Tài liệu hướng dẫn học tập Xử lý văn bản nâng cao Microsoft office 2013: Phần 1 cung cấp cho người học những kiến thức như: Thiết đặt môi trường làm việc tối ưu; Định dạng nâng cao; Tham chiếu và liên kết. Mời các bạn cùng tham khảo!
TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN HỌC TẬP XỬ LÝ VĂN BẢN NÂNG CAO NĂM 2018 190219 Xử lý văn nâng cao MỤC LỤC Chương Thiết đặt môi trường làm việc tối ưu 1.1 Lựa chọn chế độ thiết đặt phù hợp 1.1.1 Một số thiết lập Word Options 1.1.2 Các tùy chọn kiểm lỗi 31 1.1.3 Công cụ autotext 31 1.2 Áp dụng mẫu 32 1.2.1 Khái niệm Word Template 32 1.2.2 Áp dụng mẫu có sẵn 32 1.2.3 Tạo mẫu 33 1.3 Bài tập cuối chương 34 1.3.1 Bài tập 1: Thiết lập tùy chọn Word Options 34 1.3.2 Bài tập 2: Thao tác với Quick Access Toolbar 35 1.3.3 Bài tập 3: Tùy chỉnh Ribbon 35 1.3.4 Bài tập 4: Tạo số tổ hợp phím tắt sau: 35 1.3.5 Bài tập 5: Tạo số AutoCorrect (xem Hình 1.36) 35 1.3.6 Bài tập 6: Tạo số AutoText (xem Hình 1.37) 36 Chương Định dạng nâng cao 37 2.1 Văn 37 2.1.1 Áp dụng cuộn văn (text wrapping) 37 2.1.2 Sao chép định dạng 38 2.1.3 Dán đặc biệt (Paste Special) 39 2.1.4 Đóng dấu chìm (watermark) 39 2.1.5 Áp dụng định dạng văn tự động 42 2.2 Đoạn 43 2.2.1 Đặt cách dòng đoạn 43 2.2.2 Đánh số nhiều mức đoạn 50 2.2.3 Kiểu dáng (style) ký tự - kiểu dáng đoạn 51 2.3 Cột 53 2.3.1 Phân cột cho văn 53 2.3.2 Định dạng phân cột 54 2.4 Bảng 55 2.4.1 Định dạng tự động bảng 55 2.4.2 Ghép, tách ô bảng 56 ii Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một Xử lý văn nâng cao 2.4.3 Định dạng ô 57 2.4.4 Lặp lại tự động tiêu đề bảng 60 2.4.5 Cắt dòng sang trang 61 2.4.6 Sắp xếp liệu bảng 62 2.4.7 Chuyển đổi văn thành bảng ngược lại 63 2.4.8 Nhúng tập tin bảng tính vào văn 66 2.4.9 Tính tốn bảng nhúng 66 2.5 Bài tập cuối chương 67 2.5.1 Bài tập 1: Chuyển đổi bảng thành văn 67 2.5.2 Bài tập 2: Lặp lại tiêu đề bảng 67 2.5.3 Bài tập 3: Tính tốn bảng 68 2.5.4 Bài tập 4: Đóng dấu văn 68 2.5.5 Bài tập 5: Tạo mẫu định dạng 70 Chương Tham chiếu liên kết 71 3.1 Tiêu đề, chân trang, chân 71 3.1.1 Thêm – xóa – định dạng tiêu đề cho đối tượng 71 3.1.2 Chân trang (footnote) - chân (endnote) 76 3.2 Mục lục mục 79 3.2.1 Mục lục tự động 79 3.2.2 Danh mục hình – bảng – biểu đồ 82 3.2.3 Chỉ mục (index) 83 3.3 Đánh dấu, tham chiếu 86 3.3.1 Điểm đánh dấu văn (bookmark) 86 3.3.2 Tham chiếu đến (Cross-reference) 87 3.4 Kết nối, nhúng liệu 89 3.4.1 Siêu liên kết văn 89 3.4.2 Liên kết đối tượng (Object) 92 3.4.3 Cập nhật, xóa bỏ liên kết 94 3.4.4 Nhúng liệu vào tài liệu đối tượng 95 3.4.5 Biên tập, xóa liệu nhúng 97 3.5 Bài tập cuối chương 97 3.5.1 Bài tập 1: Tạo bookmark & hyperlink 97 3.5.2 Bài tập 2: Tạo mục lục HÌNH 3.49 98 3.5.3 Bài tập 3: Tạo nhãn tiêu đề & tạo danh mục hình 98 3.5.4 Bài tập 4: Tạo mục lục cho văn 98 Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một iii Xử lý văn nâng cao 3.5.5 Bài tập 5: Tạo mục lục danh mục hình 99 Chương Trường biểu mẫu 101 4.1 Trường văn 101 4.1.1 Tạo trường (field) văn 101 4.1.2 Xóa trường 103 4.1.3 Đặt tên, thay đổi định dạng trường 103 4.1.4 Khóa/mở khóa, cập nhật trường 105 4.2 Biểu mẫu văn 105 4.2.1 Cách dùng biểu mẫu (form) 105 4.2.2 Tạo biểu mẫu 106 4.2.3 Thêm hướng dẫn cho trường 109 4.2.4 Đặt/hủy chế độ bảo vệ cho biểu mẫu 110 4.3 Phối thư (Merge) 112 4.3.1 Tạo tài liệu danh sách 112 4.3.2 Biên tập, xếp danh mục người nhận 116 4.3.3 Chèn trường điều kiện 117 4.3.4 Chèn trường thông tin 122 4.3.5 Thực phối thư xem kết phối thư 122 4.4 Bài tập cuối chương 124 4.4.1 Bài tập form 124 4.4.2 Bài tập form 125 4.4.3 Bài tập form 125 4.4.4 Bài tập form 125 4.4.5 Bài tập phối thư 126 4.4.6 Bài tập phối thư 126 4.4.7 Bài tập phối thư 126 Chương Biên tập văn chế độ cộng tác 129 5.1 Lần vết rà soát 129 5.1.1 Thực lần vết 129 5.1.2 Thực soát 132 5.1.3 Nhận xét – ghi (Comments) 133 5.1.4 So sánh văn 133 5.2 Tài liệu chủ 135 5.2.1 Khái niệm cách tạo tài liệu chủ 135 5.2.2 Thêm, bớt tài liệu cho tài liệu chủ 136 iv Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một Xử lý văn nâng cao 5.3 Bảo vệ tài liệu 137 5.3.1 Gắn/gỡ bỏ mật cho việc mở, thay đổi văn 137 5.3.2 Giới hạn chỉnh sửa văn 139 5.4 Bài tập cuối chương .140 5.4.1 Bài tập 1: Tạo tài liệu chủ 140 5.4.2 Bài tập 2: Chèn thêm tài liệu .140 5.4.3 Bài tập 3: Bảo vệ văn không cho phép mở .141 5.4.4 Bài tập 4: Bảo vệ văn không cho phép sửa .141 5.4.5 Bài tập 5: Gỡ bỏ mật bảo vệ 141 Chương Chuẩn bị in 143 6.1 Phân đoạn (section) 143 6.1.1 Tạo, thay đổi, xóa dấu phân đoạn văn 143 6.1.2 Thay đổi hướng trang, lề dọc, đặt lề cho phân đoạn 145 6.1.3 Đầu trang – cuối trang cho phân đoạn, trang đầu, trang chẵn/lẻ 147 6.2 Bài tập cuối chương .148 6.2.1 Bài tập 1: Định dạng trang theo section 149 6.2.2 Bài tập 2: Header & Footer theo section 150 6.2.3 Bài tập 3: Header & Footer theo trang chẵn-lẻ 151 6.2.4 Bài tập 4: Canh lề theo trang chẵn-lẻ 152 Chương Bài tập tổng hợp 153 7.1 Bài tập tổng hợp 153 7.2 Bài tập tổng hợp 153 7.3 Bài tập tổng hợp 154 7.4 Bài tập tổng hợp 154 7.5 Bài tập tổng hợp 154 7.6 Bài tập tổng hợp 155 7.7 Bài tập tổng hợp 155 7.8 Bài tập tổng hợp 156 7.9 Bài tập tổng hợp 157 Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một v Xử lý văn nâng cao DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1.1: Word Options - General Hình 1.2: Mini Toolbar (hộp công cụ định dạng nhanh) Hình 1.3: Screentip lệnh canh lề trái Hình 1.4: Tùy chọn kiểu thông báo dẫn Hình 1.5: Tùy chọn hiển thị nội dung (Display) 10 Hình 1.6: Ẩn/ hiển thị khoảng cách header/footer trang 10 Hình 1.7: tooltip hyperlink 11 Hình 1.8: Tùy chọn kiểm tra tả & định dạng 13 Hình 1.9: Bảng thống kê độ dễ đọc văn 14 Hình 1.10: Tùy chọn lưu trữ tập tin văn 15 Hình 1.11: Tùy chọn thiết lập ngơn ngữ 17 Hình 1.12: Chọn ngơn ngữ mặc định 18 Hình 1.13: Chọn ngôn ngữ cho hộp trợ giúp nhanh 19 Hình 1.14: Tùy chọn Editing options 20 Hình 1.15: Tùy chọn Advanced - Cut, copy and paste 21 Hình 1.16: Tùy chọn kích thước chất lượng hình ảnh 21 Hình 1.17: Tùy chọn thuộc tính cho biểu đồ 21 Hình 1.18: Tùy chọn Advanced – Show document content 22 Hình 1.19: Tùy chọn Advanced - Display 23 Hình 1.20: Tùy chọn Advanced - Print 23 Hình 1.21: Tùy chọn Advanced - Save 24 Hình 1.22: Tùy chọn giao diện hiển thị phiên Word 24 Hình 1.23: Tùy chọn Advanced - General 24 Hình 1.24: Tùy chọn Advanced – Layout options for 25 Hình 1.25: Phân cấp ribbon 25 Hình 1.26: Tùy chọn danh mục lệnh Ribbon 26 Hình 1.27: Ẩn/ thẻ ribbon 26 Hình 1.28: Thêm thẻ - nhóm 27 Hình 1.29: Chỉnh sửa phím tắt cho lệnh 27 Hình 1.30: Hộp thoại Customize keyboard 28 Hình 1.31: Tùy chọn công cụ truy cập nhanh 29 Hình 1.32: Tùy chọn tiện ích mở rộng 30 Hình 1.33: Tùy chọn an tồn bảo mật 31 Hình 1.34: Tạo AutoText 32 Hình 1.35 Chọn mẫu văn có sẵn 33 Hình 1.36: Bài tập tạo AutoCorrect 35 Hình 1.37: Bài tập tạo AutoText 36 Hình 2.1: Hiển thị Styles Pane 42 Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một i Xử lý văn nâng cao Hình 2.2: Hiệu chỉnh cách hiển thị style Style Pane 43 Hình 2.3: Danh sách mẫu Mini Toolbar 43 Hình 2.4: Điều chỉnh giản cách dịng đoạn (Line spacing) 45 Hình 2.5: Căn lề trái thụt vào cho dòng đầu đoạn văn 46 Hình 2.6: Căn lề trái thụt vào cho dòng thứ hai đoạn trở 46 Hình 2.7: Căn chỉnh lề phải cho đoạn 47 Hình 2.8: Nhóm cơng cụ định dạng đoạn 47 Hình 2.9: Hộp cơng cụ định dạng đoạn 48 Hình 2.10: Hộp công cụ chữ đoạn 48 Hình 2.11: Hộp công cụ thay đổi bậc đề mục cho đoạn 48 Hình 2.12: Hộp cơng cụ chọn lề hiệu chỉnh đoạn 49 Hình 2.13: Hộp cơng cụ điều chỉnh khoảng cách dòng đoạn 49 Hình 2.14: Các danh sách thứ tự nhiều mức 50 Hình 2.15: hộp công cụ tạo style định dạng 51 Hình 2.16: hộp cơng cụ chọn loại định dạng style 52 Hình 2.17: hộp cơng cụ format tạo style 52 Hình 2.18: Chỉnh sửa style 53 Hình 2.19: Công cụ chia cột cho văn 54 Hình 2.20: Hộp công cụ chia cột cho văn 54 Hình 2.21: Điều chỉnh độ rộng cột thước 55 Hình 2.22: Cơng cụ định dạng tự động bảng 55 Hình 2.23: Chọn khối dãy ô bảng (a) 56 Hình 2.24: Chọn khối dãy ô bảng (b) 56 Hình 2.25: Hộp cơng cụ tách ô 57 Hình 2.26: Nhóm cơng cụ Alignment cho bảng 57 Hình 2.27: Hộp cơng cụ tùy chỉnh bảng 58 Hình 2.28: Các loại canh lề văn ô 59 Hình 2.29: Cơng cụ thay đổi hướng văn ô 59 Hình 2.30: Hộp cơng cụ Text Direction – Table Cell 60 Hình 2.31: Cơng cụ lặp lại tiêu đề bảng 60 Hình 2.32: Bảng lặp lại tiêu đề 61 Hình 2.33: Dòng văn table bị tách qua trang 61 Hình 2.34: Bật/ tắt tính đưa dịng văn nằm 62 Hình 2.35: Lệnh xếp table 62 Hình 2.36: Hộp cơng cụ xếp bảng 63 Hình 2.37: Cơng cụ chuyển từ văn sang bảng 64 Hình 2.38: Hộp công cụ chuyển đổi văn thành bảng 64 Hình 2.39: Cơng cụ chuyển đổi bảng thành văn 65 Hình 2.40: Hộp cơng cụ chuyển đổi bảng thành văn 66 Hình 2.41: Chế độ bảng tính Excel Word 66 ii Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một Xử lý văn nâng cao Hình 2.42: Bảng tính chế độ bảng thường word 67 Hình 2.43: Bài tập chuyển đổi bảng thành văn 67 Hình 2.44: Bài tập tính tốn bảng 68 Hình 2.45: Bài tập đóng dấu chìm hình 69 Hình 2.46: Bài tập đóng dấu chìm text 70 Hình 3.1: Lệnh thêm tiêu đề cho đối tượng 71 Hình 3.2: Hộp cơng cụ thêm tiêu đề cho đối tượng 72 Hình 3.3: Hướng dẫn xóa tiêu đề cho đối tượng 73 Hình 3.4: Hộp cơng cụ dẫn tạo nhãn 73 Hình 3.5: Hộp cơng cụ tạo nhãn 74 Hình 3.6: Hộp công cụ chọn nhãn cho tiêu đề 74 Hình 3.7: Hộp cơng cụ hướng dẫn xóa nhãn 75 Hình 3.8: Hướng dẫn thay đổi định dạng số cho nhãn 75 Hình 3.9: Hướng dẫn định dạng số cho nhãn 76 Hình 3.10: Nhóm cơng cụ chân trang – chân 76 Hình 3.11: Hướng dẫn nhập giải thích cho chân trang – chân 77 Hình 3.12: Hướng dẫn mở hộp cơng cụ chân trang – chân 77 Hình 3.13: Hộp cơng cụ thiết lập định dạng chân trang – chân 78 Hình 3.14: Hộp hoán đổi chân trang – chân 78 Hình 3.15: Các cách đánh số thứ tự cho chân trang – chân 79 Hình 3.16: Hộp cơng cụ thiết lập mục lục 80 Hình 3.17: Hộp tùy chọn mục lục 80 Hình 3.18: Hộp tùy chọn mẫu định dạng mục lục 81 Hình 3.19: Hộp cơng cụ cập nhật mục lục 82 Hình 3.20: Công cụ chèn danh mục đối tượng 82 Hình 3.21: Hộp cơng cụ thiết lập danh mục hình 83 Hình 3.22: Cơng cụ cập nhật danh mục đối tượng 83 Hình 3.23: Cơng cụ tạo đánh dấu mục 84 Hình 3.24: Hộp cơng cụ đánh dấu mục 84 Hình 3.25: Công cụ tạo bảng mục 85 Hình 3.26: Cơng cụ cập nhật bảng mục 86 Hình 3.27: Cơng cụ tạo bookmark 86 Hình 3.28: Hộp cơng cụ tùy chọn tham chiếu chéo 88 Hình 3.29: Cơng cụ chèn tham chiếu chéo 88 Hình 3.30: Loại tham chiếu chéo 88 Hình 3.31: Thơng tin chèn tham chiếu chéo 89 Hình 3.32: Chèn tham chiếu chéo tiêu đề hình 89 Hình 3.33: Ví dụ hyperlink 90 Hình 3.34: Chọn văn tạo hyperlink 90 Hình 3.35: Cơng cụ tạo hyperlink 90 Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một iii Xử lý văn nâng cao Hình 3.36: Hộp công cụ tạo hyperlink 91 Hình 3.37: Menu chuột phải hyperlink 92 Hình 3.38: Cơng cụ chèn ứng dụng vào tài liệu 93 Hình 3.39: Hộp công cụ chèn đối tượng 93 Hình 3.40: Hộp chọn đối tượng chèn 93 Hình 3.41: Hộp cơng cụ chèn sau chọn file 94 Hình 3.42: Kết chèn đối tượng 94 Hình 3.43: Menu chuột phải biểu tượng liên kết file 95 Hình 3.44: Hộp công cụ chỉnh sửa liên kết file 95 Hình 3.45: Nhúng trực tiếp đối tượng 96 Hình 3.46: Nhúng đối tượng 96 Hình 3.47: Kết nhúng liệu 97 Hình 3.48: Bài tập tạo hyperlink 98 Hình 3.49: Bài tập mục lục 98 Hình 3.50: minh họa tập tạo danh mục hình 98 Hình 3.51: Minh họa tập 3.5.4 (tiếp tục cho đề mục khác) 99 Hình 3.52: Minh họa tập 3.5.4 (tiếp tục cho đề mục khác) 99 Hình 3.53: Minh họa danh mục hình tập 3.5.5 100 Hình 4.1: Chức Insert 101 Hình 4.2: Chức chèn Field 102 Hình 4.3: Hộp công cụ Field 102 Hình 4.4: Chèn field đếm số lượng từ 103 Hình 4.5: Kết chèn field đếm số lượng từ 103 Hình 4.6: Cách mở Field Codes 104 Hình 4.7: Sao chép mã định dạng field 104 Hình 4.8: Cập nhật field 105 Hình 4.9: Kết sau cập nhật file đếm số lượng từ 105 Hình 4.10: Cách mở tab Developer 107 Hình 4.11: Tab Developer 107 Hình 4.12:Chế độ thiết kế điều khiển (Design Mode) 108 Hình 4.13: Các loại điều khiển nội dung 108 Hình 4.14: Hộp cơng cụ Legacy Forms 109 Hình 4.15: Hộp thêm hướng dẫn cho điều khiển 110 Hình 4.16: Cơng cụ chọn tồn văn 111 Hình 4.17: Chọn loại bảo vệ Filling in forms 111 Hình 4.18: Chấp nhận bảo vệ biểu mẫu 112 Hình 4.19: Hộp thoại đặt mật bảo vệ biểu mẫu 112 Hình 4.20: Mẫu giấy báo (dạng Letters) 113 Hình 4.21: Hộp thoại Envelope Options 114 Hình 4.22: Hộp thoại Label Options 114 iv Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một Chương Tham chiếu liên kết Xử lý văn nâng cao Hình 3.26: Cơng cụ cập nhật bảng mục 3.3 Đánh dấu, tham chiếu 3.3.1 Điểm đánh dấu văn (bookmark) Điểm đánh dấu văn (bookmark dấu trang, từ tác giả gọi bookmark dấu trang) Word hoạt động giống dấu trang bạn đặt sách: Nó đánh dấu địa điểm bạn muốn tìm lại dễ dàng Bạn nhập bookmark tùy thích tài liệu bạn đặt cho bookmark tên để dễ dàng nhận dạng chúng Để thêm bookmark, trước tiên bạn đánh dấu vị trí bookmark tài liệu Sau đó, bạn chuyển đến vị trí thêm liên kết vào tài liệu bạn Bạn xóa bookmark từ tài liệu Sau cách thực Thêm bookmark Chọn văn bản, hình ảnh vị trí tài liệu nơi bạn muốn chèn bookmark Trên Ribbon, bấm chọn INSERT > Links > Bookmark (xem Hình 3.27) Hình 3.27: Cơng cụ tạo bookmark Bên Bookmark name, nhập tên nhấp vào Add Lưu ý: Bookmark name cần phải bắt đầu chữ Chúng chứa số chữ cái, không chứa dấu cách Nếu bạn cần tách từ, bạn sử dụng dấu gạch (_) — ví dụ: First_heading Duyệt qua vị trí bookmark Sau tạo bookmark, bạn thêm liên kết (sẽ trình bày phần sau) vào chúng tài liệu bạn chuyển đến chúng lúc 86 Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một Xử lý văn nâng cao Chương Tham chiếu liên kết Nhảy đến vị trí bookmark Bấm tổ hợp phím Ctrl + G để mở thẻ Go To hộp công cụ Find and Replace Bên mục Go to what, bấm chọn Bookmark Bên mục Enter bookmark name nhập chọn tên bookmark Bấm Go To để đến vị trí bookmark Xóa bookmark Trên Ribbon, bấm chọn INSERT > Links > Bookmark (xem Hình 3.27) Bấm chọn Name Location để xếp danh sách bookmark tài liệu Bấm chọn tên bookmark bạn muốn xóa bấm Delete Lưu ý: Nếu bạn muốn xóa bookmark đối tượng đánh dấu bookmark đơn giản bạn cần chọn đối tượng bấm delete bàn phím Nếu bạn tạo liên kết đến bookmark bị xóa, bấm phải chuột lên đoạn văn liên kết bấm chọn Remove Hyperlink 3.3.2 Tham chiếu đến (Cross-reference) Cross-reference (tham chiếu chéo) cho phép bạn liên kết đến phần khác tài liệu Ví dụ: Bạn sử dụng tham chiếu chéo để liên kết với biểu đồ hình ảnh xuất nơi khác tài liệu Tham chiếu chéo xuất dạng liên kết đưa người đọc đến mục tham chiếu Nếu bạn muốn liên kết đến tài liệu riêng biệt, bạn tạo hyperlink (siêu liên kết) Các bước tạo tham chiếu chéo: Tạo đối tượng mà bạn muốn tham chiếu trước Bạn tham chiếu chéo đối tượng khơng tồn tại, chắn bạn tạo biểu đồ, tiêu đề, số trang, v.v…, trước bạn cố gắng liên kết với Khi bạn chèn tham chiếu chéo, bạn thấy hộp thoại liệt kê thứ có sẵn để liên kết đến Hình 3.28 bên ví dụ Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một 87 Chương Tham chiếu liên kết Xử lý văn nâng cao Hình 3.28: Hộp công cụ tùy chọn tham chiếu chéo Tại nơi cần chèn tham chiếu chéo tài liệu, bạn nhập cụm từ bắt đầu cho tham chiếu chéo Ví dụ: “xem ” Trên Ribbon, bấm chọn INSERT > Links > Cross-reference (hoặc REFERENCES > Captions > Cross-reference) Hình 3.29: Cơng cụ chèn tham chiếu chéo Trong hộp Reference type, bấm vào danh sách thả xuống để chọn bạn muốn liên kết đến (xem Hình 3.30) Danh sách có sẵn tùy thuộc vào loại mục (tiêu đề, số trang, v.v.) mà bạn liên kết đến Hình 3.30: Loại tham chiếu chéo Trong hộp Insert reference to, bấm vào thông tin bạn muốn chèn vào tài liệu Những mục chọn phụ thuộc vào bạn chọn bước (xem Hình 3.31) 88 Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một Xử lý văn nâng cao Chương Tham chiếu liên kết Hình 3.31: Thơng tin chèn tham chiếu chéo Trong hộp For which, nhấp vào mục cụ thể bạn muốn tham chiếu, chẳng hạn "Hình 1: Word Options - General" (xem Hình 3.32) Hình 3.32: Chèn tham chiếu chéo tiêu đề hình Để cho phép người dùng chuyển đến mục tham chiếu, chọn hộp kiểm Insert as hyperlink (xem mục đóng khung vị trí mũi tên Hình 3.32) Nếu hộp kiểm Include above/below khả dụng, đánh dấu để xác định vị trí tương đối mục tham chiếu Bấm Insert 3.4 Kết nối, nhúng liệu 3.4.1 Siêu liên kết văn Siêu liên kết gồm có hai phần bản: Địa trang web (URL) văn hiển thị Ví dụ, địa bạn http://www.tdmu.edu.vn văn hiển thị Trường Đại học Thủ Dầu Một Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một 89 Chương Tham chiếu liên kết Xử lý văn nâng cao Khi tạo liên kết Word, bạn chọn địa văn hiển thị Word thường nhận email địa web bạn nhập; sau tự động định dạng chúng dạng hyperlink bạn nhấn Enter phím cách Trong hình ảnh bên (Hình 3.33), bạn thấy địa email địa web liên kết Hình 3.33: Ví dụ hyperlink Để thực hyperlink Word, giữ phím Ctrl đồng thời nhấp chuột vào siêu liên kết Tạo hyperlink Chọn văn bạn muốn tạo hyperlink (xem Hình 3.34) Hình 3.34: Chọn văn tạo hyperlink Trên Ribbon, Chọn tab Insert > Links > Hyperlink (xem vị trị mũi tên Hình 3.35) Hình 3.35: Cơng cụ tạo hyperlink Hộp thoại Insert Hyperlink xuất 90 Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một Xử lý văn nâng cao Chương Tham chiếu liên kết Hình 3.36: Hộp cơng cụ tạo hyperlink Văn chọn xuất trường Text to display phía Bạn thay đổi văn muốn Trong trường Address (Địa chỉ), gõ địa bạn muốn liên kết tới, sau nhấn OK Sửa xóa hyperlink Nhấp chuột phải vào văn tạo hyperlink Xuất danh sách lệnh (xem Hình 3.37) + Edit hyperlink: Mở hộp cơng cụ hyperlink để tùy chỉnh Bạn sửa lại liên kết + Open hyperlink: Mở nội dung theo liên kết hyperlink Nếu bạn liên kết đến địa web trình duyệt (vd: Google Chrome) mở hiển thị nội dung trang web tương ứng với địa web liên kết + Copy hyperlink: Sao chép liên kết vào nhớ tạm + Remove hyperlink: Xóa liên kết tạo, văn tạo hyperlink trở văn thường Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một 91 Chương Tham chiếu liên kết Xử lý văn nâng cao Hình 3.37: Menu chuột phải hyperlink 3.4.2 Liên kết đối tượng (Object) Mọi công cụ Microsoft Office cho phép người dùng chèn file, đính kèm file vào Excel, Word, Power Point để thuận tiện việc mở file mà không cần phải thực thêm thao tác tìm kiếm mở file Chẳng hạn thực trình chiếu Powerpoint, bạn chèn thêm file word, video, hình ảnh, để làm sinh động thêm thuyết trình Hay với Word, người dùng hồn tồn chèn loại file hình ảnh, file Powerpoint, file Excel vào văn Thao tác giúp người xem truy cập vào file đính kèm nhanh chóng, mà khơng cần phải tải thêm máy để xem, tiết kiệm nhiều thời gian làm việc Sau cách thực Bạn mở file Word muốn đính kèm file ngồi vào nội dung văn Tiếp theo, đặt trỏ nơi muốn chèn file Trên Ribbon, bạn vào INSERT > Text > Object 92 Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một Xử lý văn nâng cao Chương Tham chiếu liên kết Hình 3.38: Công cụ chèn ứng dụng vào tài liệu Xuất giao diện cửa sổ Object Tại mục Create from file tích chọn Display as icon để hiển thị file đính kèm dạng icon tích chọn Link to file để kết nối đến file liên kết, nghĩa thay đổi nội dung thơng qua đối tượng cập nhật vào nội dung file liên kết Bạn tích chọn Browse để chọn file muốn đình kèm Word từ máy tính Hình 3.39: Hộp cơng cụ chèn đối tượng Ngay sau xuất thư mục máy tính Chúng ta tìm đến nơi chứa file chèn Word nhấn Insert để chọn file Chọn file cần chèn Nhấp Insert để hoàn tất chọn file Hình 3.40: Hộp chọn đối tượng chèn Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một 93 Chương Tham chiếu liên kết Xử lý văn nâng cao Sau insert xong, quay lại hộp công cụ chọn file Hình 3.41 Hình 3.41: Hộp cơng cụ chèn sau chọn file Nhấp OK để hoàn tất, kết Hình 3.42 Để mở đối tượng chèn, bạn nhấp đôi chuột vào biểu tượng Hình 3.42: Kết chèn đối tượng 3.4.3 Cập nhật, xóa bỏ liên kết Nhấp chuột phải biểu tượng liên kết file Xuất menu lệnh Hình 3.43 Chúng ta nhấp chọn Linked Document Object > Links 94 Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một Xử lý văn nâng cao Chương Tham chiếu liên kết Hình 3.43: Menu chuột phải biểu tượng liên kết file Xuất hộp công cụ chỉnh sửa liên kết file (xem Hình 3.44), tùy chỉnh thơng số sau: + + + + Update Now: Cập nhật lại liên kết có thay đổi Open Source: Mở file liên kết Change Source: Thay đổi liên kết với file khác Break Link: Xóa bỏ liên kết file Hình 3.44: Hộp cơng cụ chỉnh sửa liên kết file Nhấp OK để hoàn tất 3.4.4 Nhúng liệu vào tài liệu đối tượng Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một 95 Chương Tham chiếu liên kết Xử lý văn nâng cao Việc nhúng liệu đối tượng (có sẵn) thực tương tự mục 3.4.2 Tuy nhiên hộp công cụ object, khơng tích chọn vào hộp kiểm display as icon (xem ) Hình 3.45: Nhúng trực tiếp đối tượng Hoặc nhúng đối tượng hồn tồn (xem Hình 3.46) Bạn chọn loại đối tượng danh sách bên mục Object type Hình 3.46: Nhúng đối tượng Kết nhúng file Word “GiaoTrinhWord2013.docx” nhúng hình ảnh hiển thị hình bên (Hình 3.47) Đường viền chấm xung quanh đối tượng xác định kích thước chúng 96 Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một Xử lý văn nâng cao Chương Tham chiếu liên kết Hình 3.47: Kết nhúng liệu 3.4.5 Biên tập, xóa liệu nhúng Biên tập liệu nhúng Nhấp đôi chuột vào khu vực đối tượng nhúng Cửa sổ chương trình tương ứng cho biên tập liệu nhúng mở (Vd: Đối tượng nhúng tài liệu word mở cửa sổ chương trình Word, đối tượng nhúng bitmap image mở chương trình Paint,…) Sau biên tập xong, bạn cần đóng cửa sổ chương trình Nội dung cập nhật lưu lại bên đối tượng nhúng vào tài liệu Xóa liệu nhúng Nhấp chọn đối tượng liệu nhúng Bấm phím delete bàn phím 3.5 Bài tập cuối chương Link liệu tập chương (chú ý viết chữ hoa/ thường): https://goo.gl/vmnZGJ Dựa vào tập tin BT_3.5.1_mucluc01.docx thực yêu cầu sau: 3.5.1 Bài tập 1: Tạo bookmark & hyperlink Tạo bookmark đầu trang Sau đó, cuối trang chèn hyperlink để quay đầu trang Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một 97 Chương Tham chiếu liên kết Xử lý văn nâng cao Hình 3.48: Bài tập tạo hyperlink 3.5.2 Bài tập 2: Tạo mục lục Hình 3.49 Hình 3.49: Bài tập mục lục 3.5.3 Bài tập 3: Tạo nhãn tiêu đề & tạo danh mục hình Tạo nhãn cho hình “Hình” sau chèn tiêu đề cho hình với nhãn tạo tạo danh mục sau (xem Hình 3.50): Hình 3.50: minh họa tập tạo danh mục hình 3.5.4 Bài tập 4: Tạo mục lục cho văn 98 Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một Xử lý văn nâng cao Chương Tham chiếu liên kết Dựa vào tập tin BT_3.5.4_mucluc02.docx để tạo mục lục theo yêu cầu sau (xem Hình 3.51): Hình 3.51: Minh họa tập 3.5.4 (tiếp tục cho đề mục khác) 3.5.5 Bài tập 5: Tạo mục lục danh mục hình Dựa vào tập tin BT_3.5.5_mucluc03.docx, thực yêu cầu sau: + Tạo mục lục theo yêu cầu sau (xem Hình 3.52) Hình 3.52: Minh họa tập 3.5.4 (tiếp tục cho đề mục khác) + Tạo danh mục hình theo yêu cầu sau (xem Hình 3.53) Trung tâm Cơng nghệ Thơng tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một 99 Chương Tham chiếu liên kết Xử lý văn nâng cao Hình 3.53: Minh họa danh mục hình tập 3.5.5 100 Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một ... tối ưu Xử lý văn nâng cao 1. 3.6 Bài tập 6: Tạo số AutoText (xem Hình 1. 37) Hình 1. 37: Bài tập tạo AutoText 36 Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một Xử lý văn nâng cao Chương... tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một Xử lý văn nâng cao 5.3 Bảo vệ tài liệu 13 7 5.3 .1 Gắn/gỡ bỏ mật cho việc mở, thay đổi văn 13 7 5.3.2 Giới hạn chỉnh sửa văn 13 9 5.4 Bài tập. .. Bài tập 5: Tạo mục lục danh mục hình 99 Chương Trường biểu mẫu 10 1 4 .1 Trường văn 10 1 4 .1. 1 Tạo trường (field) văn 10 1 4 .1. 2 Xóa trường 10 3 4 .1. 3