Kế hoạch tổ chức hội nghị giới thiệu tour mới của công ty JNTO

Kế hoạch tổ chức hội nghị giới thiệu tour công ty "JNTO" Presented By Thanh Hà Thuý Hiền Thị Duyên Ngọc Trâm Duy Tĩnh Đối tượng tham gia Đối tác, nhà đầu tư Nhân viên công ty ( Ê kíp làm kiện) Khách hàng thân thiết Các phóng viên, báo đài Số lượng tham gia: 50 người ( 30 khách mời 20 nhân viên ) Thời gian tổ chức: Từ ngày 17/9/2022 đến ngày 19/9/2022 Cơ sở vật chất Sheraton Grande Tokyo Bay Hotel Nhân Công việc Phụ trách Thời gian thực Chi tiết công việc Họp nhân viên lần Tất phận 25/07/2022 Thành lập phận thực hiện, trưởng phận phân công công việc Lựa chọn khảo sát địa điểm Bộ phận tổ chức 26/07 – 29/07/2022 Chọn khách sạn trung tâm hội nghị Tokyo Disneyland Lập dự trù kinh phí Bộ phận tài 30/07 – 01/08/2022 Bộ phận tài liên hệ với phận dể lập dự trù kinh phí trình lên ban giám đốc Đàm phán với cơng ty kinh phí Bộ phận tổ chức phận tài thời gian tổ chức 02/08 – 05/08/2022 Đàm phán với cơng ty giá cả, phương tiện lại, ăn uống, Nhận kinh phí tổ chức Cơng việc Phụ trách Thời gian thực Chi tiết cơng việc Đàm phán kí hợp đồng với Sheraton Bộ phận tổ chức phận tài 06/08 – 08/08/2022 Đàm phán giá cả, phịng khách sạn, ăn Grande Tokyo Bay Hotel uống, hội trường tổ chức, âm ánh sáng Kí hợp đồng với Sheraton Grande Tokyo Bay Hotel Lên nội dung cho kiện Bộ phận nội dung 09/08 – 20/08/2022 Viết kịch tổng quát bao quát hết công việc chung kiện cho khách hàng Viết kịch chi tiết công việc cho đội ngũ tổ chức kiện Lên kịch tiết mục văn nghệ chào mừng buổi hội nghị Tìm kiếm nhà tài trợ Bộ phận tổ chức, phận nội dung 21/08 – 28/08/2022 Xác định nhà tài trợ tìm cho kiện Viết kế hoạch sơ ngắn gọn điểm cốt yếu, đối tượng khách tham dự, hội quảng bá kiện liên hệ với nhà tài trợ Tiếp cận nhà tài trợ Đàm phán kí kết với nhà tài trợ Chuẩn bị cho triển lãm tour Bộ phận tổ chức phận thiết kế 29/08 – 03/09/2022 Thiết kế đồ hoạ, tài liệu in, tờ quảng cáo triễn lãm xoay quanh tour JNTO Chuẩn bị khung tranh giá đỡ,tài liệu Tranh ảnh tour mà công ty tổ chức, du khách tham gia tour công ty Công việc Phụ trách Thời gian thực Thực công việc Họp nhân viên lần Tất phận 04/09/2022 Báo cáo tiến độ kế hoạch tổ chức kiện, ngày trước kiện diễn Xúc tiến, quảng bá kiện Bộ phận tổ chức phận nội 06/09/2022 dung Chuẩn bị kĩ thuật, hậu Bộ phận thiết kế, phận hậu cần, cần trang trí cho kiện phận kĩ thuật Gửi thư mời, quảng cáo kiện banner, áp phích, trang web công ty mạng xã hội 07/09 – 15/09/2022 Chuẩn bị sân khấu, máy chiếu, micro, hoa tri ân cho khách mời Trước ngày diễn kiện , khảo sát, kiểm tra phòng hội nghị, bày trí, bàn ghế, lắp đặt Chuẩn bị nước uống, thức ăn nhẹ, thuốc say xe Họp nhân viên lần Tất phận 16/09/2022 Tổng kết tất khâu kế hoạch để chuẩn bị cho kiện Họp nhân viên lần Tất phận 26/09/2022 Đánh giá kiện, tổng kết thu chi rút kinh nghiệm cho kiện sau Những rủi ro giải pháp Rủi ro Giải pháp Số lượng khách mời tham gia không dự kiến: tham gia khơng Rà sốt kỹ chốt danh sách số lượng người tham gia trước ngày diễn xếp thời gian, số lượng tham gia nhiều dẫn thêm cái, kiện Cố gắng thuyết phục người tham gia vào hoạt động người yêu theo dẫn đến khó khăn vấn đề sinh hoạt ăn số hoạt động chung chương trình phải thay đổi Thức ăn nhà hàng không hợp vị gây dị ứng cho khách hàng Cần nắm rõ thông tin cá nhân người (giới tính, tuổi tác, tơn giáo, tín ngưỡng…) để xây dựng phần ăn phù hợp Thời tiết thay đổi: nắng, mưa, gió thất thường Cần chuẩn bị dù to, bạt che, áo mưa tiện lợi di chuyển khách hàng đến địa điểm khác để tổ chức có hoạt động ngồi trời Khách hàng bị tài sản Kết hợp với bên an ninh khách sạn nhà hàng để đảm bảo an ninh cho khách hàng Hướng dẫn phổ biến rõ nội quy việc bảo vệ tài sản cá nhân cho khách hàng Rủi ro Giải pháp Thiếu nhân lực trước ngày diễn kiện nên công tác chuẩn bị không đảm Cần phân công công việc rõ ràng cho phận, ban, cần thiết phải bảo, chậm trễ tuyển thêm cộng tác viên Âm thanh, ánh sáng sân khấu không đảm bảo Cần rà soát kĩ kiểm kĩ trước kiện bắt đầu Nên phân công người phụ trách phải có mặt suốt thời gian diễn kiện Trị chơi khó, khách hàng khơng chơi Ban phụ trách trò chơi phải lựa chọn trò chơi phù hợp với khách hàng, phải thử trước trò chơi có phương án dự phịng (thay đổi trị chơi khác) Khách hàng bị say xe di chuyển Chuẩn bị sẵn thuốc chống say xe, bao bì… Các tình bất ngờ gây ảnh hưởng đến tính mạng, sức khỏe, tài sản khách Bộ phận an ninh - bảo vệ phải thường xuyên có mặt suốt thời gian diễn hàng (cháy nổ, ẩu đã, trộm cắp…) kiện, chuẩn bị kiểm tra bình chửa cháy, liên hệ trước với công an bệnh viện địa phương Để tổ chức kiện cần thực công việc sau Lên nội dung cho kiện Ban tổ chức kiện Chịu trách nhiệm lập kế hoạch, quản lí tồn việc th mướn vị trí, đồ đạc; quản lí rủi ro, phân cơng cơng việc cho phận Có nhiệm vụ lên kịch nội dung cụ thể Thiết kế Có nhiệm vụ thiết kế banner, thẻ đeo ban tổ chức nhân viên, trang trí sâu khấu, khơng gian kiện Để tổ chức kiện cần thực cơng việc sau Kĩ thuật Hậu cần Tài Tìm nhà cung cấp âm thanh, sân Phụ trách vấn đề đặt phòng, buffet, Phụ trách vấn đề soạn hợp đồng, ghi khấu, ánh sáng cho trình diễn phụ trách khắc phục tình phát chép trình thu chi rõ ràng, phù hợp kiện Đồng thời chịu trách nhiệm sinh bất ngờ kiện diễn ra, viết với dự kiến nằm kế hoạch chụp ảnh quay lại toàn chương thư mời, chuẩn bị thư cảm ơn trình Với hoạt động Ngày h 0 : T t r ụ s c h í n h c ủ a c ô n g t y “ J N T O ” đ ó n k h c h đ ế n To k y o D i s n e y r e s o r t 10h30: Ghé Ikspiari trung tâm mua sắm thiết kế rộng lớn giống Disneyland ga M a i h a m a g ầ n D i s n e y l a n d Tr u n g t â m c ó c a h n g v n h h n g c ù n g m ộ t r p c h i ế u p h i m 16 hình, để khách tự checkin, mua sắm ăn uống 12h00: Ăn trưa nhà hàng Monsoon Cafe Maihama Ikspiari h 0 - h 0 : Đ a k h c h đ ế n k h c h s n S h e r a t o n g r a n d e To k y o B a y H o t e l ( c h e c k i n l ú c 15h00) • Cho khách tự tham quan khách sạn, nghỉ ngơi chuẩn bị trang phục 8h30: Tiếp đ ón , ổ n đ ịn h vị t rí c ho k há ch h ng , đ ặ c b i ệt u t iên vị t rí cho q ua n b o đ i t c ng hi ệp 19h00: Khai mạc hội nghị  MC tuyên bố lý do, giới thiệu khách mời, đại biểu, đối tác tham dự  Thực chương trình mắt tour du lịch  Tiệc, Gia o lư u vă n n g hệ 22h30: Kết thúc buổi kiện ngày 1, tiễn khách nghỉ ngơi 17 / / 2022 Ngày 7h00: Ăn sáng nhà hàng k hách sạn, sau cho k há ch tự phòng chuẩn bị trang phục 8h45: Đ ưa k hách đến cơng viên giải trí Tokyo D isneyland tham quan, trải nghiệm, vui ch ơi, ăn uống Chúng ta dành thời gian ngày 18 / / 2022 Ngày 19 / / 2022 Ăn sáng, bế mạc hội nghị  Cảm ơn  Giao lưu chụp ảnh kỉ niệm  Tiễn khách  Thu dọn tổng kết Kết thúc kiện, chuyển đô đạc kho (removal): don dẹp nơi tổ chức Kết thúc kiện (cleaning), sửa lại vật dụng sử dụng (repair), toán hợp đồng cho nhà cung cấp (contract acquittal), bảo quản kho (storage) Họp rút kinh nghiệm Gửi thư cảm ơn đến tất khách hàng tham dự Thanh tốn chi phí Thanks for listening and watching!