TÓM LƯỢC Quản trị là hoạt động nhằm đạt được mục tiêu một cách có hiệu quả, bằng sự phối hợp các hoạt động của những người khác thông qua 4 chức năng của quản trị hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm[.]
Trang 1TÓM LƯỢC
Quản trị là hoạt động nhằm đạt được mục tiêu một cách có hiệu quả, bằng sựphối hợp các hoạt động của những người khác thông qua 4 chức năng của quản trị:hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát.
Tổ chức là 1 trong 4 chức năng (hoạt động) của quản trị: hoạch định, tổ chức,lãnh đạo, kiểm soát Tổ chức là quá trình xác định các cơng việc cần phải làm vànhững người làm các cơng việc đó, định rõ chức trách nhiệm vụ, quyền hạn của mỗibộ phận và cá nhân cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân này trong khitiến hành công việc, nhằm thiết lập một môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt đếnmục tiêu chung của tổ chức.
Đề tài khóa luận “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại cơng tyTNHH Văn Phịng Phẩm Phương Thành”, bao gồm 3 chương chính như sau:
Chương 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức và phân quyền: đưara một số khái niệm cơ bản về quản trị, tổ chức, cơ cấu tổ chức và phân quyền Đi sâu
vào nội dung của cơ cấu tổ chức: đặc điểm, ngun tắc, mơ hình,… Cũng như đặcđiểm, u cầu, hình thức và quá trình phân quyền Đồng thời nghiên cứu những ảnhhưởng của nhân tố môi trường tới cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty.
Chương 2: Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty: Đánhgiá thông qua kết quả điều tra phỏng vấn cụ thể về các cơ cấu tổ chức và phân quyền.
Đi sâu phân tích nhằm thấy rõ ảnh hưởng của các nhân tố mơi trường tới có cấu tổchức và phân quyền của Công ty TNHH VPP Phương Thành.
Chương 3: Đề xuất giải pháp và kiến nghị: Trước những vấn đề còn tồn tại trongcơ cấu tổ chức và phân quyền của cơng ty Khóa luận đưa ra một số giải pháp: xác
Trang 2LỜI CẢM ƠN
Trong q trình thực tập tại Cơng ty TNHH Văn Phịng Phẩm Phương Thành
và viết khóa luận về cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty em đã nhận được sựgiúp đỡ rất nhiệt tình từ các thầy cô trong khoa quản trị kinh doanh và bộ môn nguyên
lý quản trị Đặc biệt là cô giáo TS Trần Thị Hoàng Hà đã trực tiếp hướng dẫn, chỉ
bảo hết sức tận tình và tỉ mỉ, cơ đã giúp đỡ em rất nhiều trong việc bổ sung và hồnthiện kiến thức cịn thiếu để giúp em hồn thành khóa luận tốt nhất Đồng thời, qtrình thực tập tại công ty đã giúp em tiếp cận thực tế và hiểu được mình phải áp dụngđược các kiến thức đã học vào thực tế như thế nào để làm việc có hiệu quả nhất.
Nhờ sự giúp đỡ tận tình của cô giáo hướng dẫn, cùng các anh, chị trong công tyem đã hồn thành đợt thực tập và khóa luận tốt nghiệp này Tuy nhiên do trình độ kiếnthức và kinh nghiệm cịn hạn chế nên khó tránh khỏi những thiếu sót Em rất mongnhận được sự nhận xét góp ý của thày, cơ giáo giúp em hồn thành và đạt kết quả tốthơn.
Em xin chân thành gửi lời cám ơn sâu sắc nhất tới quý thầy cô, đặc biệt là cơ
giáo TS Trần Thị Hồng Hà Cơ đã tận tình giải đáp cho em những thắc mắc về vấn
đề nghiên cứu, đưa ra những lời khuyên, định hướng đúng đắn Đồng thời, em xinchân thành cám ơn quý công ty, các cán bộ lãnh đạo cùng các anh, chị trong phịnghành chính nhân sự đã giúp em tìm hiểu thực tiễn và thu thập tài liệu trong thời gianvừa qua.
Em xin chân thành cám ơn!
Hà Nội, ngày 08 tháng 04 năm 2019Sinh viên thực hiện
Trang 3MỤC LỤC
TĨM LƯỢC
MỤC LỤC ii
DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ v
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT .vi
PHẦN MỞ ĐẦU 1
1.1 Tính cấp thiết của đề tài 1
1.2 Tổng quan tình hình nghiên cứu đề tài 2
1.3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu .3
1.4 Phạm vi nghiên cứu đề tài 4
1.5 Phương pháp nghiên cứu 4
1.6 Kết cấu đề tài 6
CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN TRONG DOANH NGHIỆP .7
1.1 Khái niệm có liên quan 7
1.1.1 Khái niệm về tổ chức 7
1.1.2 Khái niệm về cơ cấu tổ chức 7
1.1.3 Khái niệm về phân quyền 8
1.2 Phân tích nội dung nghiên cứu cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp 9
1.2.1 Cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp 9
1.2 2 Phân quyền trong doanh nghiệp 15
1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp 17
1.3.1.Các nhân tố bên trong doanh nghiệp (nhân tố chủ quan) .17
1.3.2 Các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp (nhân tố khách quan) 19
CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN TẠI CÔNG TY TNHH VĂN PHỊNG PHẨM PHƯƠNG THÀNH212.1 Khái qt về cơng ty TNHH Văn Phòng Phẩm Phương Thành 21
2.1.1 Giới thiệu chung về Cơng ty TNHH Văn Phịng Phẩm Phương Thành .21
Trang 42.2 Thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH VPP Phương
Thành 23
2.2.1 Thực trạng cơ cấu tổ chức tại công ty 23
2.2.2 Thực trạng phân quyền tại công ty 27
2.3 Kết luận chung về thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại cơng ty TNHH Văn Phịng Phẩm Phương Thành 30
2.3.1 Những thành công 30
2.3.2 Những tồn tại và nguyên nhân tồn tại 30
CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN TẠI CÔNG TY TNHH VPP PHƯƠNG THÀNH .33
3.1 Phương hướng hoạt động của công ty TNHH VPP Phương Thành trong thời gian tới 33
3.1.1 Mục tiêu hoạt động của công ty 33
3.1.2 Phương hướng hoạt động của cơng ty trong tương lai 33
3.2 Quan điểm hồn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty TNHH VPP Phương Thành 34
3.3 Các đề xuất, kiến nghị hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH VPP Phương Thành .35
3.3.1 Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức của cơng ty 35
3.3.2 Giải pháp hồn thiện cơ cấu phân quyền của công ty 37
KẾT LUẬN .40
Trang 5DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ
DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức trực tuyến 10
Sơ đồ 1.2:Cơ cấu tổ chức theo chức năng 11
Sơ đồ 1.3:Cơ cấu tổ chức theo mặt hàng, ngành hàng kinh doanh .12
Sơ đồ 1.4: Cơ cấu tổ chức theo khu vực 12
Sơ đồ 1.5: Cơ cấu tổ chức theo định hướng khách hàng 13
Sơ đồ 1.7: Cơ cấu tổ chức ma trận .14
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty 24
DANH MỤC BẢNGBảng 2.1: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2016-2018 22
Bảng 2.2: Biến động về số lượng và chất lượng lao động tại Công ty Phương Thành giai đoạn 2016- 2018 26
Trang 6DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
STTTừ viết tắtDiễn giải
1 TNHH Trách nhiệm hữu hạn
2 VPP Văn phòng phẩm
Trang 7PHẦN MỞ ĐẦU1.1 Tính cấp thiết của đề tài
Trong những năm vừa qua Việt Nam đã tích cực hội nhập sâu vào nền kinh tế thếgiới Việc đẩy mạnh tiến trình hội nhập khu vực và thế giới của đất nước đã tạo chocác doanh nghiệp Việt Nam có cơ hội phát huy được lợi thế so sánh, mở rộng thịtrường tiêu thụ sản phẩm, tiếp cận các nguồn lực phát triển về vốn, về khoa học côngnghệ hiện đại, về kỹ năng quản lý mới…Đồng thời cũng đặt ra cho các doanh nghiệptrong nước những khó khăn, thách thức mới trước sự đòi hỏi cao về chất lượng hànghóa, kinh nghiệm quản lý theo thơng lệ, luật pháp quốc tế và những yêu cầu cấp báchvề nâng cao chất lượng bộ máy quản trị Cán bộ quản trị vẫn là khâu quan trọng nhấttrong việc xây dựng và phát triển kinh tế đất nước nói chung và doanh nghiệp nóiriêng Với những thuận lợi và khó khăn của hội nhập quốc tế, để tồn tại và phát triển,các doanh nghiệp Việt Nam khơng cịn cách nào khác là phải đổi mới về mọi mặt,trong đó quan trọng là khơng ngừng hồn thiện về cơ cấu tổ chức quản trị của doanhnghiệp Tổ chức bộ máy quản trị là hình thức tồn tại của doanh nghiệp Khi doanhnghiệp có điều kiện để phát triển, nâng cao hiệu quả kinh doanh của mình thì tổ chứcbộ máy quản trị mới có điều kiện để hồn thiện hơn, phù hợp hơn với xu thế phát triểncủa thời đại Môi trường hoạt động của doanh nghiệp bao gồm các nhân tố bên trongvà nhân tố bên ngoài doanh nghiệp Trên thực tế, môi trường hoạt động không đứngyên mà ln ln biến đổi khơng ngừng, chính vì vậy tổ chức bộ máy quản trị củadoanh nghiệp cũng phải thay đổi sao cho phù hợp Thực hiện quản lý đúng đắn vàkhoa học sẽ giúp cho doanh nghiệp sản xuất kinh doanh đat hiệu quả, nâng cao đượcnăng lực cạnh tranh, doanh nghiệp ổn định và từng bước phát triển bền vững.
Trang 8nhiên việc cải tiến đó tính đến thời điểm hiện tại vẫn cịn nhiều hạn chế và bất cập nênchưa đem lại hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh cho công ty.
Theo kết quả điều tra phỏng vấn các nhân viên trong cơng ty nhiều ý kiến chorằng các phịng ban hoạt động còn độc lập với nhau khiến cho việc trao đổi thơng tinvà phối hợp giữa các phịng ban bị hạn chế, sự phân quyền trong công ty là chưa rõràng, quyền hành vẫn tập trung phần lớn vào cấp trên, mức độ phân quyền cho cấpdưới còn hạn chế Trước tình hình đó, nên địi hỏi cơng ty phải có một cơ cấu tổ chứcvà phân quyền ổn định, phù hợp.
Nhận thấy việc cải tiến cơ cấu bộ máy tổ chức và phân quyền ở công ty đang lànhu cầu cần giải quyết, phù hợp với xu hướng chung Vì vậy, trải qua một thời gianthực tập và làm việc tại công ty, xuất phát từ vấn đề cấp thiết và nhu cầu thực tế hiệnnay của cơng ty em đã lựa chọn đề tài ‘‘ Hồn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tạicông ty TNHH Văn Phịng Phẩm Phương Thành ’’ để làm khóa luận tốt nghiệp củamình.
1.2 Tổng quan tình hình nghiên cứu đề tài
Theo PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp (2006) - Quản trị học- NXB Thống kê.
Cơ cấu tổ chức là sự sắp xếp các bộ phận, các đơn vị trong tổ chức thành một thểthống nhất, với quan hệ về nhiệm vụ và quyền hành rõ ràng nhằm tạo nên một môitrường nội bộ thuận lợi cho sự làm việc của mỗi cá nhân, mỗi bộ phận hướng tới hoànthành mục tiêu chung của tổ chức.
Phân quyền là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn cho những người(bộ phận hay cá nhân) có trách nhiệm hồn thành nhiệm vụ đó.
Theo bài giảng quản trị học, trường Đại học Thương Mại.
Cơ cấu tổ chức là một tập hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ và quan hệphụ thuộc nhau, được chun mơn hóa theo những chức trách, nhiệm vụ và quyền hạnnhất định nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu chung đã được xác định.
Trang 9- Vũ Phúc Lượng - K48A5 - Trường Đại học Thương Mại với đề tài khố luận
“Hồn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty cổ phần Biotech Việt Nam”,năm 2016 Trên cơ sở lý luận liên quan đến cơ cấu tổ chức và phân quyền và phân tích
thực trạng tại cơng ty, tác giả đã hệ thống hóa được các cơ sở lý thuyết có liên quanđến cơ cấu tổ chức và phân quyền, phân tích thực trạng hoạt động của doanh nghiệp,cơ cấu tổ chức và phân quyền và các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức và phânquyền của công ty Và luận văn đã đưa ra được một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơcấu tổ chức và phân quyền tại Công ty cổ phần Biotech Việt Nam Tuy nhiên, lại chỉtập trung vào cơ cấu tổ chức mà thiếu đi các đề xuất cho phân quyền trong khi cónhiều vấn đề liên quan tới cơng tác phân quyền được nêu ra trong phần thực trạngtrước đó.
- Từ Thị Mai Thu - K45A4 - Trường Đại học Thương Mại với đề tài khố luận
“Hồn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty cổ phần công nghệ và truyềnthông Viacom”, năm 2013 Luận văn đã đưa ra được một số biện pháp cho việc hoànthiện cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, như là đưa ra một số ý kiến về việc hoàn thiệnchức năng, nhiệm vụ ở một số phịng ban trong cơng ty, từ đó là cơ sở cho việc nângcao chất lượng phân quyền và sự phối hợp giữa các phòng ban Nâng cao trình độ cánbộ nhân viên trong cơng ty, tạo một mơi trường làm việc văn hóa và, thiết lập chế độđãi ngộ nhân sự phù hợp.
Ngồi ra cịn có những đề tài nghiên cứu khác, tuy nhiên chưa có đề tài nàonghiên cứu về hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại cơng ty TNHH Văn Phịng
Phẩm Phương Thành Do đó đề tài ‘‘ Hồn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tạicông ty TNHH Văn Phịng Phẩm Phương Thành ’’ là khơng trùng lặp với các cơng
trình năm trước.
1.3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu:
Trang 10Nhiệm vụ nghiên cứu:
- Hệ thống hóa một số lý luận về cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanhnghiệp.
- Đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH VănPhòng Phẩm Phương Thành Rồi đưa ra được mặt thành công, tồn tại và nguyên nhântồn tại này.
- Trên cơ sở phân tích các vấn đề về lý thuyết và thực trạng tại công ty, đề xuấtmột số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại cơng ty TNHHVăn Phịng Phẩm Phương Thành.
1.4 Phạm vi nghiên cứu đề tài
Đối tượng nghiên cứu: cơ cấu tổ chức và phân quyền tại cơng ty TNHH Văn
Phịng Phẩm Phương Thành.
Phạm vi nghiên cứu:
Về không gian: Công ty TNHH Văn Phòng Phẩm Phương Thành.
Về thời gian: Đề tài nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại cơng
ty TNHH Văn Phịng Phẩm Phương Thành trong những năm gần đây, tập trung vào 3năm 2016, 2017 , 2018; đề xuất giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền ởcông ty đến năm 2022.
Về nội dung: Đề tài tập trung nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức và phân
quyền ở công ty TNHH Văn Phịng Phẩm Phương Thành, từ đó đề xuất một số giảipháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền ở công ty.
1.5 Phương pháp nghiên cứu
1.5.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp
Dữ liệu sơ cấp là các thông tin lần đầu được thu thập Mục đích của các phươngpháp thu thập dữ liệu sơ cấp là tìm hiểu thơng tin ban đầu có liên quan đến cơ cấu tổchức bộ máy quản trị của công ty và tìm hiểu các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổchức bộ máy quản trị của công ty trong ba năm 2016, 2017, 2018.
Phương pháp phiếu điều tra trắc nghiệm: Phương pháp này được thực hiện trên
Trang 115 phiếu cho đối tượng nhà quản trị và 5 phiếu cho đối tượng là nhân viên Sau khi đãtiến hành phát phiếu điều tra xong, cần tiến hành tổng hợp nhanh chóng, chính xácnhằm đảm bảo thông tin cho vấn đề cần nghiên cứu.
Phương pháp phỏng vấn: Phương pháp phỏng vấn là phương pháp hữu hiệu
được áp dụng cùng phương pháp điều tra trắc nghiệm khi phương pháp điều tra trắcnghiệm không thể thu thập đầy đủ các thông tin cần thiết Do đó, em đã xây dựngnhững câu hỏi phỏng vấn cho các nhà quản trị của công ty nhằm làm rõ hơn về vấn đềcơ cấu tổ chức và phân quyền ở công ty mà phiếu điều tra chưa thể làm rõ được Bởivì, nhà quản trị là những người nắm rõ tình hình cơ cấu tổ chức và phân quyền củacông ty cũng như phương hướng phát triển của công ty trong thời gian tới Sau khi ghichép phỏng vấn xong, cơng tác phân tích, tổng hợp những câu hỏi được phỏng vấn làrất quan trọng, là cơ sở để phân tích kết quả điều tra và đưa ra nhận xét đúng đắn vềthực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền ở công ty.
1.5.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp
Dữ liệu thứ cấp được thu thập từ hai nguồn thơng tin chính:
- Nguồn thơng tin bên trong: Tình hình hoạt động kinh doanh của cơng ty trong 3
năm 2016, 2017, 2018 ( doanh thu, lợi nhuận, chi phí, thu nhập bình qn của nhânviên…), báo cáo tài chính trong 3 năm, cơ cấu sử dụng lao động… Các thông tinđược lấy từ phịng hành chính- nhân sự.
- Nguồn thơng tin bên ngồi: Chủ yếu là các tài liệu liên quan đến lý luận về cơ
cấu tổ chức và phân quyền ( tham khảo các giáo trình, sách nghiên cứu khoa học, cácluận văn khóa trước), thơng tin về đối thủ cạnh tranh của công ty thông qua các trangmạng điện tử.
1.5.3 Phương pháp phân tích dữ liệu
Đối với dữ liệu sơ cấp: Trên cơ sở thu thập thông tin qua phiếu điều tra, sau đó
tổng hợp, đánh giá các tiêu chí để thấy được tổng quan về thực trạng cơ cấu tổ chức vàphân quyền tại Cơng ty TNHH Văn Phịng Phẩm Phương Thành Qua phỏng vấn cácnhà quản trị Công ty có ý kiến bổ sung để phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức và phânquyền ở công ty.
Đối với dữ liệu thứ cấp: Trên cơ sở thu thập được các dữ liệu thứ cấp sử dụng
Trang 121.6 Kết cấu đề tài
Ngồi phần mở đầu, tóm lược, lời cám ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, danhmục sơ đồ hình vẽ, danh mục từ viết tắt, phần kết luận, danh mục tài liệu tham khảo,phụ lục, phiếu phỏng vấn và điều tra thì nội dung của khóa luận tốt nghiệp gồm 3chương:
Chương 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức và phân quyền trongdoanh nghiệp.
Chương 2: Phân tích, đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại cơngty TNHH Văn Phịng Phẩm Phương Thành.
Trang 13CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨCVÀ PHÂN QUYỀN TRONG DOANH NGHIỆP
1.1 Khái niệm có liên quan1.1.1 Khái niệm về tổ chức
Tổ chức là 1 trong 4 chức năng (hoạt động) của quản trị: hoạch định, tổ chức,lãnh đạo, kiểm sốt.
Theo Chester I Barnard thì tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗ lực
của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức.
Theo Harold Koontz, Những vấn đề cốt yếu của quản lý, năm 1993, trang 267:“Công tác tổ chức là việc gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc
giao phó mỗi nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó vàlà việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của tổ chức”.
Tổng hợp từ những khái niệm khác nhau về chức năng tổ chức, chúng ta có thểhiểu bản chất của chức năng tổ chức là thiết kế một cấu trúc tổ chức hiệu quả nhằmđảm bảo cho các hoạt động quản trị đạt được mục tiêu của nó.
Như vậy, có thể hiểu: Tổ chức là q trình xác định các cơng việc cần phải làmvà những người làm các cơngviệc đó, định rõ chức trách nhiệm vụ, quyền hạn của mỗibộ phận và cá nhân cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân này trong khitiến hành công việc, nhằm thiết lập một môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt đếnmục tiêu chung của tổ chức.
1.1.2 Khái niệm về cơ cấu tổ chức
Theo TS Đoàn Thị Hoàng Hà và TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền (2006) Giáo trìnhQuản trị học, NXB Tài Chính- Hà Nội: “ Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận (đơn
vị và cá nhân) có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau được chuyên môn hóa, cónhững nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp,những khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới nhữngmục tiêu đã xác định ”.
Theo PGS.TS Lê Văn Tâm, PGS.TS Ngơ Kim Thanh (2006) - Giáo trình Quản trịdoanh nghiệp- NXB Đại học Kinh tế quốc dân: “ Cơ cấu tổ chức là hệ thống các bộ
Trang 14giao trách nhiệm, quyền hạn và bố trí theo từng cấp nhằm thực hiện các chức năngquản trị doanh nghiệp”
Theo PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp (2006) - Quản trị học- NXB Thống kê: “ Cơcấu tổ chức là sự sắp xếp các bộ phận, các đơn vị trong tổ chức thành một thể thống
nhất, với quan hệ về nhiệm vụ và quyền hành rõ ràng nhằm tạo nên một môi trườngnội bộ thuận lợi cho sự làm việc của mỗi cá nhân, mỗi bộ phận hướng tới hoàn thànhmục tiêu chung của tổ chức”.
Từ những khái niệm khác nhau về cơ cấu tổ chức, có thể thấy rằng cơ cấu tổchức quản trị càng hoàn hảo càng tác động một cách hiệu quả đến sản xuất, kinhdoanh, dịch vụ làm gia tăng lợi nhuận Ngược lại, nếu cơ cấu tổ chức cồng kềnh, nhiềucấp, nhiều khâu, thiết kế công việc không tương quan quyền hành, sắp đặt nhân viênkhông đúng sẽ trở thành nhân tố kìm hãm sản xuất, kinh doanh, dịch vụ và giảm lợinhuận Mọi hoạt động quản trị có nhiều người tham gia đều cần có sự quản lý, và đểquản lý phải có tổ chức Q trình thiết kế và xây dựng tổ chức từ những bộ phận nhỏhơn là một hình thức thể hiện của qui luật khách quan về chun mơn hóa lao độngtrong quản trị Chính sự tồn tại của các bộ phận hoạt động tương đối độc lập và liênquan giữa chúng trong một tổ chức đã tạo nên cơ cấu của nó.
1.1.3 Khái niệm về phân quyền
Theo TS Đoàn Thị Hoàng Hà và TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền (2006) Giáo trìnhQuản trị học, NXB Tài Chính- Hà Nội: “ Phân quyền là xu hướng phân tán quyền ra
quyết định cho những cấp quản trị thấp hơn trong hệ thống thứ bậc Phân quyền là hiệntượng tất yếu khi tổ chức đạt tới quy mơ va trình độ phát triển nhất định cho một người(hay một cấp quản trị) không thể đảm đương được mọi công việc quản trị.
Theo PGS.TS Lê Văn Tâm, PGS.TS Ngô Kim Thanh (2006) - Giáo trình Quản trịdoanh nghiệp- NXB Đại học Kinh tế quốc dân: “ Phân quyền là xu hướng phân tán
quyền ra quyết định trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp Nó là một khía cạnh cơ sởcủa giao phó quyền hạn trong quản trị.
Theo PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp (2006) - Quản trị học- NXB Thống kê: “Phân quyền là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn cho những người (bộ
phận hay cá nhân) có trách nhiệm hồn thành nhiệm vụ đó.
Trang 15- Quyền hạn được hiểu là quyền được sử dụng các nguồn lực của tổ chức để thựchiện các nhiệm vụ
- Trách nhiệm được hiểu là nghĩa vụ phải hoàn thành nhiệm vụ và hoàn thành đúngvới yêu cầu của người giao
1.2 Phân tích nội dung nghiên cứu cơ cấu tổ chức và phân quyền trongdoanh nghiệp
1.2.1 Cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp
1.2.1.1 Nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức
Một cơ cấu tổ chức hợp lý phải đáp ứng một số ngun tắc sau:
Tính tương thích giữa hình thức và chức năng: Khi xây dựng một cơ cấu tổ
chức, thì các bộ phận, các đơn vị trong cơ cấu tổ chức phải được xây dựng nhằm thựchiện các chức năng riêng ‘‘ Hình thức phải đi sau chức năng ’’.
Tính thống nhất chỉ huy: Mỗi một cơ cấu tổ chức khi được xây dựng thì các
đợn vị, bộ phận được cấu thành đều có một quyền hạn và trách nhiệm nhất định Cácđơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo trực tiếp cho nhà quản trị của mình, đảm bảosự chỉ huy mang tính thống nhất trong tồn tổ chức, tránh tình trạng chồng chéo mâuthuẫn.
Tính cân đối: Một cơ cấu tổ chức hợp lý thể hiện ở sự cân đối giữa quyền hành
và trách nhiệm, cân đối về công việc giữa các đơn vị, cá nhân với nhau Sự cân đối tạora sự ổn định trong tổ chức.
Tính linh hoạt: Trong q trình kinh doanh, địi hỏi cơ cấu tổ chức khơng được
bảo thủ, trì trệ, quan liêu mà ln phải linh hoạt, thích ứng với những thay đổi haybiến động của các yếu tố tác động.
Tính hiệu quả: Cơ cấu tổ chức phải đạt hiệu quả cao nhất, tức là quá trình hoạt
động kinh doanh phải đạt kết quả cao nhất, dựa trên cơ sở chi phí thấp nhất Nguyêntắc này dựa vào tiêu chuẩn mối tương quan giữa chi phí bỏ ra và kết quả thu về.
Trang 16thuật trong quản lý, khơng chồng chéo, kết hợp nhóm chính thức và nhóm phi chínhthức, kế thừa.
1.2.1.2 Một số mơ hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp
Tuỳ theo đặc điểm, ưu nhược điểm và các điều kiện áp dụng mỗi doanh nghiệpcó thể lựa chọn được mơ hình tổ chức bộ máy quản trị thích hợp và đáp ứng được yêucầu của hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.
a) Cơ cấu tổ chức trực tuyến
Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức trực tuyến
* Đặc điểm: Đây là một trong những loại hình cơ cấu đầu tiên và là dạng của tổ
chức trong đó nhà quản trị - người chủ ra hầu hết các quyết định Nhà quản trị cốgắng giám sát mọi hoạt động trong tổ chức, việc hợp tác giữa các thành viên chủ yếulà phi chính thức dưới sự giám sát và chỉ đạo trực tiếp của nhà quản trị Là loại hình cơcấu gần như khơng có cơ cấu, trong đó rất ít các yếu tố được “mơ hình hóa “và “cơngthức hóa”.
* Ưu điểm: Bộ máy gọn nhẹ, nhanh chóng, linh hoạt, kiểm sốt và điều chỉnh dễ
dàng, chi phí quản lý thấp.
* Nhược điểm: Cơ cấu này do có mức chính thức hóa thấp nên các cá nhân không
Trang 17b) Cơ cấu tổ chức theo chức năng
Sơ đồ 1.2:Cơ cấu tổ chức theo chức năng
* Đặc điểm: Chia tổ chức thành các “tuyến” chức năng, mỗi tuyến là một bộ
phận hay đơn vị đảm nhận thực hiện một hay một số chức năng, nhiệm vụ nào đó củatổ chức.
* Ưu điểm: Cơ cấu tổ chức này thúc đẩy chun mơn hóa kỹ năng, tạo điều kiện
cho mỗi cá nhân phát huy đầy đủ năng lực, sở trường của mình, đồng thời có điều kiệnđể tích lũy kiến thức và kinh nghiệm cho bản thân Giảm bớt gánh nặng quản lý chongười lãnh đạo chung, những công việc quản lý được chun mơn hóa một cách sâusắc và thành thạo hơn Thu hút được chuyên gia vào công tác lãnh đạo Cơ cấu này sẽgiảm đi sự trùng lặp về nguồn lực và vấn đề phối hợp trong nội bộ lĩnh vực chuyênmôn Thúc đẩy việc đưa các giải pháp mang tính chun mơn và có chất lượng cao.
* Nhược điểm: Đối tượng quản lý phải chịu sự lãnh đạo của nhiều lãnh đạo khác
nhau, kiểu cơ cấu này làm suy yếu chế độ một thủ trưởng, dễ sinh ra tình trạng thiếutrách nhiệm rõ ràng, thiếu kỷ luật chặt chẽ Mỗi cấp dưới chịu sự chỉ đạo của nhiều cấptrên ,xảy ra mâu thuẫn giữa các cấp lãnh đạo Sự phối hợp hoạt động của người lãnhđạo chung với người lãnh đạo chức năng ngày càng khó khăn hơn khi các khối lượngcác vấn đề chuyên môn tăng lên Mơ hình này phù hợp với tổ chức doanh nghiệp cóquy mơ lớn, việc tổ chức phức tạp theo chức năng.
Trang 18c) Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp theo mặt hàng kinh doanh
Sơ đồ 1.3:Cơ cấu tổ chức theo mặt hàng, ngành hàng kinh doanh
* Đặc điểm : Đây là cơ cấu tiêu biểu cho loại hình cơ cấu tổ chức hiện đại, hướng
ngoại với những đặc điểm cơ bản là chia doanh nghiệp thành các “nhánh” mà mỗinhánh sẽ đảm nhận toàn bộ hoạt động kinh doanh theo một ngành hàng hay mặt hàngnhất định
* Ưu điểm: Cơ cấu tổ chức theo ngành hàng, mặt hàng kinh doanh có thể dễ dàng
đổi mới và thích ứng với sự thay đổi của môi trường Cơ cấu này tạo cho các giám đốcbộ phận có thể linh hoạt xử lý các tình huống kinh doanh Đảm bảo được sự phối kếthợp và liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận, các nhóm trong doanh nghiệp.
* Nhược điểm : Trong nhiều hoạt động hay cơng việc có thể trùng lặp trong các
bộ phận khác nhau, dẫn tới chi phí và giá thành tăng Không phát huy được đầy đủnăng lực sở trường của nhân viên, khó thu hút được chuyên gia giỏi.
d) Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp theo khu vực
Trang 19* Đặc điểm: Cơ cấu theo khu vực là một cơ chế phối hợp hữu hiệu để tập trung
các đơn vị khác nhau của cơng ty có sản phẩm và dịch vụ quan hệ với nhau Cơ cấunày phân chia doanh nghiệp thành các chi nhánh mà mỗi chi nhánh thực hiện hoạtđộng kinh doanh của doanh nghiệp theo từng khu vực đia lý Đứng đầu mỗi nhánh làgiám đốc khu vực (trưởng chi nhánh).
* Ưu điểm: Cơ cấu theo khu vực làm giảm bớt phạm vi công việc cần phải tiến
hành trực tiếp của cấp quản trị, giúp cho cấp này có thêm điều kiện để đầu tư hoạtđộng chiến lược, tiết kiệm được chi phí đi lại cho nhân viên bán hàng, tạo dựng đượccác điều kiện thuận lợi do môi trường địa lý tự nhiên tạo ra, nhất là tạo ra các yếu tốđầu vào với chi phí thấp và ít rủi ro.
* Nhược điểm : Do mỗi khu vực có một giám đốc nên sẽ cần nhiều nhà quản trị
tổng hợp Cơng việc cũng có thể trùng lặp ở các khu vực khác nhau, phân tán nguồnlực và khó khăn cho việc kiểm soát hơn.
e) Cơ cấu tổ chức theo định hướng khách hàng
Sơ đồ 1.5: Cơ cấu tổ chức theo định hướng khách hàng
* Đặc điểm: Cơ cấu tổ chức theo khách hàng chia tổ chức thành các nhánh mỗi
nhánh đảm nhận toàn bộ hoạt động kinh doanh nhằm phục vụ một đối tượng kháchhàng nào đó Mỗi đơn vị khách hàng tập trung vào việc thỏa mãn nhu cầu của từngnhóm khách hàng chuyên biệt.
* Ưu điểm: Lợi dụng được ưu điểm của hai mơ hình trực tuyến và chức năng, tạo
Trang 20sự thích nghi theo yêu cầu của khách hàng nhưng đồng thời vẫn tiết kiệm được chi phí.Nó phát huy được năng lực, chuyên môn của các bộ phận chức năng, đồng thời đảmbảo được quyền chỉ huy trực tiếp của lãnh đạo cấp cao của tổ chức.
* Nhược điểm : Cơ cấu phức tạp, nhiều vốn, cơ cấu này đòi hỏi người lãnh đạo tổ
chức phải thường xuyên giải quyết mâu thuẫn giữa các bộ phận trực tuyến với bộ phậnchức năng, cơ cấu này chậm đáp ứng với các tình huống đặc biệt và có thể làm giatăng phí gián tiếp.
f) Cơ cấu tổ chức ma trận
* Đặc điểm: Cấu trúc ma trận là sự kết hợp của cấu trúc tổ chức trên để tận dụng
các ưu điểm của mỗi loại và hạn chế tối đa những nhược điểm của chúng Cấu trúc matrận có hai hệ thống chỉ huy cặp đôi ( theo chức năng và theo sản phẩm hoặc theo khuvực địa lý, theo khách hàng) vì vậy tồn tại cùng lúc hai tuyến chỉ đạo trực tuyến.
Sơ đồ 1.7: Cơ cấu tổ chức ma trận
Trang 21* Ưu điểm: Cho phép tổ chức đạt được đồng thời nhiều mục đích, trách nhiệm
của từng bộ phận được phân định rõ, sự phối hợp các bộ phận cũng tốt hơn.Ngoài ra, cấu trúc ma trận còn rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho nhà quản trị.
* Nhược điểm : Do tồn tại song song 2 tuyến chỉ đạo trực tuyến nên dễ nảy sinh
mâu thuẫn trong việc thực hiện mệnh lệnh và có tranh chấp quyền lực giữa các bộphận.
1.2 2 Phân quyền trong doanh nghiệp
1.2.2.1 Nguyên tắc khi phân quyền
- Chức trách và quyền hạn rõ ràng: nhà quản trị khi giao chức trách quyền hạncho người dưới quyền mình, phải có quy định rõ ràng và được công bố công khai.
- Không giao quyền vượt cấp: nhà quản trị khi trao quyền, chỉ có thể trao chotừng cấp, khơng thể vượt cấp.
- Đảm bảo khống chế có kết quả: nhà quản trị thông qua việc định ra các tiêuchuẩn công tác, chế độ sát hạch, chế độ báo cáo và biện pháp giám sát, đôn đốc rõ ràngđể nắm được kết quả công việc của người dưới quyền - Ứng biến quyền hành: nhàquản trị khi giao quyền cho cấp dưới cần phải phù hợp với tính chất, quy mơ, phươngpháp kiểm soát của tổ chức cũng như khả năng của họ.
1.2.2.2 Yêu cầu khi phân quyền
- Rộng rãi với cấp dưới, sẵn sàng cho họ cơ hội để tự khẳng định mình Tuynhiên sự rộng rãi này khơng được làm mất sự uy nghiêm của nhà quản trị.
- Sẵn sàng giao cho nhà quản trị cấp dưới những quyền hạn nhất định, kể cảquyền ra những quyết định Phân phối quyền ra quyết định trong tổ chức để kiểm soátcác hoạt động tạo ra giá trị tốt nhất, gọi là phân công theo chiều dọc Quyết định phânbổ con người và nhiệm vụ cho các chức năng và bộ phận để tăng giá trị của họ, đó làcác lựa chọn phân công theo chiều ngang.
- Tin tưởng vào cấp dưới Cốt lõi của vấn đề phân quyền là "Cần phải tin vàonhân viên của mình" Người lãnh đạo doanh nghiệp cần phải trao quyền quyết địnhcho các cấp càng thấp càng tốt để phát huy tính tự chủ của họ tránh trường hợp traoquyền rồi, vẫn không yên tâm, luôn nghi ngờ cấp dưới, thường xuyên can thiệp, ngăncản việc thực thi, tự chủ của cấp dưới được trao quyền.
Trang 22các cấp Họ phải học cách tự mình gỡ rối và nếm trải cả thành cơng lẫn thất bại Và khiđó, nhà quản trị cần biết chấp nhận thất bại của người dưới quyền.
- Biết cách kiểm tra, theo dõi tình hình thực hiện nhiệm vụ của cấp dưới Cơ cấutổ chức gắn con người với nhiệm vụ, vai trò và chỉ rõ cách thức những con người nàykết hợp với nhau Tuy nhiên cơ cấu tổ chức khơng tự nó hàm chứa cơ chế động viêncon người Vì thế cần có kiểm sốt, mục đích là để cung cấp cho nhà quản trị một côngcụ để hướng nhân viên làm việc hướng đến mục tiêu của tổ chức, nhận rõ các phản hồigiúp tổ chức và các thành viên của nó thực hiện tốt.
1.2.2.3 Quá trình phân quyền
Bước 1: Xác định mục tiêu phân quyền
Các mục tiêu chính của phân quyền trong doanh nghiệp:
- Cho phép nhà quản trị cấp cao dành nhiều thời gian hơn cho các quyết địnhmang tính chiến lược Các nhà quản trị cấp cao giao quyền hạn cho nhà quản trị trunggian, và các nhà quản trị cơ sở, họ giảm được sự quá tải của thông tin, tập trung vàocác quyết định chiến lược, do đó nâng cao hơn hiệu quả các quyết định của họ.
- Tăng tính linh hoạt và thích ứng với các điều kiện địa phương của cơ cấu tổchức Phân quyền sẽ nâng cao trách nhiệm của nhà quản trị cấp thấp hơn, nhà quản trịkhu vực, cho họ được quyền quyết định một cách tức thời, nhanh chóng.
- Giảm chi phí quản lý Khi các nhà quản trị cấp thấp hơn được giao quyền ra cácquyết định quan trọng sẽ có ít nhà quản trị giám sát họ và nói với họ phải làm gì Ít nhàquản trị hơn kéo theo giảm chi phí quản lý Như vậy phân quyền giúp nhà quản trịgiảm nhẹ được công việc phải làm để tập trung vào những khâu then chốt, vừa kíchthích tính tự chủ, sáng tạo và tinh thần trách nhiệm cấp dưới qua đó hồn thành cơngviệc trong phạm vi chức trách tốt hơn.
Bước 2: Tiến hành giao nhiệm vụ
Nhà quản trị tiến hành phân quyền chính là trao quyền cho người khác để họ thaymình thực hiện (giải quyết) các nhiệm vụ Do vậy khi giao quyền phải gắn với tráchnhiệm và nghĩa vụ tương ứng.
Bước 3: Tiến hành giao quyền hạn cho người được giao nhiệm vụ
Trang 23Bước 4: Tiến hành kiểm tra theo dõi việc thưc hiện nhiệm vụ
Khi phân quyền cần tránh hai xu hướng: thứ nhất là tập trung quá nhiều vào cấptrên, dẫn đến mệt mỏi, công việc không chạy, hiệu quả thấp, và thứ hai là thiếu sựkiểm soát Nhà quản trị sẽ phải giám sát việc thực hiện nhiệm vụ của người được giaoquyền để đánh giá các hoạt động xem nó có được thực hiện một cách hiệu lực và hiệuquả hay khơng Nhờ đó thực hiện hành động sửa chữa để cải tiến sự thực hiện nếu nókhơng thực sự hữu hiệu
1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức và phân quyền trongdoanh nghiệp
1.3.1.Các nhân tố bên trong doanh nghiệp (nhân tố chủ quan)
1.3.1.1 Chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp
Chiến lược của doanh nghiệp có thực hiện thành công hay không phụ thuộc rấtlớn vào tính hữu hiệu của cơ cấu tổ doanh nghiệp Và khi chiến lược cơ bản của doanhnghiệp thay đổi theo thời gian hoạt động, cơ cấu tổ chức cũng phải thay đổi theo chophù hợp và đáp ứng được yêu cầu của chiến lược.
Mối quan hệ này là một vòng trịn khép kín, diễn biến khơng ngừng Khi mơitrường thay đổi, doanh nghiệp buộc phải thay đổi chiến lược của mình để thích nghi.Chiến lược chỉ có thể thực hiện thông qua cơ cấu tổ chức, mỗi loại chiến lược lại cầncó một cơ cấu tổ chức tương ứng Do đó, khi doanh nghiệp áp dụng một chiến lượcmới, các vấn đề mới về quản trị xuất hiện và cơ cẩu tổ chức cũ trở nên khơng cịn thíchhợp nữa Lúc này buộc lòng doanh nghiệp phải thay đổi cơ cấu tổ chức nếu không sẽ
làm cho hiệu quả hoạt động giảm sút Cơ cấu tổ chức mới hình thành sẽ là phương tiện
hữu hiệu để các nhà quản trị có thể phối hợp các hoạt động giữa những chức năng haycác bộ phận khác nhau nhằm khai thác đầy đủ các kỹ năng và năng lực của họ Và kéotheo đó phạm vi quyền hạn của các thành viên trong tổ chức cũng sẽ thay đổi để tươngthích với nhiệm vụ được giao phó.
1.3.1.2 Chức năng và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
Trang 24quyền hạn tương ứng để hoàn thành nhiệm vụ Cơ cấu tổ chức và phân quyền phải thểhiện được những sự khác nhau đó Một điều rõ ràng là một doanh nghiệp thương mạikhông thể giống một doanh nghiệp sản xuất hay doanh nghiệp dịch vụ về cơ cấu tổchức và phân quyền.
1.3.1.3 Công nghệ của doanh nghiệp
Công nghệ của doanh nghiệp địi hỏi hình thành tương ứng một phương thứcphân công nhiệm vụ, một phương thức kết hợp giữa các đơn vị thực hiện các nhiệmvụ Trong doanh nghiệp, công nghệ được sử dụng càng hiện đại bao nhiêu, thiết bịcàng có xu hướng tự động hóa cao sẽ dẫn đến cấu trúc tổ chức càng giản đơn, tầm hạncủa nhà quản trị cũng sẽ rộng hơn.
1.3.1.4 Quy mô của doanh nghiệp
Quy mô doanh nghiệp càng lớn, cấu trúc tổ chức càng phức tạp, bởi vì quy mơlớn địi hỏi tổ chức phải có nhiều cấp, nhiều bộ phận, đơn vị nên tạo ra nhiều mối quanhệ phức tạp trong tổ chức Và để có thể tập trung vào cơng tác chiến lược của cơng tyđịi hỏi nhà quản trị cấp cao lúc này phải tăng cường ủy nhiệm, ủy quyền cho nhà quảntrị cấp dưới Việc làm này vừa có thể giảm áp lực cho nhà quản trị cấp cao lại vừa pháthuy được tinh thần trách nhiệm của nhà quản trị cấp thấp hơn.
1.3.1.5 Con người và trang thiết bị
- Với đội ngũ quản trị viên có trình độ, kinh nghiệm và kiến thức thì trong cơ cấutổ chức có thể giảm bớt đầu mối, giảm bớt các mối liên hệ, các bộ phận quản trị vớinhau Với lực lượng lao động, nhân viên thừa hành có năng lực, có trình độ chunmơn, ý thức kỷ luật cao…làm tăng khả năng làm việc độc lập, giảm việc hướng dẫn vàkiểm sốt Từ đó làm tăng tầm hạn quản trị của nhà quản trị, làm cho tổ chức ít có tầngnấc trung gian.
Trang 251.3.2 Các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp (nhân tố khách quan)
1.3.2.1 Môi trường chung
Môi trường kinh tế: Tính khơng chắc chắn ẩn chứa trong các mối quan hệ
nhân quả trên trị trường, môi trường cạnh tranh năng động và nền kinh tế tồn cầu thayđổi nhanh chóng là nguyên nhân chủ yếu gây ra các khó khăn cho sự tương thích củacơ cấu tổ chức với mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp Điều này buộc doanhnghiệp khơng ngừng hồn thiện cơ cấu tổ chức của mình đồng thời tạo cho nó tính linhhoạt để thích nghi với hồn cảnh.
Mơi trường pháp luật: Sự hồn thiện hệ thống văn bản pháp luật sẽ tạo ra môi
trường pháp lý bình đẳng cho các doanh nghiệp hoạt động, đảm bảo cho sự bình đẳngtrước pháp luật cho mọi loại hình doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp phát triển, ổn địnhcơ cấu tổ chức Ngược lại, nếu hệ thống pháp luật thiếu hoàn thiện, thường xuyên thayđổi buộc doanh nghiệp phải có sự điều chỉnh theo để phù hợp với pháp quy.
Mơi trường chính trị- xã hội: Chính trị xã hội ổn định, khuyến khích hợp tác
phát triển, chính sách kinh tế, đầu tư thơng thống… tạo điều kiện thuận lợi cho cácdoanh nghiệp có thể đẩy mạnh sản xuất kinh doanh, mở rộng quy mơ, hình thành cơcấu tổ chức phù hợp để thúc đẩy sự phát triển.Và ngược lại khi mơi trường chính trị xãhội bất ổn, chứa đựng nhiều rủi ro hoạt động của doanh nghiệp bị giới hạn, quy mô bịco cụm lại.
Môi trường văn hóa: Văn hóa, lối sống, phong tục tập quán… sẽ tác động hình
thành nên văn hóa tiêu dùng của từng vùng, quốc gia và hình thành văn hóa từngdoanh nghiệp Văn hóa tiêu dùng ảnh hưởng tới khách hàng của doanh nghiệp buộc họphải thích ứng, bao gồm cả việc lựa chọn mơ hình tổ chức phù hợp với các đặc trưngriêng của các nhóm khách hàng tương ứng Và văn hóa doanh nghiệp tác động đếncách doanh nghiệp hoạt động, đến quan hệ, cách ứng xử với đối tượng bên ngồi, ảnhhưởng tới mơi trường nội bộ Từ đó tác động tới cơ cấu tổ chức và phân quyền củadoanh nghiệp
1.3.2.2 Môi trường đặc thù
Khách hàng: Là người quyết định đầu ra, nuôi sống doanh nghiệp Các yếu tố
Trang 26như với khách hàng của doanh nghiệp rất đa dạng thì nên chọn cơ cấu theo sản phẩm,nếu ổn định thì có thể chọn mơ hình chức năng…
Do vậy, cơ cấu tổ chức của cũng phải được thiết kế sao có thể hỗ trợ hữu hiệucho việc đáp ứng ngày càng cao như cầu của khách hàng.
Người cung ứng: Là nguồn cung cấp tài chính, lao động, hàng hóa, ngun vật
liệu, thơng tin… cho doanh nghiệp Các yếu tố như số lượng nhà cung ứng, chấtlượng, giá cả của họ sẽ quyết định tính thường xun, đều đặn của q trình kinhdoanh, chất lượng, giá cả, khả năng cạnh tranh của sản phẩm Do vậy, đó là cơ sở để racác quyết định quản trị bao gồm cả về cơ cấu tổ chức và phân quyền.
Đối thủ cạnh tranh: Là những doanh nghiệp thỏa mãn cùng một loại nhu cầu
của khách hàng, đó có thể là đối thủ trực tiếp hay gián tiếp, thực tế hay tiềm năng Áplực cạnh tranh ngày càng gia tăng, đòi hỏi các doanh nghiệp phải tập trung mọi cốgắng để đáp ứng một cách ngày càng đầy đủ và chính xác địi hỏi của khách hàng.Điều này dẫn đến các doanh nghiệp phải hình thành cho mình một cơ cấu tổ chức chophép khai thác lợi thế cạnh tranh hiện tại trong khi lại cho phép nó phát triển các lợithế mới.
Chính sách quản lý của Nhà nước về ngành, lĩnh vực kinh doanh của doanhnghiệp: Tùy theo mục tiêu phát triển từng thời kỳ, Nhà nước sẽ có những chính sách
tương ứng cho từng ngành nghề để vừa phát triển nền kinh tế một cách mạnh mẽ, bềnvững lại vừa hình thành cơ cấu kinh tế hợp lý, hài hịa Các chính quản lý của Nhànước có thể tác động tới doanh nghiệp như một sự hỗ trợ tích cực, tạo ra động lực chosự phát triển sản xuất kinh doanh từ đó ảnh hưởng tới chiến lược hay nhu cầu mở rộngquy mô hoạt động làm thay đổi cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp Và ngược lại.
Trang 27CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔCHỨC VÀ PHÂN QUYỀN TẠI CÔNG TY TNHH VĂN PHỊNG PHẨM
PHƯƠNG THÀNH
2.1 Khái qt về cơng ty TNHH Văn Phịng Phẩm Phương Thành
2.1.1 Giới thiệu chung về Cơng ty TNHH Văn Phịng Phẩm Phương Thành
Khái qt về cơng ty:
Tên doanh nghiệp:
- Tên chính thức: CƠNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN VĂN PHÒNGPHẨM PHƯƠNG THÀNH
- Tên rút gọn: Công Ty TNHH VPP Phương Thành
Trụ sở: Cụm Công Nghiệp, Đông Mẫu, Yên Đồng, Yên Lạc, Vĩnh Phúc Mã số thuế: 2500528585
Số đăng ký kinh doanh: 2500528585 Cấp ngày: 13/1/2015 Tại: Chi cục thuế huyện Yên Lạc
Đại diện pháp lý: Giám Đốc Nguyễn Hồng Phương Điện thoại: 02113706537
Email: phuongthanh 2015 @gmail.com
Lĩnh vực hoạt động kinh doanh: Kinh doanh văn phòng phẩm, đồ dùng học
sinh, đồ dùng khác cho gia đình.
Quá trình hình thành và phát triển của công ty:
Công ty TNHH VPP Phương Thành là một tập thể trẻ, năng động và đầy nhiệthuyết Từ ngày đầu thành lập công ty chỉ gồm 9 thành viên và cịn rất nhiều khó khăntrong việc xây dựng thương hiệu và uy tín Tuy nhiên, bằng những nỗ lực khơngngừng của ban lãnh đạo cũng như tồn thể nhân viên trong công ty Đến nay, công tyđã xây dựng được thương hiệu và linh hồn riêng cho mình cũng như nhận được sự tintưởng hợp tác rất lớn của nhiều doanh nghiệp lớn cùng ngành trong nước như Công tyCổ phần sản xuất VPP HAMATRA, Công ty TNHH HT&T Việt Nam (Tại TrườngChinh - Hà Nội), Công ty Giấy Hải Tiến, Công ty giấy Hồng Hà.
Ngành nghề kinh doanh chính: Kinh doanh thương mại
Trang 28- Các sản phẩm hàng hóa của cơng ty chủ yếu là các loại mặt hàng văn phòngphẩm như: các loại giấy viết, bút bi, bút chì thước kẻ, băng dính, túi đựng hồ sơ, xàphịng, kem đánh răng, nước xả vải,…và thiết bị văn phịng.
- Đối với cơng ty kinh doanh về văn phịng phẩm thì mặt hàng rất đa dạng vàcác sản phẩm của cơng ty thì đều thiết yếu với người tiêu dùng.
- Nhập và phân phối các loại mặt hàng trên.
2.1.2 Tình hình hoạt động kinh doanh của cơng ty TNHH Văn Phịng PhẩmPhương Thành trong 3 năm 2016, 2017 và 2018
Bảng 2.1: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2016-2018
(Đơn vị: Triệu đồng)Chỉ tiêuNămSo sánh2017/20162018/2017201620172018Số tiềnTỷlệ(%)Số tiềnTỷlệ(%)
Doanh thu thuần20.67428.788-8.11439-
-Giá vốn hàng bán19.82228.038-8.21641-
-Lãi gộp852750922-102-1217223
Chi phí tài chính11193,5873-15,5-82
Chi phí quản lý kinhdoanh
8158261.12811130237
Lợi nhuận trước thuế261926-7-27737
Thuế thu nhập doanhnghiệp
545-1-20125
Lợi nhuận sau thuế211521-6-29640
(Nguồn: Phịng kế tốn- tài vụ)
Trang 29huyết và có trình độ Đồng thời, một phần là nhờ vào sự giúp đỡ tạo điều kiện của cáccơ quan ban ngành trên địa bàn hoạt động của công ty.
Giai đoạn này, Cơng ty Phương Thành có sự quản lý chi phí kinh doanh khơngtốt lắm, cụ thể năm 2016, chi phí chỉ tăng 1%, nhưng đến năm 2017, chi phí tăng 37%.Mức tăng của chi phí nhỏ hơn rất nhiều so với mức tăng của doanh thu Điều này chothấy công ty biết chớp lấy thời cơ để tăng doanh thu và tận dụng nguồn nhân lực đểtiết kiệm chi phí một cách tối đa Lợi nhuận sau thuế của cơng ty có những chuyểnbiến, năm 2017 giảm tuy nhiên năm 2018 lại tăng đến 40% trong khi chi phí quản lýtăng mạnh cho thấy cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp cịn gặp khó khăn.
Do đây là thời kỳ đầu, công ty mới thành lập nên cơ cấu tổ chức và hoạt độngphân quyền chưa ổn định Công ty phải tiến hành tổ chức lại bộ máy của mình, tiếnhành bổ nhiệm, điều chuyển cán bộ giữa các đơn vị, tuyển dụng và đào tạo bổ sungnhân lực và các vị trí cịn thiếu… Điều này làm gia tăng đáng kể nguồn chi phí quản lýdoanh nghiệp Từ đó, cho ta thấy năm 2018/2017 tốc độ tăng của chi phí quản lýdoanh nghiệp nhanh hơn tốc độ tăng của lợi nhuận sau thuế Điều này chứng tỏ rằngcơ cấu tổ chức của doanh nghiệp còn nhiều bất cập Cơng ty cần phải hồn thiện để cómột bộ máy quản lý chuyên tinh, gọn nhẹ và đảm bảo hoạt động có hiệu quả.
2.2 Thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH VPPPhương Thành
2.2.1 Thực trạng cơ cấu tổ chức tại cơng ty
2.2.1.1 Mơ hình cơ cấu tổ chức của công ty
Trang 30Giám Đốc
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của cơng ty
( Nguồn: Phịng kế tốn – tài vụ )
Chức năng và nhiệm vụ các đơn vị phòng ban trong Công ty :
Giám đốc: Là người đại diện theo phát luật của công ty, là người chịu trách
nhiệm về kết quả sản xuất kinh doanh và làm tròn nghĩa vụ đối với nhà nước theo quyđịnh hiện hành Giám đốc điều hành mọi hoạt động kinh doanh theo chế độ một thủtrưởng, có quyền quyết định cơ cấu tổ chức Đưa ra các quy chế hoạt động, quy chếquản lý tài chính, chi tiêu nội bộ của Công ty Quyết định bổ nhiệm, bãi miễn, khenthưởng đối với cán bộ cơng nhân viên dưới quyền.
Phịng hành chính - nhân sự: Thực hiện các cơng tác tuyển dụng, quản lý hồ
sơ, sơ yếu lý lịch, đào tạo và tái đào tạo nhân sự, xây dựng các chính sách đãi ngộ chonhân viên trong cơng ty Phân tích, đánh giá chất lượng của tồn bộ nhân viên trongcơng ty tham mưu cho giám đốc điều động, tiếp nhận, sắp xếp cán bộ công nhân viêntrong công ty phù hợp với nhu cầu và nhiệm vụ kinh doanh.
Phòng kế toán- tài vụ: Quản lý, huy động và sử dụng các nguồn vốn của cơng ty
sao cho đúng mục đích, hiệu quả nhất Phịng kế tốn có nhiệm vụ ghi chép các nghiệpvụ tài chính phát sinh trong q trình hoạt động của công ty, xác định kết quả kinh
Trang 31doanh, lập các báo cáo tài chính theo quy định Đơn đốc chỉ đạo, hướng dẫn việc thựchiện kế hoạch, hỗ trợ giám đốc nghiên cứu và quản lý các hoạt động của tồn cơng ty,thực hiện thanh toán tiền lương và các chế độ khác cho cán bộ nhân viên.
Ban bảo vệ, quản lý kho: Có chức năng bảo vệ hoạt động sản xuất, phịng chống
cháy nổ, kết hợp với đội dân phòng địa phương tham gia phòng chống tệ nạn xã hội,bảo vệ và giám sát kho hàng của công ty và tài sản của khách hàng,
Phòng kế hoạch – kinh doanh: Lập các kế hoạch kinh doanh, phân tích thị
trường tìm kiếm khách hàng và triển khai thực hiện chúng một cách hiệu quả.
+ Bộ phận bán hàng: Có chức năng thu thập về hàng hóa, lấy hàng và giao hàng.
Ngồi ra cịn thu thập các thơng tin về sản phẩm và bán các sản phẩm ra thị trường, lậpkế hoạch để nâng cao hiệu quả bán hàng.
+ Bộ phận marketing: Nghiên cứu thị trường người tiêu dùng, đối thủ cạnh tranh,
nhà cung cấp, triển khai bán hàng để đạt được doanh thu theo mục tiêu đã đưa ra, tổchức các hoạt động xúc tiến, quảng cáo… tham mưu các ý kiến có liên quan đến hoạtđộng kinh doanh của công ty.
Đặc điểm:
Theo kết quả điều tra phỏng vấn thì mơ hình cơ cấu tổ chức của Cơng ty TNHHVPP Phương Thành là mơ hình tổ chức chức năng Các phịng ban của cơng ty đượcxây dựng khá đầy đủ và chun mơn hóa các chức năng Tuy nhiên, giữa các phịngban chưa có sự liên kết và phối hợp chặt chẽ, mỗi phòng ban chỉ chú trọng giải quyếtnhiệm vụ của mình mà chưa để ý tới mục tiêu chung của công ty.
Ưu điểm:
Tập trung quyền lực và quyền ra quyết định vào giám đốc, trách nhiệm vàquyền hạn của giám đốc là cao nhất, do đó có thể đưa ra quyết định nhanh chóng vàkịp thời.
Phát huy được năng lực chun mơn của các phòng ban cũng như sự chủ độngtác nghiệp của các đơn vị trực thuộc trong công ty, tạo điều kiện cho các cán bộ côngnhân viên trong công ty phát huy hết năng lực cũng như sự sáng tạo trong công việc.
Nhược điểm:
Trang 32giá trị khác nhau nên sẽ tạo ra khó khăn cho việc hợp tác và thơng tin giữa các phịngban với nhau.
Nhiệm vụ và quyền hạn của các phòng ban và cán bộ nhân viên trong công tychưa rõ ràng, việc đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cho nhân viênchưa tốt.
Cơng ty chưa có chính sách khích lệ, động viên xứng đáng với người lao độngkhiến người lao động không phát huy hết khả năng của mình.
Cơ cấu tổ chức chưa linh hoạt, chưa thực sự phù hợp với thay đổi của môitrường bên ngồi.
Q trình truyền đạt thơng tin của cơng ty được thực hiện thông qua điệnthoại, email rất nhiều Việc hai bên giao tiếp phải nhắc đi nhắc lại thơng tin là điềukhơng tránh khỏi làm cho q trình truyền đạt thông tin không được hiệu quả.
2.2.1.2 Số lượng, chất lượng lao động của công ty
Số lượng và chất lượng lao động của Công ty Phương Thành trong 03 năm gầnnhất, từ năm 2016 đến năm 2018 được thể hiện như trong Bảng 2.2 và Bảng 2.3.
Bảng 2.2: Biến động về số lượng và chất lượng lao động tại Cơng ty PhươngThành giai đoạn 2016- 2018
(Đơn vị: Người)
Trình độ lao độngNăm 2016Năm 2017Năm 2018
SốlượngTỷlệ(%)SốlượngTỷlệ(%)SốlượngTỷlệ(%)Trên đại học 0 0 1 3 1 3Đại học 10 45 16 52 19 54Cao đẳng 7 32 10 32 11 31THPT 5 23 4 13 4 12Tổng số 22 100 31 100 35 100(Nguồn: Phịng hành chính – nhân sự)
Trang 33cho thấy hơn 80% khách hàng của công ty nhận xét họ hài lòng với thái độ và kết quảlàm việc của nhân viên công ty Tuy nhiên, quy mô lao động trong công ty là nhỏ, sốlượng nhân viên các phịng ban khơng nhiều và cịn thiếu Để nâng cao hiệu quả hoạtđộng của công ty cần tăng tuyển dụng nhân viên có trình độ, kinh nghiệm để có thểnâng cao hiệu quả kinh doanh cho công ty.
Bảng 2.3: Phân loại lao động của cơng ty theo từng phịng ban
(Đơn vị: Người)Trình độPhịngTrên ĐạihọcĐại họcCaođẳngTrungcấpGiám đốc 1 0 0 0
Phòng kế hoạch - kinh doanh 0 11 5 2
Phòng hành chính - nhân sự 0 4 2 0
Ban bảo vệ, quản lý kho 0 2 3 2
Phịng kế tốn - tài vụ 0 2 2 0
Tổng 1 19 11 4
(Nguồn: phịng hành chính - nhân sự)
Qua bảng thống kê cho thấy cơ cấu tổ chức của công ty hiện nay khá hợp lý Tuynhiên việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban chưa thực sự rõ ràng vàhiệu quả Trong đó việc sắp xếp nhân lực trong các phòng ban chưa được hữu hiệu, sốlượng và chất lượng nhân lực chưa hợp lý (một số phòng ban thì thừa nhân sự cịn mộtvài phịng thì lại thiếu).
Cơng ty cần phải quan tâm tới trình độ, độ tuổi, giới tính và thâm niên cơng táccủa cán bộ nhân viên bởi vì những yếu tố này có ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả laođộng của người lao động Để có thể từ đó sắp xếp và bố trí nhân sự một cách hợp lýnhằm giảm chi phí quản lý và nâng cao hiệu quả của cơ cấu tổ chức.
Trang 342.2.2.1 Các nguyên tắc phân quyền tại cơng ty
Người có quyền hành và chịu trách nhiệm cao nhất trong Công ty TNHH VPPPPhương Thành là Giám đốc Nguyễn Hồng Phương Giám đốc trực tiếp điều hành mọicông việc và chịu trách nhiệm trước pháp luật về kết quả hoạt động kinh doanh củacông ty.
- Sự phân quyền tại công ty Phương Thành chưa rõ ràng, quyền hành vẫn tập
trung lớn vào cấp trên, mức độ phân quyền cho cấp dưới còn hạn chế và chưa xác địnhrõ mối quan hệ quyền hạn và trách nhiệm Việc quản lý mang tính tập quyền, mọi việcquyết định đều tập trung vào cấp quản lý cao nhất, giảm tính sáng tạo, chủ động trongsản xuất kinh doanh của các đơn vị phòng ban Các nhà quản lý cấp thấp chỉ đượcquyền quyết định những việc nhỏ, chưa phát huy được tính sáng tạo, tính chịu tráchnhiệm của họ.
- Các phòng ban xây dựng các kế hoạch triển khai nhiệm vụ đã được phân công.Các phịng ban báo cáo tình hình hoạt động lên ban giám đốc định kỳ hay đột xuất khicó yêu cầu Các bộ phận cùng báo cáo các hoạt động lên các phòng ban chức năng đểcác phòng này tổng hợp báo cáo lên ban giám đốc.
- Việc báo cáo của các phịng ban lên giám đốc cơng ty cịn chưa được tốt, dothiếu sự thống nhất trong quy định chế độ báo cáo, nội dung báo cáo, biểu mẫu báocáo Việc thơng tin cho các phịng ban các quyết định của giám đốc cũng gặp nhiềukhó khăn do kênh thơng tin trong công ty chưa được xây dựng tốt.
- Sự phối hợp giữa các phịng ban chưa có sự ăn khớp, đồng bộ, hài hồ Vì thếđó xảy ra một số sự chồng chéo, thậm chí trái ngược nhau giữa các chỉ thị hướng dẫn.Thời gian xử lý các thông tin thường chậm, chưa phát huy được tính năng động sángtạo của các phòng ban.
2.2.2.2 Các yêu cầu phân quyền tại công ty
Trang 35- Bên cạnh vấn đề trong phân quyền với khối phòng ban của cơng ty hiện nayvẫn chưa có được sự quản lý tập trung để thống nhất cả về hình thức và nội dung.Giám đốc là người quản lý mảng hoạt động kinh doanh kiêm nhiệm phịng tài chính kếtốn và hành chính nhân sự Do đó khơng có sự phân quyền một cách hợp lý nênquyền lực tập trung lớn vào giám đốc tạo ra vừa tạo ra sự quá tải cho nhà quản trị cấpcao, lại vừa không phát huy được tinh thần trách nhiệm của cấp quản trị trung gian.
- Thêm một chú ý là hệ thống các tiêu chuẩn công việc, chế độ sát hạch, báo cáocủa công ty hiện nay còn chưa đầy đủ và thiếu rõ ràng dẫn đến việc không xác định rõquan hệ về quyền lợi và trách nhiệm, khó khăn cho việc kiểm sốt và đánh giá mức độhồn thành nhiệm vụ của các đơn vị, bộ phận, cá nhân trong công ty.
2.2.2.3 Q trình phân quyền tại cơng ty
Q trình phân quyền của Công ty TNHH VPP Phương Thành cũng tiến hànhtheo quy trình phân quyền chung Tuy nhiên, cơng ty tiến hành quá trình phân quyềnchưa được khoa học, sự tương thích giữa chức năng, nhiệm vụ với quyền hạn chưacao.
Bước 1: Xác định mục tiêu phân quyền
Việc phân quyền tại công ty TNHH VPP Phương Thành giảm được nhiều sự quátải trong việc truyền đạt thông tin và tiết kiệm được rất nhiều thời gian, chi phí Từ đó,nâng cao chất lượng công việc và hiệu quả kinh doanh của công ty.
Bước 2: Tiến hành giao nhiệm vụ
Ở Công ty TNHH VPP Phương Thành ta đã thấy giám đốc trao cho các trưởngphòng quyền quản lý các nhân viên và tồn quyền giải quyết các nhiệm vụ trongphịng của mình Cũng như các trưởng phòng lại trao quyền cho nhân viên của mìnhtiến hành giải quyết các nhiệm vụ Tuy nhiên, cùng với việc được trao quyền các thànhviên cũng phải có trách nhiệm và nghĩa vụ tương ứng.
Bước 3: Tiến hành trao quyền hạn cho người được giao nhiệm vụ
Bất kỳ nhà quản trị nào trong công ty cũng có quyền hạn nhất định và chỉ đượcsử dụng quyền hạn trong phạm vi chức trách của mình Tuy nhiên, việc quán triệt vấnđề quyền hạn này chưa thực sự triệt để nên tại Công ty TNHH VPP Phương Thành đơikhi vẫn xảy ra tình trạng lạm quyền.
Trang 36Giám đốc công ty cùng các quản lý giám sát, theo dõi quá trình thực hiện nhiệmvụ của các nhân viên của mình rất sát sao Khi thấy nhân viên của mình làm việckhơng hiệu quả họ sẽ thực hiện hành động sửa chữa ngay để tránh lãng phí.
2.3 Kết luận chung về thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại cơngty TNHH Văn Phịng Phẩm Phương Thành
2.3.1 Những thành công
Trải qua gần 5 năm tồn tại và phát triển, về cơ bản cơ cấu tổ chức và phân quyềncủa Công ty TNHH VPP Phương Thành đã đáp ứng được khá tốt một số nguyên tắctrong thiết kế cơ cấu tổ chức và yêu cầu quản lý cũng như nhiệm vụ của hoạt động sảnxuất kinh doanh, cụ thể như sau:
- Thứ nhất, hình thành hệ thống các phòng ban chức năng tương đối đầy đủ Về
cơ bản, Công ty đã xây dựng được một cơ cấu tổ chức hiện tại vừa gọn nhẹ vừa kháđầy đủ và rõ ràng về mặt chức năng, tạo thuận lợi cho việc kiểm soát, tuyển dụng, đàotạo nhân viên.
- Thứ hai, không giao quyền vượt cấp, cơ bản xác lập được mối quan hệ báo cáo
giữa những con người, nhiệm vụ và chức năng ở tất cả các cấp.
Mỗi thành viên trong cơng ty, tương ứng với vị trí của mình trong cơ cấu tổ chứcđược giao quyền hạn nhất định Quyền hành được giao cho từng cấp, từ Giám đốc tớicác trưởng phòng rồi tới các nhân viên trong từng bộ phận Điều này thể hiện trongcông ty không giao quyền vượt cấp, cơ bản xác lập được mối quan hệ về chức năng,nhiệm vụ và quyền hạn của các thành viên trong công ty Trước thách thức của thịtrường cạnh tranh gay gắt, các nhà lãnh đạo, cán bộ, nhân viên của công ty đã hết sứcnỗ lực, sáng tạo và đứng vững trên thị trường Đi cùng với nó, cơ cấu tổ chức và phânquyền của cơng ty cũng khơng ngừng thay đổi, hồn thiện để tạo điều kiện thuận lợicho quá trình thực hiện các chiến lược, hoàn thành nhiệm vụ, đạt được mục tiêu củacông ty trong từng thời kỳ.
2.3.2 Những tồn tại và nguyên nhân tồn tại
2.3.2.1 Những tồn tại
Trang 37- Thứ nhất, cơ cấu tổ chức đơn giản gọn nhẹ góp phần tiết kiệm chi phí, tuy
nhiên trong thời điểm hiện nay, các nhân tố môi trường thay đổi (cường độ cạnh tranhngày càng tăng) thì cơ cấu tổ chức hiện tại của công ty không đáp ứng được nhu cầuphát triển, cụ thể với cơ cấu tổ chức hiện tại thì cơng ty: Phịng kinh doanh hiện tạiphải kiêm nhiệm nhiều cơng việc ngồi chun mơn Do đó, sẽ làm ảnh hưởng khơngnhững đến chính những cơng việc chun mơn của phịng kinh doanh mà cịn làm ảnhhưởng đến những chất lượng, hiệu quả cơng việc khác trong tổ chức Điển hình làphịng kinh doanh xuất nhập hàng phải vừa đảm nhiệm lĩnh vực kinh doanh trong thịtrường và cả cơng việc của phịng marketing, nên dẫn đến mức quá tải Sự phân chiaquyền lợi trong công ty chưa rõ ràng, chưa xác định rõ quyền lợi và trách nhiệm, dẫntới sự đãi ngộ còn chưa hợp lý.
- Thứ hai, sự phối hợp giữa các phịng ban cịn thấp Tuy cơ cấu của Cơng ty
tương đối đơn giản, số cấp trung gian ít song do gặp vấn đề ở cơ chế phối hợp nênmức độ truyền thơng trong cơng ty thấp, tính linh hoạt khơng cao Cơ cấu tổ chức chưagắn con người với nhiệm vụ, vai trò, chưa chỉ rõ cách thức các bộ phận, cá nhân kếthợp với nhau.
- Thứ ba, các chính sách, thủ tục đã được xây dựng cơ bản nhưng còn chưa đầy
đủ, chưa bám sát được yêu cầu hoạt động quản lý và kinh doanh Mặt khác, tất cả cácchính sách, thủ tục này đều chưa được in thành văn bản và lưu hành (niêm yết) rộngrãi ở công ty để mọi người biết và thực hiện Hầu hết các chính sách, thủ tục này được“truyền miệng” từ thế hệ nhân viên này đến thế hệ nhân viên khác.
- Thứ tư, Sự phân cơng nhiệm vụ giữa các phịng ban chưa được rõ ràng, cơng
việc vẫn có sự chồng chéo Cơng việc chăm sóc khách hàng do cả phịng kinh doanhvà phịng hành chính nhân sự đảm nhiệm Mặt khác, quyền hành trong công ty tậptrung lớn vào giám đốc, mức độ phân quyền cho cấp dưới còn hạn chế Điều này dẫnđến việc giám đốc ôm đồm quá nhiều việc, xử lý cả việc của các phòng ban trong khinhững việc này trưởng phòng cũng tiến hành thực hiện gây ra sự chồng chéo côngviệc, đã không tạo ra hiệu quả lại gây lãng phí.
- Thứ năm, các phòng ban tuy đã được trang bị các thiết bị cơng nghệ thơng tin
Trang 38cịn theo cơ chế người nhà, nên chưa đảm bảo chất lượng, trình độ cơng tác, vì vậycơng ty cịn mất thêm khoản chi phí đào tạo lại cho họ.
2.3.2.2 Nguyên nhân tồn tại
Những hạn chế, tồn tại trong cơ cấu tổ chức được nêu ra trên đây xuất phát từnhiều nguyên nhân khác nhau, cụ thể là:
- Thứ nhất, do Công ty chưa chú trọng trọng trong việc xây dựng cơ chế kiểm
sốt cơng việc, chưa hồn thiện cơ chế kiểm sốt, hệ thống đánh giá, các chính sách,thủ tục
- Thứ hai, mặt trái của việc chun mơn hố cao dẫn đến sự phụ thuộc cao giữa
các phòng ban mà trong Cơng ty các phịng ban lại chưa có được phối hợp ăn ý, nênhiệu quả công việc không cao.
- Thứ ba, một số bộ phận, cá nhân trong cơng ty cịn muốn tạo lập và duy trì
quyền lực riêng, dẫn đến sự trì trệ khơng đáng có trong việc giải quyết công việc.
- Thứ tư, do ban lãnh đạo vẫn còn e ngại trong việc giao quyền hạn cho cấp dưới,
dẫn đến Giám đốc ln trong tình trạng quá tải, ôm đồm nhiều công việc Điều này đãlàm ảnh hưởng không nhỏ tới chất lượng của hoạch định chiến lược.
- Thứ năm, cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty TNHH VPP Phương
Trang 39CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆNCƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN TẠI CÔNG TY TNHH VPP PHƯƠNG
THÀNH
3.1 Phương hướng hoạt động của công ty TNHH VPP Phương Thànhtrong thời gian tới
3.1.1 Mục tiêu hoạt động của công ty
3.1.1.1 Mục tiêu dài hạn
Trở thành một trong những công ty kinh doanh, phân phối văn phòng phẩm và đồdùng gia đình lớn trên khắp đất nước Việt Nam Cơng ty TNHH VPP Phương Thànhnỗ lực để trở thành tập đoàn kinh tế lớn mạnh, uy tín, có tốc độ tăng trưởng nhanh vàcó tính cạnh tranh cao sánh vai với các tập đoàn kinh tế hùng mạnh trong nước và trênthế giới Không ngừng xây dựng và phát triển thương hiệu và uy tín của cơng ty trênthị trường Cung cấp sản phẩm văn phòng phẩm và đồ dùng gia đình nhằm đáp ứngnhu cầu của khách hàng về hiện đại hóa cơng tác giao dục, văn phịng Đảm bảo sảnphẩm hàng hóa chất lượng, an tồn tuyệt đối khi sử dụng cho người lao động, gia tănglợi ích cho người tiêu dùng.
3.1.1.2 Mục tiêu ngắn hạn
- Tăng cường công tác hạch tốn các khoản chi phí: chi phí bán hàng và chi phíquản lý doanh nghiệp, đảm bảo hoạt động kinh doanh của cơng ty có hiệu quả và tíchluỹ vốn để phát triển.
- Phân cấp và giao quyền chủ động cho các đơn vị trực thuộc trong quá trình hoạtđộng kinh doanh, gắn trách nhiệm và quyền lợi đối với cán bộ quản lý.
- Xây dựng và phát triển nguồn lực con người của công ty mạnh về mọi mặt đủvề chất lượng và số lượng, có năng lực quản lý và ứng dụng công nghệ mới.
- Mục tiêu về doanh thu và lợi nhuận sau thuế của công ty năm 2022 lần lượt là:100 tỷ đồng và 300 triệu đồng.
3.1.2 Phương hướng hoạt động của công ty trong tương lai
Trang 40trì và phát triển ngành nghề chính là kinh doanh phân phối văn phịng phẩm và đồdùng gia đình.
- Tạo được uy tín và tên tuổi của công ty trong lĩnh vực kinh doanh văn phòngphẩm.
- Mở rộng thị trường ra khắp cả nước và nước ngồi.
- Đầu tư thiết bị cơng nghệ hiện đại tiên tiến nhất để tăng năng lực chất lượngdịch vụ của công ty và khả năng cạnh tranh trên thị trường.
- Tập trung vào cơng tác hồn thiện cơ cấu tổ chức quản lý và phân quyền theođịnh hướng xác định rõ chức năng, nhiệm vụ và đề cao trách nhiệm quyền hạn củanhân viên, quy định các chính sách khen thưởng, bổ nhiệm và kỷ luật.
- Không ngừng nâng cao năng suất lao động, đời sống vật chất, tinh thần chongười lao động, góp phần vào sự phát triển của công ty.
3.2 Quan điểm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Cơng ty TNHHVPP Phương Thành
- Hồn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của cơng ty để có một bộ máy gọnnhẹ, khơng cồng kềnh, phải thích ứng với bất kỳ tình huống nào có thể xảy ra chocơng ty, làm cho những quyết định được thực hiện nhanh chóng, đảm bảo chức năngnhiệm vụ có hiệu quả cao.
- Cơ cấu tổ chức đầy đủ thích ứng với từng nhiệm vụ cụ thể, tránh sự chồng chéovà bỏ sót nhiệm vụ.
- Chức năng và nhiệm vụ của từng cán bộ nhân viên phải được xác định rõ ràng,tránh được những khâu trung gian, những việc thừa Phân công công việc nhằm khaithác tốt hơn trình độ của cán bộ nhân viên, đánh giá đúng đắn và công bằng sự đónggóp cũng như khả năng trình độ của họ Do vậy, quan điểm của công ty là xây dựngđược một đội ngũ quản lý phải thực sự có tài, có trình độ chun mơn, có khả năng rútkinh nghiệm về thực tiễn quản lý và quan trọng là khả năng quản trị cấp dưới củamình.