Nghệ thuật đàm phán trong kinh doanh

Luận Văn: Nghệ thuật đàm phán trong kinh doanh

NGHỆ THUẬT ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH

LỜI NÓI ĐẦU

Trong kinh doanh, đàm phán đóng một vai trò hết sức quan trọng Đặc biệt

là trong thời đại bùng nổ thông tin như hiện nay, khi mà gần như tất cả mọicông việc người ta đều giải quyết bằng thương lượng, trao đổi, thì đàm phánthực sự trở thành một công viêc không thể thiếu Đàm phán không chỉ đơnthuần là một cuộc thương lượng giữa các bên với nhau về vấn đề mua bán, giá

cả thế nào? Chất lượng ra sao, mà đàm phán còn thể hiện những nét văn hóakhác nhau, nó không chỉ là một phần công việc trong kinh doanh, mà là cảmột nghệ thuật

Tuy nhiên, nghệ thuật ấy không phải chỉ có trong kinh doanh, mà chúng tavẫn bắt gặp những biểu hiện của nó trong cuộc sống hắng ngày, bắt gặp xungquanh chúng ta Thực ra tất cả chúng ta đều là những “đàm phán viên”, chúng

ta học ngôn ngữ “mặc cả” và “trao đổi” từ khi còn rất bé và tiếp tục sử dụngchúng trong suốt cuộc đời Chúng ta đàm phán với mọi người – những ôngchủ, bạn bè, con cái, khách hàng Chúng ta thương lượng về mọi chuyện, vềlương bổng mà chúng ta đáng được nhận, về lương bổng mà chúng ta sẽ trảcho người khác, về cách mà chúng ta sẽ nhận thông tin, tiền bạc, hàng hóahay dịch vụ mà chúng ta cần Nói chung là chúng ta vẫn đàm phán hàng ngày,cũng như bắt gặp nó hằng ngày trong cuộc sống, trong công việc của chúng

ta Vậy đàm phán là gì? Và đàm phán trong kinh doanh co gì khác với đàmphán thông thường?

Trong khuôn khổ của một đề án môn học không thể đề cập nhiều đến mộtmảng đề tài rộng lớn là đàm phán, mà chỉ tập trung tìm hiểu về nghệ thuậtđàm phán trong hoạt động kinh doanh Đề án môn học này đã được thực hiệnqua nghiên cứu nhiều tài liệu có liên quan đến đàm phán, cũng như qua tìm

hiều thực tế, đặc biệt là có sự hướng dẫn nhiệt tình của PGS-TS Nguyễn BáDương Em xin bày tỏ lòng cảm ơn chân thành tới thầy giáo Nguyễn BáDương đã giúp em hoàn thành tốt đề án môn học này.

Chương I: KHÁI NIỆM CHUNG VỀ ĐÀM PHÁN

Như vậy, có thểt định nghĩa như sau: “Đàm phán kinh doanh là sự bàn bạc,thỏa thuận giữa hai hay nhiều bên để cùng nhau nhất trí hay thỏa hiệp giảiquyết những vấn đề về lợi ích có liên quan đến các bên kinh doanh” (Tríchgiáo trình “giao dịch và đàm phán kinh doanh” NXB Thống kê)

Những vấn đề thường trở thành nội dung của một cuộc đàm phán trong kinhdoanh là:

 Tên và chủng loại hàng hóa giao dịch, mua bán

 Đàm phán về chất lượng hàng hóa mua bán

 Đàm phán về số lượng hàng hóa mua bán

 Bao bì

 Đàm phán về giá cả hàng hóa

 Đàm phán về thời gian và địa điểm giao hàng

 Thanh toán

 Giá cả là hạt nhân của đàm phán

 Đàm phán kinh doanh chứa đựng những xung đột của lợi ích

 Đàm phán không phải là sự lựa chọn đơn nhất “hợp tác” và “xung đột” mà là mâu thuẫn thống nhất giữa “hợp tác” và “xung đột”

 Đàm phán không phải là thỏa mãn lợi ích của mình một cách không hạn chế, mà là có giới hạn lợi ích nhất định

2 Các hình thức đàm phán trong kinh doanh.

Đàm phán trong kinh doanh về cơ bản được tiến hành qua ba hình thứcsau:

 Đàm phán qua thư tín

 Đàm phán qua điện thoại

 Đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp

III CÁC GIAI ĐOẠN CỦA MỘT CUỘC ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH

Một cuộc đàm phán kinh doanh thường trải qua năm giai đoạn sau:

 Giai đoạn mở đầu

 Giai đoạn truyền đạt thông tin

 Giai đoạn lập luận

 Giai đoạn vô hiệu hóa lập luận của đối tác

 Giai đoạn ra quyết định

IV VAI TRÒ CỦA ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH

Đàm phán có vai trò hết sức quan trọng, đặc biệt là trong kinh doanh Chúng

ta có thể thỏa mãn các nhu cầu của bản than trong khi thương lượng, đàm phán Đàm phán giúp giới hạn những tác động và hậu quả của các bên tham gia hoạt động kinh doanh, qua đàm phán có thể xóa bỏ được sự khác biệt giữacác bên để tìm được tiếng nói chung

Chương II : TÌM HIỂU VỀ NGHỆ THUẬT ĐÀM

PHÁN TRONG KINH DOANH

I KHÁI QUÁT VỀ NGHỆ THUẬT ĐÀM PHÁN TRONG KINH

DOANH:

Nghệ thuật đàm phán trong kinh doanh là một loại hình nghệ thuật rấtphức tạp, không chỉ đơn thuần để gọi tên như bất kỳ một loại hình nghệ thuậtnào khác Mà nó là sự kiết hợp của rất nhiều yếu tố, trong đó yếu tố tâm lý,tình cảm, khả năng giao tiếp, thuyết phục, độ nhạy cảm, sự sắc bén, khả năngvận dung linh hoạt nghiệp vụ chuyên môn, kinh nghiệm thương lượng trênthương trường và một điều rất quan trọng không thể thiếu đó là “ biết ngườibiết mình “ Nói về nghệ thuật đàm phán thì rất rộng lớn, không thể thâu tómhết được những biểu hiện tinh tế của nó, nhưng nhìn chung nó có một số nét

và đối tác cùng săn một con mồi nhưng bằng những vũ khí, phương tiện khác nhau và mục đích cũng có thể khác nhau nhưng đều giống nhau ở chỗ mong muốn đạt được mục tiêu đề ra Nói một cách ngăn gọn hơn là khi đàm phán,

ta phải biết tách bạch giữa vấn đề chúng ta đem ra đàm phán với đối tượng

mà chúng ta đang đàm phán, rồi tập chung tấn công vào vấn đề theo cách của chúng ta, đối tác thì tấn công vào vấn đề theo cách của họ

2 Thuyết phục, mềm mỏng, tránh nóng giận, không để yếu tố tâm

lý làm hỏng cuộc đàm phán:

Ông cha ta có câu:

“ Lạt mềm buộc chặt “Yếu tố tâm lý trong đàm phán rất quan trọng, nó có ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng, kết quả đàm phán Một nhà đàm phán khôn ngoan sẽ biết cách thuyết phục đối tác bằng những lý lẽ khôn ngoan ncuar mình, phải biết kết hợp giữa cái lợi của mình và cái lợi của người, làm sao để họ thấy rằng họ

sẽ có lợi nếu làm ăn với chúng ta Trong khi thương thuyết, sự mềm mỏng, khéo léo là một phương thuốc hữu hiệu đẻ tránh những xung đột không nên

có trên bàn đàm phán hay để xoa dịu sự căng thẳng phát sinh trong quá trình “mặc cả “ Một điều quan trọng mà nhà đàm phán nào cũng nên tránh là nóng giận Người ta vẫn thường nói nóng giận thì mất khôn Có thể khéo léo chỉ ra cho đối tác thấy rằng họ đã mắc một sai lầm và giải thích cho họ tại sao, trongtrường hợp sấu hơn, nhiều khi cần phải tìm cách tạm ngừng cuộc đàm phán, chúng ta phải rời khỏi bàn đàm phán trước khi nổi nóng hoạc có những hành

vi, lời nói không thể kiểm soát được do quá tức giận Nói một cách dân dã, trong đàm phán, nhiều khi “nhu” thắng “cương”

3 Nghệ thuật chiến tranh:

Trong đàm phán, yếu tố thuyết phục mềm mỏng là rất cần thiết, tuynhiên điều đó không có nghĩa là lúc nào cũng phải mềm mỏng mà tùy cơ ứng

biến Đàm phán cũng có điểm như đánh nhau trên chiến trường, hay giốngnhư một vở kịch, cần phải có cao trào, đỉnh điểm Nhà đàm phán phải biếtlắm bắt thời điểm để ra những đòn quyết định, thay đổi tình thế, tức là phảibiết đẩy cuộc đàm phán lên cao trào, đưa ra những điều kiện quan trọng chưađưa ra vì chưa đúng thời điểm, đồng thời thăm dò, lắm chắc phản ứng, độngthái của đối tác để có phương án thích hợp cho những chiêu tiếp theo.

Một điều cần chú ý ở nghệ thuật này là không phải lúc nào cũng mềm mỏngthuyết phục, mà có lúc phải tranh thủ mọi yếu tố để giành lợi thế cho mình,phải tranh giành với đối tác các điều kiện có lợi, cạnh tranh ngay trên bànđàm phán, tất nhiên là vẫn trên cơ sở thương lượng, thỏa hiệp và trên tinhthần đối thoại chứ không đối đầu Người ta gọi đấy là “nghệ thuật chiến tranhtrong đàm phán”

4 Cả hai bên đàm phán đều là người chiến thắng:

Trong đàm phán, nhiều khi điều quan trọng không phải là ai thắng aithua, ai được ai mất mà điều quan trọng là kết quả đàm phán Một kết quảđàm phán tốt là cả hai bên cùng có lợi, đều đạt được mục tiêu mà mình đặt ra

Để cả hai bên đều trở thành người chiến thắng thì cả hai bên đều phải có tinhthần hợp tác, đàm phán trên tinh thần thỏa hiệp, tôn trọng lợi ích của nhau Cảhai bên đàm phán đều muốn đạt được lợi ích tối đa của mình, tuy nhiên lợi ích

ấy phải không làm tổn hại đến lợi ích của đối tác, hoặc ảnh hưởng ít nhất đếnlợi ích của đối tác

5 Bình đẳng, tự nguyện, đôi bên cùng có lợi, tôn trọng lẫn nhau:

Sự bình đẳng trong đàm phán là rất quan trọng, là một trong những yếu

tố quyết định sự thành công của đàm phán Bình đẳng giữa giữa hai bên tham

gia đàm phán, tức là cả hai bên đều có những tư cách như nhau, quyền lợi nhưnhau khi bước vào bàn đàm phán.

Một yếu tố cũng không kém phần quan trọng là “tự nguyện” Trongđàm phán thương mại, yếu tố tự nguyện rất được coi trọng Tự nguyện trướchết là tự nguyện tham gia đàm phán, sau đó là tự nguyện đưa ra các điều kiện,các lý lẽ của mình để thuyết phục hay phản bác Tự nguyện ra quyết định, tức

là chúng ta không thể ép buộc đối tác phải thuận theo lý lẽ mà chúng ta đưa rakhi nó chưa đủ sức thuyết phục, không thể áp đặt điều kiện của chúng ta chođối tác, mà phải tôn trọng sự tự nguyện Nói chung là hai bên phải tôn trọng

sự tự nguyện của nhau, cùng đàm phán đi đến quyết định chung trên cơ sở tựnguyện

Cả hai bên đàm phán cần phải biết tôn trọng danh dự của nhau, cũngnhư tôn trọng quyền lợi của nhau, cùng nhau đàm phán trên tinh thần đôi bêncùng có lợi

6 Giữ chủ động:

Sự chủ động trong đàm phán là một trong những yếu tố quan trọnghàng đầu quyết định thắng lợi trong đàm phán Trước hết nhà đàm phán cầnphải chuẩn bị cho mình một tâm lý vững vàng, tự tin, tức là chủ động bướcvào bàn đàm phán Có được tâm lý chủ động ngay từ đầu sẽ giúp cho chúng

ta chủ động đưa ra các lý lẽ để thuyết phục hoặc phản bác đối phương Giữđược tâm lý, tư thế chủ động sẽ giúp ta chủ động phán đoán tình hình, chủđộng ra quyết định hay không, và quan trọng nhất là chủ động lắm bắt thời cơ

ký hợp đồng khi thấy thời cơ đã chín muồi

7 Tập trung:

Bên cạnh yếu tố chủ động thì sự tập trung cũng rất cần thiết Đây làmột yếu tố tâm lý rất quan trọng mà nhà đàm phán cần phải chuẩn bị ngay từđầu Trong quá trình đàm phán, người tiến hành đàm phán cần phải tập chungcao độ để theo dõi diễn biến cuộc đàm phán và để bắt kịp với tốc độ cuộc đàmphán Sự tập chung giúp ta phân tích vấn đề một cách chính xác và đưa ra cácluận điểm của mình một cách đầy đủ Giữ được tập chung còn giúp ta nhìnnhận vấn đề một cách tỉnh táo, tránh được sơ hở trong đối đáp cũng như tránhđược những cái bẫy do đối phương cố tình giăng ra để dụ chúng ta.

8 Không biến đối tác thành kẻ thù, biến kẻ thù thành đối tác:

Đàm phán khác với ra trận đánh nhau ở chỗ đối tác của chúng ta làngười sẽ bắt tay làm ăn với chúng ta nếu đàm phán thành công, chứ khôngphải là kẻ thù của chúng ta.Cần xác định rõ ràng ngay từ đầu rằng đối táckhông phải là kẻ thù Nếu đàm phán thành công thì cả hai bên sẽ cùng hợp táclàm ăn Nếu không thành công thì vẫn còn có cơ hội gặp nhau ở lần đàm phánkhác

Nói tóm lại, phải coi đối tác là bạn, đàm phán với bạn chứ không phảiđàm phán với kẻ thù Muốn làm được điều đó thì cả hai bên phải tôn trọng lẫnnhau, đặt lợi ích của mình trong mối liên quan mật thiết với lợi ích chung của

cả hai bên, có như vậy thì mới có thể bắt tay nhau để hợp tác làm ăn được

9 Không ra quyết định quan trọng tại bàn đàm phán song phải

quyết đoán nếu thấy thời cơ chín muồi:

Đây là nghệ thuật hết sức quan trọng trong đàm phán mà người tiếnhành đàm phán không thể không biết tới Trên bàn đàm phán, người đàm

phán khôn ngoan thường không hay ra những quyết định quan trọng bởi vìnếu ra những quyết định quan trọng ngay trên bàn đàm phán thì sẽ rất dễ cónhững sơ hở, thiếu sót Chúng ta rất có thể chưa đủ điều kiện để suy sét, cânnhắc vần đề một cách chi tiết, cụ thể ngay trên bàn đàm phán trước khi raquyết định Có thể có những chi tiết rất nhỏ, tưởng như không có ảnh hưởng

gì nhiều đến việc ra quyết định của chúng ta, nhưng nhiều khi đó lại là nhữngcái bẫy hoặc những trở ngại nếu chúng ta ra quyết định vội vàng Tốt nhất lànên tạm dừng cuộc đàm phán để giành thời gian trao đổi với các đồng nghiệp,tham khảo ý kiến của mọi người trong đoàn đàm phán, nếu mọi vấn đề đã ổnthì lúc ấy hãy ra quyết định cũng chưa muộn

Tuy nhiên, như thế không có nghĩa là trong bất cứ trường hợp nàochúng ta cũng phải thận trọng dò từng bước như vậy Thận trọng cân nhắc vấn

đề là rấ cần thiết, nhưng trong trường hợp chúng ta nhận thấy thời cơ đã chínmuồi, mọi điều kiện đã hợp lý và có thể chấp nhận được, nếu ký hợp đồng thìchúng ta sẽ có lợi và đối tác cũng có lợi thì khi ấy cần phải quyết đoán, phảilắm lấy thời cơ để ra quyết định ký hợp đồng Những cơ hội như thế khôngnhiều và không phải lúc nào cũng có thể gặp được, do đó nhà đàm phán cầnphải nhanh nhạy, quyết đoán, không để cơ hội kinh doanh trôi qua, vừa mấtmột cơ hội kinh doanh tốt vưa mất một đối tác làm ăn

Nói tóm lại, nghệ thuật này đòi hỏi một nhà đàm phán giỏi là người vừaphải thận trọng, chín chắn trong việc ra quyết định, nhưng cũng phải linhhoạt, nhanh nhạy, quyết đoán khi thời cơ đã đến

Nhiều người tin rằng chỉ cần có kiến thức chuyên môn tốt, có khẳ năng giaotiếp tốt, có tư duy nhạy bén, sáng tạo là có thể thành công trong đàm phán.Nhưng liệu kỹ thuật không chê vào đâu được và phong độ tốt đã đủ để đạtđược thành tích cao trong đàm phán hay chưa? Câu trả lời là chưa đủ mà phải

thêm yếu tố nguyện vọng, hứng thú, sự say mê, khao khát thành công trongnghề nghiệp của mình.

II.CÁC THUẬT ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH:

Trong kinh doanh có rất nhiều thuật đàm phán Nhưng các thuật hayđược sử dụng đó là:

 Lấy cái quen để đối lại cái lạ

 Thuật khéo léo đánh trống

Chương III:NHỮNG RÀO CẢN VÀ PHƯƠNG HƯỚNG

KHẮC PHỤC TRONG ĐÀM PHÁN.

I TÌNH HÌNH TIẾN HÀNH ĐÀM PHÁN Ở VIỆT NAM.

1.Tình hình đàm phán ở Việt Nam trước đổi mới.

Trước thời kỳ đổi mới,nền kinh tế Việt Nam hoàn toàn mang tính tập trung, kế hoạch hóa Nhà nước nắm giữ toàn bộ phương tiện sản xuất và phân phối các chỉ tiêu chất lượng cho các đơn vị thuộc sở hữu nhà nước Nền công nghiệp hợp tác hóa được coi là cơ sở tạo giá trị thặng dư cho xã hội để phát triển công nghiệp nặng Các dịch vụ bị coi là “chi phí sản xuất” và hoạt động thương mại ngoài quốc doanh bị coi là hoạt động chợ đen Trong hoàn cảnh

và điều kiện kinh tế như vậy, giá cả hầu như không có ý nghĩa gì

Trong khu công nghiệp, các xí nghiệp được giao chỉ tiêu và vật tư cần thiếtcho sản xuất Ngân hàng đóng vai trò thụ động cấp vốn theo yêu cầu của kế hoạch Nếu các xí nghiệp bị thua lỗ do bán hàng theo giá quy định thì các xí nghiệp lại được bù lỗ bằng các khoản tín dụng trợ cấp vốn để duy trì sản xuất.Các doanh nghiệp hoàn toàn yên tâm không phải trả lời câu hỏi: Sản suất cái gì? Sản xuất cho ai? Sản xuất như thế nào? Và càng yên tâm không phải ra ngoài xí nghiệp để đàm phán mua bán sản phẩm

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, các xí nghiệp trong nước không bao giờ phải tính đến mối quan hệ giữa mục tiêu sản xuất trong nước với xuất nhập khẩu họ không có động cơ để quan tâm đến tình hình tài chính của mình, đếnquan hệ giữa người mua với người bán, thậm chí họ cũng chẳng quan tâm đế

đặc tính, lợi ích sản phẩm mà họ làm ra Họ chỉ có nhiệm vụ liên hệ với bộ chủ quản và coi như hoàn thành nhiệm vụ.

Hoàn toàn khác, trong nền kinh tế thị trường,các công ty quan tâm trước hết đến khả năng và lợi nhuận thực tế mà họ nhận được Lợi nhuận là tiêu chuẩn sóng còn quyết định sự tồn tại và phát triển của một công ty.Để tìm kiếm lợi nhuận thì đàm phán trở thành một đầu việc lớn của công ty

2 Tình hình đàm phán ở Việt Nam sau đổi mới.

Trong nền kinh tế thị trường, các đơn vị sản xuất kinh doanh không còn người “cầm tay chỉ việc”như trong nền kinh tế tập trung kế hoạch hóa nữa màphải lo cho sự tồn tại và phát triển của mình Cạnh tranh sẽ giúp phân biệt mộtcông ty giỏi với một công ty kém trong một lĩnh vực nào đó Các doanh

nghiệp vì sự sống còn của chính mình, vì phần thưởng vật chất và tinh thần dolợi nhuận manh lại và những hình phạt do làm ăn thua lỗ, sẽ phải biết bươn trải và lựa chọn con đường làm ăn của mình

Chính vì sự đổi mới cơ chế kinh tế nói trên, các doanh nghiệp Việt Nam đãnhận thức được rằng đàm phán có vai trò rất lớn trong sự thành đạt của doanh nghiệp Nhận thức được tầm quan trọng này, các doanh nghiệp Việt Nam đều dành cho khâu đàm phán một sự quan tâm thích đáng Tuy nhiên, theo các doanh nghiệp khó khăn của họ vẫn là làm ăn với các đối tác tư bản ngày nay không giống với các đối tác xã hội chủ nghĩa trước kia Không còn tình hữu nghị giúp đỡ lẫn nhau bao trùm lên các cuộc đàm phán mà vấn đề chỉ là đảm

bả đôi bên cùng có lợi

Vấn đề con người cũng gây khó khăn cho các doanh nghiệp Yếu tố con người luôn đóng vai trò quyết định vì đàm phán là một hoạt động không chỉ

có tính khoa học kĩ thuật mà còn bao hàm trong nó tính nghệ thuật Hiện tại ở