Bài giảng tổ chức sự kiện du lịch chương 3 chuẩn bị tổ chức sự kiện du lịch

38 CHƯƠNG CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 38 NỘI DUNG CHƯƠNG Nội dung chương 3.1 Thành lập ban tổ chức, xác định thời gian lập bảng tiến độ kiện du lịch 3.1.1 Thành lập banhere tổ chức kiện du lịch Text sample Lorem ipsum dolor sit dudu amet, consectetur adipiscing elit 3.1.2 Xác định thời gian lập bảng tiến độ Text sample here kiện du lịch Lorem ipsum dolor sit dudu amet, consectetur adipiscing elit Text sample here 3.2.1.Chuẩn bị thủ tục hành pháp lý Lorem ipsum dolor sit dudu cho kiện du lịch adipiscing amet, consectetur elit 3.2.2 Chuẩn bị địa điểm cho kiện du lịch Text sample here Text sample here Lorem ipsum dolor sit dudu Lorem ipsum dolor sit dudu amet, consectetur adipiscing 3.2 Nội dung amet, consectetur adipiscing elit elit chuẩn bị tổ chức kiện du lịch Lorem ipsum dolor sitdudu amet, consectetur adipiscing elit Text sample here 3.2.3 Chuẩn bị liên quan đến khách mời 3.2.4 Chuẩn bị nhân lực cho kiện du lịch Text sample here Lorem ipsum dolor sit dudu amet, consectetur adipiscing elit 3.2.5 Chuẩn bị truyền thông kiện 3.2.6 Chuẩn bị về trang thiết bị cho kiện 39 CHƯƠNG 3: CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 3.1 Thành lập ban tổ chức, xác định thời gian lập bảng tiến độ kiện du lịch 40 3.1.1 Thành lập ban tổ chức kiện du lịch Ban tổ chức kiện: Ban tổ chức phải thành lập từ giai đoạn đầu để giúp nhà quản trị thực công việc chuẩn bị cho kiện Ban tổ chức bao gồm thành viên thuộc thành phần khác nhau, có khả tổ chức có kỹ chun mơn nghề nghiệp để chủ động thực Nhà quản trị tổ chức kiện đảm nhận vai trò trưởng Ban tổ chức với nhiệm vụ cụ thể Nhân lực cho dịch vụ tổ chức kiện du lịch đa dạng CHƯƠNG 3: CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 3.1 Thành lập ban tổ chức, xác định thời gian lập bảng tiến độ kiện du lịch 3.1.2.1.Xác định thời gian 3.1.2 Xác định thời gian lập bảng tiến độ kiện du lịch 3.1.2.2 Lập bảng tiến độ kiện du lịch 41 CHƯƠNG 3: CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 3.1 Thành lập ban tổ chức, xác định thời gian lập bảng tiến độ kiện du lịch 42 Trước hết cần lấy thời gian từ bắt đầu lập kế hoạch tới bắt đầu tổ chức kiện Đây mức độ khống chế toàn thời gian hạng mục công việc chuẩn bị 3.1.2.1.Xác định thời gian Tiếp đến, Nhà tổ chức kiện cần xác định thời gian cho hạng mục công việc, đặc biệt hạng mục công việc chủ yếu quan trọng Sau đó, xác định thêm mức thời gian dự phịng cho tồn hệ thớng cơng việc Xác định phương pháp chuẩn bị cho thích hợp: Phương pháp ćn chiếu, phương pháp dòng chảy song song phương pháp kết hợp CHƯƠNG 3: CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 3.1 Thành lập ban tổ chức, xác định thời gian lập bảng tiến độ kiện du lịch Phân tích bảng danh mục mơ tả hạng mục công việc kiện du lịch 3.1.2.2 Lập bảng tiến độ kiện du lịch Xác định khoảng thời gian cần thiết để chuẩn bị cho từng cơng việc Hệ thống hố về cơng việc thời gian công tác chuẩn bị Tổng hợp thành bảng tiến độ cho công tác chuẩn bị tổ chức kiện du lịch 43 VÍ DỤ VỀ BẢNG TIẾN ĐỘ CÔNG VIỆC 44 CHƯƠNG 3: CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 3.2 Nội dung chuẩn bị tổ chức kiện du lịch 3.2.1 Chuẩn bị thủ tục hành pháp lý cho kiện du lịch 3.2.1.1 Chuẩn bị thủ tục hành 3.2.1.2 Vấn đề pháp lý cho kiện du lịch 45 CHƯƠNG 3: CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 3.2 Nội dung chuẩn bị tổ chức kiện du lịch Các loại giấy phép tổ chức kiện 3.2.1.1 Hồ sơ xin giấy phép tổ chức kiện Chuẩn bị thủ tục hành Các bước tiến hành thủ tục hành 46 CHƯƠNG 3: CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 3.2 Nội dung chuẩn bị tổ chức kiện du lịch Giấy phép tiến hành kiện Giấy phép về vệ sinh, an ninh, môi trường Các loại giấy phép tổ chức kiện Cấp phép về nội dung Các giấy phép khác: giấy phép treo băng rơn, quảng cáo, giấy phép đón phục vụ khách quốc tế 47 CHƯƠNG 3: CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 3.2 Nội dung chuẩn bị tổ chức kiện du lịch Bước 1: Phân tích yêu cầu kiện để chọn địa điểm phù hợp Bước 2: Tìm kiếm địa điểm tổ chức kiện Quy trình lựa chọn địa điểm tổ chức kiện Bước 3: Khảo sát địa điểm Bước 4: Thống giá cả điều khoản Bước 5: Thực đặt chỗ xác nhận 58 CHƯƠNG 3: CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 3.2 Nội dung chuẩn bị tổ chức kiện du lịch Khái niệm khách mời 3.2.3 Chuẩn bị liên quan đến khách mời Phân loại khách mời Công việc chuẩn bị liên quan đến khách mời 59 CHƯƠNG 3: CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 3.2 Nội dung chuẩn bị tổ chức kiện du lịch Khái niệm khách mời Khách mời tham gia kiện tổ chức, doanh nghiệp cá nhân chủ đầu tư kiện chủ động mời tham dự vào diễn biến, hoạt động kiện, họ đối tượng mà mục tiêu kiện ḿn tác động đến 60 CHƯƠNG 3: CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 3.2 Nội dung chuẩn bị tổ chức kiện du lịch Khách mời chính thức Theo kế hoạch tổ chức Khách mời dự bị Phân loại khách mời Khách mời quan trọng Theo vị trí, vai trò Khách mời ở quan truyền thông Khách mời khách hàng Khách mời nhà cung ứng 61 CHƯƠNG 3: CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 3.2 Nội dung chuẩn bị tổ chức kiện du lịch Các công việc chuẩn bị liên quan đến khách mời Lập danh sách khách mời Chuẩn bị gửi giấy mời cho khách Kiểm tra, xác nhận Chuẩn bị điều kiện để phục vụ 62 CHƯƠNG 3: CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 3.2 Nội dung chuẩn bị tổ chức kiện du lịch Xác định mô hình tổ chức lao động 3.2.4 Chuẩn bị nhân lực cho kiện du lịch Lập kế hoạch về nhân lực cho kiện Tiến hành chuẩn bị số lượng nhân lực (bố trí, tuyển dụng, ký kết hợp đồng) Tiến hành bố trí đào tạo nhân lực (phân công công việc, hướng dẫn thực theo bảng mô tả cơng việc, đào tạo, diễn tập…) Kiểm tra hồn tất công tác chuẩn bị 63 CHƯƠNG 3: CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 3.2 Nội dung chuẩn bị tổ chức kiện du lịch Ý nghĩa truyền thông marketing kiện 3.2.5 .2.5 Chuẩn bị truyền thông Chuẩn bị kiện truyền thông kiện Lựa chọn công cụ truyền thông Nội dung truyền thông marketing kiện 64 CHƯƠNG 3: CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 65 3.2 Nội dung chuẩn bị tổ chức kiện du lịch Ý nghĩa truyền thông marketing kiện Tăng cường nhận thức về kiện đơn vị chủ nhà Thông báo cho người về đặc điểm lợi ích Thúc đẩy khách hàng mua trải nghiệm kiện CHƯƠNG 3: CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 66 3.2 Nội dung chuẩn bị tổ chức kiện du lịch Quảng cáo Quan hệ công chúng Xúc tiến bán Lựa chọn công cụ truyền thông Marketing trực tiếp Trang web trực tuyến Mạng xã hội CHƯƠNG 3: CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 67 3.2 Nội dung chuẩn bị tổ chức kiện du lịch Nội dung truyền thông marketing kiện -Xác định đối tượng nhận tin - Xác định mục tiêu truyền thông marketing - Thiết kế thông điệp - Lựa chọn kênh truyền thông marketing - Ấn định thời gian truyền thông - Ngân sách dành cho truyền thông CHƯƠNG 3: CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 3.2 Nội dung chuẩn bị tổ chức kiện du lịch 3.2.6 Chuẩn bị trang thiết bị kiện Âm thanh, ánh sáng Quay phim, chụp ảnh 68 CHƯƠNG 3: CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 3.2 Nội dung chuẩn bị tổ chức kiện du lịch Yêu cầu thiết kế âm Âm Thanh Vật dụng cần chuẩn bị thiết kế âm Âm thanh, ánh sáng Hệ thống ánh sáng Ánh sáng Yêu cầu thiết kế ánh sáng 69 CHƯƠNG 3: CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 70 3.2 Nội dung chuẩn bị tổ chức kiện du lịch Yêu cầu thiết kế âm Âm Thanh Thiết bị cần chuẩn bị thiết kế âm + Thiết bị quay chậm giọng nói + Loa bổ sung + Tiết bị phối âm + Micro đẳng hướng + Microphone + Loa, giá đỡ loa, chùm loa + Chú ý đến loại âm khuyếch đại + Số lượng, lứa tuổi tham gia + Thuộc tính âm học phịng + Kích thước, loại vị trí âm loa + Tính trễ âm + Dàn điều khiển âm + Phụ kiện dây nối + Máy casset thu âm + Màn hình + Micro chiều CHƯƠNG 3: CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 71 3.2 Nội dung chuẩn bị tổ chức kiện du lịch Hệ thống ánh sáng + Ánh sáng phục vụ hoạt động kiện + Ánh sáng bảo vệ + Ánh sáng phục vụ hoạt động chuẩn bị, hỗ trợ cho hoạt động kiện Ánh sáng Yêu cầu thiết kế ánh sáng + Đảm bảo tính khoa học, đại + Đảm bảo tính nghệ thuật + Đảm bảo hiệu quả chiếu sáng + Đảm bảo yêu cầu lượng + Mức độ ảnh hưởng đến linh kiện điện hệ thống khác CHƯƠNG 3: CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 3.2 Nội dung chuẩn bị tổ chức kiện du lịch Quay phim - Mục đích quay phim - Ngân sách dành cho quay phim - Số lượng chuyên gia quay phim - Kịch bản biên tập Quay phim, chụp ảnh - Chuẩn bị Chụp ảnh - Số lượng thợ chụp ảnh - Thời gian làm việc thợ chụp ảnh - In ảnh, kích thước số lượng - Kiểu ảnh 72