Luận văn làm rõ một số khái niệm liên quan đến các hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp baogồm các hình thức mua hàng; Các loại hình triển khai mua hàng như đầu thầu, chỉ định trực tiếp
Tính cấp thiết của đề tài
Trong nền kinh tế cạnh tranh hiện nay, doanh nghiệp cần nỗ lực không ngừng để khẳng định vị thế, cạnh tranh là yếu tố sống còn Các hình thức cạnh tranh phổ biến gồm giá cả, chi phí sản xuất và hoạt động marketing (quảng cáo, khuyến mãi).
Việt Nam gia nhập WTO tạo ra cạnh tranh gay gắt, đòi hỏi doanh nghiệp xây dựng chiến lược phát triển bền vững, trong đó quản trị chi phí mua hàng là yếu tố then chốt Quản trị mua hàng hiệu quả giảm giá thành sản phẩm, tăng khả năng cạnh tranh Nghiên cứu tại Tân Hiệp Phát cho thấy quản trị mua hàng đóng vai trò quan trọng trong hiệu quả chi phí và chất lượng sản phẩm, nhưng cũng đối mặt thách thức cần giải pháp hoàn thiện.
Vì những lý do nêu trên, tác giả đã chọn đề tài “Hoạt động quản trị mua hàng tại
Công ty TNHH Thương mại – Dịch vụ Tân Hiệp Phát” làm Luận văn Thạc sĩ.
Luận văn này trình bày kiến thức quản trị mua hàng từ lý thuyết và thực tiễn, nhằm định hướng cho người đọc Nghiên cứu khẳng định tầm quan trọng của quản trị mua hàng đối với doanh thu và lợi nhuận doanh nghiệp trong bối cảnh cạnh tranh hiện nay.
Tổng quan tình hình nghiên cứu
Nghiên cứu nước ngoài
Việc mua hàng là khâu quan trọng trong chuỗi cung ứng, một chủ đề được nhiều nhà nghiên cứu, đặc biệt là quốc tế, quan tâm và nghiên cứu sâu rộng.
Nghiên cứu của Rose Opengart (2013) khẳng định hợp tác và học tập giữa các tổ chức trong chuỗi cung ứng tạo lợi thế cạnh tranh Mối quan hệ đối tác không chỉ là giao dịch mà còn là sự hợp tác trong học tập và phát triển kiến thức, điều cần thiết để thích ứng với sự thay đổi liên tục của thị trường toàn cầu và nhu cầu người tiêu dùng ngày càng cao.
Nghiên cứu năm 2006 của Carpineti, Piga và Zanza đề xuất các thiết kế quy trình đấu thầu hiệu quả về chi phí như đấu thầu kín, đấu thầu kết hợp, đấu thầu niêm phong và đấu thầu điện tử, đồng thời phân tích điểm tương đồng và khác biệt trong mua sắm công tại EU dựa trên các yếu tố hợp đồng.
Nghiên cứu trong nước
Nghiên cứu của Lê Đoàn (2013) phân tích thực trạng chuỗi cung ứng tại Mitsuba M-tech Việt Nam, bao gồm các giai đoạn cung ứng, sản xuất, tồn trữ và phân phối, đề xuất giải pháp hoàn thiện hoạt động này dựa trên số liệu hiệu quả quản trị Đây là nghiên cứu đầu tiên về chuỗi cung ứng của công ty, đóng góp quan trọng cho chiến lược phát triển Tuy nhiên, phương pháp nghiên cứu chủ yếu định tính, thiếu kiểm định định lượng.
Nghiên cứu của Phạm Văn Kiệm (2013) cho thấy tăng cường hợp tác song phương và đa phương trong chuỗi cung ứng, tối ưu nguồn lực doanh nghiệp, là giải pháp tối ưu quản trị rủi ro Ba yếu tố then chốt được đề xuất là nguồn lực, mạng lưới và hiệu suất chuỗi cung ứng.
Luận văn này là nghiên cứu đầu tiên phân tích thực trạng quản trị mua hàng tại Công ty TNHH TM-DV Tân Hiệp Phát, một doanh nghiệp gia đình lớn tại Việt Nam, bổ sung vào khoảng trống nghiên cứu về hoạt động này trong bối cảnh các công trình trước đây chưa đề cập.
Mục tiêu, nhiệm vụ và câu hỏi nghiên cứu
Mục tiêu của đề tài
Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động quản trị mua hàng tại Công ty TNHH TM-DV Tân Hiệp Phát.
Nhiệm vụ của đề tài
Phù hợp với mục tiêu nêu trên, Luận văn có những nhiệm vụ cụ thể nhƣ sau:
Quản trị mua hàng bao gồm các khái niệm, tầm quan trọng, vai trò và nội dung chính, đóng vai trò thiết yếu trong hoạt động của doanh nghiệp.
Hai là, nêu thực trạng quản trị hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH TM –
Bài viết phân tích hoạt động quản trị mua hàng của Công ty Tân Hiệp Phát, bao gồm giới thiệu tổng quan công ty, hoạt động mua hàng, các yếu tố ảnh hưởng, và đánh giá thành tựu, tồn tại trong kết quả quản trị mua hàng.
Ba là, đề xuất giải pháp hoàn thiện hoạt động quản trị mua hàng tại Công ty
TNHH TM – DV Tân Hiệp Phát.
Câu hỏi nghiên cứu
Phù hợp với mục tiêu và nghiệm vụ nghiên cứu nhƣ trên, các câu hỏi nghiên cứu trong đề tài bao gồm:
Câu 1: Có những hoạt động quản trị mua hàng nào tại Công ty?
Câu 2: Những yếu tố nào ảnh hưởng đến hoạt động quản trị mua hàng tạiCông ty?
Câu 3: Những giải pháp nào là cần thiết nhằm hoàn thiện hoạt động quản trị mua hàng tại Công ty?
Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi về không gian: Công ty TNHH TM – DV Tân Hiệp Phát.
Nghiên cứu sử dụng dữ liệu thực tế từ năm 2016-2020 của doanh nghiệp, khảo sát năm 2020 và đề xuất giải pháp đến năm 2025.
Luận văn này tập trung phân tích hoạt động quản trị mua hàng và các yếu tố ảnh hưởng đến nó.
Phương pháp nghiên cứu
Nghiên cứu sử dụng dữ liệu thứ cấp từ hai nguồn: tài liệu nội bộ về quy trình mua hàng của công ty (đảm bảo độ chính xác cao) và các bài báo, tạp chí, nghiên cứu khoa học đã được công bố Dữ liệu này tạo nền tảng đáng tin cậy cho phân tích quy trình mua hàng.
Luận văn sử dụng dữ liệu thứ cấp và kết hợp phương pháp so sánh, diễn dịch, quy nạp, tổng hợp để phân tích Kết quả nghiên cứu liên quan cũng được tham khảo để làm rõ các vấn đề.
Bài viết này trình bày phương pháp nghiên cứu định tính, sử dụng quan sát trực tiếp để thu thập dữ liệu về hoạt động và quản trị mua hàng tại công ty.
Nghiên cứu kết hợp cả quan sát có chủ đích, dựa trên kế hoạch của tác giả, và quan sát ngẫu nhiên các hiện tượng phát sinh.
Những đóng góp của đề tài
Khái quát chung và tầm quan trọng về công tác quản trị mua hàng
1.1.1 Lý thuyết chung về quản trị mua hàng
1.1.1.1 Khái niệm về quản trị
Quản trị là yếu tố then chốt cho sự thành công của mọi tổ chức, từ doanh nghiệp, công ty đến quốc gia Mặc dù chưa có định nghĩa thống nhất, quản trị là khái niệm không thể thiếu và được hiểu theo nhiều cách khác nhau.
Theo Mary Parker Follet (1868-1933) định nghĩa: “Quản trị là nghệ thuật đạt được mục đích thông qua người khác”.
Theo Stoner và Robbins, quản trị là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát hoạt động tổ chức để đạt mục tiêu Koontz và O’Donnell nhấn mạnh tầm quan trọng của quản lý trong việc thiết kế và duy trì môi trường làm việc nhóm hiệu quả, hoàn thành nhiệm vụ và mục tiêu.
Theo Herman Stein (1970), quản trị là quá trình xác định và đạt được mục tiêu tổ chức thông qua phối hợp và hợp tác.
Quản trị, theo luận văn này, là quá trình đạt được mục tiêu doanh nghiệp hiệu quả và hiệu suất cao bằng việc phối hợp hoạt động của con người, sử dụng nguồn lực tổ chức, và thực hiện các chức năng hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát.
1.1.1.2 Khái niệm Quản trị mua hàng
Mua hàng (Procurement) là chuỗi hoạt động thu mua nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ để duy trì sản xuất, bao gồm: phân tích nhu cầu, xây dựng tiêu chuẩn, tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp, đàm phán giá và đặt hàng.
Thứ sáu, theo dõi giao hàng Thứ bảy, nghiệm thu và thanh toán.
Theo Laffont và Tirole (1993), mua hàng là quá trình tìm kiếm, thương lượng, và chấp nhận các điều khoản để mua hàng hóa, dịch vụ hoặc công trình từ bên ngoài, thường dựa trên báo giá cạnh tranh hoặc đấu thầu.
Mua hàng là chức năng cốt lõi của tổ chức, bao gồm phát triển chuyên môn, phân tích giá trị, nghiên cứu thị trường nhà cung cấp, đàm phán, quản lý hợp đồng, kiểm soát hàng tồn kho và vận chuyển Theo Cavinato (2010), hoạt động này đảm nhiệm việc mua vật liệu, dịch vụ và thiết bị cần thiết.
Luận văn phân tích quản trị mua hàng như một quy trình tác nghiệp gồm các bước: xác định nhu cầu, tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, theo dõi giao nhận và đánh giá kết quả, nhằm đạt mục tiêu đã đề ra.
1.1.1.3 Các hình thức mua hàng
Mua hàng tập trung hiệu quả cho doanh nghiệp lớn, đặc biệt khi mua số lượng lớn hàng hóa, dịch vụ đồng nhất Đây cũng là hình thức bắt buộc đối với mua sắm tài sản nhà nước theo Thông tư 35/2016/TT-BTC Phương pháp này giảm chi phí, đảm bảo chất lượng và thống nhất tiêu chí mua hàng.
Mua hàng theo ủy thác là hình thức doanh nghiệp ủy quyền cho bên thứ ba mua hàng hoá với danh nghĩa của bên thứ ba, theo điều 155 Luật Thương mại Hợp đồng ủy thác mua bán hàng hoá được thực hiện bằng văn bản, bên nhận ủy thác hưởng thù lao và thực hiện giao dịch theo điều kiện đã thỏa thuận.
Quan hệ ủy thác mua bán hàng hóa được xác lập giữa bên ủy thác (không nhất thiết là thương nhân) và bên nhận ủy thác (phải là thương nhân kinh doanh mặt hàng phù hợp), thực hiện mua bán theo điều kiện thỏa thuận (Điều 156 Luật Thương mại 2005) Bên nhận ủy thác chỉ được quyền mua hoặc bán hàng hóa cụ thể theo ủy quyền Hợp đồng ủy thác (văn bản hoặc hình thức pháp lý tương đương, Điều 159 Luật Thương mại 2005) là hợp đồng dịch vụ, đối tượng là việc mua bán hàng hóa do bên nhận ủy thác thực hiện.
Liên kết thu mua và phân tán tiêu thụ giúp doanh nghiệp nhỏ, vốn ít, cùng hợp lực thu mua nguyên vật liệu giá thấp, tiết kiệm chi phí vận chuyển và các chi phí khác Tuy nhiên, hình thức này cũng tiềm ẩn nhược điểm về chi phí bảo quản, hao hụt và tốc độ thu hồi vốn chậm.
1.1.2 Tầm quan trọng của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp
Quản trị mua hàng tối ưu giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, kiểm soát chất lượng nguyên vật liệu đầu vào với giá cạnh tranh, đảm bảo chất lượng sản phẩm và xây dựng niềm tin khách hàng.
Để tăng doanh thu và lợi nhuận, các doanh nghiệp không chỉ tập trung vào bán hàng mà còn ngày càng chú trọng đến việc kiểm soát chi phí vận hành và quản trị mua hàng hiệu quả.
Quản trị mua hàng hiệu quả tối ưu hóa dòng tiền và quyết định thành công kế hoạch kinh doanh Chi phí nguyên vật liệu chiếm 55-70% doanh thu doanh nghiệp sản xuất và 40% doanh nghiệp dịch vụ, cho thấy quản trị mua hàng kém hiệu quả trực tiếp tác động tiêu cực đến lợi nhuận.
Các yếu tố tác động đến hoạt động quản trị mua hàng của doanh nghiệp
1.2.1.1 Chiến lược mua Đối với mỗi doanh nghiệp, ngoài việc xây dựng quy trình, quy định cụ thể cho nhân viên thực hiện và làm theo thì việc hoạch định chiến lƣợc mua hàng càng đƣợc chú trọng và ƣu tiên vì nó quyết định doanh nghiệp sẽ xây dựng các chính sách mua sắm phù hợp với từng thời điểm, doanh nghiệp sẽ xác định nhu cầu của doanh nghiệp và so sánh với xu hướng của thị trường để có chiến lược mua, đàm phán và thương lượng với NCC phù hợp.
Giám đốc Mua hàng sẽ tham mưu với Ban lãnh đạo để xây dựng chiến lược mua hàng phù hợp từng thời kỳ Chiến lược mua hàng hiệu quả giúp doanh nghiệp chủ động tìm nguồn cung ứng nguyên vật liệu giá tốt, đáp ứng tối đa nhu cầu sản xuất.
Quy trình và quy định rõ ràng giúp doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả công việc nhân viên, đặc biệt trong mua hàng, giảm thiểu rủi ro Tuy nhiên, cần đảm bảo quy trình này thuận tiện, hỗ trợ nhân viên làm việc nhanh chóng và hiệu quả; ngược lại, thiếu quy trình tốt sẽ gây trì trệ và giảm năng suất.
1.2.1.3 Chính sách tồn kho (Safety stock)
Chính sách tồn kho là việc xác định và quản lý lượng sản phẩm, nguyên vật liệu, phụ tùng dự trữ phục vụ sản xuất Khi hàng xuất vượt mức tồn kho an toàn, doanh nghiệp cần áp dụng điểm đặt hàng lại (Reorder point) để duy trì mức tồn kho hợp lý.
Xác định mức tồn kho an toàn tối ưu rất quan trọng để duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh Tồn kho quá thấp gây thiếu nguyên vật liệu, đặc biệt đối với hàng hóa có thời gian giao hàng dài Ngược lại, tồn kho quá cao lại dẫn đến chi phí tăng, giảm hiệu quả kinh doanh.
Nhân lực là tài sản quý giá nhất trong quản lý mua hàng Đội ngũ nhân viên giỏi chuyên môn, đàm phán và thương lượng sẽ đảm bảo chất lượng công việc Nguồn nhân lực yếu kém dẫn đến hiệu quả mua hàng thấp Do đó, cần đào tạo thường xuyên, nâng cao kiến thức chuyên ngành và xây dựng cơ chế chống xung đột lợi ích để tạo đội ngũ mua hàng vững mạnh.
1.2.2 Yếu tố bên ngoài doanh nghiệp
Ngành nghề kinh doanh quyết định chiến lược mua hàng của doanh nghiệp, bao gồm thời điểm, số lượng và phương pháp Doanh nghiệp dịch vụ tập trung vào nguồn nhân lực, vật tư, máy móc phục vụ hoạt động dịch vụ, trong khi doanh nghiệp sản xuất ưu tiên máy móc, trang thiết bị, nguyên vật liệu Đặc biệt, doanh nghiệp sản xuất lớn sẽ tập trung vào các yếu tố có tỷ trọng lớn như máy móc, công nghệ, nguyên vật liệu chính để tối ưu chi phí và lợi nhuận Chọn chiến lược mua hàng phù hợp giúp doanh nghiệp chủ động trong hoạt động kinh doanh.
1.2.2.2 Các quy định của nhà nước đối với ngành hàng Đây cũng là yếu tố tác động đến công tác quản trị mua hàng của doanh nghiệp. Tùy vào ngành nghề mà doanh nghiệp kinh doanh, thường có điều kiện hoặc không có điều kiện, và tùy theo quy định cụ thể của nhà nước, quy định của pháp luật mà doanh nghiệp có chiến lƣợc mua hàng, kinh doanh phù hợp Ngoài ra, đối với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện, ảnh hưởng đến an toàn, an ninh của xã hội như hóa chất nguy hiểm, xăng dầu, khí gas,… nhà nước có quy định số lượng hàng tồn kho tối đa cho mặt hàng đó trong một chu kỳ, và việc này ảnh hưởng đến công tác mua hàng phải có chiến lƣợc mua phù hợp, đầy đủ chứng từ chứng minh xác thực (COA, MSDS, CO/CQ, ) để đảm bảo sự an toàn đối với xã hội, đặc biệt là người thao tác và người sử dụng.
1.2.2.3 Các yếu tố kinh tế, xã hội
Yếu tố kinh tế - xã hội, đặc biệt là đại dịch Covid-19 từ năm 2020, đã tác động mạnh mẽ đến quản trị mua hàng doanh nghiệp Đại dịch gây ra sự gián đoạn toàn cầu trong chuỗi cung ứng, khiến nhiều nhà cung cấp đóng cửa hoặc ngừng sản xuất, dẫn đến trì trệ trong mua hàng và đàm phán Vì vậy, nhà quản trị mua hàng cần linh hoạt, tìm kiếm đối tác mới để đảm bảo nguồn cung nguyên vật liệu, duy trì hoạt động sản xuất.
Khủng hoảng COVID-19 thúc đẩy chuyển đổi số trong quản trị mua hàng, doanh nghiệp chuyển sang mua sắm trực tuyến, giao hàng nhanh và họp trực tuyến Hạn chế tiếp xúc trực tiếp tác động mạnh đến thói quen và văn hóa mua hàng, đòi hỏi doanh nghiệp thích ứng nhanh chóng.
Ý nghĩa của hoạt động mua hàng đối với Tân Hiệp Phát
1.3.1 Giới thiệu chung về Công ty
Với hơn 25 năm kinh nghiệm, THP là tập đoàn nước giải khát hàng đầu Việt Nam, cạnh tranh sòng phẳng với các "ông lớn" quốc tế như Coca-Cola, Pepsi và URC Sản phẩm THP đã xuất khẩu đến nhiều thị trường khó tính như Mỹ, Pháp, Hà Lan, Canada, Hàn Quốc và Singapore.
Tân Hiệp Phát dẫn đầu thị trường nước giải khát tốt cho sức khỏe với các sản phẩm nổi tiếng được người tiêu dùng ưa chuộng như Number 1, Trà xanh Không Độ và Trà thanh nhiệt Dr.
Number 1 cung cấp đa dạng đồ uống giải khát, từ trà sữa Macchiato Không Độ, nước tăng lực vị chanh/dâu, nước ép trái cây Juicie, sữa đậu nành/đậu xanh Soya, nước tinh khiết, nước uống thể thao Active, đến trà Ô Long Không Độ Linh Chi và trà bí đao collagen.
Tân Hiệp Phát mở rộng hoạt động sang lĩnh vực bất động sản từ năm 2018, tích cực đầu tư và đấu thầu quỹ đất tại nhiều tỉnh thành như Đà Nẵng, Vũng Tàu, Côn Đảo và Đồng Nai.
Tân Hiệp Phát đặt mục tiêu trở thành tập đoàn hàng đầu Châu Á về thực phẩm và thức uống Để hiện thực hóa hoài bão này, công ty không ngừng đầu tư, hiện đại hóa dây chuyền sản xuất với nhiều công nghệ tiên tiến bậc nhất thế giới như công nghệ chiết lạnh vô trùng Aseptic và các công nghệ từ châu Âu, Nhật Bản.
THP cam kết sản xuất và kinh doanh các sản phẩm tốt cho sức khỏe người tiêu dùng Châu Á, đạt tiêu chuẩn quốc tế và đáp ứng nhu cầu thị trường, hướng đến trở thành đối tác kinh doanh được ưa chuộng.
Sơ đồ 1.2 Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH TM-DV Tân Hiệp Phát
1.3.2 Tầm quan trọng của hoạt động mua hàng đối với Công ty
Khối Mua Hàng THP đóng vai trò quyết định lợi nhuận công ty, được ví như "tiền đạo" ghi bàn thắng Hoạt động mua hàng không chỉ đáp ứng sản xuất mà còn tối ưu hóa chi phí, mang lại hiệu quả kinh tế cao và ảnh hưởng tích cực đến kết quả kinh doanh Quản trị mua hàng hiệu quả là chìa khóa tạo ra lợi nhuận tối đa cho THP.
Lãnh đạo doanh nghiệp hiện nay đối mặt thách thức lớn trong việc duy trì hiệu quả hoạt động và phát triển bền vững Tăng lợi nhuận đòi hỏi chiến lược hiệu quả gia tăng doanh thu và lợi suất đầu tư, song song với việc tối ưu hóa chi phí vận hành mà không ảnh hưởng đến mở rộng kinh doanh và tầm nhìn dài hạn.
Kiểm soát chi phí quản trị mua hàng rất quan trọng đối với doanh nghiệp vì bộ phận này chịu trách nhiệm tìm kiếm nhà cung cấp, đáp ứng nhu cầu nguyên vật liệu, máy móc, vật tư và dịch vụ, đảm bảo hoạt động liên tục Đây là hoạt động chủ chốt bên cạnh các chi phí cơ sở hạ tầng và lương nhân viên.
Chương 1 trình bày lý thuyết quản trị mua hàng, tạo nền tảng phân tích thực tiễn tại Tân Hiệp Phát Tập đoàn Tân Hiệp Phát, với bộ phận chuyên trách mua hàng theo nhóm/mặt hàng, đã xây dựng quy trình hiệu quả đáp ứng yêu cầu công ty (được phân tích chi tiết ở chương 2).
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TM-DV TÂN HIỆP PHÁT
Tổng quan hoạt động mua hàng của Công ty
2.1.1 Tổng quan về mua hàng
Trong 4 năm gần nhất, từ năm 2016 đến năm 2019, Công ty đã dành nguồn chi phí khá lớn để chi tiêu cho hoạt động mua hàng Cụ thể năm 2016, Công ty đã dành 4.033 tỷ đồng để tiến hành mua sắm hàng hóa, máy móc thiết bị, nguyên vật liệu, … Năm 2017 là 3.668 tỷ đồng, năm 2018 là 4.426 tỷ đồng và năm 2019 có tổng chi tiêu là 4.322 tỷ đồng.
Bảng 2.1: Tổng chi tiêu cho hoạt động mua hàng của THP giai đoạn 2016 2019
(Nguồn: Bộ phận Kế toán của THP)
Phân tích tổng chi tiêu của Công ty trong 4 năm từ năm 2016 đến năm 2019, chúng ta có thể thấy đƣợc:
Năm 2016, chi phí MRO và đầu tư máy móc thiết bị tăng mạnh do Công ty đầu tư dây chuyền Aseptic hiện đại của Ý, khẳng định tham vọng trở thành tập đoàn hàng đầu Châu Á về thực phẩm và thức uống.
Chi phí marketing của công ty trung bình 634 tỷ đồng/năm, tăng cao hơn mức trung bình vào năm 2017 (656 tỷ) và 2018 (676 tỷ) do đầu tư mạnh truyền thông (tài trợ chương trình truyền hình, bảng hiệu cửa hàng) để khắc phục ảnh hưởng tiêu cực từ "scandal con ruồi" năm 2015.
Năm 2019, chi phí mảng Dịch vụ Doanh nghiệp tăng đột biến lên 452 tỷ đồng (gấp 183% so với mức trung bình 4 năm trước là 246,75 tỷ đồng), do đầu tư mạnh vào nhân sự, đào tạo và các chứng nhận quốc tế như giải Vàng Chất lượng Quốc gia, chuẩn FDA, và chứng nhận Halal để mở rộng thị trường xuất khẩu sang Mỹ, EU và các nước Hồi giáo.
Chi phí nguyên vật liệu chiếm 50% tổng chi phí mua hàng của công ty, đạt hơn 2.000 tỷ đồng mỗi năm Do ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm và chi phí sản xuất, công ty ưu tiên xây dựng hợp đồng chiến lược với các nhà cung cấp Các hợp đồng này được đấu thầu công khai, minh bạch sau khi hết hạn, đảm bảo chất lượng và khả năng cung ứng.
Biểu đồ 2.1: Tổng chi tiêu mua hàng trong giai đoạn 2016 - 2019
Tổng chi tiêu mua hàng của Tân Hiệp Phát từ năm 2016 đến năm 2019
Tổng chi tiêu (Đơn vị: tỷ đồng)
(Nguồn: Tài liệu nội bộ THP)
2.1.2 Tổng quan về nhân sự mua hàng của Công ty
Khối Mua Hàng của Tân Hiệp Phát gồm 6 bộ phận: Tìm Nguồn (đảm bảo chất lượng và số lượng nguồn hàng), Mua hàng theo thời điểm (Adhoc), Mua hàng chiến lược (hàng hóa/dịch vụ chu kỳ, tần suất cao, chi tiêu lớn), Mua hàng vận hành (quản lý đơn hàng, hợp đồng, nghiệm thu, thanh toán), Quản lý mối quan hệ NCC (SRM), và Mua và vận hành dịch vụ tiếp thị (dịch vụ truyền thông truyền thống và không truyền thống).
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức khối Mua hàng
Chi tiết cơ cấu nhân sự trong hoạt động mua hàng của Công ty Tân Hiệp Phát được thể hiện như bảng bên dưới:
Bảng 2.2 Tổng quan cơ cấu nhân sự Khối Mua Hàng
TT Chức danh Số Trình độ Phạm vi công việc chung lƣợng
- Hoạch định chiến lƣợc MBA/ - Quản trị rủi ro
Giám đốc Mua Đại học - Quản lý nhân sự
1 1 trở lên - Xây dựng quy trình
Hàng ngành - Báo cáo hoạt động chung
Kinh Tế - Chịu trách nhiệm chung cho toàn bộ hoạt động mua hàng
Thƣ ký Giám Cao - Hành chính, văn thƣ
2 đốc Mua Hàng 1 đẳng/ Đại - Hậu cần học trở lên
- Xây dựng chiến lƣợc phát triển cho bộ phận phụ trách
3 Trưởng phòng 6 Đại học - Điều phối và kiểm soát công việc Mua Hàng trở lên của bộ phận phụ trách
- Báo cáo & chịu trách nhiệm kết quả hoạt động của bộ phận phụ trách
- Thực hiện công việc chuyên môn
4 Chuyên viên 20 Đại học theo từng bộ phận
Mua Hàng trở lên - Xây dựng định hướng cho nhóm ngành phụ trách
Cao - Thực hiện công việc chuyên môn
5 Nhân viên mua 26 đẳng/Đại theo từng bộ phận hàng học trở - Báo cáo công việc đến cấp trên trực lên tiếp
Phân tích thực trạng hoạt động quản trị mua hàng tại Công ty
2.2.1 Phân tích các hoạt động trước mua hàng
Doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp lớn, ngày nay rất chú trọng xác định nhu cầu và phân tích hoạt động mua hàng để dự báo xu hướng thị trường, xây dựng chiến lược mua hàng hiệu quả, bao gồm dự báo nhu cầu, ngân sách, và lựa chọn nhà cung cấp.
Tân Hiệp Phát nhận thức rõ tầm quan trọng của hoạt động tiền mua hàng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả toàn bộ quy trình Thiếu kế hoạch, dự toán ngân sách và nguồn cung ứng chất lượng sẽ gây hậu quả nghiêm trọng Hoạt động tiền mua hàng bao gồm [liệt kê các hoạt động nếu có trong bài gốc].
Kế hoạch dự báo nhu cầu giúp hạn chế chi tiêu vượt quá ngân sách được duyệt Bộ phận tìm nguồn sẽ đánh giá, phân tích nhu cầu và xây dựng chiến lược mua hàng hiệu quả cho từng ngành hàng, mặt hàng.
2.2.1.1 Dự báo nhu cầu (Planning) Đây là mắc xích quan trọng trong chuỗi cung ứng, với chức năng là dựa vào sản lượng bán ra, phân tích các yếu tố nội tại và dự báo nhu cầu thị trường, từ đó đƣa ra các yêu cầu mua hàng về nguyên vật liệu, vật tƣ phục vụ sản xuất, hoạt động của Công ty phù hợp Công tác dự báo nhu cầu và hoạch định tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp hiệu quả chi phí về tồn kho, nếu không tốt sẽ gây ra tình trạng thiếu hụt hàng hóa hoặc dƣ thừa để sản xuất, lãng phí và kém hiệu quả cho doanh nghiệp.
Tân Hiệp Phát hiện đang ứng dụng hệ thống lập kế hoạch yêu cầu nguyên vật liệu (MRP) để dự báo nhu cầu Hiệu quả của MRP phụ thuộc hoàn toàn vào độ chính xác dữ liệu đầu vào; dữ liệu sai lệch dẫn đến dự báo không chính xác.
Bộ phận Kế hoạch (thuộc Khối Hậu cần) chịu trách nhiệm dự báo nhu cầu nguyên vật liệu và lập kế hoạch sử dụng, cung cấp FC (Forecast) định kỳ cho phòng Mua hàng để lên kế hoạch tìm nguồn, thu mua hiệu quả.
2.2.1.2 Xây dựng ngân sách (Budget) Đây là công việc phân tích, đánh giá và đƣa ra dự báo về ngân sách, trong khái niệm mua hàng, việc hoạch định ngân sách là việc xây dựng và lập hạn mức chi tiêu của từng bộ phận, nhằm hạn chế tối đa chi phí của bộ phận vƣợt quá ngƣỡng mà doanh nghiệp cho phép Ở Tân Hiệp Phát, việc thiết lập ngân sách cho các bộ phận thường được xây dựng từ mỗi đầu năm tài chính và do bộ phận kế toán quản trị (MA) chuyên trách thực hiện phân tích và phân bổ phù hợp Bất kỳ khoản chi tiêu nào vƣợt quá ngân sách cho phép phải đƣợc giải trình đến các cấp lãnh đạo của doanh nghiệp để hạn chế rủi ro và hiệu quả về mặt chi phí.
Cơ cấu cũ của Tân Hiệp Phát khiến nhân viên mua hàng kiêm nhiệm tìm nguồn cung ứng, gây thiếu hiệu quả trong hoạt động mua hàng.
Xây dựng bộ phận tìm nguồn cung ứng giúp doanh nghiệp khai thác tối đa tiềm năng thị trường luôn vận động, tiếp cận nhà cung ứng mới chất lượng cao, giá cạnh tranh, khắc phục tình trạng năng lực cung ứng không hiệu quả.
Doanh nghiệp hạn chế phát triển nhà cung ứng mới do nhân viên mua hàng dựa trên thói quen sử dụng nhà cung ứng cũ Việc tìm kiếm nhà cung ứng mới chỉ xảy ra khi có nhu cầu mới.
Phương pháp lựa chọn nhà cung cấp (NCC) truyền thống dễ dẫn đến sự chủ quan của nhân viên mua hàng, gây thiếu hiệu quả, khó kiểm soát chi phí và phụ thuộc nhiều vào yếu tố cảm tính Việc này ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả mua hàng của doanh nghiệp.
Thiếu quản lý chặt chẽ nguồn cung, doanh nghiệp đối mặt nguy cơ vi phạm đạo đức kinh doanh do nhân viên tự quyết định giao dịch với nhà cung cấp, dẫn đến móc ngoặc và hạn chế phát triển mạng lưới nhà cung cấp.
Tân Hiệp Phát đã tái cấu trúc khối mua hàng, bố trí bộ phận tìm nguồn trước giai đoạn mua hàng, đảm bảo chất lượng tốt với chi phí cạnh tranh và các giá trị đạo đức kinh doanh được NCC đồng thuận Khác với đa số doanh nghiệp không phân biệt rõ mua hàng và tìm nguồn, Tân Hiệp Phát chú trọng tìm kiếm NCC đáp ứng các chỉ tiêu và kỳ vọng của doanh nghiệp Chiến lược “Win-Win” được Tân Hiệp Phát áp dụng nhằm xây dựng mối quan hệ hợp tác bền vững với nhà cung cấp, khẳng định tầm quan trọng của NCC đối với hoạt động kinh doanh.
Cơ cấu nhân sự thuộc hoạt động trước mua hàng:
Trưởng bộ phận tìm nguồn (1 người) quản lý toàn bộ hoạt động, xây dựng hệ thống nhà cung cấp (NCC) cho mọi ngành hàng, lập kế hoạch tìm nguồn (Sourcing plan) để phát triển NCC chiến lược, đảm bảo đủ NCC cạnh tranh về chất lượng, giá cả Bộ phận cần cập nhật xu hướng thị trường và thông tin NCC (Vendor Master Data) để tối ưu chiến lược và duy trì hệ thống thông tin chính xác, kịp thời.
Chuyên viên tìm nguồn (3 người) chịu trách nhiệm tìm nguồn cung ứng nguyên vật liệu, trang thiết bị, vật tư sửa chữa và dịch vụ, đảm bảo hoàn thành đúng yêu cầu, đúng hạn Họ cũng xây dựng và đề xuất các cải tiến để nâng cao chất lượng dịch vụ, đáp ứng nhu cầu khách hàng.
Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động quản trị mua hàng của Công ty
2.3.1 Các yếu tố bên trong
Công ty liên tục cải tiến quy trình và kiểm soát hoạt động quản trị mua hàng để đảm bảo hệ thống vận hành hiệu quả Các yếu tố nội bộ, như quy trình và quản lý, có ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động này.
Chiến lược mua hàng của công ty được xây dựng dựa trên hai loại: mua hàng chiến lược (80%) và mua hàng theo thời điểm (20%), phân chia rõ chức năng, quyền hạn và nhiệm vụ cho từng bộ phận Công ty tập trung ký kết hợp đồng dài hạn với đối tác chiến lược cho nguyên vật liệu chính (đường, hạt nhựa, giấy, hương liệu…) có chi phí lớn Đối với các mặt hàng phụ trợ, công ty ưu tiên giá cạnh tranh, đáp ứng yêu cầu kỹ thuật, và tránh phụ thuộc nhà cung cấp duy nhất.
Công ty áp dụng quy trình mua hàng chặt chẽ, hỗ trợ bởi hệ thống mạng hiện đại Đấu thầu mở được áp dụng cho gói thầu trên 300 triệu đồng, đảm bảo giá cạnh tranh Hàng hóa từ 50-300 triệu sử dụng đấu thầu điện tử Công ty thường xuyên rà soát, cải tiến quy trình dựa trên phản hồi nhân viên để tối ưu hiệu quả hoạt động và tránh kìm hãm sự phát triển.
Chính sách tồn kho tại Tân Hiệp Phát đảm bảo hoạt động sản xuất xuyên suốt và hiệu quả chi phí bằng cách quy định mức tồn kho an toàn cho nguyên vật liệu, phụ tùng thay thế Mức tồn kho này dựa trên tầm quan trọng, mức độ ảnh hưởng của thiếu hụt hàng hóa và lượng tiêu thụ thực tế Khi tồn kho xuống dưới mức an toàn, hệ thống tự động gửi yêu cầu đặt hàng, đảm bảo cung cấp nguyên vật liệu kịp thời Công ty đã xây dựng hệ thống này.
Quản lý hàng tồn kho được chia thành hai bộ phận: Quản lý tài sản chịu trách nhiệm về hàng MRO và bộ phận Planning quản lý nguyên vật liệu.
Yếu tố con người, đặc biệt là nhận thức, trình độ và kinh nghiệm của nhân viên mua hàng, đóng vai trò quan trọng trong quyết định mua, trực tiếp tác động đến hiệu quả chi phí Nguồn nhân lực chất lượng cao là yếu tố then chốt cho hoạt động quản trị hiệu quả và quyết định mua tối ưu của công ty.
Với 54 nhân sự trong bộ phận mua hàng, công ty thể hiện quy mô và tầm nhìn lớn Cơ cấu tổ chức hợp lý, khoa học cùng văn hoá tích cực đã tạo nên đội ngũ nhân viên mạnh mẽ, gắn kết và hiệu quả.
Biểu đồ 2.2: Cơ cấu nhân sự của phòng mua hàng giai đoạn
2018 – 2020, dữ liệu cuối kỳ báo cáo
(Nguồn: Tài liệu phòng Nhân sự THP)
Số lượng nhân viên phòng Mua hàng tăng từ 45 (2018) lên 54 (2020), phản ánh sự mở rộng kinh doanh của công ty, đặc biệt với bộ phận Tìm nguồn và Mua hàng Bất động sản Để đáp ứng sự phát triển này, công ty cần đào tạo, đánh giá năng lực và xây dựng lộ trình nghề nghiệp cho nhân viên, nhằm nâng cao hiệu quả và sự gắn bó.
2.3.2 Các yếu tố bên ngoài
Chiến lược mua hàng và quản trị công ty chịu tác động lớn từ yếu tố ngoại cảnh Đại dịch Covid-19 gây ảnh hưởng nặng nề toàn cầu, làm đóng cửa nền kinh tế nhiều nước và đình trệ thương mại, minh chứng tầm quan trọng của yếu tố ngoại cảnh như dịch bệnh và biến động kinh tế.
Ngành nghề kinh doanh, cụ thể là sản xuất nước giải khát (FMCG), đòi hỏi hệ thống quản trị mua hàng chặt chẽ, đảm bảo dự phòng nguyên vật liệu quan trọng để duy trì sản xuất liên tục và hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn.
Chính sách, quy định nhà nước, đặc biệt là hạn ngạch nhập khẩu (ví dụ đường theo Thông tư 23/2019/TT-BCT), và biểu thuế nhập khẩu, ảnh hưởng trực tiếp đến quản trị mua hàng và chi phí, nhất là đối với doanh nghiệp nhập khẩu máy móc, phụ tùng và nguyên vật liệu từ nước ngoài.
Đại dịch Covid-19 và các biện pháp giãn cách xã hội đã tác động mạnh đến kinh tế - xã hội, gây gián đoạn hoạt động sản xuất kinh doanh, ảnh hưởng đến chuỗi cung ứng và nhu cầu thị trường Doanh nghiệp cần xây dựng chiến lược ngắn hạn, dự báo nhu cầu, điều chỉnh hàng tồn kho để đảm bảo duy trì sản xuất và đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng trong tình hình bất định.
2.4 Đánh giá chung về hiệu quả của hoạt động quản trị mua hàng tại Công ty 2.4.1 Đánh giá chung
Tân Hiệp Phát, với tham vọng trở thành doanh nghiệp Top 10 Châu Á về thực phẩm và thức uống, đã xây dựng hệ thống quản trị mua hàng hiệu quả, hỗ trợ tối ưu hoạt động sản xuất và kinh doanh Tuy nhiên, để đạt mục tiêu này, công ty cần tiếp tục nỗ lực cải thiện, khắc phục những tồn tại hiện nay nhằm đảm bảo nguồn cung chất lượng cao và cạnh tranh.
2.4.2 Những thành tựu đạt đƣợc
Một số thành công mà hoạt động quản trị mua hàng của Công ty Tân HiệpPhát đạt đƣợc đó là:
Xây dựng hệ thống quy trình, quy định quản trị mua hàng minh bạch, hiệu quả, có cơ chế kiểm soát chéo giữa các bộ phận để đảm bảo công khai.
Công ty đã tái cấu trúc phòng Mua Hàng thành ba bộ phận riêng biệt: Tìm nguồn, Mua hàng và Sau mua hàng, nhằm giảm thiểu xung đột lợi ích và tham nhũng Bộ phận Tìm nguồn sẽ kiểm tra và đánh giá năng lực nhà cung cấp (NCC) trước khi cho phép bộ phận Mua hàng tiến hành giao dịch Mọi NCC mới đều phải được bộ phận Tìm nguồn duyệt trước khi được phép hợp tác.
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TM DV TÂN HIỆP PHÁT
Những thuận lợi và khó khăn của Công ty Tân Hiệp Phát trong hoạt động quản trị mua hàng
Tân Hiệp Phát, với hơn 25 năm kinh nghiệm, đã trở thành doanh nghiệp hàng đầu ngành nước giải khát Việt Nam, đặc biệt là mảng trà không gas Để đạt được điều này, công ty liên tục nâng cấp hệ thống quản trị Hướng tới mục tiêu trở thành tập đoàn hàng đầu châu Á về thực phẩm và thức uống, Tân Hiệp Phát tập trung vào quản trị mua hàng, yếu tố then chốt ảnh hưởng đến chi phí và chất lượng sản phẩm.
Công ty đã áp dụng thành công các quy trình mua hàng tiên tiến quốc tế nhờ nguồn tài chính mạnh và đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm Việc phân tích và triển khai thực tế đã giúp công ty hòa nhập với quy trình và quy định quốc tế.
Phòng mua hàng quy tụ 52 nhân sự trẻ, năng động, trung bình 34 tuổi, 100% tốt nghiệp đại học trở lên.
Chính sách kế thừa đội ngũ quan trọng giúp động viên, phát triển nhân viên, thúc đẩy tích lũy kinh nghiệm, học hỏi và phát triển không ngừng 100% nhân viên được lập kế hoạch phát triển cá nhân (IDP).
100% nhân viên được hỗ trợ lập Kế hoạch Phát triển Cá nhân (IDP) và Lộ trình Nghề nghiệp (Career Roadmap), giúp xác định điểm mạnh, yếu và định hướng phát triển, chuẩn bị kế thừa vị trí quản lý.
Hệ thống quản trị mẫu hợp đồng chuẩn hóa với nhà cung cấp (NCC) giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý trong quá trình ký kết hợp đồng mua hàng, bảo vệ hoạt động quản trị mua hàng hiệu quả.
Tân Hiệp Phát đã triển khai hệ thống quản lý mua hàng tiên tiến SAP, tích hợp đấu thầu điện tử E-bidding trên website, giúp nhà cung cấp (NCC) dễ dàng tham gia chào thầu trực tuyến Hệ thống website công ty cũng hỗ trợ NCC mới đăng ký thông tin, mở rộng cơ hội hợp tác Việc này được thực hiện nhờ sự hỗ trợ của bộ phận ICS và sự phát triển vượt bậc của công nghệ thông tin.
Mặc dù sở hữu nhiều ưu điểm, hoạt động quản trị mua hàng của Tân Hiệp Phát vẫn đối mặt với một số thách thức.
Hoạt động quản trị mua hàng chịu tác động mạnh mẽ từ yếu tố kinh tế - xã hội, đòi hỏi sự thích ứng nhanh nhạy và chiến lược phù hợp Đại dịch SARS-CoV-19 là minh chứng rõ nét, với việc gián đoạn giao hàng và phản hồi chậm từ nhà cung cấp, gây ảnh hưởng tiêu cực đến quản trị mua hàng.
Thứ hai, một số loại nguyên vật liệu thảo dƣợc dùng sản xuất trà thảo mộc Dr.
Ngành Thanh có tính thời vụ, đòi hỏi chiến lược mua hàng tối ưu để tận dụng lợi thế mùa vụ, giảm thiểu rủi ro, đảm bảo nguồn nguyên liệu sạch, sản xuất liên tục và đáp ứng kế hoạch phát triển.
Quy trình mua hàng hiện tại của công ty rườm rà, nhiều thủ tục giấy tờ và chồng chéo, gây khó khăn cho nhân viên, dẫn đến xử lý nhiều vấn đề phát sinh ngoài quy trình, làm mất thời gian.
Công ty đang mở rộng kinh doanh sang bất động sản, đòi hỏi phòng mua hàng thực hiện các giao dịch mua hàng theo quy trình hiện hành Tuy kinh doanh bất động sản không mới, kinh nghiệm quản trị mua hàng của công ty trong lĩnh vực này còn hạn chế, đặt ra nhiều thách thức cho đội ngũ.
Phòng mua hàng thiếu ổn định nhân sự, dẫn đến tình trạng thiếu hụt và thay đổi nhân viên liên tục Điều này gây tốn kém thời gian và công sức đào tạo lại, khiến nhân viên cũ quá tải và ảnh hưởng hiệu quả công việc.
Khối mua hàng hiện chia nhỏ hoạt động thành các bộ phận riêng biệt (trước, trong, sau mua hàng), dẫn đến thiếu liên kết, hiểu nhầm và thông tin truyền đạt không đầy đủ, gây cản trở sự phối hợp nhanh chóng và hiệu quả.
Công việc mua hàng hiện tại thiếu kế hoạch, dẫn đến hoạt động không hiệu quả và khó kiểm soát Nhân viên thực hiện theo thói quen, chưa đáp ứng tốt nhu cầu từng dự án.
Các giải pháp hoàn thiện cho hoạt động quản trị mua hàng tại Công ty
Luận văn đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả quản trị mua hàng tại công ty, dựa trên phân tích thực trạng hiện tại.
3.2.1 Nhóm giải pháp về thực trạng hoạt động quản trị mua hàng
Nâng cao hiệu quả hoạt động phòng mua hàng bằng cách tăng cường phối hợp nội bộ giữa các bộ phận tìm nguồn, mua hàng và điều hàng Cơ chế này đảm bảo thông tin chính xác, phục vụ nhanh chóng cả khách hàng nội bộ (các phòng ban, kế toán, nghiệm thu) và khách hàng bên ngoài (nhà cung cấp, nhà phân phối).
Ban hành quy định chung về yêu cầu mua hàng, chuẩn hóa thông tin bằng câu hỏi bắt buộc, đảm bảo đầy đủ, chính xác và cần thiết Việc này giúp phòng Mua hàng xử lý nhanh chóng, đúng tiến độ, đáp ứng kịp thời nhu cầu hàng hóa/dịch vụ.
Ba là, mặc dù Công ty đặt ra định mức về hiệu quả chi phí để bộ phận Mua
Việc tính toán hiệu quả chi phí và mức thưởng cho nhân viên mua hàng vẫn chưa được thống nhất, gây khó khăn trong việc ban hành và thực thi chính sách Do đó, cần thiết phải triển khai phương pháp tính toán hiệu quả này để đo lường hiệu quả hoạt động và thúc đẩy nhân viên làm việc tốt hơn.
Bộ phận Mua hàng thời điểm (Adhoc) hiện quá tải với nhu cầu MRO, dự án, POSM, ICS, dẫn đến hiệu quả mua hàng giảm và tồn đọng tăng Để khắc phục, cần xây dựng nhóm hàng chiến lược, chuyển sang mua hàng chiến lược và ký kết hợp đồng nguyên tắc về giá, nhằm giảm tải cho nhóm Adhoc và nâng cao hiệu quả quản trị mua hàng.
3.2.2 Nhóm giải pháp về các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động quản trị mua hàng
Công ty cần chiến lược ngắn hạn để giảm thiểu rủi ro kinh tế-xã hội ảnh hưởng đến sản xuất kinh doanh Đồng thời, cần có kế hoạch đảm bảo nguồn cung ứng nguyên vật liệu, đặc biệt là nguyên liệu thời vụ như thảo dược cho trà Dr Thanh, để duy trì sản xuất và phát triển bền vững.
Rà soát toàn bộ quy trình mua hàng, đánh giá ưu điểm, nhược điểm và cải tiến quy trình hiện tại Cần chú trọng các quy trình liên quan như lập nhu cầu, kế hoạch dự án, thanh toán, nghiệm thu để tối ưu hoạt động liên phòng ban (Kế hoạch – Mua hàng – Kế toán), đảm bảo kiểm soát hiệu quả.
Để giảm thiểu rủi ro trong công tác mua hàng, đặc biệt với lĩnh vực bất động sản mới, công ty cần tăng cường đào tạo nghiệp vụ chuyên môn cho nhân viên mua hàng, cập nhật kiến thức về xuất nhập khẩu, các thông tư, chính sách mới và luật thương mại, đầu tư Việc này đặc biệt quan trọng khi nhân viên tham gia các dự án bất động sản và ký kết hợp đồng với nhà cung cấp.
Phòng mua hàng thiếu hụt nhân sự nghiêm trọng, gây áp lực cho nhân viên hiện tại Để khắc phục, cần tăng cường quản trị tuyển dụng, xây dựng cơ chế kiểm soát chặt chẽ, lập kế hoạch chi tiết, và phối hợp hiệu quả với bộ phận nhân sự (HR) để đáp ứng kịp thời nhu cầu tuyển dụng.
Để nâng cao hiệu quả quản lý và kiểm soát công việc, cần xây dựng hệ thống lập kế hoạch, theo dõi và báo cáo công việc chặt chẽ Đề xuất sử dụng trang nội bộ công ty làm nền tảng lập kế hoạch, cho phép nhân viên theo dõi, điều chỉnh kế hoạch và báo cáo thường xuyên (hàng ngày hoặc hàng tuần) với sự hỗ trợ từ cấp trên Hệ thống này giúp tăng cường tính làm chủ công việc và giám sát hiệu quả.
Quản lý cần thường xuyên nắm bắt nguyện vọng nhân viên để hiểu tâm tư, tình cảm, từ đó đưa ra giải pháp quản trị hiệu quả Trao đổi trực tiếp định kỳ giữa quản lý và nhân viên giúp nắm bắt công việc, khó khăn của nhân viên, hỗ trợ kịp thời.
Ngoài ra, Công ty cần duy trì và tiếp tục thực hiện những giải pháp sau để hoạt động quản trị mua hàng ổn định và phát triển:
Công ty cần tăng cường quản trị và phát triển hệ thống nhà cung cấp chiến lược, đảm bảo nguồn cung ổn định và cạnh tranh Đồng thời, tích cực tìm kiếm nguồn cung mới để giảm rủi ro độc quyền và duy trì lợi thế giá cả.
Công ty tiếp tục xây dựng văn hóa phản hồi từ nhà cung cấp, nhà phân phối và đối tác, thu thập ý kiến về quy trình, quy định hoạt động Phản hồi tích cực giúp công ty đa chiều hóa vấn đề, cải tiến hoạt động và hoàn thiện quản trị mua hàng.
Nhà mua hàng chủ động tham vấn lãnh đạo về các thay đổi chính sách, luật, và thông tư ảnh hưởng đến hoạt động mua nguyên vật liệu, xuất nhập khẩu, đề xuất giải pháp giảm thiểu tác động tiêu cực và tận dụng cơ hội kinh doanh, giảm chi phí Điều này giúp lãnh đạo xây dựng chiến lược và cơ chế mua hàng hiệu quả.
Đề xuất các chiến lƣợc xây dựng và phát triển Mua Hàng cho Công ty THP
Bài viết phân tích thực trạng quản trị mua hàng hiện tại và đề xuất chiến lược phát triển công tác này trong 5 năm tới cho công ty.
Công ty cần xây dựng các vùng nguyên liệu chiến lược để đảm bảo nguồn nguyên vật liệu ổn định cho sản xuất, đặc biệt là cho các sản phẩm chủ lực như Trà Thảo mộc Dr Thanh và Trà xanh không độ Do tính mùa vụ của một số nguyên liệu (trà xanh, la hán quả, sương sáo, hoa cúc…), việc đầu tư phát triển vùng nguyên liệu chuyên canh trên quỹ đất hiện có sẽ giúp chủ động nguồn cung, tối ưu quản trị mua hàng và tăng sức mạnh đàm phán với nhà cung cấp.
Bài viết tập trung vào việc xây dựng, nâng cấp và phát triển hệ thống quản trị mua hàng để đáp ứng quy mô và tầm nhìn ngày càng mở rộng của doanh nghiệp.
Công ty đặt mục tiêu trở thành công ty hàng đầu Châu Á về thực phẩm và thức uống Trong kỷ nguyên 4.0, việc áp dụng công nghệ thông tin vào quản trị mua hàng là tối quan trọng, đòi hỏi nâng cao kiến thức nhân viên và xây dựng hệ thống quản lý hiện đại Ví dụ, hệ thống RFQ tự động (SAP/Ariba) giúp tự động hóa việc gửi yêu cầu chào giá, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả, chuyển đổi quy trình thủ công sang tự động.
Công ty đang mở rộng kinh doanh sang lĩnh vực bất động sản trong 5-10 năm tới, đòi hỏi đội ngũ quản trị mua hàng phải chuẩn bị nguồn lực (nhân sự, kỹ năng) để đáp ứng nhu cầu đặc thù của mảng mới này Các nhà quản trị cần xây dựng đội ngũ chuyên môn bất động sản, tìm kiếm nhà cung cấp chiến lược, và xây dựng quy trình mua hàng riêng cho mảng này Để giải quyết vấn đề thiếu nhân sự, bộ phận nhân sự cần tăng cường tuyển dụng cả nội bộ (xây dựng lộ trình phát triển nghề nghiệp) và ngoại bộ (tìm kiếm kênh tuyển dụng phù hợp).
Công nghệ cô đặc giúp Dr.Thanh tận dụng tối đa nguồn nguyên liệu thảo mộc mùa vụ, mua hàng giá cạnh tranh khi sản lượng cao điểm Nguyên liệu được bảo quản chất lượng, đáp ứng sản xuất liên tục, khắc phục khó khăn về tính mùa vụ và chi phí cao trong mùa thấp điểm Đây là giải pháp tối ưu cho sản xuất trà thảo mộc và các sản phẩm từ nguyên liệu thiên nhiên.
Năm nay, cải tiến quy trình mua hàng tập trung vào tiêu chí cụ thể cho từng nhóm hàng, không chỉ tối ưu hóa các bước thực hiện và quy định mà còn đảm bảo tính nhất quán cho toàn bộ quá trình.
Để tối ưu quy trình mua hàng, bộ phận Quản lý tài sản, QA/QC và Mua hàng cần thiết lập tiêu chí chung cho từng nhóm mặt hàng, bao gồm nội dung bắt buộc, số lượng đặt hàng tối thiểu và thời gian giao hàng tối đa Việc này đòi hỏi xây dựng bảng câu hỏi đánh giá tính cần thiết của mỗi yêu cầu mua hàng trước khi thực hiện.
Nhân viên Mua hàng Adhoc cần phân tích ít nhất ba nhóm hàng mỗi quý về số lượng, tần suất và tổng giá trị đặt hàng để đề xuất hợp đồng chiến lược, chuyển dần các hạng mục mua theo thời điểm sang mua chiến lược Mục tiêu là đạt cấu trúc 80% mua chiến lược và 20% mua theo thời điểm, tối ưu hiệu quả hoạt động và chi phí, hỗ trợ mục tiêu chiến lược công ty khi phân chia bộ phận Mua hàng.
Bài viết đề xuất giải pháp hoàn thiện quản trị mua hàng tại công ty, dựa trên phân tích thực trạng chương 2 Giải pháp tận dụng ưu điểm hiện có như quy trình mua hàng tiên tiến, đội ngũ trẻ năng động, và hệ thống nhà cung cấp chất lượng, đồng thời khắc phục hạn chế, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động mua hàng.
Truyền thống, lựa chọn nhà cung cấp (NCC) dựa trên giá, tốc độ, chất lượng và dịch vụ Tuy nhiên, hiện nay, quản trị mua hàng được coi là yếu tố ảnh hưởng quan trọng đến hoạt động doanh nghiệp.
Quản trị mua hàng hiệu quả là yếu tố then chốt cho mọi doanh nghiệp, trực tiếp tác động đến chi phí, lợi nhuận và hoạt động sản xuất kinh doanh Chất lượng nguyên vật liệu, thời gian giao hàng đều ảnh hưởng bởi công tác mua hàng Do đó, quản trị mua hàng tốt giúp tiết kiệm chi phí và mang lại nhiều lợi ích.
Tân Hiệp Phát đã xây dựng hệ thống quản trị mua hàng chuyên nghiệp, hội nhập quốc tế, với các bộ phận (tìm nguồn, mua hàng, điều hàng, quản lý NCC) hoạt động tách biệt, quy trình rõ ràng, giúp tăng năng suất, giảm rủi ro và tạo uy tín với đối tác, nhà cung cấp.
Công ty sở hữu hệ thống quản trị mua hàng hiện đại như SAP và online form, cùng quy trình rõ ràng, nhà cung cấp chất lượng và giá cả cạnh tranh Tuy nhiên, hoạt động mua hàng còn hạn chế về sự phối hợp giữa các phòng ban, gây chậm trễ nếu thiếu người hoặc xử lý chậm Do đó, cần cải thiện quy trình liên bộ phận để rút ngắn thời gian và thủ tục, đồng thời khuyến khích nhân viên đề xuất sáng kiến nâng cao hiệu quả.
Nghiên cứu này tổng hợp khái niệm quản trị mua hàng, phân tích thực trạng, ưu điểm và hạn chế tại Tân Hiệp Phát, đồng thời đề xuất giải pháp hoàn thiện hoạt động mua hàng Tuy nhiên, do hạn chế về dữ liệu, thời gian và tài liệu tham khảo, luận văn còn thiếu sót và cần nghiên cứu sâu hơn để nâng cao hiệu quả quản trị mua hàng tại công ty.
Rất mong được sự đóng góp ý kiến, sự hướng dẫn thêm từ phía Quý Thầy
Cô để Luận văn đƣợc hoàn thiện hơn.
TÀI LIỆU THAM KHẢO Tài liệu trong nước
1 Lê Đoàn, 2013 Giải pháp hoàn thiện hoạt động chuỗi cung ứng tại Công ty
TNHH Mitsuba M-tech Việt Nam.Trường đại học quốc gia thành phố Hồ Chí
