Chương trình cung cấp thông tin cho phụ huynh sinh viên và quản lý sinh viên

Báo cáo thực tập: Chương trình cung cấp thông tin cho phụ huynh sinh viên và quản lý sinh viên

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Tên đề tài:

Chơng trình cung cấp thông tin cho phụ huynh sinh viên và

quản lý sinh viên

đẩy mạnh việc nâng cấp và phát triển toàn diện tin học mọi hoạt động quản

lý Với vai trò tiên phong khoa CNTT đã thể hiện tính hiệu quả trong hoạt

động quản lý của mình bằng việc phát triển và sử dụng các chơng trìnhquản lý

2.2 Vấn đề cần giải quyết

2.2.1 Cập nhật

- Cập nhật thông tin lý lịch về một sinh viên nh là: Mã sinh viên, họ tên,ngày sinh, địa chỉ

- Cập nhật thông tin liên quan tới sinh viên: (lớp, khoa, hệ, giai đoạn )

- Cập nhật điểm thi và các loại điểm khác, cập nhật môn học

Đây là chức năng quan trọng nhằm tra cứu để hiển thị thông tinnhanh chóng chính xác về tình hình học tập của sinh viên cũng nh các mặtkhác (đóng học phí, xếp loại hạnh kiểm ).

Tra cứu thông tin sinh viên gồm có:

- Tra cứu thông tin về sinh viên chung trong toàn trờng

- Tra cứu thông tin theo khoa, lớp

Có 2 loại quyền sử dụng:

- Ngời quản trị hệ thống (nhân viên phòng đào tạo): tức làm mọi hoạt động

đối với hệ thống nh là chức năng cập nhật cơ sở dữ liệu

- Ngời sử dụng (phụ huynh sinh viên ): chỉ có quyền tra cứu thông tin sinhviên và xem báo cáo thông tin về sinh viên, không có quyền cập nhật cơ sởdữ liệu

Tóm lại hệ thống cung cấp thông tin cho phụ huynh sinh viên vàquản lý sinh viên phải đáp ứng đợc các yêu cầu sau:

- Chơng trình phải cung cấp các chức năng tra cứu nhanh hỗ trợ ngời sửdụng (phụ huynh sinh viên ) dễ dàng tìm kiếm thông tin

- Có khả năng cập nhật thông tin vào trong cơ sở dữ liệu của hệ thống

- Có khả năng cung cấp thông tin trong nhiều năm

II Tổng quan về hệ thống cung cấp thông tin cho phụ huynh sinh viên và quản lý sinh viên

1 Hệ thống cung cấp thông tin cho phụ huynh sinh viên và quản lý sinh viên gồm có các hoạt động

1.1 Quản lý hồ sơ sinh viên

- Sau khi làm thủ tục hồ sơ nhập học thì phòng đào tạo sẽ lu thông tin cơbản về sinh viên nh (Mã sinh viên, họ tên, hộ khẩu thờng trú, địa chỉ, khoá,giới tính )

- Sau đó sẽ phân khoa, lớp đối với một số trờng đại học không phân khoangay từ đầu vào là điểm thi đại học

1.2 Quản lý môn học và điểm, tính điểm tổng kết

- Cập nhật môn học trong từng giai đoạn (kỳ hay năm học).

- Cập nhật loại điểm (điểm thi học kỳ, điểm thực tập )

- Khi vào năm học sinh viên sẽ có điểm thi học kỳ của từng môn học và cácloại điểm khác nh điểm thực tập, điểm tập quân sự, điểm giáo dục thểchất

- Hệ thống chơng trình sẽ có nhiệm vụ lu giữ các loại điểm này và tính

điểm tổng kết cho từng sinh viên ở từng giai đoạn (kỳ hay năm học) Ngờiquản lý sẽ nhập điểm, mọi tính toán do chơng trình đảm nhiệm

- Sau khi điểm các môn thi đã có, phòng đào tạo tiến hành vào điểm củatừng môn học và chơng trình sẽ tính điểm tổng kết

- Sinh viên sẽ đơng nhiên bị điểm 0 đối với mỗi môn thi nếu:

+ Không dự thi, xin hoãn thi

+ Không thuộc diện đợc học hai trờng, đợc nghỉ học một số môn mà nghỉquá 20% số giờ của học phần (dù có phép hay không có phép)

- Điểm thi sẽ tính theo thang điểm 10

- Điểm tổng kết sẽ đợc tính bằng điểm các môn nhân với số đơn vị học trìnhtơng ứng và chia cho tổng số đơn vị học trình

- Sinh viên có thể dự thi các học phần để có điểm cao hơn vào những kỳ thichính thức tiếp theo Sau khi học lại hay thi lại hoặc thi nâng điểm, điểmtổng kết mới sẽ đợc tính theo điểm cao nhất của từng môn

- Sinh viên phải học lại những môn có điểm thi lại < 5 và thi lại những môn

có điểm thi lần đầu < 5

- Nếu phải học lại một học phần làm cơ sở cho các học phần tiếp theo sau,sinh viên không đợc học và dự thi các học phần tiếp sau nếu nhà trờng

< 5: Xếp loại Yếu.

- Xét học bổng: Đạt điểm trung bình từ >= 7.00

1.3 Tra cứu tìm kiếm

Đây là chức năng giúp phụ huynh tìm kiếm thông tin về tình hìnhhọc tập cũng nh tình hình về việc đóng học phí của sinh viên một cáchnhanh chóng và thuận tiện gồm có:

- Tìm kiếm thông tin chung về sinh viên hiện có trong toàn trờng (thông tin

về sơ yếu lý lịch, đạo đức, điểm thi, sinh viên thi lại, sinh viên nhận họcbổng, điểm tổng kết )

- Tìm kiếm thông tin lý lịch sinh viên theo khoa- lớp

1.4 Báo cáo thống kê

Lập báo cáo thông tin về sinh viên:

- Báo cáo đạo đức sinh viên (tình hình đóng học phí, hạnh kiểm)

- Báo cáo sơ yếu lý lịch của sinh viên

- Báo cáo về điểm thi sinh viên

- Báo cáo những sinh viên nào phải thi lại, tổng số sinh viên thi lại

- Báo cáo sinh viên qua lần 1, tổng số sinh viên qua

- Báo cáo những sinh viên nào đạt học bổng, tổng số sinh viên đạt họcbổng

2 Đánh giá một hệ thống tác nghiệp thủ công và một hệ thống tác nghiệp bằng máy tính

Hệ thống tác nghiệp thủ công thì nhân viên phòng đào tạo đóng vaitrò chủ yếu từ những việc cập nhật hồ sơ sinh viên, điểm thi đến nhữngviệc thống kê, tìm kiếm đều phải thực hiện thủ công bằng tay nên rất dễ gâynhầm lẫn

Do vậy cần thiết phải xây dựng một hệ thống quản lý bằng máy tính

để tự động hoá một số phần công việc giúp việc quản lý chính xác, nhanhchóng, dễ dàng, thuận tiện hơn

II Phân tích và thiết kế hệ thống

1 Phân tích

Phân tích là một công việc không thể thiếu đợc trong quá trình xâydựng hệ thống quản lý trên máy tính Để xác định đợc yêu cầu của ngời sửdụng ta phải lập biểu đồ phân cấp chức năng và biểu đồ luồng dữ liệu

1.1 Phân tích hệ thống về mặt chức năng

1.1.1 Biểu đồ phân cấp chức năng

1.1.2 Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD)

(Ghi chú: PHSV: phụ huynh sinh viên; SV: sinh viên; QL: Quản lý;DM: Danh mục; HS: Hồ sơ)

Diễn tả một tập hợp các chức năng xử lý thông tin của hệ thống theotiến trình Nó diễn tả mức chức năng và dữ liệu

Một cách thể hiện cụ thể hơn BLD thể hiện các yếu tố sau:

 Chỉ rõ các chức năng cần thực hiện để đạt đợc mục tiêu cần đề ra

 Chỉ rõ thông tin chuyển giao của các chức năng

3.2 Theo khoa &

theo lớp 3.1 Theo tên

3 Tra cứu tìm kiếm

2.4 Tính điểm tổng kết

Phụ huynh Cung cấp thông tin cho PHSV và

quản lý sinh viên Yêu cầu

Thông tin trả lời

Sinh viên

4.2 Báo cáo theo năm học

Thực thể là một đối tợng đợc quan tâm trong công tác quản lý

Kiểu thực thể là tập hợp các thực thể cùng loại Thuộc tính là một dữliệu mà giá trị của nó dùng để mô tả đặc trng của thực thể

Phụ huynh SV

DM lớp

DM Khoa

Yêu cầu tra cứu

4.1 Báo cáo theo năm

Yêu cầu Trả lời

Yêu cầu Trả lời HS Điểm

M· sinh viªn (kho¸ chÝnh)

Hä vµ tªnM· lípM· khoaM· hÖNgµy sinhNơi sinh

§Þa chØKho¸ häcNam/ nữ1.2.2.2 Thùc thÓ TBLLOP

M· líp (kho¸ chÝnh)Tªn l¬p

M· khoaGi¸o viªn qu¶n lý

M· m«n häcTªn m«n häcM· khoaM· hÖ

§¬n vÞ häc tr×nh1.2.2.8 Thùc thÓ TBLDIEM

M· sinh viªnM· m«n häcM· loại điểmM· giai ®o¹nĐiểm thi lần thứ nhấtĐiểm thi lần sauĐiểm lớn nhất1.2.2.9 Thùc thÓ TBLDIEMTK

M· sinh viªnM· giai ®o¹nM· loại điểmTổng kết XÕp lo¹i häc lùc

M· sinh viªnM· giai ®o¹nM· hÖ

Møc häc phÝ

§ãng häc phÝH¹nh kiÓm1.2.2.11 Thùc thÓ TBLPASSWORD

1

2 MKTen MËt khÈuTªn ngêi sö dông

3 Quyen Quyền của ngời sử dụng

 Quan hệ TBLSINHVIEN- TBLDIEM: Quan hệ 1- n tức là mộtSINHVIEN có nhiều DIEM

 Quan hệ TBLSINHVIEN- TBLDAODUC: Quan hệ 1- n tức là mộtSINHVIEN có nhiều DAODUC (theo từng giai đoạn)

 Quan hệ TBLSINHVIEN- TBLDIEMTK: Quan hệ 1- n tức là mộtSINHVIEN có nhiều điểm tổng kết theo từng giai đoạn

 Quan hệ TBLLOP- TBLKHOA: Quan hệ 1- n tức là một KHOA cónhiều LOP

 Quan hệ TBLMON- TBLDIEM: Quan hệ 1- n tức là một MON cónhiều DIEM

 Quan hệ TBLMON- TBLHE: Quan hệ 1- n tức một hệ có nhiều mônhọc

 Quan hệ TBLDIEMTK- TBLLOAIDIEM: Quan hệ 1- n tức một loại

điểm có nhiều điểm tổng kết

 Quan hệ TBLDIEMTK- TBLGIAIDOAN: Quan hệ 1- n tức một giai

đoạn có nhiều điểm tổng kết

 Quan hệ TBLDIEM- TBLLOAIDIEM: Quan hệ 1- n tức một loại điểm

có nhiều điểm

 Quan hệ TBLDIEM- TBLGIAIDOAN: Quan hệ 1- n tức một giai đoạn

có nhiều điểm

 Quan hệ TBLDAODUC- TBLGIAIDOAN: Quan hệ 1- n tức một giai

đoạn có nhiều đạo đức

 Quan hệ TBLDAODUC- TBLHE: Quan hệ 1- n tức một hệ có nhiều

đạo đức

1.2.4 Sơ đồ quan hệ giữa các thực thể tổng quát

1.2.5 Lợc đồ quan hệ thể hiện trong của sổ Relationships trong Microsoft Access

MALOP TENLOP MAKHOA GVQL

MAKHOA TENKHOA TBLDAODUC

TBLDIEMTK MASV MAGD

MALD TONGKET HOCLUC

TBLGIAIDOAN

MALD LOAIDIEM

TENGD

TBLLOAIDIEM

MASV MAGD MAHE MUCHP DONGHP HANHKIEM

TBLHE

MAHE TENHE

TBLHE

MAHE

TENHE

MALD LOAIDIEM

MAGD TENGD

2 Thiết kế chơng trình

Thiết kế chơng trình gồm có:

 Thiết kế tổng thể: - Phân định hệ thống máy tính và hệ thống thủcông

- Phân định hệ thống con máy tính

 Thiết kế giao diện: - Ngời/ máy

- Quy trình thủ công

 Thiết kế cơ sở dữ liệu

 Thiết kế các kiểm soát: thiết kế các cơ chế bảo mật chống lại sự cố

kỹ thuật và các hành vi phá hoại ăn cắp thông tin

 Thiết kế chơng trình

Thiết kế cơ sở dữ liệu: Cơ sở dữ liệu là nơi lu trữ lâu dài thông tin vì vậythiết kế cơ sở dữ liệu phải tổ chức theo 2 tiêu chuẩn:

- Hợp lý: phải đủ dùng, không d thừa thông tin

- Truy cập thuận tiện: hỗ trợ tốt cho các thao tác tìm kiếm, cập nhật, bổxung

Thiết kế các kiểm soát:

- Dùng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access

- Tạo cơ sở dữ liệu và địa chỉ cấu trúc cơ sở dữ liệu

- Đăng ký ngời sử dụng (phân quyền bằng mật khẩu truy cập): Bằng cáchtạo 1 bảng phân quyền có 2 loại quyền:

+ Quyền chỉ đọc (áp dụng phụ huynh sinh viên, sinh viên )

+ Toàn quyền cập nhật, sửa chữa, xoá, thống kê cơ sở dữ liệu (áp dụng vớingời quản lý)

Thiết kế chơng trình:

- Đầu vào: là BLD của từng hệ thống con

- Đầu ra: mô tả nội dung các chơng trình cài đặt đợc trình bày dới dạng đồthị có hớng gọi là lợc đồ cấu trúc (LCT)

Ví dụ về thiết kế một mô đun tính điểm tổng kết

Tên loại điểm

1 Đăng nhập ngời sử dụng và thay đổi mật khẩu

 frmdangnhap: có hai 2 loại quyền

- Quyền chỉ đọc (Tên NSD: tran; Mật khẩu: 1984)

- Quyền cập nhật (Tên NSD: duong; Mật khẩu: thd)

 frmdoimk: sau khi đăng nhập ta có thể đổi mật khẩu NSD.

2 Cập nhật và tính điểm tổng kết

 frmsinhvien

- Khi sinh viên nộp hồ sơ nhập học thì phòng đào tạo sẽ dựa vàofrmsinhvien này để cập nhật thông tin về sinh viên trong đó tên lớp, tênkhoa, tên hệ ta có thể chọn trong từng ComboBox, ngày sinh ở đây dùng

điều khiển DTPicker (điều khiển chọn ngày tháng năm), dùng điều khiểnListView để hiển thị danh sách sinh viên Chơng trình cho phép nhập thêmcác khoa, lớp, hệ, với điều kiện không đợc trùng mã (chơng trình sẽ tự động

kiểm tra mã mỗi khi ngời sử dụng nhập vào mã mới để tránh việc mã đó đã

đợc nhập rồi, và sẽ báo với ngời sử dụng khi họ nhập trùng mã) ngoài racòn sửa đổi, xoá nếu có sự thay đổi nh việc thôi học, tốt nghiệp, chuyển tr-

ờng, thay đổi hộ khẩu

Khi click vào nút lệnh Thêm lớp để cập nhật bảng TBLLOP thì:

 frmdaoduc

- Sẽ cập nhật tình hình đóng học phí và hạnh kiểm của sinh viên theo từnggiai đoạn (kỳ hoặc năm học) và theo từng hệ Các mục này có thể chọntrong hộp ComboBox tơng ứng Khi click vào nút lệnh Thêm SV, ThêmGĐ, Thêm hệ thì các form tơng ứng frmsinhvien, frmgiaidoan, frmhe sẽ đ-

ợc show

- Khi click vao nút lệnh In đạo đức sinh viên thì sẽ hiển thị báo cáo tìnhhình đạo đức sinh viên

 frmmon

Hiện điểm thì frmsinhvien, frmgiaidoan, frmloaidiem, frmdiem sẽ đợcshow để cập nhật bảng tơng ứng TBLSINHVIEN, TBLGIAIDOAN,TBLLOAIDIEM, TBLDIEM.

- Khi ngời sử dụng click vào nút lệnh In điểm tổng kết thì sẽ hiện ra báocáo tình hình điểm tổng kết của sinh viên

 frmdiem

Chơng trình sẽ cập nhật điểm của sinh viên theo từng môn học, từnggiai đoạn, từng loại điểm Các mục trên có thể chọn trong hộp ComboBoxngoài ra ngời sử dụng có thể click vào nút lệnh Thêm SV, Thêm LĐ, Thêmmôn, Thêm GD thì frmsinhvien, frmloaidiem, frmmon, frmgiaidoan sẽ đợcshow để cập nhật bảng TBLSINHVIEN, TBLLOAIDIEM, TBLMON,TBLGIAIDOAN

 frmloaidiem

Ta có thể thêm, sửa, xoá loại điểm, dùng điều khiển Listview để hiểnthị danh sách loại điểm.

 frmgiaidoan

Ta có thể thêm, sửa, xoá giai đoạn, dùng điều khiển Listview để hiểnthị danh sách giai đoạn

3 Tra cứu tìm kiếm

Chơng trình cho phép tra cứu sinh viên theo tên, mã sinh viên, tra cứunhanh Ngoài ra còn cho phép ngời sử dụng tìm kiếm những sinh viên đợc

học bổng, danh sách sinh viên thi lại, danh sách sinh viên qua lần 1

- Tra cứu sinh viên theo khoa- lớp: Đợc sử dụng khi bạn muốn tìm một,

hay nhiều sinh viên nào đó có hồ sơ cá nhân theo khoa và theo lớp Khi đóngời sử dụng sẽ nhập một trong số các thông tin về khoa và lớp, hoặc gộpcác thông tin lại Ngời sử dụng có thể chọn Tên khoa trong hộp ComboBoxhoặc nhập từ bàn phím, chơng trình sẽ dựa vào các ký tự trong hộpComboBox đã gõ để tự động lọc hiển thị những tên khoa trong ListViewkhoa (tìm kiếm gần đúng)

 frmtimsvtheokhoalop

- Tra cứu nhanh: Ngời sử dụng có thể tìm kiếm sinh viên bằng cách chỉ

cần nhập vào một ký tự hoặc nhiều ký tự của họ tên sinh viên đó VD: Khinhập vào ký tự “ t ” vào mục Họ tên, chơng trình sẽ tự động tìm và hiện lêntất cả các sinh viên có Họ tên mà ký tự đầu tiên là “t” Ngoài ra ng ời sửdụng còn có thể chọn Họ tên trong hộp ComboBox mà không cần phải nhập

từ bàn phím

 frmtimdaoduc

 frmtimsv

 frmtimdiemsv

 frmtimsvqual1

 frmtimsvthilai

 frmtimsvhocbong

 frmtimdiemtk

4 Báo cáo thống kê

Đạo đức sinh viên : Sau khi học xong 1 năm học phòng đào tạo sẽ

công bố tình hình đạo đức sinh viên trong đó có mục đóng học phí của sinhviên cho sinh viên, phụ huynh biết Nếu sinh viên nào đóng thiếu 2 tháng

mà không có lý do chính đáng thì nhà trờng sẽ tạm dừng việc học tập củasinh viên đó Chơng trình sẽ thực hiện việc báo cáo đạo đức sinh viên theotừng giai đoạn

Điểm thi sinh viên: Sau khi học xong 1 năm học phòng đào tạo sẽ

công bố điểm thi của tất cả các môn cho sinh viên, phụ huynh biết Chơngtrình sẽ thực hiện báo cáo điểm thi của sinh viên trong từng giai đoạn

Điểm tổng kết của sinh viên: Sau khi học xong 1 năm học phòng đào

tạo sẽ công bố điểm tổng kết cho sinh viên, phụ huynh biết Chơng trình sẽthực hiện báo cáo điểm tổng kết của sinh viên trong từng giai đoạn

Sinh viên qua lần 1 : Sau khi thi học kì và điểm các môn học đợc

nhập vào máy tính thì ngời dùng có thể sử dụng chức năng này để xemdanh sách sinh viên qua lần 1 của từng môn, tức là có điểm >= 5 của môn

đó Chơng trình sẽ thực hiện báo cáo những sinh viên thi qua lần 1 theotừng giai đoạn (kỳ hay năm học)

Sinh viên thi lại : Sau khi thi học kì và điểm các môn học đợc nhập

vào máy tính thì ngời dùng có thể sử dụng chức năng này để xem danh sáchsinh viên thi lại của từng môn, tức là bị điểm < 5 của môn đó Chơng trình

sẽ thực hiện báo cáo những sinh viên phải thi lại theo từng giai đoạn (kỳhay năm học).

Sinh viên đợc nhận học bổng : Cuối mỗi học kì, phòng giáo vụ

khoa lại lên danh sách những sinh viên có kết quả học tập từ khá trở lên đểnhà trờng xét duyệt học bổng Thông tin đánh giá để xét học bổng đối vớitừng sinh viên đợc quy định theo bộ giáo dục và đào tạo Chơng trình sẽthực hiện báo cáo những sinh viên nhận đợc học bổng theo từng năm học

5 Thông tin về tác giả thực hiện đề tài

Rất mong đợc ngời đọc góp ý thêm để chơng trình đợc hoàn thiện hơn

V Hớng phát triển của chơng trình

Chơng trình này mới chỉ chạy trên máy đơn lẻ, do đó yêu cầu tất yếu

đối với chơng trình là phải nâng cấp để chạy trên môi trờng nhiều ngờidùng

Đây là một chơng trình ứng dụng thực tế lớn và phức tạp Trong tơnglai cùng với sự ổn định hệ thống nghiệp vụ đào tạo trong nhà trờng, chơngtrình sẽ tiếp tục hoàn thiện để đáp ứng một cách tốt nhất cho công tác quản

lý sinh viên và cung cấp thông tin cho phụ huynh sinh viên

Tài liệu Tham khảo

Nguyễn Thị Ngọc Mai (chủ biên), "Microsoft Visual Basic 6.0 lập

trình cơ sở dữ liệu", Nhà xuất bản Lao động- Xã hội 2004.

Nhóm tác giả Elicom, "Lập trình Visual Basic trong 21 ngày ".

Nhóm tác giả Nguyễn Đình Tê, "Lập trình cơ sở dữ liệu bằng Visual

Basic 6.0- Tự học trong 21 ngày", NXB Giáo Dục 2001.