Hệ thống thông tin kế toán tập 1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.Hồ CHÍ MINH KHOA KẾ TỐN - KIỂM t o n BỘ MƠN HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾTO^N TẬP N1IẢ XUẤT BẢN PHƯƠNG ĐƠNG LỜI NĨI ĐÀU Trong thời đại công nghệ thông tin, công nghệ thơng tin ngày có nhiều ảnh hưởng sâu rộng trình điều hành, quản lý doanh nghiệp, đặc biệt ảnh hường đến hệ thống thông tin kế toán, chuyên viên kế toán đứng trước nhiều hội thách thức Hiểu biết có kỹ tốt việc ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác kế tốn, giúp cho chun viên kế toán nắm bắt hội vưọt qua thách thức, giúp cho kế toán ngày giữ vai trị quan trọng cơng tác quản lý doanh nghiệp, giúp Hệ thống thông tin kế toán tạo giá trị gia tăng cho doanh nghiệp Trong điều kiện đó, vai trị chun viên kế tốn khơng thực cơng việc ghi chép, lập báo cáo mà tham gia vào đội dự án để phân tích, thiết kế, đánh giá hệ thống thơng tin kế tốn Đối với nghề nghiệp, chun viên kế tốn khơng lcàm việc vai trị kế tốn doanh nghiệp mà họ cịn làm việc vai trị ngưịi tu vấn tài kế tốn, kiểm tốn viên nội doanh nghiệp, hay kiếm toán vien tổ chức kiểm toán độc lập Với mong muốn cung cấp đầy đủ kiến thức vấn đề xử lý thơng tin kế tốn, tơ chức, đánh giá hệ thống thơng tin kế tốn hai mơi trường xử lý tay xừ lý máy, môn học Hệ thống Thơng tin Kế tốn thiết kế giảng dạy cho sinh viên chuyên ngành kế toán trường Đại học Kinh tế thành phố Hồ Chí Minh bao gồm ba học phần • Học phần 1: 'S Cung cấp kiến thức giúp sinh viên có cáỉ nhìn tổng quan hệ thống thơng tin ke tốn S Cung câp kiên thức cùn ban hệ quan trị sơ liệu to chức liệu kế toán s Cung cắp kiến thức giúp sinh viên tỏ chức xư lý dừ liệu kế toán phần mềm MS Excel • Học phần 2: 'S Cung cấp kiến thức kỹ giúp cho sinh viên tìm hiếu, to chức vù lập tcù liệu hệ thống thông ùn ké tốn, tị chức liệu kế tốn theo mơ hình tỏ chức dừ liệu phó biên điều kiện tin học.hóa Chương I: Tổng Quan vè Hệ Thống Thơng Tin Ke Tốn y Cung cấp cho sinh viền kiến thức nhắm tố chức phân tích, đanh giả hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp, đặc biệt kiểm sốt mơi trườĩig máy tính y Cung cap kiến thức cho sinh viên việc tìm hiểu, đánh giá, tiêp cạn hệ thống thông tin kế tốn doanh nghiệp theo chu trình nghiệp vụ • Học phần 3: V Giúp sinh viên nắm bắt kiến thức cần thiết việc phân tích, thiết kế thực hiện, vận hành hệ thông thông tin kê tốn mơi trường máy tính y Hướng dẫn kiến thức kỹ nặng cần thiết việc tố chức, sữ dụng, đánh giá phần mềm kế tốn Theo đó, tài liệu biên soạn nhằm phục vụ cho việc giản£ dạy Học phần môn Hệ thống Thơng tin Kê tốn trường Đại học kinh tê Tài liệu kết cấu thành hai phần với tổng cộng tám chương V Chương trình bày Tống quan Hệ thống Thơng tin Kế tốn V Các Chương vấ trình bày nhũng vấn đề cách thức tổ chức liệu, hệ quân trị sở liệu cụ MS Access, quàn lý truy xuất liệu nhằm cung cấp kiến thức to chức liệu môi trường tin học hóa cơng tác kế tốn, phục vụ cho Học phần môn học hệ thống thông tin kế toán V Các Chương 4, 5, 6, trình bày kiến thức cách xử lý thơng tin kê tốn câp độ bàn phần mềm MS Excel điêu kiện áp dụng hình thức kế tốn Nhật ký chung Tài liệụ tập thể giảng viên môn Hệ thống Thông tin Kế toán, khoa Kê toán - Kiểm toán, trường Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh biên soạn, bao gồm: ThS.Thái Phúc Huy (chủ biên), ThS.Nguyễn Thế Hưng, ThS.Huỳnh Văn Hiếu, CN.Đồn Nguyễn Trí Dũng CN.Lương Đức Thuận Trong lân biên soạn này, chúng tơi chình lý, bổ sung cập nhật nội dung phù họp với văn pháp quy chế độ kế tốn hành, chúng tơi xin chân thành cám ơn mong muốn nhận ý kiến đóng góp cùa q bạn đọc địa chi: Bộ mơn Hệ thống Thơng tin Kể tốn Khoa Kế tốn-Kiếm tốn, Đại học Kinh tể TP Hồ Chí Minh 279 Nguyễn Tri Phương, Quận 10, TP Hồ Chí Minh Điện thoại: (08)38.554540-(08)38.531533 MỤC LỤC LỜI NÓI Đ Ầ U MỤC LỤC Chưong I: TỎNG QUAN VÈ HỆ THĨNG THƠNG TIN KÉ T O A N ! Khái niệm hệ thống hệ thống thông tin quản lý .10 Hệ thống thơng tin kế tốn 17 Tổ chức hệ thống thông tin kế to n 23 Các mức độ ứng dụng công nghệ thông tin hệ thống thông tin kế tốn 29 Chng II: TÓ CHỨC D ữ LIỆU TRONG ĐIẺU KIỆN ỨNG DỤNG M ÁỸ TÍN H 33 Một số khái niệm 34 Các bước tiến hành tổ chức liệu 50 Tổng quan hệ quản trị BÀI TẬP CO' sở liệu A ccess .56 63 Chuông III: BẢNG DỮ LIỆU, VÁN T IN 64 Các thao tác liên quan cấu trúc bảng liệu .65 Thiết lập mối liên kết bàng-Relationship 69 Các thao tác cập nhật mẫu tin 73 Vấn ti n 81 Câu lệnh Select - SQL 92 BÀI TẬP 99 Chương I: Tổng Quan v ề Hệ Thống Thơng Tin K ế Tốn Chương IV: TỔ CHỨC DỮ LIỆU KẾ TOÁN TRONG ĐIÈU KIẸN ÚNG DỤNG EXCEL 104 Ôn tập vằ bổ sung số kiến thức E x cel 105 Hình thức kế tốn U4 Tổ chức liệu kế toán 119 Chương V: LẬP BẢNG CÂN ĐOI TAI KHOAN, BANG TỎNG HỢP CHI T IÉ T 136 Lập bảng cân đối tài khoản cấp 137 Lập bảng cân đối tài khoản cấp 142 Lập bảng tổng hợp chi tiết 148 BÀI TẬP 155 Chương VI: LẬP SÓ NHẬT K Ý 156 Lập sổ nhật ký thu tiền 157 Lập sổ nhật ký chi tiền 164 Lập sổ nhật ký chung 171 BÀI TẬP ] 179 Chương VII: LẬP SỎ CHI TIÉT SỎ C Á I 183 Lập số chi tiết Lập sổ BÀI TẬP 200 Chưong VIII: LẶP BÁO CÁO TÀI CHÍNH 202 Lập bảng cân đối kế toán 203 Lập báo cáo kết hoạt động kinh doanh 229 Lập báo cáo lưu chuyển tiền t ệ 237 Mờ sổ cho kỳ kế toán sau 255 BÀI TẬP 257 TÀI LIỆU THAM KHẢO 258 184 Chương I TỔNG QUAN VÊ HỆ THỐNG THƠNG TIN KÊ TỐN Sau nghiên cíni chương này, người đọc có thê hiên được: Khái niệm hệ thống thông tin Các thành phần hệ thong thơng tin Vai trị phân loai hệ thong thông tin quản /ý Bản chất, đoi tượng, chức hệ thong thơng tin kế tốn Nội dung phương pháp tố chức hệ thống thơng tin kế tốn Anh hưịng mức độ ủng dụng cơng nghệ thơng tin hệ thống thơng tin ké tốn Chương I: Tổng Quan Hệ Thống Thơng Tin Kế Tốn 10 KHÁI NIỆM HỆ THỐNG VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1.1 Khái niềm thống thống thông tin 1.1.1 Khái niệm hệ thống Hệ thống khái niệm thường sử dụng đời sống hệ thống giao thông, hộ thống truyền thông, hệ thống trường đại học Theo quan điểm tiếp cận hệ thống hệ thống tập hợp thành phần có quan hệ tương tác với để thực mục tiêu đặt hệ thống Một hệ thống có bốn đặc điểm sau: • Các thành phần, phận hệ thống • Các mối quan hệ, cách thức chế tương tác thành phần bên • Phạm vi, giới hạn hệ thống • Các mục tiêu hướng đến hệ thống Hình 1.1 minh hoạ cho hệ thống bao gồm bốn thành phần có mơi quan hệ với tập hợp lại với tạo thành hệ thống 1.0 bên tơ chức phận, phịng ban Các phịng ban phối hợp, quan hệ vói theo quỵ định quyền hạn, trách nhiệm, cấc quy chê, điều lệ đặt tô chức nhăm thực mục tiêu tồn tổ chức Chương ỉ: Tỏng Quan Hệ Thống Thơng Tin Kẻ Tốn 11 Khi đề cập đến hệ thống có tham gia người, cần phải phân biệt khái niệm hệ thống tổ chức.‘Nếu khái niệm tổ chức đề cập đến tập họp ngưòi nhằm thực mục tiêu đặt hệ thống khái niệm tổng thể, rộng mà người thành phần quan trọng hệ thống bên cạnh thành phần khác công nghệ, máy móc, thiết bị, hệ thống sổ sách, giấy tờ Hệ thống tồn theo nhiều cấp độ khác Một hệ thống thành phần hệ thống khác gọi hệ thống Ví dụ Hình 1.1 trẽn, phịng ban, phận 1.1, 1.2, 1.3, 1.4 hệ thống hệ thống 1.0 Các hệ thống có thành phần bên 1.2.1, 1.2.2, 1.2.3 thực mục tiêu đặt cho phận (Hình 1.2) Tất nhiên mục tiêu thực phận, hệ thống hướng đến mục tiêu chung hệ thống cấp mà trực thuộc Do đó, tiếp cận đến hệ thống bất kỳ, phải tìm hiểu xác định rõ mục tiêu đặt cho hệ thống quan tâm gì, dể từ vạch phạm vi, đưòng biên hệ thống, thành phần bên tham gia trực tiếp vào hoạt động hệ thống Đây cũns tiếp cận hệ thống mà vận dụng để tìm hiểu hệ thốim thơns tin kế tốn sau 1.1.2 Hệ thống thơng tỉn Hệ thống thông tin hệ thống ngưòi thiết lập nên bao gồm tập hợp thành phần có quan hệ với nhằm thu thập, lưu trữ, xử lý cung cấp thông tin cho người sử dụng Tất hệ thống thực mục tiêu cung cấp thông tin cho đối tượng sử dụng gọi hệ thống thơng tin Ví dụ hệ thống dự báo thời tiết, hệ thống cảnh báo sóng thần, hay hệ thống kế tốn nhữns hệ thống thơns tin điển hình với mục tiêu cung cấp thông tin phục vụ cho cấc đối tượng sử dụng thông tin khác Để thực mục tiêu cung cấp thông tin này, hệ thống thơns tin có cấc thành phần sau (Hình 1.3) Chương I: Tong Quan Hệ Thống Thông Tin Kế Tốn 12 Lưu trữ Hình 1.3: Các thành phần hệ thơng thơng tin • D ữ liệu đầu vào: Bao gồm nội dung cần thiết thu thập phương thức thu thập liệu cho hệ thống thơng tin • Thành phần x lý: Các trình, phận thực hoạt động xử lý nội dung liệu đầu vào thu thập phân tích, tổng hợp, tính tốn, ghi chép, xác nhận đê làm biến đổi tính chất, nội dung liệu, tạo thông tin theo yêu cầu sử dụng • Thành phần lưu trữ: Lưu trữ nội dung liệu đầu vào thông tin tạo trình xử lý để phục vụ cho q trình xử lý cung câp thơng tin vê sau • Thơng tin đầu ra: Nội dung thông tin phương thức cung cấp thông tin tạo từ hệ thông cho đối tượng sử dụng • Kiểm sốt: Kiểm sốt q trình thu thập, lưu trữ, xử lý nhằm cung cấp thông tin theo tiêu chuẩn, mục tiêu hệ thống đặt đơng thịi phản hồi sai sót, hạn chê thành phân hệ thống thông tin để khắc phục, sửa chữa Như thông tin tạo từ trình xử lý liệu có tham gia thành phần hệ thông thông tin cụ thê, mang ý nghĩa định đối tượng sử dụng thông tin Trong nhiều trường họp, thơng tin tạo từ hệ thống liệu cho hệ thống thơng tin khác Do đó, cần phải nhận biết phân biệt khác liệu thông tin, đồng thời xem xét chúng phạm vi hệ thống thông tin cụ thể Chương ỉ: Tông Quan Hệ Thống Thông Tin Kể Tốn 13 Q trình xử lý hệ thống thơng tin thực phưong thức xử lý khác Đó q trình ghi chép, xử lý thủ cơng tay thông thường hay ỉ-iỗ trợ thực hệ thống xử lý máy tính, kết hợp thủ cơng máy tính Do hệ thống thơng tin khơng thiết phải hệ thống xử lý máy, thuật ngữ dùng cách rộng rãi thời điểm để hệ thống có ứng dụng cơng nghệ thơng tin 1.2 Hê thống thông tin quản ly 1.2.1 Bản chất Hệ thống thông tin quản lý hệ thống thơng tin bao gồm thành phần có quan hệ với thiết lập tổ chức nhằm hỗ trợ cho hoạt động chức tổ chức, hỗ trợ trình định cấp quản lý thông qua việc cung cấp thông tin để hoạch định, tổ chức, thực kiểm sốt q trình hoạt động tổ chức (Hình 1.4) Hình 1.4: Bản chât Hệ thơng thơng tin quản lý Các nhà quản lý thực việc điều hành hoạt động doanh nghiệp thông qua q trình định Q trình có thề diễn theo bước sau: ** Sử dụng, đánh giá thông tin cung cấp để nhận dạng vấn đề cần giải ^ Đưa phương ấn giải ** Thu thập liệu, thông tin cần thiết để đánh giá phương án ** Lựa chọn phương án khả thi định Trong trình này, thơne tin đóng vai trị quan trọng ảnh hưỏntí đến chất lượng định Thône tin sử dụng đề 246 Chưong VIII: Lập Báo Cáo Tài Chính SỐ liệu đê ghi vào tiêu lấy từ sỗ kế toán Tài khoản 111 uTiền m ặt”, 112 “Tiến gửi Ngân hàng”, tài khoản phải trà (phần tiền vay nhận chưyêrí trả khoản nợ phái trà) kỳ báo cáo, sau đối chiếu với sổ kế toan Tài khoản 311 “Vay ngắn hạn”, 341 “Vay dài hạn”, 342 “Nợ dài hạn”, 343 “Trái phiếu phát hành” Tài khoản khác có liên quan kỳ báo cáo (4) Tiền trả n ợ vay - M ã số 34 Chỉ tiêu lập vào tổng sổ tiền trả khoản nợ gôc vay ngắn hạn, vay dài hạn, nợ thuê tài cùa ngân hàng, tổ chức tài chính, tín dụng đối tượng khác kỳ báo cáo Số liệu để ghi vào tiêu lấy từ sổ kế toán Tài khoản 111 “Tiền mặt”, 112 “Tiền gìri Ngân hàng”, 113 “Tiền chuyến”, sổ kế toán Tài khoản 131 “Phải thu khách hàng” (phần tiền trà nợ vay từ tiền thu khoản phải thu khách hàng) kỳ báo cáo, sau đối chiếu với sơ kế tốn Tài khoản 311 “Vay ngắn hạn”, 315 “Nợ dài hạn đến hạn trà”, 341 “Vay dài hạn”, 342 “Nợ dài hạn” 343 “Tráiphiếu phát hành” kỳ báo cáo Chi tiêu ghi bang số âm hình thức ghi ngoặc đơn ( ) (5) Tiền chi trả n ợ thuê tài - M ã số 35 Chi tiêu lập cùn vào tơng số tiền trả vê khốn nợ thuê tài kỳ báo cáo Số liệu đế ghi vào chi tiêu lấy từ sô kế toán Tài khoản 111 “Tiền m ặt”, 112 “Tiền gưi Ngân hcing”, 113 “Tiền chun”, sơ kế tốn Tài khoan 131 “Phái thu cua khách hàng” (phần tiền trci nợ thuê tài từ tiền thu khoản phái thu cùa khách hàng) kỳ báo cáo, sau đoi chiếu với sơ kế tốn Tài khốn 315 “Nợ dài hạn đen hạn tre)” 342 “Nợ dài hạn” (Chi tiết sổ trả nợ thuê tài chính) k}> báo cáo Chi tiêu dược ghi bang sơ âm hình thức ghi ngoặc đơn ( ) (6) Cổ tức , lợi nhuận dã trá - M ã số 36 Chì tieu lập vào tông số tiền trả cô tức lợi nhuận chìa cho chù sớ hữu doanh nghiệp kỳ báo cáo So liệu đê ghi vào tiêu lấy từ sổ kế toán cúc Tài khoản 111 “Tiền mặt”, 112 “Tiền già Ngân hàng”, 113 “Tiền chuyến”, sau đoi chiếu với sô ké toán Teil khoán 421 “Lợi nhuận chưa phân phối”, Teil khoán 338 “Phai tra phái nộp khác” (Chi tiết số tiền trà cô tức lợi nhuận ) kỳ báo cáo Chi tiêu ghi số âm hình thức ghi ngoặc đơn ( ) Chương VIỈĨ: Lập Báo Cáo Tài Chính 247 Chỉ tiêu không bao gồm khoản cổ tức lợi nhuận chia không trả cho chù sở hữu mà chuyến thành vón co phần Lưu chuyển tiền từ hoạt động tài - M ã số 40 Chi tiêu lưu chuyển tiền từ hoạt động tài phản ánh chênh lệch giũa tổng số tiền thu vào với tống số tiền chi từ hoạt động tài kỳ báo cáo Chỉ tiêu tính tổng cộng so liệu tiêu có mã số từ Mã số 31 đến Mã số 36 Nếu số liệu chi tiêu số âm ghi ngoặc đơn ( ) M ã số 40 = M ã số 31 + M ã số 32 + M ã số 33 +M ã số 34 + M ã sổ 35 +M ã số 36 Luu chuyển tiền kỳ - M ã số 50 Chỉ tiêu ‘Lim chuyến tiền kỳ” phản ánh chênh lệch giũa tổng số tiền thu vào với tổng số tiền chi từ ba loại hoạt động: Hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư hoạt động tàỉ doanh nẹhigp kỳ báo cáo M ã số 50 = M ã số 20 + M ã số 30 + M ã số 40 Nếu số liệu chi tiêu sổ âm ghi ngoặc đon ( ) Tiền tương đương tiền đầu kỳ - M ã số 60 Chỉ tiêu lập can vào sổ dư cùa tiền tương đưong tiền đầu kỳ báo cáo, bao gồm tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng, tiền chuyên (Mã sổ 110, cột “Số đầu kỳ ” Bàng Cân đối ké toán) số dư cùa khoán tương đương tiền đầu kỳ’ lấy sơ kế tốn chi tiết Tài khoán 121 “Đầu tư chúng khoán ngán hạn ” khoản đầu tư ngắn hạn thoà mãn định nghĩa tương đương tiên Anh cửa thay đổi tỷ giá hối đoái quy đỗi ngoại t ệ - M ã số 61 Chỉ tiêu lập can cừ VCỈO tổng số chênh lệch tỳ giá đối đánh giá lại số dư cuối ki’ cùa tiền (Mã số 110) khoan tưong đưong tiền ngoại tê thời diêm cuối kị’ báo cáo Số liệu đế ghi VCIO chi tiêu lấy từ sổ kế toán Tcù khoan 111 ('Tiền m ặt”, 112 “Tiền gửi Ngân hàng”, 113 “Tiền chun”, Tài khốn 121 “Đầu tư chímg khốn nqcin hạn ” (Chi tiết khoán đầu tư ngắn hạn thỉ mãn định nghĩa ỉù tươìĩg đu§07ìg tiên), sau đơi chiêu với sơ kế tốn chi tiết Tài khốn 413 "Chânlì lệch t}' gicí đối” kỳ báu cáo Chỉ tiêu ghi số dưong ncu ty giá đối cuối kỳ cao Chương VIII: Lập Báo Cáo Tài Chính 248 tỷ giá hối đoái ghi,nhân kỳ, tiêu ghi số âm hình thức ghì ngoặc đơn tỷ giá hối đoái cuối kỳ thấp tỷ giá hổi đoái ghi nhậnm kỳ Tiền tương đứoug tiền cuối kỳ - Mã số 70 Chi tiêu lập vào số dư tiền tương đương tiền cuôi kỳ báo cáo, bao gồm tiền mặt, Tiền gìn Ngân hàng, tiền chuyến (Mã sô 110, cột “Sô cuôi k ỳ ” Bảng Cân đơi kê tốn) sơ dư ci kỳ khoản tương đương tiền lấy sỗ kế toán chi tiết Tài khoản 121 “Đâu tư chứng khoán ngắn hạn ” khoản đầu tư ngắn hạn thoà mãn định nghĩa tương đương tiền Chỉ tiêu số tổng cộng chi tiêu Mã số 50, 60 61 M ã số 70 = M ã số 50 + M ã số 60 + M ã số 61 3.2 Sơ đồ lâp Dưới sơ đồ vị trí tương đối ô cần nhập liệu thiết lập công thức lúc ban đầu Các thuộc dịng chi tiết chép xuống dòng bên sau Các cịn lại có ô (không phải chép) Các ô tô màu ô cần lập công thức B A c D E F G KHTG T1NHTG B Á O C Á O L Ư U C IIU Y Ẻ N T IẺ N T Ệ (Theo phương pháp trực tiếp) Tư ngày NGAY1 đen ngày NGAY2 C h i tiê u M ỉ sổ T huyểt m in h Kỳ Kỳ tn ró c 10 11 I LUU CHUYÊN TIÈN TỪ HOAT ĐỘNG KINH DOANH 12 Tiền thu tư bán hàng, cung cấp dịch vụ vh doanh thu khác 01 20 13 Tiền tra cho cunc cấp hàng hóa, dịch vu 02 20 14 Tiên trả cho người lao động 03 20 15 Tiên chi trà lãi vay 04 20 16 Tiên chi nòp thuc thu nhâp doanh nghiệp 05 20 17 Tiên thu khác từ hoat dộng kinh doanh 06 20 18 Tiên chi khác cho hoat dòng kinh doanh 07 20 ljn i chuyữn nen íluuin lừ h oại ÌỈỘIIỊỈ kinh doanh 20 50 X Chưong VỉII: Lập Báo Cáo Tài Chính 249 3.3 Cách lâp V' Thiết lập bảng cân đối tài khoản cấp (nếu chưa lập) Sheet CDTK3 trước lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ S Thiết lập ô chứa địa vùng Sheet CDTK3 cần tham chiếu đến dựa theo sơ đồ đây: A CDTK3 M TD D F E G II J I K L DC CKN DC CKC C D T K 3_ SLM T Q t c B CDTK3 M TC D C _T K DC_ DKC B A N G CÃN ĐÒI TẢI K H O Ả N C H I TI ÉT Từ nịỊÙy đến ngày it 10 A 11 VITRI 14 n TK TK CB o ' Tỏn tài kho ân TENTK SDDK PSNLK TỔNG CONG I I PSCLK y NGAYI NGAY2 Dâu ký Có Nợ DKN DKC y V Phát Mnh Cớ Nơ PSN PSC V I Cuỏi kỹ Nợ Có CKN CKC I I CDTK3_MTD: Xác định thứ tự dịng mẩu tin dầu bảng cân đối tài khoản cấp =Row(ô mẩu tin đầu) Vĩ du: Công thức ô AI =ROW (All) Kết quả: 11 o ô CDTK3_SLMT: Xác định số lượng mẩu tin danh mục tài khoản =Counta(cột đầu tỉên danh mục tàỉ khoản đến cuối Shect) Ví du: Cơng thức ô C1 =COUNTA(Al 1:A65536) Kết quà: 193 o ô CDTK3_MTC: Xác định thứ tự dòng mẩu tin cuối bảng cân đối tài khoản cấp = ô CDTK3_MTD + CDTK3_SLMT - Ví du: Cơng thức ô B =A1+C1-1 Kết quá: 203 Chương VIII: Lập Báo Cáo Tài Chính 250 o DC_TK: Xác định chuỗi chứa địa cột TK bảng cân đối tài khoản cấp =” CDTK3!” & A ddressíơ CDTK3 MTD ColumnO) & Address( ô CDTK3 M TC ColumnO) & Ví du: Cơng thức B2 =”CDTK3 !”&ADDRESS($A$ 1,COLUMN())&”:”& ADDRESS($B$ 1.COLUMNỏ) Kết Quả: CDTK3!$B$ 11:$B$203 o ô DC_DKN: Xác định chuỗi chứa địa chì cột DKN bảng cân đối tài khoản cấp Sao chép công thức từ DC_TK sang Ví du: Cơng thức G2 =”CDTK3 !”&ADDRESS($A$ 1,COLUMN())&” :”& ADDRESS($B$ 1,COLƯMN()) Kết quà: CDTK3!$G$11:$G$203 o ô DC_DKC: Xác định chuỗi chứa địa cột DKC bảng cân đối tài khoản cấp Sao chép cơng thức từ DC_TK sang Ví du: Cơng thức ô H2 = 'CDTK3 !”&ADDRESS($A$ 1,COLUMN())&” :”& ADDRESS($B$1 ,COLUMN()) Kết quà: CDTK3!$H$11:$H$203 o ô DC_CKN: Xác định chuỗi chứa địa chi cột CKN bảng cân đối tài khoản cấp Sao chép công thức từ ô DC_TK sang Ví du: Cơng thức K2 =”CDTK3 !”&ADDRESS($A$ 1,COLUMN())&”:”& ADDRESS($B$ 1.COLUMNỏ) Kết quả: CDTK3!$K$I 1:$K$203 o ô DC_CKC: Xác định chuỗi chứa địa chi cột CKC bảng cân đối tài khoản cấp Chương VIII: Lập Báo Cáo Tài Chính 251 Ví du: Cơng thức ô L2 =”CDTK3 !”&ADDRESS($A$ 1,COLUMN())&”:”& ADDRESS($B$ 1,COLUMN()) Kết quả: CDTK3 !$L$ 11 :$L$203 V Tạo Sheet đặt tên LCTT s Nhập liệu cho cột Chỉ tiêu, Mã số, Thuyết minh theo mẫu trình bày ỏ' V Thiết lập công thức lấy ngày xác định thời điểm báo cáo: o NGAY1: =NGAYD Ví du: Cơng thức ô B6 " =NGAYD Kết quà: 01/01/11 o ô NGAY2: =NGAYC Ví du: Cơng thức B7 =NGAYC Kết quả: 31/01/11 V Thiết lâp cột phụ: o Cột TINHTG: Xác định tiêu đưực tính trực tiếp từ số dư / số phát sinh tài khoản hay cộng từ chi tiêu khác Quy ưóc: 1: Cộng từ chi tiêu khác 0: Tính trực tiếp từ tài khoản, o Cột KHTG: Xác định mã số cùa tiêu cần cộng Chương VIII: Lập Báo Cáo Tài Chính 25 V' Thiết lập bảng phụ: MS 60 01 01 01 01 01 02 02 02 03 04 05 06 06 06 06 06 07 07 07 07 07 07 07 07 07 07 07 07 07 07 07 07 07 07 07 07 • T-KN i r ■ 11 11 11 11 11 331 121 15 334 6351 3334 11 11 11 ỉ1 11 14 131 133 138 3331 3331 3332 3333 3335 3336 3337 3338 3339 335 336 338 531 532 62 6352 TKC 511 512 515 121 131 11 11 11 11 11 11 133 136 138 141 3331 11 11 11 11 11 11 11 11 ỉ1 11 11 11 11 11 11 11 11 11 11 11 DAƯ GHICHƯ 1 1 CK 1 -1 -1 -1 -1 -1 -1 1 1 -1 -1 -1 -1 -1 TL -1 -1 -1 -1 -1 -1 -1 -1 -1 -1 -1 -1 -1 -1 -1 ST X X Chương VIII: Lập Báo Cáo Tài Chính MS TKN 64 07 21 21 21 213 241 21 11 22 11 22 128 23 23 228 24 ]1 24 1] 25 221 222 25 11 26 11 26 11 27 31 11 41 32 11 33 11 33 34 311 34 315 34 341 35 212 342 35 421 36 36 353 61 11 413 61 TKC 11 11 11 11 711 3331 11 11 128 228 1J 11 2'*>1 222 515 411 11 311 341 11 11 11 11 11 11 11 413 1ĩ 253 DAƯ GHICHƯ -1 -1 -1 -1 1 NB -1 -1 1 -1 „ -1 1 1 -1 1 -1 -1 -1 -1 -1 -1 -1 -1 ST o Cột MS: Xác định mã số tiêu cần tính trực tiếp từ số dư / số phát sinh tài khoản o Cột TKN: Xác định số hiệu tài khoản cần tính số du/số phát sinh bên Nợ o Cột TKC: Xác định số hiệu tài khoản cần tính sơ phát sinh bên Có o Cột DAU: Két quà tính thc dưỏi dạng số dương hay âm Chương VIII: Lập Báo Cáo Tài Chính 254 Qyyjüäsi 1: Sổ dương -1: Số âm c C ột GHICHU: Nhàm phân biệt số trướng họp đặc biệt Cột ST: Cliửíi kết qua lính í)ể cơng thức tính don gián, chi tiêu Mã số 60 lấy số dư Nợ cùa tài khoan tiền nén tính riêng bàng cịng thức Dối với chi tiêu cịn lại dược tính tù số phát sinh theo thi khốn dổi ứng Nợ, Có nịn lính riêng háng cơng thức khác Tỉnh ì iäna cho chi tièií Mã số 60: =Sutnif(Indircctt Cĩ)TK3! P C TK ) « TKN & IndirccK CDTK3I IX DKN» Ví dư: Cóng thức K46 =SUMIF(IND1RKCT(CDTK3!SB$2),G46, Siiinittkliỗì MS ó Mù so khối S ĩ ) » 255 Chương VIII: Lập Báo Cáo Tài Chính Ví du: Cơng thức ô E11 =IF(G 11 = 1,SUMIF($F$ 11 :$F$40,B 11 ,$E$ 11 :$E$40), SUMIF($F$46:$F$110,BI 1,$K$46:$K$110)) Kết quả: 263,680,000 s Sao chép cơng thức vừa lập xuống dịng bên báo cáo lưu chuyển tiền tệ s Trang trí báo biểu: o Nhập tiêu đề thực cho báo biểu cột o Giấu cột, dòng chứa công thức trung gian o Định dạng.dữ liệu số kẻ khung MỞ SỔ CHO KỲ KÉ TOÁN SAU 4.1 Bưỏc 1: Tạo cùa tập tin kỳ Sao chép đổi tên tập tin chép thành tập tin kỳ sau Ví du: KT_2011_1.XLS KT_2011_2.XLS Sau mở tập tin kỳ sau để thực mờ sổ 4.2 Bưỏc 2: Thưc việc chuyển kỳ cho báo cáo 4.2.1 tcài Đối vói bảng cân đối kế tốn: 4.2.1.1 Nếu cịn năm cũ o Khơng cần thực 4.2.1.2 Nếu chuyển qua năm mói: o Sao chép cột số cuối kỳ dán vào cột số đầu năm (Sử dụng Paste Special - Value) 4.2.2 Đối vói báo cáo kết hoạt động kinh doanh: 4.2.2.1 Nếu năm cữ o Sao chép cột Kỳ dán vào cột Kỳ trước (Sử dụng Paste Special - Value) o Sao chép cột Lũy kế từ dầu năm dán vào cột LK (Sử dụng Paste Special - Value) 4.2.2.2 Nếu chuyển qua năm mới: o Sao chép cột Kỳ dán vào cột Kỳ irước (Sử dụne Paste Special - Valuc) o Xoấ liệu cột LK Chương VIII: Lập Báo Cáo Tài Chính 256 4.2.3 Đối vói báo cáo lưu chuyển tiền tệ: o' Sao chép cột Kỳ dán vào cột Kỳ trước (Sử dụng Paste Special - Value) 4.3 Bước 3: Chuyển số dư cuối kỳ trước thành số dư đầu kỳ Ta thực điều Sheet SDD Xem lại cột Sheet SDD, hai cột SDCK TONCK lập công thức để tính số dư cuối kỳ T E N TK TK 1111 Tiền mặt Việt Nam 1112 Tiền mặt ngoại tệ 1121 Tiền gửi ngân hàng bàng đồng VN TO N D K SD bK 30,000,000 SÍDCK _ _ 170,000,000 TO N Ck 34,480,000 42,850,000 1122 Tiền gửi ngân hàng bàng ngoại tệ _ - _ - 113 Tiền chuyển 12111 Cồ phiếu ngắn hạn _ - 12112 Cổ phiếu tháng _ _ 12121 Trái phiếu ngán hạn - _ 12122 Trái phiéu tháng _ 128 Đầu tư ngăn hạn khác - - Thực chuyển số dư: o Sao chép cột SDCK dán vào cột SDDK (Sử dụng Paste Special - Value) o Sao chép cột TONCK dán vào cột TONDK (Sử dụng Paste Special - Value) 4.4 Bước 4: Xóa bút tốn dã nhập kỳ o Xóa tất mẩu tin Sheet CT, để lại mấu tin o Thay đổi kỳ kế toán ngày khai thác sổ, báo, cáo (NGAYD, NGAYC) Sheet KT Ví du: KỲ 1/201 -> KỲ 2/201 o Công việc m số xong, bắt đầu nhập liệu cho Sheet CT 257 Chương VIII: Lập Báo Cáo Tài Chính ĨTO ỉ có iP:? Do kỳ kế tốn đầu năm, u cầu tính điền giá trị vào cột số đầu năm bảng cân đối kế toán TÀI LIỆU THAM KHẢO • Bộ mơn Hệ-thống Thơng tin Kế tốn, Khoa Kế toán- Kiểm toán, Trường Đại học Kinh tế TPHCM, Hệ thống Thơng tin Ke tốn, NXB Tài Chính, 2001 Bộ Tài chính, Chế độ Kế tốn Doanh nghiệp, ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 Bộ Tài Chính Boockholdt, J.L., Accounting Information Systems: Transaction, Processing and Controls, Irwin, 2001 Marshall Romney, Paul Steinbart, Accounting Information Systems, Pearson, Prentice Hall, 2006 Steven M Bragg, Accounting Policies and Procedures Manual, John Wiley & Sons, 2007 HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN - TẬP (H ệ th ố n g k ế to n V iệ t N a m ) C hịu trách n h iệ m xuất bản: Q u a n g Thắng Biên tập nội dung: H ả i Phong Sửa in: M in h T rìn h b y Bìa: Nhà Như Sách Kinh T ế ỉn 0 cuốn, khổ 16 X c m T ại Công T y T N H H M T V T ín Lộc /3 Lê Lợi, P3, Q u ậ n G ò v ấ p , TP H c h í M in h Số đăng ký k ế hoạch xuất bản: - 2 /C X B /8 -2 /P Đ Cục xuât ký ngày 03 tháng 01 năm 2 In xong nộp lưu ch iểu tháng 03 năm 2 GÛN6 ï ï TNHH ĨM-DV-QG ỊlltóNG HUY - HUONG HUY COMPANY lĩD NHÁ SÁCH KINH TÉ - ECONOMIC BOOKSTORE SáchKinhtằ, Sức mạnh.cụa-tri-thữcthánhcồng- Economic Books, SynergyofSuccessful Knowledge S pecialized Chuyên phát hằnh loại Sách Giáo trình Kinh tế, Quản Trị in Econom ic and Business Books & Textbooks: Kinh doanh Kinh tế học, K ế toán - Econom ics, Accounting - Auditing, Kiểm toán, Thống kẽ, Quản trị - Statistics, B usiness Kinh doanh, M arketing, Tài chỉnh - M arketing, Financial - Tiền tệ - Ngân hàng, Chứng khoán, Banking, Securities, Pháp luật, Tiếng Anh, Từ điển Anh English Language Books and Dictionaries ngữ Qua hộ thống phân phôi rộng System bán lẻ” : Dến trường Đại học, Training chỉnh thảo cho tác giả, học ừong nước quO'c tấ Book to Institutions and Libraries and Trading, Consigning, Copyrights Agreements with Authors, hoàn hợp tác xuất với trường đại Education Centers, Selling, Mua bán, ừao đối, ký gởi; mua “ Business Lecturers in Provinces and Cities Tỉnh, Thành phố phát hành and Universities, Kinh doanh, Thư viện, quý Giảng viên Laws, Supermarket” : to Economic and Business Viện đào tạo, Trung tâm tạo Monetary - Business W ith a N ation-w ide D istribution rãi toàn quốc "Siêu thị sách Khối ngành Kinh tế - AcTninistration, Compilers and Translators, cooperating H otline: 0918.303.113 Email: in book publishing with domestic and international Universities Book Cover Designing, Advertising, Website: Printing, Editing, and applying for publishing www NHASACHKINHTE.VN Licence for Authors- Customers Giấy Vãn phòng tập chất lượng Nhận thiết kế bìa sách, quầng cáo, in ấn, chế bản, giấy phép xuất cao cho Sinh viên - Học sinh, High Hiệu sách, Dại lỷ Quality Paper, Notebooks for Students, Bookstores and Agents Head Office: KINH TE BOOK C hi n h ản h: NHÀ SÁ C H K IN H TẾ B ranche: K IN H TE B O O K B N T M in h K hai, P.2, Q 3, T P H C M 41 Đào Duy Từ, P.5, Q.10, TP.HCM (Đối diện cổng Truờng ĐH 490B N.T Minh Khai, Ward 2, District 3, HCMC Kinh tế TP.HCM Cơ sở B 279 Nguyễn Tri PhiXJng) Trụ sờ chính: NHÀ SÁ CH KINH TẾ 41 Đao Duy Tu, Ward 5, D istrict i o, HCMC (Opposite to Gate HCMC University of Economics, Premises B 279 Nguyen Tri Phuong) Phone: + Nội dung, thiết kế bìa sách, in ấn, chế 08.38337464 * Phòng Kinh doanh + Mua bán, trao dổi, ký gởi: 08.38337462 (6) + Giấy, tập vở: 0918.303.113 0169.3333.082 Fax: 08.38337462, 3,4,5,6 * Editorial Department: 08.38337^64 * Sales Department: * Paper, Notebooks: Fax: 0918.303.113 - ^8.38337462 (6) 0169.3333.082 08.38337462, ,4 ,6 ... Quan Hệ Thống Thơng Tin Kế Toán 10 KHÁI NIỆM HỆ THỐNG VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1. 1 Khái niềm thống thống thông tin 1. 1 .1 Khái niệm hệ thống Hệ thống khái niệm thường sử dụng đời sống hệ thống. .. hệ thống hệ thống thông tin quản lý .10 Hệ thống thơng tin kế tốn 17 Tổ chức hệ thống thông tin kế to n 23 Các mức độ ứng dụng công nghệ thông tin hệ thống thông tin kế toán. .. độ khác Một hệ thống thành phần hệ thống khác gọi hệ thống Ví dụ Hình 1. 1 trẽn, phịng ban, phận 1. 1, 1. 2, 1. 3, 1. 4 hệ thống hệ thống 1. 0 Các hệ thống có thành phần bên 1. 2 .1, 1. 2.2, 1. 2.3 thực