QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN VIÊN TRONG CÔNG TY BÌNH MINH

QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN VIÊN TRONG CÔNG TY BÌNH MINH

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HÀ NỘI

TRƯỜNG TCTT KINH TẾ - CÔNG NGHỆ NGUYỄN BỈNH KHIÊM

Chuyên ngành : Tin học văn phòng

Khóa : III : III

Địa điểm thực tập : Công ty TNHH Dịch vô & Tin học Bình Minh Giáo viên hướng dẫn : Lê Quang Phồn

Lời nói đầu

Cùng với xu thế phát triển chung của thời đại , nền công nghệ máy tính phát triển kéo theohàng loạt sự phát triển khác Tầm quan trọng của nghành tin văn phòng là không thể phủ nhậnđược , bất kể công ty hay cơ quan nào của nhà nước cũng cần đến sự có mặt của tin học vănphòng Các nhân viên phải tiếp cận hoặc thu nhận những thông tin liên quan đến công việc của

họ Chính vì sự quan trọng Êy mà bất kể các cơ quan , xí nghiệp nào cũng có những chươngtrình quản lý và ứng dụng riêng của công ty mình

Quản lý hồ sơ nhân viên trong cơ quan nhà nước hay một công tylà một điều đáng quan tâmhàng đầu Và nó là một trương trình khó khăn phức tạp đòi hỏi sự chính xác cao “ Chương trìnhquản lý hồ sơ nhân viên “ giúp cho công tác quản lý được dễ dàng hơn , tiết kiệm được thời giantìm kiếm hơn , và giảm được không gian lưu trữ , tính bảo mật cao hơn , dễ cập nhập nhữngthông tin mới hơn của nhân viên

Tuy nhiên trong thời gian không dài và trình độ bản thân còn hạn chế nên đề tài của em khôngthể tránh đươch những thiếu sót , em mong các thầy cô và các bạn cho em xin ý kiến đóng góp đểchương trình của em trở nên hoàn thiện hơn Em xin chân thành cảm ơn :

Lời đầu tiên em xin cám ơn là thầy Lê Quang Phồn giáo viên chủ nhiệm của em đồng thời làngười hướng dẫn em rất nhiều trong đề tài này Em cảm ơn sự giúp đỡ của các bác , các cô chó ,anh chị trong công ty TNHH Dịch vô & Tin học Bình minh đã tạo điều kiện cho em hoàn thành

đề tài trong thời gian thực tập vừa qua !

Sau đây là trương trình quản lý hồ sơ các bộ của công ty TNHH Dịch vô & Tin học Bình Minh

Chương chình quản lý hồ sơ nhân viên công ty TNHH Dich vô & Tin học Bình Minh

I.Phân tích thiết kế hệ thống , xây dựng cơ sở dữ liệu

Yêu cầu đặt ra là xây dựng chương trình quản lý hồ sơ cán bộ trong công ty tư nhân làđáp ứng được tất cả các yêu cầu của công việc quản lý mà không thể thiếu sót được cácchức năng cần thiết , trước hết cần trải qua bước PTTKHT nhằm lọc ra những chi tiết cầnthiết phục vụ cho bài toán quản lý

1 Chức năng :

* Lưu chữ thông tin về hồ sơ nhân viên trong cơ quan như : Chức vô , Dân téc , Nhân viên, Quan hệ gia đình , Trình độ ngoại ngữ , Tôn giáo

 Chức vô : ( Mã chức vô , tên chức vô )

 Dân téc : ( Mã dân téc , tên dân téc )

 Trình độ ngoại ngữ : ( Mã TDNN , tên NN )

 Tôn giáo : ( Mã tôn giáo , Tên tôn giáo )

 Quan hệ gia đình : ( Mã nhân viên , sè thứ tù , họ tên , quan hệ , nghề nghiệp )

 Nhân viên : ( Mã nhân viên , họ tên nhân viên , giới tính , ngày sinh , nơi sinh , quêquán , sè CMTND , nơi cấp , ngày cấp , địa chỉ , sè điện thoại , đảng viên , mãchức vô , mã tôn giáo , mã dân téc , mã TDNN , hệ số lương , lương cơ bản )

 Khen thưởng : ( Mã nhân viên , ngày khen thưởng , khen thưởng )

 Kỷ luật : ( Mã nhân viên , ngày kỷ luật , kỷ luật )

 Quản lý các thông tin cá nhân của từng nhân viên như : trình độ ngoại ngữ , chức vô ,lương , hệ số lương , quá trình tăng giảm lương

 Lưu trữ những thông tin, dữ liệu các hoạt đông của từng nhân viên , quản lý ngày công ,qua trình làm việc của bản thân

 Thực thể các chức năng nghiệp vụ của cơ quan

 Quản lý danh mục phòng ban , theo dõi tình hình làm việc và giải quyết vấn đềcủa nhân viên

 Theo dõi quản lý chặt chẽ công văn đến và đi

 Theo dõi cập nhập sát sao những vấn đề liên quan trực tiếp đến đời sống của dân

 Đáp ứng nhu cầu chính về quản lý hồ sơ nhân viên , quản lý hồ sơ và nhân sự của lãnhđạo cơ quan , nhằm giải quyết những vấn đề liên quan đến đời sống của nhân viên Chức năng các yêu cầu của hệ thống :

 Chức vô : Nhập những thông tin về chức vô nh , mã chức vô , tên chức vụ để phân biệtnhững người có chức vụ gì thì công việc Êy và tầm quan trọng của công việc được phântheo cấp bậc của chức vụ đó

 Dân téc : Nhập những thông tin về dân téc nh : Mã dân téc , tên dân téc , nhằm để phânbiệt dân téc này với dân téc khác và có những chính sách ưu tiên với các dân téc thiểu sè

 Tôn giáo : Nhập những thông tin về tôn giáo nh mã tôn giáo và tên tôn giáo

 Trình độ ngoại ngữ : Nhập những thông tin về trình độ ngoại ngữ như Mã ngoại ngưỡi

và tên ngoại ngữ , trình độ của nhân viên với môn ngoại ngữ đó

 Quan hệ gia đình : Nhập những thông tin liên quan đến gia đình nhân viên đó như họ tênngười thân của nhân viên đó , và quan hệ người đó với nhân viên … để khi cần báo tin ,

và có chuyện gấp cần liên lạc và báo tin cho ai

 Nhân viên : nhập những thông tin cụ thể , chính xác liên quan trực tiếp tới nhân viên đónhư Mã nhân viên , họ tên nhân viên , ngày sinh , nơi sinh , quê quán , địa chỉ , giới tính, dân téc , tôn giáo , sè CMTND , đảng viên , ……

Chức năng xử lý đựoc chia làm 3 chức năng chính sau :

- Khen thưởng các nhân viên có thành tích tốt trong công việc , có thể khen thưởng cácnhân viên theo các tiêu chí sau :

+ Khen thưởng các nhân viên nhân dịp các ngày lễ lớn của nước

- Nhân viên : xử lý các thông tin của nhân viên như tính lương và trả lương tháng cho họ ,các thông tin khác như vi phạm kỷ luật , và khen thưởng

- Lương : xử lý các thông tin về lương nh trả lương , thương thêm khi hoàn thành tốtcông việc , công thêm tiền khi làm thêm thời gian , cho nhân viên tạm ứng trước

- Kỷ luật : Đưa ra nhung biện pháp kỷ luật , lý do kỷ luật và ngày kỷ luật của nhân viên

- Khen thưởng : Khen thưởng nhân viên có thành tích trong công việc , đưa ra lý do đượckhen thưởng , ngày khen thưởng

- Gia đình : xử lý các thông tin về gia đình như , Gia đình không có ai vi phạm luật pháp Chức năng tìm kiếm được chia làm 4 chức năng chính

 Nhân viên : Tìm kiếm nhân viên có thành tích để khen thưởng , nhân viên bị kỷ luật ,tông số nhân viên nữ trong công ty , hoặc mã nhân viên để biết chi tiết về nhân viên

 Chức vô : Tìm kiếm nhân viên có chức vô , chức vụ đó là của ai để phân công tác hợpvới trình độ và chức vụ của người đó

 Trình độ NN : tìm kiếm nhân viên am hiểu các tiếng như : ( Tiếng Anh , Tiếng Pháp ,Tiếng Trung V v )

 Gia đình : Tìm kiếm nhân viên xem nhân viên nào chưa có gia đình , nhân viên nào đã

có gia đình

Chức năng thống kế được chia làm 3 chức năng chính :

 Danh sách nhân viên : Thống kê xem trong phòng ban có bao nhiêu nhân viên , trong cơquan có bao nhiêu nhân viên

 Bảng lương : Thống kế công ty có bao nhiêu người được nhân lương , bao nhiêu ngườngtạm ứng lương và hệ số lương là bao nhiêu

 Những nhân viên đã vào đảng : thông kê xem trong công ty có bao nhiêu đảng viên ,

2 Xây dựng cơ sở dữ liệu :

Dùa trên các chức năng của hệ thống ta tiến hành xây dựng cơ sở dữ liệu sao cho phù hợp vàđáp ứng các chức năng đó , ta giới hạn các chức năng đó là lưu trữ thông tin các nhân viên và cácthông tin liên quan của mỗi nhân viên thì cơ sở dữ liệu được tổ chức ở dạng đơn giản nhất nhưsau

 Chức vô : ( Mã chức vô , tên chức vô )

 Dân téc : ( Mã dân téc , tên dân téc )

 Tôn giáo : ( Mã tôn giáo , tên tôn giáo )

 Quan hệ gia đinh : ( Mã nhân viên , sè thứ tù , họ tên, quan hệ , nghề nghiệp )

 Trình độ ngoại ngữ : ( Mã TDNN , Tên NN )

 Khen thưởng : ( Mã nhân viên , ngày khen thưởng , khen thưởng )

 Kỷ luật : ( Mã nhân viên , ngày kỷ luật , kỷ luật )

 Nhân Viên : ( Mã nhân viên , họ tên nhân viên , giới tính , ngày sinh, quê quán , sèCMTND , ngày cấp , địa chỉ , sè điện thoại , đảng viên , mã chức vô , mã dân tôc ,

mã tôn giáo , mã trình độ ngoại ngữ , trình độ ngoại ngữ , hệ số lương , lương cơbản

3 Xác định khóa :

Khóa chính : Khóa chính của một quan hệ là tập hớp các thuộc tính xác định tất cả các

thuộc tính khác trong quan hệ đó , nếu bỏ đi bất kỳ thuộc tính nào trong nhóm này các thuộc tínhnày thì các thuộc tính còn lại sẽ không xác định trong quan hệ , như vậy trong bài toán quản lýnày ta có thể xác định được các khóa trong các quan hệ như sau : Trong quan hệ Chức vụ thì mãchức vụ là khóa chính , trong quan hệ dân téc thì mã dân téc là khóa chính , trong quan hệ Tôngiáo thì mã tôn giáo là khóa chính , trong quan hệ trình độ ngoại ngữ thì mã trình độ ngoại ngữ làkhóa chính , trong quan hệ nhân viên thì mã nhân viên là khoá chính

Khóa ngoại : Khóa ngoại là một nhóm thuộc tính của quan hệ nayg là khóa chính trong

quan hệ khác thì được gọi là khóa ngoại hay khóa ngoại lai : Trong quan hệ có khóa ngoại như

sau : Mã chức vô , Mã dân téc , Mã tôn giáo , Mã trình độ ngoại ngữ là khóa ngoại trong quan hệnhân viên , mã nhân viên là khóa ngoại của quan hệ gia đình

Sơ đồ khái niệm giữ liệu ( dùa theo chức năng của hệ thống )

- Nh vậy trong quan hệ chức vụ và cán bộ là quan hệ 1 – N mà không có thuộc tínhriêng , khi đó thực thể chức vụ có thuộc tính định dạng Mã nhân viên là khóa chính ,

thực thể nhân viên được bổ xung mã nhân viên là khóa ngoại Tương tự như vậy ta có

mã Dân téc là khóa chính trong thực thể dân téc nhưng lại là khóa ngoại trong thực thểnhân viên , ta có mã tôn giáo là khóa chính trong thực thể tôn giáo nhưng lại là khóa phụtrong thực thể cán bé , mã TDNN là khóa chính trong thực thể TDNN nhưng lại là khóaphụ trong thực thể nhân viên

Trong quan hệ nhân viên và quan hệ gia đình thì mối quan hệ đó là 1 – N nó không cothuộc tinh riêng khi đó thực thể nhân viên có mã nhân viên là khóa chính = > quan hệgia đình nhẫn mã nhân viên là khóa ngoại vì vậy trong thực thể QHGD cần bổ xungthêm STT là khóa để phân biệt được số người thân của từng cán bộ vì một cán bộ có thể

có quan hệ với nhiều người thân

Vậy từ các bước phân tích trên ta có thể đưa ra kết luân :

Khóa chính gồm : Mã cán bé , Mã tôn giáo , Mã dân téc , Mã chức vô , Mã TDNN , STT Khóa ngoại gồm : Mã cán bé , mã tôn giáo , mã chức vô , mã TDNN

Chó ý : ta sử dụng khóa ngoại vì nã có chức năng dàng buộc các quan hệ lại với nhau :

 Chức vô : ( Mã chức vô , Tên chức vô )

 Dân téc : ( Mã dân téc , tên dân téc )

 Trình độ ngoại ngữ : ( Mã TDNN , tên NN )

 Tôn giáo : ( Mã tôn giáo , Tên tôn giáo )

 Quan hệ gia đinh : ( Mã nhân viên , sè thứ tù , họ tên , quan hệ , nghề nghiệp )

 Nhân viên : ( Mã nhân viên , họ tên nhân viên , giới tính , ngày sinh , nơi sinh,quê quán , mã dân téc , mã tôn giáo , mã chức vô , số cmtnd , ngày cấp , nơicấp , sè điện thoại , đảng viên , mã TDNN , hệ số lương , khen thương , kỷ luật )

4 Cấu trúc bảng :

* Chức vô ( thông tin về chức vụ trong công ty )

 Dân téc : ( thông tin liên quan đến dân téc của cán bé )

 Tôn giáo : ( thông tin liên quan đến tôn giáo của từng cán bé )

 Trình độ ngoại ngữ ( thông tin liên quan tới trình độ ngoại ngữ củatừng nhân viên )

 Cán bé ( thông tin liên quan của từng cán bé )

 QHGD ( các thông tin liên quan đến quan hệ gia đình của nhân viên )

II Cập nhập dữ liệu

Để chương trình thân thiện hơn với người sử dụng ta fải tạo giao diện cập nhập dữ liệu

Để tạo giao diện cập nhập dữ liệu cho bài toán quản lý hồ sơ cán bộ ta dùng chức năng Table , sửdụng Form , Repost của chương trình access để tạo

1 Sử dụng chức năng Table :

* Cách tạo cấu trúc bảng :

B1 : Sử dụng chương trình Access ta tạo và lưu file của chương trình Quản lý hồ sơ nhân viênvới tên QUANLYHOSONHANVIEN

B2 : Vào chức năng Table chọn Create table in Design View nhấn Design sẽ xuất hiện bảng ghi

Table có các phần nh sau :

File name : nhập tên các thuộc tính trong bảng

Data Type : chọn kiểu dữ liệu cho bảng

Description : Mô tả cơ ccs thuộc tính trong bảng

Ta có thể đặt khóa cho thuộc tính bằng cách bội đen thuộc tính đó rồi chon biểu tuợng chìa khóatrên thanh công cụ Table Design hoặc ta kích chuột phải vào thuộc tính đó rồi chọn Pramary key.Sau khi tạo bảng song ta nhấn File / Save as và gõ tên bảng đó vào ta có các bảng nh sau

Bảng Chức Vô :

Bảng dân téc :

Bảng tôn giáo :

Bảng trình độ ngoại ngữ :

Bảng Nhân Viên :

B3 : Ta chọn I wan lookup colum … sau đó nhấn next

B4 : Chọn địa chỉ cần liên kết và tiếp tục nhấn Next cho tới khi xuất hiện Finish thì nhấn Finish là

xong

Các bước thực hiện :

B1 :

B2 :

B3 :

B4 :

Quan hệ giữ các bảng :

Sau khi thực hiện được các bảng thì ta phải tạo mối liên hệ giữa các bảng lại với nhau Để

thực hiện được việc đó ta sử dụng công cô Relationship bằng cách vào Tool / Relationship xuất

hiện hộp thoại Relationship chứa các bảng Chức vô , Tôn giáo , Dân téc , Trình độ ngoại ngữ ,cán bé , QHGD , Khen thưởng , kỷ luật

Chó ý : khi tạo quan hệ xong ta cần fải nhập dữ liệu cho các bảng phải nhớ là khi nhập dữ liệu

ta cần nhập dữ liệu cho đầu 1 trước sau đó cho đầu nhiều sau Nh vậy trong bài toán quản lýtrên thì ta nhập bảng chức vô , dân téc , tôn giáo , Khen thưởng , kỷ luật , sau đó nhập bảng cán

trong CSDL Tại cửa sổ Form cho phép hiển thị , thêm , chỉnh sửa hoặc xóa bản ghi Đầu tiên tatạo Form cho từng bản ghi con

Cách tạo Form ta có thể tạo theo các bước sau :

B1 : Vào chức năng Form và chọn Cretea Form in Design , xuất hiện hộp thoại Form

B2 : Ta nhấn F4 hoặc vào View ddeer ta hiện bảng thuộc tính , chọn bảng cần tạo để hiện lên cácdanh sách ở phần các thuộc tính chọn phần Recodsous

B3 : Ta kéo từng thuộc tính trong hộp và thiết kế giao diện làm sao cho thật đẹp , rồi tạo các nótlệnh bằng thanh công cu Command button

Lưu ý : ( thanh công cụ Command button có 2 cách để làm , cách 1 : viết bằng Code , cách 2 : máy tính tự làm )

Sau đây là hình minh họa về 3 bước thiết kế From

B1 :

B2 :

B3 :

Sau khi lưu lại ta có kết quả nh sau

Form chức vô

Form hồ sơ nhân viên

Form báo cáo :

Form báo cáo :

Riêng ở Form tìm kiếm các bạn chú ý mình thiết kế thanh Command button là code sau đây

là đoạn code của mình :

Option Compare Database

Dim db As DAO.Database

Dim rs As DAO.Recordset

Dim kieughi As String

Private Sub hienthi_Click()

Private Sub thoat_Click()

DoCmd.Close

End Sub

Private Sub timkiem_Click()

If IsNull(txtma) = False And IsNull(txtten) = True And IsNull(txtquequan) = True Then

Me.Ketqua.RowSource = "select * from Nhanvien where ([Nhanvien]![MANV] like '*" &[txtma] & "*')"

If IsNull(txtma) = True And IsNull(txtten) = False And IsNull(txtquequan) = True Then

Me.Ketqua.RowSource = "select * from Nhanvien where ([Nhanvien]![HOTENNV] like '*" &[txtten] & "*')"

End If

End If

If IsNull(txtma) = True And IsNull(txtten) = True And IsNull(txtquequan) = False Then

Me.Ketqua.RowSource = "select * from Nhanvien where ([Nhanvien]![QUEQUAN] like '*" &[txtquequan] & "*')"

If IsNull(txtma) = False And IsNull(txtten) = False And IsNull(txtquequan) = True Then

Me.Ketqua.RowSource = "select * from Nhanvien where ([Nhanvien]![HOTENNV] like '*" &[txtten] & "*' or [Nhanvien]![MANV] like '*" & [txtma] & "*')"

If IsNull(txtma) = False And IsNull(txtten) = True And IsNull(txtquequan) = False Then

Me.Ketqua.RowSource = "select * from Nhanvien where ([Nhanvien]![QUEQUAN] like '*" &[txtquequan] & "*' or [Nhanvien]![MANV] like '*" & [txtma] & "*')"

If IsNull(txtma) = True And IsNull(txtten) = False And IsNull(txtquequan) = False Then

Me.Ketqua.RowSource = "select * from Nhanvien where ([Nhanvien]![HOTENNV] like '*" &[txtten] & "*' or [Nhanvien]![QUEQUAN] like '*" & [txtquequan] & "*')"