Nghệ thuật đàm phán trong kinh doanh

Luận Văn: Nghệ thuật đàm phán trong kinh doanh

- 1 - NGHỆ THUẬT ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANHLỜI NÓI ĐẦU Trong kinh doanh, đàm phán đóng một vai trò hết sức quan trọng. Đặc biệt là trong thời đại bùng nổ thông tin như hiện nay, khi mà gần như tất cả mọi công việc người ta đều giải quyết bằng thương lượng, trao đổi, thì đàm phán thực sự trở thành một công viêc không thể thiếu. Đàm phán không chỉ đơn thuần là một cuộc thương lượng giữa các bên với nhau về vấn đề mua bán, giá cả thế nào? Chất lượng ra sao, mà đàm phán còn thể hiện những nét văn hóa khác nhau, nó không chỉ là một phần công việc trong kinh doanh, mà là cả một nghệ thuật. Tuy nhiên, nghệ thuật ấy không phải chỉ có trong kinh doanh, mà chúng ta vẫn bắt gặp những biểu hiện của nó trong cuộc sống hắng ngày, bắt gặp xung quanh chúng ta. Thực ra tất cả chúng ta đều là những “đàm phán viên”, chúng ta học ngôn ngữ “mặc cả” và “trao đổi” từ khi còn rất bé và tiếp tục sử dụng chúng trong suốt cuộc đời. Chúng ta đàm phán với mọi người – những ông chủ, bạn bè, con cái, khách hàng. Chúng ta thương lượng về mọi chuyện, về lương bổng mà chúng ta đáng được nhận, về lương bổng mà chúng ta sẽ trả cho người khác, về cách mà chúng ta sẽ nhận thông tin, tiền bạc, hàng hóa hay dịch vụ mà chúng ta cần. Nói chung là chúng ta vẫn đàm phán hàng ngày, cũng như bắt gặp nó hằng ngày trong cuộc sống, trong công việc của chúng ta. Vậy đàm phán là gì? Và đàm phán trong kinh doanh co gì khác với đàm phán thông thường? Trong khuôn khổ của một đề án môn học không thể đề cập nhiều đến một mảng đề tài rộng lớn là đàm phán, mà chỉ tập trung tìm hiểu về nghệ thuật đàm phán trong hoạt động kinh doanh. Đề án môn học này đã được thực hiện qua nghiên cứu nhiều tài liệu có liên quan đến đàm phán, cũng như qua tìm hiều thực tế, đặc biệt là có sự hướng dẫn nhiệt tình của PGS-TS Nguyễn Bá - 2 - Dương. Em xin bày tỏ lòng cảm ơn chân thành tới thầy giáo Nguyễn Bá Dương đã giúp em hoàn thành tốt đề án môn học này.Chương I: KHÁI NIỆM CHUNG VỀ ĐÀM PHÁNI. ĐỊNH NGHĨA Trong hoạt động kinh doanh, các bên thường có sự khác biệt về chính kiến, quyền lợi, thậm chí là sự khác biệt về luật pháp, tập quán, ngôn ngữ và tư duy truyền thống khi giao dịch ngoại thương. Những sự khác biệt đó dẫn đến xung đột. Muốn giải quyết xung đột đó, người ta phải trao đổi ý kiến với nhau. Sự trao đổi ý kiến như thế trong quan hệ mua bán gọi là đàm phán trong hoạt động kinh doanh.Như vậy, có thểt định nghĩa như sau: “Đàm phán kinh doanh là sự bàn bạc, thỏa thuận giữa hai hay nhiều bên để cùng nhau nhất trí hay thỏa hiệp giải quyết những vấn đề về lợi ích có liên quan đến các bên kinh doanh”. (Trích giáo trình “giao dịch và đàm phán kinh doanh” NXB Thống kê)Những vấn đề thường trở thành nội dung của một cuộc đàm phán trong kinh doanh là:• Tên và chủng loại hàng hóa giao dịch, mua bán.• Đàm phán về chất lượng hàng hóa mua bán• Đàm phán về số lượng hàng hóa mua bán• Bao bì• Đàm phán về giá cả hàng hóa• Đàm phán về thời gian và địa điểm giao hàng• Thanh toán - 3 - • Bảo hành • Khiếu nại• Phạt và bồi thường thiệt hại• Trường hợp bất khả khángII. ĐẶC ĐIỂM VÀ CÁC HÌNH THỨC ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH.1. Đặc điểm:• Đàm phán kinh doanh lấy lợi ích kinh tế đạt được là mục đích cơ bản• Giá cả là hạt nhân của đàm phán• Đàm phán kinh doanh chứa đựng những xung đột của lợi ích• Đàm phán không phải là sự lựa chọn đơn nhất “hợp tác” và “xung đột” mà là mâu thuẫn thống nhất giữa “hợp tác” và “xung đột”• Đàm phán không phải là thỏa mãn lợi ích của mình một cách không hạn chế, mà là có giới hạn lợi ích nhất định2. Các hình thức đàm phán trong kinh doanh. Đàm phán trong kinh doanh về cơ bản được tiến hành qua ba hình thức sau:• Đàm phán qua thư tín• Đàm phán qua điện thoại• Đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp. - 4 - III. CÁC GIAI ĐOẠN CỦA MỘT CUỘC ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH Một cuộc đàm phán kinh doanh thường trải qua năm giai đoạn sau:• Giai đoạn mở đầu• Giai đoạn truyền đạt thông tin• Giai đoạn lập luận• Giai đoạn vô hiệu hóa lập luận của đối tác• Giai đoạn ra quyết địnhIV. VAI TRÒ CỦA ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH Đàm phán có vai trò hết sức quan trọng, đặc biệt là trong kinh doanh. Chúng ta có thể thỏa mãn các nhu cầu của bản than trong khi thương lượng, đàm phán. Đàm phán giúp giới hạn những tác động và hậu quả của các bên tham gia hoạt động kinh doanh, qua đàm phán có thể xóa bỏ được sự khác biệt giữa các bên để tìm được tiếng nói chung. - 5 - Chương II : TÌM HIỂU VỀ NGHỆ THUẬT ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANHI. KHÁI QUÁT VỀ NGHỆ THUẬT ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH:Nghệ thuật đàm phán trong kinh doanh là một loại hình nghệ thuật rất phức tạp, không chỉ đơn thuần để gọi tên như bất kỳ một loại hình nghệ thuật nào khác. Mà nó là sự kiết hợp của rất nhiều yếu tố, trong đó yếu tố tâm lý, tình cảm, khả năng giao tiếp, thuyết phục, độ nhạy cảm, sự sắc bén, khả năng vận dung linh hoạt nghiệp vụ chuyên môn, kinh nghiệm thương lượng trên thương trường và một điều rất quan trọng không thể thiếu đó là “ biết người biết mình “. Nói về nghệ thuật đàm phán thì rất rộng lớn, không thể thâu tóm hết được những biểu hiện tinh tế của nó, nhưng nhìn chung nó có một số nét cơ bản sau: 1. Tách vấn đề, sự kiện ra khỏi con người, tấn công vấn đề chứ không phải tấn công con người.Các nhà đàm phán phải lưu tâm là khi thương lượng, đàm phán với đối tác, cái mà chúng ta tập chung phân tích, mổ xẻ là vấn đề được đưa ra, như vấn đề giá cả một lô hàng, hình thức thanh toán…chính vì thế cái đích cần nhắm là sự tấn công vào chính là vấn đề, hay sự kiện được nêu ra trong cuộc đàm phán chứ không phải là đối tác của chúng ta. Nói cách khác, cả chúng ta và đối tác cùng săn một con mồi nhưng bằng những vũ khí, phương tiện khác nhau và mục đích cũng có thể khác nhau nhưng đều giống nhau ở chỗ mong muốn đạt được mục tiêu đề ra. Nói một cách ngăn gọn hơn là khi đàm phán, - 6 - ta phải biết tách bạch giữa vấn đề chúng ta đem ra đàm phán với đối tượng mà chúng ta đang đàm phán, rồi tập chung tấn công vào vấn đề theo cách của chúng ta, đối tác thì tấn công vào vấn đề theo cách của họ.2. Thuyết phục, mềm mỏng, tránh nóng giận, không để yếu tố tâm lý làm hỏng cuộc đàm phán:Ông cha ta có câu:“ Lạt mềm buộc chặt “Yếu tố tâm lý trong đàm phán rất quan trọng, nó có ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng, kết quả đàm phán. Một nhà đàm phán khôn ngoan sẽ biết cách thuyết phục đối tác bằng những lý lẽ khôn ngoan ncuar mình, phải biết kết hợp giữa cái lợi của mình và cái lợi của người, làm sao để họ thấy rằng họ sẽ có lợi nếu làm ăn với chúng ta. Trong khi thương thuyết, sự mềm mỏng, khéo léo là một phương thuốc hữu hiệu đẻ tránh những xung đột không nên có trên bàn đàm phán hay để xoa dịu sự căng thẳng phát sinh trong quá trình “ mặc cả “. Một điều quan trọng mà nhà đàm phán nào cũng nên tránh là nóng giận. Người ta vẫn thường nói nóng giận thì mất khôn. Có thể khéo léo chỉ ra cho đối tác thấy rằng họ đã mắc một sai lầm và giải thích cho họ tại sao, trong trường hợp sấu hơn, nhiều khi cần phải tìm cách tạm ngừng cuộc đàm phán, chúng ta phải rời khỏi bàn đàm phán trước khi nổi nóng hoạc có những hành vi, lời nói không thể kiểm soát được do quá tức giận. Nói một cách dân dã, trong đàm phán, nhiều khi “nhu” thắng “cương”.3. Nghệ thuật chiến tranh:Trong đàm phán, yếu tố thuyết phục mềm mỏng là rất cần thiết, tuy nhiên điều đó không có nghĩa là lúc nào cũng phải mềm mỏng mà tùy cơ ứng - 7 - biến. Đàm phán cũng có điểm như đánh nhau trên chiến trường, hay giống như một vở kịch, cần phải có cao trào, đỉnh điểm. Nhà đàm phán phải biết lắm bắt thời điểm để ra những đòn quyết định, thay đổi tình thế, tức là phải biết đẩy cuộc đàm phán lên cao trào, đưa ra những điều kiện quan trọng chưa đưa ra vì chưa đúng thời điểm, đồng thời thăm dò, lắm chắc phản ứng, động thái của đối tác để có phương án thích hợp cho những chiêu tiếp theo.Một điều cần chú ý ở nghệ thuật này là không phải lúc nào cũng mềm mỏng thuyết phục, mà có lúc phải tranh thủ mọi yếu tố để giành lợi thế cho mình, phải tranh giành với đối tác các điều kiện có lợi, cạnh tranh ngay trên bàn đàm phán, tất nhiên là vẫn trên cơ sở thương lượng, thỏa hiệp và trên tinh thần đối thoại chứ không đối đầu. Người ta gọi đấy là “nghệ thuật chiến tranh trong đàm phán”.4. Cả hai bên đàm phán đều là người chiến thắng:Trong đàm phán, nhiều khi điều quan trọng không phải là ai thắng ai thua, ai được ai mất mà điều quan trọng là kết quả đàm phán. Một kết quả đàm phán tốt là cả hai bên cùng có lợi, đều đạt được mục tiêu mà mình đặt ra. Để cả hai bên đều trở thành người chiến thắng thì cả hai bên đều phải có tinh thần hợp tác, đàm phán trên tinh thần thỏa hiệp, tôn trọng lợi ích của nhau. Cả hai bên đàm phán đều muốn đạt được lợi ích tối đa của mình, tuy nhiên lợi ích ấy phải không làm tổn hại đến lợi ích của đối tác, hoặc ảnh hưởng ít nhất đến lợi ích của đối tác.5. Bình đẳng, tự nguyện, đôi bên cùng có lợi, tôn trọng lẫn nhau:Sự bình đẳng trong đàm phán là rất quan trọng, là một trong những yếu tố quyết định sự thành công của đàm phán. Bình đẳng giữa giữa hai bên tham - 8 - gia đàm phán, tức là cả hai bên đều có những tư cách như nhau, quyền lợi như nhau khi bước vào bàn đàm phán.Một yếu tố cũng không kém phần quan trọng là “tự nguyện”. Trong đàm phán thương mại, yếu tố tự nguyện rất được coi trọng. Tự nguyện trước hết là tự nguyện tham gia đàm phán, sau đó là tự nguyện đưa ra các điều kiện, các lý lẽ của mình để thuyết phục hay phản bác. Tự nguyện ra quyết định, tức là chúng ta không thể ép buộc đối tác phải thuận theo lý lẽ mà chúng ta đưa ra khi nó chưa đủ sức thuyết phục, không thể áp đặt điều kiện của chúng ta cho đối tác, mà phải tôn trọng sự tự nguyện. Nói chung là hai bên phải tôn trọng sự tự nguyện của nhau, cùng đàm phán đi đến quyết định chung trên cơ sở tự nguyện.Cả hai bên đàm phán cần phải biết tôn trọng danh dự của nhau, cũng như tôn trọng quyền lợi của nhau, cùng nhau đàm phán trên tinh thần đôi bên cùng có lợi.6. Giữ chủ động:Sự chủ động trong đàm phán là một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu quyết định thắng lợi trong đàm phán. Trước hết nhà đàm phán cần phải chuẩn bị cho mình một tâm lý vững vàng, tự tin, tức là chủ động bước vào bàn đàm phán. Có được tâm lý chủ động ngay từ đầu sẽ giúp cho chúng ta chủ động đưa ra các lý lẽ để thuyết phục hoặc phản bác đối phương. Giữ được tâm lý, tư thế chủ động sẽ giúp ta chủ động phán đoán tình hình, chủ động ra quyết định hay không, và quan trọng nhất là chủ động lắm bắt thời cơ ký hợp đồng khi thấy thời cơ đã chín muồi.7. Tập trung: - 9 - Bên cạnh yếu tố chủ động thì sự tập trung cũng rất cần thiết. Đây là một yếu tố tâm lý rất quan trọng mà nhà đàm phán cần phải chuẩn bị ngay từ đầu. Trong quá trình đàm phán, người tiến hành đàm phán cần phải tập chung cao độ để theo dõi diễn biến cuộc đàm phán và để bắt kịp với tốc độ cuộc đàm phán. Sự tập chung giúp ta phân tích vấn đề một cách chính xác và đưa ra các luận điểm của mình một cách đầy đủ. Giữ được tập chung còn giúp ta nhìn nhận vấn đề một cách tỉnh táo, tránh được sơ hở trong đối đáp cũng như tránh được những cái bẫy do đối phương cố tình giăng ra để dụ chúng ta.8. Không biến đối tác thành kẻ thù, biến kẻ thù thành đối tác:Đàm phán khác với ra trận đánh nhau ở chỗ đối tác của chúng ta là người sẽ bắt tay làm ăn với chúng ta nếu đàm phán thành công, chứ không phải là kẻ thù của chúng ta.Cần xác định rõ ràng ngay từ đầu rằng đối tác không phải là kẻ thù. Nếu đàm phán thành công thì cả hai bên sẽ cùng hợp tác làm ăn. Nếu không thành công thì vẫn còn có cơ hội gặp nhau ở lần đàm phán khác.Nói tóm lại, phải coi đối tác là bạn, đàm phán với bạn chứ không phải đàm phán với kẻ thù. Muốn làm được điều đó thì cả hai bên phải tôn trọng lẫn nhau, đặt lợi ích của mình trong mối liên quan mật thiết với lợi ích chung của cả hai bên, có như vậy thì mới có thể bắt tay nhau để hợp tác làm ăn được.9. Không ra quyết định quan trọng tại bàn đàm phán song phải quyết đoán nếu thấy thời cơ chín muồi:Đây là nghệ thuật hết sức quan trọng trong đàm phán mà người tiến hành đàm phán không thể không biết tới. Trên bàn đàm phán, người đàm - 10 - phán khôn ngoan thường không hay ra những quyết định quan trọng bởi vì nếu ra những quyết định quan trọng ngay trên bàn đàm phán thì sẽ rất dễ có những sơ hở, thiếu sót. Chúng ta rất có thể chưa đủ điều kiện để suy sét, cân nhắc vần đề một cách chi tiết, cụ thể ngay trên bàn đàm phán trước khi ra quyết định. Có thể có những chi tiết rất nhỏ, tưởng như không có ảnh hưởng gì nhiều đến việc ra quyết định của chúng ta, nhưng nhiều khi đó lại là những cái bẫy hoặc những trở ngại nếu chúng ta ra quyết định vội vàng. Tốt nhất là nên tạm dừng cuộc đàm phán để giành thời gian trao đổi với các đồng nghiệp, tham khảo ý kiến của mọi người trong đoàn đàm phán, nếu mọi vấn đề đã ổn thì lúc ấy hãy ra quyết định cũng chưa muộn.Tuy nhiên, như thế không có nghĩa là trong bất cứ trường hợp nào chúng ta cũng phải thận trọng dò từng bước như vậy. Thận trọng cân nhắc vấn đề là rấ cần thiết, nhưng trong trường hợp chúng ta nhận thấy thời cơ đã chín muồi, mọi điều kiện đã hợp lý và có thể chấp nhận được, nếu ký hợp đồng thì chúng ta sẽ có lợi và đối tác cũng có lợi thì khi ấy cần phải quyết đoán, phải lắm lấy thời cơ để ra quyết định ký hợp đồng. Những cơ hội như thế không nhiều và không phải lúc nào cũng có thể gặp được, do đó nhà đàm phán cần phải nhanh nhạy, quyết đoán, không để cơ hội kinh doanh trôi qua, vừa mất một cơ hội kinh doanh tốt vưa mất một đối tác làm ăn.Nói tóm lại, nghệ thuật này đòi hỏi một nhà đàm phán giỏi là người vừa phải thận trọng, chín chắn trong việc ra quyết định, nhưng cũng phải linh hoạt, nhanh nhạy, quyết đoán khi thời cơ đã đến.Nhiều người tin rằng chỉ cần có kiến thức chuyên môn tốt, có khẳ năng giao tiếp tốt, có tư duy nhạy bén, sáng tạo là có thể thành công trong đàm phán. Nhưng liệu kỹ thuật không chê vào đâu được và phong độ tốt đã đủ để đạt được thành tích cao trong đàm phán hay chưa? Câu trả lời là chưa đủ mà phải [...]... niệm chung về đàm phán I Định nghĩa II Đặc điểm và các hình thức đàm phán trong kinh doanh 1 Đặc điểm 2 Các hình thức đàm phán trong kinh doanh III Các giai đoạn của một cuộc đàm phán trong kinh doanh IV Vai trò của đàm phán trong kinh doanh Chương II Tìm hiểu về nghệ thuật đàm phán trong kinh doanh I Khái quát về nghệ thuật đàm phán trong kinh doanh II Các thuật đàm phán trong kinh doanh Chương III... - 21 - DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO • Sách : 1 Nghệ thuật đàm phán trong kinh doanh ……… Phil Baguley 2 Đàm phán trong kinh doanh ……………………Thanh Lộc 3 Kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương…………………Vũ Hữu Tửu 4 Nghệ thuật đàm phán kinh doanh ………… PTS.Đinh Văn Tiến 5 Làm thế nào để đàm phán thành công…………Biên Dịch Phạm Nhung • Giáo trình : Giao dịch và đàm phán kinh doanh PGS.TS.Hoàng Đức Thành (chủ biên) - 22... Những rào cản trong đàm phán và phương hướng khắc phục để đàm phán có hiệu quả I Những rào cản : 1 Rào cản về thiếu hiểu biết lẫn nhau 2 Rào cản về ngôn ngữ trong đàm phán 3 Rào cản về lợi ích của các bên trong đàm phán 4 Chưa được trang bị đầy đủ các kĩ năng trong đàm phán II Kiến nghị những phương hướng khắc phục nhằm nâng cao hiệu quả đàm phán 1 Về mặt nhận thức tầm quan trọng của dàm phán 2 Về việc... đến phiên dịch Trong khi đó lại rất ít phiên dịch có nghiệp vụ về xuất nhập khẩu Khó khăn nữa là các doanh nghiệp ngoài quốc doanh thuộc các thành phần kinh tế chưa gắn lợi ích cá nhân người đàm phán với cuộc đàm phán nên nhiều khi không nêu cao được trách nhiệm của cán bộ đàm phán và dễ làm ảnh hưởng tới lợi ích chung của doanh nghiệp Để đưa cuộc đàm phán thành công thì buộc người đàm phán phải vượt...- 11 thêm yếu tố nguyện vọng, hứng thú, sự say mê, khao khát thành công trong nghề nghiệp của mình II.CÁC THUẬT ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH: Trong kinh doanh có rất nhiều thuật đàm phán Nhưng các thuật hay được sử dụng đó là: • Lấy cái quen để đối lại cái lạ • Thuật khéo léo đánh trống • Giỏi mưu kế • Quan sát đối phương tỉ mỉ • Có tiến, có lui • Tìm điểm chung của... mình leo lên những cột mốc cao hơn, giành chiến thắng trong các cuộc đàm phán khó khăn hơn, phức tạp hơn Một yếu tố khác vô cùng quan trọng để thúc đẩy các nhà đàm phán đó là môi trường làm việc của nội tại doanh nghiệp đó phải là môi trường thực sự lành mạnh - 20 - KẾT LUẬN Trên đây là một số nét rất cơ bản về nghệ thuật trong đàm phán kinh doanh Trong khuôn khổ một đề án môn học, em không thể trình... lên các cuộc đàm phán mà vấn đề chỉ là đảm bả đôi bên cùng có lợi Vấn đề con người cũng gây khó khăn cho các doanh nghiệp Yếu tố con người luôn đóng vai trò quyết định vì đàm phán là một hoạt động không chỉ có tính khoa học kĩ thuật mà còn bao hàm trong nó tính nghệ thuật Hiện tại ở - 14 Việt Nam chưa có trường đại học nào đưa môn kỹ năng đàm phán kinh doanh vào giảng dạy cho nên cử nhân kinh tế của... còn là những lần sau Do đó để đàm phán thành công thì các bên phải biết tôn trọng lẫn nhau, đặt lợi ích của mình trong mối quan hệ mật thiết với lợi ích chung của cả hai bên 4 Chưa được trang bị đầy đủ các kĩ năng đàm phán: Một trong những điểm yếu của các doanh nghiệp Việt Nam, đó là các đàm phán viên chưa được trang bị các kĩ năng đàm phán Họ thường thiếu - 17 linh hoạt trong tìm kiếm các giải pháp... được đàm phán mà quên đi một phần rất quan trọng của quá trình đàm phán là tạo dựng một bầu không khí mang tính hợp tác, chia sẻ và cảm thông Do không chuẩn bị kĩ lưỡng, các doanh nghiệp thường không có chiến lược đàm phán hiệu quả cũng như những kịch bản về tình huống dự phòng II.KIẾN NGHỊ NHỮNG PHƯƠNG HƯỚNG KHẮC PHỤC NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA ĐÀM PHÁN Dựa trên các kết quả thực tế về đàm phán trong. .. họ là một trong những yếu tố quyết định đến thành công cho cuộc đàm phán đó 2 Rào cản về ngôn ngữ trong đàm phán Rất nhiều đàm phán viên còn rất yếu về ngoại ngữ Ngoại ngữ rất quan trọng vì nó là pương tiên trao đổi thông tin giữa các đối tác với nhau và với thế giới bên ngoài để mở rộng và nâng cao trình độ hiểu biết Có đến 60 – 70 % các cuộc đàm phán hiện nay phải thông qua phiên dịch viên Trong khi . VỀ NGHỆ THUẬT ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANHI. KHÁI QUÁT VỀ NGHỆ THUẬT ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH :Nghệ thuật đàm phán trong kinh doanh là một loại hình nghệ thuật. THỨC ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH. 1. Đặc điểm:• Đàm phán kinh doanh lấy lợi ích kinh tế đạt được là mục đích cơ bản• Giá cả là hạt nhân của đàm phán Đàm phán