một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động quan hệ công chúng của công ty cổ phần bảo hiểm viễn đông (vass)​

B GIÁO D C VÀ ÀO T O TR NG I H C CÔNG NGH TP HCM KHịA LU N T T NGHI P M TS GI I PHỄP NH M HỒN THI N HO T NG QUAN H CƠNG CHÚNG C A CÔNG TY C PH N B O HI M VI N ÔNG (VASS) Ngành: Qu n Tr Kinh Doanh Chuyên ngành: Qu n Tr Marketing Gi ng viên h ng d n : TS.Tr ng Quang D ng Sinh viên th c hi n: Ngô H i My MSSV: 1311140141 L p: 13DQM02 TP H Chí Minh, 2017 ii L I CAM OAN Tôi xin cam đoan đ tài khóa lu n t t nghi p c a riêng Nh ng k t qu nghiên c u s li u khóa lu n đ B o hi m Vi n ông đ c th c hi n t i Công ty C ph n c s d ng trung th c, không chép b t k ngu n khác ch a công b n i dung b t k đâu Tơi hồn tồn ch u trách nhi m tr c nhà tr ng v s cam đoan TP.HCM, ngày 15 tháng 07 n m 2017 Sinh viên ký tên Ngô H i My iii L IC M N Qua n m h c t p rèn luy n t i tr đ ng i h c Công Ngh TP.HCM, c s ch b o gi ng d y nhi t tình c a quý Th y Cô, đ c bi t quý Th y Cô khoa Qu n Tr Kinh Doanh truy n đ t cho em nh ng ki n th c v lý thuy t th c hành su t th i gian h c Công ty C ph n B o hi m Vi n th c h c đ tr ng Và có c h i đ c th c t p t i ông (VASS) em có th áp d ng nh ng ki n c vào th c t , đ ng th i h c h i đ c nhi u kinh nghi m th c t t i công ty đ em hồn thành khóa lu n t t nghi p c a Em xin g i l i cám n chân thành đ n quý Th y Cô tr ng i h c Công Ngh TP.HCM, truy n đ t nh ng ki n th c b ích su t th i gian qua bi t, th y Tr ng Quang D ng t n tình h c ng d n em hồn thành t t khóa lu n t t nghi p L i c m n ti p theo em mu n g i đ n cô Tr n V Anh Thi – Giám đ c phịng Quan h cơng chúng dành cho em r t nhi u l i khun b ích cơng vi c c ng nh cu c s ng Xin chân thành c m n Ban lãnh đ o c a Công ty C ph n B o hi m Vi n ơng nói chung anh ch nhân viên phòng Quan h cơng chúng nói riêng t o u ki n đ em đ hồ nh p v i mơi tr c h c h i, đ c ti p xúc th c t ng làm vi c t i cơng ty Do ki n th c cịn h n h p nên không tránh kh i nh ng thi u sót cách hi u, l i trình bày Em r t mong nh n đ c s đóng góp ý ki n c a quý Th y Cô Ban lãnh đ o, anh ch cơng ty đ khóa lu n t t nghi p đ t đ c k t qu t t h n TP.HCM, tháng n m 2017 Sinh viên: Ngô H i My iv C NG HÒA Xĩ H I CH NGH A VI T NAM c l p ậ T ậ H nh phúc - NH N XÉT TH C T P H tên sinh viên : Ngô H i My MSSV : 1311140141 Khoá : 2013-2017 Gi ng viên h ng d n v M CL C L IM U CH NG 1: C S LÝ LU N V HO T NG QUAN H CÔNG CHÚNG C A DOANH NGHI P 1.1 T ng quan v quan h công chúng (PR) 1.1.1 nh ngh a v công chúng 1.1.2 Khái ni m v quan h công chúng (Public relations- PR) .3 1.1.3 c m c a quan h công chúng 1.1.4 Vai trò ch c n ng c a quan h công chúng doanh nghi p 1.2 Các ho t đ ng quan h công chúng doanh nghi p 1.2.1 Các ho t đ ng c ng đ ng .7 1.2.2 Các ho t đ ng n i b 1.2.3 Tài tr .8 1.2.4 T ch c s ki n .9 1.2.5 X lý kh ng ho ng 1.2.6 Quan h v i truy n thông, báo chí .10 Tóm t t ch ng 11 CH NG 2: TH C TR NG HO T NG QUAN H CÔNG CHÚNG C A CÔNG TY C PH N B O HI M VI N ÔNG (VASS) .12 2.1 Gi i thi u v công ty 12 2.1.1 Quá trình hình thành phát tri n .12 2.1.2 T m nhìn, s m nh l nh v c ho t đ ng 13 2.1.3 C c u t ch c 14 2.1.4 Thành t u đ t đ 2.1.5 Tình hình ho t đ ng kinh doanh n m 2014 - 2016 .16 c .15 2.2 Th c tr ng ho t đ ng quan h công chúng t i Công ty C ph n B o hi m Vi n ông (VASS) 17 2.2.1 Ho t đ ng c ng đ ng 17 2.2.2 Ho t đ ng n i b 24 2.2.3 Ho t đ ng tài tr 28 2.2.4 T ch c s ki n .30 2.2.5 X lý kh ng ho ng 31 2.2.6 T o m i quan h v i truy n thơng báo chí 32 vi ánh giá chung 33 2.3 2.3.1 Nh ng thành tích đ t đ 2.3.2 Nh ng m t h n ch 36 Tóm t t ch c 33 ng 37 CH NG 3: M T S GI I PHÁP NH M HOÀN THI N HO T NG QUAN H CÔNG CHÚNG C A CÔNG TY C PH N B O HI M VI N ÔNG (VASS) 38 3.1 nh h ng phát tri n c a Công ty C ph n B o hi m Vi n ông (VASS) .38 3.2 M t s gi i pháp nh m hoàn thi n ho t đ ng PR c a Công ty C ph n B o hi m Vi n ông 39 3.2.1 i v i ho t đ ng c ng đ ng .39 3.2.2 i v i ho t đ ng n i b 39 3.2.3 i v i ho t đ ng tài tr 41 3.2.4 i v i t ch c s ki n 42 3.2.5 i v i x lý kh ng ho ng 43 3.2.6 i v i quan h truy n thơng báo chí 44 3.3 M t s ki n ngh khác 45 K T LU N 46 TÀI LI U THAM KH O 47 vii DANH M C CÁC KÍ HI U, CH VI T T T -BTC: Ban T Ch c BV: B nh vi n CLB: Câu l c b CP: C ph n H KD: Ho t đ ng kinh doanh H QT: H i ng Qu n Tr LSDD: Lãnh S Danh D LSQ: Lãnh S Quán MDEC: The Mekong Delta Economic Cooperation - Di n đàn H p tác Kinh t đ ng b ng sông C u Long NVH: Nhà v n hóa PR: Public relations - Quan h cơng chúng PTG : Phó T ng Giám c QHCC: Quan h cơng chúng TP.HCM: Thành Ph H Chí Minh TT: Trung tâm UBND: U Ban Nhân Dân VASS: Tên vi t t t c a Công ty C ph n B o hi m Vi n ông VN : Vi t Nam đ ng VNR500: B ng x p h ng 500 Doanh nghi p l n nh t Vi t Nam theo mơ hình c a Fortune 500 YDA: Câu l c b Tu i tr Th ng Long viii DANH SỄCH CỄC B NG S D NG B ng 2.1: K t qu ho t đ ng kinh doanh b o hi m c a VASS n m 2014, 2015, 2016 16 B ng 2.2: Các ch ng trình c ng đ ng h ng v tr em, nh ng ng i có hồn c nh khó kh n mà VASS th c hi n 18 B ng 2.3: B ng phân chia nhóm tình nguy n viên th c hi n ch ng trình “Ngày ch nh t xanh” 21 B ng 2.4: VASS t ch c th c hi n Ch ng trình “Nhà s ch đón t t” n m liên ti p 2015, 2016, 2017 .22 B ng 2.5: Các khóa đào t o hu n luy n cho toàn th đ i ng , cán b nhân viên VASS 26 B ng 2.6: B ng báo cáo t n su t truy n thông c a VASS đ n v thành viên, đ i tác n m 2016 .35 ix DANH SỄCH CỄC BI U , TH , S , HỊNH NH S đ 2.1: S đ c c u t ch c c a Công ty CP B o hi m Vi n ông 15 Bi u đ 2.1: Bi u đ th hi n doanh thu, chi phí, l i nhu n H KD b o hi m c a VASS n m 2014, 2015, 2016 16 Bi u đ 2.2: Bi u đ th hi n t n su t xu t hi n kênh truy n thông 2014 2016 34 Hình 2.1: Bà Th Minh c – Ch t ch H QT B o hi m Vi n ông trao t n tay quà cho b nh nhi gia đình c a em 19 Hình 2.2: B o hi m Vi n ông th m t ng quà cho Trung tâm nhân đ o Huy n Trang 20 ng trình thu hút đơng đ o sinh viên t tr Hình 2.3: Ch Hình 2.4: ơng đ o sinh viên háo h c tham gia ch ng i h c .21 ng trình “Nhà s ch đón t t” .22 ng trình thu hút đơng đ o sinh viên n Hình 2.5: Ch c n c tham gia .23 Hình 2.6: Các nhà tài tr trao quà sách cho em thi u nhi t i TT B o tr xã h i tr em thi t thòi 24 Hình 2.7: Ơng già Noel t ng quà cho cán b nhân viên VASS tr c th m Giáng sinh 25 Hình 2.8: Ơng Tr n Qu c M nh – PTG phòng đào t o tr c ti p gi ng d y khóa “train the trainer” .26 Hình 2.9: Giám đ c Nghi p v Cơng ty môi gi i b o hi m MARSH trao đ i k n ng th c hi n H p đ ng b o hi m 27 Hình 2.10: Bà Th Minh c - Ch t ch H QT Bà toàn th cán b , nhân viên c a VASS h Th Kim Liên ng ng phong trào m c áo dài n i công s .27 Hình 2.11: B o hi m Vi n ông trao tài tr b o hi m t ng tr ng cho BTC Gi i Vô đ ch bóng bàn Tồn qu c báo Nhân Dân l n th 34, l n th 35 29 Hình 2.12: i di n Cơng ty B o hi m Vi n ông h tr m t ph n chi phí cho gia đình n n nhân 30 Hình 2.13: Các c quan truy n thơng, báo chí liên k t VASS 33 L IM U LỦ ch n đ tƠi Trong b i c nh n n kinh t Vi t Nam h i nh p sâu r ng vào n n kinh t th gi i, sách thu hút đ u t n c vào Vi t Nam n c nh tranh ngày tr nên gay g t Do đó, đ thu hút đ c s ý đ i v i nhu c u ngày khó địi h i cao c a khách hàng bên c nh ch t l ng s n ph m, d ch v t t doanh nghi p ph i bi t truy n t i, cung c p thông tin xác hi u qu , t o d ng ni m tin đ i v i khách hàng M t nh ng công c h u hi u nh t mà doanh nghi p có th áp d ng quan h cơng chúng (Public relations - PR) Quan h công chúng du nh p vào Vi t Nam t nh ng n m 90 c a th k XX đ c r t nhi u doanh nghi p a chu ng b i s m i m , sáng t o, ti t ki m chi phí mang l i thu nh p cao Không ngo i l , Công ty C ph n B o hi m Vi n ông (VASS) m t nh ng doanh nghi p áp d ng công c cho chi n l c phát tri n kinh doanh c a Trong trình th c t p, em có c h i quan sát hi u rõ h n v ho t đ ng quan h công chúng mà VASS th c hi n Thông qua ho t đ ng quan h cơng chúng tích c c, hi u qu phù h p nh t VASS g t hái đ c nh ng thành công nh t đ nh Vì v y em quy t đ nh sâu vào tìm hi u v “M t s gi i pháp nh m hoàn thi n ho t đ ng quan h công chúng c a Công ty C ph n B o ông (VASS)” làm đ tài cho khóa lu n c a t đ a hi m Vi n m t s gi i pháp nh m hoàn thi n ho t đ ng quan h công chúng c a công ty phát tri n h n n a V i ki n th c c ng nh kinh nghi m cịn h n ch nên khơng th tránh nh ng thi u sót, em r t mong nh n đ c s đóng góp ý ki n c a quý Th y Cô, anh ch công ty Em xin chân thành c m n M c tiêu nghiên c u Nh n th c đ chi n l c t m quan tr ng c a ho t đ ng quan h công chúng (PR) c kinh doanh c a cơng ty Phân tích đánh giá th c tr ng ho t đ ng quan h cơng chúng t đ m t s gi i pháp ki n ngh nh m góp ph n nâng cao hi u qu ho t đ ng c a Công ty C ph n B o hi m Vi n (VASS) it ng ph m vi nghiên c u c a đ tài ông 33 Hình 2.13: Các c quan truy n thông, báo chí liên k t VASS Nh n xét: Thi t l p m i quan h v i truy n thơng báo chí giúp VASS kh ng đ nh đ c v th c a c ng nh t o d ng ni m tin v th ng hi u tâm trí khách hàng m c tiêu Ngồi ra, cịn giúp VASS t ng kh n ng nh n bi t t n su t xu t hi n ph ng ti n thông tin đ i chúng Không ch d ng l i đó, VASS c n ch đ ng h n vi c cung c p thơng tin xác, trung th c th ng xuyên đ c ng c m i quan h dài lâu v i gi i truy n thơng, báo chí 2.3 ánh giá chung 2.3.1 Nh ng thành tích đ t đ  PR lƠm t ng m c đ nh n di n v th c ng hi u K t VASS khốc lên m t di n m o m i vào đ u tháng 10/2014 (thay đ i logo, màu s c, slogan) cho đ n VASS v n không ng ng t p trung đ y m nh chi n d ch PR đ qu ng bá th ng hi u, t ng m c đ nh n bi t ti p c n c a khách hàng công chúng, ph i h p v i nh ng ho t đ ng quan h công chúng, truy n thông, đ y m nh m t đ báo đ ph c đ ng t i ng ti n truy n thơng đ i chúng Chính v y, t n su t xu t hi n truy n thông c a VASS ngày t ng lên đáng k qua n m t n m 2014 đ n 2016 c th nh sau: 34 147 160 139 140 120 ài 100 68 80 Báo in Online 60 40 27 26 18 18 10 20 N m 2014 N m 2015 N m 2016 Bi u đ 2.2: Bi u đ th hi n t n su t xu t hi n kênh truy n thông 2014 2016 Qua bi u đ th hi n t n su t truy n thông n m 2014, 2015 2016 ta có th th y rõ r ng sau thay đ i nh n di n th báo đài c a VASS t ng lên v i t ng l ng hi u, t n su t xu t hi n ng báo đài n m 2014 đ t 104 g m 18 đài, 18 báo in 68 báo online Ti p t c n m 2015, t ng s l ng báo đài đ a tin v nh ng ho t đ ng PR c a VASS đ t s 200 (27 đài, 26 báo in 147 báo online), cao h n g p đôi so v i s l ng truy n thông c a n m 2014 Tuy t n su t truy n thơng c a VASS n m 2016 có gi m so v i 2015 nh ng VASS th c hi n truy n thông cho đ n v thành viên đ i tác: MDED H u Giang, Di n đàn doanh nghi p nhân ngày Doanh nhân 13/10 nh m t ng đ bao ph truy n thông c a VASS thi t l p m i quan h v i đ i tác Th ng hi u LSQ Nam Phi CBA M AquaOne Sông u ng Greenity H u Giang Green VN Fund AAA Plus Animus Toàn M 14 Ơi 33 2 0 0 Báo in 19 1 Báo online 118 55 99 34 22 16 21 T ng c ng 170 57 105 36 24 17 22 439 35 B ng 2.6: B ng báo cáo t n su t truy n thông c a VASS đ n v thành viên, đ i tác n m 2016 Thông qua s bi t nói đ a đ ph n ch ng minh c hi u qu to l n mà ho t đ ng PR mang l i cho VASS nói riêng doanh nghi p kinh doanh ngành b o hi m nói chung Các ho t đ ng PR góp ph n v c d y m nh m th ng hi u c aVASS b ng nh ng vi c làm thi t th c mang l i hi u qu cao  PR giúp ph c h i th ng hi u, xây d ng ni m tin c a công chúng B ng nh ng hành đ ng th hi n trách nhi m đ i v i xã h i c ng đ ng, đ o đ c kinh doanh nh : nhanh chóng b i th ng cho tr g p r i ro v sinh m ng, t ch c th m nom h tr , b i th khách hàng b tai n n, ch n b n b khuy t t t tr c đ ng h p khách hàng ng cho thân nhân c a ng dây nóng t o u ki n cho h ki m thêm thu nh p… VASS ph c h i thành cơng xây d ng lịng tin c a khách hàng đ i v i th l ng c a th ng hi u, ngày kh ng đ nh uy tín, nâng cao ch t ng hi u, phát tri n h n n a b ng nh ng n l c không ng ng ngh c a toàn b đ i ng cán b nhân viên su t n m sau tái c u trúc  PR giúp n đ nh, đoƠn k t b máy nhân s thông qua ho t đ ng n i b Tr c tái c c u, VASS g n nh m t “bãi chi n tr l nh v c gây th t l n v tài d n đ n trì tr b i th b o hi m gây t n th ng n ng n v th ng”: đ u t sai ng cho ng ng hi u Vi c th c hi n ch iđ c ng trình team - building, t ch c cu c thi gi a phòng ban ho c chi nhánh toàn qu c, đào t o v n hố doanh nghi p, t ch c khóa đào t o m i di n gi n i ti ng chia s ki n th c, kinh nghi m cho nhân viên… ph n nâng cao tinh th n đoàn k t thay đ i nh n th c nhân viên, xây d ng ni m tin, đ nh h r ng VASS ng rõ đâu, VASS ph i làm gì, nhi m v c a t ng cá nhân, t ng b ph n đ ph i h p v nâng lên t m cao m i t  PR giúp ti t ki m chi phí ng lai t qua khó kh n đ a VASS phát tri n 36 Khơng nh lo i hình qu ng cáo khác PR thu hút đ c truy n thơng cơng chúng v i chi phí th p h n nhi u l n Nh n th c đ c u đó, VASS ch tr ng hi u m t s v n ng đ y m nh PR đ giúp ti t ki m chi phí qu ng bá th đ v tài mà công ty c g ng ph c h i sau kh ng ho ng tr c c bi t h n, VASS s d ng chi n thu t PR theo ki u du kích t s n xu t s n ph m nh thông cáo báo chí, s ki n, ch ng trình… v a gi m chi phí v a đ t đ c hi u qu truy n thơng nh mong mu n PR thay cho qu ng cáo m t đ đ n giúp VASS ti t ki m t i đa chi phí qu ng bá th đ ng ng hi u mà v n thu hút c s ý c a gi i truy n thông đ ng th i d dàng đ a nh ng thông p mà VASS mu n g i g m đ n khách hàng 2.3.2 Nh ng m t h n ch Trong nh ng n m v a qua, không th ph nh n s c g ng n l c ph n đ u c a toàn b đ i ng nhân viên VASS, bi n VASS t m t “bãi chi n tr v t qua nh ng khó kh n v có nh ng b ng” n lên h ng toàn ngành n m 2016 Tuy r ng VASS c chuy n bi n tích c c qua t ng n m, nh ng song song v n có nh ng h n ch cịn t n t i - VASS có nhi u ho t đ ng xã h i nh ng dàn tr i đ n gi n, ch a th t s n i b t đ i v i truy n thông đ i chúng, ch d ng l i m t ph m vi nh t đ nh, ng n h n nên nhanh chóng b lãng quên có ph n m nh t h n ho t đ ng c a doanh nghi p b o hi m khác - ph th ng hi u m c đ nh n di n th ng hi u nhi u h n ch T phát tri n m t b ph n chuyên trách t ch c s ki n, nh ng đ i v i r i ro trình t ch c có th nh h ng đ n hình nh c a cơng ty có th t n nh ng chi phí phát sinh ngồi ý mu n - Ch a thi t l p m t h th ng qu n lý, ki m soát x lý kh ng ho ng - Ch a có phịng Marketing đ ho ch đ nh nh ng chi n l dài cho ho t đ ng qu ng bá th c rõ ràng lâu ng hi u nói chung ho t đ ng quan h cơng chúng nói riêng - Ch a đ u t đ n cho phòng PR, đ i ng nhân s ngân sách nhi u h n ch kh i l cao ng công vi c nhi u đòi h i n ng su t 37 i v i ho t đ ng n i b : -  Ch a t ch c th ng xuyên ch ng trình team - building đ g n k t nhân viên phòng ban, đ n v , chi nhánh v i  Nhân viên ch y u liên l c, làm vi c v i qua gmail ho c facebook, ch a có m t trang b n tin n i b th c c a riêng VASS đ chia s ki n th c trao đ i k ho ch làm vi c Tóm t t ch ng Thông qua ho t đ ng mà VASS th c hi n su t th i gian qua, có th th y r ng ho t đ ng quan h cơng chúng gi i pháp h u hi u nh t giúp doanh nghi p kh ng đ nh v th c a th tr th ng Sau tái c u trúc, VASS ng xuyên t ch c th c hi n ho t đ ng PR c ng đ ng, PR n i b , quan h v i truy n thơng, báo chí th c hi n ch ng trình tài tr … giúp doanh nghi p t ng m c đ nh n di n, ti t ki m chi phí, n đ nh b máy nhân s Do đó, c n ph i trì đ y m nh ho t đ ng quan h công chúng t t h n, hi u qu h n, m t l n n a kh ng đ nh uy tín c a doanh nghi p đ i v i công chúng khách hàng m c tiêu c a VASS 38 CH NG 3: M T S QUAN H GI I PHÁP NH M HỒN THI N HO T CƠNG CHÚNG C A CÔNG TY C NG PH N B O HI M VI N ÔNG (VASS) 3.1 nh h ng phát tri n c a Công ty C ph n B o hi m Vi n ông (VASS) Theo đ nh h ng phát tri n c a công ty n m 2017, công ty đ k ho ch doanh thu phí b o hi m g c khơng t ng so v i n m tr c 2000 t t tr ng tâm ti p t c c g ng th c hi n l trình tái c u trúc n m nh ngh quy t ih i đ ng c đông n m 2012 đ C g ng n m 2017 phát tri n doanh thu, t ng l i nhu n mang l i hi u qu đ t đ c nh ng đ nh h nh sau:  T ng c l ng ng đ t ra, công ty đ a gi i pháp th c hi n ng n d ng nhân s kinh doanh, t ng c ng s l ng ch t  Tri n khai h th ng kinh doanh n t nh là: B o hi m tr c n, online… đ theo k p xu h ng c a xã h i, s phát tri n th tr ng  Nâng cao d ch v khách hàng  T ng c ng m i quan h v i c quan ngành đ có nh ng khách hàng l n, mang l i doanh thu l n, h p đ ng l n  T ng t l tái t c h p đ ng lên đ t s k ho ch đ t 55%  Ti p t c chu n hóa cơng tác qu n lý, h th ng ph n m m  Ti p t c hoàn thi n phát tri n s n ph m, quy n l i mang l i hi u qu , nói khơng v i vi c ch y doanh thu c nh tranh phi k thu t  Nâng cao ch t l ng nhân s thông qua sách n d ng đào t o đãi ng , công ty đ a nh ng sách n d ng cho n m 2017, n d ng nhân s ch t l ng mang l i hi u qu , doanh thu cho công ty  T ng c ng vi c giám sát, th c thi tính tuân th t i cơng ty, t ng c ng tính tn th v ho t đ ng v kinh doanh, phí b o hi m, t l chuy n ti n  T ng c ng cơng tác phịng ch ng tr c l i b o hi m, gi m thi u tr c l i t khách hàng, đ i lý  Th c hành ti t ki m 39  Khen th ng cho chi nhánh ho c đ n v kinh doanh, cá nhân kinh doanh hi u qu c n m 3.2 M t s gi i pháp nh m hoàn thi n ho t đ ng PR c a Công ty C ph n B o hi m Vi n ông i v i ho t đ ng c ng đ ng 3.2.1 Có th nói VASS đ u ho t đ ng thi n nguy n, nhân đ o kh p m i n i T qu c b ng nh ng vi c làm thi t th c c th nh t Th c hi n ho t đ ng t thi n nh : “Nhà s ch đón t t”, t ng quà cho Trung tâm nhân đ o Huy n Trang, h ng ng “Ngày môi tr ng th gi i” t ng quà, sách cho em khuy t t t… Tuy nhiên nh ng ho t đ ng t thi n đa ph n chi nhánh, v n phòng c a t ng t nh, đ a ph ng mang tính ch t t phát ng n h n ch ch a kêu g i r ng kh p chi nhánh tồn qu c Do đó, VASS c n đ y m nh quy mô ho t đ ng thi n nguy n, xây d ng chi n l c dài h n, ngày l l n ho t đ ng mang tính toàn c u nh : - Huy đ ng, kêu g i tồn b chi nhánh, v n phịng toàn qu c th c hi n ho t đ ng thi n nguy n, s ki n, t o nên ti ng vang tuyên truy n thông p m t cách hi u qu nh t Ví d : Ch đón t t” t ch c vào tháng h ng n m, tr s ng trình “Nhà s ch c a VASS t i TP.HCM kêu g i chi nhánh th c hi n (Chi nhánh Hà N i, N ng, Qu ng Ngãi, Phú Yên…) chung tay giúp đ ng hồn c nh khó kh n đ - Th c hi n ch i nghèo có c đón t t ng trình mang tính dài h n, trì liên ti p qua n m ví d nh : v a qua VASS h ng ng “Ngày môi tr ng th gi i” 5/6/2017 Ti p t c n m 2018, 2019… VASS đ nh k kêu g i c ng đ ng, nâng cao nh n th c m i ng tr 3.2.2 i v mơi tr ng, gi gìn v sinh, b o v mơi ng s ng c a nhân lồi i v i ho t đ ng n i b  Thi t l p trang tin n i b Trong th i gian th c t p, em nh n th y nhân viên đa ph n làm vi c, trao đ i, liên l c v i qua gmail hay facebook, ch a có m t trang b n tin n i b th ng, n i nhân viên có th c p nh t tin t c c a chi nhánh toàn qu c, 40 tình hình kinh doanh hay ho t đ ng m i c a công ty Vi c t o m t trang tin n i b đ ng th i th hi n cho c ng đ ng th y v n hoá doanh nghi p c a m t công ty nh th M i th t ho t đ ng kinh doanh đ n b máy n i b đ u rõ ràng đ c công khai giúp doanh nghi p dành đ c nhi u thi n c m s ý c a công chúng ây c ng m t cách PR hi u qu cho b n thân doanh nghi p Ví d : VASS có th t o m t trang tin n i b mang tên “WE ARE A TEAM” bao g m ph n m c: trang ch , góc nhìn, gi i trí, kinh doanh, l i s ng… g n k t nhân viên t i chi nhánh, v n phịng tồn qu c, n i mà nhân viên có th c p nh t đ c thông tin c a công ty hay chia s nh ng câu chuy n hay, nh ng bí quy t thành cơng hay th m chí m t câu chuy n hài đ th giãn sau gi làm vi c c ng th ng Bên c nh đó, h c h i đ c nh ng kinh nghi m t nh ng đ ng nghi p, m t doanh nhân thành đ t, th ng nh t v m t ý t ng m i cho s phát tri n c a cơng ty i u t o s đồn k t, g n bó s hi u bi t l n gi a thành viên T t o d ng s tin t ng tinh th n làm vi c h ng hái mang l i hi u qu h n công vi c  T ng c ng t ch c ch ng trình team - building Bên c nh đó, VASS có th t ng c ng thêm ho t đ ng nh team - building, t ch c d p h p m t, l k ni m, ngày l dành cho cán b , nhân viên tồn cơng ty… đ th t ch t tình đồn k t t ng c h i giao l u, ti p xúc, trao đ i kinh nghi m gi a nhân viên c a phịng ban, chi nhánh tồn h th ng, truy n c m h ng m r ng s hi u bi t c a t t c nhân viên t ng b ph n Khi hi u v doanh nghi p, v nh ng công vi c làm, h có c m giác nh làm ch cơng vi c Và h có th t hào v n i làm vi c, t tin gi i thi u d ch v ho c s n ph m c a công ty đ n v i nh ng ng có th tuyên truy n v n hố hay th i khác T đó, ta ng hi u cơng ty bên ngồi t nh ng nhân viên c a mà khơng m t thêm m t kho n chi phí Ví d : Vào d p hè, VASS t ch c ho t đ ng team - building t i bãi bi n (Nha Trang, V ng Tàu…) cho phòng ban v i ph nh sau:  M c tiêu ng th c OUTDOOR, th c hi n 41 - Xây d ng phát tri n tinh th n đ ng đ i, đoàn k t - Phát tri n nâng cao kh n ng ph i h p, t ng tác v i thành viên khác t p th - Hi u v n d ng n ng l c, tính cách riêng c a t ng cá nhân - T o s g n bó, g n k t c a t ng cá nhân t p th - Phát tri n k n ng làm vi c teamwork  Ho t đ ng - Các trò ch i ho t đ ng theo nhóm, th thách s t ng tác, ph i h p, lãnh đ o g n k t thành viên - Trò ch i phát tri n t nhóm - Các đ i chia s c m nh n suy ngh , rút h c sau m i trị ch i  Hình th c - T i bãi bi n, khu resort, l a tr i vào ban đêm t i công viên ho c bãi bi n - Qu n trò v i ki n th c teamwork, rút h c ý ngh a sâu s c sau m i trò ch i 3.2.3 i v i ho t đ ng tài tr  Khu ch đ i đ ph th ng hi u Nh ng ho t đ ng PR c a VASS kh i s c nhi u nh ng v n ch a khai thác t n d ng h t ch c n ng c a truy n thông th ng hi u, VASS nên t ng c khu ch đ i đ ph c a ng tham gia tài tr ch ng trình truy n hình ng th i vi c xây d ng thêm b ph n marketing giúp VASS có th t o đo n phim ch a thông p qu ng cáo đ phát kèm v i ch ng trình truy n hình mà s tài tr Nh v y, s n ph m th ng hi u VASS không ch xu t hi n gi i h n báo gi y báo online mà đ c qu ng bá r ng rãi truy n hình Ví d : VASS có th l a ch n ch nhân v n cao nh : “Vì b n x ng đáng” - ch may m n cu c s ng hay ch ng trình truy n hình mang ý ngh a ng trình giúp san s v i nh ng ng ng trình “Ngơi nhà m c” - ch i ng trình v i m c đích mang t i mái m cho nh ng m nh đ i nghèo khó Ngồi ra, VASS có 42 th ph i h p tài tr cho ch ng trình “Nh p c u ni m ao i dân, nơng thơn nghèo có nh ng c u kiên c c c a đông đ o ng c m ” góp ph n th c hi n ph c v nhu c u l i, giao l u, sinh ho t, h c t p 3.2.4 i v i t ch c s ki n Vi c VASS t phát tri n m t b ph n chuyên trách t ch c s ki n, đào t o đ i ng nhân s sáng t o, chuyên nghi p giúp ti t ki m chi phí so v i vi c thuê d ch v bên Tuy nhiên, c ng s mang l i cho cơng ty nh ng r i ro q trình t ch c hay nghiêm tr ng nh h s c M c dù ti t ki m đ ng đ n hình nh c a cơng ty g p c chi phí nhân s , nh ng chi phí phát sinh cho d ch v booking, trang thi t b v t d ng, âm thanh, ánh sáng, PG, r i ro v th i ti t… l i t n không h n r h n so v i d ch v bên đ m b o ph h p c ph  ng án t i u cho m i s ki n, công ty c n cân nh c vi c k t ng án: i v i s ki n nh , có th t huy đ ng l c l ng t phòng ban, b ph n chuyên t ch c s ki n c a công ty th c hi n Ví d : Ngày k ni m 13 thành l p công ty (7/11/2003 – 7/11/2016), VASS t huy đ ng đ i ng nhân s phòng quan h cơng chúng th c hi n ch ng trình nh : m i phóng viên báo chí, chu n b hoa, sân kh u, âm thanh, ánh sáng, ch p nh… Tính tốn ngân sách cơng vi c c th cho t ng s ki n  Nh ng đ i v i s ki n quan tr ng, quy mơ l n h p tác v i công ty t ch c s ki n bên s mang l i hi u qu t i u h n cho doanh nghi p nh : - Các công ty t ch c s ki n bao g m nhi u d ch v , đ m b o cho doanh nghi p không ph i kiêm nhi u vi c, ho ch đ nh tr n gói th m chí có ph - ng án d phịng có s c (trang thi t b , th i ti t…) Ph i h p t t, g n bó lâu dài v i cơng ty t ch c s ki n giúp doanh nghi p ti t ki m đ - c chi phí nh t đ nh Khi h p tác lâu dài, doanh nghi p nh n đ đ nh h ng sáng t o v xu h ng th tr nghi p, thoát kh i nh ng áp đ t l i mòn c nh ng t v n mang tính ng c ng nh hình nh doanh 43 - Giúp doanh nghi p ng phó linh ho t h n cho t ng s ki n, t o c h i cho đ i ng nhân s h c h i kinh nghi m t t ch c s ki n, áp d ng cho doanh nghi p c a 3.2.5 i v i x lý kh ng ho ng Trong kinh doanh t n t i nh ng r i ro mà khó có th l tr ng c, đ c bi t th i đ i công ngh thông tin lan truy n nhanh chóng khó ki m sốt Tuy VASS t ng v t qua c n kh ng ho ng giai đo n t n m 2009 đ n 2011, ca khúc ca kh i hoàn nh vào vi c th c hi n tái c c u k p th i nh ng c ng không th không công nh n nh ng t n h i c a nh h ng đ n VASS Qua nh n th y r ng tính quan tr ng vi c đ chi n l c phòng ng a k p th i s gi m thi u t i đa r i ro hi u qu cao h n gi i quy t kh ng ho ng VASS c n xây d ng h th ng qu n lý kh ng ho ng, hu n luy n đ i ng nhân s chuyên nghi p bi t nh n di n nh ng r i ro, ng n ng a kh ng ho ng x y u t vào k ho ch nghiên c u đ đ phịng ng phó v i kh ng ho ng, h th ng cơng ty ph i có s minh b ch qu n lý nh t quán, quan tâm đ n ph n h i c a d lu n Khi x y kh ng ho ng, c n đ a k ch b n x lý, th ng nh t ph th ng án tri n khai sau cân nh c quy t đ nh, thi t l p đ ng dây nóng, ng tr c gi a cơng ty thành viên, chu n b đ n v h u c n đ ph c v 24/24 có s c x y ra, chu n b kinh phí cho trình x lý kh ng ho ng i u đ c bi t kh ng ho ng x y ra, cách th c x lý truy n thông kh ng ho ng c ng m t nh ng y u t quan tr ng nh t G m nguyên t c c n th c hi n nh sau:  Thành l p đ i truy n thông kh ng ho ng Khi tình hu ng x u x y c n l p t c liên h v i ng trách quan h công chúng (PR), ng i u hành, ng i có trách nhi m pháp lí V i tr i ph ng h p b ph n không đ chuyên môn c n thuê chuyên gia truy n thơng bên ngồi đ gi i quy t v n đ công ty g p ph i  Ch đ nh ng i phát ngơn 44 Nhóm truy n thông kh ng ho ng s ch đ nh ng ho ng Ng i phát ngôn tr c kh ng i phát ngơn trung th c, đáng tin, bình t nh ng x v i công chúng, k n ng thuy t trình, bi t thuy t ph c, có ki n th c v t ch c (th quy n hành c p cao c a công ty Bà Th Minh ng ng i có c – Ch t ch H QT c a VASS)  t o ng i phát ngôn Th o lu n luy n t p cách th c x lý v n đ , cách th c tr l i câu h i, cung c p thông tin xác v cơng ty, giúp ng i phát ngôn n m rõ t tin h n t tác đ ng tích c c đ n cơng chúng – khách hàng m c tiêu  Thi t l p h th ng c p báo (h th ng ph ng ti n truy n thông)  Xác đ nh hi u rõ nhóm cơng chúng c a công ty  Xây d ng thông p ch ch t, thông tin c n thi t  Luôn s n sàng chi n đ u v i m i tình hu ng dù x u nh t 3.2.6 i v i quan h truy n thông báo chí Cu c cách m ng cơng ngh thông tin Internet vào giai đo n n a cu i th XX ngày phát tri n, thông tin ph i đ c ph bi n nhanh chóng k p th i b ng nhi u lo i hình báo chí khác Chính v y, khơng ch d ng l i vi c thi t l p m i quan h v i truy n thông, báo chí mà trì hi u qu m i quan h u c p thi t nh t đ i v i b t kì doanh nghi p Doanh nghi p c n ch đ ng cung c p thơng tin xác, th ng xuyên đ i v i gi i truy n thông Các chuyên viên PR c n ch đ ng nh c nh , làm thơng cáo báo chí đ PR v công ty, tránh vi c ch t p trung vào ng đ n m t s ki n Gi i truy n thơng c ng nh ng l p m i quan h v i h nh nh ng ng i n i ti ng hay h i bình th ng ng c n thi t i b n, th m h i v cu c s ng c ng nh công vi c, tránh vi c hi u l m, c n bình t nh kiên nh n đ i v i tình hu ng ý mu n hay tin đ n x u v doanh nghi p Và tr ng h p b t đ c d gi i quy t v n đ b ng s chân thành Vì t t c nh ng n l c vi c xây d ng trì m i quan h v i gi i truy n th ng c n thi t cho vi c x lý kh ng ho ng không l ng tr cđ c, giúp doanh nghi p v v th th ng hi u c a th tr ng t qua tình th khó kh n, kh ng đ nh 45 3.3 M t s ki n ngh khác  u t thêm cho phịng quan h cơng chúng Tuy có phịng PR riêng bi t nh ng đ i ng nhân viên ngân sách nhi u h n ch , kh i l a s m i ng i th ng cơng vi c nhi u đòi h i n ng su t cao ng quan ni m r ng công vi c PR đ n thu n ch quan h v i báo chí, giúp đ ng t i thơng tin cho công ty nên không c n tr ng nhi u vào nhân l c c ng không đ u t nhi u kinh phí d n đ n ho t đ ng PR không mang l i hi u qu cao Vì v y, VASS c n cân nh c đ u t thêm nhân s có nghi p v tác phong chuyên nghi p đ h tr phịng PR hồn t t t t cơng tác quan h cơng chúng góp ph n qu ng bá th ng hi u l n m nh h n  Xây d ng thêm b ph n Marketing chuyên nghi p Các ho t đ ng PR mà VASS làm th t s g t hái đ cơng l i ích to l n xây d ng th c nh ng thành ng hi u qu ng bá hình nh đ n khách hàng Tuy nhiên nh ng ho t đ ng PR v n cịn mang tính ch t t phát, d a theo k ho ch ng n h n ho c d a vào nh ng ngày l n m đ t ch c s ki n, ho t đ ng t thi n, xã h i… ch a có m t chi n l qu ng bá c th ng hi u l n s n ph m Nguyên nhân VASS ch a có b ph n Marketing đ ho ch đ nh chi n l hi u ng c dài h n v i k ho ch rõ ràng đ c c th , d n đ i, ch nh m đ t đ ng cho PR qu ng bá th ng c hi u qu t t nh t Vì v y, em ngh r ng VASS nên xây d ng thêm b ph n marketing chuyên nghi p đ ph i h p phòng PR v ch nh ng k ho ch lâu dài chi ti t h n B ph n Marketing giúp nghiên c u th tr hàng, đ nh v đ ng tìm hi u th hi u khách c nhóm khách hàng m c tiêu nh ng mong mu n c a h Nh v y, PR có th ch n l c, thi t k ch ng trình, s ki n h ng t i công chúng m c tiêu v i thông p rõ ràng d hi u Bên c nh đó, b ph n marketing s giúp phát tri n u th c a nh ng công c marketing online nh website, m ng xã h i, email marketing, di n đàn… đ t ng đ ph th ng hi u VASS r ng rãi h n 46 K T LU N Sau th c hi n đ tài nghiên c u “M t s gi i pháp nh m hoàn thi n ho t đ ng quan h công chúng c a Công ty C ph n B o hi m Vi n (VASS)”, có th nh n th y đ ông c t m quan tr ng c a ho t đ ng quan h công chúng đ i v i VASS vi c t o d ng th ng hi u c ng c ni m tin c a công chúng – khách hàng m c tiêu Tuy v n m t s h n ch t n t i nh ng nh ng thành t u mà ho t đ ng quan h công chúng đem l i không th ch i cãi, thông qua ho t đ ng PR tích c c, hi u qu phù h p nh t giúp VASS t ng tr ng doanh thu v t tr i, t n su t truy n thông t ng, m c đ nh n bi t v th hi u ngày phát tri n Thơng qua v i nh ng ki n th c thu đ ng c t trình h c t p v i nh ng kinh nghi m th c ti n, em xin nêu m t s ki n ngh nh m hoàn thi n ho t đ ng quan h công chúng c a VASS Nh ng đ xu t có th ch a phù h p v i tình hình th c t c a công ty v n ki n th c c a b n thân nhi u h n ch thi u kinh nghi m vi c gi i quy t v n đ Tuy nhiên, em hy v ng s ph n giúp công ty nh n nh ng v n đ cịn t n t i đ t có nh ng ph ng án c i thi n k p th i Trong su t th i gian th c t p t i phịng quan h cơng chúng c a Công ty C ph n B o hi m Vi n ông, m t môi tr ng n ng đ ng đ y sáng t o Em có r t nhi u c h i m r ng thêm ki n th c, rút cho nh ng h c kinh nghi m q giá thơng qua nh ng đ th i nh n bi t đ c làm, đ c h c h i, đ c quan sát, đ ng c m m nh m y u c a T đ nh h ng lên k ho ch tham gia khóa h c liên quan đ n l nh v c mà theo đu i đ hoàn thi n b n thân t t h n 47 TÀI LI U THAM KH O inh Th Thúy H ng (2007), PR ậ Ki n th c c b n vƠ đ o đ c ngh nghi p, Nhà xu t b n (NXB) Lao đ ng – Xã h i, Hà N i inh Th Thúy H ng (2014), PR Lý lu n & ng d ng, Nhà xu t b n (NXB) Lao đ ng – Xã h i, Hà N i L u V n Nghiêm (2009), Qu n tr Quan h công chúng, Nhà xu t b n i H c Kinh T Qu c Dân, Hà N i Nhi u so n gi (2015), Giáo trình Quan h công chúng, B giáo d c đào t o i h c Công Ngh TP.HCM, L u hành n i b Tham kh o n t :  Nguy n Tr ng Th , “Vai trò c a PR”, trang web: http://inet.edu.vn/tin- tuc/2123/vai-tro-cua-pr.html, 02/11/2013  “Gi i pháp PR cho doanh nghi p v a nh ”, trang web: http://vietpr.net/giai-phap-pr-cho-doanh-nghiep-vua-va-nho/  “PR v i toán x lý kh ng ho ng”, trang web: http://vneconomy.vn/doanh-nhan/pr-voi-bai-toan-xu-ly-khung-hoang20080816025241213.htm, 16/8/2008 Website c a Công ty C ph n B o hi m Vi n ông (VASS) http://vass.com.vn/vi/ K t qu ho t đ ng kinh doanh c a Công ty C ph n B o hi m Vi n ông (VASS) n m 2014 (L u hành n i b ) K t qu ho t đ ng kinh doanh c a Công ty C ph n B o hi m Vi n ông (VASS) n m 2015 (L u hành n i b ) K t qu ho t đ ng kinh doanh c a Công ty C ph n B o hi m Vi n ông (VASS) n m 2016 (L u hành n i b ) 10 T n su t xu t hi n kênh truy n thông qua n m 2014, 2015, 2016 c a VASS (L u hành n i b ) ... LÝ LU N V HO T NG QUAN H CÔNG CHÚNG C A DOANH NGHI P 1.1 T ng quan v quan h công chúng (PR) 1.1.1 nh ngh a v công chúng 1.1.2 Khái ni m v quan h công chúng (Public relations-... gi i pháp nh m hoàn thi n ho t đ ng quan h công chúng c a Công ty C ph n B o ông (VASS)” làm đ tài cho khóa lu n c a t đ a hi m Vi n m t s gi i pháp nh m hoàn thi n ho t đ ng quan h công chúng. .. ng 2: Th c tr ng ho t đ ng quan h công chúng c a Công ty C ph n B o Hi m Vi n ông (VASS) Ch ng 3: M t s gi i pháp nh m hoàn thi n ho t đ ng quan h công chúng c a Công ty C ph n B o Hi m Vi n ông