Chi phí bán hàng và quản lý Doanh nghiệp tại cửa hàng TOAN CERAMIC

Báo cáo thực tập: Chi phí bán hàng và quản lý Doanh nghiệp tại của hàng TOAN CERAMIC

Lời giới thiệu

- -Bất kỳ một chế độ xã hội nào thì cũng đều phải sảm xuất ra của cải vật chất, nó là cơ sở để tồn tại và phát truiển của xã hội Từ xa xa, loài ngời muốn tồn tại và phát truiển phải thông qua sảm xuất để tạo ra vật dụng là thức ăn, đồ mặc, nhà ở mà muốn sảm xuất thì phải có hao phí về sức lao động, phải có t liệu lao động,đối tợng lao động và sau khi quá trình sảm xuất thì phải xác định đợc kết quả sảm xuất nh thế nào thông qua quá trình tiêu thiệu sảm phẩn đó Và để quản lý các kết quả của quá trình hoạt động đó một cách chặt chẽ hơn ngời ta đã sử dụng một nghiệp vụ đó

là kế toán Kế toán cung cấp thông tin kinh tế, tài chính phục vụ cho viêc ra quyết

định của chủ thể quản lý

Ngày nay,với sự phát truiển của xã hội đã có nhiều phơng pháp kế toán đợc áp

dụng Trong bài báo cáo này em xin đi sâu vào tìm hiểu về vấn đề Chi phí bán“ Chi phí bán

hàng và quản lý doanh nghiệp tại của hàng TOAN CERAMIC”

Do thời gian hẹn hẹp, khả năng đi sâu tìm hiểu đề tài không nhiều nên bài báo cáo không tránh khỏi thiếu sót Em rất mong đợc sự thông cảm của thầy cô và các bạn Em xin chân thành cảm ơn cô Ngô Hải Châu đã giúp đỡ em hoàn th nh bàiành bài báo cáo này

Em cũng xin chân thành cảm ơn Khoa Kế Toán- trờng Cao Đẳng Kinh Tế- Kỹ Thuật Thơng Mại đã tận tình giúp đỡ em để em hoàn thành bản báo cáo này

PHần 1 : Đặc điểmtình hình

1 Giới thiệu chung về cửa hàng

Toàn ceramic là cửa hàng sản xuất kinh doanh gốm xứ mỹ nghệ xuất khẩu Cửa hàng đợc thành lập cách đây 3 năm tại trung tâm làng Bát Tràng Bát Tràng là một làng có truyền thống sản xuất gốm xứ mỹ nghệ cổ truyền nổi tiếng không những trong nớc mà còn khắp thế giới Không những Bát Tràng thu hút đợc nhiều khách

du lịch mà còn thu hút đợc rất nhiều đối tác kinh doanh , với nhiều sản phẩm gốm

sứ mỹ nghệ cổ truyền có chất lợng cao , mẫu mã đẹp và có giá trị trên thị trờng với

địa thế nằm ở trung tâm của làng Bát Tràng Cửa hàng có nhiều điều kiện để phát triển kinh doanh sản xuất gốm sứ mỹ nghệ

Trong những năm gần đây , cùng với sự phát triển mạnh của nền kinh tế nớc ta là

sự phát triển mạnh của nghành du lịch trong nớc Sự phát triển mạnh của ngành du lịch kéo theo việc kinh doanh của các cửa hàng trong các làng nghề truyền thống ngày càng có điều kiện thuận lợi để phát triển mạnh mẽ hơn Do vậy , việc bán hàng và quản lý doanh nghiệp của các cửa hàng tại các làng nghề ngày càng khó khăn hơn Cho nên, để thúc đẩy mạnh kinh doanh phát truiển và tạo điều kiện tốt để thu hút khách du lịch đồng thời để phù hợp với hoàn cảnh mới, công cuộc hiện đại hoá cửa hàng với nhiều hình thức quảng cáo khuyến mại, tặng quà lu niệm trong công tác bán hàng tại các cửa hàng tại ở làng nghề truyền thống nói chung và tại các cửa hàng nói riêng là một việc tất yếu và cần thiết để kinh doanh có hiệu quả Yêu cầu tổ chức công tác kế toán :

 Phải phù hợp việc bố trí các cán bộ kế toán về số lợng , chất lợng phải phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh của cửa hàng

 Phải thống nhất và tập chung công tác thống kê kế toán phải đợc chỉ đạo

và thực hiện một cách toàn diện thống nhất tập chung theo dự sắp xếp và lãnh đạo của kế toán trởng giúp cho sự quản lý sản xuất kinh doanh của cửa hàng đợc kịp thời có hiệu qủa

 Là bộ máy kế toán phải gọn nhẹ và hợp lý có chuyên môn hoá sâu có đủ năng lực để hoàn thành nhiện vụ của toàn cửa hàng

2 Hiện trạng và sơ đồ tổ chức

Hiện trạng tổ chức: Cửa hàng có các bộ phận chính sau:

 Chủ cửa hàng : Thực hiện các vấn đề về pháp luật của cửa hàng với nhà nớc

Đồng thời chủ cửa hàng phải tìm kiếm thị trờng, giao dịch với khách hàng và

đa thông tin cần thiết cho bộ phận kho để đa ra kế hoạch sản xuất Chủ cửa hàng còn làm nhiện vụ đa ra những quyết định cuối cùng cho các vấn đề đề xuất tài chính cho các phòng ban để tiến hành kinh doanh

 Bộ phận tài chính : Bộ phận này có các chức năng nh hạch toán thu chi của cửa hàng Đồng thời tính công nợ của khách và chủ cửa hàng với các đối tác Và tính toán chi phí do các phòng khác đa lên và đa cho chủ cửa hàng duyệt Nếu duyệt thì phải cung cấp chi phí cho các phòng ban đó Bộ phận kế toán sẽ đảm nhiệm nhiệm vụ này, đảm bảo đợc yêu cầu của công tác kế toán và phát huy

đợc trình độ chuyên hoá của kế toán căn cứ vào hoạt động kinh doanh của cửa hàng Cửa hàng tổ chức hình thức kế toán tập trung

 Bộ phận sản xuất : Ngoài việc chịu trách nhiện sản xuất theo đơn đặt hàng thì

bộ phận này phải chịu trách nhiệm về sản xuất mặt hàng để kinh doanh

 Bộ phận nhân sự : Quản lý nhân viên của toàn bộ cửa hàng Thực hiện chấm công cho từng nhân viên và tính lơng cho từng nhân viên

 Bộ phận kinh doanh : Chịu trách nhiệm chính trong toàn bộ công việc bán hàng của cửa hàng bao gồm việc nhập kho hàng, xuất kho(bán hàng), báo cáo

số lợng hàng, doanh thu và lợng hàng tồn hàng tháng

Sơ đồ tổ chức

3 Tổ chức luân chuyên chứng từ và xử lý chứng từ

Hoá đơn, chứng từ mà cửa hàng sử dụng là do doanh nghiệp tự phát hành

Đó thuộc loại chứng từ hớng dẫn

Chứng từ hớng dẫn : là loại chứng từ đợc quy định của tài chính, tài chính h-ớng dẫn các doanh nghịêp và các doanh nghiêp sẽ thực hiện phù hợp với tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình Các doanh nghiệp có thể thay đổi các chỉ tiêu nhng trớc khi thay đổi phải báo cáo và đợc sự nhất trí của cơ quan tài chính

Trình tự luân chuyển chứng từ : do kế toán trởng quy định để tránh tình trạng ghi bỏ xót hoặc ghi trùng lặp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và phải tiến hành xử

lý, kiển tra, lu trữ chứng từ theo đúng quy định

4 Hiện trạng kế toán

Tại cửa hàng Toàn ceramic trớc đây mọi công việc công việc kế toán đều xử

lý thủ công trong các công đoạn của quản lý cửa hàng Nhng trong vài tháng trở lại đây, cửa hàng đã đợc nâng cấp thêm máy vi tính để giúp cho công tác quản lý tại cửa hàng đơn giản hơn và đỡ phức tạp hơn Tuy nhiên, việc sử dụng máy tính

ở đây cha có hiệu quả cao do máy tính chỉ đợc đa vào để soạn thoả văn bản và thực hiện các công tác kế toán ở mức độ đơn giản

Phần 2: phân tích yêu cầu

1 Quản lý nhập hàng :

Chủ cửa hàng

Bộ phận tài

chính Bộ phận kinh doanh Bộ phận sảm xuất Bộ phận nhân sự

- Nhập hàng theo đúng danh mục trong chứng từ nhập kho của cửa hàng

- Hàng nhập đợc theo dõi trên mã hàng, mã nhóm, số lợng, đơn vị tính, đơn giá

Số hàng này có sự xác nhận của nhân viên cửa hàng và kiểm lợng hàng thực nhập kho

- In báo cáo hàng nhập kho trong kỳ

- Quản lý danh sách mặt hàng theo 2 cấp là cấp 1 là nhóm hàng và cấp 2là chi tiết mặt hàng

2 Quản lý quá trình bán hàng :

- Hàng xuất cũng đợc theo dõi qua mã hàng,nhóm hàng, chủng loại hàng, số l-ợng đơn giá

- Quản lý hoá đơn đặt hàng của khách hàng

- Loại xuất hàng :

+Xuất hàng theo hoá đơn bán hàng +Xuất hàng theo hoá đơn – Lớp 2NKT4- Tr hợp đồng

3 Quản lý công nợ của khách hàng :

- Quản lý khach hàng : cập nhật các khách hàng thờng xuyên vào danh mục bán hàng Với khách hàng thờng xuyên thì khi cập nhật mơi cung cấp cho khách hàng một mã riêng còn khách vãng lai thì dùng chung một mã khách hàng

- Quản lý thanh toán của khách hàng

- Quản lý kế toán công nợ : cập nhật các phiếu thu tiền bán hàng , thu tiền đặt cọc từ khách

- In báo cáo : in phiếu thanh toán cho khách hàng trong kỳ

4 In báo cáo

- Truy vấn và sử lý các nguồn dữ liệu đã cập nhật để theo dõi công nợ của khách hàng

- Báo cáo xuất nhập hàng đầu kỳ

- Báo cáo doanh thu trong kỳ

- Báo cáo bán hàng theo từng nhóm hàng, mặt hàng

5 Trình tự nghiệp vụ kế toán :

Các nghiệp vụ chính : nhập hàng, xuất hàng, quản lý tồn kho báo cáo công nợ, quản lý hợp đồng

a Kế toán nhập hàng

- Để nhập hàng, nhân viên phải nghiên cứu thị trờng, phải nắm bắt đợc nhu cầu thị trờng, từ đó đặt quan hệ mua bán với nhà cung cấp hoặc vơi bộ phận sản xuất của cửa hàng về những mặt hàng mà cửa hàng đang cần

- Do hàng của cửa hàng nhập về nhiều và rất nhiều chủng loại và thờng xuyên nên đòi hỏi việc cập nhật dữ liệu đảm bảo tính chính xác cao Hàng nhập về

sẽ đợc phân loại , dán mã, định giá và đa vào cửa hàng

- Khi hàng về kho, bộ phận kinh doanh chịu trách nhiệm ghi số lợng hàng nhập

về kho Nếu mặt hàng là có rồi bộ phận kinh doanh chịu trách nhiệm ghi thêm

số lợng về mặt hàng đó

- Khi nhập hàng, bộ phận kinh doanh phải thực hiện cập nhật và giao lại cho ngời giao hàng một phiếu nhận hàng

b Kế toán xuất hàng :

- Cửa hàng có một quầy bán hàng cũng là kho lu trữ hàng hoá của toàn bộ cửa hàng Quầy là nơi trng bày tất cả các chủng loại mặt hàng của cửa hàng Hàng ngày căn cứ vào tình hình bán hàng ở cửa hàng, bộ phận kinh doanh thống kê để biết đợc mặt hàng nào bán nhiều, mặt hàng nào không bán chạy, mặt hàng nào đã hết hoặc mặt hàng nào còn ít trong kho, từ đó nhập thêm hàng Khi có mặt hàng mới do khách hàng đặt phải đa mẫu xuống bộ phận sản xuất để sản xuất mặt hàng mới theo hợp đồng của khách

- Cần quản lý bán hàng theo :

+ Quản lý số lợng bán ra theo hoá đơn + Quản lý số lợng bán ra theo hoá đơn hợp đồng

- Các báo cáo liên quan đến nghiệp vụ bán đợc thể hiện qua hoá đơn bán hàng báo cáo xuất nhập hàng tồn trong tháng

c Quản lý thanh toán :

- Khi khách hàng đặt hàng theo hợp đồng thì khách hàng có thể phải trả một khoản tiền trớc cho hợp đồng đó đợc gọi là đặt cọc Khách hàng cọc thờng là khách hàng thờng xuyên còn khách vãn lai khi đặt hợp đồng phải trả hết tiền cho hợp đồng đó

- Nhóm khách hàng :

Tên khách Nợ Có Nguyễn văn A 7.000.000

Ngô thị L 11.000.000

- Nhóm nhà cung cấp :

Tên nhà cung cấp Nợ Có

Công ty M T 1.500.000

Doanh nghiệp V

L

700.000

- Khi khách hàng mua hàng mà cửa hàng cho thanh toán sau thì khi khách hàng thanh toán sẽ đợc nhận một phiếu thanh toán Đồng thời sẽ ghi lại việc thanh toán của khách hàng vào sổ quản lý thanh toán Việc thanh toán đợc quản lý theo ngày thanh toán, khách nào thanh toán và thanh toán bao nhiêu Từ đó

đối chiếu đa ra công nợ của khách hàng

1 Sơ đồ chức năng của quản lý cửa hàng

Quản lý cửa hàng

Quản lý nhân

viên

Báo cáo

Quản lý nhập

hàng Quản lý xuất hàng nợ khách hàngQuản lý công

2 Sơ đồ phân giã chức năng của quảnlý nhập hàng

3 Sơ đồ phân giã chức năng của Quản lý xuất hàng

Quản lý chứng

từ nhập kho Quản lý nhà cung cấp Quản lý mặt hàng

Quản lý nhập hàng

Quản lý công nợ khách

hàng

Quản lý thanh

toán Quản lý khách hàng

III Một số loại hoá đơn đợc cửa hàng sử dụng

Cửa hàng toàn cearmic

Chuyên sảm xuất và buôn bán gốm sứ mỹ nghệ xuất khẩu

Địa chỉ : Giang cao - Bát Tr ng – Lớp 2NKT4- Tr Gia Lâm Hà Nộiành bài

Điện thoại/ FAX: (84-4) 8741955

hoá đơn bán hàng

Họ và tên khách h ng:ành bài

Địachỉ :

Số TT Tên sảm phẩm Số

luợng Đơn giá Đơn vịtính Thành tiền

Tổng cộng

Cộng thành tiền(viết bằng chữ):

Hà Nội ngày tháng năm Ngời bán Ngời mua

PhiÕu xuÊt kho: Khi cöa hµng hÕt hµng hoÆc ngêi nhËn cÇn thªm hµng th× bé phËn

kho sÏ xuÊt cho bé phËn b¸n hµng theo phiÕu xuÊt kho nh sau”

Cöa hµng toµn ceramic

PhiÕu xuÊt kho

Ng y xuÊt:ành bµi

Hä tªn ngêi xuÊt :

STT M·

mÆt hµng

Tªn mÆt hµng

Sè l-îng §¬n gi¸ §¬n vÞtÝnh VÞ trÝkho ThµnhtiÒn

Tæng céng

Céng thµnh tiÒn(viÕt b»ng ch÷):

Ngêi xuÊt Ngêi nhËn

Cöa hµng toµn ceramic

PhiÕu vµo lß

Ng y v o lß:ành bµi ành bµi

M· lß : VÞ trÝ lß :

STT M·

hµng Tªn hµng Sè lîngmíi Sè lîng vµol¹i Céng

Ngêi vµo lß

Phiếu ra lò tơng tự nh phiếu vào lò thì các thông tin về chuyến lò đợc lu lại theo

biểu mẫu sau:

Cửa hàng toàn ceramic

Phiếu ra lò

Ngời ra lò:

Ngời vào lò:

Mã lò : Vị trí lò:

STT Mã

hàng Tên hàng Số lợngloại I Số lợngloại II Số lợngvỡ Cộng

Ngời ra lò

Phần 3 : thực hiện báo cáo kế toán

Trong doanh nghiệp thơng mại có rất nhiều các khoản chi phí phát sinh Chi phí trong doanh nghiệp thơng mại bao gồm chi phí kinh doanh chính và các khoản chi phí khác Do điều kiện thời gian làm báo cáo có hạn nên trong bản báo cáo này em xin trình bày phần chi phí bán hàng và quản lý bán hàng của cửa hàng

1 Nhiện vụ của bộ máy kế toán :

- Hớng dẫn giám đốc kiểm tra và thu thập đầy đủ kịp thời các chứng từ kế toán của doanh nghiệp

- Là tổ chức mọi công tác kế toán để thực hiện đầy có chất lợng tất cả các nội dung của công tác kế toán

- Giúp cho việc giám đốc hớng dẫn các phòng ban để thực hiện việc ghi chép hàng ngày mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh

- Là tham gia công tác kiểm kê tài sản , kiểm tra kế toán , tổ chức bảo quản l u trữ hồ sơ tài liệu của kế toán

2 Nội dung và nhiện vụ của chí phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp

a Nội dung :

 Chi phí bán hàng : là chi phí phát sinh trong quá trinh tiêu thụ hàng hoá

nó bao gồm ; nh chi phí quảng cáo , hoa hồng bán hàng, giao dịch, tiền lơng bảo hiểm xã hôi của nhân viên bán hàng và toàn bộ các chi phí tới kho bảo hàng hoá

 Chi phí quản lý doanh nghiệp : là chi phí liên quan đến quản lý hành chính của doanh nghiệp nó bao gồm nh tiền lơng, bảo hiểm y tế xã hội, kinh phí công đoàn đối với bộ phận quản lý Về khấu hao tài sản cố

định, công cụ dụng cụ ở bộ phận quản lý ngoài ra còn các khoản thuế phải nộp, lệ phí

b Nhiện vụ :

Chi phí là một chỉ tiêu quan trọng trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp do liên quan đến kết quả hoạt động tài chính vì vậy kế toán phải thực hiện các nhiện vụ nh sau :

 Phản ánh chính xác về tình hình chi phí giám đốc việc thực hiện các chỉ tiêu chi phí đảm bảo chi tiêu tiết kiệm và có hiệu quả kinh tế

 Phân bổ chính xác chi phí cho các đối tợng phải chịu nhằm xác định chính xác kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

3 Tài khoản sử dụng :

a.Tài khoản 641 :

- Công dụng : để phản ánh các khoản chi phí có liên quan đến tiêu thụ sản phẩm hàng hóa và các dịch vụ

- Kết cấu :

Kết cấu 641 Tập hợp chi phí Các khoản giảm trừ

Kết chuyển chi phí cuối kỳ Không có số d

b Tài khoản 642 :

- Công dụng : nó phản ánh toàn bộ chi phí có liên quan đến quản lý hành chính của doanh nghiệp

- Kết cấu :

ghi các nghiệp vụ kế toán phát sinh (chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp) trong kỳ của cửa hàng nh sau :

- Tiền lơng và những khoản phụ cấp lơng của nhân viên bán hàng là 1.100.000

đồng và nhân viên văn phòng là 1.800.000 đồng

- Chi phí điện , nớc , điện thoại 7.000.000 đồng , trong đó 70% của bộ phận bán hàng và 30% của bộ phận quản lý

Kết cấu 642 Tập hợp chi phí Các khoản giảm trừ

Kết chuyển chi phí cuối kỳ Không có số d

- Trích lập dự phòng phải thu khó đòi 3.500.000 đồng và dự phòng giảm giá hàng tồn kho 1.000.000 đồng

- Trích khấu hao tài sản cố định bán hàng 1.500.000 đồng , khấu hao tài sản cố

định văn phòng 2.000.000 đồng

- Chi công tác phí cho ban giám đốc 5.000.000 đồng

- Chi phí sửa chữa tài sản cố định của bộ phận bán hàng là 500.000 đồng chi phí này đợc tính trc tiếp vào chi phí bán hàng vì nó không lớn

- Tiền vay vốn trong sản xuất kinh doanh đã trả trong kỳ là 2.000.000 đồng

- Xác định số phải nộp cấp trên về chi phí quản lý ở cuối kỳ là 2.000.000 đồng

- Cuối kỳ, xác định số d của tài khoản chi phí quản lý (642) và chi phí bán hàng (641) từ đó kết chuyển hai chi phí này

5 Lập chứng từ

- Tóm lại , chi phí mà cửa hàng bỏ ra trong kỳ nh vậy là hợp lý so với tình hình sản xuất kinh doanh của cửa hàng Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là chi phí cần thiết vì nó liên quan đến định mức tiêu thụ hàng hoá sản phẩm và chi phí liên quan đến quản lý hành chính của cửa hàng Một cửa hàng kinh doanh có hiệu quả thì nên sử dụng tốt chi phí này biết phát huy các chi phí có lợi cho cửa hàng và cũng phải biết hạn chế các chi phí không

đem lại hiệu quả cho quá trình sản xuất Qua đây ,ta thấy cửa hàng sử dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ nó có những u khuyết điểm sau :

- Đặc điểm : sử dụng sổ đăng chứng từ ghi sổ , sổ cái tài khoản sổ nhật ký quỹ

và các sổ chi tiết Hình thức này đợc xây dựng và phát triển trên cơ sở nhật

ký sổ cái đợc áp dụng đối với doanh ngiệp quy mô nhỏ và vừa

- Ưu điểm : là do lập chứng từ ghi sổ nên giảm bớt lần ghi sổ nó không cần phải trình độ kế toán cao

- Nhợc điểm : công việc thờng dồn vào cuối tháng báo cao bị chậm hạch toán tổng hợp và chi tiết tách rời nhau vì vậy số liệu lập báo cáo rất khó khăn