Hệ thống thông tin kế toán tập 2

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.Hồ CHÍ MINH k h o a k ế t o n - KIỂM TỐN BỘ MƠN HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN HỆ THONG THƠNG TIN K Ế TỐN NHÀ XUẤT BẢN PHƯƠNG ĐƠNG LỜI NĨI ĐẤU Tập tài liệu “Hệ thống Thơng tin Kế tốn”, chúng tơi trình bày vấn đề tổng quan hệ thống thông tin kế toán doanh nghiệp, định hướng cho người đọc việc tự tổ chức hệ bảng tính dựa phần mềm MS Excel để xử lý liệu kế tốn doanh nghiệp có quy mô nhỏ, cung cấp kiến thức quản trị liệu với ví dụ minh họa thơng qua phần mềm MS Access Tiếp theo Tập 1, Tập tài liệu biên soạn để sử dụng cho việc học tập, nghiên cứu, giảng dạy HỘc phần môn học Hệ thống Thơng tin Kế tốn Nội dung tập bao gồm chương sau: - Chương trình bày phương pháp cơng cụ lập tài liệu hệ thống, nhằm giúp người đọc vận dụng việc tìm hiểu, mơ tả trình bày hệ thống thơng tin kế tốn, khơng phân biệt điều kiện kế tốn thủ cơng hay kể tốn máy tính - Chương trình bày mơ hình liệu điều kiện tin học hóa cơng tác kế tốn Với nội dung trình bày chương này, người đọc phân tích, xây dựng, tổ chức liệu cho hệ thống thơng tin kế tốn điều kiện kế toán máy - Chương Chưong sâu tìm hiểu trình bày kiểm soát nội bộ, bao gồm quan điểm kiểm soát quản trị rủi ro doanh nghiệp, kiểm sốt nội mơi trường máy tính Người đọc tìm hiểu vấn đề liên quan tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin kiểm soát - Chương 5, 6, giúp Iigưịi đọc tìm hiểu phân tích chu trình nghiệp vụ, nhằm hiểu rõ hon vai ưị hệ thống thơng tin kế tốn tổng thể hoạt động doanh nghiệp, đồng thời cung cấp nhìn đầy đủ tồn diện vấn đề xử lý kế toán hoạt động cùa doanh nghiệp Tài liệu tập thể giảng viên Bộ mơn Hệ thống Thơng tin Kế tốn, khoa Ke tốn '• Kiểm tốn, trường Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh biên soạn, bao gồm: ThS Thái Phúc Huy (Chủ biên), ThS Nguyễn Phước Bảo Ẩn (Đồng chủ biên), ThS Nguyễn Bích Liên, ThS Bùi Quang Hùng, ThS Trần Thanh Thúy, CN Phạm Trà Lam Trong lần biên soạn này, chúng tơi cố gắng hồn chỉnh việc trình bày, bổ sung, cập nhật kiến thức chuyên môn phù hợp, nhiên khơng tránh khỏi thiếu sót Chúng tơi xin chân thành cám ơn mong muốn nhận ý kiến đóng góp quý bạn đọc địa chỉ: Bộ mơn Hệ thống Thơng tin Kế tốn Khoa Kể tốn-Kiểm tốn, Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh 279 Nguyễn Tri Phương, Quận 10, TP Hồ Chí Minh Điện thoại: (O8)38.554540-(08)38.531533 MỤC LỤC LỜI NÓI Đ À U MỤC L Ụ C CHƯƠNG I: CÔNG c ụ VÀ PHƯƠNG PHÁP LẬP TÀI LIỆU HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TỐN Vai trị việc lập tài liệu hệ thống Sơ dịng liêu (Data Flow Diagram - DFD) 10 Lưu đồ chứng từ (Document Flowchart) 18 Các công cụ lập tài liệu khác 22 Q iói thiệu phần mềm ứng dụng .23 CHƯƠNG II: TỎ CHỨC VÀ x LÝ DỮ LIỆU THEO MÔ HÌNH REAL ĐẺ XỬ LÝ HOẠT ĐỘNG KINH D O A N H 30 Các tiếp cận tổ chức liệu xử lý hoạt động kinh doanh hệ thống thơng tin kế tốn 20 Các tiếp cận phân tích nghiệp vụ kinh doanh để tổ chức liệ a 23 Tổ chức liệu theo mơ hình R E A L 24 Thu thập liệu 'll X lý liệ u 45 Thông tin kết xuất hệ thống .47 Mã hóa liệu 48 CHƯƠNG III: KIÊM SOÁT NỘI B ộ 53 Kiểm soát nội 53 Quản trị rủi ro doanh nghiệp 29 ERM vấn đề quản trị doanh n gh iệp 99 Mục Lục CHƯƠNG IV: KIẺM SOÁT HỆ THỐNG THƠNG TIN KÉ TỐN 103 Đặo điểm mơi trường máy tính ảnh hưởng đến' kiểm sốt nội b ộ 103 Tổng quan, COBIT 116 Kiểm soát hệ thống thơng tin kế tốn 136 Sự an toàn trung thực liệu 163 CHƯƠNG V: CHU TRÌNH DOANH THU 171 Hoạt động dịng thơng tin chu trình 172 Tổ chức kế toán chu trình doanh th u 180 Hoạt động kiểm sốt chu trình 198 CHƯƠNG VI: CHU TRÌNH CHI PHÍ 204 Hoạt động dịng thơng tin chu trình 205 Tổ chức kế tốn chu trình chi p h í 213 Hoạt động kiểm sốt chu trình 238 CHƯƠNG VII: CHU TRÌNH SẢN XUÁT 248 Các hoạt động dòng thơng tin chu trình 249 Tổ chức kế tốn chu trình sản xuất 255 Hoạt động kiểm soát chu trình 265 CHƯƠNG VIII: HỆ THÓNG BÁO CÁO VÀ SÓ CÁI 270 Hoạt động dịng thơng tin hệ thong 272 Hoạt động kỉểm soát hệ thống 276 PHỤ LỤC 278 A- CHU TRÌNH n h â n S ự 278 B- CHU TRÌNH TÀI CHÍNH 279 TÀI LIỆU THAM KHẢO 282 Chương I CÔNG CỤ VÀ PHƯƠNG PHÁP LẬP TÀI LIỆU HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN I ị Sau nghiên cứu chương này, người học có thể: I - Nhận tầm quan trọng cùa việc lập tài liệu hệ thống - Hiểu rõ công cụ phương pháp lập tài liệu hệ thống - Thực hành vẽ sơ đồ dòng liệu, hm đồ thủ cơng máy tính Vai trị vỉệc lập tài liệu hệ thống 1.1 Khái niệm lập tài liệu hệ thống Lập tài liệu hệ thống việc sử dụng công cụ lưu đồ, sơ đồ, nhằm giải thích cách thức hệ thống hoạt động Nó thể liệu đầu vào, xử lý, lưu trữ, thông tin đầu hệ thống kiểm sốt 1.2 Vai trị việc lập tài liệu hệ thống Tài liệu hệ thống có vai trị quan trọng cho trình hoạt động phát triển tương lai doanh nghiệp mô tả cách thức mà hệ thống'hoạt động cách khoa học, dễ hiểu Việc lập tài liệu hệ thống giúp ích cho người làm cơng tác kế toán, kiểm toán số đối tượng khác việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp Theo SAS 94, “Ảnh hường công nghệ thơng tin đến việc xem xét hệ thống kiểm sốt nội việc kiểm tốn báo cáo tài chính” u cầu kiểm tốn viên cần hiểu quy trình mà doanh nghiệp sử dụng Một cách tốt để hiểu quy trình sử dụng lưu đồ để nhận điểm mạnh điểm yếu hệ thống Nội dung s o x 2002 nhấn Chuomg I —Công Cụ Phương Pháp Lập Tài Liệu H 111KT 10 manh đến vai trò quan trọng việc lập tài liệu hệ thống Cả doanh nghiệp lẫn kiểm tốn viên phải có khả chuẩn bị, đánh giá đọc tài liệu hệ thống khác nhằm kiểm, tra hệ thống kiểm soát nội Sơ đồ dòng liệu (Data Flow Diagram - DFD) 2.1 Ý nghĩa ứng dụng Sơ đồ dịng liệu mơ tả thành phần hệ thống thơng qua hình vẽ bao gồm dịng lưu chuyển liệu, điểm khởi đầu, điểm đên nơi lưu trữ liệu Sơ đồ dòng liệu giúp xác định nội dung, chức năng, trình tự thực hoạt động hệ thống thông tin kế toán, đồng thời; nhận biết nội dung dòng liệu làm sờ cho hoạt động thực Qua đó, đánh giá hoạt động hệ thống có thực đúng, đủ chức cần thiết phải đáp ứng hay không nhận dạng hạn chế, rủi ro xảy trình thực hoạt động khơng có đầy đù nội dung liệu cần thiết cho việc thực hoạt động Tuy nhiên, DFD khơng mơ tả chi tiết khía cạnh vật lý hệ thống như: phương thức xử lý (bằng thủ cơng hay máy tính), phương thức chuyển liệu (bằng chứng từ hay qua hệ thống máy), đối tượng, phận tham gia hoạt động xử lý hệ thống Sơ đồ dòng liệu thường sử dụng để lập tài liệu cho hệ thống tồn tại, lập kế hoạch thiết kế hệ thống Nó cơng cụ hữu ích mơ tả quy trình nội dung xử lý chung cho tất hệ thống nhiều doanh nghiệp, mà không quan tâm đến đặc điểm tổ chức xử lý phương thức xử lý khác doanh nghiệp DFD cơng cụ sử dụng q trình thiết kế hệ thống, phác thảo yêu cầu mặt nội dung, ý tưởng cho trình xử lý hệ thống thơng tin ke tốn chưa xác định nội dung khác (tổ chức xử lý, phương thức xử lý) Chương I - Công Cụ Phương Pháp Lập Tải Liệu HTTTKT 11 2.2 H ệ thống ký hiệu Sơ đồ dòng liệu bao gồm bốn ký hiệu sau: nguồn liệu điểm đến, dòng liệu, hoạt động xử lý, lưu trữ liệu Bảng 1.1: Các ký hiệu sơ đồ dòng liệu Ký hiệu Ý nghĩa Nguồn liệu điểm đến Dòng liệu o Hoạt động xử lý Lưu trữ liệu • Nguồn liệu điểm đến: ký hiệu hình chữ nhật (hoặc hình vng) thể doanh nghiệp/bộ phận/cá nhân chuyển nhận liệu Một đối tượng/thực thể đồng thời chuyển nhận liệu • Dịng liệu: ký hiệu mũi tên đường cong (hoặc đường thẳng) thể việc chuyển liệu hoạt động xử lý, liệu lưu trữ, nguồn liệu điểm đến • Hoạt động xử lý: ký hiệu hình trịn thể nội dung xử lý nhóm hoạt động • Lưu trữ liệu: ký hiệu hai đường thẳng song song thể liệu lưu trữ, phương thức lưu trữ Chưomg I - Công Cụ vả Phương Pháp Lập Tải Liệu HTTTKT 12 Hình 1.1: Sơ đồ dịng liệu 2.3 Phương pháp vẽ Quá trình vẽ sơ đồ dòng liệu thực theo bước sau: > Bước 1: Mô tả hệ thống hành đoạn văn mô tả Bảng mô tả tài liệu sơ cấp mô tả trình hoạt động hệ thống trình bày từ lúc bắt đầu hoạt động hoạt động cuối theo trình tự phát sinh hoạt động Nó phản ánh chi tiết đối tượng tham gia vào hoạt động cách trình tự, chứng từ sổ sách sử dụng Để có thơng tin bảng mơ tả, người mô tả hệ thống cần sử dụng công cụ thu thập thông tin tra cứu tài liệu, vấn, quan sát ^ Bước 2: Lập bảng đốỉ tượng hoạt động liên quan đến đối tượng Đối tưọng Hoạt động Chưcrng I —Công Cụ Phutrng Pháp Lập Tài Liệu H T T T K T 13 Đánh dấu hoạt động xử lý liệu • Hoạt động xử lý liệu bao gồm: lập chứng từ, nhập liệu, xếp, xác nhận, lưu trữ, tính tốn, tổng hợp • Các hoạt động chuyển nhận liệu đối tượng không p h ả i hoạt động xử lý liệu Phân loại đối tượnẹ hệ thống • Các đối tượng bên hệ thống: đối tượng không thực hoạt động xử lý liệu ưong hệ thống • Các đối tượng bên hệ thống: đối tượng tham gia thực hoạt động xử lý liệu hệ thống > Bước 3: Vẽ biểu tưọng, đặt tên, nối liệu • D FD kh i quất (cắp 0) - Vẽ hình chữ nhật mơ tả cho đối tượng bên ngồi, đặt tên hình chữ nhật tên đối tượng bên - Vẽ m ột hình trịn hình chữ nhật đặt tên hình ưịn theo chức hệ thống mơ tả (Hệ thống gì, làm gì?) - Vẽ dịng liệu: nối hình trịn với hình chữ nhật mơ tả, đặt tên dịng liệu vào, cùa hệ thống • D FD cấp chi tiết (1,2,3) - V ẽ hình chữ nhật mơ tả cho đối tượng bên ngồi, đặt tên hình chữ nhật tên đối tượng bên ngồi - Vẽ hình trịn mơ tả cho hoạt động xử lý/các nhóm hoạt động xử lý đặt tên hình trịn theo nội dung mơ tả + Việc phân nhóm dựa vào sờ: nhóm hoạt động xử lý diễn đồng thời thời điểm, nơi nhóm hoạt động xử lý diễn đồng thời thời điểm khác nơi, nhóm hoạt động xử lý có liên quan đến nội dung) Chương VIII HỆ THỐNG BÁO CÁO VÀ s ổ CÁI Saukhitìmhiếuchươngnày,ngườihọccóthê: -N ắmbắthoạtđộngvàdịngthơngtinỉìonghệthốngbáocáovà sơcúi -N ắmbátcáchoạtđộngkiếmsốttronghệthốngbáocáovàsơcái Hộ thống báo cáo sổ trình bày giữ vai trị chủ đạo hệ thống thơng tin kế tốn doanh nghiệp Chức hộ thống thu thập xử lý liệu từ hộ thống sau: - Các chu trình kế tốn gồm chu trình doanh thu, chu trình chi phí, chu trình chuyển đổi, chu trình nhăn chu trình tài cung cấp thông tin nghiệp vụ thiuVr^ vnvên - Thủ quỹ cung cấp thông tin hoạt động tài đầu tư - Bộ phận ngân quỹ cung cấp thông tin ngân quỹ kỳ Chương VIII —Hệ Thống Bảo Cáo sổ Cải 271 Hình 8.1: Sơ đồ dòng liệu khái quát hệ thống báo cáo sổ Nhìn sơ đồ, hệ thống báo cáo sổ giao tiếp vói mơi trường xung quanh thơng qua nguồn chu trình xử lý hoạt động thơng thường, phận tài chính, phận kế hoạch Ngoài đầu vào, hệ thống cịn giao tiếp với đích cùa hộ thống phận tài chính, phận kế hoạch, ban quản lý doanh ncihiệp người sử dụng liên quan bên ngồi doanh nghiệp Các chu trình doanh thu, chi phí, sản xuất nhân cung cấp liệu tổng họp hoạt động thông thường, đầu xừ lý từ chu trình Bộ phận lài kế hoạch cung cấp liệu liên quan tói hoạt động đầu tư tài hoạt động lập kế hoạch cho toàn doanh nghiệp 272 Chipong VIII - Hệ Thống Báo Cáo vả sổ Cái Hoạt động dịng thơng tin hệ thống Hệ thống sổ lập báo cáo trình bày sơ đồ gồm ba hoạt động gồm: (1) Cập nhật sổ cái, (2) Thực bút toán cuối kỳ (3) Chuẩn bị báo cáo tài Bên cạnh đó, hoạt động thứ tư hệ thống cho thấy rõ vai trị hệ thống thơng tin kế tốn doanh nghiệp (4) Lập báo cáo quản trị Sau trình bày chi tiết hoạt động cụ thể: Hình 8.2: Hệ thống sổ lập Đáo cáo Chưgng VIII - Hệ Thống Báo Cáo vả sổ Cái 273 1.1 Hoạt động cập nhật sỗ Hoạt động cập nhật sổ nhận thông tin từ hai nguồn, từ hệ thống kế tốn phụ khác hay chu trình kể tốn khác từ phận thủ quỹ • Chu trình kế tốn: Mỗi chu trình kế tốn thực bút tốn ghi sổ nhật ký sử dụng để cập nhật hệ thống sổ Giả định hệ thống sổ cập nhật cho nghiệp vụ riêng lẻ (đối với hệ thống xử lý trực tuyến theo thời gian thực) Tuy nhiên, thực tế sổ thường cập nhật định kỳ hàng ngày, hàng tuần hay hàng tháng cho tất nghiệp vụ loại xảy kỳ (đối với hệ thống xử lý theo lơ) • Bộ phận thù quỹ' Thủ quỹ ghi nhận bút toán nhật ký để từ cập nhật vào hệ thống sổ với nghiệp vụ bất thường, nợ bảo hiểm hay lưong hưu, mua hay bán chứng khoán đầu tư, mua trái phiếu Các bút toán từ nhật ký cập nhật vào hệ thống sổ thông qua chứng từ gọi Nhật kỷ chứng từ (journal voucher) Tập tin nhật ký chứng từ hệ thống thơng tin kế tốn máy lưu trữ thông tin liên quan đến nhật ký chung cùa hệ thống thơng tin kế tốn thủ cơng Tập tin không xem đầu vào hệ thống thành phần quan trọng hỗ trợ hoạt động kiểm toán 1.2 Hoạt động lập bút toán cuối kỳ Sau thực hoạt động cập nhật sổ cái, điều khiển cùa phận kế toán tiến hành lập bảng cân đối thử Bảng cân đối thừ báo cáo liệt kê tất tài khoản hệ thống sổ với cân đối tổng ghi nợ tổng ghi có Để thiết lập báo cáo này, cuối kỳ kế toán, số bút toán cuối kỳ cần thực hiện, ví dụ tính khấu hao tài sản cố định, phân bổ chi phí trả trước, trích trước chi phí, thiết lập dự phòng điều chỉnh thay dổi sách kế tốn phục vụ lập báo cáo Chưong VIII - Hệ Thống Báo Cáo sổ Cái 274 Trong hệ thống thơng tin kế tốn máy, thơng tin bút tốn cuối •kỳ ưên lưư trữ tập tin nhật ký chứng từ Sau tất bút toán cuối kỳ điỉơC'thực hiện, bảng cân đối thử lập xem liệu đầu vàơ cho hoạt động thiết lập hệ thống báo cáo tài 1.3 Hoạt động lập báo cáo tài Hoạt động thứ ba hệ thống chuẩn bị báo cáo tài Dựa vào liệu tổng họp từ chu trình liên quan, bút tốn cuối kỳ, hệ thống tiến hành hoạt động chuyển liệu tự động, khóa sổ, lập “báo cáo kết hoạt động kinh doanh” dựa liệu doanh thu, thu nhập chi phí liên quan Ngay sau đó, hệ thống tiến hành lập báo cáo “bảng cân đối kế toán” “lưu chuyển tiền tệ” báo cáo tài khác liên quan Các bước thực xử lý lập báo cáo tài bao gồm: (1) Khóa sổ kế tốn sau bút toán điều chỉnh (2) tạo tập tin sổ chứa số dư tài khoản cho kỳ kế toán tiếp sau 1.4 Hoạt động lập báo cáo quản trị Hoạt động cuối hệ thống sổ báo cáo lập báo cáo quản trị Với mục tiêu kiểm tra tính xác xử lý kết chuyển liệu, hệ thống có thẻ cần tạo báo cáo kiểm soát như: (1) liệt kê bút tốn nhật ký chứng từ “journal voucher” theo trình tự thòi gian, theo tài khoản (2) liệt kê bảng cân đối tài khoản Mỗi chu trình cung cấp báo cáo quản trị liên quan hoạt động riẽng chu trình Xử lý lập báo cáo quản trị hệ thống lập báo cáo tập trung vào báo cáo phục vụ kế toán trách nhiệm Kê toán trách nhiệm hệ thống thiết lập kế hoạch hay lập dự toán (budget) đánh giá thực kế hoạch theo trung tâm trách nhiệm hay đơn vị dược thiết lập trách nhiệm tài doanh nghiệp Chifcmg VIII - Hệ Thống Báo Cáo sổ Cái 275 1.4.1 Thiết lập dự tốn - Đây quy trình chuyển tất mục tiêu đo lường doanh nghiệp vào mục tiêu đo lường trung tâm trách nhiệm Xử lý thiết lập mục tiêu dự toán, phân bổ mục tiêu dự toán theo trung tâm trách nhiệm, lưu trữ mục tiêu dự toán vào liệu dự toán sở liệu hệ thống Xử lý tạo dòng thông tin từ quản lý cấp xuống quản lý cấp thấp - Tuy nhiên, muốn hệ thống kế toán trách nhiệm thực mang lại hiệu cho doanh nghiệp, dự tốn phải bám sát thực tể giải pháp đề xuất nên thiết lập dự tốn lình hoạt Dự tốn linh hoạt dự toán ngân sách điều chỉnh tùy theo mức độ hoạt động đơn vị Theo đó, tiêu chuẩn ngân quỹ điều chỉnh tự động theo sụ lăn?, ?iam kế hoạch sản xuất Chính mà khác biệt giũa ngân quỹ dự tốn với chi phí thực tế thơng tin hữu ích để xem xét đánh giá hoạt động - Đổ thực xử lý, liệu cần lưu trữ mục tiêu chung toàn đon vị, trung tâm trách nhiệm tiêu thức phân bổ mục tiêu Như việc xây dựng hệ thống mã để phân biệt trung tâm trách nhiệm theo cấp, mã phân biệt liệu dự toán hay thực thiết kế quan trọng thiết kế hệ thống kế toán 1.4.2 Lập báo cáo thực theo trung tâm trách nhiệm - Dữ liệu thực mục tiêu theo trung tâm trách nhiệm tổng hợp từ dù’ liệu hoạt động phát sinh ghi nhận chu trình kế tốn liên quan hệ thống xử lý hoạt động tài - Căn vào liệu tổng họp từ tập tin liệu nghiệp vụ tập tin sổ co sò liệu, hệ thống tự động cập nhật liệu thực mục tiêu theo trung tâm trách nhiệm lập báo cáo thực hiện, đánh giá thực kế hoạch theo trung tâm trách nhiệm Nhu vấn đề cần lưu ý tù nhập dũ liệu nghiệp vụ phát sinh vào tập tin Chương VIII - Hệ Thống Báo Cáo vả sổ Cái 276 nghiệp vụ chu trình kế tốn hay hệ thống hoạt động tài chính, liệu cần phân biệt đầy đủ hoạt động phát sinh (thực kế hoạch) theo trung tâm trách nhiệm, theo loại mục tiêu hoạt động Vì vấn đề xây dựng hệ thống mã nghĩệp vụ kinh tế quan trọng nhằm phân biệt mã liệu dự toán hay thực hiện, phân biệt phân loại mục tiêu phân loại theo trung tâm trách nhiệm Hoạt động kỉểm soát hệ thống Mục tiêu kiểm soát hệ thống sổ lập báo cáo tưong tự chu trình khác Đó là: - Tất hoạt động cập nhật sổ ủy quyền đầy đủ, đắn - Tất nghiệp vụ ghi chép sổ hợp lệ - Tất nghiệp vụ cập nhật sổ xét duyệt hợp lệ ghi chép đầy đủ - Tất nghiệp vụ cập nhật sổ ghi chép xác - Dữ liệu hệ thống sổ bảo quản an toàn khỏi mát hay chép bất hợp pháp - Các hoạt động hệ thống sổ thực hữu hiệu hiệu 2.1 Kiểm sốt chung • Phân chia trách nhiệm: Rủi ro lớn hệ thống liệu, thông tin truy cập bất hợp pháp vào hệ thống để lấy liệu hay hủy bỏ, sửa chữa liệu Để kiểm soát vấn đề này, phân chia trách nhiệm thủ tục quan trọng - Nguyên tắc chung phân chia trách nhiệm phân chia nhóm người xử lý thơng tin nhóm người sử dụng; phân chia người bảo quản tài sản, người ủy quyền xét duyệt nghiệp vụ liên quan tài sản vói người cập nhật sổ (chức ghi chép) Chương VIM - Hệ Thống Báo Cáo vả sổ Cái 277 - Trong q trình xử lý thơng tin, u cầu phân chia trách nhiệm người nhập liệu nghiệp vụ phát sinh người thực bút toán kết chuyển liệu tổng hợp hay nhập bút toán điều chỉnh - Kế tốn xử lý hoạt động chu trình phép xem liệu tổng họp lập báo cáo không sửa liệu • Lưu trữ liệu: cần tuân thủ quy trình lưu trữ dự phịng liệu theo kế hoạch an ninh chung hệ thống Riêng liệu sổ cái, cần hai liệu dự phòng lưu trữ khác nơi hệ thống xử lý • Truyền thơng liệu: Trường họp hệ thống tổ chức nối mạng nội bộ, liệu tổng hợp từ chu trình liên quan truyền qua mạng nội tới hệ thống tổng họp vấn đề an tồn truyền thơng cần lưu ý đặc biệt Do dó cần lưu ý thủ tục mã hóa liệu q trình truyền thơng 2.2 Kiểm sốt úng dụng Nguồn liệu cùa hệ thống sổ lập báo cáo kết xử lý chu trình liên quan nhập liệu trực tiếp hoạt động tài bút tốn cuối kỳ Vì vậy, liệu nhập trực tiếp cần thực thủ tục kiểm soát nhập liệu phù họp giống chu trình khác kiểu vùng dừ liệu, kiểm soát số tổng, kiểm soát đầy đủ v.v Do đó, trình bày chu trình sản xuất, tác giả khơng trình bày cụ thể nội dung liên quan đến kiểm soát ứng dụng hệ thống lập sổ cái, báo cáo bao gồm kiểm soát liệu đầu vào, kiểm soát xử lý kiểm sốt kết xuất đầu Đọc giả tham khảo nội dung liên quan chương trình bày vẻ kiêm sốt chu trình kế tốn chu trình doanh thu chu trình chi phí Phụ Lục 278 PHỤ LỤC A- CHU TRÌNH NHÂN s ự Chu trình nhân chuỗi hoạt động lặp lặp lại bao gồm việc tuyển dụng nhân viên, tốn lương lợi ích khác, đánh giá hoạt động họ liên quan đến hoạt động sa thải nhân viên8* Sơ đồ dòng liệu (DFD) luận lý (cấp 1) chu trình nhân SỊ/ T h e o A c c o u n tin g In form ation S ystem s: B a sic C o n ce p ts and Current Issu es R ob ert L.H urt - P a g e 5 T h e o A c c o u n tin g In form ation S y stem s: B a sic C o n ce p ts and Current Issu es R ob ert L H urt - P a g e 279 Phụ Lục Dữ liệu ứng viên nhân viên B- CHU TRÌNH TÀI CHÍNH Chutrìnhtàichínhlàm ộtchuốicúchoạtđộnglặpdilặplạiliênquan đếncácnghiệpvụgiữađơnvịvớicổđơnghayvớichùnợdài hơnì0.Chu trình cung cấp nguồn lực đáp ứng nhu cầu vốn cho tất hoạt động đon vị.10 10 T h e o A c co u n tin g Inform ation System s: B asic C on cep ts and Current Issu es R obert L.H urt - P age 53 280 Phụ Lục Nguồn vốn cung cấp từ chu trình tài sử dụng chủ yếu chu trình kinh doanh chu trình chi phí chu trình nhân Bên cạnh đó, nguồn tiền mặt vào chu trình tài đến từ chu trình doanh thu11 Nguồn vốn doanh nghiệp chủ yếu huy động ba dạng bao gồm: vay từ tổ chức, cá nhân; phát hành trái phiếu hay công cụ nợ để huy động vốn thị trường phát hành cổ phiếu hay công cụ vốn Do huy động vốn từ nguồn khác nên chu trình tài khó mà xác định hoạt động Sơđồdịngdữliệu(DFD)luậnlýcấp1qtrìnhpháthànhcổphiếu12 T h ô n g tin nắm giữ c ổ đ ơn g m ới Hình 2: Chu trinh tài 11 T h e o A c co u n tin g Inform ation te ch n o lo g y , and B u sin e ss S o lu tio n s - H ollander, D en a and C h errin gton - page 12 T h e o A c co u n tin g Inform ation S ystem s: B a sic C on cep ts and Current Issu es R ob ert L H urt - P a g e 55 Phụ Lục _ 281 Trong trình xử lý liên quan tới nhóm hoạt động này, ngồi định khoản tổng họp (được trình bày chi tiết mơn kế tốn tài chính) ghi tăng tài khoản tiền, tài sản liên quan có tài khoản nguồn vốn, hoạt động xử lý theo dõi chi tiết khoản phát sinh cá nhân tham gia quan trọng Hệ thống thông tin kế toán cần theo dõi ghi chép chi tiết sổ chi tiết vốn chủ sờ hữu, chi tiết vay ngân hàng sổ chi tiết ngưòi giữ trái phiếu (Bondholders Ledger) hay sổ chi tiết cổ đông (Stockliolders Ledger) cho loại cổ phiếu không chuyển nhượng khơng giao dịch thị trường chứng khốn Ngun tắc kiểm soát trường họp trái phiếu hay cổ phiếu khơng giao dịch thị trường chứng khốn, phân chia trách nhiệm chức bảo quản chứng nhận cổ phiếu chưa phát hành (tài vụ), chức ký chứng nhận (giấm đốc), chức ghi chép sổ cổ đơng (kế tốn) o 3❖ bo Vcà 282 Tài Liệu Tham Khảo TÀI LIỆU THAM KHẢO AccountingInform ationSystem- Marshall B.Romney, Paul John Steinbart - Nhà xuất Pearson Prentice Hall - 2006 AccountingInform ationSystem- ControlsandProcesses- Leslie Turner, Andrea Weickgenannt - Nhà xuất John Wiley & Sons - 2009 AccountingInform ationSystem s:BasicConceptsandCurrentIssues - Robert L.Hurt - Nhà xuất McGraw-Hill/Irwin - 2010 Accounting Inform ation Technology, and Business Solutions Hollander, Dena and Cherrington AccountingInform ationSystem s-Ulric J.Geünas, Jr„ Steve G.Sutton - Nhà xuất bàn Thomson Learning - 2002 soCTJos HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN - TẬP (HệthốngkếtoánViệtNam ) Chịu trách nhiệm xuât bản: Quang Thắng Biên tập nội dung: Hải Phong Sửa in: Minh Như Trình bày Bìa: Nhà Sách Kỉnh Tế !n 1.000 cuốn, khổ 16 X z c m Tại Công Ty TNHH MTV Tín Lộc 292/32 Lê Lợi, P3, Quận Gị Vấp, TP Hồ Chí Minh Số đăng ký kế hoạch xuất bản: 27-2012/CXB 9-Ị2/PĐ Cục xuâ't ký ngày 03 tháng 01 năm 201 ° In xong nộp lưu chiểu tháng 04 năm 2012 CONG 1Ỹ TNHH ĨM-DV-QC ỊỊÉÍNG HOY - HUONG HOY COMPANY LTD NHASACH KINHTE - ECONOMICBOOKSTORE Sách Kinh tế, Sứcmậnh tri thức thánh cống - Economic Books, Synergy of Successful Knowledge Specialized Chuyên phát hành loại Sách Giáo trình Kỉnh tế, doanh Quản Trị in Economic and Business Books & Textbooks: Kinh Economics, Kinh tế học, K ế toản - Kiểm Accounting Auditing Statistics, Marketing, Tài - Tiền tệ - Ngãn Marketing, hằng, Chứng khoắn, Phấp luật, liếng Banking, Anh, Từ điển Anh ngữ Qua hẽ thống English Language Books and Dictionaries With phân phồì rộng rãi tồn quốc "Siẽu thị sách bán lè": Business - toán, Thống kẽ, Quản trị - Kinh doanh, Financial a Selling, Mua bán, trao đới, ký gởi; mua Copyrights thảo cho tác giả, hợp tác Compilers trường dại ỉn ấn, chế bản, quảng giây phép xuâ't with and in book Authors, Translators, publishing with domestic and international Universities Book n'nasachkinhte@hcm.fũl.vn Cover Designing, Printing, WWW.NHASACHKINHTE.VN publishing Licence tor Authors- Customers High Editing, Quality and Advertising, Website: Giấy Vãn phòng tập chất lượng cao cho Sinh viên Hiệu sách, Đại lý Book Consigning, Agreements cooperating học Hotlỉne: 0918.303.113 Email: Nhận thiết kế bla sách, cáo, Distribution “ Business Trading, phát hành hoàn chỉnh với Nation-wide and - Laws, to Economic and Business U niversities, Education Institutions and Training Centers, to Libraries and Lecturers in Provinces and Cities Tỉnh, Thành phố nước quốc tế Monetary Business Supermarket”: Đại học, Viên tạo, Tring tâm tạo Khối ngành Kinh tế - Kinh doanh, cấc Thư viện, quỷ Giảng viên xuất - Securities, System Đến trubng Administration Paper, applying Notebooks for for Students, Bookstores and Agents Học sinh, Trụ s chính: NHÀ SÁ C H KINH T Ể Head Office: KINH T E B O O K Chl nhánh: NHÀ S Á C H KINH T Ế B ranch e: KINH T E B O O K 490B N.T Minh Khai, P.2, Q.3, TPHCM Trường ĐH Kinh tế TP.HCM Cơ sở B 279 Nguyễn Tri Phương) 490B N.T Minh Khai, Ward 2, District 3, 41 Đao Duy Tu, Ward 5, D istrict 10, HCMC HCMC (Opposite 41 Đào Duy Từ, P.5, Q 10, TP.H CM to Gate HCMC (Đối diện cổng University of Economics, P rem ises B 279 Nguyen Tri Phuong) [~41 B o Doy Tếí~ r-B , TP RCM If « ), ■ ie y o « _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ I Phone: * Editorial Department: 8.3 33 64 ‘ Sales Department 0918.303.113 - 08.38337462 (6) * Paper, Notebooks: 3 3 082 * Phòng Chế bản: + Nội dung, thiết kế bìa sá ch , in ấn, ch ế 8.3 33 64 * Phòng Kinh doanh + Mua bán, trao dổi, ký gởi: 08.38337462 (6) 3 1 + G iấy, tập vở: 3 3 Fax: 8 3 , ,5 ,6 Fax: 8 3 , ,4 ,5 ,6 ... tin/ kết xuất hệ thống Thông tin hay kết xuất hệ thống kể tốn trình bày nhiều hình thức khác chứng từ, báo cáo kết truy xuất hình hay tập tin ln chuyển Có thông tin hệ thống chuyển cho hệ thống khác... bay, hệ thống nhận đặt hàng v.v ✓ Thông tin kết xuất hệ thống Các liệu xử lý lưu trữ sở liệu Thông tin đưọc truy xuất từ liệu lưu trữ chuyển cho người sử dụng hệ thống 6.1 Hình thức thơng tin/ kết... file), lưu dạng tập tin điện tử (soft file), sổ kế toán in từ sờ liệu coi hình thức kết xuất hệ thống, chứa thơng tin xử lý qua trình xử lý lưu trữ liệu ừong hệ thống 6 .2 Nội dung thông tin Nội dung