CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG QUAN HỆ CÔNG CHÚNG CỦA DOANH NGHIỆP
Tổng quan về quan hệ công chúng (PR)
1.1.1 Định nghĩa về công chúng
Mọi doanh nghiệp đều hướng tới việc thỏa mãn nhu cầu của khách hàng, vì đây là một nhóm công chúng quan trọng giúp họ đạt được mục tiêu kinh doanh Khách hàng chính là yếu tố sống còn, quyết định sự thành công và phát triển của doanh nghiệp.
Theo Philip R.Cateora, công chúng bao gồm mọi nhóm người có ảnh hưởng đến khả năng đạt được mục tiêu của doanh nghiệp, từ khách hàng, cơ quan chính phủ, cộng đồng, đến nhà đầu tư Tất cả các tổ chức và cá nhân này đều có thể tác động đến sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp Ngoài ra, nhân viên trong công ty cũng là một phần của công chúng nội bộ, và nếu không xây dựng được mối quan hệ tốt với họ, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc đạt được mục tiêu.
Công chúng đóng vai trò quan trọng không chỉ trong việc ảnh hưởng đến các chính sách và quyết định của tổ chức mà còn trong việc đánh giá khách quan các vấn đề mà tổ chức gặp phải Nhờ vào sự phản hồi từ công chúng, doanh nghiệp có thể nhận diện được những thách thức và cơ hội để phát triển.
1.1.2 Khái niệm về quan hệ công chúng (Public relations - PR)
Theo nghiên cứu của Frank Jefkins, PR là hoạt động thiết yếu cho mọi tổ chức, bao gồm cả thương mại và phi thương mại, và nó tồn tại khách quan trong xã hội Tại Việt Nam, mặc dù hoạt động PR còn mới mẻ, nhưng đã thu hút sự quan tâm từ nhà nước, các tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân Kể từ năm 2006, một số cơ sở giáo dục đã bắt đầu đào tạo chính thức về PR, giúp nó trở thành một nghề hấp dẫn cho nhiều người.
PR là một lĩnh vực hoạt động rất phong phú, do đó chúng ta có thể tiếp cận
PR từ nhiều góc độ khác nhau như sau:
Theo Frank Jefkins, PR là tất cả các hình thức giao tiếp được lên kế hoạch giữa tổ chức và công chúng, nhằm đạt được những mục tiêu cụ thể về sự hiểu biết lẫn nhau.
Theo Viện Quan hệ công chúng Anh Quốc (IPR), PR được định nghĩa là những nỗ lực có kế hoạch và tổ chức của cá nhân hoặc tập thể nhằm thiết lập và duy trì mối quan hệ cùng có lợi với công chúng.
Đại Hội đồng Quốc tế của những người làm PR tổ chức tại Mexico tháng
Vào năm 1978, PR được định nghĩa là một ngành khoa học xã hội nhân văn, với nhiệm vụ phân tích xu hướng, dự đoán kết quả, tư vấn cho lãnh đạo tổ chức và thực hiện các chương trình hành động nhằm phục vụ lợi ích của cả tổ chức lẫn công chúng.
Tổ chức Nghiên cứu và Đào tạo QHCC Mỹ định nghĩa rằng quan hệ công chúng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý, thiết lập và duy trì các kênh truyền thông Nó giúp tạo ra sự hiểu biết, chấp nhận và hợp tác giữa tổ chức và các nhóm công chúng liên quan.
Qua bốn định nghĩa trên, chúng ta có thể nhận xét về quan hệ công chúng gồm các hoạt động sau:
- Tư vấn cho các cán bộ lãnh đạo tổ chức doanh nghiệp
- Quan hệ công chúng là một bộ phận của chiến lược quản lý của tổ chức doanh nghiệp
Nghiên cứu nhu cầu và mong đợi của công chúng là điều quan trọng, vì họ là những đối tượng có ảnh hưởng lớn đến hoạt động và sự phát triển của tổ chức doanh nghiệp Việc hiểu rõ ý kiến và nguyện vọng của công chúng giúp doanh nghiệp điều chỉnh chiến lược phù hợp, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động và tạo dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng.
- Thiết lập chính sách quan hệ công chúng hòa hợp được lợi ích của tổ chức doanh nghiệp với lợi ích của công chúng
- Triển khai chính sách vào thực tiễn: phát triển các hoạt động truyền thông thiết lập và duy trì quan hệ tốt đẹp, lâu dài với công chúng
- Giành sự thiện cảm của công chúng, xây dựng uy tín và quản lý uy tín của tổ chức doanh nghiệp
PR là quá trình truyền thông đa chiều, bao gồm các chức năng cơ bản như nghiên cứu, hoạch định, truyền thông và đánh giá Mục tiêu của PR là xây dựng, duy trì và phát triển các mối quan hệ tốt đẹp.
1.1.3 Đặc điểm của quan hệ công chúng
Quan hệ công chúng là một lĩnh vực dịch vụ phong phú và đa dạng trên thị trường, đặc trưng bởi môi trường làm việc áp lực cao Người làm trong ngành thường phải đối mặt với nhiều nhiệm vụ chồng chéo và không có nhiều thời gian nghỉ ngơi.
Đòi hỏi phải có chuyên môn giỏi và thể lực tốt mới có thể tham gia vào quan hệ công chúng
Khoa học công nghệ đang phát triển nhanh chóng, ảnh hưởng sâu sắc đến quan hệ công chúng và biến đổi nhiều phương thức truyền thông như danh thiếp, số điện thoại, số fax và thư điện tử Sự thay đổi này đã làm cách mạng hóa các phương thức truyền thông trong hoạt động kinh doanh hàng ngày.
Quan hệ công chúng (QHCC) đã được hoàn thiện cả về lý thuyết lẫn thực tiễn, mang tính toàn cầu và phát triển nhanh chóng Sự phát triển của xã hội và quá trình hội nhập đã thúc đẩy sự tiến bộ của QHCC.
Quan hệ công chúng yêu cầu tiêu chuẩn đạo đức nghề nghiệp cao, vì sự thành công của nó phụ thuộc vào việc xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với công chúng Sự thiện cảm của công chúng và uy tín của tổ chức doanh nghiệp là những yếu tố quan trọng quyết định hiệu quả của hoạt động quan hệ công chúng.
1.1.4 Vai trò và chức năng của quan hệ công chúng trong doanh nghiệp
Vai trò của quan hệ công chúng trong doanh nghiệp rất quan trọng, vì truyền thông là một công cụ quản lý hiệu quả Công cụ này được xây dựng dựa trên các quy tắc thống nhất, áp dụng cho cả nội bộ doanh nghiệp và các tổ chức bên ngoài.
Công tác truyền thông hiệu quả đem lại những đóng góp to lớn đối với các mục tiêu mang tính chiến lược dài hạn cho doanh nghiệp đó như:
- Cải thiện hình ảnh hay thương hiệu của doanh nghiệp
- Tạo lập một profile với báo chí ở một vị thế cao hơn, chuyên nghiệp hơn
- Thay đổi thái độ của công chúng mục tiêu
- Cải thiện mối quan hệ với cộng đồng xã hội
- Tăng cường thị phần đầu tư trên thị trường
- Gây ảnh hưởng lên các chính sách của chính phủ ở các cấp độ tăng dần: địa phương, nhà nước, quốc tế
- Cải thiện mối quan hệ truyền thông đối với các nhà đầu tư và các cố vấn doanh nghiệp
Các hoạt động quan hệ công chúng trong doanh nghiệp
1.2.1 Các hoạt động cộng đồng
Cộng đồng là một khái niệm bao trùm, bao gồm khách hàng, đối thủ, nhân viên, các thủ lĩnh dư luận, cổ đông, đại biểu quốc hội, nhà báo và các đại diện từ trung tâm báo chí cũng như cộng đồng tài chính Để xây dựng mối quan hệ với cộng đồng, doanh nghiệp cần xác định rõ cộng đồng mục tiêu và vị trí của mình trong đó, từ đó phát triển kế hoạch hoạt động phù hợp Chương trình PR cộng đồng cần phải liên kết chặt chẽ với chiến lược tổng thể của tổ chức để đạt được hiệu quả cao Việc công bố chương trình cùng với hướng dẫn về thời gian và cách thức tiếp cận sẽ giúp công chúng có cơ hội đóng góp ý kiến, hỗ trợ tổ chức Ngoài ra, doanh nghiệp có thể tham gia các hoạt động cụ thể hoặc thiết lập hình thức hợp tác mới với cộng đồng.
Theo Belch và Belch (2004), để cải thiện hình ảnh thương hiệu trong mắt công chúng, các doanh nghiệp thường tham gia vào các hoạt động cộng đồng và thực hiện trách nhiệm xã hội Những hoạt động này có thể bao gồm việc tham gia gây quỹ cho trẻ em nghèo, hỗ trợ sinh viên xuất sắc, giúp đỡ người già neo đơn và người khuyết tật, cũng như đóng góp cho các nạn nhân của thiên tai Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể tài trợ cho các chương trình thể thao và văn nghệ dành cho thanh thiếu niên, hoặc tham gia vào các tổ chức từ thiện tại địa phương.
1.2.2 Các hoạt động nội bộ
PR nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra môi trường làm việc hiệu quả và hệ thống thông tin hỗ trợ hoàn thành mục tiêu của tổ chức Nghiên cứu cho thấy cần nâng cao các yếu tố ảnh hưởng đến truyền thông nội bộ và chú trọng hơn đến quan hệ công chúng nội bộ từ phía lãnh đạo Việc tạo ra giá trị hiểu biết lẫn nhau giữa lãnh đạo và nhân viên có tác động lớn đến kết quả cuối cùng của công ty PR nội bộ nhằm thiết lập và phát triển mối quan hệ có lợi giữa nhân viên và tổ chức, là yếu tố quyết định thành công hoặc thất bại của công ty.
Công chúng nội bộ (Internal Publics) bao gồm công nhân, nhân viên kinh doanh và quản trị viên, những người tham gia vào các hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp Họ được coi là nguồn nhân lực, tài sản và sức mạnh của tổ chức, với mối liên hệ mật thiết đến các hoạt động nội bộ Các hoạt động này nhằm thắt chặt mối quan hệ giữa ban lãnh đạo và nhân viên, bao gồm phong trào đoàn thể, văn hoá thể thao, sản xuất phim ngắn về công ty và đào tạo nhân viên Những hoạt động này không chỉ xây dựng văn hoá và hình ảnh riêng của doanh nghiệp mà còn tạo niềm tin, lòng tự hào cho nhân viên, củng cố mối quan hệ giữa các bộ phận và thu hút sự chú ý của công chúng.
Theo Levy (2004), tài trợ là hình thức các công ty chi tiền để gắn liền với các sự kiện cụ thể, tạo ra mối liên kết giữa sản phẩm và tâm trí người tiêu dùng Khác với các kỹ thuật tiếp thị truyền thống, tài trợ thường được tích hợp vào các chiến dịch quan hệ công chúng, nơi công ty chi tiền để khuyến khích công chúng trải nghiệm sản phẩm hoặc mời những người có ảnh hưởng quảng bá thương hiệu và biểu tượng của họ.
Các doanh nghiệp thường sử dụng tài trợ để nâng cao nhận diện thương hiệu và xây dựng thiện cảm thông qua việc đồng hành cùng các sự kiện hoặc tổ chức khác (Parker, 1991) Chẳng hạn, tập đoàn Hoa Sen đã tài trợ cho chương trình “Vượt lên chính mình” bằng cách hỗ trợ tài chính cho những hoàn cảnh khó khăn, đồng thời đặt banner trong sự kiện để quảng bá hình ảnh và giúp người tiêu dùng dễ dàng nhận diện thương hiệu.
Tổ chức sự kiện là một chiến lược quan trọng giúp doanh nghiệp thu hút sự chú ý đối với sản phẩm và hàng hóa của mình, đồng thời tạo ra sự quan tâm từ công chúng Các sự kiện như lễ khai trương chi nhánh, ra mắt sản phẩm mới, kỷ niệm thành lập, hoặc sự xuất hiện của người nổi tiếng đều nhằm nâng cao uy tín và quảng bá sản phẩm Ngoài ra, doanh nghiệp có thể tổ chức nhiều hình thức sự kiện khác nhau như họp báo, hội nghị, lễ hội, hội chợ, triển lãm, văn nghệ và thể thao để tạo ra mối quan hệ có lợi và tăng cường sự hiện diện trên thị trường.
Tổ chức sự kiện mang lại cơ hội tuyệt vời cho doanh nghiệp để giao lưu, kết nối với đối tác, khách hàng và các cơ quan truyền thông Qua đó, doanh nghiệp có thể nâng cao sự nhận diện thương hiệu, dịch vụ và sản phẩm, đồng thời thiết lập mối quan hệ bền vững với các đơn vị khác Điều này không chỉ giúp thúc đẩy thông tin đa chiều mà còn nâng cao hình ảnh doanh nghiệp trong mắt công chúng và xã hội.
Trong cuộc sống hàng ngày, đối mặt với những tình huống bất ngờ là điều không thể tránh khỏi Không có tổ chức, đơn vị hay cá nhân nào có thể hoàn toàn miễn dịch với khủng hoảng Đặc biệt, trong bối cảnh truyền thông đa phương tiện phát triển mạnh mẽ, số lượng và mức độ ảnh hưởng của các cuộc khủng hoảng đến doanh nghiệp, tổ chức phi lợi nhuận, chính phủ và cá nhân ngày càng gia tăng.
Khủng hoảng được định nghĩa bởi nhà quản lý PR Sandrak ClawsonFreeo là bất kỳ tình huống nào đe dọa đến hoạt động và uy tín của công ty, thường do sự quan tâm của báo chí dẫn đến những tin tức bất lợi hoặc tiêu cực Các tình huống này có thể bao gồm tranh chấp pháp lý, trộm cắp, cháy nổ hoặc thảm họa mà công ty phải chịu trách nhiệm Để giảm thiểu hoặc ngăn ngừa ảnh hưởng của khủng hoảng, doanh nghiệp cần hành động kịp thời, điều này thường tốn nhiều thời gian và tiền bạc.
Quản lý khủng hoảng là một trong những nhiệm vụ quan trọng và phức tạp nhất trong lĩnh vực quan hệ công chúng Các chuyên gia PR phải xác định cách bảo vệ hình ảnh tổ chức trước những thiệt hại đã xảy ra và giao tiếp hiệu quả với công chúng để xử lý các vấn đề phát sinh Việc giải quyết và hạn chế các tình huống khủng hoảng không chỉ giúp duy trì uy tín mà còn phản ánh tính chuyên nghiệp và đẳng cấp của người làm PR.
1.2.6 Quan hệ với truyền thông, báo chí
Truyền thông đại chúng (mass communication) và phương tiện truyền thông đại chúng (mass media) đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin, tin tức và sự kiện cho công chúng Các loại hình phương tiện truyền thông đa dạng như sách, báo in, báo nói, báo hình và báo trực tuyến, mỗi loại có những đặc trưng kỹ thuật riêng Báo chí không chỉ thực hiện chức năng thông tin mà còn giám sát và truyền tải các giá trị xã hội Ngoài ra, báo chí còn góp phần hình thành dư luận tích cực, định hướng quan điểm chính trị - xã hội Mối quan hệ giữa doanh nghiệp và truyền thông báo chí cần dựa trên nguyên tắc trung thực, khách quan và cập nhật thông tin chính xác, từ đó giúp doanh nghiệp khẳng định vị thế và xây dựng niềm tin thương hiệu.
Để thu hút sự chú ý đến sản phẩm, dịch vụ, cá nhân hay tổ chức, việc đăng tải thông tin giá trị trên các phương tiện truyền thông đại chúng là rất quan trọng Các hoạt động như thông cáo báo chí, họp báo, phỏng vấn báo chí và tác động vào báo chí đều cần thiết, và nhân viên PR phải thiết lập mối quan hệ chặt chẽ với các cơ quan thông tấn PR là một hình thức truyền thông, sử dụng các phương tiện truyền thông đại chúng để truyền tải thông điệp hiệu quả.
Do đó việc lựa chọn phương tiện truyền truyền thông thích hợp là một yếu tố quan trọng góp phần tạo ra chiến dịch PR thành công
Hoạt động Quan hệ công chúng (PR) đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển thương hiệu và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp PR không chỉ giúp quảng bá sản phẩm mà còn tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng mục tiêu và công chúng Việc duy trì và phát triển các hoạt động PR mang lại nhiều lợi ích tích cực, giúp doanh nghiệp nâng cao vị thế cạnh tranh trên thị trường Do đó, nghiên cứu, quản lý và thực hiện hiệu quả các hoạt động PR là điều cần thiết để đạt được thành công bền vững.
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUAN HỆ CÔNG CHÚNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO HIỂM VIỄN ĐÔNG (VASS)
Giới thiệu về công ty
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
- Tên công ty: Công ty Cổ phần Bảo hiểm Viễn Đông
- Tên tiếng anh: Vien Dong Assurance Corporation
- Trụ sở chính: 80 Võ Văn Tần, Phường 6, Quận 3, TP.HCM
- Website: www.vass.com.vn
- Logo và hình ảnh công ty:
Công ty Cổ phần Bảo hiểm Viễn Đông (VASS) được thành lập vào ngày 07/11/2003 và nhanh chóng trở thành doanh nghiệp tư nhân lâu đời tại Việt Nam trong lĩnh vực bảo hiểm phi nhân thọ VASS đã phát triển mạng lưới với 26 chi nhánh và 27 đơn vị kinh doanh trên toàn quốc, cùng đội ngũ hơn 500 nhân viên chuyên nghiệp và hơn 1500 đại lý Mặc dù gặp khó khăn do khủng hoảng kinh tế từ 2009 đến 2011, VASS đã tái cấu trúc thành công vào cuối năm 2012 dưới sự chỉ đạo của nhà đầu tư mới, củng cố bộ máy quản lý và phát triển nguồn nhân lực, khẳng định tiềm năng và định vị thương hiệu trên thị trường.
Vào cuối tháng 9/2014, VASS đã cập nhật logo và hệ thống nhận diện thương hiệu để phản ánh triết lý kinh doanh và tầm nhìn mới Với slogan “Today not Tomorrow” – Việc hôm nay không để ngày mai, VASS hướng tới việc trở thành một doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ thân thiện, cung cấp dịch vụ bồi thường nhanh chóng và đáng tin cậy cho khách hàng.
2.1.2 Tầm nhìn, sứ mệnh và lĩnh vực hoạt động
VASS nỗ lực không ngừng để thực hiện tốt vai trò của một nhà bảo hiểm, hướng tới mục tiêu trở thành tập đoàn bảo hiểm - tài chính hàng đầu quốc gia, mở rộng tầm ảnh hưởng ra khu vực và thị trường quốc tế.
Trong tương lai, VASS sẽ tập trung vào việc củng cố nội lực và phát triển nguồn nhân lực Chúng tôi đặc biệt chú trọng đến việc đào tạo nhân sự, tự hào sở hữu đội ngũ trẻ trung, năng động, có chuyên môn cao, trách nhiệm và tận tâm với công việc.
VASS cam kết đồng hành cùng khách hàng mọi lúc, mọi nơi, đặc biệt trong những thời điểm khó khăn, thông qua những hành động cụ thể và thiết thực nhất.
Chúng tôi cung cấp tư vấn và hỗ trợ tận tình, không điều kiện để giúp quý khách hàng phòng ngừa những tổn thất, từ đó đảm bảo an toàn và phát triển bền vững cho doanh nghiệp.
Mong muốn đem lại sự an tâm cho đối tác, VASS cam kết kinh doanh trên quan điểm minh bạch, rõ ràng, “đôi ba bên cùng có lợi”
VASS cam kết thực hiện vai trò của nhà bảo hiểm một cách hiệu quả, nhằm tạo ra một môi trường bảo hiểm lành mạnh và góp phần chia sẻ nhiều giá trị nhân văn với cộng đồng và xã hội.
VASS là doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ lâu đời nhất Việt Nam với trên
VASS cung cấp 100 sản phẩm dịch vụ bảo hiểm đa dạng, đáp ứng nhu cầu xã hội, bao gồm bảo hiểm cho xe cơ giới, con người, tài sản – kỹ thuật và hàng hải Nhiều gia đình quan tâm đến các sản phẩm như bảo hiểm tai nạn cá nhân và bảo hiểm mất cắp mô tô, xe máy Để tạo sự khác biệt, VASS không chỉ cung cấp các sản phẩm truyền thống mà còn phát triển những sản phẩm nổi bật dành riêng cho ngân hàng Bên cạnh đó, VASS còn hoạt động trong lĩnh vực tái bảo hiểm, nhận và nhượng tái bảo hiểm cho các nghiệp vụ bảo hiểm phi nhân thọ, cũng như thực hiện đầu tư theo quy định pháp luật.
Các sản phẩm và dịch vụ của VASS bao gồm:
Bảo hiểm phi nhân thọ
- Bảo hiểm xe cơ giới
Cơ cấu tổ chức của Công ty CP Bảo hiểm Viễn Đông (VASS) gồm:
Chủ tịch HĐQT: Bà Đỗ Thị Minh Đức
Phó Chủ tịch: Bà Trương Ngô Sen
Tổng Giám đốc: Ông Đặng Diệp Đại Khoa
Phó TGĐ Phát triển kinh doanh: Ông Tạ Văn Kim
Phó TGĐ Hành Chánh: Bà Vũ Thanh Nga
Phó TGĐ Nghiệp vụ: Ông Lương Hồng Tháp
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty CP Bảo hiểm Viễn Đông
(Nguồn: Phòng nhân sự của Công ty Cổ phần Bảo hiểm Viễn Đông)
Năm 2005: “Top 20 thương hiệu uy tín năm 2005” do bạn đọc Tạp chí Thương mại bình chọn
Năm 2006: “Nhãn hiệu cạnh tranh quốc gia năm 2006” do Cục Sở hữu trí tuệ phối hợp cùng Hội Sở hữu trí tuệ tổ chức bình chọn
Năm 2007: Giải thưởng “Quả Cầu Vàng Việt Nam 2007 – The Best Insurers” do Phòng Thương Mại & Công nghiệp Việt Nam cùng Hiệp hội Doanh nghiệp Việt Nam trao tặng
Giải thưởng “Thương hiệu mạnh” 3 năm liền 2007, 2008 và 2009 do Thời báo Kinh tế Việt Nam trao tặng
Năm 2008: Công ty Cổ phần hàng đầu Việt Nam năm 2008
Năm 2008: Top 500 Doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam – VNR500
Năm 2009: Giải thưởng Doanh nghiệp vì cộng đồng năm 2009
2.1.5 Tình hình hoạt động kinh doanh năm 2014 – 2016
Chỉ tiêu Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016
Doanh thu 417.790.433.386 797.540.296.197 1.620.914.593.706 Chi phí 365.749.392.292 943.072.015.851 1.083.580.365.802 Lợi nhuận 52.041.041.094 (145.531.719.654) 537.334.227.904
Bảng 2.1: Kết quả hoạt động kinh doanh bảo hiểm của VASS năm 2014, 2015, 2016 (Nguồn: Báo cáo tài chính năm 2014, 2015, 2016 của Công ty Cổ phần Bảo hiểm
Biểu đồ 2.1: Biều đồ thể hiện doanh thu, chi phí, lợi nhuận HĐKD bảo hiểm của
Sau hơn 2 năm tái cấu trúc, năm 2014 đánh dấu bước ngoặt quan trọng của VASS khi doanh thu hoạt động kinh doanh bảo hiểm đạt 417.790.433.386 đồng, cho thấy sự tăng trưởng vượt bậc so với giai đoạn 2009-2011 khi công ty chịu ảnh hưởng nặng nề từ khủng hoảng kinh tế Năm 2015, doanh thu của VASS đạt 797.540.296.197 đồng, tăng 90.9% so với năm 2014, giúp công ty vươn lên vị trí thứ 8 trong ngành Đến năm 2016, doanh thu tiếp tục tăng mạnh, đạt 1.620.914.593.706 đồng.
Doanh thu 417,790,433,386 797,540,296,197 1,620,914,593,706 Chi phí 365,749,392,292 943,072,015,851 1,083,580,365,802 Lợi nhuận 52,041,041,094 -145,531,719,654 537,334,227,904
1,800,000,000,000 tăng 823.374.297.509 đồng ứng với 103.2% so với năm 2015, chiếm hạng 6 toàn ngành, cố gắng đạt mục tiêu phát triển hơn nữa trong tương lai
Doanh thu hoạt động kinh doanh bảo hiểm đã tăng liên tục trong các năm 2014, 2015 và 2016 Mặc dù lợi nhuận năm 2015 giảm so với năm 2014, nhưng nhờ những nỗ lực trong quá trình tái cấu trúc, VASS đã khẳng định được vị thế của mình, với lợi nhuận đạt 145.531.719.654 đồng trong năm 2015.
2016 đã đạt 537.334.227.904 đồng, tốc độ tăng trưởng mạnh 269.2% so với năm 2015
Năm 2017, VASS sẽ tập trung vào lợi nhuận và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh, không chỉ đẩy mạnh doanh thu như trước Công ty sẽ tăng cường tuyển dụng và đào tạo nhân sự, triển khai hệ thống kinh doanh điện tử và bảo hiểm trực tuyến, đồng thời nâng cao tỷ lệ tái tục hợp đồng Ngoài ra, VASS sẽ tiếp tục hoàn thiện sản phẩm và thực hành tiết kiệm nhằm đạt được mục tiêu phát triển doanh thu và hiệu quả.
Thực trạng hoạt động quan hệ công chúng tại Công ty Cổ phần Bảo hiểm Viễn Đông (VASS)
VASS nhận thức rõ rằng hoạt động PR có ảnh hưởng lớn đến niềm tin của nhà đầu tư, đối tác và khách hàng Công ty định hướng thực hiện các hoạt động PR nhằm thu hút sự quan tâm của công chúng và xây dựng hình ảnh tích cực, đồng thời khích lệ lòng tin và sự nhiệt huyết của nhân viên để thúc đẩy sự phát triển của công ty Các hoạt động PR tại VASS không chỉ giới hạn trong việc tiếp xúc với truyền thông, mà còn mở rộng ra các hoạt động từ thiện, hỗ trợ giáo dục và cộng đồng, nhằm tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp với xã hội Hơn nữa, VASS thường xuyên tổ chức các hoạt động nội bộ để gắn kết đội ngũ nhân viên và các phòng ban, góp phần xây dựng một môi trường làm việc đoàn kết và hiệu quả.
Ngay từ khi thành lập và chính thức đi vào hoạt động từ năm 2003, Công ty
Cổ phần Bảo hiểm Viễn Đông (VASS) đã quan tâm đến các hoạt động cộng đồng
Tuy nhiên, các hoạt động này chỉ mới trở nên sôi nổi và thiết thực từ năm 2014 trở lại đây Một số hoạt động cụ thể như sau:
Chương trình Thời gian Địa điểm Đối tƣợng Quà tặng
Cùng VASS xoa dịu nỗi đau da cam
2/11/2014 Trung tâm trợ giúp nạn nhân chất độc màu da cam/dioxin và người tàn tật tỉnh Vĩnh Phúc
Hơn 40 nạn nhân chất độc da cam/dioxin và người tàn tật
Hơn 40 suất quà (đường, sữa, bánh kẹo…) và 200 ngàn đồng/người, hỗ trợ 60 triệu đồng mua sắm các thiết bị cần thiết
VASS tặng quà tết cho trẻ em mù và người mù nghèo tại
Huế đón Tết Ất mùi 2015
9/1/2015 Hội người mù tỉnh Thừa Thiên – Huế
Học sinh mù và hội viên người mù nghèo
100 phần quà: mỗi suất quà trị giá 600 nghìn đồng (300 nghìn phong bì mừng tuổi, bánh kẹo và chăn ấm)
VASS trao tặng quà cho các bệnh nhi ung thư nhân ngày 1/6 (Quốc tề thiếu nhi)
20/5/2015 Khoa nội Ung bướu, Bệnh viện Quận 2, TP.HCM
Các bệnh nhi ung thư
100 phần quà gồm: ba lô, bánh kẹo và tiền mặt
Thăm và tặng quà cho Trung tâm nhân đạo
12/7/2015 Trung tâm nhân đạo Huyền Trang trực thuộc chùa Huyền Trang (còn gọi là chùa Lá) tọa lạc tại 2056/39 Huỳnh Tấn Phát, huyện Nhà Bè, TP HCM
20 người già neo đơn, 40 em nhỏ mồ côi dụng cụ học tập như sách, vở, bút mực và lương thực - thực phẩm (gạo, đường, sữa, dầu ăn…)
Bảng 2.2: Các chương trình vì cộng đồng hướng về trẻ em, những người có hoàn cảnh khó khăn mà VASS thực hiện
VASS đã hợp tác với Lãnh sự quán Nam Phi tại TP.HCM để thực hiện các chương trình cộng đồng hỗ trợ trẻ em, bao gồm xây trường, trao học bổng, và tặng áo ấm, sách vở cho trẻ em ở vùng cao và biên cương Nhân dịp Quốc tế Thiếu nhi 1/6, VASS đã trao tặng gần 100 phần quà, bao gồm ba lô, bánh kẹo và tiền mặt, cho các bệnh nhi tại khoa nội ung bướu, Bệnh viện Quận 2 Hoạt động này không chỉ mang lại niềm vui và hy vọng cho các em mà còn động viên phụ huynh vượt qua khó khăn trong cuộc sống.
Hình 2.1: Bà Đỗ Thị Minh Đức – Chủ tịch HĐQT Bảo hiểm Viễn Đông trao tận tay quà cho các bệnh nhi và gia đình của các em
Vào ngày 12/07/2015, Công ty CP Bảo hiểm Viễn Đông (VASS) và LSQ Nam Phi tại TP.HCM đã tổ chức thăm và tặng quà cho Trung tâm nhân đạo Huyền Trang, nhằm hỗ trợ những người nghèo và người già neo đơn Sự kiện này bao gồm việc trao tặng thực phẩm như gạo, đường, sữa, cùng sách vở và dụng cụ học tập cho trẻ em mồ côi Ngoài ra, các hoạt động nấu ăn, dọn dẹp vệ sinh, giao lưu và vui chơi cũng được tổ chức, góp phần tiếp thêm sức mạnh và niềm tin vào cuộc sống cho những người có hoàn cảnh khó khăn.
Hình 2.2: Bảo hiểm Viễn Đông thăm và tặng quà cho Trung tâm nhân đạo Huyền
Vào ngày 23/8/2015, VASS phối hợp với LSQ Nam Phi, Nhà văn hóa Thanh niên, công ty Hiệp Phú và YDA tổ chức chương trình “Ngày chủ nhật xanh” nhằm hưởng ứng phong trào bảo vệ môi trường Hơn 500 tình nguyện viên là sinh viên từ các trường đại học và cao đẳng tại TP.HCM đã tham gia để thực hiện các hoạt động thu gom rác, vệ sinh, nấu ăn, thăm hỏi và tặng quà cho người già và trẻ em tại các mái ấm, trung tâm nhân đạo và bệnh viện Chương trình mang thông điệp “Hãy cùng chung tay bảo vệ ngôi nhà chung của nhân loại”, nhằm nâng cao nhận thức của cộng đồng và thế hệ trẻ về bảo vệ môi trường.
Chương trình chia thành 6 nhóm tình nguyện viên đến các nhà mở, mái ấm và trung tâm nhân đạo tiến hành thực hiện:
STT Nhóm Số lƣợng Địa điểm phân công
Nuôi dạy 40 trẻ mồ côi
456/35 Huỳnh Tấn Phát, KP7, thị trấn Nhà
Chăm sóc 135 cụ già neo đơn
40 Trung tâm Bảo trợ Người tàn tật Hiệp Bình Chánh
Chăm sóc 236 người già khuyết tật
15/11 Quốc lộ 13, P.Hiệp Bình Chánh, Q.Thủ Đức
153 Xô Viết Nghệ Tĩnh, P17, Q.Bình Thạnh do cơ sở cũ sửa chữa
Nuôi 55 trẻ mồ côi từ sơ sinh đến 5 tuổi
341 Sư Vạn Hạnh, Hồ Chí Minh, phường 10, Q.10
Bảng 2.3: Bảng phân chia các nhóm tình nguyện viên thực hiện chương trình
VASS tổ chức chương trình “Nhà sạch đón tết” vào tháng 1 hàng năm, hợp tác với Lãnh sự danh dự Cộng hòa Nam Phi tại TP.HCM, nhằm gây quỹ hỗ trợ trẻ em nghèo và người già neo đơn trong dịp Tết Chương trình thu hút đông đảo sinh viên tình nguyện từ các trường đại học tham gia dọn dẹp vệ sinh nhà cửa cho các hộ dân cư Số tiền quyên góp từ hoạt động này sẽ giúp đỡ những trẻ em và người già có hoàn cảnh khó khăn, mang lại cho họ một cái Tết đầy đủ và hạnh phúc hơn.
Chương trình Thời gian Đơn vị tham gia Hoạt động
“Nhà sạch đón tết” lần 1 năm
15/1/2015 400 tình nguyện viên là sinh viên đến từ các trường Đại học, cao đẳng tại TP.HCM
Dọn dẹp vệ sinh các hộ dân, quyên góp quỹ ủng hộ người nghèo nhân viên VASS ủng hộ ngày công và tiền mặt vào quỹ từ thiện
“Nhà sạch đón tết” lần 2 năm
Công ty CP nước AQUAONE, CLB Tuổi trẻ Thăng Long (YDA) Việt Nam, Công ty AAA Plus và Công ty CP Animus Việt Nam đã hợp tác với sinh viên từ các trường Đại học tại TP.HCM.
Số tiền quyên góp từ sinh viên được sử dụng để gói bánh chưng, mua quần áo và tặng quà cho những người nghèo, các mái ấm và nhà mở.
“Nhà sạch đón tết” lần 3 năm
Trường Đào tạo Quản lý doanh nghiệp (CBAM) phối hợp với Quỹ hỗ trợ môi trường xanh Việt Nam (Green Vietnam Fund), YDA Việt Nam, CLB Tuổi trẻ Thăng Long và hơn 400 sinh viên từ các trường đại học tổ chức các hoạt động nhằm nâng cao nhận thức về bảo vệ môi trường.
Thu gom rác thải, trồng cây xanh và dọn dẹp vệ sinh nhà cửa hơn 10 hộ dân, số tiền đóng góp hơn 3 triệu đồng , gói
1000 bánh chưng cho người nghèo
Bảng 2.4: VASS tổ chức thực hiện Chương trình “Nhà sạch đón tết” 3 năm liên tiếp
Hình 2.4: Đông đảo các sinh viên háo hức tham gia chương trình “Nhà sạch đón tết”
Song song đó, VASS cũng phối hợp với LSQ Nam Phi tại TP.HCM, Công ty
CP nước AQUAONE, CLB Tuổi trẻ Thăng Long (YDA) Việt Nam, và Công ty AAA Plus đã phối hợp cùng sinh viên các trường Đại học tại TP.HCM để gói bánh chưng từ thiện, trao tặng cho người nghèo và các mái ấm trong dịp Tết Vào Tết Nguyên đán Bính Thân 2016, bà Đỗ Thị Kim Liên cùng sinh viên đã gói 700 chiếc bánh chưng Ngày 20/01/2017, hơn 100 sinh viên, bao gồm cả sinh viên quốc tế từ Sri Lanka và Malaysia, đã cùng nhau gói hơn 1.200 chiếc bánh chưng trong không khí Tết Nguyên đán Đinh Dậu 2017.
Hình 2.5: Chương trình thu hút đông đảo các sinh viên trong nước và ngoài nước tham gia
Nhân ngày Môi trường Thế giới 5/6/2017, Bảo hiểm Viễn Đông đã phối hợp cùng Lãnh sự Nam Phi tại TP Hồ Chí Minh và các đơn vị như CLB Tuổi Trẻ Thăng Long, Nhà xuất bản First News, Yến Gạo cùng sinh viên các trường Đại học tại TP.HCM, tổ chức thăm hỏi và tặng quà cho hơn 200 em nhỏ tại TT Bảo trợ xã hội trẻ em thiệt thòi (Christina Noble Children's Foundation) Chương trình đã trao tặng 200 đầu sách giáo dục về tình yêu thiên nhiên, bảo vệ môi trường và chăm sóc vật nuôi, với thông điệp “Bé yêu thiên nhiên và làm bạn với môi trường”, nhằm giúp các em tiếp cận kiến thức bổ ích về bảo vệ môi trường và ý thức giữ gìn vệ sinh công cộng.
Hình 2.6: Các nhà tài trợ trao quà và sách cho các em thiếu nhi tại TT Bảo trợ xã hội trẻ em thiệt thòi
VASS đã thực hiện nhiều hoạt động cộng đồng và xã hội trong những năm qua, nhưng các hoạt động này còn dàn trải, đơn giản và chưa thu hút được sự chú ý của truyền thông Chúng chỉ diễn ra trong phạm vi hạn chế và thời gian ngắn, không có sự liên tục qua các năm Điều này khiến cho các hoạt động của VASS trở nên mờ nhạt và dễ bị lãng quên, không tạo được dấu ấn về uy tín và thương hiệu trong lòng công chúng Để nâng cao hiệu quả và phát triển bền vững, VASS cần mở rộng quy mô, xây dựng chiến lược dài hạn và đặt ra mục tiêu cụ thể cho các hoạt động cộng đồng.
VASS thực hiện nhiều hoạt động nội bộ tại các chi nhánh và văn phòng trên toàn hệ thống, bao gồm phong trào đoàn thể, văn hóa thể thao và đào tạo nhân viên Những hoạt động này nhằm xây dựng văn hóa và đạo đức kinh doanh, tạo dựng niềm tin và củng cố mối quan hệ giữa các bộ phận, cũng như giữa lãnh đạo và đội ngũ nhân viên.
Hình 2.7: Ông già Noel tặng quà cho cán bộ nhân viên VASS trước thềm Giáng sinh
VASS thường xuyên tổ chức các khóa học và hội thảo cho lãnh đạo và nhân viên, bao gồm khóa huấn luyện “Train the trainer”, đào tạo “Sử dụng thời gian hiệu quả” và hội thảo “Tư duy mở” Ngoài ra, VASS còn tổ chức lễ kết nạp đảng viên và lễ khen thưởng để ghi nhận thành tích xuất sắc của tập thể và cá nhân Để tăng cường sự gắn bó và đoàn kết giữa các phòng ban, VASS cũng thường xuyên tổ chức các cuộc thi nội bộ.
Tên khóa Thời gian Số lƣợng học viên
Khóa học dành cho 8-10 học viên sẽ trang bị kỹ năng tìm kiếm khách hàng tiềm năng hiệu quả, xử lý từ chối, chốt hợp đồng, viết email chuyên nghiệp và lựa chọn nhân viên bán hàng tiềm năng.
“Sử dụng thời gian hiệu quả”
Quản lý thời gian hiệu quả là chìa khóa để đạt được mục tiêu cá nhân Việc xác định rõ ràng mục tiêu và lập kế hoạch cụ thể giúp bạn đi đúng hướng Rèn luyện tính kỷ luật và sự tập trung sẽ tăng cường khả năng hoàn thành nhiệm vụ Ngoài ra, biết cách nhắc nhở bản thân thường xuyên sẽ giữ cho bạn luôn trong trạng thái sẵn sàng và quyết tâm.
Hội thảo “Tư duy mở”
80 học viên Khóa học khơi gợi trí tưởng tượng, tính sáng tạo, mang lại những bài học bổ ích về cuộc sống và công việc
Đánh giá chung
2.3.1 Những thành tích đã đạt được
PR làm tăng mức độ nhận diện về thương hiệu
Kể từ khi VASS ra mắt diện mạo mới vào tháng 10/2014 với logo, màu sắc và slogan mới, thương hiệu đã không ngừng đẩy mạnh các chiến dịch PR nhằm nâng cao nhận thức và tiếp cận khách hàng VASS phối hợp chặt chẽ với các hoạt động truyền thông, gia tăng số lượng bài báo xuất hiện trên các phương tiện truyền thông đại chúng Nhờ đó, tần suất xuất hiện của VASS trên truyền thông đã tăng đáng kể từ năm 2014 đến 2016.
Biểu đồ 2.2: Biểu đồ thể hiện tần suất xuất hiện trên các kênh truyền thông 2014 -
Biểu đồ thể hiện tần suất truyền thông của VASS trong các năm 2014, 2015 và 2016 cho thấy sự gia tăng đáng kể sau khi thay đổi nhận diện thương hiệu Cụ thể, tổng lượng xuất hiện trên báo đài của VASS trong năm 2014 đạt 104 lần.
Năm 2015, tổng số lượng báo chí đưa tin về hoạt động PR của VASS đạt 200, bao gồm 27 đài, 26 báo in và 147 báo online, gấp đôi so với năm 2014 Mặc dù tần suất truyền thông của VASS năm 2016 giảm so với năm trước, nhưng điều này là do VASS đã chuyển hướng truyền thông sang các đơn vị thành viên và đối tác, như MDED Hậu Giang và Diễn đàn doanh nghiệp nhân ngày Doanh nhân 13/10, nhằm tăng cường độ bao phủ truyền thông và thiết lập mối quan hệ với các đối tác.
Bảng 2.6: Bảng báo cáo tần suất truyền thông của VASS và các đơn vị thành viên, đối tác năm 2016
Các số liệu đã chỉ ra rõ ràng hiệu quả to lớn của các hoạt động PR đối với VASS và ngành bảo hiểm Những hoạt động này không chỉ nâng cao thương hiệu VASS mà còn mang lại kết quả thực tiễn và hiệu quả cao, góp phần phát triển mạnh mẽ hình ảnh doanh nghiệp trong mắt khách hàng.
PR giúp phục hồi thương hiệu, xây dựng niềm tin của công chúng
VASS đã thể hiện trách nhiệm xã hội thông qua các hành động như bồi thường nhanh chóng cho khách hàng gặp rủi ro, hỗ trợ thân nhân của nạn nhân, và tạo cơ hội việc làm cho người khuyết tật Những nỗ lực này không chỉ giúp phục hồi và xây dựng lòng tin của khách hàng mà còn khẳng định uy tín và nâng cao chất lượng thương hiệu Sau 4 năm tái cấu trúc, VASS tiếp tục phát triển mạnh mẽ nhờ vào sự cống hiến của toàn bộ đội ngũ nhân viên.
PR giúp ổn định, đoàn kết bộ máy nhân sự thông qua các hoạt động nội bộ
Trước khi tái cơ cấu, VASS gặp nhiều khó khăn do đầu tư sai lĩnh vực, dẫn đến tổn thất tài chính và ảnh hưởng nghiêm trọng đến thương hiệu Tuy nhiên, thông qua các chương trình team-building, tổ chức cuộc thi giữa các phòng ban, đào tạo văn hóa doanh nghiệp, và mời diễn giả nổi tiếng chia sẻ kiến thức, VASS đã cải thiện tinh thần đoàn kết và thay đổi nhận thức của nhân viên Điều này giúp xây dựng niềm tin và định hướng rõ ràng về vị trí, nhiệm vụ của từng cá nhân và bộ phận, từ đó phối hợp cùng nhau vượt qua khó khăn và phát triển VASS lên tầm cao mới trong tương lai.
PR giúp tiết kiệm chi phí
Khác với các hình thức quảng cáo truyền thống, PR mang lại hiệu quả truyền thông với chi phí thấp hơn nhiều Nhận thức được điều này, VASS đã quyết định tăng cường hoạt động PR nhằm tiết kiệm chi phí quảng bá thương hiệu và giải quyết các vấn đề tài chính sau khủng hoảng Đặc biệt, VASS áp dụng chiến thuật PR tự sản xuất các sản phẩm như thông cáo báo chí, sự kiện và chương trình, giúp giảm thiểu chi phí trong khi vẫn đạt được hiệu quả truyền thông mong muốn Việc lựa chọn PR thay cho quảng cáo là một chiến lược đúng đắn, giúp VASS tối ưu hóa chi phí quảng bá và thu hút sự chú ý của giới truyền thông, đồng thời truyền tải thông điệp đến khách hàng một cách hiệu quả.
2.3.2 Những mặt còn hạn chế
Trong những năm qua, đội ngũ nhân viên VASS đã nỗ lực không ngừng, giúp VASS vượt qua khó khăn và vươn lên vị trí thứ 6 trong ngành vào năm 2016 Mặc dù VASS đã có những cải tiến tích cực qua từng năm, nhưng vẫn còn tồn tại một số hạn chế cần khắc phục.
Mặc dù VASS tham gia nhiều hoạt động xã hội, nhưng những hoạt động này còn dàn trải và đơn giản, chưa tạo được sự nổi bật trong truyền thông và công chúng Chúng chỉ giới hạn trong một phạm vi nhất định và có tính chất ngắn hạn, dẫn đến việc nhanh chóng bị lãng quên và ít ấn tượng hơn so với các hoạt động của các doanh nghiệp bảo hiểm khác.
- Độ phủ thương hiệu và mức độ nhận diện thương hiệu còn nhiều hạn chế
Việc tự phát triển một bộ phận chuyên trách tổ chức sự kiện mang lại nhiều lợi ích, nhưng cũng tiềm ẩn rủi ro có thể ảnh hưởng đến hình ảnh công ty Những rủi ro này có thể dẫn đến chi phí phát sinh ngoài ý muốn, do đó cần có kế hoạch quản lý rủi ro hiệu quả để bảo vệ uy tín và tài chính của doanh nghiệp.
- Chưa thiết lập một hệ thống quản lý, kiểm soát và xử lý khủng hoảng
Hiện tại, doanh nghiệp chưa thiết lập phòng Marketing để xây dựng các chiến lược rõ ràng và bền vững cho hoạt động quảng bá thương hiệu và quan hệ công chúng.
Nhiều doanh nghiệp chưa đầu tư đúng mức cho phòng PR, dẫn đến đội ngũ nhân sự và ngân sách hạn chế, trong khi khối lượng công việc lớn và yêu cầu năng suất cao.
- Đối với các hoạt động nội bộ:
Chưa tổ chức thường xuyên các chương trình team - building để gắn kết nhân viên các phòng ban, đơn vị, chi nhánh với nhau
Nhân viên VASS chủ yếu giao tiếp và hợp tác qua Gmail hoặc Facebook, nhưng hiện tại chưa có một trang bản tin nội bộ chính thức để chia sẻ kiến thức và trao đổi kế hoạch làm việc.
Thông qua các hoạt động của VASS, có thể thấy rằng quan hệ công chúng là giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp khẳng định vị thế trên thị trường Sau khi tái cấu trúc, VASS đã tổ chức nhiều hoạt động PR cộng đồng, PR nội bộ, và quan hệ với truyền thông, báo chí, cũng như thực hiện các chương trình tài trợ Những hoạt động này không chỉ giúp tăng cường mức độ nhận diện mà còn tiết kiệm chi phí và ổn định bộ máy nhân sự Do đó, việc duy trì và nâng cao hiệu quả các hoạt động quan hệ công chúng là rất cần thiết để khẳng định uy tín của VASS đối với công chúng và khách hàng mục tiêu.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG
Định hướng phát triển của Công ty Cổ phần Bảo hiểm Viễn Đông (VASS)
Theo định hướng phát triển năm 2017, công ty đặt mục tiêu doanh thu phí bảo hiểm gốc không tăng so với năm trước, giữ ở mức 2000 tỷ đồng Công ty sẽ tiếp tục tập trung vào lộ trình tái cấu trúc 5 năm theo nghị quyết Đại hội đồng cổ đông năm 2012, nhằm phát triển doanh thu, tăng lợi nhuận và nâng cao hiệu quả hoạt động Để đạt được các mục tiêu này, công ty đã đưa ra những giải pháp cụ thể để thực hiện.
Tăng cường tuyển dụng nhân sự kinh doanh, tăng cường số lượng và chất lượng
Triển khai hệ thống kinh doanh điện tử như là: Bảo hiểm trực tuyến, online… để theo kịp xu hướng của xã hội, sự phát triển thị trường
Nâng cao dịch vụ khách hàng
Tăng cường mối quan hệ với các cơ quan ngành để có những khách hàng lớn, mang lại doanh thu lớn, hợp đồng lớn
Tăng tỉ lệ tái tục hợp đồng lên đạt con số kế hoạch đặt ra là 55%
Tiếp tục chuẩn hóa công tác quản lý, hệ thống và phần mềm
Tiếp tục hoàn thiện và phát triển sản phẩm, quyền lợi mang lại hiệu quả, nói không với việc chạy doanh thu và cạnh tranh phi kĩ thuật
Năm 2017, công ty đã triển khai chính sách tuyển dụng và đào tạo nhân sự nhằm nâng cao chất lượng đội ngũ lao động Những chính sách này không chỉ tập trung vào việc thu hút nhân sự chất lượng mà còn đảm bảo hiệu quả và doanh thu cho công ty.
Để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, công ty cần tăng cường giám sát và thực thi tính tuân thủ trong các lĩnh vực như phí bảo hiểm và tỷ lệ chuyển tiền Việc này sẽ đảm bảo rằng tất cả các quy định được tuân thủ nghiêm ngặt, góp phần cải thiện uy tín và hiệu suất của doanh nghiệp.
Tăng cường công tác phòng chống trục lợi bảo hiểm, giảm thiểu trục lợi từ khách hàng, đại lý
Khen thưởng cho chi nhánh hoặc đơn vị kinh doanh, cá nhân kinh doanh hiệu quả cả năm.
Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động PR của Công ty Cổ phần Bảo hiểm Viễn Đông
3.2.1 Đối với hoạt động cộng đồng
VASS là tổ chức tiên phong trong các hoạt động thiện nguyện và nhân đạo trên toàn quốc với những hành động thiết thực như chương trình “Nhà sạch đón Tết”, tặng quà cho Trung tâm nhân đạo Huyền Trang, và hỗ trợ các em khuyết tật nhân dịp “Ngày môi trường thế giới” Tuy nhiên, các hoạt động từ thiện chủ yếu diễn ra tại các chi nhánh và văn phòng địa phương, mang tính tự phát và ngắn hạn Để nâng cao hiệu quả, VASS cần mở rộng quy mô các hoạt động thiện nguyện, xây dựng chiến lược dài hạn và tổ chức các sự kiện lớn có tính toàn cầu.
VASS kêu gọi toàn bộ các chi nhánh và văn phòng trên toàn quốc tham gia các hoạt động thiện nguyện nhằm tạo tiếng vang và truyền tải thông điệp hiệu quả Chương trình “Nhà sạch đón Tết” diễn ra vào tháng 1 hàng năm là một ví dụ điển hình, trong đó trụ sở chính tại TP.HCM cùng các chi nhánh như Hà Nội, Đà Nẵng, Quảng Ngãi, và Phú Yên chung tay giúp đỡ người nghèo có hoàn cảnh khó khăn để đón Tết.
VASS thực hiện các chương trình dài hạn nhằm nâng cao nhận thức cộng đồng về bảo vệ môi trường, như việc hưởng ứng “Ngày môi trường thế giới” vào ngày 5/6 hàng năm Từ năm 2017 đến nay, VASS liên tục kêu gọi mọi người tham gia giữ gìn vệ sinh và bảo vệ môi trường sống, góp phần tạo ra một thế giới sạch đẹp hơn cho nhân loại.
3.2.2 Đối với hoạt động nội bộ
Thiết lập trang tin nội bộ
Trong thời gian thực tập, tôi nhận thấy rằng hầu hết nhân viên giao tiếp qua Gmail và Facebook mà không có một trang tin nội bộ chính thức Việc này hạn chế khả năng cập nhật thông tin về các chi nhánh, tình hình kinh doanh và hoạt động mới của công ty Tạo ra một trang tin nội bộ không chỉ giúp nhân viên dễ dàng nắm bắt thông tin, mà còn phản ánh văn hóa doanh nghiệp Sự minh bạch trong hoạt động kinh doanh và cấu trúc nội bộ sẽ tạo thiện cảm và thu hút sự chú ý từ công chúng, đồng thời là một hình thức PR hiệu quả cho doanh nghiệp.
VASS có thể phát triển một trang tin nội bộ mang tên “WE ARE A TEAM” với các mục như trang chủ, góc nhìn, giải trí, kinh doanh, và lối sống, nhằm kết nối nhân viên tại các chi nhánh và văn phòng trên toàn quốc Trang này cho phép nhân viên cập nhật thông tin công ty, chia sẻ câu chuyện thú vị, bí quyết thành công, và những khoảnh khắc hài hước để thư giãn sau giờ làm việc căng thẳng Đồng thời, nhân viên có thể học hỏi kinh nghiệm từ đồng nghiệp và doanh nhân thành đạt, từ đó hình thành ý tưởng mới cho sự phát triển của công ty Điều này không chỉ tạo sự đoàn kết và gắn bó giữa các thành viên, mà còn xây dựng lòng tin và tinh thần làm việc hăng hái, góp phần nâng cao hiệu quả công việc.
Tăng cường tổ chức các chương trình team - building
VASS có thể tăng cường các hoạt động team-building và tổ chức các buổi họp mặt, lễ kỷ niệm để thắt chặt tình đoàn kết giữa cán bộ, nhân viên Những hoạt động này tạo cơ hội giao lưu, trao đổi kinh nghiệm giữa các phòng ban, chi nhánh, từ đó truyền cảm hứng và mở rộng sự hiểu biết cho tất cả nhân viên Khi hiểu rõ về doanh nghiệp và công việc của mình, nhân viên sẽ cảm thấy như đang làm chủ công việc, tự hào về nơi làm việc và tự tin giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của công ty Điều này giúp quảng bá văn hóa và thương hiệu công ty một cách hiệu quả thông qua chính nhân viên mà không tốn thêm chi phí.
Vào mùa hè, VASS tổ chức hoạt động team-building tại các bãi biển như Nha Trang và Vũng Tàu, với hình thức OUTDOOR cho các phòng ban.
- Xây dựng và phát triển tinh thần đồng đội, đoàn kết
- Phát triển và nâng cao khả năng phối hợp, tương tác với các thành viên khác trong tập thể
- Hiểu và vận dụng năng lực, tính cách riêng của từng cá nhân
- Tạo sự gắn bó, gắn kết của từng cá nhân trong tập thể
- Phát triển kĩ năng làm việc teamwork
- Các trò chơi hoạt động theo nhóm, thử thách sự tương tác, phối hợp, lãnh đạo và gắn kết các thành viên
- Trò chơi phát triển tư duy nhóm
- Các đội cùng chia sẻ cảm nhận và suy nghĩ, rút ra các bài học sau mỗi trò chơi
- Tại bãi biển, khu resort, lửa trại vào ban đêm tại công viên hoặc bãi biển
- Quản trò với kiến thức teamwork, rút ra bài học ý nghĩa và sâu sắc sau mỗi trò chơi
3.2.3 Đối với hoạt động tài trợ
Khuếch đại độ phủ thương hiệu
Mặc dù các hoạt động PR của VASS đã có sự cải thiện, nhưng vẫn chưa khai thác hết tiềm năng của truyền thông Để nâng cao độ phủ thương hiệu, VASS nên tăng cường tài trợ cho các chương trình truyền hình Bên cạnh đó, việc thành lập bộ phận marketing sẽ giúp VASS sản xuất các đoạn phim quảng cáo để phát sóng cùng với các chương trình đã tài trợ Nhờ đó, sản phẩm và thương hiệu VASS sẽ được quảng bá rộng rãi không chỉ trên báo giấy và báo online mà còn trên truyền hình.
VASS có thể lựa chọn các chương trình truyền hình mang ý nghĩa nhân văn như “Vì bạn xứng đáng”, giúp đỡ những người kém may mắn, và “Ngôi nhà mơ ước”, nhằm mang lại mái ấm cho những mảnh đời nghèo khó Bên cạnh đó, VASS cũng có thể phối hợp và tài trợ cho chương trình “Nhịp cầu ước mơ”, giúp hiện thực hóa ước mơ của người dân nông thôn nghèo về những cây cầu kiên cố phục vụ nhu cầu đi lại, giao lưu, sinh hoạt và học tập.
3.2.4 Đối với tổ chức sự kiện
Việc VASS phát triển bộ phận tổ chức sự kiện và đào tạo nhân sự sáng tạo giúp tiết kiệm chi phí so với thuê dịch vụ bên ngoài, nhưng cũng tiềm ẩn rủi ro ảnh hưởng đến hình ảnh công ty nếu xảy ra sự cố Mặc dù giảm được chi phí nhân sự, nhưng các khoản chi phát sinh cho booking, trang thiết bị, âm thanh, ánh sáng và rủi ro thời tiết có thể không rẻ hơn dịch vụ bên ngoài Do đó, để tối ưu cho mỗi sự kiện, công ty cần xem xét kết hợp cả hai phương án.
Đối với các sự kiện nhỏ, công ty có thể tự huy động lực lượng từ các phòng ban và bộ phận chuyên tổ chức sự kiện để thực hiện.
Ngày kỉ niệm 13 năm thành lập công ty VASS (7/11/2003 – 7/11/2016), đội ngũ nhân sự phòng quan hệ công chúng đã tổ chức chương trình với các hoạt động như mời phóng viên, chuẩn bị hoa, sân khấu, âm thanh, ánh sáng và chụp ảnh Đồng thời, họ cũng tính toán ngân sách và phân công công việc cụ thể cho từng sự kiện.
Đối với các sự kiện quan trọng và quy mô lớn, việc hợp tác với công ty tổ chức sự kiện bên ngoài sẽ mang lại hiệu quả tối ưu hơn cho doanh nghiệp.
Các công ty tổ chức sự kiện cung cấp nhiều dịch vụ toàn diện, giúp doanh nghiệp giảm bớt gánh nặng công việc Họ đảm bảo kế hoạch tổ chức trọn gói và có các phương án dự phòng cho những tình huống không mong muốn như sự cố về trang thiết bị hay thời tiết.
- Phối hợp tốt, gắn bó lâu dài với công ty tổ chức sự kiện giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí nhất định
Khi hợp tác lâu dài, doanh nghiệp sẽ nhận được những tư vấn định hướng và sáng tạo về xu hướng thị trường, giúp cải thiện hình ảnh doanh nghiệp và thoát khỏi những lối mòn áp đặt.
Một số kiến nghị khác
Đầu tƣ thêm cho phòng quan hệ công chúng
Mặc dù đã có phòng PR riêng, đội ngũ nhân viên và ngân sách còn hạn chế trong khi khối lượng công việc lớn và yêu cầu năng suất cao Nhiều người thường nghĩ rằng PR chỉ là quan hệ với báo chí và đăng tải thông tin, dẫn đến việc không chú trọng vào nhân lực và ngân sách, khiến hoạt động PR không đạt hiệu quả cao Do đó, VASS cần xem xét đầu tư thêm nhân sự có chuyên môn và tác phong chuyên nghiệp để hỗ trợ phòng PR hoàn thành tốt các nhiệm vụ, từ đó góp phần quảng bá thương hiệu mạnh mẽ hơn.
Xây dựng thêm bộ phận Marketing chuyên nghiệp
Các hoạt động PR của VASS đã mang lại thành công lớn trong việc xây dựng thương hiệu và quảng bá hình ảnh, nhưng vẫn còn thiếu tính hệ thống và chiến lược dài hạn Hiện tại, các sự kiện và hoạt động từ thiện chủ yếu dựa vào kế hoạch ngắn hạn và các dịp lễ trong năm Nguyên nhân chính là do VASS chưa có bộ phận Marketing chuyên trách để định hình chiến lược cụ thể, từ đó giúp PR tiếp cận đúng đối tượng và tối ưu hóa hiệu quả Do đó, việc thành lập một bộ phận marketing chuyên nghiệp là cần thiết để phối hợp cùng phòng PR, xây dựng kế hoạch dài hạn và chi tiết hơn cho thương hiệu và sản phẩm.
Bộ phận Marketing đóng vai trò quan trọng trong việc nghiên cứu thị trường và hiểu biết về sở thích của khách hàng, từ đó xác định nhóm khách hàng mục tiêu và nhu cầu của họ Điều này giúp PR thiết kế các chương trình và sự kiện phù hợp, truyền tải thông điệp rõ ràng đến công chúng mục tiêu Đồng thời, bộ phận Marketing cũng phát triển các công cụ marketing trực tuyến như website, mạng xã hội, email marketing và diễn đàn, nhằm mở rộng độ phủ thương hiệu VASS.
