3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động PR của Công ty Cổ phần
3.2.4 Đối với tổ chức sự kiện
Việc VASS tự phát triển một bộ phận chuyên trách tổ chức sự kiện, đào tạo đội ngũ nhân sự sáng tạo, chuyên nghiệp giúp tiết kiệm chi phí so với việc thuê các dịch vụ bên ngồi. Tuy nhiên, nó cũng sẽ mang lại cho cơng ty những rủi ro trong quá trình tổ chức hay nghiêm trọng là ảnh hưởng đến hình ảnh của cơng ty khi gặp sự cố. Mặc dù tiết kiệm được chi phí nhân sự, nhưng các chi phí phát sinh cho các dịch vụ booking, các trang thiết bị vật dụng, âm thanh, ánh sáng, PG, rủi ro về thời tiết… lại tốn kém và không hẳn rẻ hơn so với dịch vụ bên ngoài.
Để đảm bảo phương án tối ưu cho mỗi sự kiện, công ty cần cân nhắc việc kết hợp cả 2 phương án:
Đối với các sự kiện nhỏ, có thể tự huy động lực lượng từ các phòng ban, bộ phận
chuyên tổ chức sự kiện của cơng ty cùng thực hiện.
Ví dụ: Ngày kỉ niệm 13 thành lập cơng ty (7/11/2003 – 7/11/2016), VASS tự huy động đội ngũ nhân sự phòng quan hệ cơng chúng thực hiện chương trình như: mời phóng viên và báo chí, chuẩn bị hoa, sân khấu, âm thanh, ánh sáng, chụp ảnh… Tính tốn ngân sách và cơng việc cụ thể cho từng sự kiện.
Nhưng đối với các sự kiện quan trọng, quy mơ lớn thì hợp tác với công ty tổ chức
sự kiện bên ngoài sẽ mang lại hiệu quả tối ưu hơn cho doanh nghiệp như:
- Các công ty tổ chức sự kiện bao gồm nhiều dịch vụ, đảm bảo cho doanh nghiệp không phải kiêm nhiều việc, hoạch định trọn gói thậm chí có các phương án dự phịng khi có sự cố (trang thiết bị, thời tiết…)
- Phối hợp tốt, gắn bó lâu dài với cơng ty tổ chức sự kiện giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí nhất định.
- Khi hợp tác lâu dài, doanh nghiệp nhận được những tư vấn mang tính
định hướng và sáng tạo về xu hướng thị trường cũng như hình ảnh doanh nghiệp, thốt khỏi những áp đặt lối mịn.
- Giúp doanh nghiệp ứng phó linh hoạt hơn cho từng sự kiện, tạo cơ hội cho đội ngũ nhân sự học hỏi kinh nghiệm từ các tổ chức sự kiện, áp dụng cho doanh nghiệp của chính mình.