Thực trạng và đề xuất giải pháp cho quy trình thu mua trong quản lý chuỗi cung ứng tại qsr group

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH SINH VIÊN: Nguyễn Ngọc Quỳnh Hương CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP TÊN ĐỀ TÀI: THỰC TRẠNG VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP CHO QUY TRÌNH THU MUA TRONG QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG TẠI QSR GROUP Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 12 năm 2022 TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH SINH VIÊN: Nguyễn Ngọc Quỳnh Hương MSSV: 1954082024 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP TÊN ĐỀ TÀI: THỰC TRẠNG VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP CHO QUY TRÌNH THU MUA TRONG QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG TẠI QSR GROUP Ngành: Kinh doanh quốc tế Giảng viên hướng dẫn: Ths Huỳnh Kim Tơn Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 12 năm 2022 Báo cáo thực tập GVHD: Ths Huỳnh Kim Tôn LỜI CẢM ƠN SVTH: Nguyễn Ngọc Quỳnh Hương i Báo cáo thực tập GVHD: Ths Huỳnh Kim Tơn CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh Phúc ——–o0o——– XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP Kính gửi: ………………………………………………………………………… Đơn vị thực tập: ……………………………………………………………………………… Tên sinh viên : …………………………………………………………………… Sinh viên lớp: ……………………………….MSSV:……………………………… Tôi làm đơn xin ban lãnh đạo cơng ty xác nhận cho tơi q trình thực tập q cơng ty từ ngày……………… đến ngày…………… Tôi xin chân thành cảm ơn …… , ngày …… tháng …… năm …… Người làm đơn Nhận xét đơn vị thực tập …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP SVTH: Nguyễn Ngọc Quỳnh Hương ii Báo cáo thực tập GVHD: Ths Huỳnh Kim Tơn CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN Họ tên sinh viên : MSSV : Lớp : Tên đề tài : Thời gian thực tập Bộ phận thực tập Nhận xét giảng viên Giảng viên hướng dẫn SVTH: Nguyễn Ngọc Quỳnh Hương iii Báo cáo thực tập GVHD: Ths Huỳnh Kim Tôn MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU PHẦN 1: GIỚI THIỆU VỀ QSR GROUP 1.1 Lịch sử hình thành phát triển QSR Group 1.1.1 Sơ lược công ty 1.1.2 Tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi 1.2 Các thương hiệu thuộc quản lý QSR Group 1.3 Cơ cấu tổ chức 11 1.4 Kết hoạt động công ty giai đoạn 2019 – tháng đầu năm 2022 15 1.5 Tổng quan phận Quản lý chuỗi cung ứng QSR Group 17 PHẦN 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH THU MUA TRONG QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG TẠI QSR GROUP 19 2.1 Tổng quan quy trình thu mua hàng hóa QSR Group 19 2.1.1 Sơ đồ quy trình thu mua 19 2.1.2 Vai trò hoạt động thu mua 21 2.1.3 Nguyên tắc thu mua 22 2.1.4 Xu hướng thu mua 23 2.2 Phân tích quy trình thu mua hàng hóa QSR Group 24 2.2.1 Lựa chọn nhà cung cấp 24 2.2.2 Lập đơn hàng 25 2.2.3 Tổ chức thực đơn hàng 26 2.2.4 Nhập kho cung cấp cho phận có nhu cầu 26 2.3 Đánh giá nhìn nhận vấn đề hoạt động thu mua 26 2.3.1 Ưu điểm 26 2.3.2 Nhược điểm 27 2.3.3 Các vấn đề quy trình thu mua 28 PHẦN 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN QUY TRÌNH THU MUA TRONG QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG TẠI QSR GROUP 32 3.1 Giải pháp - Ứng dụng E – Procurement: Chuyển đổi xu hướng mua hàng tự động hóa 32 SVTH: Nguyễn Ngọc Quỳnh Hương iv Báo cáo thực tập GVHD: Ths Huỳnh Kim Tôn 3.2 Giải pháp – Sử dụng phần mềm vận tải để tăng khả theo dõi hàng hóa 32 3.3 Giải pháp – Áp dụng mơ hình SCOR hoạt động thu mua 33 PHẦN 4: TỔNG KẾT 36 PHỤ LỤC 38 TÀI LIỆU THAM KHẢO 39 SVTH: Nguyễn Ngọc Quỳnh Hương v Báo cáo thực tập GVHD: Ths Huỳnh Kim Tôn PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Việt Nam quốc gia Châu Á Tổ chức tiền tệ quốc tế (IMF) dự báo có mức tăng trưởng GDP cao năm 2022, nói nước ta điểm sáng hoi bối cảnh kinh tế u ám toàn cầu, vững vàng kiên định phục hồi mạnh mẽ kể từ đợt sóng Covid-19 bùng phát tính đến thời điểm đại dịch kiểm soát kinh tế quốc gia giới dần hồi phục Sự hồi phục diễn hầu khắp lĩnh vực kinh tế, số có ngành Thực phẩm – Đồ uống (F&B) Theo công ty nghiên cứu thị trường BMI, Việt Nam trở thành thị trường F&B hấp dẫn toàn cầu Theo thống kê, ngành F&B đóng góp 15,8% vào tổng GDP quốc gia (năm 2021) Tổng chi tiêu cho thực phẩm đồ uống chiếm tỷ trọng cao với khoảng 35% chi tiêu Từ ta dễ dàng thấy được, tiềm kinh doanh lĩnh vực F&B vô to lớn khai thác nhiều Tại Việt Nam có nhiều doanh nghiệp F&B tiếng Golden Gate với hàng trăm cửa hàng khắp nước, chuỗi nhà hàng Haidilao, chuỗi đồ uống Phúc Long… mở để đáp ứng văn hố thói quen u thích thưởng thức ẩm thực người Việt Qua ta thấy nhu cầu ăn uống người tiêu dùng ngày tăng cao đòi hỏi doanh nghiệp lĩnh vực F&B phải nâng cao khả cung ứng để đáp ứng kịp thời lượng cầu thị trường lĩnh vực trở thành xu hướng nên mức độ cạnh tranh ngành ngày lớn Để giành lấy thị phần gia tăng lợi nhuận, yếu tố quan trọng góp phần định thành cơng doanh nghiệp việc quản lý chuỗi cung ứng suốt trình hoạt động, hệ thống hoạt động quản lý, phối hợp vận hành khâu toàn hệ thống doanh nghiệp từ cung cấp nguyên liệu, thu mua, sản xuất thành phẩm, phân phối dịch vụ…Tất sản phẩm trước đến với khách hàng phải trải qua q trình hồn chỉnh hiệu việc quản lý trình định chất lượng sản phẩm tin tưởng khách hàng Đối với thị trường đầy biến động bên cạnh tình trạng SVTH: Nguyễn Ngọc Quỳnh Hương Báo cáo thực tập GVHD: Ths Huỳnh Kim Tôn đứt gãy chuỗi cung ứng hàng hoá, đặc biệt ngành dịch vụ thực phẩm dịch vụ nhà hàng, tạo nên áp lực yếu tố đầu vào gây sức ép lên lợi nhuận doanh nghiệp F&B từ địi hỏi phải có đội ngũ thu mua am hiểu chuyên nghiệp Để đạt hiểu cao doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực F&B việc không ngừng nỗ lực cải tiến hoạt động thu mua để có nguồn nguyên liệu đầu vào chất lượng điều thiếu doanh nghiệp, địi hỏi cố gắng khơng ngừng nghỉ vượt qua rào cản khó khăn thị trường Đối với QSR Group, công ty tiếng lĩnh vực chuỗi nhà hàng, với nhiều năm dày dặn kinh nghiệm ngành F&B, có hệ thống quản lý rộng lớn Tuy nhiên môi trường kinh doanh biến động cạnh tranh gay gắt từ đối thủ, bên cạnh khó tính việc lựa chọn dịch vụ khách hàng Chính mà hoạt động thu mua quản lý chuỗi cung ứng phải trọng Từ lý em chọn đề tài “Thực trạng đề xuất giải pháp cho quy trình thu mua quản lý chuỗi cung ứng QSR Group” may mắn trải nghiệm công việc QSR Group chọn khách thể nghiên cứu đề tài Mục tiêu đề tài Với mục tiêu tìm hiểu mơi trường làm việc lĩnh vực chuỗi cung ứng F&B Vận dụng kiến thức kinh nghiệm học nghiên cứu suốt trình học tập Qua đó, biết thực trạng hoạt động thu mua cơng ty Song, nhận định ưu điểm, khuyết điểm, thách thức hội QSR Group, đưa đánh giá giải pháp góp phần cải thiện chất lượng việc thực quy trình thu mua doanh nghiệp Bên cạnh đó, đánh giá đề xuất đề tài cịn hướng tới việc nâng cao hiệu cơng việc, điều khơng mang lại kết tích cực mà cịn đóng góp vào việc phát triển bền vững doanh nghiệp, nâng cao chất lượng công việc tối ứu hóa cơng việc q trình thu mua QSR Group nói riêng hoạt động thu mua chuỗi cung ứng doanh nghiệp Việt Nam nói chung khơng ngành F&B mà nhiều ngành nghề liên quan khác SVTH: Nguyễn Ngọc Quỳnh Hương Báo cáo thực tập Phương pháp nghiên cứu GVHD: Ths Huỳnh Kim Tôn Phương pháp thu thập thông tin, số liệu Thu thập sưu tầm thông tin thứ cấp tài liệu, số liệu liên quan đến kết hoạt động công ty năm gần thông qua báo cáo tài chính, báo cáo kết kinh doanh cơng ty hoạt động phịng ban, bên cạnh tìm kiếm thơng tin mạng, báo chí nghiên cứu, chọn lọc thơng tin đúng, đáng tin cậy từ có nhìn tổng quan, trực diện phân tích hoạt động quản lý chuỗi cung ứng công ty Thu thập thông tin sơ cấp việc khảo sát tình hình hoạt động cơng ty tình hình phòng quản lý chuỗi cung ứng, vấn trực tiếp người làm việc có liên quan đến hoạt động thu mua phịng SCM để có thơng tin xác Phương pháp phân tích tổng hợp Từ thông tin thu thập được, tiến hành phân tích đánh giá tổng hợp, kết hợp với hệ thống hóa để nhận định đầy đủ tình hình hoạt động chung nêu điểm mạnh, điểm yếu mà công ty gặp phải Từ liên kết thống tồn yếu tố thành kết luận hoàn thiện, đầy đủ giúp đưa giải pháp góp phần hồn thiện hoạt động cơng ty Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động thu mua chuỗi cung ứng QSR Group Phạm vi nghiên cứu: + Phạm vi không gian: Nghiên cứu hoạt động thu mua phòng quản lý chuỗi cung ứng QSR Group chi nhánh Tầng 10 – Tịa nhà Lottery, số 77 Trần Nhân Tơn, phường 9, quận 5, Thành phố Hồ Chí Minh + Phạm vi thời gian: Tác giả thực tập từ 19/09/2022 – 19/12/2022, số liệu nghiên cứu từ công ty sử dụng từ năm 2019 – 2021 SVTH: Nguyễn Ngọc Quỳnh Hương Báo cáo thực tập GVHD: Ths Huỳnh Kim Tơn tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp từ nguồn khác phải đảm bảo mức độ uy tín an tồn - Xin ý kiến chuyên gia: mặt hàng có hai hay nhiều nhà cung cấp cung ứng mặt hàng với giá ưu đãi ngang nhau, nhân viên tham khảo ý kiến từ cấp nhóm tìm kiếm nguồn hàng để chọn nhà cung cấp phù hợp Sau chọn nhà cung cấp, nhân viên tiến hành liên lạc với nhà cung cấp thông qua mail, điện thoại gặp trực tiếp để thỏa thuận điều khoản khác để tiến hành lập đơn đặt hàng 2.2.2 Lập đơn hàng Đơn đặt hàng tiến hành theo bước: nhân viên tạo đơn hàng hệ thống, sau kiểm tra xem xét, đơn hàng duyệt quản lý cấp trên, sau nhân viên thực q trình giao dịch thư, fax email,… đến cho nhà cung cấp, nhà cung cấp chấp nhận đơn đặt hàng xác nhận lại với nhân viên mua hàng Các thơng tin cần có đơn đặt hàng:  Tên địa công ty đặt hàng  Số, ký mã hiệu đơn đặt hàng  Thời gian lập Đơn đặt hàng  Tên địa nhà cung cấp  Tên, chất lượng, quy cách loại mặt hàng cần mua  Số lượng cần mua  Giá  Thời gian, địa điểm giao hàng  Phương thức toán  Ký tên SVTH: Nguyễn Ngọc Quỳnh Hương 25 Báo cáo thực tập 2.2.3 Tổ chức thực đơn hàng GVHD: Ths Huỳnh Kim Tôn Khi đơn đặt hàng chấp nhận, nhà cung cấp tiến hành giao hàng đến địa điểm thỏa thuận đơn hàng (giao trực tiếp đến cửa hàng giao đến kho công ty để lưu trữ tiến hành phân phối cho cửa hàng tỉnh sau) Cửa hàng nhân viên kho trực tiếp nhận hàng, kiểm tra ghi nhà cung cấp so với đơn hàng, giám sát dỡ hàng từ phương tiện vận tải, kiểm tra hàng hóa giao, ký vào chứng từ cần thiết Đối với hàng hóa giao kho, nhân viên kho cần tiến hành thêm việc ghi mã số hàng hóa cho nhập kho Sau nhận hàng cửa hàng kho cập nhật lên hệ thống mua hàng công ty số lượng thật nhận báo cho nhân viên mua hàng tình trạng hàng hóa có vấn đề xảy Nhân viên mua hàng hiệu chỉnh lại sổ sách cho phù hợp, kiểm tra hóa đơn gửi đến phận kế toán để tiến hành toán 2.2.4 Nhập kho cung cấp cho phận có nhu cầu Sau tiếp nhận hàng hóa, phận kho tiến hành nhập kho, bảo quản (tùy theo tính chất loại hàng hóa), từ kho có mặt hàng tiếp tục xuất đến cửa hàng có nhu cầu tỉnh toàn quốc, số mặt hàng nhập lưu trữ kho để làm lượng tồn kho an tồn Việc hàng hóa giao số lượng hàng tồn kho cập nhật lên hệ thống SAP – hệ thống mua hàng cơng ty, nhằm mục đích nhân viên mua hàng tất nhóm khác phận cung ứng nắm lên kế hoạch mua hàng 2.3 Đánh giá nhìn nhận vấn đề hoạt động thu mua 2.3.1 Ưu điểm Sử dụng hệ thống số hóa Việc triển khai sử dụng cơng nghệ q trình mua hàng thực tốt QSR Group Hệ thống SAP – System Application Programing phần mềm hoạch định doanh nghiệp, hỗ trợ doanh nghiệp việc dễ dàng kiểm sốt quy trình vận hành cơng ty Việc sử dụng SAP mang đến cho QSR giải pháp quan trọng như: quản lý quan hệ khách hàng, quản lý chuỗi cung ứng, quản lý tài chính,… Trong trình mua hàng, hệ thống giúp việc mua hàng theo dõi trình mua hàng cách dễ dàng, tiết kiệm thời gian chi phí thơng qua việc quản SVTH: Nguyễn Ngọc Quỳnh Hương 26 Báo cáo thực tập GVHD: Ths Huỳnh Kim Tôn lý chặt chẽ đơn đặt hàng, mức lợi nhuận, số lượng hàng, nợ tồn, q trình tốn khả tính tốn giá trị nhập kho để từ quản lý trì quan hệ với nhà cung cấp Thơng qua đó, giúp cơng ty tiết kiệm thời gian tính tốn xử lý đơn hàng, giảm thiểu chi phí q trình mua hàng Góp phần tạo mơi trường làm việc chuyên nghiệp, tăng hiệu công việc linh hoạt hoạt động cho tất nhân viên công ty Theo dõi kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả Tại QSR Group, trình lên đơn đặt hàng cần phải dựa theo số lượng lên kế hoạch từ trước lượng hàng hóa cịn tồn kho Do cần có liên kết chặt chẽ phận mua hàng phận quản lý kho hàng Hệ thống phần mềm SAP giúp doanh nghiệp việc liên kết hai phận, khơng SAP cịn mang lại thơng tin nhanh chóng kịp thời đến tất phịng ban cơng ty SAP cho phép quản lý lượng hàng hóa cịn tồn kho, quản lý quy trình nhập xuất kho, quản lý sách giá, từ dự đốn nhu cầu thơng qua số dự báo có sẵn, đồng thời thông qua kết hợp chặt chẽ việc mua hàng bán hàng QSR, giúp kịp thời xử lý đơn hàng, tránh việc lượng hàng tồn kho mức an tồn hàng hóa tồn đọng q nhiều dẫn đến thiếu hụt hàng hóa hay làm tăng chi phí lưu kho 2.3.2 Nhược điểm Thiếu liên kết với nhà cung cấp Sử dụng E – Procurement xu hướng mua hàng nay, nhiên QSR Group, E – Procurement đơn giản việc giao nhận hóa đơn nhà cung cấp phận thu mua thông qua Email Việc trao đổi liệu quản lý liệu thực lưu trữ hệ thống riêng tách biệt nội công ty biết sử dụng, hoạt động thu mua tìm kiếm nhà cung cấp, đấu thầu, mua hàng lập hợp đồng hai bên phải thực trực tiếp hình thức thủ cơng thơng qua giấy tờ lưu trữ dạng cứng Quá trình liên lạc với nhà cung cấp để đàm phán, thương lượng tổng hợp thơng tin cần thiết cần có thời gian lâu để thực dẫn đến quy trình mua hàng bị kéo dài, điều dẫn đến việc SVTH: Nguyễn Ngọc Quỳnh Hương 27 Báo cáo thực tập GVHD: Ths Huỳnh Kim Tôn chậm trễ việc giao nhận hàng hóa, gây thiếu hụt hàng hóa ảnh hưởng đến việc vận hành cửa hàng, hậu mà ta thấy việc doanh thu cơng ty giảm số lượng hàng bán không đủ để đáp ứng kịp thời nhu cầu khách hàng, thời điểm cạnh tranh gây gắt thương hiệu, công ty đánh lượng khách hàng tiềm Hệ thống liên kết cửa hàng phận thu mua chưa thật hiệu quả Việc đặt hàng nhận hàng hai phận khác đảm nhận Do đó, có khơng quán trình đặt hàng giao nhận hàng từ hai phía Lịch đặt hàng cố định chia theo loại đặt hàng: đặt hàng theo ngày chủ yếu đơn hàng thực phẩm có thời gian bảo quản ngắn rau củ đặt lần tuần giao trực tiếp đến cửa hàng, đặt hàng tuần đơn hàng với số lượng lớn đặt lần tuần, đặt hàng tháng mặt hàng cơng cụ dụng cụ hay máy móc thiết bị cần có thời gian chờ lâu đặt tháng đến hai lần, thời gian đặt hàng cố định khoảng thời gian định phận mua hàng cửa hàng thống nhất, nhiên việc chậm trễ trình lên danh sách hàng hóa cần đặt từ phía cửa hàng thường xun diễn khơng có hệ thống nhắc nhở đặt hàng đơn hàng cần phải duyệt qua nhiều cấp dẫn đến kéo dài thời gian gửi đơn hàng đến nhà cung cấp ảnh hướng đến thời gian giao nhận hàng Bên cạnh đó, phận mua hàng không trực tiếp nhận kiểm tra hàng hóa, có trường hợp hàng hóa thực tế xảy vấn đề cửa hàng phải báo lại với phận mua hàng để làm việc với nhà cung cấp, q trình khiếu nại địi hỏi cần có thời gian minh chứng cụ thể để xác thực hai bên 2.3.3 Các vấn đề quy trình thu mua Hàng hóa giao chậm trễ, giao thiếu hàng Đây vấn đề đến từ hai phía, thứ đến từ phía cơng ty q trình lên đơn hàng cửa hàng chưa hoàn thành duyệt xảy lỗi trình tạo đơn dẫn đến quy trình tạo đơn đặt hàng gửi cho nhà cung cấp bị chậm trễ làm kéo dài thời gian nhận hàng cửa hàng Thứ hai, lỗi đến từ phía nhà SVTH: Nguyễn Ngọc Quỳnh Hương 28 Báo cáo thực tập GVHD: Ths Huỳnh Kim Tơn cung cấp, rủi ro trình vận chuyển như: không chuyển hàng, chuyển hàng sớm muộn vấn đề xảy trình vận chuyển tai nạn, tắc nghẽn giao thông, phương tiện hư hỏng,… vấn đề xảy hoạt động tổ chức quản lý kho hàng nhà cung cấp không hiệu khiến q trình lấy hàng gặp nhiều khó khăn, dẫn đến thời gian chậm trễ Đây vấn đề ảnh hưởng trực tiếp đến việc vận hành cơng ty cần giải nhanh chóng Cụ thể đơn hàng rau củ, QSR mặt hàng phải đảm bảo tươi để phục vụ khách hàng, đơn đặt lần tuần giao trực tiếp từ nhà cung cấp đến cửa hàng The Pizza Company toàn quốc, nhiên nhà cung cấp thường giao thiếu loại rau củ xà lách, cà chua,… dẫn đến cửa hàng không đủ hàng bán sử dụng lại hàng tồn cũ khơng cịn tươi để phục vụ khách hàng Giao tiếp không hiệu quả công ty đối tác Q trình nắm bắt thơng tin bị gián đoạn thiếu sót việc giao tiếp bên tạo tác động lớn đến chuỗi cung ứng thực phẩm Gây thiếu hụt hay lãng phí tồn kho, nhân lực chi phí cách khơng cần thiết Ngun nhân dẫn đến tượng chuỗi cung ứng cơng ty có q nhiều bên tham gia bên lại biết khơng biết cách hoạt động thông tin Sự giao tiếp hiệu chí cịn làm giảm tin tưởng nhà cung cấp cơng ty Vấn đề cịn trở nên tồi tệ nhiều cơng ty làm việc với nhà cung cấp hoạt động nhiều vùng lãnh thổ khác Chẳng hạn việc nhân viên thu mua QSR liên hệ với nhân viên bán hàng phía nhà cung cấp trình lên đơn hàng có vấn đề phát sinh phải tìm đến nhân viên khác nhà cung cấp để giải làm chậm trễ trình giải vấn đề, hệ khơng có hệ thống trao đổi định có q nhiều bên tham gia q trình mua hàng Khơng thể theo dõi kiểm sốt hàng tồn kho cửa hàng Mặc dù có hệ thống tích hợp quản lý chung kiểm sốt đơn đặt hàng, song số vấn đề xảy trình nhận hàng thực tế cập nhật lên hệ thống SAP để theo dõi trình mua hàng Khi có số lượng lớn cửa hàng SVTH: Nguyễn Ngọc Quỳnh Hương 29 Báo cáo thực tập GVHD: Ths Huỳnh Kim Tơn hoạt động tồn quốc, lượng hàng nhận ngày đa dạng với số lượng lớn, đó, việc cập nhật lên hệ thống số lượng hàng nhận thực tế để nhân viên mua hàng theo dõi đối chiếu với hóa đơn tốn đơi bị sai lệch chậm trễ so với mốc thời gian đưa Bên cạnh đó, nhân viên mua hàng khơng thể kiểm tra thực tế lượng hàng tồn cửa hàng, dẫn đến số lượng đặt hàng từ phía cửa hàng khơng hợp lí, ảnh hưởng đến trình vận hành cửa hàng hệ thống công ty Các cửa hàng The Pizza Company thường sử dụng men bột mì để làm bánh, nhiên hai mặt hàng có hạn sử dụng ngắn, cần phải đặt với số lượng hợp lí, cửa hàng dự báo lượng hàng sử dụng khơng xác dẫn đến tình trạng tồn đọng hàng, hàng hết hạn sử dụng phải hủy làm hao hụt chi phí cơng ty điều phía phận thu mua khơng kiểm sốt hết Để kiểm sốt chi phí, trì chất lượng sản phẩm làm hài lịng khách hàng, cửa hàng cần phải đảm bảo hàng tồn kho quản lý cách kỹ Tồn kho nhiều dễ bị hỏng gây lãng phí diện tích chi phí lưu trữ Quá dễ gây cháy hàng làm khách hàng thất vọng Doanh nghiệp thực phẩm phải đứng trước đánh đổi việc giữ cho khách hàng hài lịng giữ cho chi phí tồn kho mức tối ưu Thiếu khả đảm bảo an tồn chất lượng hàng hóa Ngày nay, việc đảm bảo chất lượng tính an tồn sản phẩm thách thức ngày lớn công ty hoạt động lĩnh vực F&B Một số nguyên nhân phổ biến ảnh hưởng đến chất lượng vệ sinh an toàn thực phẩm bao gồm: Việc lưu trữ hàng cơng tác kho bãi cịn hạn chế, chậm trễ vận chuyển, yếu tố môi trường xung quanh thiếu trang thiết bị đại Đây số lý khiến số lượng vụ thu hồi sản phẩm, thực phẩm thường xuyên xảy QSR Việc thu hồi sản phẩm vô tốn điều gây thiệt hại phục hồi đến danh tiếng thương hiệu cơng ty Bên cạnh đó, việc kiểm tra hàng hóa có thật với chất lượng kí kết hợp đồng khơng chắn phận cung ứng thu mua người trực tiếp thỏa thuận, kí kết hợp đồng mua bán hàng hóa khơng trực tiếp kiểm tra nhận hàng hóa hàng SVTH: Nguyễn Ngọc Quỳnh Hương 30 Báo cáo thực tập GVHD: Ths Huỳnh Kim Tơn hóa giao đến Cụ thể việc thu hồi gần 150 bao bột làm bánh The Pizza Company lơ hàng bột giao từ phía nhà cung cấp không đảm bảo chất lượng yêu cầu công ty, sau kiểm tra nhận phản hồi từ phía cửa hàng có chung tình trạng bột không đạt chất lượng, công ty thu hồi tồn số bột lơ hàng trả nhà cung cấp, vụ việc làm thiệt hại chi phí vận chuyển, lưu kho công ty, nhà cung cấp có hướng giải cho việc thu hồi số bột cơng ty phải chịu tổn thất chi phí thời gian để thu hồi hồn tồn lơ hàng Có thể nói vấn đề việc lựa chọn nhà cung cấp cách hợp lý SVTH: Nguyễn Ngọc Quỳnh Hương 31 Báo cáo thực tập GVHD: Ths Huỳnh Kim Tôn PHẦN 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN QUY TRÌNH THU MUA TRONG QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG TẠI QSR GROUP 3.1 Giải pháp - Ứng dụng E – Procurement: Chuyển đổi xu hướng mua hàng tự động hóa Bên cạnh việc sử dụng hệ thống SAP - System Application Programing quy trình mua hàng, QSR nên cải thiện thêm việc ứng dụng E – Procurement trình mua hàng, cách sử dụng mạng lưới để trao đổi thông tin hiệu công ty với đối tác nhà cung cấp Thông qua hoạt động thu mua phòng thu mua với nhà cung cấp, E-Procurement tổng hợp thông tin cần thiết bên liên quan ngồi chuỗi cung ứng Từ đó, nhân viên thu mua nhà cung cấp dễ dàng đàm phán thương lượng trực tiếp tảng E – Procurement dù nơi đâu thay phải tốn thời gian để đến địa điểm nhà cung cấp để đàm phán thu mua, Nhờ đó, doanh nghiệp tiết kiệm chi phí rủi ro q trình di chuyển Bên cạnh rút ngắn quy trình mua hàng, hợp đồng mua bán kí kết hai bên, giấy tờ liên quan khác thường trao đổi hình thức chuyển phát thư từ QSR, việc ứng dụng E – Procurement thay hình thức điện tử Các nhà cung cấp tham gia vào trình mua bán phải đăng kí hệ thống E – Procurement thực trình kiểm định chất lượng, xác thực chứng từ liên quan sáng chế, giấy chứng nhận an tồn vệ sinh mơi trường Từ đó, giúp thuận tiện cho hoạt động thu mua thông tin thể hệ thống việc tìm kiếm, đánh giá chọn nhà cung cấp rút ngắn dễ dàng Ngoài ra, hệ thống cịn tự động đơn giản hóa hoạt động soạn gửi thư mời thầu, xin báo giá, trình quản lý nhà cung cấp 3.2 Giải pháp – Sử dụng phần mềm vận tải để tăng khả theo dõi hàng hóa QSR có số lượng lớn cửa hàng tồn quốc, số lượng hàng hóa giao nhận đến hàng trăm điểm ngày Do đó, việc theo dõi tiến độ giao hàng (hồn thành, khơng hồn thành, hồn thành phần kết khác) gây nhiều khó SVTH: Nguyễn Ngọc Quỳnh Hương 32 Báo cáo thực tập GVHD: Ths Huỳnh Kim Tôn khăn cho q trình kiểm sốt Một giải pháp hữu hiệu cho vấn đề sử dụng phần mềm tăng khả theo dõi (Supply Chain Visibility Solution) Những phần mềm phát triển để tối ưu hoá chuỗi cung ứng cho doanh nghiệp nhờ khả quản lý phương tiện thời gian thực, số hóa loại giấy tờ đưa báo cáo hoạt động logistics doanh nghiệp Với quy mô QSR cân nhắc để th ngồi thơng qua bên thứ ba để mua lại phần mềm thiết kế phù hợp với quy mô công ty Thông qua khả tổng hợp, theo dõi hiển thị tình trạng hàng hóa thực tế giúp cơng ty:  Giảm bớt rủi ro  Phát làm rõ tác động kiện bất thường  Xử lý nhanh chóng vấn đề xảy Phần mềm hiển thị tất đồ thời gian thực, bao gồm tuyến đường, vị trí nhà cung cấp, cửa hàng, lái xe, tình trạng giao hàng, đồ giao thơng, KPIs, nhiều Từ kiểm sốt tình trạng giao hàng nhà cung cấp kho hàng công ty xử lý kịp thời có thơng báo cố từ ứng dụng Bên cạnh thêm tính Chứng giao nhận hàng (Proof of Delivery - POD) để làm cho công việc trở nên đáng tin cậy hơn, tăng tầm nhìn cách đáng kể Các phương pháp POD thực kiểm tra qua ảnh chụp, theo dõi hoàn thành nhiệm vụ tuyến đường thực tế hiển thị lưu trữ ứng dụng mang tính xác thực hơn, hạn chế rủi ro hàng hóa hàng hóa khơng đạt chất lượng theo u cầu Hiện ứng dụng cịn có thêm tính Hàng rào địa lý chức có mục đích đảm bảo người giao hàng thực theo kế hoạch / nhiệm vụ Để kích hoạt chức này, người giám sát / quản lý tạo khu vực “rào chắn” địa lý Trong trường hợp lái xe vượt khỏi khu vực “rào chắn” địa lý, người lái xe người quản lý tự động thông báo Điều giúp hạn chế rủi ro việc giao hàng trễ giao sai địa điểm 3.3 Giải pháp – Áp dụng mơ hình SCOR hoạt động thu mua Hoạt động thu mua khơng hiệu cịn đến từ phía quy trình chung cơng ty, quy trình cốt lõi, quy trình hoạt động chuỗi cung ứng khơng đồng dẫn đến hiệu không tốt hoạt động thu mua Do đó, cơng ty SVTH: Nguyễn Ngọc Quỳnh Hương 33 Báo cáo thực tập GVHD: Ths Huỳnh Kim Tôn áp dụng mơ hình SCOR để kiểm tra khắc phục vấn đề gặp phải Mô hình SCOR - Supply Chain Operation Reference mơ hình tham chiếu hoạt động chuỗi cung ứng phát triển Hội đồng chuỗi cung ứng (Supply Chain Council, Mỹ) với vai trị cơng cụ phân tích chuẩn đoán cho hoạt động quản lý chuỗi cung ứng Sử dụng phương pháp thiết kế từ xuống SCOR cơng ty hiểu cấu trúc hiệu hoạt động thời cơng ty Qua so sánh cấu trúc so với công ty khác, phát triển cải tiến dựa thực hành tốt nhất, thiết kế chuỗi cung ứng tương lai cho cơng ty hiệu Mơ hình SCOR gồm năm quy trình Hoạch định, Mua hàng, Sản xuất, Giao hàng Thu hồi Trong có quy trình mua hàng liên quan đến việc tìm kiếm nguyên vật liệu, dịch vụ, thực nghiệp vụ mua hàng, lên kế hoạch, nhận hàng, kiểm tra tốn tiền cho nhà cung cấp Mơ hình chia thành cấp độ Cấp độ tập trung vào phù hợp quy trình (5 quy trình nêu trên), cấu trúc kinh doanh công ty với đối tác chuỗi cung ứng Từ hiệu chỉnh lại mục tiêu chiến lược chuỗi cung ứng, mục tiêu cần ưu tiên, hỗ trợ nhiều Ở cấp độ 2, giúp cơng ty xác định quy trình mà cơng ty lựa chọn có phù hợp với hạ tầng sở kỹ thuật mà cơng ty có hay khơng, bao gồm kho bãi, máy móc, trang thiết bị địa điểm hệ thống công nghệ thông tin Cấp độ cấp độ hoàn tất cấu trúc chuỗi cung ứng, tìm thực hành kinh doanh cụ thể, bảng tiêu chí đánh giá, hướng dẫn hệ thống công nghệ thông tin cần thiết hỗ trợ cho quy trình Ba mức độ mơ hình SCOR tích hợp với thành khung Từ dễ dàng việc tìm chênh lệch hiệu suất cải thiện Chẳng hạn việc số đánh giá việc không đủ nguồn hàng để phục vụ khách hàng dẫn đến chất lượng phục vụ không đảm bảo quy trình xử lý đơn hàng Trong quy trình đơn hàng tự động chuyển từ phía cửa hàng tới hệ thống SAP, sau nhập thủ công vào hệ thống khác để xử lý tài chính, trước liên lạc với nhà cung cấp Tuy nhiên, ứng dụng mơ hình SCOR để phân tích, cơng ty xem xét rộng hơn, dù việc nhập lại số liệu cách thủ công làm phát SVTH: Nguyễn Ngọc Quỳnh Hương 34 Báo cáo thực tập GVHD: Ths Huỳnh Kim Tôn sinh chi phí tạo nguy nhầm lẫn sai sót, việc quản lý nhà cung cấp vấn đề quan trọng Với quy trình tại, việc trao đổi kế hoạch yêu cầu với nhà cung cấp phần quy trình đặt hàng thức, nhà cung cấp xác nhận số lượng ngày giao hàng Tuy nhiên thay đổi từ phía nhà cung cấp giao hàng trễ so với kế hoạch, thay đổi khối lượng đơn hàng từ cửa hàng lại thực cách khơng thức Cơng ty xem xét đưa thay đổi vai trò phận thu mua, xem xét lại hoạch định hàng tháng cửa hàng (nhằm điều chỉnh lại kế hoạch đặt hàng), quy tắc giúp việc đặt hàng, sản xuất, giao hàng nhận hàng bên phù hợp SCOR đánh giá mô hình chuẩn mực SCOR hệ thống quy trình kinh doanh thiết kế từ xuống (top down) từ chiến lược chuỗi cung ứng đến cách thức vận hành hoạt động Hỗ trợ cơng ty chia sẻ tầm nhìn quy trình chuỗi cung ứng nội với khách hàng nhà cung cấp, đơn giản hóa chuỗi cung ứng SVTH: Nguyễn Ngọc Quỳnh Hương 35 Báo cáo thực tập GVHD: Ths Huỳnh Kim Tôn PHẦN 4: TỔNG KẾT Trong thời đại cơng nghệ 4.0 nay, q trình hội nhập kinh tế giới, phát triển vượt bậc khoa học kĩ thuật, công nghệ thông tin, doanh nghiệp muốn chấp nhận, tồn phát triển phải xây dựng cho đội ngũ thật vững có chiến lược cụ thể định, phấn đấu thực lực không bị đào thải thất bại sân nhà Từ thành lập đến nay, QSR Group tìm cho vị định thị trường, đồng thời khẳng định tên tuổi thương hiệu lĩnh vực nhà hàng dịch vụ ăn uống Việt Nam Có thể nói hoạt động cung ứng QSR Group vận hành hiệu có tiềm phát triển tương lai Hệ thống quản lý mua hàng QSR có nhiều điểm bật cung cấp tương đối tốt nguồn hàng cho tất cửa hàng toàn quốc, giúp cho vận hành công ty thuận lợi, từ tạo nên nguồn doanh thu ổn định cho QSR Tuy cịn gặp số bất cập khó khăn quy trình mua hàng, với đội ngũ nhân viên nhiệt tình động, hết lịng cơng việc, công ty tạo điều kiện môi trường làm việc tốt cho nhân viên, em tin QSR phát triển vững mạnh Bằng cách vận dụng kiến thức sở lý luận học nhằm phân tích hoạt động mua hàng QSR, tìm điểm mạnh điểm cịn hạn chế doanh nghiệp, từ nhìn nhận vấn đề mà QSR gặp phải Song, em đưa số giải pháp cụ thể với mong muốn hồn thiện quy trình mua hàng chuỗi cung ứng cơng ty, góp phần nâng cao hiệu vận hành, chất lượng phục vụ cơng ty khách hàng Từ đó, cơng ty đạt mức lợi nhuận cao thông qua cải tiến không ngừng đổi quy trình Qua quãng thời gian thực tập QSR Group, em nhận thấy thu thập thêm nhiều trải nghiệm nghề nghiệp Nhờ có giúp đỡ nhiệt tình anh chị công ty thực tập, em kịp bắt nhịp với công việc môi trường Trong trình thực tập mình, em có cho nhiều kinh nghiệm quý báu, vận dụng học trường vào thực tế học SVTH: Nguyễn Ngọc Quỳnh Hương 36 Báo cáo thực tập GVHD: Ths Huỳnh Kim Tôn kiến thức làm việc thực tế có Bên cạnh em học cách làm quen với áp lực công việc, cách xếp phân chia công việc hợp lý để đạt mục tiêu công việc thời hạn đề trước Với thời gian nghiên cứu thực tập không nhiều em hy vọng, với đề tài mình, em đưa ý kiến, giải pháp ứng dụng có ích cho hoạt động thu mua quản lý chuỗi cung ứng QSR Group SVTH: Nguyễn Ngọc Quỳnh Hương 37 Báo cáo thực tập GVHD: Ths Huỳnh Kim Tôn PHỤ LỤC DANH MỤC VIẾT TẮT F&B Food and Beverage Service SCM Supply Chain Management SAP System Application Programing QSR QSR Group DANH MỤC CÁC BẢNG, HÌNH ẢNH, SƠ ĐỒ Hình 1: Logo QSR Group Hình 2: Logo thương hiệu thuộc quản lý QSR Group Hình 3: Một số hình ảnh sản phẩm mơ hình kinh doanh QSR Group 11 Bảng 1: Thông tin sơ lược QSR Group Bảng 2: Cơ cấu nhân QSR Group 12 Bảng 3: Kết hoạt động kinh doanh năm gần (2019 -2021) 15 Biểu đồ 1: Cơ cấu nhân QSR Group 12 Biểu đồ 2: Kết hoạt động kinh doanh năm gần (2019 -2021) 16 Sơ đồ 1: Sơ đồ cấu tổ chức QSR Group 13 Sơ đồ 2: Quy trình thu mua 19 SVTH: Nguyễn Ngọc Quỳnh Hương 38 Báo cáo thực tập GVHD: Ths Huỳnh Kim Tôn TÀI LIỆU THAM KHẢO QSR Group (2019), Câu chuyện – QSR Việt Nam, truy cập vào ngày 05/11/2022 từ https://by.com.vn/bXG5G Vilas (2022), E – Procurement – Xu hướng Mua hàng đại, truy cập vào ngày 07/12/2022 từ https://by.com.vn/PXGdk Abivin (2020), Giải Pháp Công Nghệ Trong Chuỗi Cung Ứng F&B, truy cập vào ngày 08/12/2022 từ https://by.com.vn/jwVNI Hồ Đơng Dương (2014), Nghiên cứu ứng dụng mơ hình SCOR cải tiến quản lý chuỗi cung ứng doanh nghiệp nhỏ vừa TP.Đà Nẵng, truy cập vào ngày 08/12/2022 từ https://by.com.vn/cYaYj SVTH: Nguyễn Ngọc Quỳnh Hương 39 ... Huỳnh Kim Tơn PHẦN 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH THU MUA TRONG QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG TẠI QSR GROUP 2.1 Tổng quan quy trình thu mua hàng hóa QSR Group 2.1.1 Sơ đồ quy trình thu mua Thu mua hoạt động liên... thiệu QSR Group Phần 2: Thực trạng quy trình thu mua quản lý chuỗi cung ứng QSR Group Phần 3: Một số giải pháp hoàn thiện quy trình thu mua quản lý chuỗi cung ứng QSR Group Phần 4: Tổng kết SVTH:... 17 PHẦN 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH THU MUA TRONG QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG TẠI QSR GROUP 19 2.1 Tổng quan quy trình thu mua hàng hóa QSR Group 19 2.1.1 Sơ đồ quy trình thu mua