Giáo trình Phân loại chỉnh lý và chỉnh lý tài liệu lưu trữ (Nghề: Văn thư hành chính- Trình độ: Trung cấp) - Trường CĐ Kinh tế - Kỹ thuật Bạc Liêu được biên soạn nhằm giúp học viên trình bày được khái niệm đặc điểm và nêu được các loại tài liệu lưu trữ; Nêu được những nhiệm vụ của công tác lưu trữ Phân tích được ý nghiã của tài liệu lưu trữ. Mời các bạn cùng tham khảo.
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BẠC LIÊU TRƢỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ - KỸ THUẬT GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN: PHÂN LOẠI CHỈNH LÝ VÀ CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ NGÀNH/NGHỀ: VĂN THƢ HÀNH CHÍNH TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP Bạc Liêu, năm 2020 DANH MỤC MỘT SỐ VĂN BẢN NGHIỆP VỤ CHỦ YẾU Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 Luật lưu trữ (11/11/2011) Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật lưu trữ.(03/01/2013) Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 Chính phủ quy định công tác văn thư Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 22/11/2012 Hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ Thông tư 16/2014/TT-BNV hướng dẫn giao nhận tài liệu vào lưu trữ lịch sử Thông tư Số: 09 /2011/TT-BNV ngày 03 tháng năm 2011của Bộ Nội vụ Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu Hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 Bộ Nội vụ hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 21/01/2019 Quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử công tác văn thư, chức hệ thống quản lý tài liệu điện tử trình xử lý công việc quan, tổ chức Thông tư 17/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 Bộ Nội vụ xác định quan tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử cấp Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23/07/2012 Bộ KHCN việc công bố Tiêu chuẩn quốc gia (1.TCVN 9251: 2012 Bìa hồ sơ lưu trữ; 2.TCVN 9252: 2012 Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ; 3.TCVN 9253: 2012 Giá bảo quản tài liệu lưu trữ) Quyết định 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước ban hành Quy trình chỉnh lý tài liệu giấy Quyết định số 72/QĐ-KHKT ngày 02/3/1997 Cục Lưu trữ Nhà nước v/v ban hành tiêu chuẩn ngành “Mục lục hồ sơ” Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước v/v hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị Bài mở đầu KHÁI QUÁT CHUNG VỀ LƢU TRỮ Mục tiêu Trình bày khái niệm đặc điểm nêu loại tài liệu lưu trữ Nêu nhiệm vụ công tác lưu trữ Phân tích ý nghiã tài liệu lưu trữ Nội dung Khái niệm đặc điểm loại tài liệu lƣu trữ 1.1 Tài liệu lƣu trữ a Khái niệm Tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm gốc, chính; trường hợp khơng cịn gốc, thay hợp pháp b Đặc điểm tài liệu lưu trữ - Nội dung tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin khứ, phản ánh hoạt động thành tựu lao động sáng tạo người qua thời kỳ lịch sử khác nhau, ghi lại kiện tượng, biến cố lịch sử, hoạt động quan, tổ chức, cống hiến to lớn anh hùng dân tộc, nhà khoa học văn hóa tiếng - Tài liệu lưu trữ có tính xác cao Tài liệu lưu trữ gần sinh đồng thời với kiện, tượng, nên thơng tin phản ánh có tính chân thực cao - Tài liệu lưu trữ thông thường có đến hai Đặc điểm khác với xuất phẩm sách, báo, tạp chí Vì tài liệu lưu trữ phải bảo quản chặt chẽ, để hư hỏng, mát khơng thay - Tài liệu lưu trữ Nhà nước thống quản lý Nó đăng ký, bảo quản nghiên cứu, sử dụng theo quy định pháp luật c Các loại tài liệu lưu trữ Tài liệu hành chính: văn có nội dung phản ánh hoạt động quản lý nhà nước mặt trị, kinh tế, văn hóa, qn sự… Tài liệu hành có nhiều thể loại phụ thuộc vào giai đoạn lịch sử quốc gia, dân tộc Ví dụ Luật, lệ, lệnh, sắc, chiếu, chỉ, dụ, cáo, sách, biểu, sớ (thời Phong kiến)… sắc luật, sắc lệnh, nghị định, công văn…( thời Pháp thuộc) ngày tài liệu hành hệ thống văn bảo quản lý nhà nước như: hiến pháp, luật, pháp lệnh, nghị định, nghị quyết, định, thơng tư, tờ trình, kế hoạch, báo cáo, cơng văn… Đây loại hình tài liệu chiếm tỷ lệ lớn lưu trữ Tài liệu khoa học - kỹ thuât: loại tài liệu có nội dung phản ánh hoạt động nghiên cứu khoa học; phát minh sáng chế; thiết kế, xây dựng cơng trình xây dựng bản; thiết kế chế tạo loại sản phẩm công nghiệp; điều tra, khảo sát tài nguyên thiên nhiên địa chất, khống sản, khí tượng, thuỷ văn trắc địa, đồ… Ví dụ: Tài liệu pháp lý, thuyết minh cơng trình, báo khảo sát, báo cáo nghiên cứu khả thi, dự toán, toán, hồ sơ thầu, vẽ thiết kế kỹ thuật, vẽ thiết kế thi cơng, hồn cơng; vẽ tổng thể cơng trình, vẽ chi tiết cơng trình; loại sơ đồ, biểu đồ tính tốn; loại đồ, trắc địa… Tài liệu nghe nhìn: tài liệu phản ánh hoạt động trị, kinh tế, văn hóa xã hội hoạt động phong phú khác cách ghi tái lại kiện, tượng âm hình ảnh Loại tài liệu chuyển tải, tái kiện, tượng cách hấp dẫn sinh động, thu hút ý người Hiện nay, khối tài liệu chiếm vị trí quan trọng Phơng Lưu trữ quốc gia Việt Nam Ví dụ: Băng, đĩa ghi âm, ghi hình; ảnh, cuộn phim (âm dương bản) thể loại khác như: phim hoạt hình, phim truyện, phim tư liệu, phim thời sự… Tài liệu điện tử: loại tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân sử dụng máy vi tính trình sản sinh lưu trữ tài liệu Ví dụ: file liệu sở liệu, thư điện tử, điện tín dạng văn dạng mã hóa số thơng tin Ngồi bốn loại hình tài liệu chủ yếu trên, tài liệu lưu trữ cịn có tài liệu phản ánh hoạt động sáng tác văn học, nghệ thuật nhà văn, nhà thơ, nghệ sĩ, hoạt động trị, khoa học… Loại tài liệu chủ yếu thảo tác phẩm văn học- nghệ thuật, khoa học; thư từ trao đổi tài liệu tiểu sử nhà văn, nhà thơ, nghệ sĩ tiếng, nhà hoạt động trị, hoạt động khoa học; phác thảo hoạ sĩ… Nhiệm vụ hoạt động lƣu trữ 2.1.Tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ Nội dung tổ chức khoa học tài liệu gồm: thu thập, bổ sung tài liệu; phân loại tài liệu; xác định giá trị tài liệu; chỉnh lý tài liệu; tổ chức công cụ tra tìm tài liệu số cơng tác bổ trợ khác ngành khoa học, kỹ thuật, tin học có liên quan Tổ chức khoa học tài liệu cần thực lưu trữ quốc gia, lưu trữ quan lưu trữ cá nhân, gia đình, dịng họ Để tổ chức khoa học tài liệu địi hỏi phải có cán có trình độ chuyên môn cao, điều kiện làm việc tốt trang thiết bị phục vụ cho việc thực quy trình nghiệp vụ phải đầy đủ, khoa học đại Tổ chức khoa học tài liệu vào quy định, hướng dẫn cụ thể nhà nước cơng tác lưu trữ Từ việc tổ chức khoa học tài liệu thống lưu trữ hành tảng để tổ chức khoa học tài liệu toàn Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam 2.2 Bảo quản an toàn tài liệu lƣu trữ Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ bao gồm hai nội dung chính: Bảo quản không hư hỏng, mát tài liệu lưu trữ bảo quản an tồn thơng tin tài liệu lưu trữ Bảo quản an tồn khơng hư hỏng, mát tài liệu lưu trữ cần ý đến kho tàng, trang thiết bị, điều kiện ổn định, đáp ứng yêu cầu công tác bảo quản cho loại hình tài liệu khác thực biện pháp tu bổ, phục chế, bảo hiểm nhằm kéo dài tuổi thọ tài liệu Bảo quản an tồn thơng tin tài liệu cần ý đến ý thức, trách nhiệm trình độ làm công tác lưu trữ; ý đến loại đối tượng độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu hình thức cơng bố, giới thiệu khai thác, sử dụng tài liệu Trong thời đại toàn cầu hố nay, cần nhìn nhận cơng tác lưu trữ khía cạnh phục vụ nhu cầu thông tin xã hội, song việc bảo quản an tồn thơng tin tài liệu lưu trữ cần ý đến tính mật tài liệu lưu trữ 2.3 Tổ chức khai thác sử dụng có hiệu tài liệu lƣu trữ Mục đích cuối công tác lưu trữ đưa tài liệu lưu trữ thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu hoạt động xã hội Vì vậy, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu có hiệu nội dung công tác lưu trữ Dựa vào kết công tác khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ thực tiễn người ta đánh giá cách khách quan, xác đóng góp ngành lưu trữ vai trị, vị trí, ý nghĩa công tác lưu trữ Để đảm bảo công tác khai thác, sử dụng tài liệu có hiệu cao cần nghiên cứu nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ xã hội; phân loại đối tượng độc giả; nghiên cứu xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu áp dụng biện pháp, tổ chức nhiều hình thức khai thác, sử dụng tài liệu đạt hiệu cao Điều địi hỏi nhà nước cần có quy định cụ thể khai thác, sử dụng tài liệu; trình độ cán lưu trữ việc ứng dụng khoa học đại vào cơng tác lưu trữ Tính chất hoạt động lƣu trữ 3.1 Tính chất khoa học Các nghiệp vụ công tác lưu trữ thực thông qua việc nghiên cứu lý luận thực tiễn công tác lưu trữ áp dụng vào điều kiện cụ thể nước Nói cách khác, tính chất khoa học cơng tác lưu trữ thể qua việc nghiên cứu sở lý luận phương pháp khoa học để thực nội dung chuyên môn công tác lưu trữ như: thu thập, bổ sung tài liệu, phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu, chỉnh lý tài liệu, bảo quản tài liệu, khai thác sử dụng tài liệu ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ… Mỗi nghiệp vụ tổ chức thực theo phương pháp khoa học Trong nội dung cụ thể lại có quy trình nghiệp vụ định như: quy trình, thủ tục tiêu huỷ tài liệu thuộc nội dung nghiệp vụ xác định giá trị tài liệu; quy trình tu bổ tài liệu, quy trình khử nấm mốc… thuộc nội dung nghiệp vụ bảo quản tài liệu; … Đối với loại hình tài liệu, nghiệp vụ lại có quy trình mang tính đặc thù khác Khoa học lưu trữ phải nghiên cứu, tìm tịi, phát điểm khác biệt đề cách xác cách tổ chức khoa học cho loại hình tài liệu Khoa học lưu trữ phải nghiên cứu, kế thừa kết nghiên cứu khoa học ngành khác để áp dụng vào khâu nghiệp vụ lưu trữ Những thành tựu ngành toán học, hố học, sinh học, tin học, thơng tin học… nghiên cứu ứng dụng việc tổ chức khoa học, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ tổ chức khai thác, sử dụng hiệu tài liệu lưu trữ Để quản lý thống nghiệp vụ lưu trữ, cơng tác tiêu chuẩn hóa cơng tác lưu trữ cần nghiên cứu cách đầy đủ Các tiêu chuẩn kho tàng, điều kiện bảo quản an tồn cho loại hình tài liệu, tiêu chuẩn trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ như: giá đựng tài liệu; cặp, hộp bảo quản tài liệu; bìa hồ sơ, tiêu chuẩn quy trình nghiệp vụ lưu trữ… vấn đề đặt cho cơng tác tiêu chuẩn hóa ngành lưu trữ 3.2 Tính chất mật Tài liệu lưu trữ chính, gốc tài liệu Nội dung thơng tin tài liệu lưu có độ chân thực cao so với loại hình thơng tin khác Vì chính, gốc tài liệu nên tài liệu lưu trữ cịn có giá trị minh chứng lịch sử để tái dựng lại kiện lịch sử làm chứng việc xác minh vấn đề, vật, tượng Về lý thuyết, tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin khứ lưu lại, giữ lại để phục vụ cho việc nghiên cứu lịch sử hoạt động khác, yêu cầu đáng quan, tổ chức cá nhân Như vậy, tài liệu lưu trữ cần đưa phục vụ Tuy nhiên, có nhiều tài liệu lưu trữ mà nội dung tài liệu chứa đựng thơng tin bí mật quốc gia, bí mật quan bí mật cá nhân, lực đối lập ln tìm cách để khai thác bí mật tài liệu lưu trữ Một số tài liệu khơng hạn chế sử dụng với đối tượng độc giả lại hạn chế sử dụng với đối tượng độc giả khác… Vì vậy, cơng tác lưu trữ phải thể đầy đủ nguyên tắc, chế độ để bảo vệ nội dung mật tài liệu lưu trữ Cán làm công tác lưu trữ phải người có quan điểm, đạo đức trị đắn, giác ngộ quyền lợi giai cấp, quyền lợi dân tộc, quyền lợi đáng quan, cá nhân có tài liệu lưu trữ, cảnh giác với âm mưu, thủ đoạn lực thù địch, có ý thức tổ chức kỷ luật, trách nhiệm cao, chấp hành nghiêm chỉnh quy chế bảo mật tàu liệu lưu trữ quốc gia Độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu cần hiểu biết định tính mật công tác lưu trữ Những nội dung thông tin khai thác tài liệu lưu trữ quốc gia phục vụ cho mục đích đáng cá nhân song không làm ảnh hưởng đến lợi ích quốc gia, lợi ích quan lợi ích cá nhân khác Điều địi hỏi ý thức trách nhiệm công dân quốc gia, trình độ cán lưu trữ độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu 3.3 Tính chất xã hội Tài liệu lưu trữ ngồi việc phục vụ việc nghiên cứu lịch sử phục vụ cho nhu cầu khác đời sống xã hội như: hoạt động trị, hoạt động quản lý nhà nước, hoạt động ngoại giao, hoạt động truy bắt tội phạm nhiều hoạt động khác xã hội Công tác lưu trữ cần nghiên cứu hình thức phục vụ công tác khai thác sử dụng tài liệu để đáp ứng nhu cầu xã hội Nội dung tài liệu lưu trữ phản ánh quy luật hoạt động xã hội lịch sử phát triển lồi người Thơng qua tài liệu lưu trữ làm sáng tỏ mối quan hệ xã hội giai đoạn lịch sử đất nước người cụ thể Nó có tác động lớn đến ý thức hệ tầng lớp xã hội định Vì vậy, hoạt động lưu trữ có mối quan hệ xã hội chặt chẽ với số ngành khoa học khác để làm rõ vấn đề đời sống xã hội Ý nghĩa công tác lƣu trữ 4.1 Trong lĩnh vực trị Có thể nói rằng, tài liệu lưu trữ ln mang thơng tin phản ánh chất giai cấp định Vì lĩnh vực trị, tài liệu lưu trữ sử dụng công cụ sắc bén để đấu tranh chống lại giai cấp, lực thù địch, bảo vệ sống yên bình cho nhân dân lao động Tài liệu lưu trữ góp phần bảo vệ tồn vẹn lãnh thổ Quốc gia; khẳng định quyền tự do, dân chủ; quyền mưu cầu hạnh phúc nhân dân Tài liệu lưu trữ chứng tố cáo tội ác kẻ thù, vạch trần chất xấu xa lực thù địch Trong năm qua, với phát triển mạnh mẽ kinh tế đất nước, nhiều vụ án kinh tế lớn bị quan chức triệt phá, vụ án tham nhũng lớn đưa ánh sáng pháp luật góp phần mang lại phồn thịnh cho kinh tế đất nước 4.2 Trong lĩnh vực kinh tế Tài Liệu lưu trữ có vai trị quan trọng lĩnh vực kinh tế, vai trị thẻ khía cạnh sau: - Tài liệu lưu trữ ln cung cấp cách đầy đủ, xác thông tin, số liệu điều tra khí hậu, thổ nhưỡng, nguồn lao động Trên sở giúp quan hoạch định chiến lược phát triển kinh tế phù hợp với vùng, khu vực, địa phương - Tài liệu lưu trữ góp phần đẩy nhanh tiến độ khảo sát, thi cơng, khơi phục cơng trình xây dựng bị tàn phá chiến tranh thiên tai Từ giảm nhiều công sức cán nhân viên, tiết kiệm nhiều vật tư chi phí khác cho Nhà nước - Tài liệu lưu trữ góp phần cung cấp cách nhanh chóng, xác thơng tin kết điều tra, thăm dị nguồn tài nguyên thiên nhiên (các mỏ dầu, than, khí đốt ) từ giúp quan nhà nước hoạch định kế hoạch khai thác, sử dụng hợp lý nguồn tài nguyên thiên nhiên đó, mang lại hiệu kinh tế cho đất nước 4.3 Trong lĩnh vực văn hóa Tài liệu lưu trữ ln phản ánh cách trực tiếp thành lao động, sáng tạo vật chất tinh thần người qua thời kỳ lịch sử khác Chúng xem di sản văn hóa quý báu dân tộc, thơng qua ta thấy trình độ tiến hóa xã hội nhiều phương diện Di sản văn hóa có vai trị đặc biệt quan trọng việc làm tái tranh kinh tế, trị, khoa học kỹ thuật, văn học nghệ thuật đất nước Việt Nam, tức văn hóa Việt Nam nói chung Trong cơng xây dựng văn hóa dân tộc, tài liệu lưu trữ góp phần khơng nhỏ việc bảo tồn phát huy tinh hoa văn hóa dân tộc phục vụ lợi ích nhân dân lao động, phục vụ công xây dựng chủ nghĩa Xã hội; kế thừa có chọn lọc giá trị tinh thần, văn hóa dân tộc lồi người; tài liệu lưu trữ cịn góp phần quan trọng việc cung cấp thông tin phục vụ việc tu bổ, phục chế di tích văn hố (đình, chùa, miếu…) Tài liệu lưu trữ cịn góp phần quan trọng việc giáo dục truyền thống cách mạng, nâng cao lòng tự hào dân tộc, xây dựng người – Con người xã hội Chủ nghĩa 4.4 Trong lĩnh vực khoa học Tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng việc nghiên cứu khoa học tự nhiên khoa học xã hội Chúng góp phần giải thích vận động quy luật tự nhiên; góp phần hồn thiện cơng trình nghiên cứu khoa học hệ trước; giúp nhà nghiên cứu khoa học, Giáo sư, Tiến sĩ, Thạc sĩ… hoàn thiện đề tài nghiên cứu khoa học Trong lĩnh vực khoa học lịch sử, khẳng định loại tài liệu mang thơng tin phản ánh cách sinh động tranh văn hóa, kinh tế, xã hội … thời kỳ lịch sử sản sinh Nghiên cứu tài liệu lưu trữ thời kỳ giai đoạn lịch sử định cho ta thấy tranh xã hội thời kỳ lịch sử xác Chính vậy, tài liệu lưu trữ ln ln xem nguồn sử liệu vô quan trọng việc nghiên cứu biên soạn lịch sử dân tộc nói chung, lịch sử Đảng, lịch sử ngành, cấp, quan đơn vị cá nhân nói riêng Sử dụng tốt nguồn sử liệu cho ta hiểu biết chân thật chất kiện tượng lịch sử Chúng giúp nhà sử học nhận thức lịch sử cách đắn, khách quan nhất, tránh sai sót việc đánh giá kiện, tượng người lịch sử 4.5 Trong hoạt động quản lý hàng ngày quan Có thể nói rằng, tài liệu lưu trữ ln ln hình thành trình hoạt động quan Trong quan nay, tài liệu lưu trữ có vai trị sau: - Cung cấp xác thơng tin giúp quan đề chủ trương, sách, biện pháp cơng tác phù hợp với pháp luật, phù hợp với thực tiễn mang tính khả thi cao - Cung cấp thông tin, số liệu, giúp quan xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác ngắn hạn, dài hạn - Cung cấp số liệu giúp quan sơ kết, tổng kết tình hình hoạt động qua giai đoạn khác - Giúp quan giải vấn đề chế độ sách cán bộ, nhân viên (lương, phụ cấp, bảo hiểm, chế độ cơng tác phí…) - Giúp quan giải nhu cầu đáng cơng dân nhu nhu cầu đất đai, nhà ở, tư pháp, hộ tịch … - Ngoài ra, tài liệu lưu trữ giúp quan tổng kết, đánh giá trình hoạt động quan thời kỳ lịch sử khác nhau, giúp cho tầng lớp xã hội nhận biết cách sâu sắc vai trị, vị trí thành tựu mà quan hệ thống trị nước ta làm 4.6 Đối với cơng dân Mọi cơng dân tím thấy phòng kho lưu trữ loại tài liệu có liên quan đến thân như: loại văn bằng, chứng chỉ, sơ yếu lý lịch, Chứng minh nhân dân… văn bản, giấy tờ có liên quan đến lĩnh vực hoạt động xã hội như: Khoa học kỹ thuật, văn hóa – xã hội, giáo dục pháp luật … Từ góp phần nâng cao giá trị tinh thần đời sống nhân dân Câu hỏi Trình bày khái niệm, đặc điểm nhiệm vụ công tác lưu trữ Trình bày tính chất hoạt động lưu trữ Phân tích ý nghĩa tài liệu lưu trữ 10 Kiểm tra, chỉnh sửa việc lập hồ sơ việc biên mục phiếu tin Hệ thống hoá phiếu tin theo phƣơng án phân loai Sắp xếp phiếu tin thẻ tạm phạm vi nhóm nhỏ; xếp nhóm nhỏ nhóm vừa, nhóm vừa nhóm lớn nhóm lớn phông theo phương án phân loại tài liệu đánh số thứ tự tạm thời lên phiếu tin thẻ tạm 10 Hệ thống hoá hồ sơ theo phiếu Sắp xếp toàn hồ sơ đơn vị bảo quản phông theo số thứ tự tạm thời phiếu tin thẻ tạm Khi hệ thống hoá hồ sơ, phải kết hợp kiểm tra tiến hành chỉnh sửa trường hợp hồ sơ lập bị trùng lặp (trùng toàn hồ sơ số văn hồ sơ), bị xé lẻ hay việc xác định giá trị cho hồ sơ, tài liệu chưa xác khơng thống 11 Biên mục hồ sơ (đơn vị bảo quản) Biên mục hồ sơ thực sau lâp hồ sơ, việc biên mục hồ sơ (Đơn vị bảo quản) gồm nội dung sau: a Đánh số tờ b Viết mục lục văn c) Viết chứng từ kết thúc d) Viết bìa hồ sơ 12 Kiểm tra chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ 13 Đánh số hồ sơ thức - Đánh số thức chữ số Ả rập cho tồn hồ sơ phơng khối tài liệu đưa chỉnh lý lên thẻ tạm phiếu tin lên bìa hồ sơ Số hồ sơ đánh liên tục tồn phơng: + Đối với phông khối tài liệu chỉnh lý lần đầu: từ số 01 hết; + Đối với đợt chỉnh lý sau: từ số số hồ sơ cuối mục lục hồ sơ phơng khối tài liệu đợt chỉnh lý trước 14 Vệ sinh tài liệu; tháo bỏ ghim, kẹp; làm phẳng tài liệu - Dùng bàn chải thích hợp để quét chải làm tài liệu; - Dùng dụng cụ như: dao lưỡi mỏng, móc chuyên dùng… để gỡ bỏ ghim, kẹp tài liệu; 57 - Làm phẳng tài liệu tờ tài liệu bị quăn, gấp, nhàu 15 Vào bìa, hộp (cặp); viết dán nhãn hộp (cặp) - Vào bìa hồ sơ đưa hồ sơ vào hộp (cặp) 16 Viết dán nhãn hộp (cặp) - Viết dán nhãn hộp (cặp): viết nhãn hộp (cặp), phải dùng loại mực đen, bền màu; chữ viết nhãn phải rõ ràng, dễ đọc Nhãn in sẵn theo mẫu đính kèm (Phụ lục 9), in trực tiếp lên gáy gộp in riêng theo kích thước phù hợp với gáy hộp (cặp) dùng để đựng tài liệu 17 Vận chuyển tài liệu vào kho xếp lên giá 18 Bàn giao tài liệu - Bàn giao tài liệu: + Tài liệu giữ lại bảo quản bàn giao theo mục lục hồ sơ; + Tài liệu loại để tiêu huỷ bàn giao theo danh mục tài liệu loại; - Lập biên giao nhận tài liệu theo mẫu đính kèm (Phụ lục 1) 19 Nhập phiếu tin vào sở liệu 20 Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu tin 21 Lập mục lục hồ sơ a) Viết lời nói đầu b) Lập tra cứu bổ trợ c) Tập hợp liệu in mục lục hồ sơ từ sở liệu (03 bộ) d) Đóng mục lục (03 bộ) 22 Xử lý tài liệu loại a) Sắp xếp, bó gói, thống kê danh mục tài liệu loại b) Viết thuyết minh tài liệu loại c) Tổ chức tiêu huỷ tài liệu loại (thực theo quy trình xử lý tài liệu loại) d) Bổ sung tài liệu giữ lại theo kết thực quy trình xử lý tài liệu loại (nếu có) 23 Kết thúc chỉnh lý a) Hồn chỉnh bàn giao hồ sơ phơng b) Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý c) Tổ chức họp rút kinh nghiệm 58 Biểu số 1: Biên giao nhận tài liệu CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC …, ngày .tháng năm 20 BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU - Căn Quyết định số: 128/QĐ-VTLTNN ngày 01 tháng năm 2009 hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành - Căn cứ… ……………….… (1)…… Chúng gồm: Bên giao:… ………………(2)… …… đại diện là: - Ông (bà) ………………………………………………………… - Chức vụ công tác/chức danh………………………………………… Bên nhận:.:…………… …(3)……… …đại diện là: - Ông (bà): ………………………………………………………… - Chức vụ công tác/ chức danh……………………………………… Thống lập biên giao nhận tài liêu:…… (4) ………………………với nội dung cụ thể sau: Tên phông (Hoặc khối) Tài liệu:…………………………………………………… Thời gian tài liệu:……………………………………………………………… Thành phần số lượng tài liệu:…………………………………………………… 3.1 Tài liệu hành chính: - Tổng số hộp (Cặp)………………………………………………………… - Tổng số hồ sơ (Đơn vị bảo quản):…………………………………………… - Quy mét giá: ………………mét 3.2 Tài liệu khác (nếu có):………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… Công cụ tra cứu tài liệu liên quan kèm theo(5): ……………………………………………………………………………………… 59 Biên lập thành hai bên giữ ĐẠI DIỆN BÊN GIAO ĐẠI DIỆN BÊN NHÂN (Ký tên ghi rõ họ tên) (Ký tên ghi rõ họ tên) XÁC NHẬN CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC(6): (Chức vụ, chữ ký người có thẩm quyền, họ tên, đóng dấu) Ghi chú: (1) Căn kế hoạch công tác hợp đồng chỉnh lý tài liệu v.v… (2,3) Ghi tên lưu trữ trực tiếp quản lý tài liệu VD: Phông lưu trữ Bộ…, trung tâm lưu trữ Tỉnh…, lưu trữ Sở/ban…, lưu trữ Công ty , vv tên quan tổ chức đơn vị (nếu có) thực chỉnh lý tài liệu (4) Mục đích hay ghi rõ lý giao nhận: để chỉnh lý sau chỉnh lý (5) Liệt kê công cụ tra cứu tài liệu có liên quan kèm theo (nếu có) như: - Mục lục tài liệu nộp lưu: - Các cơng cụ tra tìm khác thẻ, sở liệu tra tìm tự động…; - Các tài liệu liên quan khác lịch sử đơn vị hình thành phơng lịch sử phơng; hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ; hướng dẫn xác định giá trị tài liệu vv (6) Xác nhận quan, tổ chức quản lý tài liệu (trong trường hợp lưu trữ trực tiếp quản lý tài liệu khơng có dấu riêng) 60 Biểu số 2: Đề cương biên soạn báo cáo kết khảo sát tài liệu BÁO CÁO KẾT QUẢ KHẢO SÁT TÀI LIỆU Tên phông tài liệu:…………………………………………………………… Giới hạn thời gian tài liệu:……………………………………………… Khối lượng tài liệu: 3.1 Tài liệu hành chính: - Tổng số hộp (cặp):…………………………………………………… - Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản):………………………………………… - Quy mét giá:………………… mét Thành phần nội dung tài liệu: 4.1 Thành phần tài liệu: ngồi tài liệu hành chính, phơng khối tài liệu cịn có loại tài liệu (tài liệu kỹ thuật, phim ảnh ghi âm…) 4.2 Nội dung tài liệu: tài liệu đơn vị tổ chức hay thuộc mặt hoạt động nào; lĩnh vực, vấn đề chủ yếu Tình trạng phông khối tài liệu đưa chỉnh lý: 5.1 Mức độ thiếu đủ phông khối tài liệu; 6.2 Mức độ xử lý nghiệp vụ: phân loại lập hồ sơ, xác định giá trị v.v 5.3 Tình trạng vật lý phơng khối tài liệu Cơng cụ thống kê, tra cứu (nếu có) …., ngày… tháng …năm 20.… NGƢỜI KHẢO SÁT (ký tên) 61 Biểu số 3: Đề cương biên soạn ban lịch sử đơn vị hình thành phơng lịch sử phơng LỊCH SỬ ĐƠN VỊ HÌNH THÀNH PHƠNG VÀ LỊCH SỬ PHÔNG … GIAI ĐOẠN: …………… I Lịch sử đơn vị hình thành phơng Bối cảnh lịch sử: Thời gian thành lập; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan, tổ chức-đơn vị hình thành phông; chức năng, nhiệm vụ chủ yếu đơn vị trực thuộc (Cần nêu rõ số, ký hiệu, ngày tháng, năm tác giả văn thành lập quan, tổ chức: Những thay đổi, bổ sung (nếu có) về: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức đơn vị hình thành phông; chức năng, nhiệm vụ chủ yếu đơn vị trực thuộc; Ngày, tháng, năm ngừng hoạt động (đối với đơn vị hình thành phơng ngừng hoạt động); Quy chế làm việc chế độ công tác văn thƣ (nêu tóm tắt lề lối làm việc, quan hệ công tác chế độ công tác văn thƣ) quan, tổ chức thay đổi quan trọng (nếu có) II Lịch sử phơng Giới hạn thời gian tài liệu Khối lƣợng tài liêu 2.1 Tài liệu hành chính: - Tổng số hộp (cặp):……………………………………; - Tổng số hồ sơ (Đơn vị bảo quản):…………………….; - Quy mét giá:………………………………… mét 2.2 Tài liệu khác (nếu có) Thành phần nội dung tài liệu: 3.1 Thành phần tài liệu: - Tài liệu hành bao gồm loại văn bản, giấy tờ chủ yếu gì? - Tài liệu khác (Tài liệu kỹ thuật, phim ảnh ghi âm) (nếu có) 3.2 Nội dung tài liệu, nêu cụ thể: - Tài liệu đơn vị tổ chức hay thuộc mặt hoạt động nào: - Những lĩnh vực, vấn đề chủ yếu kiện quan trọng hoạt động đơn vị hình thành phơng phản ánh tài liệu 62 Tình trạng phơng khối tài liệu đƣa chỉnh lý; 4.1 Tình hình thu thập tài liệu vào lưu trữ quan, tổ chức giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử (nếu có): 4.2 Mức độ thiếu đủ phơng khối tài liệu; 4.3 Mức độ xử lý nghiệp vụ: Phân loại lập hồ sơ xác định giá trị .… 4.4 Tình trạng vật lý phơng khối tài liệu 5.Cơng cụ thống kê, tra cứu (nếu có) Nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu ………, ngày … tháng ….năm 20 PHÊ DUYỆT NGƢỜI BIÊN SOẠN (của người có thẩm quyền) (Ký tên) (Ký tên) 63 Biểu số 4: Đề cƣơng biên soạn hƣớng dẫn phân loại, lập hồ sơ HƢỚNG DẪN PHÂN LOẠI, LẬP HỒ SƠ PHÔNG LƢU TRỮ … GIAI ĐOẠN: I Hƣớng dẫn phân loại tài liệu Phương án phân loại tài liệu - Căn lịch sử đơn vị hình thành phơng lịch sử phơng; - Căn tình hình thực tế tài liệu phơng; - Căn yêu cầu tổ chức, xếp khai thác sử dụng tài liệu; Tài liệu phông ….được phân loại theo phương án … Cụ thể sau: Tên nhóm lớn (nhóm bản1) 1.1 Tên nhóm vừa 1.1.1 Tên nhóm nhỏ 1.1.2 Tên nhóm nhỏ 1.1.3 Tên nhóm nhỏ 1.2 Tên nhóm vừa ……………………… Tên nhóm lớn (nhóm 2) 2.1 Tên nhóm vừa 2.1.1 Tên nhóm nhỏ 2.1.2 Tên nhóm nhỏ 2.1.3 Tên nhóm nhỏ 2.2 Tên nhóm vừa …………………… Tên nhóm lớn (nhóm 3) 3.1 Tên nhóm vừa ………………… 3.2 Tên nhóm vừa ………………… ………………… Hƣớng dẫn cụ thể trình phân loại tài liêu: 64 Trong phần này, tình hình thực tế phơng khối tài liệu đưa chỉnh lý, cần trình bày hướng dẫn chi tiết, cụ thể việc phân chia tài liệu thành nhóm lớn, nhóm vừa nhóm nhỏ để người tham gia phân loại tài liệu thực thống II Hƣớng dẫn lập hồ sơ: Trình bày hướng dẫn chi tiết: Phương pháp tập hợp văn bản, tài liệu thành hồ sơ phơng khối tài liệu cịn tình trạng lộn xộn, chưa lập hồ sơ: Chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ phông tài liệu lập hồ sơ cịn chưa xác, đầy đủ (chưa đạt u cầu nghiệp vu) Việc viết tiêu đề hồ sơ: Việc xếp văn bản, tài liêu bên hồ sơ; Việc biên mục hồ sơ .…., ngày tháng năm 20… PHÊ DUYỆT NGƢỜI BIÊN SOẠN (Phê duyệt người có thẩm quyền người có trách nhiêm) (Ký tên) (Ký tên) 65 Biểu số 5: Đề cƣơng biên soạn ban hƣớng dẫn xác định giá trị tài liệu HƢỚNG DẪN XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU PHÔNG…………………… Giai đoạn:………… Căn … (nêu vận dụng để biên soạn hướng dẫn xác định giá trị tài liệu phông…) Việc xác định giá trị định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu q trình chỉnh lý phơng…… thực theo hướng dẫn đây: A Nhóm hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn, lâu dài: liệt kê cụ thể loại hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, lâu dài B Nhóm hồ sơ, tài liệu bảo quản tạm thời: liệt kê cụ thể loại hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản tạm thời C Nhóm tài liệu loại khỏi phơng: liệt kê cụ thể loại tài liệu khỏi phông, gồm: Tài liệu hết giá trị Tài liệu trùng thừa Tài liệu bị bao hàm Tài liệu khơng thuộc phơng Ngồi ra, văn này, cần trình bày hướng dẫn chi tiết, cụ thể việc xác định giá trị tài liệu định thời hạn bảo quản cho hồ sơ để người tham gia chỉnh lý thực thống ., ngày tháng năm 20 PHÊ DUYỆT NGƢỜI BIÊN SOẠN (của người có thẩm quyền (ký tên) người có trách nhiệm) (ký tên) 66 Biểu số 6: Đề cƣơng biên soạn kế hoạch chỉnh lý tài liệu KẾ HOẠCH CHỈNH LÝ TÀI LIỆU PHÔNG …………………… GIAI ĐOẠN:…………… Mục đích, yêu cầu đợt chỉnh lý: - Tổ chức khoa học tài liệu phông…… phục vụ yêu cầu quản lý, bảo quản an toàn tổ chức sử dụng tài liệu phông - Chỉnh lý theo hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành ban hành theo cục văn thư lưu trữ Nhà nước - Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu q trình chỉnh lý Nội dung cơng việc, phân cơng trách nhiệm thời hạn hồn thành: STT Nội dung công việc Ngƣời thực Ngƣời phối hợp Thời hạn Giao nhận tài liệu …………… ……………… ……… Khảo sát tài liệu …………… viết báo cáo kết khảo sát ……………… ……… Vệ sinh sơ tài liệu ……………… ……………… ……… ………………… ………………… ……………… ……… Các nội dung, bước công việc thời gian thực cần xác định cụ thể phân công trách nhiệm thực rõ ràng Chuẩn bị địa điểm, phƣơng tiện văn phòng phẩm phục vụ chỉnh lý: a, Chuẩn bị địa điểm chỉnh lý: phòng làm việc, bàn ghế phương tiện khác b, Văn phịng phẩm: (giấy, bút bi, bút chì mềm, bút đánh số hộp, mực, bút viết bìa viết nhãn hộp; bìa hồ sơ; hộp đựng tài liệu; dao kéo, thước kẻ…) Kinh phí chỉnh lý Tổng số:…………………… …… Trong đó: - Thuê lao động thực chỉnh lý; - Mua phương tiện, văn phòng phẩm phục vụ chỉnh lý; 67 - Chi khác ……, ngày tháng năm 20… PHÊ DUYỆT NGƢỜI LẬP KẾ HOẠCH (của người có thẩm quyền người có trách nhiệm) (nếu có) (Ký tên) (Ký tên) 68 Biểu số 7: Mẫu phiếu tin hƣớng dẫn mục phiếu tin tài liệu hành MẪU PHIẾU TIN TÀI LIỆU HÀNH CHÍNH (Trình bày mặt tờ giấy khổ A5: 148x210mm) PHIẾU TIN Mặt trước Tên (hoặc mã ) kho lưu trữ:………………………….……………………… Tên (hoặc mã) phông:………………………………………………………… Số lưu trữ: a Mục lục số:…………… ……… b Hộp số:……………….………… c Hồ sơ số:…………… ………… Ký hiệu thông tin:……………………………………… …………………… ……………………………… ……………… Tiêu đề hồ sơ:………………….……………………………………………… ……………………………………………………… Chú giải:……………………………………………… …………………… Mặt sau …………………………………………………………………………………… Thời gian tài liệu:……………………………………… ………………… a Bắt đầu:………………………… b Kết thúc………… …… …………… Ngơn ngữ:……………………………………………… …………………… Bút tích:…………………………………………………… ………………… …………………………………………………………… ….………………… 10.Số lượng tờ:…………………………………………… ………………… 11 Thời hạn bảo quản:…………………………………………………………… 12 Chế độ sử dụng………………………………………… ………………… 13.Tình trạng vật lý……………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… 14 Ghi chú………………………………………….…………………………… …………………………………………………… ……………………… 69 Biểu số 8: Mẫu danh mục tài liệu loại DANH MỤC TÀI LIỆU LOẠI Bó/gói Tập số số (1) Tiêu đề tập Lý loại Ghi tài liệu (2) (3) (4) 70 (5) MẪU NHÃN HỘP TÊN KHO LƢU TRỮ TÊN PHÔNG HỘP SỐ Từ hồ sơ số: Đến hồ sơ số: Câu hỏi tập thực hành Câu hỏi Nêu khái niệm, mục đích, nguyên tắc chỉnh lý tài liệu Tóm tắt quy trình chỉnh lý tài liệu sơ đồ Bài tập thực hành Bài Biên soạn văn hướng dẫn chỉnh lý theo mẫu Bài Thiết kế nhãn cặp hộp đựng tài liệu lưu trữ 71 ... Tài liệu hành chính, văn thư, lưu trữ - Tài liệu quản trị công sở - Tài liệu lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ - Tài liệu tài chính, kế tốn - Tài liệu lao động, tiền lương - Tài liệu xây dựng - Tài. .. nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia; - Lưu trữ tỉnh thẩm tra tài liệu lưu trữ tỉnh, lưu trữ huyện quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ huyện; - Lưu trữ huyện thẩm tra tài liệu. .. Bài PHÂN LOẠI TÀI LIỆU LƢU TRỮ Mục tiêu - Trình bày khái niệm, mục đích nguyên tắc phân loại tài liệu - Nêu bước phân loại tài liệu phông lưu trữ quan - Phân loại tài liệu phông lưu trữ quan Nội