Nghiên cứu tình hình tồn trữ thuốc giai đoạn 2017 2019 và xây dựng cơ số tồn kho thuốc giai đoạn 2020 2021 tại bệnh viện đa khoa thành phố cần thơ

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ Y TẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y DƯỢC CẦN THƠ NGUYỄN THỊ THÙY TRANG NGHIÊN CỨU TÌNH HÌNH TỒN TRỮ THUỐC GIAI ĐOẠN 2017 – 2019 VÀ XÂY DỰNG CƠ SỐ TỒN KHO THUỐC GIAI ĐOẠN 2020 – 2021 TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA THÀNH PHỐ CẦN THƠ LUẬN VĂN CHUYÊN KHOA CẤP II Cần Thơ – Năm 2020 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ Y TẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y DƯỢC CẦN THƠ NGUYỄN THỊ THÙY TRANG NGHIÊN CỨU TÌNH HÌNH TỒN TRỮ THUỐC GIAI ĐOẠN 2017 – 2019 VÀ XÂY DỰNG CƠ SỐ TỒN KHO THUỐC GIAI ĐOẠN 2020 – 2021 TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA THÀNH PHỐ CẦN THƠ Chuyên ngành: TỔ CHỨC QUẢN LÝ DƯỢC Mã số: 8720412.CK LUẬN VĂN CHUYÊN KHOA CẤP II Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS DƯƠNG XUÂN CHỮ TS.DS ĐẶNG DUY KHÁNH Cần Thơ – Năm 2020 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng tơi Các số liệu kết luận văn trung thực chưa công bố cơng trình khác Nếu có sai sót tơi hồn tồn chịu trách nhiệm Tác giả Nguyễn Thị Thùy Trang Lời Cảm Ơn Với lịng tri ân vơ hạn, xin chân thành bày tỏ lời cảm ơn sâu sắc đến Ban Giám Hiệu Trường Đại học Y Dược Cần Thơ, Ban Giám Đốc bệnh viện Đa khoa Thành phố Cần Thơ, phòng đào tạo sau đại học, quý thầy cô Trường Đại học Y Dược Cần Thơ, đồng nghiệp bệnh viện Đa khoa Thành phố Cần Thơ Đặc biệt tơi xin tỏ lịng biết ơn sâu sắc đến với PGS.TS Dương Xuân Chữ, TS.DS Đặng Duy Khánh người trực tiếp hướng dẫn, truyền đạt kinh nghiệm quý báu tận tình giúp đỡ để tơi hồn thành tốt luận văn Cảm ơn bạn bè, đồng nghiệp lớp Chuyên khoa II Tổ chức quản lý dược Trường đại học Y Dược Cần Thơ khóa 2018 - 2020, giúp đỡ chia tơi khó khăn q trình học tập Chân thành cảm ơn đến người bạn quan tâm, khích lệ tơi q trình học tập nghiên cứu Trên hết biết ơn lòng yêu thương đến người thân gia đình nguồn động lực lớn lao cho sống nghiệp Tôi chân thành biết ơn mãi khắc ghi Nguyễn Thị Thùy Trang MỤC LỤC Trang Lời cam đoan Lời cảm ơn Danh mục chữ viết tắt Danh mục bảng Danh mục hình ĐẶT VẤN ĐỀ Chương 1: TỔNG QUAN TÀI LIỆU 1.1 Tổng quan tồn kho tồn kho thuốc 1.2 Kỹ thuật phân tích ABC, XYZ, VÀ VEN 1.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến hàng tồn kho 13 1.4 Mơ hình quản lý tồn kho 14 1.5 Các nghiên cứu liên quan đến cung ứng quản trị tồn kho giới Việt Nam 18 Chương 2: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 24 2.1 Đối tượng nghiên cứu 24 2.1.1 Đối tượng nghiên cứu 24 2.1.2 Tiêu chuẩn chọn mẫu 24 2.1.3 Tiêu chuẩn loại trừ 24 2.1.4 Địa điểm thời gian nghiên cứu 24 2.2 Phương pháp nghiên cứu 25 2.2.1 Thiết kế nghiên cứu 25 2.2.2 Cỡ mẫu 25 2.2.3 Phương pháp chọn mẫu 25 2.2.4 Nội dung nghiên cứu 25 2.2.5 Phương pháp thu thập đánh giá số liệu 28 2.2.6 Phương pháp kiểm soát sai số 36 2.2.7 Phương pháp xử lý phân tích số liệu 36 2.3 Đạo đức nghiên cứu 36 Chương 3: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 37 3.1 Xác định tình hình tìm hiểu số yếu tố ảnh hưởng đến quản trị tồn kho thuốc Khoa Dược bệnh viện Đa khoa Thành phố Cần Thơ giai đoạn 2017 – 2019 37 3.2 Xây dựng số tồn kho thuốc Khoa Dược bệnh viện Đa khoa Thành phố Cần Thơ giai đoạn 2020 – 2021 51 Chương 4: BÀN LUẬN 57 4.1 Xác định tình hình tìm hiểu số yếu tố ảnh hưởng đến quản trị tồn kho thuốc Khoa Dược bệnh viện Đa khoa Thành phố Cần Thơ giai đoạn 2017 – 2019 57 4.2 Xây dựng số tồn kho thuốc Khoa Dược bệnh viện Đa khoa Thành phố Cần Thơ giai đoạn 2020 – 2021 72 KẾT LUẬN 77 KIẾN NGHỊ 79 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC 1: Cách thực gán giá trị % cho thuốc AXV PHỤ LỤC 2: Bảng chi phí tiền điện, nước, vận hành kho thuốc bệnh viện PHỤ LỤC 3: Bảng lương nhân viên, chi phí thuốc hư hỏng kho thuốc PHỤ LỤC 4: Kết cách gán giá trị % cho thuốc AXV PHỤ LỤC 5: Các SOP PHỤ LỤC 6: Danh mục thuốc sử dụng bệnh viện Đa khoa Thành phố Cần Thơ năm 2015 -2019 DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Tiếng Anh Tiếng việt BYT Bộ Y Tế DMT Danh mục thuốc EOQ GSP The Basic Economic Order Mơ hình lượng đặt hàng kinh Quantity Model tế Good Storage Practice Thực hành tốt bảo quản thuốc POQ QDM Production Order Quantity Mơ hình lượng đặt hàng theo Model lơ sản xuất Quantity Discount Model Mơ hình khấu trừ theo số lượng Điểm đặt hàng ROP Reorder Point SOP Standard operating procedure Quy trình thao tác chuẩn WHO World Health Organization Tổ chức y tế giới DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 1.1 Các loại chi phí tồn kho Bảng 1.2 Danh mục thuốc tân dược theo Thông tư 30/2018/TT-BYT Bảng 1.3 Đặc điểm phân loại sản phẩm theo phân tích ABC Bảng 1.4 Tiêu chuẩn để phân tích VEN WHO khuyến cáo 12 Bảng 1.5 Mục tiêu lựa chọn mô hình quản lý tồn kho 15 Bảng 1.6 Các ký hiệu mơ hình EOQ 16 Bảng 1.7 Phân loại dự báo 17 Bảng 2.1 Các tiêu chí phân loại tồn kho thuốc bệnh viện 25 Bảng 2.2 Phân hạng nhóm thuốc ABC, XYZ, VEN 26 Bảng 2.3 Các biến số thông tin biến số 27 Bảng 2.4 Phân loại đặc điểm phân loại phân tích XYZ 30 Bảng 2.5 Ma trận ABC – XYZ – VEN 31 Bảng 2.6 Đặc điểm chế độ kiểm kho nhóm theo kỹ thuật ABC 36 Bảng 3.1 Phân loại tồn kho thuốc theo nguồn gốc 37 Bảng 3.2 Phân loại tồn kho thuốc theo phân nhóm kỹ thuật 38 Bảng 3.3 Phân loại tồn kho thuốc theo đơn vị đóng gói 39 Bảng 3.4 Phân loại tồn kho thuốc theo hệ điều trị 40 Bảng 3.5 Cơ cấu thuốc tồn trữ theo phân tích ABC 42 Bảng 3.6 Cơ cấu thuốc tồn trữ theo phân hạng XYZ 42 Bảng 3.7 Cơ cấu thuốc tồn trữ theo phân tích VEN 43 Bảng 3.8 Kết phân loại nhóm thuốc theo ABC, XYZ, VEN 44 Bảng 3.9 Các thuốc thuộc nhóm AXV 45 Bảng 3.10 Các đặc điểm kho thuốc 46 Bảng 3.11 Chi phí mua hàng bệnh viện năm 2017, 2018, 2019 48 Bảng 3.12 Chi phí đặt hàng bệnh viện năm 2017, 2018, 2019 48 Bảng 3.13 Chi phí lưu kho bệnh viện 49 Bảng 3.14 Tổng chi phí tồn kho bệnh viện 50 Bảng 3.15 Giá trị biến số chi phí tồn kho qua năm 50 Bảng 3.16 Các biến số giá trị tham số 51 Bảng 3.17 Chi phí đặt hàng cho lần đặt hàng năm 2019 51 Bảng 3.18 Tổng đơn vị lưu kho bệnh viện 52 Bảng 3.19 Chi phí lưu kho cho đơn vị thuốc năm 2019 52 Bảng 3.20 Nhóm thuốc AXV 52 Bảng 3.21 Lượng đặt hàng tối ưu thuốc nhóm AXV 53 Bảng 3.22 Số lần đặt hàng thuốc nhóm AXV năm 2020 53 Bảng 3.23 Định mức tồn kho thuốc khơng thuộc nhóm AXV 54 Bảng 3.24 Xây dựng chế độ kiểm kho thuốc theo chu kỳ năm 2020 55 DANH MỤC CÁC HÌNH Hình 2.1 Sơ đồ miêu tả bước tìm yếu tố ảnh hưởng 33 Hình 3.1 Sơ đồ kho thuốc bệnh viện Đa khoa Thành phố Cần Thơ 47 Hình 3.2 Quy trình hệ thống hoạt động tồn trữ thuốc 56 Năm 2019 Thạc sĩ Chuyên khoa I Dược sĩ đại học 7,377,116 7,377,116 88,525,392 584,094,720 Cao đẳng dược Dược sĩ trung học 6,209,179 6,209,179 74,510,148 7,017,653 35,088,265 421,059,180 Bảng: Chi phí thuốc hư hỏng kho thuốc bệnh viện Chi phí thuốc hư hỏng Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019 Số Giá trị Số Giá trị Số Giá trị lượng (VNĐ) lượng (VNĐ) lượng (VNĐ) 176 13,108,305 234,000 234 20,422,963 545 12,290,224 207 4,554,000 617 38,085,268 545 12,290,224 Thuốc hỏng, vỡ Thuốc thu Thuốc hồi hết Thuốc hạn hết sử hạn sử dụng dụng Lí khác Tổng cộng 234,000 PHỤ LỤC N: 3-5% Z: 2-3% A: 13%; B: 4%; C:4% Y: 1-3% A: 4%; B: 3%; C:3% X: 2-4% A: 1%; B: 2%; C:2% Z: 3-4% Các thuốc E: 1-6% Y: 3-4% A: 13%; B: 5%; C:5% A: 4%; B: 4%; C:4% X: 5-6% A: 1%; B: 3%; C:3% Z: 4-16% A: 13%; B: 16%; C:6% Y: 4-5% A: 4%; B: 5%; C:5% X: 6-13% A: 1%; B: 4%; C:4% V: 2-16% Hình: Kết cách gán giá trị phần trăm cho thuốc AXV PHỤ LỤC QUY TRÌNH ĐẶT HÀNG, TIẾP NHẬN THUỐC TỪ NHÀ CUNG CẤP QUY TRÌNH BỆNH VIỆN THAO TÁC CHUẨN ĐA KHOA TPCT ĐẶT HÀNG, TIẾP NHẬN KHOA DƯỢC THUỐC TỪ NHÀ CUNG CẤP Bộ phận kho thuốc Số: SOP 01.KD Ngày ban hành: Ban hành lần: 01 MỤC ĐÍCH YÊU CẦU Đảm bảo tiếp nhận thuốc thành phẩm vào kho thuốc vủa bệnh viện số lượng, chủng loại, hạn sử dụng, chất lượng so với hợp đồng cung cấp ký kết phê duyệt Ban Giám đốc bệnh viện Đảm bảo cung cấp đầy đủ, liên tục thuốc thành phẩm cho nhu cầu sử dụng thuốc bệnh viện CĂN CỨ PHÁP LÝ Dược 105/2016/QH13 ngày 06/04/2016 Thông tư 22/2011/TT-BYT ngày 10/06/2011 Quyết định phê duyệt danh mục thuốc trúng thầu, mua thầu, hàng tặng, hàng viện trợ, hàng tiếp nhận theo chương trình lãnh đạo bệnh viện phê duyệt Quy định, quy phạm Ban Giám đốc phê duyệt PHẠM VI ÁP DỤNG – THỜI HẠN HIỆU LỰC Tất thành phẩm danh mục trúng thầu mua thầu; thuốc thành phẩm hàng viện trợ, hàng tặng, hàng tiếp nhận theo chương trình Ban Giám đốc phê duyệt Quy trình thay cho quy trình / nội dung quy trình quy định đặt hàng, tiếp nhận thuốc thành phẩm từ nhà cung cấp SOP Khoa Dược ban hành trước có hiệu lực từ ngày ký ban hành ĐỐI TƯỢNG THỰC HIỆN Nhân viên kho thuốc, kế toán kho thuốc, nhân viên tiếp liệu Khoa Dược Thành viên hội đồng kiểm nhập thuốc Lãnh đạo khoa phòng bệnh viện, Lãnh đạo bệnh viện Nhà cung cấp thuốc ký hợp đồng với bệnh viện NỘI DUNG QUY TRÌNH 5.1 Dự trù, đặt hàng Thủ kho thuốc Khoa Dược, vào cuối ngày, lập danh mục thuốc tồn kho thực tế có số lượng < số lượng trung bình 15 ngày cấp lên kho lẻ bảo hiểm (gọi Danh mục đề xuất đặt hàng – theo mẫu đính kèm); chuyển Danh mục đề xuất đặt hàng cho kế toán kho theo dõi thuốc Kế toán kho theo dõi thuốc đối chiếu tồn kho thực tế với số liệu tồn kho theo sổ sách: - Nếu không khớp, tiến hành kiểm tra với thủ kho, tìm nguyên nhân chênh lệch số liệu, báo với lãnh đạo Khoa Dược - Nếu số liệu tồn kho thực tế khớp số liệu tồn kho sổ sách, tiến hành bổ sung số lượng thuốc cần đặt hàng (số lượng thuốc cần đặt hàng = số lượng trung bình 30 ngày cấp lên kho lẻ bảo hiểm trừ số lượng thuốc tồn kho ngày đặt hàng) Danh mục đề xuất đặt hàng sau bổ sung số lượng thuốc cần đặt hàng chuyển cho Nhân viên tiếp liệu Khoa Dược kiểm tra, rà soát theo liệu theo dõi đặt hàng, làm tròn số để phù hợp với quy cách đóng gói thuốc tiến hành đặt hàng Trong rà soát Danh mục đề xuất đặt hàng phát thấy số lượng thuốc cịn mua cịn 20% số lượng thuốc cơng nhận trúng thầu Nhân viên tiếp liệu phải báo cáo với Lãnh đạo Khoa Nhân viên tiếp liệu Khoa Dược đầu mối bệnh viện đặt hàng với Nhà cung cấp, bệnh viện trách nhiệm với đơn hàng thuốc khơng xuất phát từ nhân viên tiếp liệu Trường hợp đặc biệt phải đặt hàng với số lượng lớn số lượng quy định, đặt hàng thuốc Danh mục đề xuất đặt hàng, Nhân viên tiếp liệu phải báo cáo với Lãnh đạo Khoa Dược đặt hàng có đồng ý hình thức ký xác nhận Lãnh đạo Khoa Các cá nhân liên quan theo phần cơng việc quy trình hình thành danh mục đặt hàng chịu trách nhiệm cá nhân trước Lãnh đạo Khoa Dược, Lãnh đạo bệnh viện trước Pháp luật tính trung thực liệu đưa Hình thức đặt hàng: fax e-mail Khi đặt hàng fax phải có chữ ký Nhân viên tiếp liệu Khi đặt hàng e-mail phải gửi từ địa nêu, mật mã e-mail đặt hàng Nhân viên tiếp liệu quản lý theo chế độ bảo mật 5.2 Kiểm tra, đối chiếu hàng giao nhận hàng Thủ kho thuốc: có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu thơng tin Hóa đơn tài chính, đơn đặt hàng với kết trúng thầu thực tế Nội dung kiểm tra: Tên thuốc, nồng độ / hàm lượng, đơn vị tính, quy cách đóng gói, số lượng, đơn giá, số lô, hạn dùng, hãng sản xuất, nước sản xuất; ngày tháng năm giao nhận hàng; tên công ty cung ứng Trong trình kiểm tra, đối chiếu: - Phát thấy hàng hóa bị hư hao, thừa thiếu phải lập biên thông báo cho bên cung cấp để bổ sung giải - Lưu ý điều kiện bao quản thuốc cần bảo quản đặc biệt Thủ kho tiếp nhận thuốc thỏa mãn đồng thời điều kiện sau: - Thông tin hóa đơn tài chính, đơn đặt hàng, thơng tin bao bì thuốc thơng tin kết thầu (với thuốc danh mục trúng thầu) thống với - Tên công ty bán hàng hóa đơn tài phải trùng khớp với tên công ty trúng thầu phê duyệt - Thuốc hạn sử dụng  06 (sáu) tháng - Số lượng thuốc  số lượng đặt hàng (thể đơn đặt hàng) Các tình phát sinh ngồi quy định phải yêu cầu đơn vị cung cấp, Nhân viên tiếp liệu phối hợp thực quy định báo cáo Lãnh đạo Khoa Dược Thủ kho thuốc tiếp nhận thuốc ngồi quy định nêu có đồng ý văn Lãnh đạo Khoa Dược Lãnh đạo bệnh viện; thủ kho thuốc không tự ý nhận hàng 5.3 Ký xác nhận vào chứng từ giao nhận hàng Thủ kho thuốc có trách nhiệm ký hóa đơn, ký xác nhận nhận hàng yêu cầu bên giao ký xác nhận giao hàng Trả lại chứng từ lưu bên giao hàng Hóa đơn tài sau ký xác nhận chuyển phận kế toán Dược để nhập liệu 5.4 Lập biên kiểm nhập Các thành viên hội đồng kiểm nhập đơn đặt hàng, chứng từ giao nhận, thực tế hàng hóa giao nhận, hợp đồng ký với nhà cung cấp tiến hành lập biên kiểm nhập theo quy định Thông tư 22/2011/TT-BYT ngày 10/06/2011 Các trường hợp phải nhập thuốc có hạn sử dụng lại < 06 tháng số lượng đặt hàng 01 lần > số lượng quy định 5.1, biên kiểm nhập phải ghi rõ lý vào cột Ghi mẫu Biên kiểm nhập Trưởng Khoa Dược ký vào bên cạnh Các thuốc có yêu cầu kiểm soát đặc biệt (thuốc gây nghiện, thuốc hướng tâm thần, thuốc phóng xạ) phải làm biên kiểm nhập riêng 5.5 Phân loại, xếp hàng hóa kho Thủ kho có trách nhiệm phân loại xếp hàng hóa kho theo quy đinh GSP Các thuốc yêu cầu bảo quản đặc biệt phải thực theo dẫn ghi bao bì thuốc 5.6 Cập nhật số liệu vào thẻ kho, vào phần mềm theo dõi Thủ kho thuốc chịu trách nhiệm cập nhật số liệu vào thẻ kho Kế toán kho thuốc chịu trách nhiệm cập nhật số nhập xuất vào phần mềm theo dõi 5.7 Lưu trữ chứng từ, tài liệu liên quan Thủ kho thuốc chịu trách nhiệm lưu trữ đơn đặt hàng Thống kê Dược chịu trách nhiệm lưu trữ biên kiểm nhập HÌNH THỨC LƯU TRỮ SOP lưu tập hồ sơ SOP Khoa Dược QUY TRÌNH TIẾP NHẬN THUỐC, HĨA CHẤT, Y CỤ TỪ CÁC CƠNG TY GIAO HÀNG QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN BỆNH VIỆN ĐA KHOA TPCT TIẾP NHẬN THUỐC, KHOA DƯỢC HÓA CHẤT, Y CỤ TỪ CÁC CÔNG TY GIAO HÀNG Số: SOP 01.KC Ngày ban hành: Ban hành lần: 01 MỤC ĐÍCH YÊU CẦU Đảm bảo cấp phát thuốc nội viện đầy đủ, kịp thời hợp lý Đảm bảo tiếp nhận thuốc từ công ty vào kho chẵn số lượng, chất lượng, chủng loại so với hợp đồng ký kết Ban Giám đốc phê duyệt CĂN CỨ PHÁP LÝ Quyết định số 27/2008/QĐ-BYT ngày 04/08/2008 Bộ Y tế việc hủy bỏ Quy chế quản lý thuốc độc, danh mục thuốc độc danh mục thuốc giảm độc Quyết định danh mục trúng thầu, mua thầu, thầu, hàng tặng, hàng viện trợ Lãnh đạo bệnh viện phê duyệt Quy định việc giao nhận hàng hóa bệnh viện Trưởng khoa giao nhiệm vụ Tuân thủ quy định, quy phạm Ban Giám đốc phê duyệt PHẠM VI ÁP DỤNG Tất thuốc danh mục thuốc trúng thầu mua thầu Ban Giám đốc phê duyệt (trừ thuốc gây nghiện hướng tâm thần) Hóa chất danh mục hóa chất sử dụng bệnh viện Y cụ vật tư tiêu hao danh mục sử dụng bệnh viện Thuốc, hóa chất, y cụ hàng viện trợ, hàng tặng ĐỐI TƯỢNG THỰC HIỆN Nhân viên kho chẵn có trình độ chun mơn Dược NỘI DUNG QUY TRÌNH 5.1 Kiểm tra, đối chiếu hàng cơng ty giao Thủ kho có trách nhiệm kiểm tra đối chiếu hàng công ty giao với chứng từ giao hàng biên giao nhận, đơn hàng có Biên giao nhận đính kèm xem xét nhập kho (mẫu đính kèm theo SOP này) Tiến hành kiểm tra khoản: Tên sản phẩm, nhà sản xuất Quy cách đóng gói Số lượng Hạn dùng Số lô / Ngày sản xuất Lưu ý điều kiện bảo quản để xếp điều kiện bảo quản Đối với thuốc cứu trợ, hàng tặng: sau tiếp liệu hồn tất thủ tục nhận hàng kiểm tra chất lượng, số lượng trước nhập kho Kiểm tra số lô hàng nhận số lô phiếu kiểm nghiệm hồ sơ trúng thầu: đồng ý nhập, khơng đồng ý nhập công ty giao hàng cung cấp phiếu kiểm nghiệm lơ giao hàng Khi có thay đổi nhà sản xuất, sản phẩm chưa có visa mới, yêu cầu công ty phải dán tờ nhãn phụ ghi rõ số giấy phép nhập lên đơn vị nhỏ sản phẩm 5.2 Phân loại xếp thuốc vào vị trí hướng dẫn quy trình bảo quản thuốc kho 5.3 Cập nhật số liệu vào thẻ kho 5.4 Lưu trữ chứng từ tài liệu liên quan HÌNH THỨC LƯU TRỮ SOP lưu tập hồ sơ SOP Khoa Dược QUY TRÌNH CẬP NHẬT, QUẢN LÝ DỮ LIỆU XUẤT NHẬP HÀNG HĨA TỪ KHO CHẴN QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN BỆNH VIỆN ĐA KHOA TPCT CẬP NHẬT, QUẢN LÝ KHOA DƯỢC DỮ LIỆU XUẤT NHẬP HÀNG HÓA TỪ KHO CHẴN Số: SOP 02.KC Ngày ban hành: Ban hành lần: 01 MỤC ĐÍCH YÊU CẦU Đảm bảo cập nhật liệu nhập kho kịp thời, tên, hàm lượng, quy cách đóng gói, số lượng, giá dựa chưng từ hóa đơn đơn vị cung ứng so với hợp đồng cung cấp Ban Giám đốc phê duyệt Cập nhật đầy đủ, kịp thời liệu xuất kho dựa phiếu xuất kho hợp lệ khoa phịng lầu trại Thống kê số liệu xác, báo cáo kiểm kê theo định kỳ tháng, quý, năm quy định CĂN CỨ PHÁP LÝ Quyết định danh mục trúng thầu, danh mục thuốc thầu, hàng tặng, hàng viện trợ Lãnh đạo bệnh viện phê duyệt Các quy định, quy phạm Ban Giám đốc phê duyệt Trách nhiệm nghĩa vụ mà Ban Lãnh đạo Khoa Dược giao phó PHẠM VI ÁP DỤNG Hàng hóa nhập kho tất thuốc, y dụng cụ hóa chất, bơng băng, film thuộc danh mục trúng thầu mua thầu Ban Giám đốc phê duyệt (trừ thuốc gây nghiện hướng thần) Thuốc, hóa chất, y cụ hàng tặng, hàng viện trợ đồng ý Ban Giám đốc ĐỐI TƯỢNG THỰC HIỆN Nhân viên kế toán kho chẵn có trình độ chun mơn kế tốn Dược Bộ phận tiếp liệu Thủ kho Kế toán theo dõi xuất nhập từ Dược phịng Tài Kế toán Nhân viên phụ trách tổ thống kê Dược NỘI DUNG QUY TRÌNH 5.1 Cập nhật chứng từ nhập kho Kế toán kho chẵn vào chứng từ hóa đơn biên giao hàng có đầy đủ thông tin hợp lệ chữ ký nhận hàng thủ kho để làm văn nhập kho Văn nhập kho in phải có đầy đủ thơng tin (mẫu đính kèm), chữ ký Trưởng khoa (hoặc người ủy quyền ký thay Trưởng khoa), người đặt hàng (tiếp liệu) thủ kho Bản kế toán kho lưu Hai photo văn nhập kho chuyển cho phận tiếp liệu Bộ phận tiếp liệu giữ để làm thủ tục toán để giao cho phận kế tốn theo dõi nhập xuất Dược phịng Tài Kế toán 5.2 Cập nhật chứng từ xuất kho Kế toán kho chẵn vào phiếu xuất kho hợp lệ khoa phòng lầu trại đến lãnh hàng kho chẵn để cập nhật vào máy Phiếu xuất kho hợp lệ phiếu liên (lầu trại giữ liên, kế toán kho chẵn giữ liên liên lại giao cho nhân viên theo dõi xuất từ dược phịng tài kế tốn) có đầy đủ thông tin, chữ ký thủ trưởng đơn vị (Khoa Dược), phụ trách phận nhận hàng, thủ kho người nhận hàng 5.3 Thống kê, báo cáo, lưu trữ Kế toán kho tập hợp số liệu hàng tháng đối chiếu với thủ kho phịng tài kế toán Thực báo cáo kiểm kê định kỳ (quý, năm), báo cáo đột xuất, gửi lên phụ trách phận Thống kê Tổng hợp nơi tập hợp số liệu Khoa Dược Nhân viên kế toán kho quản lý liệu máy, lưu trữ văn nhập kho phiếu xuất kho theo luật định, chịu trách nhiệm tính xác số liệu, bảo quản số liệu theo chế độ mật Người phụ trách phận Thống kê Tổng hợp phải tập hợp, lưu trữ đầy đủ thông tin, liệu báo cáo kế tốn kho theo định kỳ HÌNH THỨC LƯU TRỮ SOP SOP lưu tập hồ sơ SOP Khoa Dược QUY TRÌNH GIAO NHẬN THUỐC GIỮA KHO CHẴN VÀ CÁC KHO TRUNG GIAN QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN BỆNH VIỆN ĐA KHOA TPCT GIAO NHẬN THUỐC GIỮA KHOA DƯỢC KHO CHẴN VÀ CÁC KHO Số: SOP 03.KC Ngày ban hành: TRUNG GIAN Ban hành lần: 01 MỤC ĐÍCH Quy định trách nhiệm, giai đoạn bước phải làm trình cấp phát, lĩnh thuốc từ kho chẵn Đảm bảo việc cấp phát thuốc kho nhanh chóng, kịp thời, thủ tục PHẠM VI ÁP DỤNG Quy trình áp dụng cho trình lĩnh thuốc từ kho chẵn phận kho cấp phát thuốc BHYT, kho lẻ, phòng pha chế thuốc TRÁCH NHIỆM Lãnh đạo Khoa Dược Nhân viên cấp phát thuốc phân công phận kho cấp phát thuốc BHYT, kho lẻ, phòng pha thuốc Dược sĩ phụ trách phận cấp phát BHYT, kho lẻ, phòng pha thuốc Thủ kho kho chẵn Nhân viên thống kê THUẬT NGỮ VÀ ĐỊNH NGHĨA BHYT: bào hiểm y tế SOP (Standard Operating Procedure): quy trình chuẩn NỘI DUNG 5.1 Dược sĩ phụ trách tổ cấp phát thuốc BHYT, kho lẻ, phòng pha thuốc In dự trù thuốc lập trình sẵn từ máy tính Duyệt ký vào sổ lĩnh thuốc 5.2 Thống kê kho chẵn Nhập xuất thuốc từ kho chẵn cho BHYT / kho lẻ / phòng pha thuốc Phiếu xuất kho in thành 5.3 Thủ kho chẵn Cấp phát theo số lượng phiếu xuất kho Thuốc hết số lượng hết hàng phải ghi lý vào sổ Ký vào phiếu xuất kho sổ lĩnh thuốc Kho chẵn lưu phiếu xuất kho, phiếu chuyển cho thống kê BHYT 5.4 Nhân viên phân công lĩnh thuốc Kiểm tra cảm quan thuốc lĩnh, hạn sử dụng thuốc Kiểm tra, đối chiếu số lượng phiếu lĩnh với số lượng phiếu xuất kho số lượng thuốc thực tế Nếu có thay đổi tên thuốc, số lượng báo cho Dược sĩ phụ trách tổ 5.5 Nhân viên thống kê kho trung gian Tiếp nhận phiếu lĩnh phiếu xuất kho nhập vào máy HỒ SƠ Bản SOP gốc lưu Khoa Dược, lưu Phòng Quản lý Chất lượng bệnh viện Bản SOP phát hành cho người thực TÀI LIỆU THAM KHẢO Dược 105/2016/QH13 ngày 06/04/2016 Thông tư số 23/2011/TT-BYT ngày 10/06/2011 Bộ Y tế việc hướng dẫn sử dụng thuốc sở y tế có giường bệnh Thơng tư số 22/2011/TT-BYT ngày 10/06/2011 Bộ Y tế việc quy định tổ chức hoạt động Khoa Dược bệnh viện Thông tư 40/2014/TT-BYT ngày 17/11/2014 Bộ Y tế ban hành hướng dẫn thực danh mmục thuốc tân dược thuộc phạm vi toán quỹ bảo hiểm y tế Quyết định danh mục thuốc trúng thầu Lãnh đạo bệnh viện phê duyệt PHỤ LỤC Phiếu xuất kho Phiếu lĩnh thuốc ... trị tồn kho thuốc Khoa Dược bệnh viện Đa khoa Thành phố Cần Thơ giai đoạn 2017 – 2019 37 3.2 Xây dựng số tồn kho thuốc Khoa Dược bệnh viện Đa khoa Thành phố Cần Thơ giai đoạn 2020 – 2021. .. Thơ giai đoạn 2017 – 2019 Xây dựng số tồn kho thuốc Khoa Dược bệnh viện Đa khoa Thành phố Cần Thơ giai đoạn 2020 – 2021 3 Chương TỔNG QUAN 1.1 Tổng quan tồn kho tồn kho thuốc 1.1.1 Tồn kho 1.1.1.1... định tình hình tìm hiểu số yếu tố ảnh hưởng đến quản trị tồn kho thuốc Khoa Dược bệnh viện Đa khoa Thành phố Cần Thơ giai đoạn 2017 – 2019 57 4.2 Xây dựng số tồn kho thuốc Khoa Dược bệnh