Kế hoạch tổ chức sự kiện hội nghị giới thiệu tour mới của công ty lữ hành sài gòn tourist. Có thể sử dụng cho bài nhóm và bài tốt nghiệp. Bài điểm cao, thông tin đầy đủ. Các bạn chỉ việc tải về và có thể sử dụng. Chúc các bạn thành công
ĐẠI HỌC HUẾ KHOA DU LỊCH ĐỀ TÀI: KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN “HỘI NGHỊ GIỚI THIỆU TOUR MỚI CỦA CÔNG TY LỮ HÀNH SAIGON TOURIST” HỌC PHẦN : DU LỊCH MICE GIÁO VIÊN PHỤ TRÁCH : HOÀNG THỊ HUẾ LỚP : K47-TC&QLSK NHÓM : NHÓM NINE Huế, 11.2016 A ĐẶT VẤN ĐỀ: Tên đề tài: “Tổ chức hội nghị giới thiệu tour công ty lữ hành SaiGon Tourist tri ân khách hàng thân thiết” Đối tượng tham gia: - Khách hàng thân thiết, nhân viên công ty (ê kíp làm kiện), phóng viên, báo đài - Số lượng: 80 người 60 khách hàng 20 nhân viên Thời gian tổ chức: Từ ngày 26/02/2017 đến 28/02/2017 Địa điểm tổ chức: Padanus Resort - Địa chỉ: Block 5, Mũi Né, Thành phố Phan Thiết, tỉnh Bình Thuận - Điện thoại: 062 849 849 Với vị trí thuận lợi khách sạn dễ dàng tiếp cận với điểm tham quan tiếng thành phố B NỘI DUNG KẾ HOẠCH TỔ CHỨC: Cơ sở vật chất: P andanus Resort tạo cho khác biệt hoàn toàn, không phần lớn Resort nhỏ Phan Thiết, khách Pandanus cảm nhận tự do, bình nhờ vào không gian lớn nhiều khoảng xanh nơi Pandanus Resort tranh hoàn mỹ nghệ thuật kiến trúc xây dựng Ngay cạnh bãi biển hồ bơi rộng lớn, bao bọc hàng dừa xanh mượt Xung quanh nhà, biệt thự khu vườn nhiệt đới với nhiều loài thảo mộc đặc trưng khu vực Văn hóa cổ Champa thể hầu hết kiến trúc xây dựng nơi đây, từ nhà khu vực tiền sảnh Khách check in thưởng thức âm nhạc Champa độc đáo ban nhạc Champa địa phương trình diễn Là khu nghỉ mát đẹp lớn Phan Thiết, Bình Thuận với dịch vụ tiện nghi, cao cấp đạt chuẩn sao, Pandanus Resort trở thành điểm đến du lịch nghỉ dưỡng hàng triệu lượt khách suốt năm qua Padanus Resort nằm bãi biển Mũi Né, Phan Thiết sở hữu bãi biển riêng khu vườn nhiệt đới rộng 10ha Không gian bình bãi biển cát trắng, hàng dừa xanh đồi khiến khu nghỉ mát thành điểm đến hấp dẫn Hồ sen thiết kế tuyệt đẹp, độc đáo nằm trung tâm resort Tiền sảnh thiết kế mang đậm phong cách cổ điển phương Tây kết hợp với nét đẹp truyền thống Việt Nam Khu nghỉ mát có hồ bơi rộng bể Jacuzzi (hồ thủy lực) phục vụ nhiều khách Khách chơi thể thao sân quần vợt khách sạn hay tham gia lớp học lướt ván buồm thả diều dạy bãi biển Lối quanh resort mát mẻ rợp bóng mát xanh, hoa Pandanus Resort có 134 phòng, phòng hộ bungalow Tất thiết kế với không gian thoáng mát, có tầm nhìn vườn, bể bơi biển Trong đó, bungalow có tầm nhìn biển Đông khu vườn nhiệt đới giúp bạn ngắm ánh bình minh biển Còn phòng Family suite mang lại không gian gia đình ấm cúng rộng rãi với phòng khách phòng ngủ Để thư giãn, trung tâm spa Pandanus cung cấp loạt phương pháp chăm sóc trẻ hóa hồi phục Phòng tắm phòng nước đặt bên cạnh spa Nhà hàng Café Blue Lagoon Restaurant Pandanus hoạt động 24 phục vụ nhiều ăn phương Tây Việt Nam Sun Terrace bên hồ bơi phục vụ bánh mì kẹp, đồ ăn nhẹ, cocktail suốt ngày Với khuôn viên rộng 10ha với nhiều sân vườn rộng rãi, bãi biển riêng dài gần 300m, Pandanus Resort địa điểm tuyệt vời cho công ty tổ chức buổi hội thảo, hoạt động tập thể buổi Gala tối thật hoành tráng Resort có phòng họp với sức chứa từ 20 đến 120 người Đội ngũ nhân viên banquet với nhiều kinh nghiệm phục vụ tốt nhu cầu bạn Nhân sự: Để dễ dàng việc quản lý thực công việc, đội ngũ nhân viên làm kiện chia làm phận phụ trách mảng sau: ST T Tên phận Số lượng Ban tổ chức Nội dung Thiết kế 02 Nguyễn Phương Thảo Phạm Nhật Tuấn 01 Phạm Nguyên Vũ Kĩ thuật 01 Phan Văn Tịnh Hậu cần 01 Ngô Thị Hồng Nhung Tài 01 Lê Thị Hoàng Ni 03 Nguyễn Thị Hồng Vân Lê Đình Nghĩa Nguyễn Định Phú Bảng phân công công việc: Công việc Chịu trách nhiệm lập kế hoạch, quản lí toàn b thuê mướn, quản lí rủi ro, phân công quản Có nhiệm vụ lên kịch nội dung cụ thể phụ trách hợp đồng Có nhiệm vụ thiết kế banner, thẻ đeo ban t trang trí sân khấu, không gian kiện… Tìm nhà cung cấp âm thanh, sân khấu, phụ sáng cho trình diễn bữa tiệc Đồng t ảnh quay lại toàn chương trình giúp Phụ trách vấn đề đặt phòng, buffet, phụ trách kiện diễn ra, viết thư mời, chuẩn bị thư cám tổ chức, … Phụ trách vấn đề ghi chép trình thu chi hợ rõ ràng, phù hợp với dự kiến nằm kế ho STT Công việc Phụ trách Thời gian thực Họp nhân viên lần Tất phận 01/12/2016 Lựa chọn khảo sát địa điểm Bộ phận tổ chức 02/12 - 06/12/2016 Lập dự trù kinh phí Bộ phận tài 07/12 - 09/12/2016 Đàm phán với công ty kinh phí thời gian tổ chức Đàm phán kí hợp đồng với Resort Pandanus Mũi Né Bộ phận tổ chức 10/12 - 13/12/2016 phận tài Bộ phận tổ chức 14/12 - 18/12/2016 phận tài Lên nội dung cho kiện Bộ phận nội dung 19/12 - 30/12/2016 Liên hệ ca sĩ, diễn viên Phan Thiết Bộ phận nội dung 23/12 - 27/12/2016 Tìm kiếm nhà tài trợ Bộ phận tổ chức, phận nội dung 02/01 - 10/01/2017 Chuẩn bị cho triễn lãm 10 Họp nhân viên lần 11 Bộ phận tổ chức 11/01 - 21/01/2017 phận thiết kế Tất phận 25/01/2017 Xúc tiến, quảng bá Bộ phận tổ chức kiện phận nội dung 18/02/2017 12 Chuẩn bị kĩ thuật trang trí cho kiện Bộ phận thiết kế, 19/02 - 25/02/2017 phận hậu cần phận kĩ thuật 13 Chuẩn bị hậu cần Bộ phận hậu cần 22/02 - 25/02/2017 14 Họp nhân viên lần Tất phận 25/02/2017 15 Họp nhân viên lần Tất phận 01/03/2017 Chi tiết công việc Thành lập phận thực hiện, trưởn phận phân công công việc Chọn khách sạn trung tâm hội nghị M Né – Phan Thiết Bộ phận tài liên hệ với phận để lập bảng dự trù kinh phí trình lên Ban g đốc Đàm phán với công ty giá cả, phương ti lại, ăn uống Nhận kinh phí tổ chức Đàm phán giá cả, phòng khách sạn, ăn uốn hội trường tổ chức, âm ánh sáng Kí hợp đồng với Resort Pandanus Mũi Né Viết kịch tổng quát bao quát hết cô việc chung kiện cho khách hàng Viết kịch chi tiết công việc cho đội ng chức kiện Duyệt kịch Lên kịch tiết mục văn nghệ chào mừng buổi Hội nghị Gala Dinner Thỏa thuận số lượng tiết mục giá Xác định nhà tài trợ tiềm cho kiện Viết kế hoạch sơ ngắn gọn nhữ điểm cốt yếu, đối tượng khách tham dự, hội quảng bá kiện liên h với nhà tài trợ Tiếp cận nhà tài trợ Đàm phán kí kết với nhà tài trợ Thiết kế đồ họa, tài liệu in, tờ quảng cá triễn lãm xoay quanh tour SaiGon Tourist Chuẩn bị khung tranh, giá đỡ ;tài liệu, tra ảnh tour mà công ty tổ chức, du khách tham gia tour công ty Báo cáo tiến độ kế hoạch tổ chức k 07 ngày trước kiện diễn ra, gửi thư mời quảng cáo kiện banner, áp phích, trang web công ty mạng xã hội Chuẩn bị sân khấu, máy chiếu, micro, hoa tri ân cho khách hàng, phần thưởng cho cá chơi Trước ngày diễn kiện, khảo sát, kiểm phòng hội nghị, bày trí bàn ghế, lắp đặt Chuẩn bị nước uống, thức ăn nhẹ, thuốc sa xe Tổng kết tất khâu kế hoạch để chuẩn bị cho kiện Đánh giá kiện, tổng kết thu chi rút k nghiệm cho kiện sau Bảng nội dung hoạt động chính: Ngày 26/02/2017: Buổi Sáng Trưa Chiều Giờ Nội dung 07h00 - 07h15 Trụ sở SaiGon tourist Đón khách - 23 Lê Lợi, Q1, TP.HCM Khởi hành thành phố Phan Thiết 11h00 - 12h00 Nhà hàng Café Blue Lagoon – Pandanus Resort 12h00 - 14h00 Pandanus Resort 14h00 -15h00 Xe buýt chạy quanh thành phố Phan Thiết 15h00 -17h00 Tối Địa điểm 17h00 -18h30 18h30-19h30 19h30 - 21h00 Sau 21h00 Lầu Ông Hoàng, bãi đá Ông Địa, tháp chàm Phố Hài Trung tâm du lịch Mũi Né Pandanus Resort Nhà hàng bar Sun Terrace – Pandanus Resort Pandanus Resort Ăn trưa Check in khách sạn, nghỉ ngơi, thư giã Xe đưa khách tham quan vòng (lúc dòng xe buýt mang thương h chuyển nối tiếp quanh thành phố với b kiện mắt tour với mục đích kiện Đưa khách tham quan Tắm biển Nghỉ tự Ăn Buffet tối Nghỉ tự Ngày 27/02/2016: Buổi Sáng Thời gian 07h30 - 08h30 08h30 - 11h00 Trưa 11h00 - 12h00 12h00 - 14h00 Chiều Tối 14h00 - 17h00 17h00 - 18h00 18h00 -19h00 Địa điểm Nhà hàng Café Blue Lagoon – Pandanus Resort Phòng họp Pandanus Resort Nhà hàng Café Blue Lagoon – Pandanus Resort Pandanus Resort Vườn Thanh Long Hàm Tân Pandanus Resort Nhà hàng bar Sun Terrace – Pandanus Resort Nội dung Ăn sáng Tham gia hội nghị Ăn trưa Nghỉ ngơi Đi tham quan Nghỉ tự Ăn tối 19h00 - 22h00 Sau 22h00 Hội trường Pandanus Resort Gala Dinner (Kết hợp triễn làm tri Pandanus Resort Nghỉ tự Ngày 28/02/2016: Buổi Thời gian Địa điểm 07h30 - 09h00 Nhà hàng Café Blue Lagoon – Pandanus Resort 09h00 - 10h30 Chợ Phan Thiết 10h30 - 11h30 Nhà hàng Seahorse Bistro (11 Nguyễn Đình Chiểu, Hàm Tiến, Mũi Né) Thưởng thức đặc sản Lẩu thả Mũi Pandanus Resort Trả phòng khách sạn Khởi hành thành phố Hồ Chí Minh Sáng Trưa 12h00 – 12h45 Nội dung Ăn sáng khách sạn Đại diện công ty nói lời bế mạc chươn khách hàng Mua sắm (mua đặc sản Phan Thiết bạn bè) Nội dung hội nghị: Thời gian Nội dung 08h30 - 08h40 Đón khách, mời khách vào vị trí, gửi kèm tặng phẩm 08h40 - 08h55 Trình chiếu clip giới thiệu công ty 08h55 - 09h00 09h00 - 09h10 09h10 - 09h40 Kết thúc việc đón khách trình chiếu clip Đại diện công ty lên phát biểu khai mạc hội nghị Văn nghệ Giới thiệu sản phẩm mới, giải đáp thắc mắc sản phẩm cho khách hàng Trò chơi giao lưu làm quen Định hướng chiến lược công ty thời gian tới Kết thúc hội nghị 09h40 - 10h00 10h00 -10h15 10h15 - 10h30 10h45 Mô hìn công ty Clip v trìn Nội dung chương trình “Gala dinner” Nội dung Thời gian Nhân viên lễ tân đón khách đưa khách vào khu vực dự tiệc Mỗi khách tham dự đeo vòng tay có in số Cho khách thời gian lại tham quan triễn lãm chụp ảnh 19h00 19h30 20h00 20h15 21h30 22h00 • • • • Văn nghệ chào mừng để tạo không khí khấy động chương trìnhh trước kh thức Người đại diện công ty lên phát biểu tuyên bố lí buổi tiệc Chính thức khai mạc Gala Dinner Bắt đầu mục ca nhạc game show thu hút người tham dự: Chương trình quay số trúng thưởng (MC người bóc số) Mục hát cho nghe: Khách mời đăng kí lên hát có thưởng Cuộc thi uống bia cho quý ông Trong trình tham gia ngày Phan Thiết, BTC chụp lại khoản người bình chọn ảnh đẹp (giữ bí mật với khách cho đế Kết thúc trò chơi phát thưởng cho người thắng trò chơi Tặng quà tri ân khách hàng đối tác thân thiết công ty (C chứng nhận khách hàng VIP, Voucher giảm giá % ) Kết thúc trương trình, mở nhạc khiêu vũ Phân công nhiệm vụ buổi Hội nghị Gala Dinner: STT Công việc Số lượng Người MC, ca sĩ, diễn viên 02 Lê Hoàng Ni Phụ trách sân khấu 02 Lê Đình Nghĩ Đón tiếp khách 04 Nguyễn Phươ Hướng dẫn đường vị trí ngồi cho khách 02 Ngô Thị Hồn Quay phim, chụp ảnh 02 Nguyễn Định An ninh (kết hợp thêm người khách sạn) 01 Phan Văn Tịn Âm thanh, ánh sáng 02 Phạm Nguyên Hoạt náo trò chơi 02 Phạm Nhật T Giám sát chung, xử lý tình bất ngờ 03 Nguyễn Thị H Dự toán ngân sách: Nội dung Đặt phòng khách sạn Thông tin Số lượng Đơn giá (vnđ đồng) Phòng đơn (3 ngày đêm) 30 4.900.000 Phòng đôi (3 ngày đêm) 05 6.500.000 Tổng: 179.500.000 Chiết khấu 15%: 152.575.000 Đặt phòng hội nghị Tiền ăn Hội trường, trang trí, thiết kế Họp có ăn nhẹ gồm bánh cookie sandwich; trái yogurt, café trà 01 1.200.000 Hội trường Gala Dinner 01 520.000 Ăn trưa ngày 26 80 170.000 Ăn Buffet tối ngày 26 80 170.000 Ăn sáng ngày 27 80 145.000 Ăn trưa ngày 27 80 170.000 Ăn tối ngày 27 80 170.000 Thức ăn nhẹ cho buổi Gala Dinner 60 105.000 Ăn sáng ngày 28 80 145.000 Ăn trưa ngày 28 #### #### Thẻ đeo, banner, phông, sản phẩm triển lãm,… #### #### Chi phí vận chuyển Xăng xe Phan Thiết ngày đêm + vé cầu đường 02 6.500.000 + 1.500.000 Chi phí nhân Trợ cấp ngày 20 500.000 Quà tặng, ấn phẩm Cúp chứng nhận, mô hình máy bay in logo công ty 60 150.000 Chi phí quà tặng cho trò chơi Phần thưởng game show #### Ca sĩ, diễn viên Cát xê cho ca sĩ, diễn viên Chi phí khác Chi phí phát sinh 05 #### 2.000.000 20.000.000 318.995.000 (Ba trăm mười tám triệu chín trăm chín mươi lăm ng Tổng C CÁC BIỆN PHÁP HỖ TRỢ CHO CÁC RỦI RO: STT Rủi ro Số lượng khách mời tham gia không dự kiến: tham gia không xếp thời gian, số lượng tham gia nhiều dẫn thêm cái, người yêu theo dẫn đến khó khăn vấn đề sinh hoạt ăn số hoạt động chung chương trình phải thay đổi Giải pháp khắc phục Rà soát kỹ chốt danh sách số lượng người tham gia trước ngày diễn kiện Cố gắng thuyết phục người tham gia vào hoạt Một số người không tham gia tắm biển trung động chung, không thuyết phục phải lên trư tâm du lịch biển Mũi Né lý cá nhân kế hoạch để tổ chức số trò chơi khác dành cho nhữn người bờ Cần nắm rõ thông tin cá nhân người (giới tính, Thức ăn nhà hàng không hợp vị có tuổi tác, tôn giáo, tín ngưỡng,…) để xây dựng phần thể gây dị ứng cho khách hàng ăn phù hợp Khách hàng bị ngộ độc ăn thức ăn nhà hàng Liên hệ trước với nhà hàng để đảm bảo vấn đề vệ sinh a toàn thực phẩm Nếu có tình xấu xảy nhà hà phải chịu trách nhiệm cần đảm bảo vấn đề y tế kịp th cho khách hàng (thuốc, y bác sĩ, số điện thoại bệnh viện 10 11 12 13 địa phương,…) Thuyết phục khách hàng thông cảm bồi thường cho khách hàng dịch vụ bổ sung khác (trả lại tiền thừa Chất lượng phòng khách sạn không đảm bảo dịch vụ, spa, mua sắm,…) thỏa thuận với khách sạn hợp đồng kí (lỗi khách sạn) đề nghị bên phía khách sạn phải chịu 100% khoản b thường đó) Cần chuẩn bị dù to, bạt che, áo mưa tiện lợi có biện pháp dự phòng khác: di chuyển khách hàng đến địa điểm Thời tiết thay đổi: mưa, gió khác (không bị mưa gió) để tổ chức chương trình hoạt động khác Kết hợp với bên an ninh khách sạn nhà hàng để đ bảo chặt chẽ an ninh cho khách hàng Hướng dẫn phổ Khách hàng bị tài sản biến rõ nội quy việc bảo quản tài sản cá nhân cho khách hàng, nằm nội quy đó, khách hà phải tự chịu trách nhiệm Thiếu nhân lực trước ngày diễn Cần phân công công việc rõ ràng cho phận, kiện nên công tác chuẩn bị không đảm bảo, chậm ban, cần thiết phải tuyển thêm cộng tác viên trễ Âm ánh sáng sân khấu không đảm bảo: Cần rà soát kiểm tra kĩ trước kiện bắt đầu thiếu nhạc, ánh sáng không phù hợp, sân khấu 60 phút Nên phân công rõ người phụ trách ph trơn trượt, không chắn,… có mặt suốt thời gian diễn kiện Ban phụ trách trò chơi phải lựa chọn trò chơi phù hợp vớ Các trò chơi khó, khách hàng không chơi đối tượng khách hàng, phải test trước trò chơi có phương án dự phòng (thay đổi trò chơi khác) Liệt kê tất công cụ dụng cụ trò chơi kiểm tra k Thiếu công cụ dụng cụ trò chơi lần cuối trước diễn trò chơi Khách hàng bị say xe di chuyển Chuẩn bị sẵn thuốc chống say xe, bao bì,… An toàn tính mạng, tài sản cho khách hàng Bộ phận an ninh – bảo vệ phải thường trực suốt th thời gian diễn kiện (cháy nổ, ẩu đã, trộm gian diễn kiện Chuẩn bị kiểm tra kĩ bình ch cắp,…) cháy Liên hệ trước với công an bệnh viện địa phươn Kết thúc kiện: - Kết thúc kiện, chuyển đồ đạc kho (removal): dọn dẹp nơi tổ chức (cleaning), sửa lại vật dụng sử dụng (repair), toán hợp đồng cho nhà cung cấp (contract acquittal), bảo quản kho (storage)… - Họp rút kinh nghiệm: Sau event kết thúc, công ty tổ chức kiện phận viết báo cáo ghi nhận lại thiếu sót trình chuẩn bị, trình diễn trình kết thúc kiện để rút kinh nghiệm cho kiện sau - Gửi thư cảm ơn đến tất khách hàng tham dự - Thanh toán chi phí ... Tên đề tài: Tổ chức hội nghị giới thiệu tour công ty lữ hành SaiGon Tourist tri ân khách hàng thân thiết” Đối tượng tham gia: - Khách hàng thân thiết, nhân viên công ty (ê kíp làm kiện) , phóng... xoay quanh tour SaiGon Tourist Chuẩn bị khung tranh, giá đỡ ;tài liệu, tra ảnh tour mà công ty tổ chức, du khách tham gia tour công ty Báo cáo tiến độ kế hoạch tổ chức k 07 ngày trước kiện diễn... clip giới thiệu công ty 08h55 - 09h00 09h00 - 09h10 09h10 - 09h40 Kết thúc việc đón khách trình chiếu clip Đại diện công ty lên phát biểu khai mạc hội nghị Văn nghệ Giới thiệu sản phẩm mới, giải