Bảng tính điện tử

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHIỆP NAM ĐỊNH GIÁO TRÌNH GIÁO TRÌNH: BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ NGÀNH/CHUN NGÀNH : TIN HỌC VĂN PHÒNG (Lưu hành nội bộ) Dùng cho đào tạo: Hệ trung cấp chuyên nghiệp NAM ĐỊNH 2021 BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHIỆP NAM ĐỊNH GIÁO TRÌNH GIÁO TRÌNH: BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ NGÀNH/CHUYÊN NGÀNH : TIN HỌC VĂN PHÒNG (Lưu hành nội bộ) CHỦ BIÊN : NGUYỄN THỊ KHUY NAM ĐỊNH 2021 MỤC LỤC Bài 1: Tổng quan Microsoft Excel 1.1 Giới thiệu Microsoft Excel 1.2 Khởi động khỏi Excel 1.3 Màn hình giao diện Excel 1.4 Các thao tác với worksheet 1.5 Các thao tác với workbook 11 1.6 Nhập liệu 12 Bài 2: Xử lý liệu 14 2.1 Các kiểu liệu Excel 14 2.2 Địa loại địa 15 2.3 Xử lý ô, cột, hàng 16 2.4 Các thao tác với liệu ô 17 2.5 Định dạng liệu 17 2.6 Định dạng bảng 19 Bài 3: Các hàm Excel 21 3.1 Cách sử dụng hàm Excel 21 3.2 Các hàm 22 Bài 4: Bảo mật in ấn 30 4.1 Bảo mật liệu 30 4.1.1 Bảo vệ ơ, bảng tính tài liệu 30 4.1.2 Đặt mật mở, sửa đổi tài liệu 30 4.2 In 32 4.2.1 Định dạng trang in (Page Setup) 32 4.2.2 Thiết lập thông số in ấn (Printer) 33 Bài tập thực hành 35 Tài liệu tham khảo 36 DANH MỤC CÁC BẢNG, HÌNH VẼ, ĐỒ THỊ, SƠ ĐỒ TT Tên bảng, hình vẽ, đồ thị, sơ đồ Hình 1.1: Hình 1.1 Giao diện Microsoft Excel 2007 Hình 1.2: Điểm Microsoft Excel 2007 Hình 1.3 Giao diện hàm Microsoft Excel 2007 Hình 1.4 Cửa sổ Open Microsoft Excel 2007 Hình 1.5 Cửa sổ Save As Microsoft Excel 2007 Hình 1.6 Hộp thoại xếp Hình 2.1 Ví dụ nhập liệu Hình 2.2 Hơp thoại Format CelL Hình 2.3 Hơp thoại Unikey Hình 2.4 Thanh cơng cụ Ribbon Hình 2.5 Hơp thoại Font Hình 2.6 Hơp thoại Number Hình 2.7 Hơp thoại Border Ribbon Hình 2.8 Hơp thoại Border Hình 3.1 Ví dụ dùng hàm Hình 3.2 Hộp thoại Insert Function Hình 3.3 Sử dụng Function Hình 3.4 Ví dụ dùng hàm SUM Hình 3.5 Ví dụ dùng hàm SUMIF Hình 3.6 Ví dụ dùng hàm COUNT Trang - DANH MỤC CÁC BẢNG, HÌNH VẼ, ĐỒ THỊ, SƠ ĐỒ TT Tên bảng, hình vẽ, đồ thị, sơ đồ Hình 3.7 Ví dụ dùng hàm COUNTIF Hình 3.8 Ví dụ dùng hàm INT Hình 3.9 Ví dụ dùng hàm MOD Hình 3.10 Ví dụ dùng hàm ROUND Hình 3.11 Ví dụ dùng hàm MAX Hình 3.12 Ví dụ dùng hàm MIN Hình 3.13 Ví dụ dùng hàm AVERAGE Hình 3.14 Ví dụ dùng hàm COUNTA Hình 3.15 Ví dụ dùng hàm YEAR Hình 3.16 Ví dụ dùng hàm IF Hình 3.17 Ví dụ dùng hàm IF ghép Hình 3.18 Ví dụ dùng hàm AND Hình 3.19 Ví dụ dùng hàm OR Hình 3.20 Ví dụ dùng hàm NOT Hình 4.1 Giao diện vào đặt mật Hình 4.2 Giao diện nhập mật Hình 4.3 Giao diện thiết lập mật khơng cho chỉnh Hình 4.4 Giao diện nhập mật Hình 4.5 Thiết lập giấy Hình 4.6 Thiết lập tiêu đề đầu- tiêu đề cuối Hình 4.7 Thiết lập số trang Excel Hình 4.8 Thiết lập chế độ in ấn Trang Bài 1: Tổng quan Microsoft Excel 1.1 Giới thiệu Microsoft Excel Excel chương trình nằm Office 2007, có nhiều tính đặc biệt có Microsoft Office 2007 Chính thức mắt người dùng Việt Nam từ tháng 3/2007, đến sản phẩm Microsoft Office 2007 (hay gọi Office 12) chiếm cảm tình người sử dụng thơng qua giao diện đồ họa ấn tượng hàng loạt chức ưu việt chưa có phiên trước Đáng kể phải nói đến giao diện đồ họa Excel 2007, toàn hệ thống menu cũ thay khái niệm Ribbon, Office Button, menu thông minh xuất cần thiết Điều giúp bạn thao tác nhanh chóng thay phải lặn lội vào nhiều cấp menu trước Bạn cần bỏ 15 phút để xem “Giao diện Excel 2007” thưởng thức Excel 2007 Các chức định dạng tài liệu, công cụ xử lý hình ảnh, đồ thị, smartart cải tiến đáng kể giúp cho người dùng thao tác nhanh tạo văn với hiệu ứng chuyên nghiệp mà khơng cần phải có kỹ đồ họa Bạn xem nhanh định dạng tài liệu rê chuột ngang qua kiểu định dạng font chữ, màu sắc, kiểu dáng, hiệu ứng cho ảnh… Định dạng file theo chuẩn Open XML cho phép lưu trữ tập tin với dung lượng ½ với kiểu định dạng Office cũ lại mang nhiều thuộc tính hơn, khả bảo mật tốt hơn, khả phục hồi bị cố cao khả tích hợp với ứng dụng hãng thứ ba theo định dạng XML dễ dàng thuận tiện Với chức Conditional Format Excel 2007, bạn quy định biểu diễn thông tin bảng tính nhanh chóng với hỗ trợ màu sắc, biểu tượng, đổ bóng để thấy xu hướng liệu cách trực quan sinh động Khả tìm kiếm thơng tin, cải tiến đáng kể, bạn tìm nhanh thơng tin nhiều trường thơng tin với kết hợp chức hightlight từ khóa cần tìm, lọc thơng tin, di chuyển trỏ đến vị trí từ cần tìm… Chức bảo mật thông tin cải tiến đáng kể, bạn không đơn giản ngăn người xem truy cập chỉnh sửa nội dung văn mà cịn hạn chế họ chỉnh sửa vùng thông tin tài liệu nhiều chức bảo vệ khác chữ ký điện tử, mark as final Excel 2007 không hỗ trợ tài liệu từ phiên Office trước (cho đến phiên 2000) mà hỗ trợ tài liệu soạn thảo OpenOffice 9.Excel 2007 dùng định dạng tập tin mặc định XLSX dựa chuẩn XML (eXtensible Markup Language) thay cho định dạng chuẩn trước XLS Chuẩn giúp cho tài liệu an toàn hơn, dung lượng tài liệu nhỏ tích hợp sâu với hệ thống thông tin nguồn liệu bên Nhờ vậy, tài liệu quản lý, phân tích chia sẻ dễ dàng, hiệu hết 1.2 Khởi động khỏi Excel a Khởi động Cách 1: Kích đúp chuột vào biểu tượng hình (Desktop) Cách 2: Menu Start/Programs/Microsoft Excel 2007 Giao diện Excel 2007 Hình 1.1 Giao diện Microsoft Excel 2007 b Thốt khỏi Excel Cách 1: Ấn tổ hợp phím Alt+F4 Ctrl+W Cách 2: Kích chuột vào nút Excel Cách 3: Vào Close góc bên phải cửa sổ làm việc biểu tượng Office 2007/Close 1.3 Màn hình giao diện Excel a Giao diện Ribbon - trung tâm kiểm soát bạn Khi lần sử dụng Excel 2007, giao diện làm cho bạn choáng ngợp thay đổi khác hẳn so với phiên trước Thay cho trình đơn (menu) truyền thống cụm lệnh trình bày phía hình, giúp người dùng sử dụng thuận tiện hơn, Ribbon Bộ công cụ Ribbon gồm: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins Những thứ bạn cần trực quan, dễ nhìn, rõ ràng dễ sử dụng Ribbon thực trung tâm hỗ trợ công việc tuyệt vời Với Excel 2007, lệnh tập hợp lại theo nhóm chức năng, cần có • Cơng cụ Ribbon: ❖ Home: Font, chép, cut, copy, hiệu chỉnh dãn dòng, tạo Tabs, tạo chữ đầu dòng ❖ Insert: tạo bảng, chèn ảnh, tạo drawing, header, footer, textbox, chữ nghệ thuật, cơng thức tốn học, symbol ❖ Page Layout: Định khổ giấy, hướng giấy, chia cột, khoảng cách dòng, gom nhóm đối tượng, kẻ khung khổ giấy, tạo màu cho trang ❖ References : tạo Footnote (chú thích), ❖ Mailings: tạo trộn thư (Start Mail Merge) ❖ Review: Chỉnh sửa ngữ pháp, tạo từ viết tắt, sửa lỗi tả sửa khoảng trắng sau copy nhiều lần, thay đổi đơn vị Ruler ❖ View: Print Layout, FullScreen, Ruler, Gridline, Zoom, Split, ❖ Format: kích vào ảnh Menu Format, cắt ,xén ảnh, TextWrapping, hiệu ứng 3D, kiểu hiển thị Ficture b Cấu trúc bảng tính Cửa sổ Workbook cửa sổ làm việc Trên cửa sổ tiêu đề chứa tên Workbook (Workbook có tên Book1) * Cấu tạo Workbook Trong workbook gồm có tối đa 255 sheets, sheet xem bảng tính dùng để chứa liệu, biểu đồ, hình ảnh,… Mặc nhiên Workbook có sẵn sheet, thay đổi sheet có sẵn tạo workbook Để thuận tiện cho công việc quản lý bảng tính workbook nên đổi tên sheet cho tiện quản lý Workbook(sổ tính): giống sổ * Cấu tạo sheet Sheet(bảng tính): giống trang sổ cái, Trong sheet gồm có: Column (cột):256 cột, Cột đánh thứ tự bảng chữ hoa A, B, C, ….IU,IV.Gọi địa cột nằm hàng đầu- tiêu đề cột bảng tính Row (dòng): 65536 đánh theo số thứ tự từ 1,2 ,3, 4,…65536 gọi địa hàng nằm dòng đầu – tiêu đề hàng bảng tính Cell (ơ):giao cột hàng, địa ô xác định địa cột dòng tương ứng, cột, có địa riêng thơng qua Viết địa cột trước, hàng sau Ví dụ A1 – địa chi cột A, hàng B2, M6… Vùng( phạm vi): kết hợp ô kế cận liên tiếp xác định địa đầu địa cuối ô, thể vùng qua dấu hai chấm “:” Ví dụ vùng liệu sau : A1:B20- liệu từ địa đầu ô A1 địa cuối ô B20 1.4 Các thao tác với worksheet Chèn xóa cột (cell), (column) , dịng (row): Bạn chèn thêm cột, dịng, vào vùng làm việc worksheet Các ô chèn tùy ý vào cá vị trí: bên trái, bên hành Các chọn dịch chuyển qua phải xuống ô hành Excel 2007 cho phép thực việc chèn thêm dòng lên bên trên, cột vào bên trái ô hành Đồng thời, bạn xóa ơ, dịng cột khơng phù hợp Hình 1.2 Điểm Microsoft Excel 2007 Chèn thêm worksheet vào workbook: Để làm việc này, bạn cần làm theo cách sau: Dùng tổ hợp phím Shift+F11 chèn sheet vào trước sheet hành; chọn tab Home, nhóm Cells - Insert - Insert sheet; nhấp phải chuột lên sheet tab chọn Insert…, chọn Worksheet nhấn nút OK hộp thoại Insert, có Sheet chèn vào Xóa worksheet: Muốn xóa work sheet, bạn chọn Sheet muốn xóa chọn nhóm Home - chọn nhóm Cells - chọn Delete - chọn Delete sheet Cách nhanh nhấp phải chuột lên tên sheet muốn xóa sau chọn Delete, bấm OK để xác nhận xóa Đổi tên worksheet: Việc đơn giản, cần nhấp phải chuột lên tên sheet cần đổi tên sheet tab, chọn Rename, nhập vào tên cuối nhấn phím ENTER Lưu ý: Excel 2007 khơng cho phép dùng ký hiệu, ký tự đặc biệt để đặt tên (như: / \ ? *: ) để đặt tên cho sheet Sắp xếp worksheet: Đối với việc di chuyển số sheet, cách nhanh dùng chức kéo thả Excel Người dùng bấm giữ phím trái chuột lên tên sheet kéo đến vị trí để thả xuống Khi phải di chuyển hay copy nhiều sheet, bấm phím phải chuột lên tên sheet cần xếp, chọn Move or Copy Lúc xuất hộp thoại Move or Copy Chỉ cần bấm chọn tên sheet, sau bấm OK để di chuyển Sao chép: Nhấp phải chuột lên sheet, chọn Move or Copy chọn vị trí đặt vùng Before sheet, chọn Creat a copy, nhấn OK để hoàn thành Muốn lúc chép nhiều sheet, nhấn giữ phím Ctrl, dùng chuột chọn tên sheet cần chép, giữ trái chuột để kéo đến vị trí đặt sheet tab thả chuột Lưu ý: cần chọn nhiều sheet lệnh Ctrl + nhấp chuột trước thực lệnh Trường hợp bạn muốn chép sheet sang workbook khác mở workbook nguồn, chọn lệnh Move or Copy, chọn tên workbook đích To book - Ngồi thủ thuật trên, bạn tơ màu cho sheet tab để dễ quản lý sheet tab Chỉ cần nhấp phải chuột lên tên sheet mà bạn muốn tô màu chọn Tab Color chọn màu thích hợp để tơ Bạn làm ẩn worksheet cách nhấp phím phải chuột lên tên sheet, sau chọn Hide để giấu Khi cần làm việc trở lại với sheet này, bạn nhấp phím phải chuột lên Sheet tab, chọn Unhide, chọn tên sheet 10 Chọn hàm cần dung, nhấn OK, xuất hộp thoại sau, nhập địa ô vào vùng nháy, chọn Ok đồng ý, chọn Cancel muốn hủy thao tác Hình 3.3 Sử dụng Function Sửa hàm + Chọn ô chứa hàm công thức + Nhấn phím F2 + Gõ đổi hàm cơng thức, nhấn Enter 3.2 Các hàm a Nhóm hàm toán học (Math) a1 SUM (đối 1, đối 2, …, đối n): cho tổng đối số Các đối số hằng, địa ơ, miền Ví dụ: tính tổng dãy số 5, 10,40 Hình 3.4 Ví dụ dùng hàm SUM a2 SUMIF (miền_đ/k, đ/k, miền_tổng): hàm tính tổng có điều kiện 22 Giả sử miền B2:B5 chứa g/t tiền nhập mặt hàng tương ứng 100, 200, 300, 400 Miền C2:C5 chứa tiền lãi tương ứng 7, 14, 21, 28 hàm SUMIF(B2:B5,“>160”,C2:C5) cho kết 63 (=14+21+28) Hình 3.5 Ví dụ dùng hàm SUMIF a3 COUNT(đối1, đối2,…): đếm số lượng có chứa số đối số Các đối số số, ngày tháng, địa ô, địa miền Ví dụ Ví dụ Hình 3.6 Ví dụ dùng hàm COUNT a4 COUNTIF(miền_đếm, điều_kiện): đếm số lượng ô miền đếm thoả mãn điều kiện ví dụ : 23 Hình 3.7 Ví dụ dùng hàm COUNTIF a5 Int (number): cho phần nguyên giá trị số, phần lẻ bị cắt bỏ Các đối số hằng, địa ơ, miền Ví dụ: tính kết phép chia 11 cho Hình 3.8 Ví dụ dùng hàm INT a6 Mod (number, Division): cho số dư phép chia Các đối số hằng, địa ô, miền Ví dụ: tính kết phép chia 11 cho Hình 3.9 Ví dụ dùng hàm MOD a7, Round (number, n): Làm tròn số đến cột định Các đối số hằng, địa ô, miền Trong đó: + Nếu n= làm trịn đến phần nguyên,bỏ thập phân + Nếu n>0 làm tròn đến phần thập phân n số + Nếu n NGUYEN KHUY = Lower(“Hà Nội”) -> hà nội = Proper(“Gia lâm – hà nội ”) -> Gia Lâm – Hà Nội d Nhóm hàm ngày ( Date and Time) + NOW(): Cho ngày thời điểm + TODAY(): Cho ngày + DAY(“mm/dd/yy”): Cho giá trị ngày ❑ VD: =DAY(“11/25/80”) cho kết 25 + MONTH(“mm/dd/yy”): Cho giá trị tháng ❑ VD: =MONTH(“11/25/80”) cho kết 11 + YEAR(“mm/dd/yy”): Cho giá trị năm ❑ VD: =YEAR(“11/25/80”) cho kết 1980 ❑ Hàm Year thường dùng để tính tuổi biết ngày sinh: Hình 3.15 Ví dụ dùng hàm YEAR e Nhóm hàm Logic ( Logical) e1, IF (bt logic, trị đúng, trị sai): ❑ Hiển thị trị BT logic có g/t True 27 ❑ Hiển thị trị sai BT logic có g/t False VD: =IF(A8>=8,“Đỗ”,“Trượt”) Hình 3.16 Ví dụ dùng hàm IF ➢ - Hàm IF viết lồng VD: = IF(C6400,3,2)) - Hàm cho kết phép thử sau: [dữ liệu ô C6]  300 300 < [dữ liệu ô C6]  400 [dữ liệu C6] > 400 Hình 3.17 Ví dụ dùng hàm IF ghép e2, AND (đối 1, đối 2,…, đối n): phép VÀ, hàm logic, tất đối số có giá trị Các đối số hằng, biểu thức logic VD: = AND (B3>=23,B323,D323) -> True Hình 3.20 Ví dụ dùng hàm NOT 29 Bài 4: Bảo mật in ấn 4.1 Bảo mật liệu 4.1.1 Bảo vệ ơ, bảng tính tài liệu - Bảo vệ bảng tính: Chọn Sheet /phải chuột chọn Hide -> Hiển thị Sheet: Chọn Sheet/phải chuột chọn Unhide 4.1.2 Đặt mật mở, sửa đổi tài liệu a Tạo mật bảo vệ tài liệu(file) Để đặt mật bảo vệ liệu bạn không bị mất, không bị người khác xem nội dung bên ta thực sau: - Bước 1: Trong Office button, chọn Prepare, chọn Encrypt Document Hình 4.1 Giao diện vào đặt mật - Bước 2: Cửa sổ Encrypt Document xuất cho phép ta đánh mật vào: 30 Hình 4.2 Giao diện nhập mật + Password: Gõ mật vào + OK: Đồng ý b Gỡ bỏ mật khẩu: Để mở file Work book mà bạn vừa lưu, bạn phải nhớ mật mà ta đạt, quên ta gỡ bỏ sau: Vào Office Button, chọn Prepare, chọn Encrypt Document, xố pass đặt lưu tài liệu bình thường c Thiết lập mật không cho chỉnh sửa file Để đặt mật không cho phép người khác chỉnh sửa file bạn, bạn thực sau: - Trong Office Button, chọn Save asv(hoặc ấn F12) hộp thoại xuất hiện: Hình 4.3 Giao diện thiết lập mật không cho chỉnh - Chọn Tool, chọn General Option, xuất cửa sổ Hình 4.4 Giao diện nhập mật 31 + Password to open: Đặt mật bảo vệ file muốn + Password to modify: Đặt mật không cho chỉnh sửa file + OK: Đồng ý 4.2 In 4.2.1 Định dạng trang in (Page Setup) a Xác lập khổ giấy hướng giấy Chọn Page Layout/ Chọn Orientation/ chọn hướng giấy; Chọn Size /chọn khổ giấy Hình 4.5 Thiết lập giấy b Tạo tiêu đề đầu trang, cuối trang, đánh số trang * Chọn Insert/ Head & Footer : nhập nội dung tiêu đề đầu, Chọn Footer nhập nội dung tiêu đề cuối Gõ tiêu đề đầu Gõ tiêu đề cuối 32 Hình 4.6 Thiết lập tiêu đề đầu- tiêu đề cuối * Đánh số trang Excel Sau thiết lập Header & Footer Ribbon xuất Menu Design, Chọn Page Number Hình 4.7 Thiết lập số trang Excel 4.2.2 Thiết lập thông số in ấn (Printer) Chọn logo Office 2007/Chọn lệnh Print/Print - Selection : in khối liệu chọn - Active sheet(s): in bảng tính hành - Entire workbook: in toàn tài liệu - All:phạm vi in toàn - Page(s):from…to…:in trang ta ấn định - Copies:số in - Chọn OK để in 33 Hình 4.8 Thiết lập chế độ in ấn 34 Bài tập thực hành 35 tài liệu tham khảo [1] Tác giả Bùi Thế Tâm, (2015), Giáo trình MicrosoftExcel, Nhà xuất giáo dục [2] Computer Networking: A Top-Down Approach Featuring the Internet (2nd edition), J F Kurose and K W Ross, 2002, Addison-Wesley [3] Communication Networks: Fundamental Concepts and Key Architectures, Alberto Leon-Garcia and Indra Widjaja, 2000, McGraw-Hill 36 ... workbook Để thuận tiện cho công việc quản lý bảng tính workbook nên đổi tên sheet cho tiện quản lý Workbook(sổ tính) : giống sổ * Cấu tạo sheet Sheet (bảng tính) : giống trang sổ cái, Trong sheet gồm... thứ tự bảng chữ hoa A, B, C, ….IU,IV.Gọi địa cột nằm hàng đầu- tiêu đề cột bảng tính Row (dịng): 65536 đánh theo số thứ tự từ 1,2 ,3, 4,…65536 gọi địa hàng nằm dòng đầu – tiêu đề hàng bảng tính. .. Cấu trúc bảng tính Cửa sổ Workbook cửa sổ làm việc Trên cửa sổ tiêu đề chứa tên Workbook (Workbook có tên Book1) * Cấu tạo Workbook Trong workbook gồm có tối đa 255 sheets, sheet xem bảng tính dùng