ÔN TẬP QUẢN TRỊ HỌC CĂN BẢN

CHAP 1 NHÀ QUẢN TRỊ VÀ QUẢN TRỊ Một tổ chức có ba đặc tính chung Một là, mỗi một tổ chức đều được hình thành và tồn tại vì một mục đích nào đó; Và chính sự khác biệt về mục đích của mỗi tổ chức dẫn đến sự khác biệt giữa tổ chức này và tổ chức khác Ví dụ như trường học nhằm mục đích cung cấp kiến thức cho người học Bệnh viện nhằm mục đích khám chữa bệnh cho cộng đồng Doanh nghiệp nhằm mục đích cung cấp sản phẩm và dịch vụ cho khách hàng Các cơ quan hành chính nhằm cung cấp dịch vụ công cho công c.

CHAP NHÀ QUẢN TRỊ VÀ QUẢN TRỊ Một tổ chức có ba đặc tính chung: Một là, tổ chức hình thành tồn mục đích đó; Và khác biệt mục đích tổ chức dẫn đến khác biệt tổ chức tổ chức khác Ví dụ trường học nhằm mục đích cung cấp kiến thức cho người học Bệnh viện nhằm mục đích khám chữa bệnh cho cộng đồng Doanh nghiệp nhằm mục đích cung cấp sản phẩm dịch vụ cho khách hàng Các quan hành nhằm cung cấp dịch vụ công cho công chúng Hai là, tổ chức phải tập hợp gồm nhiều thành viên Cuối tất tổ chức xây dựng theo trật tự định Cấu trúc tổ chức định rõ giới hạn hành vi thành viên thông qua luật lệ áp đặt, vị trí lãnh đạo quyền hành định người xác định công việc thành viên khác tổ chức Tóm lại, tổ chức thực thể có mục đích riêng biệt, có nhiều người xây dựng theo cấu trúc có hệ thống Chức quản trị bao gồm: J Stoner S Robbins (1) Hoạch định Là chức tiến trình quản trị, bao gồm: việc xác định mục tiêu hoạt động, xây dựng chiến lược tổng thể để đạt mục tiêu, thiết lập hệ thống kế hoạch để phối hợp hoạt động Hoạch định liên quan đến dự báo tiên liệu tương lai, mục tiêu cần đạt phương thức để đạt mục tiêu Nếu khơng lập kế hoạch thận trọng đắn dễ dẫn đến thất bại quản trị Có nhiều cơng ty khơng hoạt động hay hoạt động với phần công suất hoạch định hoạch định (2) Tổ chức Đây chức thiết kế cấu, tổ chức công việc tổ chức nhân cho tổ chức Công việc bao gồm: xác định việc phải làm, người phải làm, phối hợp hoạt động sao, phận hình thành, quan hệ phận thiết lập hệ thống quyền hành tổ chức thiết lập sao? Tổ chức đắn tạo nên môi trường nội thuận lợi thúc đẩy hoạt động đạt mục tiêu, tổ chức cơng ty thất bại, dù hoạch định tốt (3) Lãnh đạo Một tổ chức gồm nhiều người, cá nhân có cá tính riêng, hồn cảnh riêng vị trí khác Nhiệm vụ lãnh đạo phải biết động hành vi người quyền, biết cách động viên, điều khiển, lãnh đạo người khác, chọn lọc phong cách lãnh đạo phù hợp với đối tượng hoàn cảnh sở trường người lãnh đạo, nhằm giải xung đột thành phần, thắng sức ỳ thành viên trước thay đổi Lãnh đạo xuất sắc có khả đưa cơng ty đến thành công dù kế hoạch tổ chức chưa thật tốt, chắn thất bại lãnh đạo (4) Kiểm tra Sau đề mục tiêu, xác định kế hoạch, vạch rõ việc xếp đặt cấu, tuyển dụng, huấn luyện động viên nhân sự, cơng việc cịn lại cịn thất bại không kiểm tra Công tác kiểm tra bao gồm việc xác định thành quả, so sánh thành thực tế với thành xác định tiến hành biện pháp sửa chữa có sai lệch, nhằm bảo đảm tổ chức đường hướng để hoàn thành mục tiêu Ai nhà quản trị? Các thành viên tổ chức chia làm hai loại: người thừa hành nhà quản trị Người thừa hành người trực tiếp thực cơng tác khơng có trách nhiệm hoạch định, tổ chức, lãnh đạo giám sát hoạt động người khác Nhà quản trị người làm việc tổ chức, điều khiển công việc người khác chịu trách nhiệm trước kết hoạt động họ Nhà quản trị người lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo kiểm tra người, tài chính, vật chất thơng tin cách có hiệu để đạt mục tiêu Nhà quản trị sử dụng tất nguồn lực tổ chức bao gồm nguồn lực tài chính, vật chất thông tin nguồn nhân lực để đạt mục tiêu Trong nguồn lực trên, nguồn lực người quan trọng khó khăn để quản lý Nghiên cứu từ thực tiễn quản trị việc truyền đạt thông tin nội tổ chức thường bị lệch lạc mát thông tin qua nhiều cấp quản trị trung gian hay gọi ‘bộ lọc’ thông tin Kết hiệu lực quản trị Các cấp quản trị Quản trị viên cao cấp (Top Managers) Đó nhà quản trị hoạt động cấp bậc cao tổ chức Họ chịu trách nhiệm thành cuối tổ chức Nhiệm vụ nhà quản trị cấp cao đưa định chiến lược Tổ chức thực chiến lược, trì phát triển tổ chức Các chức danh quản trị viên cao cấp sản xuất kinh doanh ví dụ là: chủ tịch hội đồng quản trị, phó chủ tịch, ủy viên hội đồng quản trị, tổng giám đốc, phó tổng giám đốc, giám đốc, phó giám đốc v.v Quản trị viên cấp hay cấp trung gian (Middle Managers) Đó nhà quản trị hoạt động quản trị viên lãnh đạo (cao cấp) quản trị viên cấp sở Nhiệm vụ họ đưa định chiến thuật, thực kế hoạch sách doanh nghiệp, phối hợp hoạt động, công việc để hoàn thành mục tiêu chung Các quản trị viên cấp thường trưởng phòng ban, phó phịng, chánh phó quản đốc phân xưởng v.v Quản trị viên cấp sở (First-line Managers) Đây quản trị viên cấp bậc cuối hệ thống cấp bậc nhà quản trị tổ chức Nhiệm vụ họ đưa định tác nghiệp nhằm đốc thúc, hướng dẫn, điều khiển công nhân viên công việc sản xuất kinh doanh cụ thể hàng ngày, nhằm thực mục tiêu chung Các chức danh thông thường họ là: đốc công, trưởng ca, tổ trưởng sản xuất, tổ trưởng tổ bán hàng v.v Team Leaders Người thừa hành người trực tiếp thực cơng tác khơng có trách nhiệm hoạch định, tổ chức, lãnh đạo giám sát hoạt động người khác Cấp cao thứ bậc quản trị tổ chức nhà quản trị quan tâm nhiều đến việc hoạch định giảm dần việc hướng dẫn điều khiển trực tiếp Vai trị quản trị thập niên 1960, Henry Mintzberg, nhóm: (1) vai trò quan hệ với người, (2) vai trị thơng tin, (3) vai trị định Vai trò quan hệ với người Sống làm việc tổ chức cá nhân thường có quan hệ chặt chẽ mật thiết với nhau, với tư cách nhà quản trị họ thường có vai trò sau: (.) Vai trò đại diện: Là người đứng đầu đơn vị, nhà quản trị thực hoạt động với tư cách người đại diện, biểu tượng cho tập thể, có tính chất nghi lễ tổ chức Ví dụ công việc dự phát biểu khai trương chi nhánh mới, chào đón khách, tham dự tiệc cưới thuộc cấp, đãi tiệc khách hàng (.) Vai trò lãnh đạo: Phối hợp kiểm tra công việc nhân viên quyền Một số công việc tuyển dụng, đào tạo, hướng dẫn, khích lệ nhân viên vài ví dụ vai trị nhà quản trị (.) Vai trò liên lạc: Quan hệ với người khác hay tổ chức, để nhằm góp phần hồn thành cơng việc giao cho đơn vị họ Ví dụ tiếp xúc với khách hàng nhà cung cấp Vai trị thơng tin Các hoạt động quản trị thực có sở khoa học có hiệu xử lý, thực thi sở thơng tin xác, đầy đủ kịp thời Thông tin không cần cho nhà quản trị mà thân giữ vai trị quan trọng lĩnh vực Nghiên cứu vai trị thơng tin nhà quản trị, thấy: (.) Vai trò thu thập tiếp nhận thông tin: Nhà quản trị đảm nhiệm vai trò thu thập cách thường xuyên xem xét, phân tích bối cảnh xung quanh tổ chức để nhận tin tức, hoạt động kiện đem lại hội tốt hay đe dọa hoạt động tổ chức Công việc thực qua việc đọc báo chí, văn qua trao đổi, tiếp xúc với người v.v (.) Vai trị phổ biến thơng tin: Là người phổ biến thông tin cho người, phận có liên quan, thuộc cấp, người đồng cấp hay thượng cấp (.) Vai trò cung cấp thơng tin: Là người có trách nhiệm quyền lực thay mặt tổ chức phát ngôn tin tức bên ngồi với mục đích giải thích, bảo vệ hoạt động tổ chức hay tranh thủ thêm ủng hộ cho tổ chức Vai trò định (.) Vai trò doanh nhân: Xuất nhà quản trị tìm cách cải tiến hoạt động tổ chức Việc thực cách áp dụng kỹ thuật vào tình cụ thể, nâng cấp điều chỉnh kỹ thuật áp dụng (.) Vai trò người giải xáo trộn: Nhà quản trị người phải kịp thời đối phó với biến cố bất ngờ nảy sinh làm xáo trộn hoạt động bình thường tổ chức mâu thuẩn quyền lợi, khách hàng thay đổi nhằm đưa tổ chức sớm trở lại ổn định (.) Vai trò người phân phối tài nguyên: Khi tài nguyên khan mà lại có nhiều yêu cầu, nhà quản trị phải dùng tài nguyên, phân phối tài nguyên cho phận đảm bảo hợp lý tính hiệu cao Tài ngun tiền bạc, thời gian, quyền hành, trang bị, hay người Thông thường, tài nguyên dồi dào, nhà quản trị thực vai trị cách dễ dàng Nhưng tài nguyên khan hiếm, định nhà quản trị vấn đề khó khăn hơn, ảnh hưởng lớn đến kết hoạt động đơn vị hay chí tồn thể tổ chức (.) Vai trò đàm phán: Thay mặt cho tổ chức thương thuyết trình hoạt động, quan hệ với đơn vị khác, với xã hội Kỹ quản trị Robert L Katz Kỹ kỹ thuật (technical skills) chuyên môn/nghiệp vụ: Là khả cần thiết để thực công việc cụ thể, nối cách khác trình độ chun mơn nghiệp vụ nhà quản trị Ví dụ việc thảo chương trình điện tốn, soạn thảo hợp đồng pháp lý kinh doanh, thiết kế khí v.v Đây kỹ cần cho quản trị viên cấp sở cho cấp quản trị viên trung gian cao cấp Kỹ nhân (human skills): Là kiến thức liên quan đến khả làm việc, động viên điều khiển nhân Kỹ nhân tài đặc biệt nhà quản trị việc quan hệ với người khác nhằm tạo thuận lợi thúc đẩy hồn thành cơng việc chung Một vài kỹ nhân cần thiết cho quản trị viên biết cách thông đạt hữu hiệu, có thái độ quan tâm tích cực đến người khác, xây dựng khơng khí hợp tác lao động, biết cách tác động hướng dẫn nhân tổ chức để hồn thành cơng việc Kỹ nhân cấp quản trị viên cần thiết tổ chức nào, dù phạm vi kinh doanh phi kinh doanh Kỹ nhận thức hay tư (conceptual skills): Là khó hình thành khó nhất, lại có vai trị đặc biệt quan trọng, nhà quản trị cao cấp Họ cần có tư chiến lược tốt để đề đường lối sách đối phó có hiệu với bất trắc, đe dọa, kìm hãm phát triển tổ chức Nhà quản trị cần phải có phương pháp tổng hợp tư hệ thống, biết phân tích mối liên hệ phận, vấn đề Biết cách làm giảm phức tạp rắc rối xuống mức độ chấp nhận tổ chức cấp quản trị cao cần nhiều kỹ tư cấp quản trị thấp, cần nhiều kỹ chuyên môn kỹ thuật Kỹ nhân đâu, cấp cần quan trọng Càng lên cấp cao nội dung chun mơn hố có tính phổ cập cấp cao nhà quản trị phải làm công việc mang tính đặc trưng quản trị tham gia vào vấn đề chuyên môn kỹ thuật hàng ngày Khả quản trị lấn dần kiến thức chuyên môn người quản trị tiến lên cấp bậc cao tổ chức Vì thế, nhà quản trị cấp cao dễ dàng thuyên chuyển qua tổ chức khác nhau, cơng việc quản trị họ giống mục tiêu tổ chức mà họ hoạt động hoàn toàn khác Trái lại, nhà quản trị cấp thấp gắn liền với chun mơn nghiệp vụ khả thuyên chuyển thấp Do quản trị chun mơn hố có cấp quản trị định tính phổ cập thể rõ CHAP MƠI TRƯỜNG QUẢN TRỊ Mơi trường (environment) định chế hay lực lượng bên ngồi lại có ảnh hưởng đến thành hoạt động tổ chức Theo quan điểm vạn (Omnipotent view - Nhà quản trị tất cả) nhà quản trị chịu trách nhiệm trực tiếp thành công hay thất bại tổ chức Nhà quản trị chịu trách nhiệm hoàn toàn Quan điểm biểu tượng (Symbolic view - Nhà quản trị biểu tượng) nhà quản trị có ảnh hưởng giới hạn đến kết hoạt động tổ chức có nhiều yếu tố bên ngồi ảnh hưởng đến kết tổ chức, cấp quản trị Môi trường quản trị vận động tổng hợp, tương tác lẫn yếu tố lực lượng bên hệ thống quản trị lại có ảnh hưởng trực tiếp, gián tiếp đến hoạt động quản trị tổ chức Các yếu tố hình thành theo ba nhóm Nhóm yếu tố mơi trường vĩ mơ: nhóm có tác động bình diện rộng lâu dài Đối với doanh nghiệp Chẳng hạn, chúng tác động đến ngành sản xuất kinh doanh, có tác động đến doanh nghiệp chiến lược quản trị kinh doanh doanh nghiệp Nhóm bao gồm: - Các yếu tố kinh tế vĩ mô - Các yếu tố xã hội - Các yếu tố văn hóa - Các yếu tố nhân khẩu, dân số - Các yếu tố thuộc hệ thống trị, lãnh đạo quản lý Nhà nước - Các yếu tố công nghệ tiến khoa học kỹ thuật - Các yếu tố quốc tế - Các yếu tố thiên nhiên Nhóm yếu tố vi mơ bên ngồi tổ chức: Nhóm tác động bình diện hẹp trực tiếp đến hoạt động quản trị Đối với doanh nghiệp, chẳng hạn, chúng bao gồm: - Nhóm cạnh tranh trực diện - Nhóm nhà cung ứng - Nhóm khách hàng - Nhóm người mơi giới trung gian - Nhóm đối thủ tiềm ẩn - Nhóm giới chức địa phương cơng chúng Nhóm yếu tố mơi trường nội bộ: Đó yếu tố mơi trường vi mơ lại nằm tổ chức, chúng có ảnh hưởng trực tiếp, thường xuyên quan trọng tới hoạt động quản trị tổ chức Các yếu tố giúp cho tổ chức xác định rõ ưu nhược điểm mình, đưa biện pháp nhằm giảm bớt nhược điểm phát huy ưu điểm đạt cách tối đa Nhóm bao gồm: - Các yếu tố thuộc tài - Các yếu tố thuộc nhân sự; - Các yếu tố thuộc sở vật chất; - Các yếu tố thuộc văn hóa tổ chức Ảnh hưởng mơi trường tổ chức VĨ MƠ (1) Tổng sản phẩm quốc nội (GDP) GDP tác động đến nhu cầu gia đình, doanh nghiệp Nhà nước Một quốc gia có GDP tăng lên kéo theo tăng lên nhu cầu, số lượng sản phẩm hàng hóa, dịch vụ, tăng lên chủng loại, chất lượng, thị hiếu dẫn đến tăng lên quy mơ thị trường Điều đến lượt lại địi hỏi doanh nghiệp phải đáp ứng thời kỳ, nghĩa tác động đến tất mặt hoạt động quản trị hoạch định, lãnh đạo, tổ chức, kiểm sốt định khơng chiến lược sách kinh doanh, mà hoạt động cụ thể cần phải sản xuất hàng hóa, dịch vụ gì, cho ai, vào lúc Ở nước ta từ năm 1990 đến tăng lên GDP tác động mạnh mẽ đến cấu tiêu dùng mở nhiều hội cho nhà quản trị Nhiều doanh nghiệp thành công nhờ đưa hàng hóa dịch vụ phù hợp nhu cầu, thẩm mỹ, thị hiếu gia tăng người tiêu dùng Tuy nhiên số doanh nghiệp khơng nhanh nhạy thích ứng với thay đổi dẫn tới thua lỗ, phá sản Nguy rủi ro cho số doanh nghiệp không bắt nguồn từ thay đổi nhanh mạnh mẽ mà từ không động linh hoạt nhà quản trị việc cách đáp ứng nhu cầu tăng lên thay đổi nhanh chóng loại sản phẩm hàng hóa dịch vụ thời kỳ (2) Yếu tố lạm phát Nếu lạm phát gia tăng làm tăng giá yếu tố đầu vào kết dẫn tới tăng giá thành tăng giá bán Nhưng tăng giá bán lại khó cạnh tranh Mặt khác, có yếu tố lạm phát tăng cao, thu nhập thực tế người dân lại giảm đáng kể điều lại dẫn tới làm giảm sức mua nhu cầu thực tế người tiêu dùng Nói cách khác có yếu tố lạm phát tăng cao thường khó bán hàng hóa dẫn tới thiếu hụt tài cho sản xuất kinh doanh, việc tổ chức thực chiến lược kinh doanh khó thực thi Vì việc dự đốn xác yếu tố lạm phát quan trọng điều kiện nước ta (3) Tỷ giá hối đối lãi suất cho vay Thường doanh nghiệp có mối quan hệ thương trường quốc tế, khơng đầu tư với nước ngồi phải mua nguyên vật liệu, hàng hóa máy móc từ nước ngồi Tỷ giá hối đối chiếm vị trí trung tâm tác động lên hoạt động ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành giá bán sản phẩm doanh nghiệp Vì thế, việc dự báo tỷ giá hối đối quan trọng việc hoạch định tổ chức thực hoạt động quản trị kinh doanh nói chung chiến lược sách lược quản trị kinh doanh nói riêng Trên thực tế doanh nghiệp thường vay thêm vốn ngân hàng để mở rộng sản xuất sử dụng việc mua bán, lãi suất cho vay cao hay thấp ảnh hưởng trực tiếp đến yếu tố đầu vào, đầu doanh nghiệp Điều có nghĩa ảnh hưởng lãi suất cho vay đến giá thành, giá bán tác động đến sức mua thực tế hàng hóa dịch vụ doanh nghiệp, có tác động lớn đến việc hoạch định thực thi chiến lược sách quản trị kinh doanh (4) Tiền lương thu nhập Chi phí tiền lương khoản chi phí lớn hầu hết doanh nghiệp, ảnh hưởng đến chi phí sản xuất, chi phí kinh doanh đơn vị Chi phí tiền lương cao giá thành tăng, dẫn đến bất lợi cho doanh nghiệp vấn đề cạnh tranh Mức lương q thấp lại khơng khuyến khích người lao động nhiệt tình làm việc Một sách tiền lương đắn có ảnh hưởng lớn đến thái độ, động cơ, tinh thần làm việc người lao động (5) Yếu tố mơi trường văn hóa - xã hội (a) Dân số Thông thường nhà quản trị phải phân tích cấu dân số sở giới tính, tuổi tác để phân khúc xác định thị trường mục tiêu, phải xác định nhu cầu thực tế sản phẩm hàng hố dựa vào để định kế hoạch sản xuất tiêu thụ sản phẩm doanh nghiệp Sự dịch chuyển dân số từ vùng sang vùng khác; từ địa phương sang địa phương khác yếu tố tác động đến hoạt động hoạch định chiến lược sách quản lý nguồn nhân lực, chiến lược thị trường chiến lược sản xuất kinh doanh hỗ trợ khác vùng không gian kinh doanh có Chẳng hạn di chuyển dân cư từ nông thôn thành thị nhanh làm bùng nổ nhu cầu nhà ớ, mở rộng đường xá, hàng hóa tiêu dùng v.v Chính điều đến lượt lại buộc nhà hoạch định chiến lược sách kinh doanh phải có chủ trương sách kinh doanh cho phù hợp (b) Văn hóa Mỗi người, nhà quản trị, tổ chức thuộc văn hóa cụ thể Văn hóa quản trị nói chung phong cách phương pháp quản trị doanh nghiệp nói riêng bị ảnh hưởng trực tiếp văn hóa mà nhà quản trị họ thuộc văn hóa Văn hóa yếu tố chủ yếu tác động, chi phối hành vi ứng xứ người tiêu dùng, chi phối hành vi mua hàng khách hàng, chi phối việc soạn thảo chiến lược sách lược kinh doanh doanh nghiệp cụ thể Thí dụ Việt Nam có vùng (nhánh ) văn hóa 25 tiểu vùng Mỗi vùng có tập quán riêng, cảm nhận đẹp khác nhau, dẫn đến thị hiếu tiêu dùng khác Đây vấn đề cần lưu ý quản trị gia tuyển sử dụng nhân viên việc hoạch định thực sách kinh doanh vùng tiểu vùng văn hóa (c) Nghề nghiệp Xã hội ngày phát triển tính chun mơn hóa đa dạng hóa nghề nghiệp ngày mạnh Nghề nghiệp khác dẫn đến địi hỏi phương tiện cơng cụ lao động chuyên biệt khác Ngoài ngành nghề khác mà nhu cầu tiêu dùng ăn lại vui chơi giải trí.v.v khác Để đáp ứng nhu cầu khác nghề nghiệp xã hội, nhà quản trị doanh nghiệp phải tính đến tồn ảnh hưởng yếu tố vừa nêu đến việc hoạch định thực chiến lược sách lược kinh doanh (d) Tâm lý dân tộc Tình cảm quê hương, tình u đất nước, lịng tự hào dân tộc, ý chí ngoan cường, tính hiếu học, lịng nhân nghĩa vị tha luôn yếu tố tinh thần thuộc tâm lý dân tộc Chúng có ảnh hưởng lớn không đến cách suy nghĩ hành động nhà quản trị người bị quản trị, mà cịn có ảnh hưởng sâu sắc đến phong cách tiêu dùng, ảnh hưởng đến hình thành khúc thị trường khác điều buộc nhà quản trị phải cân nhắc, tính tốn định quản trị kinh doanh Thí dụ nước ta có 54 dân tộc, qui mơ dân số dân tộc khác nhau, quan điểm tiêu dùng dân tộc khác nhu cầu tiêu dùng có điểm khác Tất yếu tố đòi hỏi doanh nghiệp phải soạn thảo chiến lược sản xuất kinh doanh khác cho phù hợp với tâm lý, thị hiếu dân tộc anh em (e) Phong cách lối sơng Các nguồn tiềm (con người, tài chính, vốn, cơng nghệ, quan hệ) khả sử dụng nguồn tiềm khả sức mạnh việc định doanh nghiệp (4) Mục tiêu chiến lược kinh doanh Trong kinh doanh việc xác định mục tiêu cho thời kỳ, thân vốn định quan trọng Khi mục tiêu định sở cho định kinh doanh nói chung lĩnh vực quản trị nói riêng Chiến lược kinh doanh phương thức cụ thể hóa cách thực mục tiêu kinh doanh, sở quan trọng lĩnh vực định (5) Thời rủi ro Các tình kinh doanh thường không chắn Mức độ thành công hay thất bại khả rủi ro nhiều hay phụ thuộc nhiều vào cách mà người ta mạo hiểm kinh doanh Nội dung định nội dung định chất định, thểhiện ý chí, giải pháp, cơng cụ mục tiêu cần đạt người định Nội dung định phân loại theo chức (kế hoạch, lãnh đạo, tổ chức ); theo lĩnh vực (sản xuất, kinh doanh, thị trường ); theo cấp độ (chiến lược, tác nghiệp ); theo kiểu định (cá nhân, hay tập thể ) Nội dung định phải thể việc cần làm, làm, làm nào, làm bao lâu, kết cần đạt Hơn nữa, nội dung định không chồng chéo, bất nhất, phải rõ ràng, khả thi, thực tế hợp lý Nội dung định chịu ảnh hưởng nhóm yếu tố sau: trình độ người định, mơi trường định, hoàn cảnh điều kiện định Hình thức định Hình thức cơng cụ để chuyển tải nội dung, hình thức định có vai trị quan trọng việc truyền đạt nội dung ý tứ, tinh thần định Hình thức định văn cần thiết nội dung định quan trọng Hơn văn bản, định cấp lãnh đạo cao, hiệu lực định mạnh * Những hình thức định chủ yếu: miệng, văn bản, thơng báo, nghị quyết, định thức * Yêu cầu: Hình thức định phải đơn giản dễ hiểu, gây ấn tượng, phù hợp với nội dung, phù hợp với đối tượng thực định * Lựa chọn hình thức thích hợp: nội dung người ta định nhiều hình thức khác nhau, cần lựa chọn hình thức phù hợp có hiệu Tiến trình định Nguyên tắc việc định Những nguyên tắc chung quản trị nguyên tắc việc định, nhiên việc định người ta thường đặc biệt trọng thực nguyên tắc sau: - Quyết đoán; - Khoa học; - Khách quan; - Thống nhất; - Gắn chặt quyền lợi, quyền hạn trách nhiệm; - Tạo động sáng tạo tổ chức; - Không chồng chéo; - Kịp thời; - Hiệu Môi trường định Môi trường định lực lượng yếu tố bên hệ thống định lại có ảnh hưởng sâu sắc tới việc định Các yếu tố cấu thành môi trường định: - Môi trường bên doanh nghiệp: xã hội, kinh tế, pháp luật, tự nhiên, gia đình - Mơi trường bên doanh nghiệp: văn hóa cơng ty, cấu tổ chức, sở vật chất, quan hệ Tiến trình mơ hình định Tiến trình định Stephen P Robbins Mary Coulter, bước: xác định vấn đề, đưa tiêu chuẩn định, lượng hóa tiêu chuẩn, xây dựng phương án, đánh giá lựa chọn phương án tối ưu, tổ chức thực phương án lựa chọn cuối đánh giá tính hiệu định (1) Xác định vấn đề: tượng nguyên nhân (2) Xác định tiêu chuẩn định: Tiêu chuẩn định nghĩa xem xét để đến chọn lựa định Ví dụ việc mua máy tính, tiêu chuẩn bao gồm giá cả, dịch vụ, thời gian bảo hành, độ tin cậy, mẫu mã (3) Lượng hóa tiêu chuẩn cần phải đo lường mức độ quan trọng tiêu chuẩn để có thứ tự ưu tiên xác chọn lựa định Ví dụ cho hệ số tiêu chuẩn có mức độ quan trọng ½ tiêu chuẩn quan trọng (4) Xây dựng phương án nhà quản trị phải đưa phương án mà phương án giải vấn đề Một định quản trị có hiệu cao nhà quản trị dành nhiều nỗ lực để tìm kiếm nhiều phương án khác Trong ví dụ vấn đề mua máy tính, phương án đề xuất, đơn giản máy tính khác Acer TravelMate 290, IBM ValuePoint P/60D (5) Đánh giá, phân tích phương án Những điểm mạnh hạn chế/điểm yếu phương án đánh giá dựa tiêu chuẩn xây dựng bước (6) Lựa chọn phương án tối ưu định phương án chấp nhận giải pháp phân tính, đánh giá (7) Tổ chức thực định Một định chọn lựa bước không đạt kết tốt việc tổ chức thực định Để thực định cần phải lập kế hoạch cụ thể cần nêu rõ: - Ai thực hiện? - Bao bắt đầu? Bao kết thúc? Tiến độ thực nào? - Thực phương tiện nào? (8) Đánh giá tính hiệu định Khi đánh giá kết thực định cần phải cẩn thận mặt như: - Kết thực mục tiêu định - Các sai lệch nguyên nhân sai lệch - Các tiềm chưa sử dụng trình thực định - Các kinh nghiệm học thu Mơ hình định Các yếu tố ảnh hưởng đến trình định Các lực tổ chức Trong tổ chức, liên kết khơng thức nhóm nhằm vào lợi ích riêng biệt cản trở lớn tới trình định Nhà quản trị phải nhìn thấy cản trở để có biện pháp hợp lý Các định kiến Là niềm tin khơng phân tích cách có ý thức, nhà quản trị thường bị linh cảm hay trực giác đánh lừa Trực giác kinh nghiệm cần thiết cho quản trị cần phải tỉnh táo thận trọng sử dụng chúng Tính bảo thủ Đây vấn đề tế nhị, nhà quản trị thường cố gắng bảo vệ định mà khơng dũng cảm nhân sai lầm, khăng khăng tiếp tục thực nhiều có chứng hiển nhiên sai lầm mắc phải Để tránh mắc phải tính bảo thủ, nhà quản trị cần phải: - Xem xét thông tin bất lợi cách nghiêm túc thay lờ hay phản bác chúng - Sẳn sàng dẹp bỏ tự cá nhân để làm lại định thấy sai lầm Phương pháp định có hai nhóm phương pháp định phổ biến sau: - Phương pháp cá nhân định; - Phương pháp định tập thể Các trường hợp sử dụng định tập thể là: - Có đủ thời gian để sử dụng phương pháp - Mỗi thành viên tham dự có đủ thơng tin mong muốn - Các thành viên cam kết theo đuổi mục tiêu - Quyết định khơng lập trình trước có nhiều bất trắc - Muốn huấn luyện cấp việc định Phẩm chất cá nhân cần thiết cho việc định Việc định hiệu cần phẩm chất cá nhân quan trọng nhà quản trị, bao gồm: (1) kinh nghiệm, (2) khả xét đoán khả đánh giá tin tức cách khơn ngoan, (3) óc sáng tạo khả liên kết hay kết hợp ý tưởng để đạt kết vừa lạ vừa hữu hiệu (4) khả định lượng khả áp dụng phương pháp định lượng qui hoạch tuyến tính, lý thuyết nhận dạng, mơ hình thống kê.v.v Phương pháp định cá nhân Thông thường nhà quản trị phải định với thơng tin có Nó bao hàm ý nghĩa người làm định có đủ thẩm quyền khả giải vấn đề nảy sinh, định cá nhân cần thiết phải địi hỏi thời gian tính trách nhiệm cao Phương pháp định có tham vấn Khi nhà định có thêm thơng tin hay ý kiến người khác Việc tham vấn thức triệu tập họp để người cho ý kiến – hay khơng thức gặp riêng nhóm hay cá nhân Sau tham khảo ý kiến định cuối Quyết định có tham vấn cần giải vấn đề phức tạp, nhà quản trị phải đối phó lúc với nhiều kiến thức mà khơng hiểu sâu Tuy vậy, định tham vấn cần phải tỉnh táo có giới hạn khơng nhà quản trị bị động việc định Phương pháp định tập thể Kỹ thuật làm định tập thể đòi hỏi nhà quản trị tranh thủ thông tin từ tập thể, vận động tập thể tham gia vào định Quyết định tập thể vừa đảm bảo định sáng tạo vừa cải thiện mối quan hệ cá nhân Nhà quản trị cần phải biết nên dùng định tập thể Nói chung tập thể phát huy tác dụng khâu mục tiêu giải pháp, tập thể có nhiều thơng tin, nhiều thái độ nhiều cách tiếp cận vấn đề CHAP HOẠCH ĐỊNH Khái niệm hoạch định “quyết định trước xem phải làm gì, làm nào, làm làm đó, hoạch định phương thức xử lý giải vấn đề có kế hoạch cụ thể từ trước Hoạch định thức khơng thức Trong hoạch định khơng thức thứ khơng viết ra, có khơng có chia mục tiêu với người khác tổ chức Loại hoạch định hay áp dụng doanh nghiệp nhỏ, đó, người chủ doanh nghiệp thấy họ muốn tới đâu đợi họ Cách hoạch định thường chung chung thiếu tính liên tục Với hoạch định thức, mục tiêu cụ thể tổ chức xác định viết ra, thành viên tổ chức biết chia sẻ Thêm vào đó, nhà quản trị xây dựng chương trình hành động rõ ràng nhằm đạt mục tiêu tổ chức Mục đích hoạch định _Nhờ vào hoạch định mà tổ chức có định hướng phát triển, thích nghi với thay đổi, biến động môi trường, tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực thiết lập tiêu chuẩn cho việc kiểm tra _Hoạch định cầu nối cần thiết tương lai Nó làm tăng khả đạt kết mong muốn tổ chức _Nhờ hoạch định trước, tổ chức nhận tận dụng hội môi trường giúp nhà quản trị ứng phó với bất định thay đổi yếu tố môi trường Từ kiện khứ tại, hoạch định suy tương lai _Nhờ có hoạch định, nhà quản trị biết tập trung ý vào việc thực mục tiêu trọng điểm thời điểm khác _Hoạch định giúp nhà quản trị kiểm tra tình hình thực mục tiêu thuận lợi dễ dàng Phân loại hoạch định Hoạch định thường phân loại theo nhiều cách khác dựa vào +thời gian (hoạch định ngắn hạn, hoạch định trung hạn hoạch định dài hạn), +Cấp độ (hoạch định vĩ mô, hoạch định vi mô), +mức độ (hoạch định chiến lược, hoạch định tác nghiệp), +phạm vi (hoạch định toàn diện, hoạch định phần), +lĩnh vực kinh doanh (dịch vụ, tài chính, nhân v.v ) Theo J Stoner, hệ thống hoạch định tổ chức bao gồm hoạch định mục tiêu, hoạch định chiến lược, hoạch định tác nghiệp Mục tiêu: tảng hoạch địch Mục tiêu công tác hoạch định mục tiêu kế hoạch phong phú, chúng phân thành loại sau: (1) Mục tiêu thật mục tiêu tuyên bố; (2) Mục tiêu ngắn hạn, trung hạn dài hạn; (3) Mục tiêu định tính mục tiêu định lượng Mục tiêu thật mục tiêu tuyên bố: Các mục tiêu tuyên bố tùy theo đối tượng tổ chức mà mục tiêu diễn đạt khác Ví dụ mục tiêu tuyên bố với cổ đông, với khách hàng, với thành viên tổ chức, với đối thủ cạnh tranh thường không giống Mục tiêu tuyên bố khác với mục tiêu thật chúng chứa đựng thật Nếu khơng tất nhiên mục tiêu khó thuyết phục Mục tiêu ngắn hạn, trung hạn dài hạn: Mục tiêu ngắn hạn mục tiêu mà tổ chức cần đạt ngắn hạn (thời hạn năm), mục tiêu trung hạn đòi hỏi thời gian từ đến năm năm, mục tiêu dài hạn có tính chất chiến lược dài hạn (thời gian dài năm năm) Mục tiêu định tính mục tiêu định lượng: Mục tiêu định tính khơng thể đo lường khó đo lường Mục tiêu định lượng rõ ràng kết đo lường Những nhà quản trị ngày cho mục tiêu định tính lượng hóa được, ví dụ đánh giá mức độ làm tốt đến mức hoàn thành nhiệm vụ Khi xây dựng mục tiêu ngắn hạn tổ chức cần tuân thủ nguyên tắc SMART sau: + Mục tiêu phải cụ thể (Specific) Tức phải rõ mục tiêu liên quan đến vấn đề gì, khơng nói cách chung chung Chẳng hạn mục tiêu “phấn đấu nâng cao chất lượng” mục tiêu chưa cụ thể Chúng ta chưa biết nâng cao chất lượng sản phẩm hay chất lượng hoạt động không thực thực tế + Mục tiêu phải đo lường (Measurable) Tức phải định lượng hóa kết cuối cần đạt tiêu đánh giá Đây điều quan trọng sau mục tiêu đề tiêu chuẩn để kiểm tra, đánh giá kết đạt Mặt khác, mục tiêu lượng hóa dễ dàng cho việc lập kế hoạch thực mục tiêu Ví dụ: doanh nghiệp X đề tiêu: phấn đấu giảm chi phí hành năm tới Đây mục tiêu khơng cụ thể khơng định lượng hóa kết cuối + Mục tiêu phải đạt (Achievable) Nói chung mục tiêu đề yêu cầu phải có phấn đấu định thực Tuy nhiên đặt mục tiêu cao q khơng có khả đạt Muốn biết mục tiêu đề có thực tế hay khơng cần phải tiến hành phân tích dự báo số kiện mơi trường + Mục tiêu phải quán (Relevant) Có nghĩa việc thực mục tiêu không cản trở việc thực mục tiêu khác + Mục tiêu phải rõ thời gian thực (Time) Tức phải rõ giới hạn thực hiệm mục tiêu khoảng thời gian Quản trị theo mục tiêu (Management by objectives – MBO) Quản trị theo mục tiêu phương pháp quản trị nhà quản trị thuộc cấp thiết lập mục tiêu rõ ràng Những mục tiêu thành viên tự cam kết thực kiểm soát Quản trị theo mục tiêu bao gồm yếu tố bản: (1) Sự cam kết quản trị viên cao cấp với hệ thống MBO; (2) Sự hợp tác thành viên tổ chức để xây dựng mục tiêu chung; (3) Sự tự nguyện tự giác với tinh thần tự quản họ để thi hành kế hoạch chung; (4) Tổ chức kiểm soát định kỳ việc thực kế hoạch ( yếu tố dịch không giống sách cô ) Hoạch định chiến lược Hoạch định chiến lược loại hoạch định có nhiệm vụ vạch thực kế hoạch hoạt động chiến lược quản trị Chức hoạch định chiến lược - Định hướng chiến lược cho hoạt động tổ chức - Đảm bảo chủ động chiến lược tiến cơng phịng thủ kinh doanh - Huy động, khai thác tập trung sử dụng mạnh chiến lược tổ chức - Đảm bảo tính thích nghi chiến lược với điều kiện thay đổi thị trường nói riêng mơi trường nói chung tương lai dài hạn - Phịng ngừa rủi ro nguy có khả xuất tận dụng hội tương lai - Xây dựng phát triển lực nguồn tài nguyên tổ chức Nhiệm vụ hoạch định chiến lược - Xây dựng kế hoạch dài hạn, mang tính quan trọng định làm tảng để triển khai hoạt động thường xuyên lâu dài tổ chức - Vạch kế hoạch tổ chức thực loại chiến lược sách lược chiến lược kinh doanh, đầu tư, marketing, nhân sự.v.v - Phối hợp hoạt động chiến lược phận với Nội dung hoạch định chiến lược không tập trung vào việc giải vấn đề nhỏ nhặt ý nghĩa định sống cịn mang tính logic, tính khoa học cao, phải tập trung giải mắt xích chiến lược chủ yếu linh hoạt, phải trù liệu để điều chỉnh kịp thời tình chiến lược thay đổi Tiến trình hoạch định chiến lược Bước Nhận thức hội Bước Thiết lập mục tiêu Bước Phát triển tiền đề hoạch định Bước Xác định phương án Bước Đánh giá so sánh phương án Bước Lựa chọn phương án tối ưu Bước Hoạch định kế hoạch phụ trợ Bước Hoạch định ngân quỹ Cơng cụ hoạch định chiến lược Có công cụ hỗ trợ hoạch định chiến lược hữu hiệu là: ma trận BCG, khuôn mẫu chu kỳ đời sống sản phẩm ma trận SWOT Ma trận SWOT giúp cho nhà quản trị phát triển loại chiến lược: (1) Chiến lược điểm mạnh – hội (SO) sử dụng điểm mạnh bên doanh nghiệp để tận dụng hội bên (2) Chiến lược điểm yếu – hội (WO) cải thiện điểm yếu bên cách tận dụng hội bên (3)Chiến lược điểm mạnh – nguy (ST) sử dụng điểm mạnh doanh nghiệp để tránh khỏi hay giảm ảnh hưởng mối đe doạ bên (4)Chiến lược điểm yếu – nguy (WT) chiến lược phòng thủ nhằm làm giảm điểm yếu bên tránh khỏi mối đe doạ từ bên + Chiến lược dẫn giá Là chiến lược đặt giá thấp giá đối thủ cạnh tranh với sản phẩm thị trường chấp nhận + Chiến lược khác biệt hóa Là chiến lược đưa thị trường sản phẩm độc đáo ngành khách hàng đánh giá cao nhiều tiêu chuẩn khác sản phâm dịch vụ + Chiến lược tập trung Là chiến lược nhằm vào phân khúc thị trường hẹp dựa vào lợi chi phí (tập trung theo hướng dẫn giá) khác biệt hóa sản phẩm (tập trung theo hướng khác biệt hóa) Hoạch định tác nghiệp Hoạch định tác nghiệp hoạch định liên quan đến việc triển khai chiến lược tình cụ thể thời gian ngắn (thường tháng hay năm) Nội dung chủ yếu hoạch định tác nghiệp định chương trình hoạt động ngắn hạn, sử dụng nguồn lực phân bổ để hoàn thành nhiệm vụ đề Hoạch định tác nghiệp mơ tả q trình xác định kế hoạch cho hoạt động khơng lặp lại (chương trình, dự án, ngân sách) kế hoạch thường xuyên sách, thủ tục, qui định) + Chương trình (quy mơ lớn): đưa sản phẩm thị trường, khánh thành tịa nhà thương mại, xóa đói giảm nghèo… + Dự án (quy mô nhỏ): Là phần tách rời từ chương trình, có dẫn cụ thể công việc, giới hạn nghiêm ngặt nguồn lực sử dụng (giao người cụ thể phụ trách) thời gian hòan thành + Kế hoạch ngân sách: Là biểu mẫu tường trình nguồn tài phân bổ cho hoạt động định, khoảng thời gian xác định Đây thành tố quan trọng chương trình dự án, cơng cụ kiểm soát hiệu qủa đơn vị Kế hoạch đơn dụng Nhằm vào hoạt động khơng có khả lặp lại tương lai hay nói cách khác sử dụng lần (ví dụ mở rộng phân xưởng xí nghiệp) Kế hoạch thường xuyên Hướng vào hoạt động đơn vị đánh giá có khả chắn chắn lập lại tương lai Với hoạt động này, nhà quản trị không cần thiết phải thời gian để tìm kiếm định tình tương tự xảy có đối sách phù hợp giải + Chính sách: Là đường lối đạo tổng quát để làm định, ví dụ sách đãi ngộ chất xám, sách phân phối thu nhập… + Thủ tục: Là hướng dẫn chi tiết để thực sách + Quy định, quy tắc: Các tuyên bố số việc phép hay không phép làm ... tiễn quản trị việc truyền đạt thông tin nội tổ chức thường bị lệch lạc mát thông tin qua nhiều cấp quản trị trung gian hay gọi ‘bộ lọc’ thông tin Kết hiệu lực quản trị Các cấp quản trị Quản trị. .. nghiệp CHAP QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ Có thể nói chất lượng định quản trị thước đo tính hiệu nhà quản trị tổ chức Bản chất Quyết định quản trị hành vi sáng tạo nhà quản trị nhằm định chương trình... tính đặc trưng quản trị tham gia vào vấn đề chuyên môn kỹ thuật hàng ngày Khả quản trị lấn dần kiến thức chuyên môn người quản trị tiến lên cấp bậc cao tổ chức Vì thế, nhà quản trị cấp cao dễ