HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÀI LIỆU GXD HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÀI LIỆU GXD HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÀI LIỆU GXD HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÀI LIỆU GXD HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÀI LIỆU GXD HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÀI LIỆU GXD HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÀI LIỆU GXD HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÀI LIỆU GXD HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÀI LIỆU GXD
0 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÀI LIỆU GXD I THAY ĐỔI CÁCH LÀM VIỆC Bạn sử dụng phần mềm Quản lý tài liệu GXD vào việc gì? - Tra cứu hệ thống văn Luật, Nghị định, Thông tư quy định, hướng dẫn đầu tư xây dựng, quản lý dự án, đấu thầu, quản lý chi phí, quản lý chất lượng, an tồn lao động, hợp đồng, tốn tương lai lĩnh vực khác - Quản lý tài liệu cá nhân Ví dụ: Tơi dùng để quản lý file tài li ệu giảng dạy (bài tập, slide, giảng, giáo trình…), quản lý file tài li ệu làm tư vấn Bạn dùng quản lý hệ thống file ngày nhi ều máy tính, đến ngày bạn thấy lợi ích to lớn việc - Sử dụng phần mềm Quản lý tài liệu GXD để quản lý tài liệu riêng cơng trình, dự án mà bạn tham gia Hàng ngàn đến trăm ngàn file vẽ, hồ sơ, tài liệu… quản lý khoa học hơn, tìm ki ếm d ễ dàng, nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, đỡ ức chế - Sử dụng biểu mẫu GXD sưu tầm, biên so ạn cung cấp ph ần mềm để thực cơng việc hàng ngày cơng trình dự án xây dựng - Tham khảo quy trình thực cơng việc, quy trình qu ản lý d ự án xây dựng cung cấp theo phần mềm để ứng dụng vào công việc - v.v nhiều ứng dụng sáng tạo Phần mềm Quản lý tài liệu dự án GXD thay đổi cách làm việc nào? Có phần mềm Quản lý tài liệu dự án GXD quản lý tài li ệu d ự án xây dựng bạn thay đổi cách làm việc với máy tính Buổi sáng, bạn mở máy tính, mở file Quanlytailieu.xlsm Desktop Tìm tài liệu làm dở bấm vào Mở file làm ti ếp B ạn có th ể ki ểm tra xem GXD có cập nhật cho bạn Nghị định, Thông tư hay tài liệu không! Trong ngày, làm thêm file tài liệu nào, bạn thả vào thư m ục ch ứa tài liệu, phần mềm QLTL GXD bạn thêm thơng tin file vào file Excel lệnh Kiểm tra tài liệu Cuối ngày, bạn thêm thơng tin thuộc tính (properties) thêm cho file tài liệu (file mà bạn làm ra, nhận từ email, t ải t web xu ống…) vào file Excel quản lý tài liệu bạn sau lưu lại, tắt máy nghỉ ngơi Bất kỳ cần tìm tài liệu dự án, bạn l ại Desktop, m file Quanlytailieu.xlsm Bạn nhân file ra, đổi tên tùy ý để quản lý chủ đề tài liệu khác Ví dụ: Đầu tư xây dựng, Bất động sản, Kế toán tài chính, Lao động tiền lương… Ưu điểm ứng dụng tốt phần mềm Quản lý tài liệu - Giảm chi phí suất cao hơn, tiết kiệm thời gian - Quản lý dự án chuyên nghiệp tiệm cận quốc tế: Tổ chức quản lý tài liệu dạng thư mục - Lâu dài xếp lượng file ngày nhiều máy tính trở nên gọn gàng hơn, khơng bỏ sót file tài liệu quý thư mục sâu kín - Tìm kiếm tra cứu văn tài liệu nhanh gọn - Tiết kiệm thời gian - Cộng tác làm việc, an tồn liệu, kiểm sốt rủi ro - Tâm lý làm việc cải thiện, vui tươi II CÀI ĐẶT PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÀI LIỆU GXD Nếu trình cài đặt sử dụng mà phần mềm báo lỗi vận hành khơng ý muốn bạn kích (Giữ Ctrl kích chuột trái) Đầu tiên để sử dụng phần mềm Quản lý tài liệu GXD b ạn c ần cài phần mềm vào máy tính u cầu bạn chuẩn bị máy tính - Cần có Microsoft Office máy bạn Phần mềm QLTL lập trình chạy Excel nên Office phải cài thành phần Excel Rất may đa s ố máy tính có Excel, bạn ý sử dụng Windows + Office b ản quy ền phần mềm mượt mà hơn, lỗi - Trình duyệt Chrome, Firefox Cốc cốc - Chrome, Acrobat Reader (hoặc phần mềm đọc file Pdf bất kỳ) - Các phần mềm đọc file Word, Excel, PowerPoint, AutoCad, Revit (n ếu có) - Phần mềm chụp ảnh hình: ShareX, SnagIt, LigthShot… để cần trao đổi cách sử dụng xử lý lỗi phần mềm chụp mô tả, gửi cho nhanh nét Tải cài phần mềm Quản lý tài liệu GXD Hiện phần mềm Quản lý tài liệu GXD đ ể file nén g ồm file chương trình file tài liệu Bạn việc tải file giải nén chạy Link tải đây: https://giaxaydung.vn/forums/phan-mem-quan-ly-tai-lieuxay-dung-gxd-qltl.401 Phần mềm QLTL sớm có cài nhỏ gọn để cài file ch ạy ch ương trình nhanh đơn giản, cịn tài liệu liệu bạn cần tải Giải nén phần mềm Bạn lưu ý giải nén thư mục có tên tiếng Việt khơng dấu, tốt D:\QLTL GXD D:\Dropbox\QLTL GXD Nếu bạn giải nén vào thư mục có tên tiếng Việt có dấu báo lỗi không chạy Sau copy File nén vào máy tính, kích chuột ph ải ch ọn Extract Here để giải nén Đặt lối tắt mở phần mềm Chẳng hạn bạn giải nén thư mục chứa tài liệu phần m ềm vào ổ D, ví dụ: D:\QLTL GXD Bạn nhân để tạo nhiều file Quanlytailieu.xlsm (có thể copy mở Save as đặt tên file tùy ý theo chủ đề tài li ệu cần quản lý: QuanlyDuAn1.xlsm, QuanlyDuAn2.xlsm, QuanlyCongtrinh1.xlsm…) Giờ bạn thiết lập lối tắt mở file giống tr ường phái bóng đá nhanh chạm sau: 4.1 Đặt lối tắt thông minh SmartStart Bạn việc kích phải vào file chọn Add items with SmartStart Thế từ trở đi, để mở file tài liệu bạn ch ỉ vi ệc kích vào bi ểu t ượng màu vàng SmartStart khay hệ thống, kích vào file quản lý tài liệu cần mở xong 4.2 Đặt lốt tắt Desktop - Bạn kích phải vào file Quanlytailieu.xlsm chẳng hạn, chọn để Shortcut Desktop hình - Hàng ngày làm việc, cần tìm tài li ệu, ch ỉ vi ệc hình Desktop mở file tìm Chú ý cài phần mềm - Phần mềm chạy môi trường Windows + Excel B ạn cần đ ảm b ảo môi trường tốt để phần mềm chạy tốt Nếu gặp tr ục tr ặc, có th ể b ạn phải cài lại Office thay cài khác tốt Chúng chạy Office 2016 mượt mà, nhiều đồng nghiệp chạy Office 2010 2013 tốt - File phần mềm Excel, ngồi lệnh & ch ức l ập trình thêm phần mềm, chức + hàm + công thức Excel b ạn s dụng để lọc, xử lý liệu, tính tốn… bình thường - Giải nén thư mục chứa file chạy chương trình vào thư mục đặt tên khơng có dấu tiếng Việt đặt tên tiếng Anh - Phần mềm phát triển nhanh, cập nhật nhiều chức hay Bạn cần cập nhật thơng tin thường xun từ giaxaydung.vn có mục phần mềm QLTL Sửa đường dẫn không Danh sách cập nhật mở phần mềm Trong Tab Quản lý tài liệu bạn kích chọn Thay đổi đường dẫn Sau chọn đường dẫn đến Folder chứa phần mềm Sau chọn đường dẫn, bạn Kích vào cập nhật d ữ li ệu đ ể có th ể sử dụng phần mềm III CÁCH SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÀI LIỆU Mọi hàm chức Excel sử dụng bình thường, tùy thuộc vào khả bạn ứng dụng đến đâu Dưới trình bày v ề l ệnh mà phần mềm Quản lý tài liệu dự án GXD làm thêm so với Excel Cách s dụng Excel bạn xem nhiều video mạng Quản lý văn pháp luật 1.1 Tổng quan Các văn pháp luật đầu tư xây dựng trình bày sheet Van ban Sheet để tìm kiếm, quản lý, tra cứu văn theo lĩnh vực, chuyên môn với tài liệu lưu trữ phần mềm người dùng tự đưa thêm tài liệu để quản lý tổng thể 1.2 Tìm kiếm tra cứu nhanh Để tìm kiếm tra cứu nhanh văn bản, bạn gõ từ khóa cần tìm kiếm vào "Tìm kiếm nội dung" Phần mềm hi ển th ị k ết qu ả tìm kiếm bảng "Tìm kiếm liệu" hình đây: Như vậy, sau vài lần kích chuột mở tài liệu mà bạn tìm kiếm, khơng phải nhiều thời gian cho việc Ví dụ từ khóa tìm kiếm nhanh: “nđ 68”, “tt 15 nhân cơng”, “tt 03 bkh”, “TT 07 2019”, … Khi sử dụng phần mềm thành thạo, thực bạn thấy thao tác tìm kiếm, mở văn nhanh gọn (có thể nhanh việc bạn tra văn b ản Google tìm kiểm văn lưu sẵn máy) 1.3 Sao chép thành lĩnh vực Sử dụng lệnh Sao chép liệu để chép, phân loại tài liệu theo t ừng lĩnh vực để dễ dàng quản lý, tra cứu Đây lệnh sử dụng để tách danh mục liệu thành lĩnh vực để dễ tra cứu quản lý tài liệu 1.4 Cập nhật văn Khi mở lên file Excel tự động bảng thông báo có văn b ản cần cập nhật Ấn Cập nhật để đưa toàn văn vào phần mềm Bên cạnh đó, bạn cập nhật liệu theo lĩnh vực Bạn kích chuột vào lệnh “Cập nhật liệu”, phần mềm cửa sổ “Danh sách văn cập nhật” Tại đây, bạn chọn lĩnh vực mà muốn cập nhật, Ấn Cập nhật để đưa toàn văn vào phần mềm 1.5 Tự đưa thêm văn pháp luật cá nhân vào “Van ban” 1.5.1 Thêm nhanh tên file đường dẫn Muốn thêm liệu dòng nào, bạn kích chuột vào dịng kích lệnh Thêm liệu Phần mềm cửa sổ để bạn chọn file đưa vào phần mềm - Kích chọn lệnh Thêm liệu - Chọn folder chứa file cần đưa vào phần mềm - Kích chọn file ...HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÀI LIỆU GXD I THAY ĐỔI CÁCH LÀM VIỆC Bạn sử dụng phần mềm Quản lý tài liệu GXD vào việc gì? - Tra cứu hệ thống văn Luật, Nghị định, Thông tư quy định, hướng. .. cấp theo phần mềm để ứng dụng vào công việc - v.v nhiều ứng dụng sáng tạo Phần mềm Quản lý tài liệu dự án GXD thay đổi cách làm việc nào? Có phần mềm Quản lý tài liệu dự án GXD quản lý tài li ệu... mềm chụp mơ tả, gửi cho nhanh nét Tải cài phần mềm Quản lý tài liệu GXD Hiện phần mềm Quản lý tài liệu GXD đ ể file nén g ồm file chương trình file tài liệu Bạn việc tải file giải nén chạy Link