Đề tài "Quản lý tiền lương nhân viên của Công ty cổ phần TPT" pot

Đối với một doanh nghiệp, tổ chức kinh tế việc xây dựng được một hệthống quản lý lương sao cho có hiệu quả, đảm bảo sự công bằng, chính xác,thuận tiện là một trong những công tác được đặ

BÁO CÁO T T NGHI P ỐT NGHIỆP ỆP

"Qu n lý ti n l ản lý tiền lương nhân viên ề tài ương nhân viên ng nhân viên

c a Công ty c ph n TPT" ủa Công ty cổ phần TPT" ổ phần TPT" ần TPT"

M C L C ỤC LỤC ỤC LỤC

CHƯƠNG 1 3

ĐẶT VẤN ĐỀ - ĐỊNH HƯỚNG ĐỀ TÀI 3

LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI 3

ĐỊNH HƯỚNG ĐỀ TÀI 4

Phạm vi đề tài 4

Cơ sở giải quyết đề tài 5

Phương pháp thực hiện 5

MÔ TẢ ĐƠN VỊ THỰC TẬP 5

Lịch sử hình thành và phát triển Công ty cổ phần TPT 5

Chức năng hoạt động và cơ cấu tổ chức tại Công ty cổ phần TPT 7

CHƯƠNG 2 12

CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ THỰC TIỄN CHO HỆ THỐNG THÔNG TIN 12

15

Ta nói: Thuộc tính B phụ thuộc hàm với thuộc tính A 17

Ký hiệu: 18

Thực thể Y phụ thuộc hàm với thực thể X 18

Ký hiệu: 20

20

Bước 2: Định danh quá trình 21

Bước 3: Lập MCT 21

CHƯƠNG 3 PHÂN TÍCH THÔNG TIN CỤ THỂ VÀ XÂY DỰNG MÔ HÌNH 25

CHƯƠNG 4 XÂY DỰNG CÁC TABLE VÀ CHƯƠNG TRÌNH DEMO 34

42

CHƯƠNG 5 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ NGHỊ 44

5.1 Kết quả đạt được 44

5.2 Hạn chế 44

5.3 Hướng phát triển 44

Có nhiều loại kế toán như kế toán tài sản cố định, kế toán vật liệu, kế toánvốn bằng tiền, kế toán thanh toán, kế toán chi phí và giá thành, kế toán bánhàng, kế toán tiền lương Trong đó kế toán tiền lương công nhân viên là một

bộ phận quan trọng trong trong doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, nó góp phầnquyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế

Quản lý lương là một công việc phức tạp, đòi hỏi sự tỉ mỉ, chi tiết và độchính xác cao Quản lý lương một cách có hiệu quả không đơn giản nếu chỉ sửdụng phương pháp quản lý lương truyền thống

Đối với một doanh nghiệp, tổ chức kinh tế việc xây dựng được một hệthống quản lý lương sao cho có hiệu quả, đảm bảo sự công bằng, chính xác,thuận tiện là một trong những công tác được đặt lên hàng đầu nhằm ổn địnhnhân lực, phục vụ hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế

Ngày nay, với sự phát triển của khoa học kĩ thuật thì việc áp dụng côngnghệ thông tin vào công tác quản lý không còn xa lạ nữa Do tính chất quantrọng của việc quản lý tiền lương, một loạt các phần mềm quản lý lương, cácdạng máy chấm công được ra đời… Tuy nhiên, giá thành của các sản phẩm này

là không nhỏ và để áp dụng cho một tổ chức khinh doanh cụ thể thì đôi khi lạikhông đáp ứng được các nhu cầu cụ thể hoặc các chức năng của chúng quárộng lớn mà tổ chức khinh doanh không sử dụng hết thì rất lãng phí

Nhận thức được vấn đề này nên trong thời gian học tập ở trường và thựctập ở “Công ty cổ phần TPT” em đã tìm hiểu công tác kế toán lương của Công

ty Nhu cầu về một phần mềm quản lý lương là rất cần thiết Được sự hỗ trợcủa Công ty và sự hướng dẫn tận tình của thầy Nguyễn Minh Quyền, em xinchọn đề tài: “Xây dựng phần mềm quản lý lương tại Công ty cổ phẩn TPT” làm

đồ án tốt nghiệp của mình

Tuy đã hết sức cố gắng để có thể hoàn thiện đồ án một cách tốt nhất nhưng

do còn chưa có nhiều kinh nghiệm nên đồ án không tránh khỏi những thiếu sót,

em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo và những ngườiquan tâm để đồ án được hoàn thiện hơn

ĐỊNH HƯỚNG ĐỀ TÀI

Phạm vi đề tài

Quản lý tiền lương nhân viên của Công ty cổ phần TPT

Cơ sở giải quyết đề tài

Vận dụng kiến thức đã học từ môn phân tích hệ thống với phương phápthiết kế Merise để phân tích thông tin thu thập được, xây dựng các mô hìnhquan niệm cho dữ liệu và viết chương trình quản lý tiền lương bằng MicrosoftAccess 2003

Phương pháp thực hiện

Thu thập thông tin từ:

- Ban Giám Đốc, phòng kế toán

- Các thông tin về nhân viên

- Các mẫu báo cáo

Tổng hợp thông tin:

- Phân tích thông tin

- Thiết kế cơ sở dữ liệu

- Viết chương trình dựa trên cơ sỡ dữ liệu đã thiết kế

MÔ TẢ ĐƠN VỊ THỰC TẬP

Lịch sử hình thành và phát triển Công ty cổ phần TPT

Trước đây việc sở hữu một chiếc máy vi tính (Computer) được xem nhưmột thứ xa xỉ với tất cả mọi người, công dụng của nó lại càng trở nên xa lạ và ítngười biết đến Năm 1940, chiếc máy tính đầu tiên đã ra đời và đến nay trongchúng ta không ai là không hiểu rõ tầm quan trọng mà máy tính đem đến trongđời sống hằng ngày

Ngày nay, với tốc độ tăng nhanh đến vượt bậc về tính năng của công nghệ,việc sở hữu và sử dụng máy vi tính nói riêng và các sản phẩm tin học nói chungđang và sẽ trở thành một nhu cầu không thể thiếu trong đời sống của mọi ngườinhất là người thuộc tầng lớp trí thức

Ngoài ra, đối với TP Cần Thơ - một nơi phát triển nhất của khu vựcĐBSCL thì nhu cầu đó lại càng không thể thiếu, người tiêu dùng ở đây khôngchỉ dừng lại ở mong muốn sở hữu những sản phẩm công nghệ cao, mà còn đòihỏi những sản phẩm phải chất lượng, được sản xuất bởi những thương hiệu nổitiếng và đặc biệt phải được cung cấp tại những cửa hàng, những công ty có uytín trên địa bàn

Nhận thấy được nhu cầu trên, Ban quản trị Công ty cổ phần TPT - lúc đóchỉ là những cá thể kinh tế nhỏ lẻ - đã cùng nhau hợp tác và cho ra đời công tychuyên cung cấp các sản phẩm công nghệ thông tin, thiết bị văn phòng, thiết bịđiện tử, thiết bị viễn thông chất lượng cao… Công ty cổ phần TPT được thànhlập vào ngày 18/09/2009 với Mã Số Thuế là: 1801069358, được đăng ký tại Sở

Kế Hoạch Đầu Tư Thành phố Cần Thơ Bao gồm những giới thiệu khái quátnhư sau:

- Tên giao dịch: CÔNG TY CỔ PHẦN TPT.

- Người đại diện: Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Giám Đốc – ÔngTrần Thanh Tặng

- Trụ sở chính: Số 09B Lý Tự Trọng, Phường An Phú, Quận Ninh KiềuThành phố Cần Thơ

- Cung cấp các thiết bị văn phòng như: máy in, máy fax, máy scan, máyhủy tài liệu, máy đếm tiền của các hãng: Panasonic, Samsung, Canon…

- Mua bán các loại máy tính xách tay (laptop) của các hãng như: SONY,

HP - COMPAQ, DELL, ASUS, ACER, LENOVO, TOSHIBA, APPLE,SAMSUNG…

- Máy tính để bàn được sản xuất bởi các nhà nổi tiếng như HP, DELL,IBM, ASUS…

- Kinh doanh các loại linh kiện máy tính như: DVD, DVD Writer,HDD, Soundcard, Monitor LCD, Mainboard, Ram, Keyboard, Mouse, Case vànguồn, Card màn hình…

- Bên cạnh Công ty còn thực hiện các hoạt động dịch vụ sữa - chữa bảotrì các thiết bị tin học - văn phòng, dịch vụ cho thuê máy chiếu, đại lý ký gửi,mua bán hàng hóa…

Ngoài ra, với đội ngũ nhân viên trình độ cao và giàu kinh nghiệm, cùngvới sự chỉ đạo quan tâm tận tình của các nhà quản lý, của Hội đồng quản trị và

đặc biệt là sự hỗ trợ thường xuyên từ các Công ty đối tác (các nhà cung ứnghàng hóa), Công ty cổ phần TPT đã thực hiện tốt các chức năng chính như sau:

- Cung cấp các sản phẩm và dịch vụ tin học - văn phòng chất lượng vớigiá cả phù hợp

- Sẵn sàng đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng trong thời gian sớmnhất với hiệu quả cao nhất

- Tư vấn miễn phí các dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật cao giúp khách hàng luôncập nhật thường xuyên và tiếp cận các công nghệ mới trong khu vực và trên thếgiới

- Chính sách chăm sóc khách hàng cũng như hậu mãi sau bán hàng đượcthực hiện một cách tốt nhất nhằm đem lại cho khách hàng sự hài lòng tối đa

1.1.1.2 Cơ cấu tổ chức tại công ty Cổ phần TPT

Để có thể cùng nhau góp phần phát triển công ty cũng như giúp cho quátrình quản lý phòng ban, quản lý nhân viên một cách linh hoạt và phù hợp Banquản trị Công ty cổ phần TPT đã xây dựng bộ máy quản lý với cơ cấu tổ chứcchặt chẽ, bao gồm các phòng ban có chức năng, nhiệm vụ, và cơ cấu nhân sựhợp lý Tuy các phòng ban được phân chia rõ ràng với nhau về mọi mặt nhưngluôn có mối quan hệ hỗ trợ, phối hợp đồng bộ với nhau nhằm tạo nên sức mạnhtập thể và đạt được mục tiêu mà Công ty đề ra trong mọi thời điểm Cơ cấu bộmáy tổ chức của Công ty được xây dựng như sau:

1.1.1.3 Nhiệm vụ của từng phòng ban

Hội đồng quản trị: Gồm toàn bộ cổ đông có phần vốn góp chiếm tỉ lệ caonhất trong Công ty, đây là cơ quan quản lý toàn quyền nhân danh Công ty để

Hội Đồng Quản Trị

Tổng Giám đốc

Kho Phòng Kinh Doanh Phòng Kế Toán Phòng Kỹ Thuật

Thủ Kho Giám Đốc Kinh Doanh Kế Toán Trưởng Trưởng Phòng

Nhân viên

Nhân viên

Nhân viên

Nhân viên

Nhân viên

quyết định các vấn đề quan trọng của Công ty, với những quyền và nghĩa vụchủ yếu sau:

- Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển, kế hoạch kinh doanh củaCông ty

- Quyết định phương án đầu tư và dự án đầu tư trong thẩm quyền vàgiới hạn theo quy định pháp luật

- Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ thôngqua hợp đồng mua, bán, vay, cho vay

- Giám sát, chỉ đạo Giám đốc và người quản lý khác trong điều hànhcông việc kinh doanh hằng ngày của Công ty

- Quyết định cơ cấu tổ chức, thành lập chi nhánh và việc góp vốn

- Khi thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình, Hội đồng quản trịluôn phải tuân thủ theo quy định của Pháp luật và điều lệ Công ty

Giám đốc Công ty:

- Ông Trần Thanh Tặng là Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Giám đốcCông ty, là người có quyền trực tiếp quản lý, điều hành mọi hoạt động củaCông ty và là người đại diện cho Công ty trước pháp lý, chịu trách nhiệm trướcPháp luật về những hoạt động trong quá trình kinh doanh của Công ty

- Giám đốc là người trực tiếp vạch ra những kế hoạch kinh doanh choCông ty, chỉ đạo xuyên suốt quá trình hoạt động của Công ty thông qua nhữngnghiệp vụ chuyên sâu

- Là người tham gia và chỉ đạo chính trong việc tìm hiểu và nắm bắt thịtrường từ nhu cầu của người tiêu dùng cho đến mẫu mã, giá cả sản phẩm màCông ty quyết định cung cấp một cách linh hoạt

- Không ngừng nghiên cứu và phân tích những biến động của thịtrường, dự đoán được những tình huống có thể xảy ra dù là xấu nhất để tránhthiệt hại cho Công ty cả về ngắn hạn và dài hạn

Phòng Kinh doanh: Trực tiếp chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động tiếpthị bán hàng tới khách hàng nhằm đạt mục tiêu về doanh số, thị phần… thôngqua những nhiệm vụ chính sau:

- Thực hiện hoạt động bán hàng, các chương trình Marketing, khuyếnmãi nhằm thu hút khách hàng hiện tại và tiềm năng, mang lại doanh thu choCông ty

- Lập kế hoạch kinh doanh và triển khai thực hiện phân phối và cungcấp các sản phẩm đến khách hàng

- Đảm bảo việc trưng bày, giới thiệu sản phẩm đến khách hàng đầy đủ

và nhanh chóng nhất

- Phối hợp với các bộ phận liên quan như Kế toán, Kho, Phòng kỹthuật… để thực hiện tốt mục tiêu Công ty đề ra

Phòng Kế toán: Đây là bộ phận thực hiện công tác hạch toán kế toán, theodõi và phản ánh kết quả kinh doanh, tình hình hoạt động thông qua các chỉ tiêuvốn, tài sản, chi phí, doanh thu, lợi nhuận… Bộ phận này có các nhiệm vụ chủyếu:

- Thực hiện công tác thống kê các khoản thu - chi trong lĩnh vực quản lýcác hoạt động tài chính - kế toán, trong đánh giá sử dụng tài sản, tiền vốn theođúng chế độ quản lý tài chính Nhà nước

- Định kỳ tập hợp, phản ánh các thông tin cho Ban giám đốc Công ty vềtình hình biến động của nguồn vốn, hiệu quả sử dụng vốn, vấn đề lợi nhuận…

- Là nơi trực tiếp hạch toán kế toán, thanh toán, quyết toán với NhàNước và Cơ quan thuế

- Phối hợp các phòng ban khác trong mọi công việc nhằm đạt được mụcđích hoạt động kinh doanh của Công ty một cách nhanh nhất

Phòng kỹ thuật: Là bộ phận quy tụ những nhân viên được đào tạo ngànhCông nghệ thông tin, với những công việc chủ yếu:

- Thực hiện công tác bảo trì, bảo hành, sữa chữa đồng thời tư vấn kháchhàng cách vận hành, sử dụng các thiết bị mạng, thiết bị văn phòng…

- Thực hiện việc xây dựng và cập nhật các tin tức về thị trường, về sảnphẩm, về chương trình khuyến mãi… trên Website của Công ty cho mọi đốitượng khách hàng có thể tham khảo

- Hỗ trợ và tham gia triển khai các dự án tin học đến các trường học khi

có yêu cầu

Kho: Là bộ phận không thể thiếu trong Công ty, đây là bộ phận gồm nhữngnhân viên có nhiều kinh nghiệm trong công việc quản lý và bảo vệ hàng hóatránh bị hư hỏng, cũng như mất mát từ khi nhập kho đến khi xuất kho giao chokhách hàng Họ lưu trữ hàng hóa theo một hệ thống nhất định và đảm bảo phục

vụ ổn định quá trình kinh doanh của Công ty

Với cơ cấu tổ chức đơn giản nhưng phù hợp với tình hình thực tế của mình.Công ty cồ phần TPT dễ dàng tạo điều kiện cho các phòng ban làm việc đúngvới chuyên môn và trình độ của từng nhân viên, các công việc không chồngchéo nhau dẫn đến các cá nhân trong Công ty dễ dàng phát huy tính sáng tạocủa mình giúp Công ty ngày càng phát triển Ngoài ra, với cơ cấu tổ chức linhđộng, các chỉ thị từ Ban lãnh đạo rất dễ dàng đến với từng nhân viên, giúp họnhanh chóng nắm bắt thông tin và hoàn thành đúng tiến độ công việc cũng nhưnhiệm vụ đã được giao làm Công ty ngày càng phát triển ổn định và vữnhmạnh

1.1.1.4. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần TPT

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận

- Kế toán trưởng: Là người lãnh đạo cao nhất trong bộ máy kế toán củaCông ty, là người chịu sự quản lý của Giám Đốc và chịu trách nhiệm đối vớitoàn bộ các vấn đề công tác kế toán tại Công ty Là người bổ trợ cho Giám Đốcviệc thực hiện Pháp lệnh kế toán, thống kê và báo cáo cho Giám đốc các chỉtiêu tài chính cho Công ty, đồng thời tổ chức công tác kế toán hợp lý, khoa học,hoạch định các kế hoạch kinh tế, tài chính hằng năm cho Công ty Lập báo cáotài chính vào cuối kỳ sau khi đã khóa sổ, đồng thời chịu trách nhiệm với Giámđốc về báo cáo quyết toán của Công ty

- Kế toán tổng hợp: Kiểm tra tính chính xác của từng phần hành kế toán,làm cơ sở đánh giá tình hình kinh doanh để kịp thời điều chỉnh sao cho phù hợpvới tình hình thực tế theo khung, mức, lên sổ cái tổng hợp từng tài khoản đểxác định kết quả kinh doanh, sau đó lên bảng cân đối số phát sinh, lập bảng cânđối kế toán

- Kế toán xuất, nhập, tồn: Theo dõi, kiểm tra, giám sát tình hình muavào, bán ra của Công ty để từ đó phản ánh chính xác tình hình xuất, nhập, tồnhàng hóa của Công ty

- Kế toán công nợ: Có trách nhiệm mở tài khoản chi tiết, theo dõi tìnhhình biến động các khoản nợ bên trong và bên ngoài Công ty theo từng đốitượng

- Thủ quỹ: Thực hiện thu, chi, quản lý tiền mặt, chi lương, chi thưởngcho nhân viên Lập báo cáo quỹ, hàng ngày đối chiếu với kế toán tổng hợp vềtình hình thu, chi tiền mặt tại Công ty

Kế Toán Trưởng

Kế Toán Tổng Hợp Kế Toán Xuất, Nhập, Tồn Kế Toán Công Nợ Thủ Quỹ

Hiện nay có có rất nhiều phương pháp quản lý cơ sở dữ liệu phổ biến như:

Mô hình dữ liệu phân cấp, mô hình mạng, mô hình dữ liệu quan hệ, mô hình dữliệu thực thể kết hợp, mô hình dữ liệu hướng đối tượng…

Mô hình dữ liệu quan hệ: Là mô hình được nghiên cứu nhiều nhất, nó có

cơ sở lý thuyết vững chắc nhất Mô hình dữ liệu này cùng với mô hình dữ liệuthực thể kết hợp đang được sử dụng rộng rãi trong việc phân tích và thiết kế cơ

sỡ dữ liệu hiện nay

Trước đây khi mà công nghệ thông tin còn khá xa lạ thì phần lớn công tácquản lý tại các doanh nghiệp, các cơ sở sản xuất, trường học, bệnh viện… đềulàm thủ công rất tốn thời gian và tỉ lệ chính xác cũng không cao Ngày nay,cùng với sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin thì công tác quản

lý cũng đã được nâng cao rất nhiều bằng cách tổ chức quản lý thông tin trên cơ

sở dữ liệu Đây là cách quản lý có nguồn gốc trực tiếp từ lý thuyết kế toán nên

đã nhanh chóng phát triển và thu hút sự quan tâm của phần lớn người dùng bởi

nó gần gũi với con người, đảm bảo an toàn và độc lập về dữ liệu

2.1.2 Giới thiệu về phương thiết kế MERISE và hệ thống thông tin

2.1.2.1 Giới thiệu về phương pháp MERISE

Merise là phương pháp dùng để thiết kế hệ thống thông tin Đặc trưng đầutiên và quan trọng của MERISE là thể hiện cách nhìn tổng quan về các cơ quan

xí nghiệp bằng cách gắn bó việc thiết kế hệ thống tin học hóa quản lý với việchiện đại hóa tổ chức

Merise ra dời năm 1974 do một nhóm nghiên cứu tại trường đại học nướcPháp Phương pháp này càng hoàn thiện và được sử dụng rộng rãi không chỉtrong nước mà còn trong nhiều xí nghiệp khác nhau tại các nước trên thế giới

2.1.2.2 Các thành phần tham gia hệ thống thông tin

Người dùng (Users)

- Là người tổ chức phải phục vụ

- Cung cấp thông tin cho người phân tích hệ thống

- Đưa yêu cầu cho hệ thống tương lai

- Thử nghiệm, kiểm chứng, khai thác và sử dụng hệ thống thông tin

Người quản lý (Management)

- Chiệu trách nhiệm về một lĩnh vực nào đó của hệ thống Là người amhiểu tường tận về lĩnh vực của họ

- Là đối tượng mà người phân tích hệ thống liên hệ

Người hiệu chỉnh (Autudiors)

Người phân tích hệ thống (Systems analysts): Là chìa khóa của bất kỳ sựphát triển đề án nào Người phân tích hệ thống đóng một số vai trò như sau:

- Thu thập thông tin

- Người sáng chế: Người phân tích hệ thống phải:

+ Hiểu thấu đáo yêu cầu của người dùng

+ Có kiến thức về kỹ thuật máy tính

+ Biết ứng dụng công nghệ thông tin vào giải quyết những vấn đềthực tế

- Người trung gian hòa giải (Mediator)

- Người lãnh đạo dự án (Project leader)

Người thiết kế hệ thống (Systems designers)

- Là người nhận kết xuất từ những người phân tích hệ thống

- Chuyển mỗi phát biểu tự do về kỹ thuật của người dùng thành mộtthiết kế có tính kiến trúc cấp cao

- Người phân tích hệ thống và người thiết kế hệ thống làm việc gần gũivới nhau từ đầu đến cuối đề án

2.2.1 Các mức độ mô tả hệ thống thông tin

Merise chia ra làm 3 mức độ mô tả hệ thống thông tin: mức quan niệm,mức tổ chức, mức kỹ thuật

2.2.1.1 Mức quan niệm

Mức này tương đương với việc xây dựng mục đích của Công ty qua việcthể hiện lý do tồn tại Nó mô tả toàn bộ các quy tắc quản lý, các mục tiêu vànhững ràng buộc đặt ra đối với xí nghiệp mà không cần xét đến nguyên nhântạo ra chúng

Ví dụ: Các nguyên tắc quản lý nhân sự, nguyên tắc tính lương, chuyển giaothành phẩm

2.2.1.2 Mức tổ chức (mức luận lý)

Xác định tổ chức cần đưa vào cơ quan xí nghiệp để đạt được mục tiêu Đó

là việc chính xác hóa các vị trí làm việc thời gian biểu của các thao tác Trả lờicho câu hỏi “ai làm”, “làm gì”

Ví dụ: Phân chia công việc nào bắt buộc người làm, công việc nào bắt buộcmáy làm

2.1.1 Mô hình quan niệm cho dữ liệu (MCD)

Mô tả dữ liệu và mối quan hệ giữa chúng thông qua các khái niệm:

- Thực thể

- Quan hệ

- Thuộc tính

2.1.2 Mô hình quan niệm cho xử lý (MCT)

Mô tả phần động của hệ thống thông tin nhờ vào các khái niệm:

- Quá trình

- Tác tử

- Biến cố

2.1.3 Mô hình luận lý cho dữ liệu (MLD)

Là mô hình quan hệ trong cơ sở dữ liệu quan hệ

2.1.4 Mô hình tổ chức cho xử lý (MOT)

Trình bày cách phân công công việc cho từng trạm làm việc

2.1.5 Mô hình vật lý cho dữ liệu (MPD)

Trình bày cách tổ chức về vật lý cho dữ liệu, chứa các chức năng về lựachọn kỹ thuật như mạng PC, phần mềm cài đặt

2.1.6. Mô hình tác nghiệp cho xử lý (MPT)

Mô tả các xử lý cho từng đơn vị xử lý Để thiết kế xây dựng một hệ thốngthông tin lớn hoạt động tốt, dễ bảo trì và gắn bó thiết thực cho người sử dụngđòi hỏi phải tiến hành theo từng mức và theo từng mô hình theo thứ tự sau:

2.3 CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN

2.3.1.Mô hình quan niệm cho dữ liệu (MCD)

2.3.1.1 Thực thể

Định nghĩa: Thực thể là một nhóm các đối tượng có thực trong thế giới mà

ta đang khảo sát Nó tồn tại một cách độc lập, các đối tượng được nhóm lại dựavào một số đặc tính chung nào đó

<Tên liên kết>

<DS các thuộc tính của liên

kết>

2.3.1.3 Thuộc tính

Định nghĩa: Thuộc tính là dữ liệu mà người ta nhận biết trên một thực thểhoặc một liên kết Tên của thuộc tính được ghi bên dưới thực thể hoặc liên kết

- Thuộc tính của thực thể phụ thuộc vào thực thể đó

- Thuộc tính của liên kết phụ thuộc vào các thực thể tham gia vào liênkết

Có 2 loại bản số bản số tối thiểu và bản số tối đa:

Bản số tối thiểu: Bằng 0 hoặc bằng 1 là số lần tối thiểu mà một thể hiện củathực thể tham gia vào các thể hiện của một liên kết

Bản số tối đa: Bằng 1 hoặc n là số lần tối đa mà một thể hiện của thực thểtham gia vào các thể hiện của một liên kết

2.3.1.5 Khóa

Khóa của thực thể là một thuộc tính đặc biệt của thực thể sao cho với mỗigiá trị của thuộc tính này tương ứng với một và chỉ một thể hiện của thực thể.Các khóa này thường được ghi đầu tiên trong danh sách các thuộc tính của thựcthể và phải gạch dưới

Khóa của liên kết thường được tạo thành bởi tất cả các khóa của các thựcthể tạo nên liên kết đó

2.3.1.6 Chiều của liên kết

Chiều của liên kết là số lượng đối tượng tham gia vào quan hệ đó Có cácloại chiều của liên kết như sau:

Bản số tối đa

- Liên kết > 3 chiều.

- Mối kết hợp tự thân

2.3.1.7 Tổng quát hóa và chuyên biệt hóa

Chuyên biệt hóa là sự phân hoạch một thực thể thành một tập các thực thể.Các thực thể chuyên biệt thừa hưởng tất cả các thuộc tính của thực thể tiềnbối

Các thực thể chuyên biệt có thể có các mối kết hợp khác nhau

Tổng quát hóa là gộp các thực thể thành một thực thể bao hàm tất cả cácthể hiện của các thực thể con

Mục đích: Diễn giải khái niệm về tập con hay lớp con đối với các thực thể.Ý nghĩa: Cho phép trình bày một cách tổng quát các thực thể cũng như cácquan hệ vẫn không bỏ sót các đặc thù của nó

2.3.2 Phụ thuộc hàm

2.3.2.1 Phụ thuộc hàm giữa các thuộc tính

Định nghĩa: Tồn tại một phụ thuộc hàm giữa thuộc tính A và thuộc tính B,nếu với mỗi giá trị của thuộc tính A đều xác định duy nhất một thuộc tính B

Ký hiệu: AB

Ta nói: Thuộc tính B phụ thuộc hàm với thuộc tính A

Hay Thuộc tính A xác định hàm thuộc tính B

2.3.2.2 Phụ thuộc hàm sơ cấp giữa các thuộc tính

Định nghĩa: Tồn tại một phụ thuộc hàm sơ cấp giữa hai thuộc tính A và B,nếu tồn tại một phụ thuộc hàm giữa A và B và không tồn tại 1 thuộc tính connào của A để xác định được B

2.3.2.3 Phụ thuộc hàm sơ cấp trực tiếp giữa các thuộc tính

Định nghĩa: Tồn tại một phụ thuộc hàm sơ cấp trực tiếp giữa hai thuộc tính

A và B nếu có:

- Một phụ thuộc hàm sơ cấp giữa A và B

- Không tồn tại một thuộc tính C nào, sao cho C phụ thuộc hàm với Arồi C cũng phụ thuộc hàm với B

2.3.2.4 Phụ thuộc hàm giữa các thực thể

Định nghĩa: Tồn tại một phụ thuộc hàm giữa hai thực thể X và Y nếu mỗithể hiện của thực thể X xác định duy nhất một thể hiện của thực thể Y

Ký hiệu:

Thực thể Y phụ thuộc hàm với thực thể X2.3.3.Các quy tắc chuẩn hóa (MCD)

Mục đích của chuẩn hóa MCD là nhằm để loại bỏ sự lặp đi lặp lại của cácthuộc tính trong các thực thể của các quan hệ, nhằm tránh sự dư thừa dữ liệu,giải quyết nhập nhằng các mối quan hệ của các thực thể

- Thu thập các thông tin cần quản lý

- Xác định các lĩnh vực từ các thông tin thu thập được (nếu thông tinthuộc nhiều lĩnh vực)

- Kê khai tất cả các dữ liệu của từng lĩnh vực

- Kiểm tra quy tắc chuẩn hóa 1 và 2

- Đặt mối liên kết giữa các thực thể

X

NGUỒN

Y ĐÍCH

- Kiểm tra quy tắc chuẩn hóa 3.

Mục đích của MLD là nhằm tổ chức dữ liệu một cách tối ưu, để MLD cóthể sử dụng trong một trường tập tin cổ điển và môi trường cơ sở dữ liệu

2.3.4.2 Các quy tắc chuyển từ MCD sang MLD

Quy tắc 1: Mỗi thực thể trong MCD sẽ được chuyển thành một quan hệtrong MLD Khóa của thực thể trở thành khóa chính của quan hệ

Quy tắc 2: Mỗi thuộc tính của MCD sẽ được chuyển thành một thuộc tínhtrong MLD Thực thể đích chuyển thành quan hệ đích, thực thể nguồn chuyểnthành quan hệ nguồn trong MLD Quan hệ nguồn này sẽ gồm tất cả các thuộctính của thực thể nguồn và chứa thêm khoá của thực thể đích Khoá này đượcxem là khoá ngoại của quan hệ nguồn

Quy tắc 3: Một liên kết không là phụ thuộc hàm của MLD sẽ trở thành mộtquan hệ trong MLD Quan hệ này gồm khóa của các thực thể liên kết với nó và

có các thuộc tính của liên kết Trong đó, khóa chính của quan hệ chính là khóacủa các thực thể tham gia vào liên kết đó

Nếu liên kết phụ thuộc hàm có thuộc tính, thì ở MLD các thuộc tính nàycũng được thêm vào quan hệ nguồn

Quy tắc 4: Một liên kết không là phụ thuộc hàm của MCD, sẽ trở thànhmột quan hệ trong MLD Quan hệ này gồm có khóa của các thực thể liên kếtvới nó và có các thuộc tính của liên kết Trong đó, khóa chính của quan hệchính là khóa của các thực thể tham gia vào liên kết đó

2.3.5.Mô hình quan niệm cho xử lý (MCT)

2.3.5.1 Giới thiệu về MCT

Đối với mỗi hoạt động trong xí nghiệp, các sự kiện để khởi động hoạt động

đó, các quy tắc quản lý mà hoạt động phải tuân theo và kết quả mà chúng sảnsinh phải được làm rõ Mô hình MCT mô tả phần đầu của hệ thống thông tinnhờ vào các khái niệm: quá trình, tác tử, biến cố trong, biến cố ngoài, kết quả

Mô hình MCT mô tả các hoạt động bằng các sự kiện phát sinh nó và bằngkết quả mà nó sản sinh ra Chính kết quả đó lại phát sinh ra một hoạt động tiếptheo và cứ tiếp tục như vậy

2.3.5.2 Một số khái niệm cơ bản

- Hoạt động: Được biểu diễn bằng một hình chữ nhật

- Biến cố ngoài: Là biến cố được sinh ra ở bên ngoài các hoạt động đó

- Biến cố trong: Là kết quả hoạt động của một quá trình, kết quả này cóthể tạo thành một biến cố cho một quá trình ở bên trong nó hoặc tạo thành mộtkết quả gởi ra thế giới bên ngoài

- Kết quả: Là sản phẩm của sự thực hiện một công việc được sinh ra từmột sự xử lý, một hoặc nhiều thao tác của một biến cố, một kết quả đến lượt nó

có thể làm một biến cố tác động cho một thao tác khác

- Điều kiện phát sinh kết quả: Là điều kiện thể hiện các quy tắc quản lý,quy định việc gởi các kết quả của một công việc

- Đồng bộ hóa: Là một mệnh đề logic phát sinh ra trên các sự kiện được

mô tả bên trong một ký hiệu đồng bộ gắn với công việc Sử dụng các ký hiệu ^(và), v (hoặc)

- Quá trình: là một dãy các công việc mà các công việc con của nó đượcbao hàm trong cùng một lĩnh vực hoạt động Đối với một lĩnh vực còn có nhiềuquá trình được định ra

Ký hiệu:

2.3.5.3 Các bước xây dựng mô hình quan niệm cho xử lý

Bước 1: Lập lưu đồ dòng dữ liệu

Để lập lưu đồ dòng dữ liệu ta có các qui ước sau:

- Vòng tròn: Biểu thị công việc

- Mũi tên đi vào: Biểu thị dữ liệu cần thực hiện công việc đó

Kết quả

Biến cố

Tên hoạt độngĐiều kiện phát sinh kết quả

- Mũi tên đi ra: Biểu thị kết quả công việc

Bước 2: Định danh quá trình

Khi lưu đồ có quá nhiều dữ liệu phức tạp, người ta sẽ cắt nó ra thành từngquá trình và định danh cho nó

Bước 3: Lập MCT

Trong quá trình biểu diễn một tập con của lưu đồ dòng dữ liệu, một côngviệc trong vòng tròn của lưu đồ sẽ được chuyển thành một hoạt động trongMCT

2.3.5.4 Các quy tắc kiểm tra MCT

Quy tắc 1: Mọi hoạt động phải được phát động ít nhất là một biến cố vàphải phát sinh ra ít nhất một kết quả

Quy tắc 2: Khi sự đồng bộ hóa ít nhất 2 biến cố tham gia, nếu chỉ có mộtthể hiện của một biến cố thôi thì chưa đủ mà phải có mặt đầy đủ các thể hiệncủa mọi biến cố mới đánh giá được biểu thức điều kiện làm điều kiện phát sinh.Quy tắc 3: Khi sự đồng bộ hóa ít nhất 2 biến cố tham gia nếu có biểu thứcđiều kiện thì biểu thức điều kiện phải luôn luôn đúng

Quy tắc 4: Mọi biến cố tham gia vào sự đồng bộ hóa trong thời gian giớihạn cần phải gởi vào sự đồng bộ hóa khác

2.4. GIỚI THIỆU MICROSOFT ACCESS

Từ cuối những năm 80, hãng Microsoft đã cho ra đời hệ điều hànhWindows, đánh dấu một bước ngoặt trong phát triển các ứng dụng phần mềmtrên nền Windows (giao diện GUI- Graphical User Interface) Một trong nhữngứng dụng nổi bật nhất đi kèm lúc đó là bộ phần mềm tin học văn phòngMicrosoft Office Từ đó đến nay, bộ phần mềm này vẫn chiếm thị phần số 1trên thế giới trong lĩnh vực tin học văn phòng

Ngoài những ứng dụng về văn phòng quen thuộc phải kể đến như: MSWord - để soạn thảo tài liệu; MS Excel - bảng tính điện tử; MS Powerpoint - đểtrình chiếu báo cáo… còn phải kể đến phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu rất nổitiếng đi kèm: MS Access Đến nay phiên bản mới nhất là Access 2010

Access là một Hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (RDMS - RelationalDatabase Management System) rất phù hợp cho các bài toán quản lý vừa vànhỏ Hiệu năng cao và đặc biệt dễ sử dụng - bởi lẽ giao diện sử dụng phần mềmnày gần giống hệt một số phần mềm khác trong bộ MS Office quen thuộc như :

MS Word, MS Excel

Hơn nữa, Access còn cung cấp hệ thống công cụ phát triển khá mạnh đikèm (Development Tools) Đây là công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tự động sảnsinh chương trình cho hầu hết các bài toán thường gặp trong quản lý, thống kê,

kế toán Công cụ này sẽ giúp các nhà phát triển phần mềm đơn giản trong việc

xây dựng trọn gói các dự án phần mềm quản lý qui mô vừa và nhỏ VớiAccess, người dùng không phải viết từng câu lệnh cụ thể như trong Pascal, Chay Foxpro mà chỉ cần tổ chức dữ liệu và thiết kế các yêu cầu, công việc cầngiải quyết

Đến đây có thể khẳng định được 2 ứng dụng chính của Access là:

- Dùng để xây dựng hệ cơ sở dữ liệu (chỉ là phần cơ sở dữ liệu, cònphần phát triển thành phần mềm có thể dùng các công cụ khác để làm như:Visual Basic, Visual C, Delphi, NET )

- Có thể dùng để xây dựng trọn gói những phần mềm quản lý quy môvừa và nhỏ

Sáu đối tượng công cụ mà Access cung cấp là: Bảng (Table), Truy vấn(Query), Mẫu biểu (Form), Báo biểu (Report), Macro và Đơn thể (Module)

- Bảng (Table) có cấu trúc tương tự như một tệp DBF của Foxpro đượcdùng để lưu trữ dữ liệu của cơ sở dữ liệu (CSDL) Một CSDL thường gồmnhiều bảng có quan hệ với nhau

- Truy vấn (Query) là công cụ mạnh của Access dùng để khai thác và sử

lý dữ liệu, nó có thể đáp ứng các nhu cầu tra cứu về dữ liệu của các bảng dữliệu thuộc CSDL

Dạng Query thường được sử dụng nhiều nhất là Select Query Bằng loạiQuery này, ta có thể truy xuất dữ liệu cùng một lúc nhiều bảng khác nhau củaCSDL, có thể phân tích và hiệu chỉnh dữ liệu ngay trên bảng vấn tin hay sửdụng nó làm CSDL cho một công việc khác

Bảng kết quả của Truy vấn được gọi là DynaSet Một DynaSet giống nhưmột bảng đữ liệu nhưng không phải là một bảng dữ liệu thật sự, nó chỉ là cáchtham khảo đối với dữ liệu được lấy từ nhiều bảng khác nhau mà thôi Vì vậy ta

có thể thực hiện thao tác tính toán, xử lý dữ liệu cùng một lúc trên nhiều bảng

- Mẫu biểu (Form) thường dùng để tổ chức cập nhật dữ liệu cho cácbảng và thiết kế giao diện Chương trình Tuy có thể nhập liệu trực tiếp vào cácbảng, nhưng mẫu biểu sẽ cung cấp nhiều khả năng nhập liệu tiện lợi nhất Nhận

dữ liệu từ một danh sách, nhận các hình ảnh, nhập dữ liệu đồng thời trên nhiềubảng Mẫu biểu còn cho phép nhập các giá trị riêng lẻ (không liên quan đếnbảng) từ bàn phím Mẫu biểu còn có một khả năng quan trọng khác là tổ chứcgiao diện Chương trình dưới dạng một bảng nút lệnh hoặc một hệ thống menu

- Báo biểu (Report) là công cụ tuyệt vời phục vụ công việc in ấn, nó chocác khả năng:

In dữ liệu dưới dạng bảng

In dữ liệu dưới dạng biểu bảng

Sắp xếp dữ liệu trước khi in

Sắp xếp và phân nhóm dữ liệu tới 10 cấp Cho phép thực hiện các phéptoán để nhận dữ liệu tổng hợp trên mỗi nhóm Ngoài ra, dữ liệu tổng hợp nhận