Hệ thống thông tin kế toán tập 3

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TÉ TP HỊ CHÍ MINH KHOA KÉ TỐN - KIỂM TỐN B ộ MƠN HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TOtÍN NHÀ XUẤT BẢN PHƯƠNG ĐƠNG LỜI NĨI ĐẦU Trong Tập 1, sách “Hệ thống Thông tin Kể tốn”, chúng tơi trình bày vấn đề tổng quan hệ thống thơng tin kế tốn ưong doanh nghiệp, định hướng cho người đọc việc tự tổ chức hệ bảng tính dựa phần mềm MS Excel, để xử lý liệu kế tốn doanh nghiệp có quy mơ nhỏ, cung cấp kiến thức quản trị liệu, với ví dụ minh họa thông qua phần mềm MS Access Chúng trình bày cơng cụ phương pháp lập tài liệu hệ thống,-tiếp cận kiểm soát nội với nhiều quan điểm, nhiều cách tiếp cận môi trường thủ công môi trường ứng dụng công nghệ thông tin Đồng thời việc tìm hiểu hệ thống thơng tin kể tốn theo chu trình nghiệp vụ trình bày cách đầy đủ chi tiết Để người đọc có tầm nhìn hệ thống, tiếp cận hệ thống thơng tin kế tốn điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán, Tập tài liệu “Hệ thống Thơng tin Kế tốn” biên soạn để sử dụng cho việc học tập, nghiên cứu, giảng dạy Học phần cùa môn học Hệ thống Thông tin Kế toán Nội dung Tập bao gồm chương sau: - Chương trình bày tổng quan chu trình phát triển hệ thống hai giai đoạn chu trình: Phân tích Thiết kế Hệ thống Thơng tin Kế tốn Với nội dung trình bày chương này, người đọc hiểu chất ưình phát triển hệ thống thơng tin kế tốn, phân tích hệ thống thơng tin kế tốn thiết kế hệ thống Người đọc làm quen với cách thức quy trình đánh giá, lựa chọn phần mềm kế tốn - Chương trình bày việc Tổ chức Triển khai, Thực Vận hành Hệ thống Thơng tin Kế tốn Chương giúp người đọc làm quen với việc tổ chức hệ thống kế toán máy tính thực tế, cung cấp kiến thức lý thuyết cho việc ứng dụng phần mềm kế toán chương - Chướng 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10 sâu vào việc hướng dẫn tổ chức, triển khai, sử dụng phần mềm kế toán Việc đọc chưong gắn liền với việc'sử dụng phần mềm làm việc trực tiếp phịng máy tính Trong tài liệu này, chúng tơi đồng thời cung cấp hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán, số liệu minh họa nhằm giúp cho việc sử dụng phần mềm rõ ràng hữu hiệu Tài liệu tập thể giảng viên mơn Hệ thống Thơng tin kế tốn, khoa Kế tốn - Kiểm toán, trường Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh biên soạn, bao gồm: ThS Nguyễn Phước Bảo Ân (Chủ biên), ThS Thái Phúc Huy, CN Lương Đức Thuận, CN Nguyễn Quốc Trung, CN Nguyễn Hữu Bình Trong lần biên soạn này, chúng tơi cố gắng hồn chỉnh việc trình bày, bơ sung, cập nhật nnững kiến thức chuyên môn phù hợp, nhiên khơng tránh khỏi thiếu sót Chúng tơi xin chân thành cám ơn mong muốn nhận cic ý kiến đóng góp quý bạn đọc địa chỉ: Bộ mơn Hệ thổng Thơng tin Kế tốn Khoa Kế toán-Kiểm toán, Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh 279 Nguyễn Tri Phương, Quận 10, TP Hồ Chí Minh Điện thoại: (08)38.554540-(08)38.531533 MỤC LỤC LỜI NĨI ĐẦU : MỤC LỤC .7 Chương 1: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TOÁN ! 1.1 Tổng quan chu kỳ phát triển hệ thống 1.2 Phân tích hệ thống 13 1.3 Thiết kế hệ thống .40 Chương 2: THỰC HIỆN VÀ VẬN HÀNH HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN ’ 65 2^1 Thực hệ thống 65 2.2 Vận hành hệ thống 78 Chương 3: HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT VÀ KHAI BÁO BAN ĐÀU 86 3.1 Tìm hiểu yêu cầu cấu hình cách thức cài đ ặ t 86 3.2 Khai báo ban đầu 98 Bài tập 138 Chương 4: NHẬP SÓ DƯ ĐẦU KỲ 139 4.1 Nguyên tắc nhập số d : 139 4.2 Hướng dẫn nhập số dư đầu kỳ phần mềm 145 4.3 Kiểm tra khóa số dư 154 Bài Tập 157 Chương 5: NGHIỆP v ụ MUA HÀNG 158 5.1 Mua hàng nước 158 5.2 Mua hàng nhập 163 5.3 Mua dịch vụ khác 166 5.4 Trả lại hàng mua 177 Bài tập 182 Chương 6ỉ CÁC NGHIỆP v ụ BÁN HÀNG .183 6.1 Bán chịu hàng hóa .184 6.2 Bán hàng thu tiền 199 6.3 Bán hàng qua đại lý 212 Mục Lục 6.4 Ghi nhận khoản giảm trừ doanh thu 223 Bái’táp Chương 7: 230 THEO DÕI THANH TOÁN BÁN HÀNG 231 7.1 Phương thức toán tiền m ặt 231 7.2 Phương thức toán qua ngân hàng 244 Bài tập Chương 8: 8.1 260 THEO DÕI THANH TOÁN MUA H À N G 261 Thanh toán mua hàng tiền mặt 263 8.2 Thanh toán mua hàng tiền gửi ngân hàng 270 Bài tập 282 Chương 9: CÁC NGHIỆP v ụ K HÁ C 283 9.1 Tài sản cố định 283 9.2 9.3 Phân bổ chi phí trả trước 307 Tạm ứng 311 9.4 9.5 Lương khoản trích theo lương 317 Trích lập quỹ .324 9.6 Công việc cuối kỳ 329 Bài tập 336 Chương 10: KHAI THÁC THÔNG TIN TRONG PHÀN M ÈM 337 10.1 Báo cáo tài 338 10.2 Hệ thống sổ sách kế toán 340 10.3 Báo cáo quản trị 346 10.4 Truy xuất báo cáo sang phần mềm khác 347 10.5 Thiết kế báo cáo sổ kế toán 348 Bài tập 363 SỚ LIỆU MINH HOẠ ỬNG DỤNG PHÀN MÈM KẾ TOÁN TRONG DOANH N G H IỆP 364 PHÀN 1: KHAI BÁO THÔNG TIN DOANH NGHIỆP .364 PHẦN 2: CÁC NGHIỆP VỤ PHÁT SINH TRONG KỲ .385 TÀI LIỆU THAM KHẢO 398 Chuơne PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THốNG THƠNG TIN KẾ TỐN / Sau tìm hiểu chương này, người hoc sẽ: v' - Hiểu rõ chu kỳ phát triển hệ thống thơng tin kế tốn - Nắm bắt quy trình tổ chức Hệ thống thơng tin kế tốn điểu kiện tin học hóa - Hiểu rõ q trình phân tích, thiết kế hệ thống kế tốn điều kiện tin học hóa cơng tác kế tốn - Nắm bắt quy trình cách thức đánh giá, lựa chọn, phần mềm kế '' toán doanh nghiệp 1.1 Tổng quan chu kỳ phát triển hệ thống 1.1.1 Mục tiêu phát triển hệ thống Một hệ thống thành cơng đạt mục tiêu đề Một cách chung nhất, hệ thống thơng tin kế tốn thành cơng đạt mục tiêu: cung cấp thông tin hữu ích; thời gian phát triển hợp lý; thỏa mãn nhu cầu thông tin doanh nghiệp; người dùng phải hài lịng kể nhân viên kế tốn 1.1.2 Chu kỳ plĩát triển hệ thống Hệ thống thơng tin kế tốn đóng góp cho định quản lý kế hoạch chiến lược, kiểm soát quản lý, cấp điều hành Khi có thay đổi tổ chức, ngưịi quản lý cấp đối diện với định xác định nhu cầu cho thông tin cần thay đổi để phù họp với 10 Chương ỉ: Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Thơng Tin Kế Tốn nhu cầu Q trình phát triển phần lớn hệ thống kế toán tuân theo chu Rỳ định thường gọi chu kỳ phát triển hệ thống Chu kỳ biểu-hiện-rất rõ hệ thống kế tốn hệ thống thơng tin thường sử dụng thời gian dài Chu kỳ nhà quản lý nhận thức hệ thống tồn không đáp ứng nhu cầu Nhà quản lý đề xuất giải pháp muốn vấn đề vài người nghiên cứu để đưa giải pháp khả thi Đội ngũ nghiên cứu mở rộng phạm vi nghiên cứu hay xây dựng hệ thống thơng tin giải pháp cho vấn đề Giải pháp sử dụng nhà quản lý khác nhận khơng cịn đáp ứng nhu cầu Và chu kỳ phát triển hệ thống lại tiếp tục Một hệ thống thông tin kế tốn phát triển theo hai hướng tuân thủ giai đoạn chuẩn mực theo mẫu thử nghiệm 1.1.3 Phát triển theo giai đoạn chuẩn mực Các giai đoạn cùa chu kỳ phát triển hệ thống bao gồm lập kế hoạch, phân tích, thiết kế, thực thi điều hành hệ thống Quá trình sử dụng cơng cụ thiết kế có tiêu chuẩn riêng chu kỳ phát triển hệ thống Hướng phát triển yêu cầu báo cáo cho nhà quản lý điểm mốc kiểm tra sau giai đoạn Mỗi điểm kiểm tra giúp xem lại đánh giá hệ thống đề xuất Ban quản lý xác định thay đổi cho đề xuất đó, ngưng xem xét khác đề xuất, hay cho phép giai đoạn tiếp tục Các giai đoạn cùa chu kỳ phát triển hệ thống bắt đầu nhà quản lý xây dựng kế hoạch phát triển hệ thống, bao gồm: Phân tích thống: Phân tích hệ thống q trình khảo sát hệ thống thông tin hành môi trường để xác định khả cải tiến, giải pháp cho hệ thống khả thực giải pháp Phân tích hệ thống bắt đầu với ba lý Lý thông dụng hệ thống tồn khơng đáp ứng chức địi hỏi Ví dụ hệ thống kế tốn thương mại nhị tương xứng với quy Chương 1: Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Thơng Tin Ké Tốn 11 mô tại, mở rộng quy mô, tạo nên tình trạng nghẽn thơng tin q trình xử lý nghiệp vụ Trong tình phân tích hệ thống việc giải vấn đề hệ thống tồn Lý thứ hai, đội nghiên cứu hệ thống định để tìm yêu cầu thơng tin u cầu ban kế hoạch hệ thống dài hạn xác định kết thay đổi luật pháp, cạnh tranh môi trường kinh doanh Ví dụ phản ứng lại cạnh tranh, nhiều doanh nghiệp phân tích số liệu kể toán bán hàng khứ để đề -phương trình kế hoạch marketing tương lai Các thay đổi luật, sách kinh doanh làm xuất nhiều yêu cầu báo cáo cho đối tượng có liên quan, cần có hệ thống để đáp ứng yêu cầu Thứ ba, thông thường doanh nghiệp bắt đầu việc phân tích hệ thống để nắm bắt ưu điểm kỹ thuật mới, hệ thống tồn đáp ứng u cầu thơng tin, từ thiết lập, thay đổi kỹ thuật tạo phương pháp hiệu Thiết kế he thống: Trong trình thiết kế hệ thống, đội thiết kế chuyển mô tả tạo q trình phân tích thành phương thức thực Giai đoạn thiết kế thường phát triển phương trình máy tính đơn thể (module) có thứ tự từ xuAng Mỗi module phân đoạn mã máy tính phục vụ cho chức Trong dự án lớn, thiết kế hệ thống gồm có thiết kế sơ thiết kế chi tiết Khi thiết kế sơ bộ, hệ thống tạo mặt nhận t.ìức Đội dự án mục tiêu hệ thống định tiến trình chính, liệu, báo cáo cần thiết để đạt mục tiêu Trong thiết kế chi tiết, nhóm thiết kế định cách hoạt động chi tiết hệ thống Thưc hiên thống: Là giai đoạn hệ thống tạo Vcà chuẩn bị đưa vào sử dụng Vân hành hẻ thống: Việc chuyền đổi hệ thống không làm chấm dứt tiến trình phát triển hệ thống Nhiều tháng sau hoạt động hệ 12 Chương 1: Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Thơng Tin Kế Toán thống bắt đầu, việc thẩm định trình thực chuyển đổi xảy Trong trình' thẩm định này, thành viên đội thiết kế với giúp đỡ kiểm toán viên kiểm tra hoạt động hệ thống Mục đích việc thẩm định lấ xác định xem hệ thống có đạt mục tiêu khơng Nó xác định vấn đề cần hiệu chình cung cấp thơng tin phản hồi cho ban thiết kế thành công hệ thống Một hoạt động khác, bảo trì hệ thống, diễn suốt trình hoạt động hệ thống Đây nhiệm vụ cần thiết để sửa chữa sai sót thiết kế hệ thống, hay thực thay đổi không quan trọng hệ thống thay đổi mơi trường Bảo trì hệ thống bao gồm thay đổi thiết bị (còn gọi bảo trì phần cứng) thay đổi chương trình máy (Software maintenance) Cho dù khơng phải phần trình phát triển hệ thống, bảo trì hệ thống cần thiết cho hoạt động hệ thống thông tin 1.1.4 Phát triển theo mẫu thử nghiệm Hướng phát triển thích hợp với hệ thống xử lý nghiệp vụ nhỏ Những hệ thống có người dùng có tuổi thọ ngắn Đây hướng phát triển bỏ qua giai đoạn chuẩn mực, khơng mang tính cấu trúc nhằm đạt đến giao tiếp nhanh chóng Q trình lặp lặp lại phù hợp Một nhóm thiết kế hệ thống thành lập gồm có chun viên phân tích hệ thống có kinh nghiệm Nhóm thiết kế tạo mơ hình làm việc câp cao, khơng chi tiết cùa hệ thống Sau đó, người dùng sê vận hành hệ thống thử nhiều lần, báo cáo hay việc nhập liệu, họ hài lòng với hệ thống, đội thiết kế tạo sản phẩm hệ thống thực tế theo mẫu thử nghiệm Trong phần tiếp theo, tìm hiểu kỹ giai đoạn chu kỳ phát triển hệ thống thơng tin kế tốn Chương ỉ: Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Thơng Tin Kế Tốn 13 1.2 Phân tích hệ thống 1.2.1 Tổng quan Phân tích hệ thống giai đoạn chu kỳ phát triển hệ thống Kết q trình phân tích hệ thống việc thiết kế hệ thống mới, điều chỉnh hệ thống hành giữ nguyên hệ thống hành Quá trình thiết kế hệ thống thực bắt đầu chuyên viên phân tích hệ thống kết luận hệ thống hành giải tồn tại, việc thực hệ thống đảm bảo mối quan hệ hợp lý chi phí lợi ích Trong trình thiết kế hệ thống, đội thiết kế hệ thống chuyển đổi đề nghị từ q trình phân tích hệ thống sang hình thức thực được; để từ đó, q trình thực vận hành hệ thống bắt đầu 1.2.1.1 Công cụ phân tích hệ thống Trong giai đoạn phân tích thiết kế hệ thống, đội ngũ nghiên cứu su dụng nhiều cơng cụ hệ thống để tìm hiểu, đánh giá, trình bày hệ thống dễ dàng đầy đủ Các thành viên đội xem xét đánh giá tài liệu có, sử dụng kết vấn sử dụng kỹ thuật đo lường công việc để hiểu làm hệ thống hoạt động Họ thu thập ghi có từ hoạt động đính kèm chúng giấy làm việc cùa đội nghiên cứu Họ kẻ lưu đồ so đồ dòng liệu, đề câu hỏi, xem xét đánh giá báo cáo Kiểm toán viên độc lập Kiểm toán viên nội cung cấp Xem xét đánh giá tài liệu Có ba loại tài liệu liên quan đến đội nghiên cứu: Tài liệu tổ chức, tài liệu cá nhân tài liệu xử lý Đội nghiên cứu xem xét tài liệu mô tà cấu trúc tổ chức mô tả thủ tục kế tốn Thơng tin bao gồm sơ đồ tổ chức, hệ thống tài khoản, dự thảo ngân sách phận (phòng ban) ưong năm gần Tài liệu tổ chức mô tả môi trường vấn đề tồn yêu cầu kỹ thuật - nguyên nhân đê xuât ■SốLiệu Minh Họa ửng Dụng Phần Mềm Ke Toán Trong Doanh Nghiệp 386 Ngày 06/10/2010, mua hàng Công ty TNHH Thiên Minh (VAT: 10%; chưa tọán.tiền) Theo hóa đơn GTGT số 0012745, ký hiệu AT/10P, phiếu nhập kho số PNK-001, nhập kho công ty Chi tiết sau: - Dell Vostro 260 SL: 10 ĐG: 12.000.000đ - HP Pavillon P6619L SL: 08 ĐG: 14.000.000d Thực toán tạm ứng cho Nhân viên Quốc Dũng, chi tiết sau: a Tiền mua hệ thống camera hình giám sát ELECTRIC R456 Cơng Ty Máy móc Thiết bị số 02, hóa đơn AT/10P- 0023654 ngày 06/10/2010: 220.000.000d, có VAT 10%) b Chi phí vận chuyển: 2.200.000 (trong VAT 10%), hóa đơn AT/10P- 0056241 ngày 06/10/2010 Cơng Ty Giao Nhận Điện Biên c Tiền cơng tác phí: 2.500.000 đồng theo bảng kê số (BKE-0010) ngày 06/10/2010 d Thu hoàn tiền tạm ứng nhập quỹ tiền mặt: 40.300.000đ, phiếu thu số PT-001, ngày 06/10/2010 e Thời gian sử dụng năm, đưa vào sử dụng phận bán hàng từ ngày 09/10/2010 Bán hàng cho Công Ty Máy Móc Thiết Bị số 02, phiếu xuất kho số PXK-003, kho cơng ty, hóa đơn AA/10P số 0023662 ngày 07/10/2010, chi tiết sau: Ten hàng Toshiba L735-1100Ư Thuế GTGT (10%) Lượng Đơn giá bán 20 18.000.000 Thành tiền 360.000.000 36.000.000 396.00Ọ.000 Ghi số Liệu Minh Họa ứng Dụng Phần Mềm Kế Toán Trong Doanh Nghiệp 387 Khách hàng toán tiền mặt, phiếu thu số PT-002 ngày 07/10/2010 Ngày 07/10/2010, công ty trả lại hai máy Dell Vostro 260 bị lỗi kỹ thuật cho Cơng ty TNHH Thiên Minh (theo hóa đơn mua hàng số AT/10P- 0012745, ngày 06/10/2010) Công ty tiến hành xuất kho trả hàng ghi giảm nợ phải trả theo hóa đơn trả lại hàng mua số AA/10P-0000123, phiếu xuất kho hàng mua trả lại số XHTL-001 10 Nhận giấy báo có số GBC-002 ngày 08/10/2010 Ngân hàng UOB Việt Nam : khách hàng KPMG Việt Nanr tốn 600.000.000 đồng cho hóa đơn AA/10P số 0087124 300.000.000 đồng cho hóa đơn AA/10P số 0089529 ' 11 Ngày 08/10/2010, mua hàng cùa Công ty c ổ phần Việt Hà, VAT: 10%, chưa toán tiền.Theo hóa đơn GTGT sổ 0052346, ký hiệu AC/10P, phiếu nhập kho số PNK-002, nhập kho công ty Chi tiết sau: - Acer Aspire AX3990 SL: 20 ĐG: ó.OOO.OOOđ - HP Probook SL: 15 ĐG: 1ó.OOO.OOOđ 12 Thủ quỹ Ngân hàng rút tiền gửi ngân hàng UOB Việt Nam nhập quỹ tiền mặt: 2.500.000.000 đồng, phiếu thu sổ PT-003 ngày 09/10/2010 13 Nhập kho công ty lô hàng nhập 120 máy Toshiba L7351100U (mã số MT02-002) Toshiba Corp với số hóa đơn AT/10P0031465 ngày 09/10/2010, đó: Giá CIF: 12.000.000 đồng/Cái, thuế nhập khẩu: 288.000.000đ, thuế GTGT hàng nhập khẩu: 10% 14 Công ty toán thuế nhập thuế GTGT hàng nhập tiền mặt theo phiếu chi số PC-004 ngày 11/10/2010 Đồng thời, nhận hóa đơn chi phí vận chuyển hàng nhập số AT/10P-0008267 ngày 11/10/2010 Cơng Ty Giao Nhận Điện Biên, số tiền: 5.500.000đ (có thuế GTGT 10%) Cơng ty chưa tốn tiền cho nhà cung cấp 388 Số Liệu Mình Họa ứng Dụng Phần Mem Ke Toán Trong Doanh Nghiệp 15 Khách lìàiíg Anh Tuấn trả lại máy HP Pavilion P6619LỔO bị lỗi kỹ thuật, công ty' tiến hành nhập kho hàng bán bị ưả lại giảm nợ cho khách hàng Anh Tuấn : số tiền 22.000.000 (đã có thuế 10%), phiếu nhập hàng trả lại mang số NHTL-001 Hóa đơn trả lại hàng Anh Tuấn số AT/10P-0087501 ngày 11/10/2010 16 Công ty đồng ý giảm giá 10% cho hai máy tính bán cho khách hàng Anh Tuấn ngày 05/10/2010 số tiền 4.400.000 (trong thuế 400.000), chứng từ giảm giá hàng bán số GGHB-001 ngày 12/10/2010 17 Nhận giấy báo có số GBC-003 ngày 12/10/2010 Ngân hàng UOB Việt Nam: khách hàng Anh Tuấn tốn 2.130.000.000 đồng cho hóa đơn số AA/10P-0023658, khách hàng hường chiết khấu toán: 43.600.000 đồng 18 Ngày 12/10/2010, công ty bán hàng cho công ty Quang Minh theo hóa đơn GTGT số: 0075492; ký hiệi: AA/10P(VAT:10%), phiếu xuất kho số PXK-004, nhập hàng kho công ty Chi tiết sau: Lenovo Ideapad SL: 10 ĐG: Epson stylus SL: 08 ĐG: 15.000.000đ 8.000.000đ Công ty thu tiền bán hàng tiền mặt theo phiếu thu số PT-004 ngày 12/10/2010 19 Nhận giấy báo nợ số GBN-001 ngày 13/10/2010 ngân hàng UOB Việt Nam liên quan đến nghiệp vụ rút tiền gửi ngân hàng ngày 09/10/2010 20 Nhận giấy báo nợ số GBN-002 ngày 13/10/2010 Ngân hàng Sài gịn Thương Tín: Cơng ty toán tiền cho Nhà cung cấp Minh Hùng theo hóa đơn AT/10P số 0084133: 1.982.300.000 đồng ■So' Liệu Minh Họa ứng Dụng Phần Mềm Kể Toán Trong Doanh Nghiệp 389 21 Nhận giấy báo nợ số GBN-003 ngày 14/10/2010 ngân hàng UOB Việt Nam: công ty tốn tiền cho nhà cung cấp Việt Hà theo hóa đơn AC/10P số 0052346, số tiền: 396.000.000đ 22 Thu tiền mặt, phiếu thu số PT-005 ngày 14/10/2010 bán TSCĐ cho Cơng Ty Ninh Bình (MST: 03026598740, Địa chi: 165 Lê Đại Hành, Q ll)- (TSCĐ có định lý từ tháng trước)-theo hóa đơn phát hành số AA/10P-0002367, số tiền: 23.100.000, có thuế VAT 10% 23 Nhận giấy báo có số GBC-004 ngày 14/10/2010 ngân hàng Sài Gịn Thương Tín: Cơng Ty Hồng Kim tốn tiền mua hàng theo hóa đơn phát hành AA/10P- 0075491, số tiền: 231 OOO.OOOđ 24 Thu tiền mặt từ dịch vụ sửa chữa máy tính cho Cơng ty Thành Cơng: 5.500.000 đồng, bao gồm thuế VAT 10%, hóa đơn phát hành số AA/10P-0023680 ngày 15/10/2010, phiếu thu PT-006 25 Thanh tốn tiền tạm ứng nhân viên Bích Huyền, chi tiết sau: a Mua dụng cụ văn phòng đưa vào sử dụng phận kế toán, dự kiến phân bổ bốn tháng, trị giá: 44.000.OOOđ (trong VAT 10%), hóa đơn số AT/10P-0032587 ngày 15/10/2010 Cơng ty thiết bị văn phịng phẩm BNP (MST: 0302984562, Add: 182 Lê Lợi, Q.01) b Tiền công tác phí: 1.500.0004 c Tiền thừa nộp lại quỹ tiền mặt theo phiếu thu số PT-007 26 Ngày 15/10/2010, công ty bán hàng cho cơng ty Thanh Bình theo hóa đơn GTGT số: 0075493; ký hiệu: AA/10P(VAT 10%), phiếu xuất kho số PXK-005, xuất kho công ty, chưa thu tiền Chi tiết sau: - H P P av illo n P 6 L SL: 12 ĐG: 20.000.000đ - T o sh ib a L 735-1100Ư SL: 08 ĐG: 20.000.000đ Số Liệu Minh Họa ửng Dụng Phần Mềm Kế Toán Trong Doanh Nghiệp 390 27 Ngày 15/10/2010, công ty mua hàng công ty TNHH Lan Hoa theo hóa đơn GTGT số 0025857, ký hiệu AF/10P, VAT: 10%, phiếu nhập kho số PNK-004, nhập kho công ty, chưa toán tiền Chi tiết sau: - Lenovo Ideapad SL: 08 ĐG: 9.900.000đ - Xerox CP205 SL: 04 ĐG: 4.000.000đ Tổng phí vận chuyển: 990.000đ (Đã bao gồm thuế VAT) theo hóa đơn AT/10P-0054782 ngày 15/10/2010 công ty vận tải Xuyên Việt Công ty toán tiền mặt theo phiếu chi số PC-005 ngày 15/10/2010 28 Trả tiền mặt, phiếu chi số PC-006 ngày 16/10/2010 mua hàng hóa Cơng Ty TNHH Lan Hoa theo hóa đơn mua hàng số AF/10P0025857, số tiền: 104.720.000 đồng Cơng ty hường chiết khấu tốn 4% tổng giá trị tốn hóa đơn 29 Nhận hóa đơn Cơng ty Quảng Cáo Đất Việt theo hóa đơn số AX/10P 0065748 ngày 16/10/2010, số tiền 44.787.600đ (có thuế GTGT 10%) chi phí quảng cáo tháng 10/2010 30 Cơng ty tốn chi phí quảng cáo tiền gửi ngân hàng nhận giấy báo nợ GBN-004 ngày 18/10/2010 Ngân hàng Sài gịn Thương Tín: tốn 43.891.848đ giá trị hợp đồng quảng cáo cho Công ty Quảng Cáo Đất Việt theo hóa đơn số AX/10P 0065748 ngày 16/10/2010 Chiết khấu tốn hưởng 895.752đ 31 Xuất kho cơng ty bán hàng cho Cơng Ty TNHH Hồng Kim (MST: 0302658497, Add: 132 Bùi Thị Xuân, Q.01), phiếu xuất kho PXK006, hóa đơn AA/10P số 0023682 ngày 18/10/2010, chi tiết sau: số Liệu Minh Họa ửng Dụng Phần Mềm Kẻ Toán Trong Doanh Nghiệp _ 391 Tên hàng Lượng Đơn giá Thành tiền Lenovo Ideapad 120 15.000.000 1.800.000.000 Acer Aspire AX3990 145 13.000.000 1.885.000.000 Thuế GTGT (10%) 368.500.000 4.053.500.000 32 Chi tạm ứng lương đợt I tháng 10 theo phiếu chi số PC-007 ngày 18/10/2010 cho nhân viên, chi tiết sau: a Bộ phận bán hàng: b Bộ phận quản lý doanh nghiệp: 46.520.000đ 147.780.000d 33 Chi chi phí bảo hành hàng hóa (cho Nhà cung cấp khác) theo phiếu chi số PC-008 ngày 18/10/2010: 58.981.OOOđ 34 Ngày 18/10/2010, công ty bán ba máy HP Pavillon P6619L, đơn giá: 20.000.000đ cho khách hàng UOB theo hóa đơn GTGT số: 0073683; ký hiệu: AA/10P (VAT 10%), phiếu xuất kho số PXK-007, xuất kho công ty Công ty chưa thu tiền 35 Công ty bán xe tải Isuzu (mã số 03001) theo số phiếu GTS-001 ngày 19/10/2010 Cơng ty xuất hóa đơn AA/10P-0000456, trị giá chưa thuế: 324.560.000d, thuế GTGT 10%- khách hàng mua xe công ty vận tải Xuyên Việt, địa chỉ: 345 Hồ Tùng Mậu, MST: 3456678465 Khách hàng toán tiền mặt: 100.000.000d theo phiêu thu sơ PT-008, số cịn lại chưa toán 36 Nhận giấy báo tiền điện thoại theo hóa đơn AT/10P số 0023654 ngày 19/10/2010 Cơng ty Điện thoại Tây thành phố (MST: 03026541891, Add: 02 Hùng Vương), chi tiết sau: 392 _ Số Liệu Minh Họa ửng Dụng Phần Mềm Kế Toán Trong Doanh Nghiệp a Bộ phận bán hàpg: 12.940.050đ, thuế VAT 10%: 1.294.005đ b Bộ phận quản Iý:'6.688.850đ, thuế VAT 10%: 668.885đ 37 Ngày 19/10/2010, công ty bán hàng cho Cơng ty KPMG Việt Nam theo hóa đơn GTGT số 0075494; ký hiệu: AA/10P (VAT 10%), phiếu xuất kho số PXK-008, xuất kho công ty, chưa thu tiền Chi tiết sau: - Dell Vostro 260 SL: 05 ĐG: 18.000.000đ - Lenovo Ideapad SL: 02 ĐG: 15.000.000đ 38 Ngày 19/10/2010, Nhập 02 máy vi tính HP Pavilion P6619L Cơng ty Fuji, số hóa đơn INV- 0031466 Đơn giá: 10.000.000d, thuế nhập khẩu: 30%, Thuế GTGT: 10% Hàng hóa nhập kho cơng ty theo phiếu nhập kho số PNK-005.Cơng ty chưa tốn tiền 39 Thanh tốn cước điện thoại cho Cơng ty Điện thoại Tây thành phố theo phiếu chi số PC-009 ngày 20/10/2010 với số tiền: 21.591.790đ 40 Công ty c ổ phần Thanh Bình ưả lại Hai máy HP Pavilion P6619L bị lỗi kỹ thuật (theo hóa đơn mua hàng số: 0075493; ký hiệu: AA/10P) Công ty tiến hành nhập kho hàng trả lại ghi nhận giảm nợ phải thu khách hàng theo hóa đơn trả lại hàng số AT/10P-0045841 ngày 20/10/2010, phiếu nhập kho hàng trả lại số NHTL-002 ngày 20/10/2010 41 Nhận giấy báo có số GBC-005 ngày 20/10/2010 cùa ngân hàng SGTT: Cơng Ty Thanh Bình tốn tiền mua hàng, số tiền: 388.080.000d theo hóa đơn phát hành số AA/10P- 0075493 ngày 15/10/2010, 42 Thu tiền mặt 100.000.000d từ khoản nợ khó địi Cơng Ty Minh Trí theo phiếu thu số PT-009 ngày 20/10/2010 Khoản nợ xóa sổ từ năm ngối 43 Nhận giấy báo nợ số GBN-005 ngày 20/10/2010 Ngân hàng SGTTín: tốn tồn tiền hàng cho Cơng Ty Thiên Minh theo hóa dơn AA/10P số 0098743: 2.557.100.0004 số Liệu Minh Họa ứng Dụng Phần Mềm Kế Toán Trong Doanh Nghiệp 393 44 Xuất kho công ty gửi đại lý Mai Lan Hà Nội theo phiếu xuất kho số XKDL-001 ngày 20/10/2010, chi tiết sau: HP Probook: 120 Dell Vostro 260: 100 Xerox CP205: 50 45 Cơng ty nhận hóa đon chi phí vận chuyển hàng hóa Hà Nội số AS/10P-0324756, số tiền: 9.955.000đ (trong có thuế GTGT 10%)của Liên hiệp đường sắt KV2 Công ty trả tiền mặt theo phiếu chi số PC010 ngày 20/10/2010 ✓ 46 Nhận giấy báo nợ số GBN-006 ngày 21/10/2010 Ngân hàng UOB Việt Nam: Công ty tạm nộp thuế thu nhập doanh nghiệp Quý năm 2010: 208.333.000d 47 Ngày 21/10/2010, công ty bán máy Dell Vostro 260, đơn giá: 18.000 000đ cho Công ty KPMG Việt Nam chưa thu tiền theo hóa đơn GTGT số 0075495, ký hiệu AA/10P (VAT 10%), phiếu xuất kho số PXK009, nhập kho công ty 48 Mua xe tải Huyndai công ty TNHH MTV ơtơ Hồn Vũ(85 xa lộ Hà Nội, Quận 2, TPHCM, MST: 430851482-001) với giá 500.000.000d (chưa có thuế GTGT), thuế GTGT 10%, hóa đơn AT/10P-0056472 ngày 21/10/2010 Cơng ty chưa toán tiền cho nhà cung cấp 49 Thu tiền mua hàng tháng trước công ty Thành Cơng (theo hóa đơn bán hàng AA/10P-0087856), số tiền 3.568.000đ tiền mặt theo phiếu thu số PT-10 ngày 22/10/2010 50 Chi 10.OOO.OOOđ theo đề nghị Cơng đồn duyệt đó: chi đại hội cơng đồn 5.000.000đ, chi trợ cấp khó khăn đột xuất 2.000 000đ, chi trợ cấp BHXH 3.000.000đ (Phiếu chi số PC-011 ngày 22/ 10/ 2010) 394 Số Liệu Minh Họa újfg Dụng Phần Mềm Kế Toán Trong Doanh Nghiệp 51 Nhận giấy b ão 'nợ số GBN-007 ngày 22/10/2010 ngân hàng UOB Việt Nam: Cơng ty iỉhanh tốn tiền cho nhà cung cấp Fuji (theo hóa đơn mua hàng sổ: INV- 0031466), số tiền: 20.000.000đ 52 Khách hàng Hoàng Kim trả lại máy xách tay Lenovo Ideapad bị trục trặc kỹ thuật Công ty lập biên nhận hàng cấn trừ vào công nợ cùa khách hàng, chi tiết cho hóa đơn AA/10P số 023682 Phiếu nhập hàng trả lại số NHTL-003 ngày 22/10/2010 Ghi chú: hóa đơn trả hàng cùa Hoàng Kim, số GL/10P-0059354 ngày 22/ 10/2010 53 Nhận giấy báo có số GBC-006 ngày 22/10/2010 cùa Ngân hàng SGTT: khách hàng Hồng Kim tốn số tiền 1.103.300.000đ cho hóa đơn AA/10P số 0023682 ngày 18/10/2010 54 Đóng tiền BHXH: 56.000.000 qua ngân hàng ƯOB Việt Nam theo giấy báo nợ số GBN-008 ngày 22/10/2010 55 Nhận bảng kê bán hàng (phiếu bán hàng đại lý số PBHDL-0015 ngày 23/10/2010) với tiền hàng bán tháng 10 Đại lý Châu Ả, hóa đơn AA/10P-0023456 chi tiết sau: a 20 máy Lenovo Ideapad: 15.000.000đ/cái, thuế VAT 10% b 35 máy in Epson Stylus: 7.000.000đ/cái, VAT 10% 56 Nhận hóa đơn hoa hồng đại lý Đại lý Châu Á số AA/10P0378864, số tiền:29.975.000đ (bao gồm thuế GTGT 10%) Phần lại 569.525.000đ, Đại lý toán theo phiếu thu số PT-011 ngày 23/10/2010 57 Nhận hóa đơn AX/10P số 0032897 ngày 23/10/2010 nhà thầu xây dựng Kinh Đô (MST: 0302986541, Add: 152 Hồ Tùng Mậu) cho khoản phát sinh liên quan đến việc sửa chữa kho hàng (Chi phí XDCBDD): 368.546.000d, VAT: 36.854.600đ So Liệu Minh Họa ứng Dụng Phần Mềm Ke Toán Trong Doanh Nghiệp 395 58 Cơng ty tốn cho nhà tiiầti xây dựng Kinh Đơ tồn số tiền qua tài khoản Ngân hàng UOB Việt Nam theo giấy báo nợ số GBN-009 ngày 25/10/2010 59 Nhận bàn giao cơng trình sửa chữa nhà kho hoàn thành đưa vào sử dụng Giá trị biên 1.276.008.000đ (theo số phiếu BBTS-001 ngày 25/10/2010) Trước cơng ty trích trước vào chi phí bán hàng 1.304.404.000đ Khoản trích dư 28.396.Ọ00đ phải hồn nhập 60 Bán hàng cho Cơng Ty Chase Mahattan, phiếu xuất kho PXK-010 kho cơng ty, hóa đpn AA/10P số 0023690 ngày 25/10/2010, chi tiết sau: Tên hàng Lưọng Đon giá bán Thành tiền Dell Vostro 260 150 13.400.000 2.010.000.000 HP Pavilion P6619L 200 20.000.000 4.000.000.000 Ghi 601.000.000 Thuế GTGT (10%) - 6.611.000.000 Công ty cấn trừ công nợ cho khách hàng theo số tiền khách hàng ứng trước 61 Nhận hóa đcm chi phí quảng cáo Tồ soạn báo SGGP số QC/10P số 0032650 ngày 25/10/2010, số tiền 5.500.000đ (trong có thuế GTGT 10%) 62 Cơng ty tốn tiền quảng cáo (theo hóa đơn QC/1ÜP so 0032650 ngày 25/10/2010) cho Báo SGGP (MST: 0302654187-1, Add: 132 Lý Chính Thắng), số tiền: 5.500.000đ tiền mạt theo phiếu chi số PC012 ngày 26/10/2010 SỔ Liệu Minh Họa ứng Dụng Phần Mềm Ke Toán Trong Doanh Nghiệp 396 63 Rút tiền gửi Ngân hàng UOB Việt Nam (tài khoản VND) nhập quỹ tiền mặt 500.000.000đ phiếu thu số PT-012 ngày 26/10/2010 64 Nhận giấy báo nợ sổ GBN-010 ngày 27/10/2010 Ngân hàng UOB Việt Nam: thông báo chuyển tiền từ tài khoản VND 1.OOO.OOO.OOOđ sang ký quỹ cho ngân hàng ACB để mở L/C- tài khoản phong toả ABC số 7569465985 65 Đại lý Mai Lan gửi bảng kê bán hàng ngày 27/10/2010, chi tiết sau: Lượng Đơn giá bán Tên hàng Thuế suất thuế GTGT Toshiba L735-1100U 25 18.000.000 10% HP Probook 24 25.000.000 10% Xerox CP205 20 7.500.000 10% Ghi • Cơng ty lập hóa đơn số AA/10P-0034612 Tiền hàng Đại lý chưa tốn Chưa nhận hóa đơn Đại lý hoa hồng cho Đại lý 66 Đưa TSCĐ tàu hàng HN001 mã số 03003 qua sử dụng góp vốn liên doanh dài hạn với cơng ty vận tải biển Hunsinra theo biên góp vốn số GV-001 ngày 28/10/2010 Theo biên này, ban định giá đánh giá giá trị tài sản 19.253.000.000đ Tỷ lệ vốn góp liên doanh cơng ty 30% 67 Tạm trích lập quỹ từ lãi chưa phân phối năm trước, chứng từ TLQ OOl ngày 28/10/2010 số Liệu Minh Họa ,ứng Dụng Phần Mềm Kế Toán Tròng Doanh Nghiệp Quỹ đầu tư phát triến: 75.000.000đ Quỹ khen thường: 25.000.000đ Qủỹ phúc lợi: 35.000.000đ 397 68 Thu tiền mặt, phiếu thu số PT-013 ngày 28/10/2010 bán hàng hóa cho Cơng Ty KPMG Việt Nam theo hóa đơn phát hành sơ AA/10P0075495, số tiền: 108.000.000 đồng, có thuế VAT 10% 69 Nhận giấy báo nợ số GBN-011 ngày 28/10/2010 ngân hàng ƯOB Việt Nam liên quan đến nghiệp vụ rut tiền gửi ngân hàng ngày 26/10/2010 70 Lương tháng 10/2010 sau (Bảng lương số PL-001 ngày 30/10/2010): a Bộ phận bán hàng: 198.622.000d b Bộ phận quản lý: 246.492.000d 71 Trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN theo tỷ lệ quy định (theo số phiếu TBH-001 ngày 30/10/2010) 72 Khấu trừ BHXH, BHYT, BHTN phải nộp cho người lao động 73 Chi tốn tồn số cịn phải trả cho cán cơng nhân viên Phiếu chi số PC-013 ngày 30/10/2010 74 Phân bổ chi phí mua hàng cho hàng bán tháng 75 Phân bổ chi phí trả trước tháng 10 76 Tạm tính thuế Thu nhập doanh nghiệp theo thuế suất quy định tổng thu nhập chịu thuế kỳ 77 Thực công việc cuối kỳ, tổng hợp, kết chuyển số liệu, khóa sổ kế tốn mở sổ cho kỳ sau Tài Liệu Tham Khảo 398 TẠI LIỆU THAM KHẢO Bộ mơn Hệ thống Thơng tin Kế tốn, Khoa Kế toán- Kiểm toán, Trường Đại học Kinh tể TPHCM, Hệ thống Thơng tin Ke tốn, NXB Thống kê, 2004 Bộ mơn Hệ thống Thơng tin Kế tốn, Khoa Kế toán- Kiểm toán, Trường Đại học Kinh tế TPHCM, Tổ chức Cơng tác Kế tốn Điều kiện Tin học hóa, NXB Lao động - Xã hội, 2011 Bộ Tài chính, Chế độ Kế tốn Doanh nghiệp, ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 Bộ Tài Chính Cơng ty Cổ phần Phần mềm Thủy Thiên, Tài liệu Hướng dẫn Sử dụng Phần mềm Kế toán ỈA, http://www.ketoanlA.com Quốc hội nước CHXHCN Việt Nam, Luật Kế toán 2003 Boockholdt, J.L., Accounting Information Systems: Transaction, Processing and Controls, Irwin, 2001 Marshall Romney, Paul Steinbart, Accounting Information Systems, Pearson, Prentice Hall, 2010 Steven M Bragg, Accounting Policies and Procedures Manual, John Wiley & Sons, 2007 HỆ THỊNG THƠNG TIN KẾ TỐN - Tập (Hệ thống kế tốn Việt Nam) Chịu trách nhiệm xuất bản: Quang Thắng Biên tập nội dung: Hải Phong Sửa in: Minh Như Trình bày Bìa: Nhà Sách Kinh Tế In 1.000 cuốn, khổ 16 X 24cm Tại Cơng Ty TNHH MTV Tín Lộc 292/32 Lê Lợi, P3, Quận Gị vấp, TP Hồ Chí Minh Số đăng ký kế hoạch xuất bản: 27-2012/CXB/85-212/PĐ Cục xuâT ký ngày 03 tháng 01 năm 2012 In xong nộp lưu chiểu tháng 05 năm 2012 CÙNG ĨV ĨNHH TM-DV-QG ỊỊIÍMlG HUY - HUONG HUY COMPANY LTD NHÀ SACH KỈNH T Ê -ECONOMIC BOOKSTORE Sách Kinhtế, Sức mạnh cửq fri thức thành cồng - Economic Books, Synergy of Successful Knowledge Sp ecialized Chuyên phát hành loại Sách in Econom ic and Giáo ừình Kỉnh tế, Quản Trị Business Books & Textbooks: Kỉnh doanh K i n h t ế h ọ c , K ế t o ả n - Economics, Accounting - Auditing, Statistics, Business Administration, Marketing, Financial - Monetary Banking, Securities, Business Laws, English Language Books and Dictionaries K iể m to ả n , T h ố n g k ê , Q u ả n tr ị K in h d o a n h , M a r k e tin g , T i c h ín h T iề n t ệ - N g â n h n g , C h ứ n g k h o n , P h p lu ậ t, T i ế n g A n h , T đ i ể n A n h n g ữ Qua hỆ thống phân phổi rộng With a Nation-wide Distribution rãi toằn quốc “Siêu thị sách System Đến trường Đại học, Viện đào tạo, Trung tâm tạo Khối ngành Kinh tế - Kinh doanh, Thư viện, quý Giảng viên Tỉnh, Thành phố to Economic and Business Universities, Education Institutions and Training Centers, to Libraries and Lecturers in Provinces and Cities Mua bán, ừao đổi, ký gởi; mua Copyrights Agreements with Authors, bán lẻ": quyỀn phát hành and “ B usiness Book Supermarket": Selling, hoần Trading, Consigning, Compilers and Translators, cooperating chỉnh thảo cho tác giả, Hot,ine: 0918.303.113 in book publishing with domestc and hợp tác xuất với trường đại Em all: nhasachkinhte@hcmfpt.vn học ừong nước quốc tế nhasaí Website: Nhận thiết kế bìa sách, quàng cáo, www NHASACHKINHTE.VN in ấn, chê' bản, giấy phép xuất international Universities Giấy Văn phòng tập chất lượng cao cho Sinh viên - Học sinh, Hiệu sách, Đại lý Customers Book Cover Designing, Advertising, Printing, Editing, and applying for publishing Licence for Authors- High Quality Paper, Notebooks for Students, Bookstores and Agents Trụsờchính:NHÀSÁCHKINHTẾ HeadOffice:KINHTEBOOK1 Chinhảnh:NHÀSÁCHKINHTÉ2 Branche:KINHTEBOOK2 490B N.T Minh Khai, P.2, Q.3, TP.HCM 490B N.T Mirto Khai, Ward 2, District 3, HCMC 41 Đào Duy Từ, P.5, Q.10, TP.HCM (Đổi diện cổng Trường ĐH Kinh tế TP.HCM Cơ sở B 279 Nguyễn Tri Phuơng) 41 Đao Duy Tu, Ward 5, District 10, HCMC (Opposite to Gate HCMC University of Economics, Premises B 279 Nguyen Tri Phuong) * Phòn g C h ế b ả n : + Nội dung, thiết kế bìa sách, in ấn, chế 08.38337464 * Ph ò n g Kinh doanh + Mua bán, trao dổi, ký gởi: 08.38337462 (6) 0918.303.113 0169.3333.082 + Giấy, tập vở: Fax: 08.38337462, 3,4,5,6 Phone: * E d ito ria l D epartm ent: 08.38337464 * Sales Department: 0918.303.113 - 08.38337462 (6) * Paper, Notebooks: 0169.3333.082 Fax: 08.38337462, 3,4,5,6 ... Thiết Kế Hệ Thống Thơng Tin Kế Tốn 13 1.2 Phân tích hệ thống 1.2.1 Tổng quan Phân tích hệ thống giai đoạn chu kỳ phát triển hệ thống Kết q trình phân tích hệ thống việc thiết kế hệ thống mới,... Thiết Kế Hệ Thống Thơng Tin Kế Tốn nhu cầu Quá trình phát triển phần lớn hệ thống kế toán tuân theo chu Rỳ định thường gọi chu kỳ phát triển hệ thống Chu kỳ biểu-hiện-rất rõ hệ thống kế tốn hệ thống. .. THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN ! 1.1 Tổng quan chu kỳ phát triển hệ thống 1.2 Phân tích hệ thống 13 1 .3 Thiết kế hệ thống .40 Chương 2: THỰC HIỆN VÀ VẬN HÀNH HỆ THỐNG