HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỒ SƠ TUYỂN SINH

HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỒ SƠ TUYỂN SINH

LỜI NÓI ĐẦU

Trong những năm gần đây, với sự phát triển mạnh mẽ của ngành Công NghệThông Tin(CNTT) thực sự đã đem lại cho chúng rất nhiều lợi ích CNTT hiện nayđang được áp dụng đặc biệt trong nhiều lĩnh vực quản lý đã làm cho bộ mặt xã hộithay đổi nhanh chóng, thong tin đưa ra một cách chính xác, đảm bảo các yêu cầu củabài toán quản lý Đồng thời, tiết kiệm thời gian và công sức cho con người

Trong vấn đề đào tạo tuyển sinh, việc tổ chức và quản lý một khối lượng lớnthông tin liên quan đến vấn đề tuyển sinh Đại học, Cao đẳng - một vấn đề đòi hỏi phảigiải quyết được việc cập nhật thông tin một cách hiệu quả và nhanh chóng Từ đó, tacần phải tổ chức tất cả thông tin đó thành một hệ thống quản lý làm sao để đáp ứngđược nhu cầu của người dùng

Ứng dụng tin học và công tác quản lý là một trong những yêu cầu cần thiết vớimỗi cơ sở đào tạo tuyển sinh muốn tin học hóa việc quản lý Giảm thiểu đến mực tối

đa việc can thiệp thủ công của con người, tiết kiệm thời gian tìm kiếm, tiết kiệm khônggian lưu trữ, hệ thống hóa và kết xuất thông tin một cách chính xác, đầy đủ, đáp ứngyêu cầu của người dùng

Môn học phân tích thiết kế hệ thống giúp chúng em hiểu rõ nhưng công việc phảithực hiện, những yêu cầu thực tế về số liệu cần phải đáp ứng , và trên cơ sở đó xâydựng mô hình cần thiết để mô tả mối tương quan giữa các thành phần trong hệ thốngmuốn xây dựng, từ đó dễ dàng hơn rất nhiều trong việc triển khai lập trình chươngtrình cũng như bảo trì, nâng cấp cho hệ thống hoạt động tốt, đáp ứng yêu cầu hay thayđổi của người dùng

Mục đích chính của đề tài là:

- Phân tích quá trình quản lý hồ sơ đăng ký tuyển sinh Đại Học

- Thiết kế cơ sở dữ liệu phù hợp

- Lưu trữ cập nhật thong tin cần thiết chính xác và hiệu quả

- Lập các thống kê báo cáo theo yêu cầu

Trong quá trình thực hiện đề tài “Quản lý Hồ Sơ Đăng Kí Tuyển Sinh Đại Học”,vần còn nhiều thiếu sót, kính mong quý thầy cô giáo góp ý và giúp đỡ để đề tài củanhóm hoàn thiện hơn

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU i

MỤC LỤC ii

DANH MỤC HÌNH iv

PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ 1

PHẦN II: KHẢO SÁT 2

2.1 Hiện trạng QLHSĐKTSĐH của trường Đại Học Kinh Tế Đà Nẵng 2

2.2 Mục tiêu phát triển hệ thống mới: 2

PHẦN III: QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ 4

3.1 Quy trình nghiệp vụ 4

3.2 Đặc tả chức năng 5

PHẦN IV: MÔ HÌNH HÓA CHỨC NĂNG 6

4.1 Biểu đồ phân cấp chức năng hệ thống (BFD) 6

4.2 Biểu Đồ Mức Ngữ Cảnh : 7

4.3 Biểu Đồ Cấp 0 7

4.4 Biểu Đồ Cấp 1 của cập nhật danh mục 8

4.5 Biểu Đồ Cấp 1 của Quản lý hồ sơ 9

4.6 Biểu Đồ Cấp 1 của Thống kê báo cáo 10

PHẦN V: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ MẶT DỮ LIỆU 11

5.1 Các kiểu thực thể 11

5.2 Mối quan hệ giữa các thực thể 11

5.6.3.Bảng Khu Vực Ưu Tiên (KVUT) 17

5.6.4.Bảng Đối Tượng Ưu Tiên (ĐTUT) 17

5.6.5.Bảng Ngành Dự Thi(NganhDuThi) 18

5.6.6 Hộ Khẩu Thường Trú(HKTT) 18

5.6.7.Đơn Vị Đăng Kí Dự Thi(DonViDKDT) 18

5.6.8.Phòng Thi(Phong Thi) 18

5.6.9.Địa Điểm(DiaDiem) 19

5.6.10 Hồ Sơ Thí Sinh(HoSoTS) 19

5.7 Mô Hình Quan hệ RDM 20

5.8 Sơ đồ quan hệ giữa các tập thực thể 21

PHẦN VI: THIẾT KẾ GIAO DIỆN CHƯƠNG TRÌNH: 22

6.1 Giao diện khi bắt đầu vào chương trình 22

6.2 Quản lý Hồ sơ 28

6.3 Thống kê/Báo cáo 30

KẾT LUẬN 32

TÀI LIỆU THAM KHẢO 33

DANH MỤC HÌNH

Hình 1: Quy trình nghiệp vụ 4

Hình 2: Biểu đồ phân cấp chức năng 6

Hình 3: Biểu đồ mức ngữ cảnh 7

Hình 4: Biểu đồ cấp 0 7

Hình 5: Biểu đồ Cấp 1 của cập nhật danh mục 8

Hình 6: Biểu Đồ Cấp 1 của Quản lý hồ sơ 9

Hình 7: Biểu Đồ Cấp 1 của Thống kê báo cáo 10

Hình 8: Sơ Đồ Quan Hệ ERD 13

Hình 9: Chuẩn Hóa Dữ Liệu 15

Hình 10: Ma trận quan hệ 16

Hình 11: Mô Hình Quan hệ RDM 20

Hình 12: Sơ đồ quan hệ giữa các tập thực thể 21

Hình 13: Giao diện khi bắt đầu vào chương trình 22

Hình 14: Form Đăng Nhập 22

Hình 15: Form Đổi Mật Khẩu 23

Hình 16: Form tạo mới người dùng 23

Hình 17: Cập nhật danh mục 24

Hình 18: Form cập nhật danh mục dân tộc 24

Hình 19: Form cập nhật danh mục tỉnh thành 25

Hình 20: Form cập nhật danh mục tôn giáo 25

Hình 21: Form cập nhật danh mục Khu vực ưu tiên 26

Hình 22: Form cập nhật danh mục Đối tượng ưu tiên 26

Hình 23: Form cập nhật danh mục Ngành dự thi 27

Hình 24: Form cập nhật danh mục Đơn vị đăng ký dự thi 27

Hình 25: Quản lý Hồ sơ 28

PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ

Ngày nay tin học đã phát triển đạt đến mức độ cao, được ứng dụng vào mọingành , mọi lĩnh vực của nền kinh tế đất nước góp phần quan trọng làm cho các ngànhnày phát triển nhanh hơn, hiệu quả hơn Tin học quản lý nhằm nâng cao năng suất vàtốc độ xử lý một lượng thông tin lớn, phức tạp để đưa ra thông tin kịp thời và nhanhchóng đáp ứng những yêu cầu đặt ra

Hoà cùng sự phát triển của nền kinh tế đất nước là các nhân tài của đấtnước.Hàng năm các trường đại học điều tổ chưc các kỳ thì tuyển sinh đại học để đàotạo các nhân tài đó theo nghị quyết của nhà nước Theo tìm hiểu thực tế thì đại đa sốcác hệ thống quản lý hồ sơ dăng ký tuyển sinh đại học (QLHSĐKTSĐH) ở các trườngđại học chỉ đơn thuần là quản lý thủ công , và một số hệ thống QLHSĐKTSĐH bằngmáy tính như lưu trữ các thông tin chung về các thí sinh dự thi trên máy tính chủ yếutrên Word Các mẫu báo cáo thống kê phải viết tay hoặc có đánh máy thì lại phải đánhlại danh sách thí sinh theo nội dung báo cáo, công việc này mất thời gian mà hiệu quảchưa cao,chưa đồng bộ Nếu tin học hoá được các hệ thống thủ công này thì trongtương lai hệ thống QLHSĐKTSĐH được đồng bộ hoá của tất cả các trường đại học,đồng thời việc cập nhật những thay đổi hay tìm kiếm thông tin với những công việctrước đây ta làm mất rất nhiều thời gian thì bây giờ chỉ cần làm trong thời gian ngắn

PHẦN II: KHẢO SÁT

2.1 Hiện trạng QLHSĐKTSĐH của trường Đại Học Kinh Tế Đà Nẵng

Tại trường Đại Học Kinh Tế Đà Nẵng, việc quản lý hồ sơ của các thí sinh thuộcđơn vị mình quản lý vẫn sử dụng phương pháp thủ công là chủ yếu, khối lượng hồ sơquản lý là rất lớn

- Việc cập nhật hồ sơ, tìm kiếm thông tin của một thí sinh nào đó là rất khókhăn, mất nhiều thời gian và không cho được thông tin chính xác nhất về thí sinh đó

- Số giấy tờ bổ sung hàng năm trong hồ sơ QLHSĐKTSĐH cũng rất lớn

- Việc làm các báo thống kê theo yêu cầu mang tính điều tra chuyên đề thìcàng gặp khó khăn hơn rất nhiều và thường không thỏa mãn được yêu cầu đặt ra

Qua tìm hiểu thực tế chúng em thấy nghiệp vụ QLHSĐKTSĐH bằng sổ sách có những

ưu khuyết điểm sau:

Ưu điểm :

Công việc quản lý trên sổ sách là công việc rất quen thuộc trong đơn vị hànhchính sự nghiệp ở nước ta trong nhiều năm qua việc quản lý như vậy không đòi hỏiphải có trình độ chuyên môn cao và một số công việc quản lý thủ công trước đâykhông thể thay thế hoàn toàn bằng máy tính

Nhược điểm :

Trong thời đại ngày nay với tốc độ phát triển rất nhanh và mạnh mẽ của côngnghệ thông tin thì việc quản lý bằng sổ sách trở nên lạc hậu và có những nhược điểmchính sau:

 Việc quản lý bằng sổ sách trở nên cồng kềnh, dễ bị mối mọt thất lạc

 Việc sửa chữa hay cập nhật mất nhiều thời gian

 Phương pháp quản lý thủ công làm giảm hiệu qủa của việc quản lý điềuhành

 Cập nhật và lưu trữ các thông tin tin cậy, chính xác và với khối lượngthông tin lớn

 Bổ sung nhưng thông tin thiếu sót, sửa và xóa thông tin được để đáp ứngđầy đủ các yêu cầu đặt ra

PHẦN III: QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ

Thông báo cho thí sinh

- Cập nhật DM Khu vực ưu tiên

- Cập nhật DM Đối tượng ưu tiên

- Danh sách địa điểm thi

- Danh sách thí sinh theo ngành dự thi

- Danh sách theo đối tượng

- Tổng số phòng thi

- Danh sách theo khu vực ưu tiên

- Danh sách theo địa điểm

 Yêu cầu phi chức năng:

+ Hệ thống chính xác, giao diện thân thiên, dễ sử dụng, truy cập dữ liệu nhanhchóng

+ Đảm bảo hệ thống phải vận hành tốt trong khi số lượng thí sinh dự thi tănglên

PHẦN IV: MÔ HÌNH HÓA CHỨC NĂNG

4.1 Biểu đồ phân cấp chức năng hệ thống (BFD)

Hình 2: Biểu đồ phân cấp chức năng

HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐĂNG KÍ TUYỂN SINH ĐẠI HỌC

2.0 Quản lý

Hồ Sơ Thí Sinh

Cán Bộ Quản Lý

1.4 Cập nhật DM KVƯT Thay Đổi Mật Khẩu

1.3 Cập nhật DM Tôn Giáo Thay Đổi Mật Khẩu

1.6 Cập nhật DM Ngành

1.2 Cập nhật DM Tỉnh thành Thay Đổi Mật Khẩu

4.4 Biểu Đồ Cấp 1 của cập nhật danh mục

Hình 5: Biểu đồ Cấp 1 của cập nhật danh mục

4.5 Biểu Đồ Cấp 1 của Quản lý hồ sơ

Hình 6: Biểu Đồ Cấp 1 của Quản lý hồ sơ

Cán Bộ Quản

Lý

2.4 Lập phiếu dự

thi Cập nhật

Địa điểm thi

Thay Đổi

Mật Khẩu

2.3 Xếp phòng thi Cập nhật Địa điểm thi Thay Đổi Mật Khẩu

2.1 Cập nhật hồ sơ Cập nhật Địa điểm thi Thay Đổi Mật Khẩu

Danh sách thi

Đánh số báo danh Cập nhật Địa điểm thi Thay Đổi Mật Khẩu

4.6 Biểu Đồ Cấp 1 của Thống kê báo cáo

Hình 7: Biểu Đồ Cấp 1 của Thống kê báo cáo

3.3 Danh sách theo đối tượng Xếp phòng thi Cập nhật Địa điểm thi Thay Đổi Mật Khẩu

3.2 Danh sách thí sinh theo ngành Xếp phòng thi Cập nhật Địa điểm thi Thay Đổi Mật Khẩu Xếp phòng thi

Dữ liệu xếp

phòng

Thống kê báo cáo

3.1 Tổng số thí sinh

Dữ liệu hồ sơ

PHẦN V: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ MẶT DỮ LIỆU

5.1 Các kiểu thực thể

1.1)Quê Quán (Mã quê quán,Tên quê quán,Ghi chú)

1.2) Dân tộc (Mã dân tộc,Tên dân tộc,Ghi chú)

1.3) Khu vực ưu tiên (Mã khu vực ưu tiên ,Tên khu vực ưu tiên,Ghi chú) 1.4) Đối tượng ưu tiên (Mã đối tượng ưu tiên,Tên đối tượng ưu tiên,Ghi chú) 1.5)Ngành dự thi (Mã ngành dự thi,Tên ngành dự thi,Ghi chú)

1.6)Hộ khẩu thường trú (Mã hộ khẩu thường ,Tên hộ khẩu thường trú,ngày

cấp,Ghi chú )

1.7) Đơn vị đăng kí dự thi (Mã đơn vị,Tên đơn vị,Ghi chú)

1.8) Phòng thi (Mã phòng thi,Mã địa điểm,Số lượng thí sinh,Ghi chú)

1.9)Địa điểm thi (Mã địa điểm,Tên địa điểm,Ghi chú)

1.10) Hồ sơ thí sinh (Mã thí sinh,Ngày sinh,Giới tính,Mã quê quán,Mã dân

tộc,mã tôn giáo,Mã ưu tiên ,Mã ngành dự thi,Mã phòng,Số CMND)

5.2 Mối quan hệ giữa các thực thể

Kí hiệu: Quan hệ 1-1:

Quan hệ một-nhiều :

Quan hệ nhiều nhiều :

-Xét 2 tập thực thể:Tôn giáo và Hồ sơ thí sinh:Mỗi tôn giáo có nhiều hồ sơ thísinh,mỗi thí sinh chỉ có một quê

-Xét 2 thực thể: Dân tộc và Hồ sơ thí sinh:Mỗi dân tộc có nhiều thí sinh,mỗi thísinh chỉ có một dân tộc nhất định

Tôn Giáo Hồ sơ tuyển sinh

-Xét 2 thực thể:Khu vực ưu tiên và Hồ sơ thí sinh:Mỗi khu vực ưu tiên có nhiềuthí sinh và mỗi thí sinh có 1 khu vực ưu tiên

-Xét 2 thực thể:Đối tượng ưu tiên và Hồ sơ thí sinh:Mỗi đối tượng ưu tiên cónhiều thí sinh và mỗi thí sinh có 1 đối tượng ưu tiên

-Xét 2 thực thể:Ngành dự thi và Hồ sơ thí sinh:Mỗi ngành dự thi có nhiều thísinh và mỗi thí sinh được thi 1 ngành duy nhất

-Xét 2 thực thể:Hộ khẩu thường trú và Hồ sơ thí sinh:Mỗi hộ khẩu thường trúchỉ có 1 hồ sơ thí sinh,mỗi thí sinh chỉ có 1 hộ khẩu thường trú

- Xét 2 thực thể:Địa điểm và phòng thi:Mỗi địa điểm có nhiều phòng thi và mỗiphòng thi có một địa điểm duy nhất

-Xét 2 thực thể:Phòng thi và Hồ sơ thí sinh:Mỗi phòng có nhiều thí sinh và mỗithí sinh chỉ ở một phòng

Hình 8: Sơ Đồ Quan Hệ ERD

Đơn vị ĐKDT

Mã đơn vị ĐKDT Tên đơn vị Ghi chú

Ngành DT

Mã ngành Tên ngành Ghi chú

Phòng Thi

Mã phòng

Mã địa điểm

Số lượng TS Ghi chú

c ó

c ó

c ó

c ó

Hồ sơ TS

Mã thí sinh Ngày sinh Giới tính

Mã Tôn Giáo

Mã dân tộc

Mã ưu tiên MãngànhDT

Mã phòng

Số CMND

Địa Điểm

Mã địa điểm Tên địa điểm Ghi chú

n 1

c ó

c ó 1

n

Dữ liệu ban đầu

chưa chuẩn hóa

Mã khu vực ưu tiên

Tên khu vực ưu tiên

Mã đối tượng ưu

Mã hồ sơ

Mã thí sinh

Số Báo DanhTên thí sinhNgày sinhGiới tính

Số CMND

Mã hộ khẩu thườngtrú

Tên hộ khẩu thườngtrú

Ngày cấp

Mã quê quánTên quê quán

Mã dân tộcTên dân tộc

Mã tôn giáoTôn giáo

Mã khu vực ưu tiênTên khu vực ưu tiên

Mã đối tượng ưu

Mã hồ sơ

Mã thí sinh

Số Báo DanhTên thí sinhNgày sinhGiới tính

Số CMND

Mã hộ khẩu thườngtrú

Tên hộ khẩu thườngtrú

Ngày cấp

Mã quê quánTên quê quán

Mã dân tộcTên dân tộc

Mã tôn giáoTôn giáo

Mã đơn vị

Mã hộ khẩu thườngtrú

Tên hộ khẩu thườngtrú

Ngày cấp

Mã quê quán

Mã phòng thiTên phòng thi

Mã địa điểmTên địa điểm

Mã đơn vịTên đơn vị

Mã ngành dự thiTên ngành dự thi

Mã phòng thiTên phòng thi

Mã địa điểmTên địa điểm

Mã ngành dự thiTên ngành dự thi

Mã phòng thiTên phòng thi

Mã địa điểmTên địa điểm

Hình 9: Chuẩn Hóa Dữ Liệu

NghànhDT

PhòngThi

ĐịaĐiểm

5.6 Các bảng CSDL

5.6.1 Bảng Tôn Giáo (TonGiao)

5.6.2.Bảng Dân tộc (Dantoc)

5.6.3.Bảng Khu Vực Ưu Tiên (KVUT)

5.6.4.Bảng Đối Tượng Ưu Tiên (ĐTUT)

5.6.5.Bảng Ngành Dự Thi(NganhDuThi)

MaNganhDT Int 4 Mã ngành dự thi

5.6.6 Hộ Khẩu Thường Trú(HKTT)

5.6.7.Đơn Vị Đăng Kí Dự Thi(DonViDKDT)

5.6.8.Phòng Thi(Phong Thi)

Ghichu Nvarchar 255 Ghi chú

5.6.10 Hồ Sơ Thí Sinh(HoSoTS)

5.7 Mô Hình Quan hệ RDM

Hồ sơ Thí Sinh

Mã thí sinh

Mã HKTT

Mã ĐKDTNgày sinh

Đơn vị ĐKDT

Mã đơn vị ĐKDT Tên đơn vị ĐKDT Ghi chú

Ngành Dự Thi

Mã ngành Dự Thi Tên ngành Dự Thi Ghi chú

Phòng Thi

Mã phòng thi

Mã địa điểm Tên phòng thi Tổng số

TS Ghi chú

Hình 12: Sơ đồ quan hệ giữa các tập thực thể

PHẦN VI: THIẾT KẾ GIAO DIỆN CHƯƠNG TRÌNH:

6.1 Giao diện khi bắt đầu vào chương trình

Hình 13: Giao diện khi bắt đầu vào chương trình

Khi bắt đầu vào chương trình, người dùng phải gõ tên và mật khẩu của mìnhvào mới sử dụng được chương trình

 Form Đăng Nhập:

 Form Đổi Mật Khẩu:

Chức năng này áp dụng cho tất cả người dùng,nếu muốn thay đổi mật khẩu chỉ cần gõtên,mật khẩu cũ và mật khẩu mới.Sau khi ấn nút “Xác nhận”Nếu thông tin đã đượcđiền vào đầy đủ thì mật khẩu cũ sẽ được thay bằng mật khẩu mới

Hình 15: Form Đổi Mật Khẩu

 Form tạo mới người dùng:

Người quản trị hệ thống có quyền tạo mới người dùng bằng cách truy nhập tên và mậtkhẩu sau đó nhập lại mật khẩu vào các ô tương ứng

 Cập nhật danh mục:

Hình 17: Cập nhật danh mục

 Form cập nhật danh mục dân tộc:

 Form cập nhật danh mục tỉnh thành

Hình 19: Form cập nhật danh mục tỉnh thành

 Form cập nhật danh mục tôn giáo:

Hình 20: Form cập nhật danh mục tôn giáo

 .Form cập nhật danh mục Khu vực ưu tiên:

Hình 21: Form cập nhật danh mục Khu vực ưu tiên

 Form cập nhật danh mục Đối tượng ưu tiên:

 Form cập nhật danh mục Ngành dự thi:

Hình 23: Form cập nhật danh mục Ngành dự thi

 Form cập nhật danh mục Đơn vị đăng ký dự thi:

Với những chức năng này,người dùng sẽ cập nhật các danh mục hệ thống.Clickvào từng danh mục để hiển thị các thông tin tương ứng.Nếu muốn thêm mới,bạn chỉcần điền đầy đủ các thông tin vào các ô text và nhấn nút “Thêm”.Nếu thông tin điền làhợp lệ thì một bản ghi sẽ được thêm mới vào bảng tương ứng.

Nếu muốn sửa click vào datagridview sau đó bạn sửa các thông tin cần thiết sau

dố click nút “sửa”.Thông tin mà bạn thay đổi hợp lệ sẽ được lưu lại

Nếu muốn xóa,bạn click vào dòng của bảng (datagridview),sau đó click nút

“xóa”,một thông báo sẽ hiện lên hỏi bạn có chắc muốn xóa hay không.Nếu chắc chắnxóa thì click nút “yes”,nếu không muốn xóa thí click nút “No”

6.2.Quản lý Hồ sơ

Hình 25: Quản lý Hồ sơ

 Form cập nhật hồ sơ thí sinh:

Hình 26: Form cập nhật hồ sơ thí sinh

 Form cập nhật hồ sơ thí sinh:

 Form Lập giấy báo dự thi:

Hình 28: Form Lập giấy báo dự thi

Với chức năng này.Khi bạn chọn đầy đủ thông tin từ các comboBox, ấn nút

“Hiển Thị” thì các trường dữ liệu:Tên TS, Ngày sinh, HKTT, Số Báo Danh, PhòngThi,Địa Điểm sẽ được hiển thị trên Gridview Sau đó ấn nút ”In Giấy báo” sẽ in ragiấy báo dự thi tương ứng với các dữ liệu

6.3 Thống kê/Báo cáo