BÀI GIẢNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

BỘ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH TRƯỜNG CAO ĐẲNG DU LỊCH HÀ NỘI ˜@&?™ BÀI GIẢNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN HÀ NỘI 2009 LỜI NÓI ĐẦU Tổ chức kiện, xem xét góc độ doanh nghiệp hoạt động kinh doanh tương đối mẻ Việt Nam Cùng với phát triển kinh tế, khoa học công nghệ, thông tin dịch vụ tổ chức kiện có bước phát triển đáng kể Việt Nam Tuy nhiên tài liệu hướng dẫn tổ chức kiện rời rạc, chưa hệ thống, chưa tiếp cận với phát triển tổ chức kiện nước phát triển giới đặc thù riêng tổ chức kiện Việt Nam Đáp ứng yêu cầu dạy học kỹ nghề nghiệp tổ chức kiện giai đoạn Trường Cao đẳng Du lịch Hà Nội tổ chức biên soạn Bài giảng tổ chức kiện Đây giảng có tham khảo, kế thừa tài liệu trước với bổ sung, cập nhật kiến thức phục vụ nước Với nội dung tương đối đầy đủ, cập nhật tập tài liệu việc đáp ứng nhu cầu dạy học cịn xem tài liệu tham khảo tốt cho cán quản lý, nhân viên làm việc doanh nghiệp tổ chức kiện nói riêng doanh nghiệp du lịch nói chung Việc biên soạn giảng tâm huyết cố gắng không nhỏ tác giả nhằm mang tới tài liệu tương đối hệ thống nghề Việt Nam Tuy nhiên hạn chế nhiều mặt trình biên soạn, chắn giảng không tránh khỏi thiếu sót Tác giả xin chân thành cảm ơn mong nhận ý kiến góp ý bạn đọc Cuối cùng, xin chân thành cảm ơn tác giả có tài liệu ý kiến mà tham khảo, cảm ơn hỗ trợ đóng góp ý kiến đồng nghiệp, cảm ơn quan tâm Ban giám hiệu, phòng Kế hoạch- đào tạo, Khoa Cơ sở ngành Trường cao đẳng du lịch Hà Nội tạo điều kiện thuận lợi cho tơi hồn thành giảng LỜI BẠT Để thuận lợi cho người đọc việc sử dụng tài liệu, tác giả xin phép lưu ý số điểm nội dung thuật ngữ sử dụng tài liệu: - Trong tài liệu, với số thuật ngữ chuyên môn tác giả để nguyên gốc tiếng Anh, có tiếng Anh kèm nhằm mục đích nâng cao hiệu sử dụng tài liệu Việc biên soạn giảng dựa trình phân tích nghề tổ chức kiện tìm hiểu, nghiên cứu nguồn tài liệu từ nước (trong chủ yếu tiếng Anh) Mặc dù q trình biên soạn, chúng tơi cố gắng Việt hóa thuật ngữ chun mơn tổ chức kiện (trong phạm vi có thể) Tuy nhiên, việc sử dụng số thuật ngữ chuyên môn tiếng Anh điều cần thiết khơng tránh khỏi lý sau: + Thứ nhất, từ thuật ngữ tiếng Anh cách hiểu vật, tượng theo tiếng Việt khác nhau, chưa thống tài liệu thực tế Việt Nam + Thứ hai, từ thuật ngữ chuyên môn tiếng Anh chuyển sang tiếng Việt thường khơng có từ tương đương, để hiểu trọn vẹn đủ nghĩa từ chun mơn tiếng Anh cần phải có cụm từ dài, điều ảnh hưởng đến việc diễn đạt nội dung tài liệu + Thứ ba, người nghề tổ chức kiện, việc sử dụng thuật ngữ chuyên môn tiếng Anh trở thành quen thuộc phổ biến phản ánh chất nội dung cần thông tin mà mục đích tài liệu biên soạn chủ yếu phục vụ cho người học để tham gia hoạt động tổ chức kiện nên thiết nghĩ việc sử dụng số thuật ngữ chuyên môn tiếng Anh điều chấp nhận - Đối với nội dung “hộp”, chủ yếu thông tin chúng tơi thu thập mạng Internet, báo chí, qua tìm hiểu thực tế từ số doanh nghiệp Trong hộp tính đặc thù mang tính chất bổ sung, tham khảo, mặt khác nội dung hộp mang nặng tính chuyên môn, nên sử dụng số thuật ngữ tiếng Anh hộp (ví dụ có chỗ sử dụng event thay cho tổ chức kiện, sử dụng từ chuyên môn khác như: decor, planer…) Ngồi ra, ngơn ngữ số đoạn hộp mang tính chất “ngơn ngữ mạng”, “văn nói” hộp chủ yếu mang ý nghĩa tham khảo, bổ sung mặt khác mang tính “sống động”, tính “nghề nghiệp” cao nên để nguyên gốc theo nguồn tham khảo - Trong số nội dung biên soạn dựa việc nghiên cứu tổng hợp từ tài liệu nước ngồi có liên quan nguồn với số tài liệu xuất bản, cách dịch, cách tiếp cận, tổng hợp có điểm khác Bên cạnh đó, với số thuật ngữ mang tính chất phổ biến, có khả Việt hóa (ví dụ tổ chức kiện, kiện…) không đưa khái niệm, mà đưa cách hiểu tài liệu (vì thực chất chưa có hội thảo hay kết luận thức thuật ngữ tổ chức kiện) Nếu có điểm khác so với khái niệm cách hiểu nhà nghiên cứu khác mong có dịp trao đổi để thống Thư từ trao đổi xin vui lòng gửi theo địa hòm thư: ETV.VN@gmail.com Một lần nữa, tác giả mong xin chân thành cảm ơn ý kiến đóng góp, trao đổi bạn đọc MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU MỤC LỤC CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN 1.1 KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN 1.1.1 Tổ chức kiện gì? 1.1.2 Các hoạt động tác nghiệp tổ chức kiện 11 1.1.3 Các thành phần tham gia kiện 12 1.1.4 Đặc điểm tổ chức kiện 17 1.1.5 Sơ lược thị trường tổ chức kiện Việt Nam 19 1.2 CÁC LOẠI HÌNH SỰ KIỆN 23 1.2.1 Theo quy mô, lãnh thổ 23 1.2.2 Theo thời gian 24 1.2.3 Theo hình thức mục đích 24 1.3 NHỮNG YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI TỔ CHỨC SỰ KIỆN 27 1.3.1.Các yếu tố vĩ mô 27 1.3.2 Các yếu tố vi mô 30 1.4 MỘT SỐ Ý NGHĨA VÀ TÁC ĐỘNG CỦA SỰ KIỆN 32 1.4.1 Ý nghĩa hoạt động tổ chức kiện với thành phần tham gia kiện 32 1.4.2 Một số tác động kiện đến lĩnh vực đời sống xã hội 37 1.4.3 Mối quan hệ kiện du lịch 39 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 41 CHƯƠNG 2: HÌNH THÀNH CHỦ ĐỀ, LẬP CHƯƠNG TRÌNH VÀ DỰ TỐN NGÂN SÁCH SỰ KIỆN 42 2.1 NGHIÊN CỨU CÁC YẾU TỐ CÓ LIÊN QUAN ĐẾN SỰ KIỆN 42 2.1.1 Mục tiêu kiện 42 2.1.2 Tiếp nhận thông tin nhà đầu tư kiện 46 2.1.3 Nghiên cứu yếu tố khác có liên quan đến kiện 47 2.2 HÌNH THÀNH CHỦ ĐỀ SỰ KIỆN 49 2.2.1 Chủ đề kiện gì? 49 2.2.2 Hình thành chủ đề cho kiện 49 2.2.3 Các ý tưởng cho kiện 50 2.3 LẬP CHƯƠNG TRÌNH VÀ KẾ HOẠCH TỔNG THỂ TỔ CHỨC SỰ KIỆN 51 2.3.1 Chương trình kiện gì? 51 2.3.2 Xây dựng chương trình cho kiện 52 2.4 LẬP DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN 54 2.4.1 Khái niệm dự toán ngân sách tổ chức kiện 54 2.4.2 Các nhóm chi phí tổ chức kiện 55 2.4.3 Các hình thức lập dự tốn ngân sách tổ chức kiện 63 2.4.4 Lập dự toán ngân sách tổ chức kiện theo hình thức chi phí cố định, chi phí biến đổi 66 2.5 ĐÀM PHÁN VÀ TIẾN HÀNH KÝ KẾT HỢP ĐỒNG VỚI NHÀ ĐẦU TƯ SỰ KIỆN 68 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 71 CHƯƠNG 3: LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN .72 3.1 KHÁI QUÁT VỀ KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN 72 3.1.1 Kế hoạch tổ chức kiện gì? 72 3.1.2 Phân loại kế hoạch tổ chức kiện 73 3.1.3 Vai trò kế hoạch tổ chức kiện 75 3.2 NỘI DUNG LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN 77 3.2.1 Một số yêu cầu quy trình chung lập kế hoạch tổ chức kiện 77 3.2.2 Hệ thống hóa hoạt động kiện 78 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 86 CHƯƠNG 4: CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN .87 4.1 THÀNH LẬP BAN TỔ CHỨC SỰ KIỆN 87 4.2 LẬP TIẾN ĐỘ CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN 88 4.2.1 Bảng tiến độ 88 4.2.2 Quy trình lập tiến độ cho công tác chuẩn bị tổ chức kiện 88 4.3 CHUẨN BỊ VỀ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH 89 4.4 CHUẨN BỊ CÁC CƠNG VIỆC CĨ LIÊN QUAN ĐẾN KHÁCH MỜI THAM GIA SỰ KIỆN 93 4.4.1 Khái niệm, phân loại khách mời tham gia kiện 93 4.4.2 Lập danh sách khách mời 94 4.4.3 Chuẩn bị gửi thiếp mời/ giấy mời cho khách 99 4.5 CHUẨN BỊ ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC SỰ KIỆN 105 4.5.1 Tổng quan địa điểm tổ chức kiện 105 4.5.2 Phân loại địa điểm tổ chức kiện 105 4.5.3 Các khu vực không gian địa điểm tổ chức kiện 108 4.5.4 Các yêu cầu lựa chọn địa điểm tổ chức kiện 108 4.5.5 Quy trình lựa chọn địa điểm tổ chức kiện 110 4.5.6 Quy trình chuẩn bị địa điểm tổ chức kiện 111 4.6 CHUẨN BỊ VỀ NHÂN LỰC CHO TỔ CHỨC SỰ KIỆN 111 4.6.1 Xác định mơ hình tổ chức lao động 111 4.6.2 Các chức danh tổ chức kiện 117 4.7 CHUẨN BỊ HẬU CẦN CHO SỰ KIỆN 126 4.8 DỰ TÍNH VÀ XỬ LÝ CÁC SỰ CỐ TRONG SỰ KIỆN 127 4.8.1 Sự cố tổ chức kiện gì? 127 4.8.2 Dự tính xử lý cố có liên quan đến chủ đề kiện 127 4.9 CHUẨN BỊ CÁC YẾU TỐ KHÁC CHO SỰ KIỆN 132 4.9.1 Chuẩn bị tài liệu 132 4.9.2 Chuẩn bị chương trình bổ trợ, dự phịng 137 4.9.3 Chuẩn bị quà tặng 137 4.10 CHUẨN BỊ CÁC YẾU TỐ CƠ BẢN TRONG TRÌNH DIỄN SỰ KIỆN 137 4.10.1 Không gian thực kiện 137 4.10.2 Người dẫn chương trình diễn giả 140 4.10.3 Đạo diễn dàn dựng sân khấu 142 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 145 CHƯƠNG 5: QUẢN TRỊ HẬU CẦN TỔ CHỨC SỰ KIỆN 146 5.1 KHÁI QUÁT VỀ QUẢN TRỊ HẬU CẦN TỔ CHỨC SỰ KIỆN 146 5.1.1 Quản trị hậu cần tổ chức kiện gì? 146 5.1.2 Vai trò quản trị hậu cần tổ chức kiện 147 5.2 QUY TRÌNH CHUNG TRONG QUẢN TRỊ HẬU CẦN TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN 147 5.2.1 Lập kế hoạch cung ứng dịch vụ 148 5.2.2 Lựa chọn nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ 148 5.2.3 Thương lượng ký kết hợp đồng cung ứng dịch vụ 152 5.2.4 Kiểm soát phối hợp cung ứng dịch vụ 155 5.2.5 Dự tính xử lý cố có liên quan 155 5.3 CUNG ỨNG CÁC DỊCH VỤ VẬN CHUYỂN VÀ TỔ CHỨC ĐƯA ĐÓN KHÁCH 155 5.3.1 Các nhà cung ứng dịch vụ phương tiện vận chuyển 157 5.3.2 Tổ chức đón khách khách sử dụng phương tiện vận chuyển công cộng 160 5.4 CUNG ỨNG DỊCH VỤ LƯU TRÚ 161 5.4.1 Quy trình việc tổ chức nhận buồng 161 5.4.2 Quy trình chung việc tổ chức trả buồng 162 5.5 CUNG ỨNG DỊCH VỤ ĂN UỐNG 163 5.6 TỔ CHỨC MẠNG LƯỚI THÔNG TIN, LIÊN LẠC TRONG SỰ KIỆN 164 5.6.1 Thông tin nội 165 5.6.2 Các tài liệu bảng dẫn cho thành phần tham gia kiện 166 5.6.3 Cung ứng dịch vụ thông tin liên lạc 166 5.7 CUNG ỨNG CÁC DỊCH VỤ THEO YÊU CẦU CỦA KHÁCH VIP VÀ CÁC PHƯƠNG TIỆN TRUYỀN THÔNG 167 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 168 CHƯƠNG 6: TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA SỰ KIỆN 169 6.1 TỔ CHỨC KHAI MẠC SỰ KIỆN 169 6.1.1 Tổ chức đón tiếp khách nơi diễn kiện 169 6.1.2 Khai mạc kiện 170 6.2 ĐIỀU HÀNH DIỄN BIẾN CỦA SỰ KIỆN 170 6.2.1 Điều hành sân khấu/ khu vực trình diễn/ khu vực thi đấu 170 6.2.2 Điều hành, quản lý khán giả khách mời 171 6.2.3 Điều hành hoạt động phụ trợ 172 6.43 KẾT THÚC SỰ KIỆN 173 6.3.1 Tổ chức bế mạc kiện 173 6.3.2 Tiễn khách 174 6.3.3 Thanh toán kiện 175 6.3.4 Phối hợp giải cơng việc cịn lại sau kiện 175 6.3.5 Lập báo cáo tổng kết công tác tổ chức kiện 176 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 177 PHỤ LỤC 1: MỘT SỐ ĐIỂM CHÚ Ý TRONG TỔ CHỨC CÁC LOẠI HÌNH SỰ KIỆN 178 PHỤ LỤC 2: CÁC MẪU GIẤY TỜ TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN 214 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 240 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN Mục tiêu: - Hiểu trình bày ý nghĩa tổ chức kiện, hoạt động tác nghiệp kiện, thành phần tham gia kiện - Phân tích đặc điểm hoạt động tổ chức kiện - Mô tả sơ lược thị trường tổ chức kiện Việt Nam - Phân biệt loại hình kiện - Hiểu chứng minh vai trò, tác động kiện tới thành phần tham gia kiện đời sống xã hội - Trình bày yếu tố ảnh hưởng tới tổ chức kiện 1.1 KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN 1.1.1 Tổ chức kiện gì? 1.1.1.1 Sự kiện gì? Tổ chức kiện thuật ngữ tương đối mẻ Việt Nam, có nhiều cách hiểu khác thuật ngữ Trước tiên, tìm hiểu ý nghĩa từ kiện theo cách tiếp cận liên quan đến dịch vụ tổ chức kiện Theo từ điển tiếng Việt: Sự kiện việc có ý nghĩa quan trọng xảy ra, có ý nghĩa với đời sống xã hội Theo nghĩa phổ biến đời sống xã hội, kiện tượng, cố, biến cố mang tính chất bất thường xuất Ví dụ nói đến kiện kinh tế tiêu biểu Việt Nam năm người ta đề cập đến: Việc tăng giá xăng dầu, khủng hoảng kinh tế, giảm giá chứng khoán… Trong số lĩnh vực khác kiện cịn có nghĩa hồn tồn khác hẳn, ví dụ thống kê học trường hợp xuất biến cố xem kiện Trong lĩnh vực tổ chức kiện Việt Nam người ta thường quan niệm: kiện hoạt động diễn lĩnh vực thể thao, thương mại, giải trí, lễ hội, hội thảo, hội nghị Tuy nhiên, việc quan niệm hoạt động “sự kiện” có nhiều cách hiểu khác nhau: - Có người hiểu kiện theo nghĩa có hoạt động mang tính xã hội cao, với quy mơ lớn, có ý nghĩa định đời sống kinh tế xã hội (cả tỉnh nước, phương tiện truyền thông quan tâm đưa tin) xem kiện Ví dụ kiện như: hội nghị nước nói tiếng Pháp, SEGAMES 23, thi hoa hậu tồn quốc… - Trong đó, có người lại hiểu “sự kiện” theo nghĩa gần với “sự việc” có nghĩa kiện đương nhiên cách hiểu nói trên, cịn bao hàm hoạt động thường mang ý nghĩa cá nhân, gia đình, cộng đồng hẹp đời sống xã hội thường ngày như: tang ma, đám cưới, sinh nhật, tiệc mời… Dưới đây, đoạn trích tổ chức kiện diễn đàn kinh doanh Internet nói nghề tổ chức kiện để biết thêm cách hiểu khác “sự kiện” Hộp 1.1 Tổ chức kiện Tổ chức kiện gì? Những người mộ cô đào kiêm ca sĩ tiếng Jennifer Lopez hẳn xem vai diễn phim hài tình cảm “Người tổ chức đám cưới” Trong phim, cô thủ vai nhà tổ chức đám cưới chuyên nghiệp, tài tình việc biến đám cưới thành kiện hoàn hảo lãng mạn cho cặp tình nhân Thực ra, bạn bắt đầu nghề nghiệp vai diễn Jennifer Lopez Những công ty tổ chức kiện Việt Nam làm cơng việc Khi nói đến tổ chức kiện, người ta thường nghĩ đến công tác tổ chức kiện quy mô Thế vận hội Olympics, World Cup, SEA Games, Lễ trao giải điện ảnh Oscar Lễ hội Sài Gòn 300 năm, Festival Huế Trên thực tế, dịch vụ đa dạng, từ việc xếp tổ chức hội chợ triển lãm, hội thảo chuyên đề, lễ động thổ, lễ khánh thành, đến buổi tiệc chiêu đãi, họp mặt đại lý, mắt sản phẩm nhiều hoạt động khác Rất nhiều cơng ty, đặc biệt tập đồn lớn nước ngoài, xem việc quảng bá thương hiệu tên tuổi công ty thông qua hoạt động tổ chức kiện công cụ cần thiết hiệu để thực chiến lược kinh doanh tiếp thị Chẳng hạn, hãng nước Coca Cola sẵn sàng bỏ khoản ngân sách lớn để vận động tổ chức đưa Cúp vàng FIFA đến với người hâm mộ Việt Nam Hay tập đoàn xe tiếng dám chi vài chục ngàn đô-la Mỹ để giới thiệu loại xe Cịn cơng ty máy in "chơi đẹp" cách mời ngàn khách hàng đại lý vui chơi ngày Saigon Water Park (theo http://vinamap.vn) - Với cách hiểu trích dẫn nói trên, “sự kiện” chủ yếu hoạt động liên quan đến hoạt động thương mại, marketing doanh nghiệp như: hội thảo, hội nghị, khai trương, giới thiệu sản phẩm, hội chợ, triển lãm… Ngay số cơng ty có dịch vụ tổ chức kiện Việt Nam, phần giới thiệu sản phẩm “tổ chức kiện” tập trung nội dung mà quan tâm đề cập đến lĩnh vực xã hội đời sống thường ngày khác Trong ba cách hiểu nói trên, “sự kiện” tiếp cận số lĩnh vực, phạm vi định Với phát triển nghề “tổ chức kiện” tiếp cận theo ba hướng không đủ Theo chúng tôi, cách tiếp cận “sự kiện” lĩnh vực cần vào đặc trưng mô tả nghề, hoạt động nghề tổ chức kiện thừa nhận mang tính phổ biến giới Với quan điểm này, nên hiểu “sự kiện” dựa nghĩa “tổ chức kiện” tương ứng với event management - tiếng Anh Cách hiểu hợp lý, nghiên cứu thuật ngữ từ ngôn ngữ phổ biến khác tiếng Pháp, Đức, Italia, Hà Lan… mượn từ gốc event management (trừ tiếng Tây Ban Nha gestión de eventos) Ở nước phát triển lĩnh vực trở thành nghề, ngành công nghiệp dịch vụ đặc thù, họ có hệ thống lý luận nghề nghiệp tương đối đầy đủ chặt chẽ Theo tiếng Anh, kiện (event) bao hàm lĩnh vực rộng như: + Bussiness event: Các kiện liên quan đến kinh doanh + Corporate events: Các kiện liên quan đến doanh nghiệp, ví dụ: lễ kỷ niệm ngày thành lập cơng ty, hội nghị khách hàng… + Fundraising events: Sự kiện nhằm mục đích gây quỹ + Exhibitions: Triển lãm + Trade fairs: Hội chợ thương mại + Entertainment events: Sự kiện mang tính chất giải trí + Concerts/live performances: Hồ nhạc, biểu diễn trực tiếp + Festive events: Lễ hội, liên hoan + Government events: Sự kiện quan nhà nước + Meetings: Họp hành, gặp giao lưu + Seminars: Hội thảo chuyên đề