3.1.3 Quy trình thực trước, sau chương trình du lịch trưởng đồn du lịch (tour leader) Hoạt động quản trị trình thực CTDL gồm bước : trước, sau thực tour Quản lý tổ chức chuẩn bị thực chương trình du lịch( quản lý trước tour) Để tổ chức chuẩn bị thực chương trình du lịch, nhà quản trị doanh nghiệp lựa chọn hình thức sau: - Cử người dẫn đồn: Với đoàn khách doanh nghiệp lữ hành cử nhân viên điều hành người hướng dẫn đồn làm nhiệm vụ dẫn khách du lịch theo chương trình định Người dẫn đồn thay mặt doanh nghiệp lữ hành chịu trách nhiệm toàn việc điều hành quản lý giám sát hướng dẫn toàn hoạt động đoàn khách du lịch từ bắt đầu đến kết thúc Người dẫn đồn thường khơng có tư cách hướng dẫn viên thực tế Việt Nam với chương trình du lịch nội địa dẫn đồn thường kiêm ln làm hướng dẫn viên cần thiết Với chương trình du lịch quốc tế, doanh nghiệp lữ hành quốc gia thường có hợp tác phối hợp để tổ chức thực chương trình Khi doanh nghiệp có vai trị doanh nghiệp lữ hành gửi khách nhận khách cách doanh nghiệp lữ hành gửi khách cử người dẫn đồn doanh nghiệp lữ hành nhận khách phải cử hướng dẫn viên để phối hợp thực chương trình du lịch - Cử đại diện: Khi mùa du lịch bắt đầu, doanh nghiệp lữ hành cử đại diện đến nơi du lịch để làm nhiệm vụ đón khách Tại đây, người đại diện doanh nghiệp thực công việc quan hệ giao dịch với đối tác, các nhà cung cấp dịch, kiểm tra, giám lẫn chất lượng dịch vụ cung cấp hợp đồng chương trình giải phát sinh cho đoàn xảy Nhiệm vụ chung người dẫn đoàn hướng dẫn viên trước tổ chức thực chương trình du lịch là: + Tập hợp nghiên cứu thơng tin đồn khách số lượng, tuổi tác, nghề nghiệp, quốc tịch, mục đích chuyến đi,… + Nghiên cứu kỹ lưỡng hành trình khách để lập hành trình người hướng dẫn đồn với đặc điểm cần lưu ý dự kiến khả thay đổi cách linh hoạt + Chuẩn bị thủ tục giấy tờ cần thiết cho chuyến dành cho khách người hướng dẫn dẫn đoàn hộ chiếu, thị thực, giấy chứng nhận sức khỏe khách (đối với chương trình du lịch quốc tế ), vé hợp đồng phương tiện vận chuyển hợp đồng với đối tác nhà cung cấp dịch vụ chương trình, tiền đường, ấn phẩm quảng cáo, đồ du lịch, tài liệu hướng dẫn tham quan chương trình, số thuốc men thông thường,… Tổ chức thực chương trình du lịch Người dẫn đồn HDV người chịu trách nhiệm việc tổ chức thực CTDL: - Giao dịch với đối tác ( doanh nghiệp lữ hành khác, nhà cung cấp dịch vụ) theo hợp đồng ký kết nhằm đảm bảo chương trình du lịch định - Giúp khách làm thủ tục khai báo có liên quan tới chuyến - Nhận thông tin khách vấn đề liên quan đến đối tác doanh nghiệp lữ hành, nhà cung cấp dịch vụ ( chất lượng dịch vụ) để có hướng xử lý kịp thời - Giúp khách giải nhu cầu phát sinh thêm dịch vụ bổ sung, thêm phòng - Cung cấp thơng tin cho khách đồn tất khía cạnh liên quan tới điểm đến như: + Phong tục tập quán, giá trị điểm đến + Các dịch vụ cung cấp cho khách + Các thông tin khác hệ thống giao thông, mạng lưới thương mại, dịch vụ vui chơi giải trí ngồi chương trình,… - Giám sát dịch vụ cung cấp cho khách nhằm đảm bảo thực hợp đồng thỏa thuận với đối tác, với khách hàng - Thường xuyên liên lạc với nhà điều hành để báo cáo, xin ý kiến để giải vấn đề phát sinh Quản lý sau thực chương trình du lịch Đây nhiệm vụ cuối việc quản lý tổ chức thực chương trình du lịch Các nhà quản trị điều hành thường yêu cầu người dẫn đoàn lập báo cáo kết thúc chương trình - Báo cáo chuyến người dẫn đoàn: Tùy doanh nghiệp lữ hành mà báo cáo khác - Báo cáo đối tác cung cấp dịch vụ người dẫn đoàn: Hầu hết doanh nghiệp lữ hành lớn hoạt động lâu năm yêu cầu người dẫn đồn lập báo cáo tình hình đánh giá đối tác cung cấp dịch vụ tham gia vào chương trình du lịch vừa thực - Phiếu đánh giá khách hàng : phiếu đánh giá người daxn đoàn phát cho khách từ lúc khởi hành đến kết thúc chương trình trở nhằm mục đích giúp khách nhớ lại điều thú vị chuyến đồng thời khuyến khích khách hàng tham gia vào chương trình sau doanh nghiệp thứ hai nhằm mục đích thu thập đánh giá chương trình Báo cáo tài chính: Đây báo cáo quan trọng sau chuyến mà người dẫn đoàn cần thiết lập Báo cáo thường khoản tiền doanh nghiệp tạm ứng cho người dẫn đoàn trước chuyến đi, đến tiêu phát sinh theo chuyến số tiền doanh nghiệp hoàn nhập.Cùng với báo cáo chi tiêu chứng từ hợp lệ vé thắng cảnh, hóa đơn thu tiền đối tác…Khi báo cáo tài chuyến nhà quản trị điều hành chấp thuận, chuyển qua phận kế toán doanh nghiệp để toán quản lý theo nghiệp vụ chuyên môn