng

chất lượng đầu vào đủ cao để ngăn chặn vấn đề tiêu cực xảy ra khi tổ chức thực hiện nhiệm vụ củamình.

Kiểm soát ngăn ngừa là điều hiển nhiên trong việc lựa chọn và tuyển dụng những nhân viên mới

Tổ chức cố gắng cải thiện năng lực của người lao động xác định những kỹ năng cần thiết, sử dụng cácthiết bị kiểm tra và sàng lọc khác để tuyển những người đạt yêu cầu của tổ chức Một loại kiểm soátngăn ngừa khác là dự báo xu hướng của môi trường và quản lý rủi ro

2 Kiểm soát đồng thời

Kiểm soát nhằm giám sát tính liên tục trong hoạt động của nhân viên nhằm bảo đảm chúng phù hợp

với tiêu chuẩn của hiệu suất gọi là kiểm soát đồng thời Kiểm soát đồng thời đánh giá các hoạt độngcông việc hiện tại, Dựa trên các tiêu chuẩn hiệu suất, bao gồm các quy tắc, các quy định hướng dẫncông việc và hành vi của nhân viên

Nhiều hoạt động sản xuất trang bị các thiết bị đo lường xem liệu các sản phẩm sản xuất có đáp ứngcác tiêu chuẩn chất lượng Nhân viên là người giám sát các công cụ đo lường; Nếu họ thấy tiêu chuẩnkhông đáp ứng ở một khu vực nào đó, họ sẽ tự mình điều chỉnh hoặc báo hiệu người có trách nhiệm vềvấn đề đang xảy ra Tiến bộ trong khoa học công nghệ đã gia tăng khả năng kiểm soát đồng thời trongnhiều ngành dịch vụ Tiêu chuẩn và giá trị văn hóa của một số tổ chức ảnh hưởng đến hành vi của nhânviên, và các nhóm công việc Kiểm soát đồng thời cũng bao gồm tự kiểm soát, qua đó các cá nhân ápđặt kiểm soát lên hành vi của mình thông qua các giá trị và thái độ cá nhân

3 Kiểm soát phản hồi

Kiểm soát phản hồi đôi khi còn được gọi là kiểm soát đầu ra (output control) Kiểm soát phản hồi tậptrung vào kết quả đầu ra của tổ chức, đặc biệt liên quan đến chất lượng của sản phẩm hay dịch vụ cuốicùng Đánh giá hiệu suất, cũng là một loại hình kiểm soát phản hồi Các nhà quản trị đánh giá hiệu suấtcông việc của nhân viên để xem liệu người đó có đạt theo tiêu chuẩn không

Bên cạnh việc sản xuất các sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao nhằm đáp ứng các yêu cầu của ngườitiêu dùng, các doanh nghiệp cần phải kiếm được lợi nhuận, dù là các tổ chức phi lợi nhuận vẫn cần phảihoạt động hiệu quả để thực hiện nhiệm vụ của mình Vì vậy, nhiều kiểm soát phản hồi thường tập trungvào đo lường tài chính Lập ngân sách, cũng là một hình thức kiểm soát phản hồi, bởi vì các nhà quản

trị cần theo dõi họ có hoạt động trong phạm vi ngân sách cho phép không và cần có những điều chỉnhcho phù hợp Hầu Hết các tổ chức đều có các cuộc kiểm toán bên ngoài về tình hình tài chính của họ Nếu Xem xét trên góc độ cụ thể, các tổ chức thường muốn kiểm soát những khu vực như hoạt độngtài chính và năng suất lao động Tuy nhiên, rất khó để xác định một cách rõ ràng các lĩnh vực cụ thể vàbao nhiêu quá trình cần kiểm soát trong tổ chức.

VD: Hầu hết các doanh nghiệp muốn sản xuất các sản phẩm chất lượng cao hoặc cung cấp dịch vụ chấtlượng cao, nhưng họ cũng cần phải quản lý chi phí để đảm bảo thu được lợi nhuận Hai lĩnh vực chi phí

và chất lượng thường mâu thuẫn với nhau: Muốn cung cấp sản phẩm và dịch vụ tốt thì chi phí cao cắtgiảm chi phí thì sẽ ảnh hưởng đến chất lượng Điều này cho thấy tất cả các bộ phận trong một tổ chứcđều có mối quan hệ qua lại tác động lẫn nhau Hoàng thiện hiệu suất trong hoạt động ở khu vực này cóthể tạo ra ảnh hưởng bất lợi ở khu vực khác

Có 3 khu vực mà các doanh nghiệp thường tập trung kiểm soát, đó là: tài chính, dịch vụ khách hàng,

và chất lượng

4 Kiểm soát hiệu suất tài chính

Một công ty muốn có tình hình tài chính lành mạnh thì các nhà quản trị và lãnh đạo phải có năng lựckiểm soát chi phí và tạo ra lợi nhuận Kiểm soát ngân sách, một trong những phương pháp phổ biếnnhất được sử dụng trong kiểm soát tài chính Đây là quá trình thiết lập mục tiêu cho các khoản chi tiêucủa tổ chức, theo dõi kết quả, so sánh chúng với ngân sách và thực hiện những thay đổi khi cần Như làmột thiết bị điều khiển, ngân sách đóng vai trò báo cáo, lên kế hoạch thực tế về tiền mặt, tài sản,nguyên vật liệu, tiền lương, và các nguồn lực khác Ngoài ra, báo cáo ngân sách thường liệt kê các sailệch giữa các khoản ngân sách dự trù và chi tiêu thực tế cho mỗi mục

Ngân sách được lên kế hoạch trong mỗi khu vực hành chính hoặc bộ phận trong tổ chức, từng dự ánriêng biệt, các chương trình, hoặc các bộ phận chức năng Các đơn vị làm cơ sở phân tích cho hệ thốngkiểm soát ngân sách đưa gói là một trung tâm trách nhiệm (responsibility center) Một trung tâm tráchnhiệm được định nghĩa là bất kỳ bộ phận tổ chức, đơn vị nào dưới sự giám sát của một người duy nhấtchịu trách nhiệm về hoạt động đó

4.1 Dự toán chi phí

Dự toán chi phí (Expense Budget) Bao gồm các loại chi phí dự kiến và thực tế của từng trung tâm

trách nhiệm và cho toàn bộ tổ chức Loại ngân sách này có thể tổng quát cho tất cả các loại chi phí,hoặc có thể chỉ tập trung vào một loại đặc biệt, chẳng hạn như vật liệu hoặc chi phí nghiên cứu và pháttriển Khi chi phí thực tế vượt quá số tiền dự toán, sự khác biệt này báo hiệu cho các nhà quản lý cầnxác định liệu có tồn tại vấn đề nào không và có hành động khắc phục nếu cần thiết Sự khác biệt có thểphát sinh do hoạt động không hiệu quả, hoặc chi phí cao là do doanh thu đang tăng trưởng cao hơn sovới dự đoán Trong khi đó, các khoản chi phí thực hiện thấp hơn ngân sách dự đoán có thể là do hoạtđộng có hiệu quả, hoặc có khả năng là hoạt động thực tế không đáp ứng được các tiêu chuẩn kỳ vọng,chẳng hạn như mức độ bán hàng hoặc dịch vụ không theo mong muốn của tổ chức Dù ở chiều hướngnào, ừ anh chi phí dự toán giúp xác định sự cần thiết phải tiến hành nghiên cứu, tìm hiểu sâu hơn cácvấn đề đang xảy ra trong tổ chức

4.2 Dự toán doanh thu

Dự toán doanh thu (Revenue Budget) là dự báo doanh thu so với doanh thu thực tế của tổ chức.Nhìn chung, nếu doanh thu thực tế thấp hơn doanh thu dự toán là dấu hiệu cho thấy tổ chức cần tìmhiểu các vấn đề để xem liệu có thể cải thiện doanh thu Ngược lại, nếu doanh thu thực tế cao hơn dựtoán, cần tìm hiểu có phải tổ chức đang có lợi thế trong việc huy động các nguồn lực cần thiết và từ đóđáp ứng được nhu cầu thị trường cao hơn so với dự kiến, nếu vậy thì cần có kế hoạch để khai thác tốthơn các nguồn lực này Trong mọi tình huống, nhà quản trị đều cần phải thực hiện các bước điều chỉnh

dự toán nhằm làm cho ngân sách phù hợp với tình hình thực tiễn

4.3 Ngân sách tiền mặt

Ngân sách tiền mặt (Cash Budget) là ước tính thu và chi bằng tiền mặt trong một ngày hoặc hàngtuần nhằm đảm bảo tổ chức có đủ tiền mặt để đáp ứng các nghĩa vụ của mình Ngân sách tiền mặt chothấy mức độ lưu chuyển của dòng tiền mặt trong tổ chức và tính chất giải ngân bằng tiền mặt Nếu ngânsách tiền mặt cho thấy tổ chức có nhiều tiền mặt hơn mức cần thiết để đáp ứng các nhu cầu ngắn hạn, tổchức có thể cân đối lại và chuyển phần thừa sang đầu tư để thu lãi Ngược lại, nếu ngân sách tiền mặtkhông đáp ứng được các hoạt động hàng ngày, ví dụ tổ chức đang cần chi trả lương với tổng số tiền là

200 triệu đến cuối tuần, nhưng tiền mặt chỉ có 100 triệu trong ngân sách ngân hàng, tổ chức cần phảivay tiền mặt để đáp ứng khoản chi cần thiết này

4.4 Ngân sách vốn

Ngân sách vốn (Capital Budget) là Những khoản đầu tư vốn vào các tài sản lớn như nhà cửa, máymóc hạng nặng, hoặc các hệ thống công nghệ thông tin phức tạp, thương liên quan đến thời hạn sửdụng dài hơn một năm Ngân sách vốn không chỉ có tác động mạnh về chi phí trong tương lai, đó còn lànhững khoản đầu tư để nâng cao lợi nhuận Do đó, ngân sách vốn cần thiết phải được lập kế hoạchnhằm điều hướng tác động tích cực của các dòng tiền vào mặt lợi nhuận Kiểm soát không chỉ liên quanđến việc theo dõi chi phí vốn mà còn thực hiện việc đánh giá xem kỳ vọng về lợi nhuận đầu tư có khảnăng thực hiện được hay không Một số công ty lớn trên thế giới, chẳng hạn như Boeing, Shell, UnitedTechnoligies thường đánh giá ngân sách vốn của các dự án ở nhiều giai đoạn khác nhau nhằm xác địnhxem liệu nó có còn phù hợp với chiến lược của công ty

Ngân sách là một phần quan trọng trong việc lập kế hoạch và kiểm soát của tổ chức Nhiều công tytruyền thống sử dụng phân bổ ngân sách từ trên xuống, có nghĩa là số tiền ngân sách cho năm tới đượccấp trên áp đặt cho các nhà quản lý cấp trung và cấp thấp hơn Những nhà quản lý ở cấp thấp hơn sẽthiết lập các mục tiêu ngân sách phù hợp với ngân sách tổng thể của công ty, theo chỉ định cụ thể củagiám đốc điều hành cấp cao nhất mặc dù hình thức này cũng có một số lợi thế; tuy nhiên, xu hướngquản trị hiện nay là trao quyền cho nhân viên, khuyến khích nhân viên học tập và tham gia vào các hoạtđộng của tổ chức, điều này đồng nghĩa với việc tổ chức đang chấp nhận hình thức phân bổ ngân sách từdưới lên Theo quy trình này, các nhà quản lý cấp thấp tham gia vào việc dự toán nhu cầu về nguồn lựccủa bộ phận mình, biểu quyết thông qua và sau đó để trình lên các cấp cao hơn Các công ty có cơ cấuhoạt động theo hình thức này ngày càng coi trọng vai trò của các giám đốc chuyên môn trong các quyếtđịnh liên quan đến quá trình dự toán ngân sách

Chẳng hạn, tại sở thú San Diego, các nhà khoa học, những người chăm sóc thú, và các nhà quản lýchuyên môn sử dụng phần mềm và các mẫu đã được thiết kế sẳn để lập kế hoạch nhu cầu ngân sách cho

bộ phận của họ, bởi như giám đốc tài chính cũng tổ chức này nói “không ai hiểu biết khía cạnh liênquan đến công việc tốt hơn họ” Sở thú có 145 bộ phận, mỗi bộ phận đều thực hiện dự toán ngân sáchhàng tháng và xem xét lại sao cho dự toán của mình đạt được và phù hợp với sự ràng buộc chung củatoàn bộ tổ chức Nhờ sử dụng quy trình dự toán ngân sách từ dưới lên, sở thú đã nhanh chóng chuyểnhướng các nguồn lực để bảo vệ bộ sưu tập chim quý khi bùng phát dịch bệnh gia cầm lây nhiễm cao màkhông gây ảnh hưởng đáng kể đến bộ phận ngân sách còn lại của tổ chức

4.5 Kiểm soát dịch vụ: Quản lý quan hệ khách hàng

Quản lý quan hệ khách hàng (Customer relationship management – CRM) là cách tiếp cận kinhdoanh lấy khách hàng làm trung tâm, với mục đích thực hiện chiến lược gần gũi với khách hàng hoặcthiết lập một thương hiệu thân thiện với khách hàng CRM tập trung vào việc xây dựng và duy trì trungthành của khách hàng trong dài hạn, chứ không chỉ đơn giản là tối đa hóa số lượng giao dịch trong ngắnhạn sự thành công của chiến lược CRM được đo trên cả 2 phương diện là tài chính và mức độ trungthành của khách hàng Mặc dù công nghệ đóng vai trò hỗ trợ quan trọng trong việc theo dõi, quản lýcác mối quan hệ và lòng trung thành của khách hàng, nhưng nếu mối quan hệ với khách hàng là khôngtốt thì công nghệ lại thường làm xấu thêm thay vì cải thiện mối quan hệ này

Ví dụ: Khách hàng cảm thấy không được giao tiếp trực tiếp, hoặc không được “lắng nghe”, hoặc họ trảlời một cuộc khảo sát mà không bao giờ biết được kết quả Các tổ chức sử dụng CRM thành côngthường dành nhiều thời gian, sự chú ý, và tiền bạc để đảm bảo rằng khách hàng của mình được phục vụtốt nhất Tất nhiên, để tồn tại và phát triển trong dài hạn, các công ty phải cân bằng được giữa chấtlượng sản phẩm, dịch vụ và hiệu quả về mặt chi phí, có nghĩa là kiểm soát được mối quan hệ với kháchhàng

4.6 Kiểm soát chất lượng

Hoạt động quản trị là sự chuyển đổi của đầu tư vào như vật liệu, lao động và ý tưởng thành đầu ranhư sản phẩm, dịch vụ Một số phương pháp được sử dụng để thiết kế, đo lường các quá trình quản lýhoạt động trong khi kiểm soát về chất lượng Chúng bao gồm các sáng kiến thực hiện chương trình táicấu trúc kinh doanh như Quản trị chất lượng toàn diện (Total Quality Management), Six Sigma, vòngchất lượng (quality circles), giảm chu kì thời gian (reduced cycle time), cải tiến liên tục (continuousimprovement), các tiêu chuẩn quốc tế như ISO 9000, ISO 14000 là những hệ thống quản lý nhằm đảmbảo chất lượng và đáp ứng các tiêu chuẩn về môi trường

4.7 Kiểm soát ngắn hạn, trung hạn và dài hạn

Bản chất của kiểm soát là các hoạt động thay đổi theo thời gian Trong dài hạn, các nhà quản lýthường quan tâm đến các hoạt động hoạch định, liên quan đến những kế hoạch lâu dài, những nguồnlực mà họ cần, và mục tiêu mà họ hy vọng sẽ đạt được Như vậy, ở tầng dài hạn các nhà quản trị nhấn

mạnh đến vấn đề hoạch định hơn là kiểm soát, bởi vì khó có khả năng kiểm soát trong thời gian dài nhưvậy.

VD: Một dự án xây dựng bệnh viện điều trị cho 2000 bệnh nhân, do đây là kế hoạch dài hạn nên ở giaiđoạn đầu chưa cần thiết phải đi sâu vào các chi tiết như nhu cầu cá nhân của từng bệnh nhân Tương tự,bệnh viện có kế hoạch tuyển dụng 100 y tá và 20 bác sĩ nhưng chưa cần phải quyết định cụ thể chuyênmôn của các nhân viên Các nhà quản trị ở giai đoạn này quan tâm chủ yếu đến các mục tiêu tài chính.Các quyết định về tài chính chủ yếu nhằm xác định chi phí và doanh thu mục tiêu

Kiểm soát trung hạn chi tiết hơn, các nhà quản trị phán đoán để đánh giá nhu cầu tổng thể và các nhucầu bộ phận đến giai đoạn này, bệnh viện phải phân biệt giữa các loại nhu cầu khác nhau Số lượngbệnh nhân đến do các trường hợp tai nạn và cấp cứu cần phải được phân biệt với những hoạt độngthường xuyên Tương tự, các loại nhân viên khác nhau sẽ được xác định và mức biên chế trong mỗinhóm Ở giai đoạn này, các kế hoạch đều cần tính đến độ dao động so với thực tế Các phương án dựphòng sẽ đóng vai trò như nguồn dự trữ giúp cho việc hoạch định và kiểm soát dễ dàng hơn trong ngắnhạn

Trong kiểm soát ngắn hạn, rất nhiều nguồn lực sẽ được thiết lập và ở giai đoạn này các thay đổi sẽ trởnên khó khăn Tuy nhiên, trong ngắn hạn có thể thực hiện các hoạt động kiểm soát mang tính can thiệpnếu quy trình vận hành không theo đúng kế hoạch Đến thời điểm này, nhu cầu sẽ được đánh giá trên cơ

sở hoàn toàn tách biệt, với tất cả các loại phẫu thuật, điều trị, cũng như các hoạt động cá nhân Quantrọng hơn, trong quá trình điều trị, bệnh nhân sẽ được xác định bằng tên, và các khoản thời gian cụ thể

đã được sắp xếp cho chương trình điều trị của họ.Khi đưa ra biện pháp can thiệp ngắn hạn và thay đổi

kế hoạch, các nhà quản trị sẽ cố gắng để cân bằng giữa chất lượng, tốc độ, sự tin cậy, tính linh hoạt vàchi phí hoạt động căn cứ vào các tình huống cụ thể

III Quy trình kiểm soát

Kiểm soát có thể được xem như là một hệ thống con của hệ thống quản lý tổng thể.Nhằm giúp các nhàquản trị nâng cao sự thành công của hệ thống quản lý tổng thể thông qua kiểm soát hiệu quả.Tất cả hệthống vận hành được thiết kế liên quan đến việc sử dụng các các thông tin phản hồi nhằm xác định xemhiệu quả có đáp ứng được các tiêu chuẩn đã được thiết lập không

Bốn bước của quá trình kiểm soát

1 Thiết lập tiêu chuẩn kiểm soát

2 Đo lường kết quả hoạt động

3 So sánh kết quả đo lường với tiêu chuẩn

4 Thực hiện hành động khắc phục

1 Thiết lập tiêu chuẩn kiểm soát

Xác định mục tiêu cho các phòng ban, bao gồm các tiêu chuẩn về hiệu suất đếo sánh với các hoạtđộng của tổ chức Xác định cách họ đo lường và đánh giá các chỉ tiêu hiệu suất Theo dõi các vấn đềnhư dịch vụ khách hàng, sự tham gia của nhân viên và doanh thu là phần quan trọng để đo lường hiệusuất tài chính truyền thông Xác định rõ ràng và chính xác để nhân viên biết những gì họ phải làm vàcác hoạt động của họ hướng tới mục tiêu chung

2 Đo lường kết quả hoạt động

Các tổ chức đều có hệ thống đo lường tiêu chuẩn chính thức và hệ thống này luôn được xem xét vàcập nhật Cách thức đo lường phải được liên kết với các tiêu chuẩn đặt ra trong bước đầu tiên của quátrình kiếm soát

Các nhà quản trị không hoàn toàn dựa vào các biện pháp đo lường định lượng Họ sử dụng các nhậnđịnh của riêng mình để nhận xét các quá trình tổ chức, đặt biệt là đối với các mục tiêu động viên sựtham gia của nhân viên hoặc cải thiện sự hài lòng của khách hàng Phải quan sát từ chính bản thân họcùng với dự liệu định lượng để đưa ra các kết luận chính xác và hợp lý Tương tác với khách hàng nếunhà quản trị muốn hiểu và đáp ứng nhu cầu của khách hàng

3 So sánh kết quả với tiêu chuẩn

So sánh hiệu quả thực tế với các hiệu suất tiêu chuẩn Các nhà quản trị đọc báo cáo bằng văn bản,trên máy tính hoặc kiểm tra thực tế tại hiện trường giúp họ nhận ra hiệu suất thực tế là đạt, vượt yêu cầuhoặc chưa đạt.Các báo cáo sẽ trình bày bằng cách phân tích sự sai lệch giữa hiệu suất tiêu chuẩn vàhiệu suất thực tế, làm căn cứ để tìm ra sự không phù hợp

Các nhà quản trị cần có cách tiếp nhận phù hợp để quan sát kĩ vấn đề nhằm hiểu một cách bao quáthơn các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu suất Đế kiểm soát hiệu quả hơn, nhà quản trị bên cạnh các đánh giá