Chương 5: Hoạch định：1.Khái niệm:Hoạch định là quá trình xác định các mục tiêu và các phương thức tốt nhất để đạt được các mục tiêu đó. Mục tiêu là kết quả mong muốn cuối cùng của mỗi cá nhân, bộ phận và toàn bộ tổ chức. Phương thức được thể hiện trong chiến lược và các kế hoạch. → Một quá trình hoạch định đầy đủ bao gồm các việc: • Thiết lập các mục tiêu,• Xây dựng chiến lược tổng thể để thực hiện mục tiêu đã đề ra,• Phát triển một hệ thống các kế hoạch toàn diện để phối hợp và thống nhất các hoạt động của tổ chức. Vai trò và tầm quan trọng:Giúp tổ chức đối phó với những bất ổn của môi trường, Làm tăng cường sự phối hợp hoạt động của các bộ phận, phòng ban trong tổ chức làm, Giảm bớt các hoạt động trùng lắp, chồng chéo và lãng phí., Xác định tiêu chuẩn làm cơ sở cho kiểm soát Phân loại kế hoạch: a. Theo mức độ cụ thể:+Kế hoạch hướng dẫn (định hướng): chỉ đưa ra những mục tiêu chung, chỉ dẫn chung, không đòi hỏi các nhà quản lý phải đóng chặt các mục tiêu trong các mục tiêu xác định cụ thể linh hoạt cho > người thực hiện. +Kế hoạch cụ thể (xác định): được xây dựng rất chỉ tiết, rõ ràng. Mức độ rủi ro của các vấn đề là không có hoặc không thể xảy ra Phân loại kế hoạch b.Theo tầm ảnh hưởng:+Kế hoạch chiến lược: xác định các mục tiêu tổng quát của tổ chức và vị trí của tổ chức trong môi trường hoạt động của minh.+Kế hoạch tác nghiệp: xác định rõ ràng và cụ thể cần làm gì để đạt được mục tiêu đã đề ra trong kế hoạch chiến lược.
Chương 5: Hoạch định：1.Khái niệm:Hoạch định trình xác định mục tiêu phương thức tốt để đạt mục tiêu Mục tiêu kết mong muốn cuối cá nhân, phận toàn tổ chức Phương thức thể chiến lược kế hoạch → Một trình hoạch định đầy đủ bao gồm việc: • Thiết lập mục tiêu,• Xây dựng chiến lược tổng thể để thực mục tiêu đề ra,• Phát triển hệ thống kế hoạch tồn diện để phối hợp thống hoạt động tổ chức Vai trò tầm quan trọng:Giúp tổ chức đối phó với bất ổn mơi trường, Làm tăng cường phối hợp hoạt động phận, phòng ban tổ chức làm, Giảm bớt hoạt động trùng lắp, chồng chéo lãng phí., Xác định tiêu chuẩn làm sở cho kiểm soát Phân loại kế hoạch: a Theo mức độ cụ thể:+Kế hoạch hướng dẫn (định hướng): đưa mục tiêu chung, dẫn chung, khơng địi hỏi nhà quản lý phải đóng chặt mục tiêu mục tiêu xác định cụ thể - linh hoạt cho -> người thực +Kế hoạch cụ thể (xác định): xây dựng tiết, rõ ràng Mức độ rủi ro vấn đề khơng có xảy Phân loại kế hoạch b.Theo tầm ảnh hưởng:+Kế hoạch chiến lược: xác định mục tiêu tổng quát tổ chức vị trí tổ chức môi trường hoạt động minh +Kế hoạch tác nghiệp: xác định rõ ràng cụ thể cần làm để đạt mục tiêu đề kế hoạch chiến lược c.Theo thời gian: Kế hoạch dài hạn, Kế hoạch trung hạn, Kế hoạch ngắn hạn b.Độ bất ổn môi trường: +Độ bất ổn cao, kế hoạch mang tính ngắn hạn, có tính hướng ngoại, tính định hướng Độ bất ổn thấp, kế hoạch thường tỷ mỉ, phức tạp, dài hạn +Nhiều đối thủ cạnh tranh mới, có nhiều đột phá kỹ thuật đối thủ cạnh tranh tại, biến động thị trường chứng khoán, lãi suất, lạm phát điều kiện trị bất ổn chiến tranh, xung đột, can thiệp phủ, chí cơng đồn đến doanh nghiệp c Chu kỳ kinh doanh doanh nghiệp * Giai đoạn 1: Mới hình thành: thị trường chưa chắn, mục tiêu có tính chất thăm dị, chưa xác định rõ Do vậy, kế hoạch thời kỳ cần mềm dẻo, linh hoạt tính định hướng Điều giúp nhà quản trị nhanh chóng có thay đổi cần thiết * Giai đoạn 2: Tăng trưởng: Lúc này, nguồn đưa vào, thị trường tiến triển, mục tiêu xác định rõ Vì vậy, kế hoạch có xu hướng ngắn hạn thiên cụ thể Giai đoạn 3: Chín muồi: Đây giai đoạn mà tính ổn định tính dự đốn doanh nghiệp lớn nên kế hoạch dài hạn cụ thể thích hợp • Giai đoạn 4: Suy thoái: Lúc này, doanh thu, doanh số lợi nhuận giảm, vậy, phải linh hoạt, mềm dẻo nhanh chóng đánh giá lại mục tiêu, phân phối lại nguồn có điều chỉnh khác cho phù hợp Chính giai đoạn này, kế hoạch lại chuyển từ dài hạn sang ngắn hạn, tự cụ thể sang định hướng 5.quy trình hoạch định:Nghiên cứu dự báo (Môi trường), Thiết lập mục tiêu ,Phát triển tiền đề, Xây dựng phương án thực mục tiêu,Đánh giá phương án Lựa chọn phương án định (a) Xây dựng (Build): thích hợp với SBU Dấu hỏi, (b) Duy trì (Hold): y thích hợp cho SBU mạnh Cash cow chúng muốn tiếp tục sinh tiền cho doanh nghiệp (c) Gặt hải (Harvest): thích hợp với SBU yếu Cash cow có tương lai mờ nhạt Mục tiêu áp dụng với SBU Dấu hỏi chó (d) Loại bỏ (Divest): thích hợp với SBU ô chó dấu hỏi hoạt động vật cản lợi ích doanh nghiệp II.MỤC TIÊU NỀN TẢNG CỦA HOẠCH ĐỊNH Khái niệm: Mục tiêu kết mong muốn cuối cá nhân, phận toàn tổ chức Mục tiêu phương hướng cho định quản trị hình thành nên tiêu chuẩn đo lường cho công việc thực tế Thứ tự ưu tiên mục tiêu:+Mục tiêu cấp bách phải thực để đảm bảo cho thành công công việc.+ Mục tiêu quan trọng, mang tính sống cịn, cần thực để làm cho công việc tốt cần trì hỗn thời gian.+Mục tiêu nên theo đuổi để làm công việc tốt hơn, không cấp bách, khơng mang tính sống cịn Phân loại mục tiêu a Mục tiêu chung mục tiêu tác nghiệp Mục tiêu chung: mục tiêu tổng quát tổ chức, sở cho định quản trị, thường mang tính định tính Mục tiêu tác nghiệp: thường rõ điều kiện mang tính định lượng, rõ người thực thời gian hồn thành Thậm chí, mục tiêu tác nghiệp mang tính thường xun, hoạch định hàng ngày, theo ca, theo Phương pháp thiết lập mục tiêu theo quan điểm truyền thống * Nguyên tắc: mục tiêu đưa cấp cao sau phân chia thành mục tiêu nhỏ phân bổ cho cấp tổ chức -Ưu điểm: Phương pháp giả định nhà quản trị biết điều tốt cho tổ chức họ thấy tranh tồn cảnh vấn đề => Mỗi nhân viên nỗ lực làm việc để đạt mục tiêu đề phần trách nhiệm họ -Nhược điểm: + Mục tiêu chung chung, thiếu cụ thể + Mục tiêu bị tính đồng tỉnh khách xun suốt tồn tổ chức quan Thiết lập mục tiêu theo phương pháp Quản trị mục tiêu (Management by Objectives) MBO Nội dung: nhân viên nhà quản trị định phương pháp cụ thể để thực mục tiêu, xem xét, đánh giá tiến độ thực mục tiêu cách thường xuyên theo đoạn Việc khen thưởng định dựa đánh giá Trong MBO, mục tiêu không để quản lý mà động thúc đẩy nhân viên Đặc điểm: Quản lý mục tiêu gồm yếu tố: v Mục tiêu thê, cụ + Tập thể định: nhân viên nhà quản trị định v3 Có thời hạn rõ ràng, ×4 Phản hồi thành tích: kiểm tra tiến độ thường xuyên => MBO thỏa mãn SMART Ưu điểm MBO: + Thiết lập mục tiêu thực: mục tiêu khó, cụ thể dẫn đến kết cao - Đánh giá hiệu hoạt động tốt hơn: thơng tin phản hồi có ảnh hưởng tốt đến kết công việc + Cho phép nhân viên tham gia tạo động lực cho nhân viên: - Nhân viên cam kết tốt - Nhân viên làm việc độc lập - Nâng cao khả giao tiếp Hạn chế MBO: by Objectives) * Nhấn mạnh vào mục tiêu ngắn hạn +Tốn thời gian • Nhiều cơng việc quản lý giấy tờ (vì nhiều người tham gia, nhiều khâu, qua nhiều lần xét duyệt định) Nhà quản lý theo đuổi mục tiêu với mức chi phí Chương 6: Tổ chức Chức tổ chức: thành lập nên phận tổ chức để đảm nhận hoạt động cần thiết, xác lập mối quan hệ quyền hạn trách nhiệm phận Nội dung chức tổ chức: o Thiết kế cấu tổ chức, o Thiết lập hệ thống quyền lực phân quyền cấu tở chức 1.2 VAI TRỊ:+ Chức tổ chức bảo đảm mục tiêu kế hoạch triển khai vào thực tế.+ Tạo mơi trường làm việc thích hợp cho cá nhân cho tập thể trình thực nhiệm vụ chun mơn mình.+ Tác động tích cực đến việc sử dụng nguồn lực cách hiệu Giảm thiểu sai sót lãng phí hoạt động quản trị 1.3 KHOA HỌC TC 1.3.1 Tầm hạn quản trị: - Số lượng phận, nhân viên cấp mà nhà quản trị điều khiển tốt - Phân loại tầm hạn quản trị:+ Tầm hạn quản trị rộng: nhà quản trị điều khiển số đông người.+ Tầm hạn quản trị hẹp, nhà quản trị điều khiển số người 1.3.2 Quyền hành quản trị: +Quyền hành: lực cho phép nhà quản trị yêu cầu người khác hành động theo đạo + Nguồn gốc quyền hành theo nghiên cứu tác giả Max Weber, quyền hành bắt nguồn từ yếu tố: hợp pháp đảm nhận chức vụ, cấp thừa nhận, nhà quản trị có khả đức tính khiến cấp tin tưởng 1.3.3 Phân cấp quản trị: - Còn gọi phân quyền hay phi tập trung hóa - Là phân chia hay ủy thác bớt quyền hành cho cấp - Mục tiêu: +Chia công việc cho cấp + Huấn luyện, đào tạo cho cấp CƠ CẤU TỔ CHỨC: 2.1 Khái niệm: Cơ cấu tổ chức quản trị chỉnh thể khâu, phận khác nhau, chun mơn hố có trách nhiệm, quyền hạn định, có mối liên hệ phụ thuộc lẫn bố trí theo cấp quản trị nhằm thực mục tiêu chung tổ chức 5.1 Phân quyền: - Là xu hướng phân tán quyền định, sở việc ủy quyền -Mức độ phân quyền lớn khi:+ Số lượng định cấp ngày nhiều +Các định đề cấp quan trọng.+Có nhiều chức bị tác động định cấp thấp tổ chức + Nhà quản trị phải kiểm tra định với người khác 5.2 Ủy quyền:- Ủy quyền thỏa thuận với người khác nhằm:+ Trao cho trách nhiệm để thay mặt bạn thực công việc.+ Trao cho quyền hạn để hồn thành cơng việc +Phân bổ nguồn lực để họ thực cơng việc -Ủy quyền giao việc khác -Lợi ích nhà quản trị:+ Đưa định sáng suốt hơn.+ Tận dụng thời gian eo hẹp mình.+ Nâng cao hiệu công việc tập thể.+ Giảm áp lực công việc+ Đào tạo nhà quản trị kế cận -Lợi ích người ủy quyền:+ Phát triển kỹ lực họ.+Họ cảm nhận tin tưởng, điều thúc đẩy họ nhiệt tình động công việc +Tăng hiểu biết tổ chức công việc chung -Trở ngại nhà quản trị ủy quyền:+ Sợ cấp khơng hồn thành nhiệm vụ giao +Sợ khơng kiểm sốt việc giao, hay nhân viên làm theo ý họ mà không theo ý mình.+ Trở ngại khơng xác định rõ trách nhiệm quyền hạn +Sợ cấp làm tốt Chương 7: Điều khiển:1.1 Khái niệm: Điều khiển liên quan đến vấn đề lãnh đạo động viên nhân viên tổ chức nhằm hoàn thành mục tiêu hiệu 1.2 Vai trò: Khơi dậy nỗ lực nhân viên để họ thực công việc tốt Khái niệm:*Lãnh đạo tác động, thúc đẩy, làm thay đổi quan niệm, thái độ người khác để họ làm việc tốt * Lãnh đạo dẫn điều khiển, lệnh người khác phải làm theo cơng việc giao * Lãnh đạo q trình gây ảnh hưởng đến hoạt động cá nhân nhóm nhằm thực mục tiêu chung tổ chức điều kiện định LÃNH ĐẠO 2.1 Phong cách lãnh đạo:- Phong cách lãnh đạo cách thức theo người lãnh đạo cử xử nhân viên quyền phạm vi vấn đề mà họ phép định.-Các loại phong cách lãnh đạo: +Phân loại theo mức độ tập trung quyền lực: *Phong cách độc đoán/chuyên quyền * Phong cách dân chủ *Phong cách tự +Phân loại theo sơ đồ lưới (ô bàn cờ quản trị) R.Blake J.Mouton Phong cách lãnh đạo độc đoán:+ Nhà quản trị tập trung tối đa quyền lực tay +Nhà QT tự định áp đặt nhân viên thực +Thông tin chiều từ xuống( thông tin huy)+ Nhân viên không tham khảo y ùkiến để giải by vấn đề+ PCĐĐ khơng phát huy tính chủ động sáng tạo nhân viên Phong cách lãnh đạo dân chủ:+Nhà QT tham khảo ý kiến cấp trước định +Nhà QT hướng đến phân quyền +Thông tin theo hai chiều: Thông tin huy thông tin phản hồi +Nhà QT cần kiên định để không trở thành người “thỏa hiệp” 3.3 Lực chọn phong cách lãnh đạo: Việc lựa chọn phong cách lãnh đạo tùy thuộc vào yếu tố sau: - Tùy thuộc vào đặc điểm nhà quản trị (trình độ, lực, hiểu biết tính cách nhà quản trị) * Tùy thuộc vào đặc điểm nhân viên (trình độ, lực, hiểu biết công việc phẩm chất nhân viên) -Tùy thuộc vào đặc điểm công việc phải giải (tính cấp bách, mức độ phức tạp, tầm quan trọng công việc ) Động viên tạo nỗ lực nhân viên trình thực nhiệm vụ tổ chức sở thỏa mãn lợi ích cá nhân − Biết cách động viên tạo thay đổi tích cực thái độ hành vi người sở mục tiêu thực - Muốn động viên nhân viên, nhà quản trị phải tạo động lực thúc đẩy họ làm việc -Động lực làm việc :+ Những thúc đẩy làm điều + Điều cần thiết mong muốn đạt mục đích đó.+ Sự khích lệ khiến ta cố gắng làm điều -Muốn tạo động lực cho làm việc bạn phải làm cho họ muốn làm công việc ấy.- Tạo động lực liên quan nhiều đến khích lệ, khơng thể đe doạ hay dụ dỗ 4.2 Các lý thuyết động viên: Thuyết chất người Mc Gregor - Ông nghiên cứu giả định chất người thuộc nhóm chất sau: Bản chất X a Bản chất Y: -Đưa phương pháp để quản trị nhóm chất cho hiệu 4.2 Các lý thuyết động viên: c Thuyết mong đợi V.Vroom n Làm việc phù hợp khả a Được nhận phần thưởng xứng đáng D Nhà quản trị thực cam kết phần thưởng [ Công thức: Động thúc đẩy = M x Kx S Victor Vin n Người lao động thường kỳ vọng vấn đề sau: Chương 8: Kiểm tra - Kiểm tra trình đo lường kết thực tế so sánh với tiêu chuẩn nhằm phát sai lệch nguyên nhân sai lệch, sở đưa biện pháp điều chỉnh kịp thời nhằm khắc phục sai lệch, đảm bảo tổ chức đạt mục tiêu - Trọng điểm chức kiểm tra:+ Kiểm tra trình.+ Kiểm tra hoạt động xảy ra, xảy xảy Phát sai lệch nguy sai lệch.+ Kiểm tra để thực biện pháp khắc phục nhằm hoàn thành mục tiêu 1.2 Nguyên tắc xây dựng chế KT:+ Kiểm tra phải kế hoạch hoạt động tổ chức cấp bậc đối tượng bị kiểm tra +Công việc kiểm tra phải thiết kế theo yêu cầu nhà quản trị.+ Việc kiểm tra phải thực khâu trọng yếu +Kiểm tra phải khách quan.+Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với bầu không khí tổ chức +Việc kiểm tra cần phải tiết kiệm đảm bảo tính hiệu kinh tế.+ Việc kiểm tra phải đưa đến hành động 2.1 Xác định tiêu chuẩn: Thiết lập tiêu chuẩn cần ý:+ Không đưa c ác tiêu chuẩn không hay khơng quan trọng.+Mang tính thực.+Tránh đưa tiêu chuẩn mâu thuẫn nhau.+Phải có giải thích hợp lý tiêu chuẩn đề +Dễ dàng cho việc đo lường 2.2 Đo lường thành quả:+ Tiến hành đo hay lường trước nhằm phát sai lệch hay nguy sai lệch so với mục tiêu.+Hiệu đo lường phụ thuộc vào phương pháp đo lường công cụ đo lường.+Đo lường tiêu chuẩn định lượng dễ dàng tiêu chuẩn định tính 2.3 Điều chỉnh sai lệch:+ Khi đo lường xong, kết có sai lệch cần phân tích nguyên nhân dẫn đến sai lệch.+ Đề biện pháp khắc phục sai lệch 3.1 Kiểm tra lường trước:+Hoạt động kiểm tra trước hoạt động xảy ra, cách tiên liệu vấn đề xảy để ngăn chặn trước.+Giúp cho tổ chức thực kế hoạch xác, dự liệu vấn đề ảnh hưởng từ thời điểm lên kế hoạch lúc thực hiện.+Kiểm tra lường trước dựa vào dự báo, dự đốn biến đổi mơi trường 3.2 Kiểm tra thực hiện:+Hoạt động kiểm tra cách theo dõi trực tiếp diễn biến trình thực kế hoạch.+Mục tiêu nhằm kịp thời tháo gỡ vướng mắc, trở ngại khó khăn thực để đảm bảo tiến độ dự kiến 3.3 Kiểm tra sau thực hiện:+Hoạt động kiểm tra cách đo lường kết thực tế đối chiếu với kế hoạch ban đầu.+ Mục tiêu nhằm đánh giá lại tồn q trình thực kế hoạch, rút kinh nghiệm +Nhược điểm loại hình kiểm tra độ trễ thời gian CÁC CƠNG CỤ KIỂM TRA: 4.1 Kiểm tra tài chính:-Ngân quỹ: thấy khoản chi phí nguồn thu sử dụng quản lý.- Các dạng ngân quỹ:+Ngân quỹ thu chi.+ Ngân quỹ thời gian, không gian, sản phẩm.+ Ngân quỹ dạng vật lý.+ Ngân quỹ tiền mặt 4.2 Kỹ thuật phân tích thống kê: Dựa vào liệu khứ để tổng hợp phân tích 4.3 Báo cáo phân tích chun mơn: sử dụng chuyên gia lĩnh vực trọng yếu doanh nghiệp để phát sai lệch 4.4 Quan sát cá nhân: sử dụng giác quan để quan sát nhân viên trình thực công việc điều chỉnh sai phạm Phương pháp kiểm tra thị trường * Kiểm tra thị trường bao gồm việc thu thập đánh giá liệu liên quan đến doanh số, giá, chi phí lợi nhuận để hướng dẫn cho việc định * Hai chế kiểm tra chủ yếu áp dụng:+ Các kế hoạch phân chia lợi nhuận+ Quản lý khách hàng ... hoạt động quản trị 1.3 KHOA HỌC TC 1.3.1 Tầm hạn quản trị: - Số lượng phận, nhân viên cấp mà nhà quản trị điều khiển tốt - Phân loại tầm hạn quản trị: + Tầm hạn quản trị rộng: nhà quản trị điều... rộng: nhà quản trị điều khiển số đông người.+ Tầm hạn quản trị hẹp, nhà quản trị điều khiển số người 1.3.2 Quyền hành quản trị: +Quyền hành: lực cho phép nhà quản trị yêu cầu người khác hành động... công việc -Ủy quyền giao việc khác -Lợi ích nhà quản trị: + Đưa định sáng suốt hơn.+ Tận dụng thời gian eo hẹp mình.+ Nâng cao hiệu cơng việc tập thể.+ Giảm áp lực công việc+ Đào tạo nhà quản trị