Bảng tính điện tử3

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHIỆP NAM ĐỊNH GIÁO TRÌNH GIÁO TRÌNH: BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ NGÀNH/CHUN NGÀNH : TIN HỌC VĂN PHÒNG (Lưu hành nội bộ) Dùng cho đào tạo: Hệ cao đẳng chuyên nghiệp NAM ĐỊNH 2021 BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHIỆP NAM ĐỊNH GIÁO TRÌNH GIÁO TRÌNH: BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ NGÀNH/CHUYÊN NGÀNH : TIN HỌC VĂN PHÒNG (Lưu hành nội bộ) CHỦ BIÊN : NGUYỄN THỊ KHUY NAM ĐỊNH 2021 MỤC LỤC Bài : Tổng quan phần mềm soạn thảo văn 1.1 Giới thiệu Microsoft Word 1.2 Các thao tác với file 1.3 Các thao tác soạn thảo văn 1.4 Định dạng văn : 10 Bài 2: Bảng Biểu 17 2.1 Tạo bảng thao tác bảng 17 2.2 Hiệu chỉnh bảng 18 2.3 Định dạng bảng biểu 20 2.4 Tính tốn xếp bảng 21 2.5 Trộn thư 23 Bài 3: Trang trí in ấn văn 25 3.1 Chèn kí tự đặc biệt 25 3.2 Chèn ảnh 26 3.3 Chèn cơng thức tốn học 27 3.4 Chèn chữ nghệ thuật 28 3.5 Chèn đối tượng Shapes 29 3.6 Định dạng trang In ấn văn 30 Bài 4: Tổng quan Microsoft Excel 31 4.1 Giới thiệu Microsoft Excel 31 4.2 Cấu trúc bảng tính Excel 31 4.3 Các kiểu liệu sử dụng Excel 32 4.4 Các thao tác bảng tính Excel 33 4.5 Địa loại địa Excel 35 4.6 Định dạng liệu, trang trí bảng tính Excel 36 Bài 5: Hàm EXCEL 38 5.1 Cách sử dụng hàm 38 5.2 Các hàm 39 5.2.1 Nhóm hàm toán học 39 5.2.2 Nhóm hàm thống kê 41 5.2.3 Nhóm hàm chuỗi 42 5.2.4 Nhóm hàm ngày 43 5.2.5 Nhóm hàm Logic 43 5.2.6 Nhóm hàm tìm kiếm 45 5.3 Các hàm nâng cao 46 5.3.1 Hàm Countif 46 5.3.2 Hàm Sumif 47 5.3.3 Hàm DSUM 48 5.3.4 Hàm DMAX 48 5.3.5 Hàm DMIN 49 5.3.6 Hàm DCOUNT 49 5.3.7 Hàm DCOUNTA 49 5.3.8 Hàm DAVERAGE 50 5.3.9 Hàm INDEX 50 Bài : Cơ sở liệu vÀ In ấn Excel 51 6.1 Cơ sở liệu 51 6.1.1 Khái niệm CSDL 51 6.1.2 Các thao tác CSDL 51 6.1.2.1 Sắp xếp liệu 51 6.1.2.2 Đặt lọc liệu 52 6.1.3 Tính tổng theo nhóm (Subtotal) 54 6.2 In ấn 55 Bài Tổng quan Powerpoint 57 7.1 Giới thiệu Powerpoint 57 7.2 Các thao tác slide 57 7.3 Chèn ảnh 58 7.4 Chèn đối tượng Shapes, chữ nghệ thuật 58 7.5 Chèn Âm Video 59 7.6 Chèn Bảng, biểu đồ 60 Bài Hiệu ứng, trÌnh chiếu vÀ In bÀi thuyết trÌnh 60 8.1 Tạo hiệu ứng cho đối tượng 60 8.2 Tạo hiệu ứng chuyển slide 61 8.3 Trình diễn slide 62 8.4 In thuyết trình 63 BÀI TẬP THỰC HÀNH 65 Tài liệu cần tham khảo 65 DANH MỤC CÁC BẢNG, HÌNH VẼ, ĐỒ THỊ, SƠ ĐỒ TT Tên bảng, hình vẽ, đồ thị, sơ đồ Hình 1.1: Giao diện Microsoft Excel 2007 Hình 1.2 Định dạng trang Hình 1.3 Định dạng trang borders Hình 3.1 Hộp thoại symbol Hình 3.2 Hộp thoại cơng thức tốn học Hình 4.1 Hộp thoại FormatCells Hình 4.2 Hộp thoại Arrange Windows Hình 5.1 Cách sử dụng hàm Hình 5.2 Cách sử dụng vùng liệu hàm Hình 6.1 Thao tác xếp Cơ sở dũ liệu Hình 6.2 Thao tác chọn Cơ sở dũ liệu Hình 6.3 Thao tác lọc vùng Cơ sở dũ liệu Hình 7.1 Thiết lập chế độ nhập liệu Hình 7.2 Chọn hình khối Hình 8.1 Thiết lập chế độ chuyển tiếp slide Hình 8.2 Thiết lập vịng lặp trình chiếu Hình 8.3 Thiết lập trang in Hình 8.4 Thiết lập trang in Trang Hình 8.5 Xem trước in Bài : Tổng quan phần mềm soạn thảo văn 1.1 Giới thiệu Microsoft Word Microsoft word 2007 chương trình Microsoft Office 2007 Microsoft word 2007 chương trình dùng để soạn thảo văn bản, có chứa nội dung, biểu đồ, hình vẽ, tạo thư, giấy mời Cho phép người sử dụng soạn thảo, trang trí, định dạng, in ấn cách dễ dàng hiệu 1.2 Các thao tác với file a Tạo văn Để tạo văn ta thực cách sau: Cách 1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N (tạo tệp Word) Cách 2: Nhấn chuột vào nút Microsoft Office Button chọn mục New Nhấn Installed Templates, sau chọn mẫu cài vào máy hay chọn mẫu từ Microsoft Office Online (yêu cầu có kết nối Internet để tải về) Nhấn nút Create để tạo tài liệu từ mẫu chọn b Mở file văn có Để mở file văn có sẵn máy, ta thực cách sau: Cách 1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + O Cách 2: Nhấn chuột vào nút (MO)Microsoft Office Button chọn mục Open Cách 3: MO Rencent Ducuments, tìm tên tập gần mở (nhanh để mở tệp tin gần nhất) sau chọn file văn mà bạn muốn mở c Lưu file văn Một file văn sau soạn thảo xong muốn lưu trữ ta thực sau: Cách 1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+S Cách 2: Nhấn nút Microsoft Office Button , chọn Save Nếu file tài liệu trước chưa lưu lần nào, bạn yêu cầu đặt tên file chọn nơi lưu Để lưu tài liệu với tên khác (hay định dạng khác), ta thực hiện: Cách 3: Nhấn vào nút Save tab Home + Nếu có tên tệp: lưu lại nội dung chỉnh sửa + Nếu chưa có tên tệp:nhập tên tệp mục File name, tìm ổ đĩa thư mục để lưu (nếu khơng chọn ổ đĩa thư mục máy tự động lưu vào Ducument) Hình 1.1 Giao diện Save Microsoft Word 2007 d Phóng lớn, thu nhỏ tài liệu: Ở góc bên phải cửa sổ, trạng thái thấy trượt Zoom Bạn việc kéo trượt qua phải để phóng lớn hay qua trái để thu nhỏ tài liệu e Xác lâp chế độ phóng lớn, thu nhỏ đặc biêt Trong thẻ View, nhóm Zoom để đưa tài liệu kích thước cỡ Cũng nhóm Zoom, nút One Page cho phép hiển thị vừa trang hình, nút Two Pages hiển thị trang, Page Width chế độ Zoom mà chiều rộng trang vừa với chiều rộng hình Nhấn nút Zoom cho nhiều tùy chọn 1.3 Các thao tác soạn thảo văn a Phương pháp gõ tiếng việt - Để gõ tiếng Việt cần có font chữ tiếng Việt chương trình gõ tiếng Việt * Bộ font chữ tiếng việt: Mở font Unikey + Bảng mã : Unicode tổ hợp (unicode) + Kiểu gõ Texlex + Chọn “Đóng” + Xuất biểu tượng Unikey góc phải hình + Chọn chữ V *Font gõ tiếng việt cửa sổ soạn thảo + Trong mục Home/chọn Font/chọn font Time New Roman + Chọn font size 14 + Để bật /tắt viết chữ hoa nhấn phím Capslock BẬT TẮT CHỮ VIẾT HOA bật tắt chế độ viết hoa B - Các chương trình gõ tiếng Việt: ABC, VietKey, UniKey Hiện VietKey Unikey sử dụng rộng rãi dung lượng nhỏ, hỗ trợ phương pháp gõ cho nhiều font b Chương trình gõ tiếng Việt Unikey Vietkey c Cách gõ tiếng Việt kiểu TELEX • Cách gõ ký tự đặc biệt: o aw → ă, ow → o w → ư, aa → â o ee → ê, oo → o dd → đ • Cách gõ dấu: o s: sắc, f: huyền, r: hỏi, o x: ngã, j: nặng, z: bỏ dấu d Cửa sổ soạn thảo văn Khi mở Word có tài liệu trống xuất hiện, trơng mơt tờ giấy chiếm khoảng lớn hình e Bắt đầu nhập liệu Trong chương trình soạn thảo văn Microsoft Word 2007 Ribbon đặt phía vùng làm việc Người dùng sử dụng Nút Lệnh Ribbon để thực hiệu chỉnh Thanh Ribbon nằm phía Điểm chèn nội dung Word chờ bạn nhập nội dung Tại điểm chèn nội dung có gạch dọc nhấp nháy phía bên trái cho bạn biết vị trí nơi bạn gõ vào hiển thị Khoảng trống từ điểm chèn nội dung tới đầu trang phía bên trái gọi Margin (canh lề), bạn tìm hiểu Margin phần sau Bây bạn bắt đầu gõ văn bản, trang tài liệu dần phủ đầy từ góc bên trái xuống Nếu bạn muốn gõ văn từ phía thấp thay đầu trang gõ phím ENTER bàn phím đến điểm chèn nội dung nằm vị trí mà bạn mong muốn Nếu bạn muốn thụt đầu dịng nhấn phím TAB trước gõ, lần gõ phím TAB điểm chèn nội dung dịch chuyển sang bên phải khoảng 1,5 inch Khi bạn gõ văn điểm chèn nội dung di chuyển dần từ trái sang phải Khi điểm chèn đến phần bên phải bạn tiếp tục gõ bình thường Word tự động chuyển xuống dòng Để bắt đầu đoạn mới, nhấn phím ENTER 1.4 Định dạng văn : 1.4.1 Khoảng cách dòng, đoạn, đặt lề cho đoạn a Định dạng khoảng cách dòng, đoạn, đặt lề cho đoạn Để định dạng khoảng cách dịng, đoạn ta thực sau: - Chọn toàn đoạn văn muốn định dạng - Trong Tab Home, chọn nhóm Paragraph hộp thoại Paragraph xuất cho phép ta thực hiện: Hình 1.2 Định dạng trang • Định khoảng cách dòng: Ta chọn vào mục Line spacing + Single: Dòng đơn + 1.5 line: Gấp 1.5 lần dòng đơn + Double: Gấp đơi lần dịng đơn + Multiple: Cho phép chọn tùy theo ý thích • Định khoảng cách đoạn: Ta chọn nhóm Spacing, chọn + Before: định khoảng cách với đoạn văn trước nó, + After :định khoảng cách với đoạn văn sau • Đặt lề cho đoạn: Trong hộp thoại Paragraph, nhóm Indentation chọn: + Left : Để định khoảng cách lề bên trái đoạn + Right: Để định khoảng cách lề bên phải đoạn • Đặt lề cho trang (thiết lập trang in) 10 Bài : Cơ sở liệu vÀ In ấn Excel 6.1 Cơ sở liệu 6.1.1 Khái niệm CSDL o CSDL gồm trường (field) ghi (record) o Trường cột CSDL, trường biểu thị thuộc tính đối tượng có kiểu liệu định o Bản ghi hàng liệu o Dòng đầu miền CSDL chứa tên trường, dòng tiếp sau ghi 6.1.2 Các thao tác CSDL - Khi xếp thứ tự danh sách (CSDL), phải chọn tất cột để tránh xác liệu - DS khơng có tên trường tên cột thay - Trường quy định cách xếp thứ tự gọi khoá Có thể định tối đa khố Các ghi g/t khoá thứ xếp thứ tự theo khoá thứ 2; g/t khoá thứ xếp thứ tự theo khoá thứ 6.1.2.1 Sắp xếp liệu Chọn miền Chọn Vùng CSDL/ Chọn Menu Data/Sort… Hình 6.1 Thao tác xếp Cơ sở dũ liệu 51 6.1.2.2 Đặt lọc liệu a Đặt lọc với Auto Filter Sử dụng chức lọc liệu Cách 1: Để lọc liệu vùng CSDL ta thực sau: - Bước 1: Chọn vùng CSDL cần lọc liệu - Bước 2: Trong thẻ tab Data/Filter/ xuất mũi tên tiêu đề cột - Bước 3: Trong vùng CSDL chọn cột liệu cần lọc, xuất hộp thoại cho phép bạn chọn theo ý muốn: Hình 6.2 Thao tác chọn Cơ sở dũ liệu + Chọn Select All để chọn liệu cần lọc: tích bỏ tích vào liệu yêu cầu + Chọn Custom Filter: Để lọc liệu có điều kiện And, or, less than, great than,… Chú ý: Bỏ thác lọc , ta chọn lại bước ( Data/Filter) Cách2: Lọc điều kiện dùng Advanced Filter Bước Chọn - Bước Data \Advanced Filter ô bất 52 kỳ vùng Database Hình 6.3 Thao tác lọc vùng Cơ sở dũ liệu Xuất hộp thoại: + Chọn Copy to another Localtion + Trong List Range nhập địa vùng Database(CSDL) + Trong Criteria nhập địa vùng Criteria range ( Vùng tiêu chuẩn-vùng điều kiện) + Đặt trỏ vào mục Copy to chọn vị trí vùng chứa liệu kết xuất + Chọn Ok, mẫu tin thoả mãn điều kiện vùng Criteria trình bày vùng bắt đầu ô chọn vùng Copy to Chú ý: Nếu Action chọn Filter the list, in place sau thực vùng Database xuất vùng thoả mãn điều kiện vùng Criteria Từ trình đơn chọn Data \ Filter \ Show All để hiển thị lại dòng vùng Database b Đặt lọc với Avanced Filter - Các thao tác, hàm tính tốn Excel thường thoả mãn điều kiện quy định vùng gọi vùng tiêu chuẩn (Ciriteria Range) - Vùng bao gồm dòng chứa hay nhiều tiêu đề vùng sở liệu, dịng cịn lại chứa điều kiện Ví dụ: Cho bảng liệu sau: Vùng tiêu chuẩn 53 ❖ Các dạng vùng tiêu chuẩn: - Tiêu chuẩn số, văn Ơ điều kiện số, văn bản, kết hợp phép tốn >,=,