QUẢN TRỊ QUÁ TRÌNH SẢN XUẤT TRONG VIỆC TỔ CHỨC SỰ KIỆN QUẢN TRỊ QUÁ TRÌNH SẢN XUẤT TRONG VIỆC TỔ CHỨC SỰ KIỆN 1 Xây dựng các công việc cần thực hiện theo tiến trình a/ Xác định mục tiêu Tổ Chức Sự Kiệ[.]
QUẢN TRỊ QUÁ TRÌNH SẢN XUẤT TRONG VIỆC TỔ CHỨC SỰ KIỆN Xây dựng công việc cần thực theo tiến trình: a/ Xác định mục tiêu Tổ Chức Sự Kiện - Mục tiêu Tổ Chức Sự Kiện nhà đầu từ, chủ Doanh nghiệp đưa -Mục tiêu phải đo lường phù hợp với chiến lược Doanh nghiệp b/ Xác định nội dung Tổ Chức Sự Kiện - Đối tượng nhận thông điệp - khách mời -Thời gian - Địa điểm - Nội dung, trình tự - Ngân sách - Cơ quan báo chí c/ So sánh nội dung với yêu cầu - Phải thỏa mãn yếu tố quyền, tức quyền cho phép tổ chức -Thoả mãn mục tiêu chủ đầu tư chiến lược Doanh nghiệp -Thoả mãn đối tượng nhận thông điệp event (thu hút số lượng người - Đối tượng cụ thể tham gia, chuyển tải hình ảnh, thơng điệp cho thương hiệu, cảm xúc người tham gia vào event nào…) - Dự đốn tình xảy để xử lý tốt cố xảy event - Event muốn thu hút gây ấn tượng mạnh với người tham dự cần có yếu tố sáng tạo bất ngờ d/ Lên chương trình -Lên chương trình theo mẫu -Chuyển chương trình cho Giám đốc duyệt e/ Chuẩn bị -Thực theo kế hoạch đề - Kiểm tra việc hoàn tất trước ngày bắt đầu f/ Tổ chức Sự Kiện g/ Lấy ý kiến phản hồi khách hàng Phân tích, lập kế họach yếu tố cần phải có để thực cơng việc: TÌM HIỂU KHÁCH HÀNG - Đặc điểm cá nhân: - Đặc điểm họp trước đây: - Đặc điểm địa lý KH: - Đặc điểm sách khách hàng cho việc tổ chức hợp, kiện XÁC ĐỊNH MỤC ĐÍCH CỦA SỰ KIỆN - Xác định mục đích kiện Cần xác định mục đích kiện tổ chức để làm gì: Ra mắt sản phẩm, hội nghị khách hàng, họp báo để có chuẩn bị phù hợp xác cho kiện - Xác định đối tuợng khách hàng mục tiêu Mức độ thành công kiện đánh giá thông qua số lượng giá trị khách hàng mà kiện thu hút được, kể khách hàng tiềm Một kiện dù quy mô tầm cỡ đến đâu, ấn tượng đến mức trở thành vô nghĩa xác định sai đối tượng mục tiêu Do phải xác định đối tượng mục tiêu để làm việc tập trung mang lại hiệu + Sẽ làm để xác định (và phát triển) số lượng (và giá trị) khách hàng mà kiện thu hút (kể khách hàng tiềm năng) ? + Khách hàng Doanh nghiệp – chủ đầu tư ? + Những thông điệp mà Chủ Doanh nhiệp muốn truyền tải đến khách hàng mục tiêu ? + Sẽ kiểm tra kế hoạch chi tiết hoạt động thu hút đối tượng khách hàng (mà chủ Doanh nhiệp) cần hướng đến, + Sẽ cố gắng hạn chế đối tượng khơng nhiều tiềm (giúp làm việc tập trung hiệu cho khách hàng kia) - Xác định mục tiêu cần đạt đuợc Là mục tiêu đề mong muốn giúp cho chủ Doanh nghiệp gặt hái sau kiện: + Gia tăng doanh số + Tìm kiếm khách hàng mục tiêu + Mở rộng thị trường + Mở rộng mối quan hệ + Kế hoạch ngân sách để đánh giá hiệu công việc LẬP KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH Chuẩn bị nguồn lực: Trước bắt đầu kiện bạn cần đánh giá lại nguồn lực có bạn có người, dự kiến tài bao nhiêu, có nguồn lực bên ngồi hỗ trợ LẬP KẾ HOẠCH CHƯƠNG TRÌNH - Trước, trong, sau kiện, cơng ty cần làm để phát huy tác dụng khách hàng - Trước, trong, sau kiện, cơng ty cần làm để phát huy tác dụng người tổ cức kiện - Làm để xác định đối tượng khách hàng ? - Làm để thuyết phục khách hàng hưởng ứng bạn kiện thương mại - Làm để tuyển chọn đội ngũ nhân viên để giao tiếp với đối tượng khách hàng mục tiêu - Làm để huấn luyện tạo động lực tốt cho đội ngũ nhân viên để giao tiếp với đối tượng khách hàng mục tiêu Và: - Sau kiện: + Thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ với khách hàng + Thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ với nhà cung cấp + Gửi phiếu thăm dò ý kiến khách hàng chương trình vừa qua + Gửi thư cảm ơn đến khách hàng + Họp đánh giá nội công ty, nhà cung cấp sử dụng về: ưu điểm, thiếu sót, tồn điều chỉnh LÊN CHƯƠNG TRÌNH NGHỊ SỰ (thường phần khách hàng cung cấp cơng ty tổ chức xây dựng dựa yêu cầu khách hàng) LỰA CHỌN VỊ TRÍ ,ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC - Điểm, vị trí phù hợp -Nơi tổ chức họp … : Phòng họp nào? -Nơi tổ chức cho khách ăn sáng? -Tổ chức ăn bữa ? -………tiệc ngồi trời., buffet…….? -Phịng nghỉ ? -Các điểm tham quan QUẢN LÝ DIỄN BIẾN SỰ KIỆN Quản lý hoạt động bên họp: -Chịu trách nhiệm quản lý đồn q trình đưa đón khách -Tổ chức đặt phòng, đặt tiệc bữa ăn cho khách -Quản lý khách trình diễn tiệc bữa ăn -Các hoạt động tham quan đồn -Giám sát việc tổ chức, chuẩn bị trang thiết bị -Sắp xếp ổn định vị trí chỗ ngồi cho khách -Theo dõi xử lý cố kỹ thuật trình diễn biến kiện ( máy chiếu, hệ thống ánh sáng, loa, mic ) -Cung cấp tài liệu cần thiết kiện -Quan sát, đảm bảo kiện diễn theo kế hoạch ĐÁNH GIÁ CUỘC HỌP Đánh giá trình tổ chức thực chương trình : - Làm phiếu hỏi ý kiến hài lòng khách hàng - Lựa chọn nơi diễn kiện,xem xét địa - Đánh giá xem làm tốt mặt mặt hạn chế, thiếu sót - Rút học kinh nghiệm cho lần tổ chức sau - So sánh khoản chi phí thực tế so với kế hoạch dự kiến => Lợi nhuận thực tế thu Tập trung nguồn lực tổ chức thực a/ Tập trung nguồn lực Thiết lập sơ thời gian, thời lượng chương trình Phải dự trù trước thời lượng chương trình diễn thời gian bao lâu, từ tổng hợp thời gian tất chương trình để thiết lập sơ thời gian tổng thể kiện diễn ngày Nhưng nên ý công thêm thời gian gỉai lao chương trình việc xảy ngòai kế họach đặt Thiết lập nhóm làm việc Dựa kế họach thiết lâp mà có họach định phân chia, thiết lập nhân vào nhóm phù hợp, với cơng việc phân cơng thời gian hịan thành cơng việc thích hợp Ví dụ: chịu trách nhiệm đặt hàng hối thúc nhà cung cấp, hay chuẩn bị đặt hàng cho dàn dựng trang trí, tiến hành dàn dựng trang trí địa điểm tổ chức kiện, tổng đợt chương trình… Địa điểm: - Tham quan địa điểm - Xem xét sức chứa dựa ước tính số lượng người tham gia - Chọn địa điểm - Khảo sát địa điểm - Ký hợp đồng địa điểm - Xác nhận thông tin chi tiết - Theo dõi hoàn tất việc lựa chọn địa điểm Các yêu cầu chuẩn bị nhân sự: - MC: Người dẫn chương trình - PG: Hướng dẫn, chào mừng khách mời - Tiếp tân bàn: Đón khách, nhận Namecard, xác nhận khách mời Thuyết trình: - Chọn chủ đề cho kiện - Xác định người thuyết trình - Phác thảo thuyết trình - Trang phục cho người thuyết trình - Quà tặng cho người thuyết trình Báo chí, quan truyền thơng: - Mời đại diện báo chí - Đại diện đài truyền hình - Phóng viên báo chí - Phóng viên đài truyền hình - Người quay phim, chụp hình - Người chuẩn bị trình chiếu trước, sau buổi kiện - Người xử lý tình phát sinh Các yêu cầu chuẩn bị sở vật chất, tài liệu: Nội dung diễn văn (Thuyết trình) Brochure cho khách tham dự Thư mời, thư cám ơn + Các đơn vị bảo trợ + Báo chí + Đài truyền hình + Đại biểu + Khách tham dự Thơng cáo báo chí, quảng cáo để đăng báo, website tài trợ Trang phục: - Trang phục cho MC - Trang phục cho PG - Bangron cho PG Hệ thống âm thanh: - Máy chiếu - Nhạc chờ - Micro: Có dây, khơng dây, dự phịng - Loa, ampli Ánh sáng: Khảo sát địa điểm Độ chói, tối sáng cần điều chỉnh Hình ảnh trình chiếu trước, sau buổi kiện: Video, PowerPoint, Flash, thiết bị điều khiển từ xa Trang trí: - Hoa trang trí địa điểm - Hoa cài áo cho khách mời - Thẻ đeo ban tổ chức, thẻ dành cho khách mời - Lẵng hoa chúc mừng trang trí - Backdrop - Bangron, banner chào mừng, giới thiệu chương trình, thành phần tham dự - Biển biểu hướng dẫn xung quanh địa điểm - Bàn tiếp tân - Sắp xếp sơ đồ bàn ghế hội trường (Nếu có) Quà tặng: - Quà đơn vị tài trợ - Quà cho đại biểu - Quà cho khách mời danh sách - Quà cho khách vãng lai Loại quà tặng: - Sản phẩm - Voucher (Thẻ mua hàng, phiếu ưu đãi) - Hiện kim - Kỷ niệm chương, cờ, giấy khen Teabreak: - Chọn cách phục vụ: Tập trung bàn - Nước uống: Chọn loại nước uống - Thức ăn nhẹ: Ăn nhẹ, đặt tiệc (Nếu tiệc nơi khác phải có hướng dẫn đường) Quay phim, chụp hình: - Chuẩn bị máy chụp hình - Chuẩn bị máy quay phim Oder Running: Bảng kế hoạch thời gian chương trình Bảng câu hỏi giao lưu dự kiến: Các tình phát sinh, người xử lý Các yêu cầu chuẩn bị giấy phép có liên quan: - Văn hóa thơng tin - Giao thơng, cơng chánh (Xin tuyến, bãi - bến đậu xe) - Cấp cứu - Cứu hỏa - Cơng an - Dân phịng - Tổ chức biểu diễn - Công ty bảo vệ - Ủy ban Báo cáo kết kiện: - Số lượng khách tham dự - Các đơn vị truyền thơng - Lượng hóa phản hồi từ bên tham gia - Đánh giá mức độ thành công kiện - Tác động doanh số sau kiện ( cụ thể lượng hóa ) - Ngày phát sóng, ngày báo Các chuyên mục khách hàng quan tâm b/ Tổ chức thực - Thực kế hoạch có kèm kiểm sốt: lúc người thực cơng việc đặt ngồi theo kế hoạch có giám sát trưởng phận - Tổ chức event theo dõi event: trưởng phận điều phối nhân lực theo công việc phân cơng Những lúc có phát sinh ngồi dự kiến, người tập hợp lại đề giải chỗ - Kết thúc event, chuyển đồ đạc kho: dọn dẹp nơi tổ chức, sữa lại vật dụng sử dụng, toán hợp đồng cho nhà cung cấp, bảo quản kho 4/ Kiểm tra, điều chỉnh ... Đặc điểm sách khách hàng cho việc tổ chức hợp, kiện XÁC ĐỊNH MỤC ĐÍCH CỦA SỰ KIỆN - Xác định mục đích kiện Cần xác định mục đích kiện tổ chức để làm gì: Ra mắt sản phẩm, hội nghị khách hàng,... -Nơi tổ chức cho khách ăn sáng? -Tổ chức ăn bữa ? -………tiệc ngồi trời., buffet…….? -Phịng nghỉ ? -Các điểm tham quan QUẢN LÝ DIỄN BIẾN SỰ KIỆN Quản lý hoạt động bên họp: -Chịu trách nhiệm quản. .. chỉnh LÊN CHƯƠNG TRÌNH NGHỊ SỰ (thường phần khách hàng cung cấp công ty tổ chức xây dựng dựa yêu cầu khách hàng) LỰA CHỌN VỊ TRÍ ,ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC - Điểm, vị trí phù hợp -Nơi tổ chức họp … : Phòng