Số hóa hồ sơ nhân sự – tối ưu hiệu quả vận hành doanh nghiệp 4 0

SỐ HÓA HỒ SƠ NHÂN SỰ – TỐI ƯU HIỆU QUẢ VẬN HÀNH DOANH NGHIỆP 4.0 Hồ sơ nhân tài liệu quan trọng doanh nghiệp, cần lưu trữ bảo quản cẩn thận để đảm bảo an tồn thơng tin Tuy nhiên nay, nhiều doanh nghiệp quản lý hồ sơ nhân theo cách thức thủ công, gây tốn tài nguyên tổ chức Vậy làm để quản lý tài liệu hiệu quả, tìm hiểu viết đây! Thực trạng quản lý hồ sơ nhân doanh nghiệp Quản lý hồ sơ nhân đa số doanh nghiệp Việt Nam cịn thủ cơng chưa hiệu Hồ sơ nhân tập hợp thông tin quan tr ọng thành viên doanh nghiệp sơ yếu lý lịch, thông tin bảo hiểm, lịch sử công tác, chế độ lương thưởng,… Đây thông tin cá nhân đư ợc phòng ban nhân doanh nghiệp quản lý lưu trữ cẩn thận theo quy định pháp luật Hiện nay, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn cơng tác qu ản lý hồ sơ nhân sự, cụ thể: • Quản lý hồ sơ nhân thủ công dạng giấy giá, kệ, kho vật lý máy tính cá nhân, gây khó khăn vi ệc tìm kiếm, trích xuất thơng tin m ất an tồn thơng tin • Cập nhật thơng tin khó khăn có thay đổi thơng tin nhân sự, gây nhiều thời gian nhân khó khăn quản lý • Chia sẻ thơng tin nhân không hiệu quản lý tài liệu nhân rời rạc, không thống nhất, đặc biệt với doanh nghiệp lớn, có nhiều chi nhánh đ ịa phương khác Để giải vấn đề trên, nhiều doanh nghiệp Việt lựa chọn giải pháp quản lý hồ sơ nhân điện tử với mục tiêu: Nâng cao hiệu quản lý hồ sơ tài liệu; Tối ưu hóa vận hành; Cải thiện trải nghiệm nhân Đây xu hư ớng quản lý hồ sơ nhân dự báo phát triển mạnh năm 2023 Tại doanh nghiệp đại cần thực số hóa hồ sơ nhân sự? Số hóa hồ sơ nhân thực chất trình chuyển đổi hồ sơ từ dạng giấy sang dạng kỹ thuật số để hỗ trợ việc truy cập, tìm kiếm, trích xuất, chia sẻ thông tin dễ dàng quản lý hiệu Nhờ giải pháp số hóa mà liệu toàn nhân (cũ mới) đồng hệ thống quản trị nhân điện tử doanh nghiệp, từ đó, đem lại nhiều lợi ích thiết thực dành cho cấp quản lý, người điều hành doanh nghiệp, người thực công tác nhân sự, cho ngư ời lao động, cụ thể: Lợi ích số hóa hồ sơ nhân với người điều hành nhà quản lý doanh nghiệp Số hóa hồ sơ giúp sử dụng tài liệu thơng tin nhân hiệu Số hóa hồ sơ giúp sử dụng tài liệu thông tin nhân s ự hiệu Đây lợi lớn việc số hóa hồ sơ nhân Tại đây, quản lý ngư ời điều hành theo dõi tồn thơng tin nhân viên tảng số, lúc, nơi, tiện lợi đảm bảo an tồn Thay quản lý giấy tờ cần vài cú click chu ột, quản lý nắm bắt rõ ràng thơng tin, c ả với nhân Không thế, tác vụ thủ công tra cứu, xếp, tổng hợp, trích xuất thơng tin đư ợc thực nhanh chóng, đơn giản, giúp nhà quản lý tiết kiệm từ 30-40% thời gian so với cách thức truyền thống nâng cao đến 20% hiệu suất làm việc Số hóa hồ sơ nhân giúp nhà quản lý nắm bắt tổng quan nguồn nhân lực Nhà quản lý nắm bắt thơng tin tổng quan nhân viên nhờ số hóa hồ sơ nhân Nhờ quản lý hồ sơ điện tử tảng, nhà quản lý điều hành nắm bắt cụ thể số lượng, tình trạng hồ sơ, cập nhật dễ dàng có thay đổi cấu thành viên Cấp quản lý dễ dàng lên kế hoạch hành động, phân bổ nguồn lực phù hợp hay tổ chức chương trình tuyển dụng, cắt giảm tinh gọn nhân phù hợp với bối cảnh thực tế tổ chức Bên cạnh đó, với doanh nghiệp lớn có số lượng nhân đơng, đặt nhiều chi nhánh, s khác nhau, việc thực quản lý hồ sơ trực tuyến giúp nhà quản lý tiết kiệm thời gian, công sức; nâng cao hiệu điều hành định cần thiết Số hóa hồ sơ nhân giúp tinh giản quy trình xử lý thủ tục Số hóa hồ sơ nhân giúp tinh giản quy trình xử lý thủ tục Nhờ việc số hóa tồn hồ sơ nhân tảng, quy trình tra cứu, trích xuất chia sẻ thơng tin chuyển từ thủ cơng sang tự động hóa, giảm thiểu sai sót hạn chế rủi ro q trình tìm ki ếm thơng tin Bên cạnh đó, nhân quản lý không cần thực nhiều lần tác vụ điền thông tin, kê khai, lưu d ữ liệu có thay đổi Cũng nhờ quản lý tài liệu mà phận nhân dễ dàng tích hợp tìm kiếm liệu, liên kết với phòng ban khác trư ờng hợp cần chia sẻ thơng tin, từ giúp tối ưu quy trình làm vi ệc, nâng cao hiệu giao tiếp nội hiệu công việc Số hóa hồ sơ nhân đảm bảo cho doanh nghi ệp tuân thủ quy định pháp luật Số hóa hồ sơ nhân đảm bảo cho doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật Trong năm trở lại đây, trước phát triển vượt bậc Internet, việc đảm bảo an tồn thơng tin đư ợc nhà nước doanh nghiệp quan tâm hết Việc số hóa hồ sơ nhân lên hệ thống giúp tăng cường bảo mật cho thông tin c người lao động, tránh rò rỉ đảm bảo doanh nghiệp thực theo yêu cầu pháp luật an tồn thơng tin Bên cạnh đó, việc số hóa tồn thơng tin nhân giúp liệu quản lý hiệu hệ thống điện tử, hỗ trợ cấp quản lý người làm công tác nhân nắm tranh tổng quan tình trạng người lao động Từ đưa đề xuất sách đãi ngộ phù hợp, giải mâu thuẫn kịp thời doanh nghiệp nhân sự, tránh tranh chấp, kiện tụng đảm bảo quyền lợi đáng c người lao động theo quy định pháp luật Lợi ích số hóa hồ sơ nhân với nhân viên Số hóa hồ sơ nhân giúp nâng cao mức độ hài lòng người lao động q trình làm vi ệc Số hóa hồ sơ nhân giúp nâng cao tr ải nghiệm làm việc nhân viên Thay phải nhiều thời gian vi ệc cập nhật thông tin cá nhân, kê khai lý lịch có chỉnh sửa, thực số hóa hồ sơ lên hệ thống, nhân tự chủ việc điều chỉnh thông tin cá nhân Đi ều tiết kiệm thời gian, công sức nhân HR q trình làm việc Số hóa hồ sơ nhân giúp gia tăng gắn kết tỉ lệ giữ chân nhân viên với doanh nghiệp Số hóa hồ sơ nhân giúp giảm bớt thủ tục rườm rà, nâng cao s ự hài lòng nhân viên với doanh nghiệp Theo khảo sát Gartner vào năm 2020, 56% nhân s ự nghỉ việc chế độ phúc lợi không rõ ràng th ủ tục hành rườm rà Với quy trình làm việc đơn giản, tinh gọn, nhanh chóng trải nghiệm làm việc tích cực sau số hóa hồ sơ, nhân có xu hướng gắn bó lâu dài, từ gia tăng tỉ lệ giữ chân nhân viên ổn định nguồn nhân lực cho doanh nghi ệp Số hóa hồ sơ nhân nâng cao tính minh bạch mơi trường làm việc Số hóa tài liệu nhân đảm bảo an ninh thông tin cho h sơ nâng cao tính minh bạch mơi trường làm việc Tháng năm 2022, sau thông tin v ề vụ vi phạm liệu gây an toàn thông tin cho 30 tri ệu người Việt Nam (theo Báo Dân trí), ngư ời lao động doanh nghiệp quan tâm nhiều đến yếu tố bảo mật doanh nghiệp Việc số hóa tài liệu nhân đảm bảo an ninh thông tin cho hồ sơ nâng cao tính minh b ạch mơi trư ờng làm việc, đem lại an tâm, tin tư ởng nhân dành cho doanh nghiệp Tổng kết lại, việc triển khai số hóa hồ sơ nhân mang lại nhiều lợi ích cho nhân sự, cho cấp quản lý rộng cho doanh nghiệp Số hóa hồ sơ nhân giúp doanh nghiệp: • Tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực cho việc lưu trữ quản lý hồ sơ nhân số lượng lớn; • Đảm bảo an tồn thơng tin v ề nhân sự; • Hỗ trợ cơng tác điều hành, quản lý nhân từ xa, lúc, nơi, nhanh chóng, dễ dàng linh hoạt; • Nâng cao hiệu làm việc nhân sự, cải thiện hiệu suất cơng ty; • Gia tăng tỉ lệ giữ chân nhân viên, đ ảm bảo ổn định nguồn nhân lực doanh nghiệp nâng cao khả cạnh tranh 3 Giải pháp số hóa hồ sơ, tài liệu giúp đồng liệu nhân cho doanh nghiệp từ FSI Năng lực số hóa tài liệu FSI Số hóa giúp chuyển đổi tài liệu nhân dạng vật lý thành liệu điện tử để đồng hóa lên hệ thống quản lý nhân HRM dùng chung c doanh nghiệp, với liệu từ hợp đồng lao động điện tử Điều không đem lại lợi ích cho doanh nghiệp nâng cao hiệu suất làm việc phịng hành nhân mà cịn giúp tối ưu nguồn nhân lực hiệu quả, giúp doanh nghiệp khởi động hành trình chuyển đổi số tồn diện thành cơng Khi triển khai hiệu quả, số hóa tài liệu nhân đem tới nhiều ứng dụng lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, cấp quản lý nhân Tuy nhiên, việc lựa chọn đơn vị số hóa uy tín, có lực triển khai phù hợp thị trường toán khiến cấp quản lý, chủ doanh nghiệp phải đau đầu Với 15 năm kinh nghiệm triển khai dự án công nghệ, chuyển đổi số, số hóa, FSI cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu tổng thể hỗ trợ doanh nghiệp đa ngành xây dựng sở liệu điện tử tập trung, bảo mật cao, với tính xác tài liệu số hóa lên tới 99,99% Nhờ ưu đơn vị phân phối độc quyền thức trang thiết bị số hóa, đội ngũ nhân đào tạo bản, giàu kinh nghiệm, FSI tự tin đảm nhiệm dự án số hóa quy mơ lớn, có u cầu phức tạp Mới đây, FSI thực triển khai thành cơng nhiều dự án số hóa hồ sơ nhân với quy mô lớn yêu cầu phức tạp, điển Mercedes Benz Việt Nam với số lượng hồ sơ 250.000 trang A4; Shopee Việt Nam với 20.000 hợp đồng lên đến 500.000 trang tài li ệu, Bayer Việt Nam 160.000 trang h sơ… Trong thời đại 4.0, nhiều doanh nghiệp tích cực hướng đến chuyển đổi số tồn diện để đón nhận hội với bước chuyển ấn tượng Việc số hóa hồ sơ, tài liệu nói chung h sơ nhân nói riêng trở thành xu hướng tất yếu tương lai g ần Hy vọng viết mang tới cho bạn đọc thơng tin bổ ích, góp phần hoàn thiện định hướng doanh nghiệp chuyển đổi số thành công ... thành cơng nhiều dự án số hóa hồ sơ nhân với quy mô lớn yêu cầu phức tạp, điển Mercedes Benz Việt Nam với số lượng hồ sơ 2 50. 000 trang A4; Shopee Việt Nam với 20. 000 hợp đồng lên đến 500 .00 0... tư ởng nhân dành cho doanh nghiệp Tổng kết lại, việc triển khai số hóa hồ sơ nhân mang lại nhiều lợi ích cho nhân sự, cho cấp quản lý rộng cho doanh nghiệp Số hóa hồ sơ nhân giúp doanh nghiệp: ... nhiều doanh nghiệp Việt lựa chọn giải pháp quản lý hồ sơ nhân điện tử với mục tiêu: Nâng cao hiệu quản lý hồ sơ tài liệu; Tối ưu hóa vận hành; Cải thiện trải nghiệm nhân Đây xu hư ớng quản lý hồ sơ