Đồ án tốt nghiệp - Phân tích thiết kế hệ thống - Quản lý hồ sơ dăng ký tuyển sinh đại học pot

ĐỀ TÀI: Quản lý hồ sơ dăng ký tuyển sinh đại học I. ĐẶT VẤN ĐỀ Ngày nay tin học đã phát triển đạt đến mức độ cao, được ứng dụng vào mọi ngành , mọi lĩnh vực của nền kinh tế đất nước góp phần quan trọng làm cho các ngành này phát triển nhanh hơn, hiệu quả hơn. Tin học quản lý nhằm nâng cao năng suất và tốc độ xử lý một lượng thông tin lớn, phức tạp để đưa ra thông tin kịp thời và nhanh chóng đáp ứng những yêu cầu đặt ra. Hoà cùng sự phát triển của nền kinh tế đất nước là các nhân tài của đất nước.Hàng năm các trường đại học điều tổ chưc các kỳ thì tuyển sinh đại học để đào tạo các nhân tài đó theo nghị quyết của nhà nước. Theo tìm hiểu thực tế thì đại đa số các hệ thống quản lý hồ sơ dăng ký tuyển sinh đại học (QLHSĐKTSĐH) ở các trường đại học chỉ đơn thuần là quản lý thủ công , và một số hệ thống QLHSĐKTSĐH bằng máy tính như lưu trữ các thông tin chung về các thí sinh dự thi trên máy tính chủ yếu trên Word. Các mẫu báo cáo thống kê phải viết tay hoặc có đánh máy thì lại phải đánh lại danh sách thí sinh theo nội dung báo cáo, công việc này mất thời gian mà chưa hiệu qủa cao chưa đồng bộ. Nếu tin học hoá được các hệ thống thủ công này thì trong tương lai hệ thống QLHSĐKTSĐH được đồng bộ hoá của tất cả các trường đại học, đồng thời việc cập nhật những thay đổi hay tìm kiếm thông tin với những công việc trước đây ta làm mất rất nhiều thời gian thì bây giờ chỉ cần làm trong thời gian ngắn . II. KHẢO SÁT Sau khi nhận được bài tâp lớn , chúng em đã đi tìm hiểu và khảo sát thực tế tại Phòng Đào tạo trường đại học Hàng hải. Địa chỉ: Nhà A1 Khu Hiệu bộ trường đại học Hàng hải 1. Hiện trạng QLHSĐKTSĐH của trường Đại Học Hàng hải  Tại trường đại học Hàng hải, việc quản lý hồ sơ của các thí sinh thuộc đơn vị mình quản lý vẫn sử dụng phương pháp thủ công là chủ yếu, khối lượng hồ sơ quản lý là rất lớn.  Việc cập nhật hồ sơ, tìm kiếm thông tin của một thí sinh nào đó là rất khó khăn, mất nhiều thời gian và không cho được thông tin chính xác nhất về thí sinh đó.  Số giấy tờ bổ sung hàng năm trong hồ sơ QLHSĐKTSĐH cũng rất lớn  Việc làm các báo thống kê theo yêu cầu mang tính điều tra chuyên đề thì càng gặp khó khăn hơn rất nhiều và thường không thỏa mãn được yêu cầu đặt ra Qua tìm hiểu thực tế chúng em thấy nghiệp vụ QLHSĐKTSĐH bằng sổ sách có những ưu khuyết điểm sau: Ưu điểm : Công việc quản lý trên sổ sách là công việc rất quen thuộc trong đơn vị hành chính sự nghiệp ở nước ta trong nhiều năm qua việc quản lý như vậy không đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn cao và một số công việc quản lý thủ công trước đây không thể thay thế hoàn toàn bằng máy tính. Nhược điểm : Trong thời đại ngày nay với tốc độ phát triển rất nhanh và mạnh mẽ của công nghệ thông tin thì việc quản lý bằng sổ sách trở nên lạc hậu và có những nhược điểm chính sau: o Việc quản lý bằng sổ sách trở nên cồng kềnh, dễ bị mối mọt thất lạc o Việc sửa chữa hay cập nhật mất nhiều thời gian. o Phương pháp quản lý thủ công làm giảm hiệu qủa của việc quản lý điều hành . o Tính bảo mật an toàn không cao nên thông tin dễ bị mất. o Không mang tính thời đại 2. Mục tiêu của hệ thống mới - Cập nhật thông tin nhanh chóng và chính xác. - Tra cứu thông tin nhanh chóng, chính xác và dễ dàng hơn theo yêu cầu quản lý. - Sửa chữa hay bổ sung thông tin cũng hết sức mềm dẻo, thuận tiện đáp ứng đầy đủ yêu cầu đặt ra. Tuy nhiên thực tế hiện nay hầu hết các trường đại học là những nơi trực tiếp quản lý hồ sơ dăng ký của các thí sinh chưa trang bị máy vi tính. III.XÁC LẬP DỰ ÁN 1.Dự trù trang thiết bị - Phần mềm sẽ được viết bằng Visual Basic 6.0, dùng hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL server 2000. - Cần một hệ thống máy tính như sau: + Hệ điều hành: Window 98 trở lên. + Cấu hình máy không cần cao lắm (Ram 256Mb, ổ cứng 40GB). 2. Lập kế hoạch: STT Tên công việc Ngày bắt đầu Ngày kết thúc 1 Phân tích 21/2/2008 6/3/2008 2 Thiết kế 7/3/2008 13/3/2008 3 Cài đặt 4 Kiểm thử 5 Chuyển giao 6 Bảo trì IV. SƠ ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG: Qu ản lý hồ sơ ĐKDT ĐH Qu ản lý Danh Mục Qu ản lý h ồ sơ Th ống Kê Báo Cáo Dân tộc Tỉnh thành Tôn giáo Cập nhật hồ sơ Xếp phòng Đánh số báo danh Tổng số thí sinh Phòng thi Lập giấy báo dự thi Địa Điểm Khu vực ưu tiên Ngành Đơn vị ĐKDT Đối tượng ưu tiên Phòng Đào Tạo DS thí sinh theo ngành thi DS thí sinh theo ĐTUT DS thí sinh theo KVUT V: SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU: 1. Sơ đồ ngữ cảnh: 2. Mức đỉnh: 3. Mức dưới đỉnh -Sơ đồ mức dưới đỉnh Quản lý Danh mục: Cán Bộ Quản Lý H ồ s ơ thí sinh Quản lý danh mục Quản lý hồ sơ Thống Kê Báo Cáo Cập nhật thông tin thí sinh Cập nhật hồ sơ thí sinh Thông TinThống Kê Kết Quả Thống Kê DL DL DL Quản lý HSĐKDT H ồ s ơ thí sinh CB Quản Lý Cập nhật thông tin Tìm kiếm/Thống kê DL -Sơ đồ mức dưới đỉnh Quản lý Hồ Sơ: H ồ s ơ thí sinh Cập nhật Dân tộc Cập nhật Đơn vị ĐKDT Cập nhật Ngành Cập nhật Tỉnh thành Cập nhật Tôn giáo Cập nhật Khu vực Cập nhật Đối tượng ưu t iên C án B ộ Qu ản L ý C án B ộ Qu ản L ý DL dân t ộc DL Tỉnh Thành Nhập/sửa Nhập/sửa Nhập/sửa Nhập/sửa DL Tôn Giáo DL KV DL Ngành DL Khoa DL ĐTƯT Nhập/sửa Nhập/sửa Nhập/sửa - Sơ đồ mức dưới đỉnh Báo cáo thống kê: H ồ sơ thí sinh Cập nhật Hồ sơ Lập giấy báo dự thi Xếp phòng Đánh số báo danh C án B ộ Qu ản L ý C án B ộ Qu ản L ý DL Hồ sơ Nhập/sửa Nhập/sửa Nhập/sửa Nhập/sửa DL Hồ sơ DL Hồ sơ DL Hồ sơ VI/PHÂN TÍCH DỮ LIỆU ĐẦU VÀO/ĐẦU RA(CỦA CÁC CHỨC NĂNG): 1, Chức năng quản lý danh mục : -Mục tiêu: Chức năng này tương ứng với nghiệp vụ thêm, sửa, xóa các thông tin :dân tộc, tôn giáo, khu vực ưu tiên, đối tượng ưu tiên, ngành, đơn vị đăng ký dự thi của thí sinh thông qua hồ sơ thí sinh. -Đầu vào: Người sử dụng chức năng này căn cứ vào hồ sơ thí sinh ghi trên phiếu dự thi (Biểu mẫu 1) -Đầu ra: Lưu các thông tin trên giao diện mà người sử dụng đã nhập vào một nguồn dữ liệu biểu diễn danh mục 2, Chức năng cập nhật hồ sơ: - Mục tiêu: Chức năng này tương ứng với nghiệp vụ theo dõi hồ sơ nộp vào trường gồm các nghiệp vụ: H ồ s ơ Thí sinh DS thí sinh theo ĐTUT DS thí sinh theo địa điểm dự C án B ộ Qu ản L ý Tổng số thí sinh X ếp Phòng DL Hồ sơ DL Hồ sơ DL Hồ sơ DL Hồ sơ DL Xếp phòng DL Xếp phòng Thống kê báo cáo Thống kê báo cáo C án B ộ Qu ản L ý DS thí sinh theo ngành dự thi DS thí sinh theo KVƯT DS tổng số phòng thi Thống kê báo cáo Thống kê báo cáo Thống kê báo cáo Thống kê báo cáo [...]... Giáo Hồ sơ TS -Xét 2 thực thể: Dân tộc và Hồ sơ thí sinh: Mỗi dân tộc có nhiều thí sinh, mỗi thí sinh chỉ có một dân tộc nhất định Dân tộc Hồ sơ TS -Xét 2 thực thể:Khu vực ưu tiên và Hồ sơ thí sinh: Mỗi khu vực ưu tiên có nhiều thí sinh và mỗi thí sinh có 1 khu vực ưu tiên Khu vực ưu Hồ sơ TS tiên thể:Đối tượng ưu tiên và Hồ sơ thí sinh: Mỗi đối tượng ưu -Xét 2 thực tiên có nhiều thí sinh và mỗi thí sinh. .. tiên Đối tượng ưu Hồ sơ TS tiên -Xét 2 thực thể:Ngành dự thi và Hồ sơ thí sinh: Mỗi ngành dự thi có nhiều thí sinh và mỗi thí sinh được thi 1 ngành duy nhất Hồ sơ TS -Xét 2 thực thể:Hộthi Ngành dự khẩu thường trú và Hồ sơ thí sinh: Mỗi hộ khẩu thường trú chỉ có 1 hồ sơ thí sinh, mỗi thí sinh chỉ có 1 hộ khẩu thường trú HKTT Hồ sơ TS -Xét 2 thực thể:Đơn vị đăng kí dự thi và Hồ sơ thí sinh: Mỗi đơn vị đăng... lượng thí sinh, Ghi chú) 1.9, Địa điểm thi (Mã địa điểm,Tên địa điểm,Ghi chú) 1.10, Hồ sơ thí sinh (Mã thí sinh, Ngày sinh, Giới tính,Mã quê quán,Mã dân tộc,mã tôn giáo,Mã ưu tiên ,Mã ngành dự thi,Mã phòng,Số CMND) 2,Mối quan hệ giữa các thực thể: Kí hiệu:Quan hệ 1-1 : Quan hệ một-nhiều: Quan hệ nhiều nhiều : -Xét 2 tập thực thể:Tôn giáo và Hồ sơ thí sinh: Mỗi tôn giáo có nhiều hồ sơ thí sinh, mỗi thí sinh chỉ... thi có nhiều hồ sơ thí sinh, mỗi hồ sơ thí sinh có 1 đơn vị đăng kí dự thi Đơn vị ĐKDT Hồ sơ TS -Xét 2 thực thể:Địa điểm và phòng thi:Mỗi địa điểm có nhiều phòng thi và mỗi phòng thi có một địa điểm duy nhất Địa điểm Phòng thi -Xét 2 thực thể:Phòng thi và Hồ sơ thí sinh: Mỗi phòng có nhiều thí sinh và mỗi thí sinh chỉ ở một phòng duy nhất Phòng thi 3 ,Sơ đồ quan hệ E-R ở mức đơn giản: Hồ sơ TS Đơn vị... Int 4 MaHKTT Int 4 MaPhong Int 4 SoCMND Char 10 Sơ đồ quan hệ giữa các tập thực thể : Diễn giải Mã thí sinh Ngày sinh Giới tính Mã tôn giáo Mã dân tộc Mã ưu tiên Mã ngành dự thi Mã hộ khẩu thường tr Mã phòng Số chứng minh VII: THIẾT KẾ GIAO DIỆN CHƯƠNG TRÌNH: Các chức năng của chương trình: - Hệ thống - Người dùng - Quản lý hồ sơ - Danh mục - Báo cáo - Trợ giúp 1 Giao diện khi bắt đầu vào chương trình:... vào: năm…đến tại địa điểm… để làm thủ tục dự thi Đề nghị thí sinh đến đúng Hồ giờ sinh mà người sử dụng lưu trong cơ sở dữ liệu sơ thí - ầu ra: HỘI ĐỒNG TUYỂN báo TRƯỜNG ĐHHH Chức năng này đưa ra tổng số thí sinh dự thi, in cácSINHcáo Ký tên: VI/:PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ MẶT DỮ LIỆU: 1, Các kiểu thực thể: 1.1, Quê Quán (Mã quê quán,Tên quê quán,Ghi chú) 1.2, Dân tộc (Mã dân tộc,Tên dân tộc,Ghi chú) 1.3,... (nếu có) - ầu ra: Lưu các thông tin trên giao diện mà người sử đã nhập vào 1 nguồn dữ liệu biểu diễn hồ sơ dự thi 3 Chức năng xếp phòng: -Mục tiêu: Chức năng này tương ứng với nghiệp vụ từ hồ sơ của thí sinh người sử dụng cập nhật tên thí sinh và sắp xếp theo thứ tự để đưa vào phòng thi - ầu vào: Từ hồ sơ thí sinh người sử dụng cập nhật tên và ngày sinh của thí sắp xếp đưa vào danh sách phòng thi - ầu... thi 4, Chức năng đánh số báo danh: -Mục tiêu: Chức năng này tương ứng với các thao tác: thêm, sửa , xóa số báo danh của thí sinh thông qua việc thu nhận hồ sơ - ầu vào: Từ hồ sơ thí sinh người sử dụng cập nhật tên và ngày sinh của thí sắp xếp và đánh số báo danh đưa vào danh sách số báo danh của thí sinh - ầu ra: Danh sách số báo danh của các thí sinh dự thi và đưa vào cơ sở dữ liệu đánh số báo danh... 10:………………………… Mục 7: Theo ký hiệu các đối tượng ưu tiên trong tuyển sinh quy định Năm lớp 11:………………………… Năm lớp 12:………………………… tại”Quy chế tuyển sinh đại học cao đẳng hệ chính quy” Thí sinh tự xác định thuộc đối tượng nào thì ghi vào ô Mã trường nếu khai quy định, Mã tỉnh man sẽ bị xử ký Thí sinh thuộc diện ưu tiên phải giấy chứng 10,Thuộc khu vực nào thì khoanh tròn vào ký hiệulưu ý: tất cả học sinh là nhận hợp... gian học ở trường này, nửa thời gian học ở trường kia thì tốt nghiệp ở đâu thì ưu tiên khu vực ở đó Mục 11:Thí sinh cần ghi theo hướng dẫn của nơi thu nhận hồ sơ Học sinh đang học lớp 12 THPT tại trường nào thì nộp hồ sơ ĐKDT tại trường đó Các đối tượng khác nộp hồ sơ ĐKDT tại các điểm do sở GD&ĐT quy định Mục 12 : Ghi như hướng dẫn trên phiếu ĐKDT Mục 13 : Thí sinh phải ghi rõ họ tên người nhận , . Cán Bộ Quản Lý H ồ s ơ thí sinh Quản lý danh mục Quản lý hồ sơ Thống Kê Báo Cáo Cập nhật thông tin thí sinh Cập nhật hồ sơ thí sinh Thông TinThống Kê Kết Quả Thống. trường đại học điều tổ chưc các kỳ thì tuyển sinh đại học để đào tạo các nhân tài đó theo nghị quyết của nhà nước. Theo tìm hiểu thực tế thì đại đa số các hệ thống quản lý hồ sơ dăng ký tuyển sinh. Sơ đồ quan hệ giữa các tập thực thể : VII: THIẾT KẾ GIAO DIỆN CHƯƠNG TRÌNH: Các chức năng của chương trình: - Hệ thống - Người dùng - Quản lý hồ sơ - Danh mục - Báo cáo -