PHÂN TÍCH VAI TRÒ VÀ CÁCH SỬ DỤNG CỦA MỘT SỐ CHỨNG TỪ THƯƠNG MẠI TRONG THANH TOÁN QUỐC TẾ
Hợp đồng thương mại (Contract)
Hợp đồng thương mại: là bản cam kết giữa hai bên mua bán về việc thực hiện những điều khoản mà hai bên đã bàn bạc thống nhất đưa ra Các điều khoản cam kết bao gồm: Mô tả chung về hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng giá trị hàng hóa; chất lượng hàng hóa; thỏa thuận về giao hàng và thanh toán; mô tả bộ chứng từ hàng hóa bên bán phải gửi cho bên mua; quy định giải quyết tranh chấp (nếu có) và điều khoản chung cho cả hai bên
Cách sử dụng trong thanh toán quốc tế:
Hợp đồng thương mại là chứng từ quan trọng trong phương thức chuyển tiền Hợp đồng thương mại cùng hoá đơn thương mại, tờ khai xuất nhập khẩu và vận đơn đường biển tạo thành một bộ chứng từ Trong đó:
Chuyển tiền sau khi giao hàng: nhà nhập khẩu chỉ giao tiền sau khi người xuất khẩu giao hàng và bộ chứng từ hàng hóa cho nhà nhập khẩu
Chuyển tiền trước khi giao hàng: nhà nhập khẩu lệnh chuyển tiền trước rồi nhà xuất khẩu mới giao hàng và bộ chứng t
Hóa đơn thương mại (Commercial invoice)
Hóa đơn thương mại là loại chứng từ cơ bản của công tác thanh toán và do người bán hàng phát hàng ra để yêu cầu người mua phải trả số tiền hàng đã được ghi trên hóa đơn Hóa đơn thương mại ghi rõ đặc điểm hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị của hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng (theo quy định của Incoterm), phương thức thanh toán hay chuyên chở hàng hóa
Vai trò của hoá đơn thương mại:
Trong thanh toán: chức năng chính của hóa đơn là mô tả hàng hóa, nên trong thanh toán bằng L/C mô tả hàng hóa của hóa đơn phải hoàn toàn phù hợp với mô tả hàng hóa trong L/C
Trong việc khai báo hải quan, hoá đơn nói lên giá trị của hàng hoávà là bằng chứng của sự mua bán, trên cơ sở đó, người ta tiến hành giám sát, quản lý và tính tiền thuế
Hoá đơn cung cấp những chi tiết cần thiết về hàng hoá cho việc thống kê, đối chiếu hàng hoá với hợp đồng và theo dõi thực hiện hợp đồng Trong một số trường hợp nhất định bản sao hoá đơn thương mại được dùng làm như một thông báo của kết quả giao hàng để người mua nhận hàng và trả tiền
Trong nghiệp vụ tín dụng: Hóa đơn thương mại với chữ ký chấp nhận trả tiền có thể đóng vai trò của một chứng từ đảm bảo cho việc vay mượn
Ngoài ra, hoá đơn thương mại còn được dùng để xin giấy chứng nhận xuất xứ, xuất trình cho công ty bảo hiểm để tính phí bảo hiểm, xuất trình cho cơ quan quản lý ngoại hối của nước nhập khẩu xin cấp ngoại tệ,
Cách sử dụng trong thanh toán quốc tế:
Trong phương thức thanh toán L/C, hóa đơn thương mại là bắt buộc Số bản gốc, số bản copy xuất trình phải đúng số bản L/C yêu cầu Nếu không có quy định cụ thể, phải xuất trình tối thiểu một bản gốc.
Phiếu đóng gói (Packing list)
Phiếu đóng gói hàng hóa là thành phần quan trọng trong công đoạn đóng gói Là bảng kê khai tất cả hàng hóa đựng trong kiện hàng (thùng hàng, hòm, kiện, container, ), chỉ ra vật liệu đóng gói được sử dụng và ký hiệu hàng hoá được ghi ở phía ngoài Một số còn bao gồm cả kích thước và trọng lượng của hàng hoá Phiếu đóng gói được lập khi đóng gói hàng hoá Phiếu đóng gói được đặt trong bao bì sao cho người mua có thể dễ dàng tìm thấy, cũng có khi được để trong một túi gắn ở bên ngoài bao bì
Vai trò của phiếu đóng gói:
Phiếu đóng gói tạo điều kiện cho việc kiểm hàng hoá trong mỗi kiện và thường được lập thành 03 bản: Mỗi bản có tác dụng cụ thể như sau:
Một bản để trong kiện hàng để cho người nhận hàng có thể kiểm tra hàng trong kiện khi cần Nó là chứng từ để đối chiếu hàng hoá thực tế với hàng hóa mà người bán gửi đi
Một bản được tập hợp cùng với các phiếu đóng gói khác tạo thành một bộ và được xếp vào kiện hàng thứ nhất của lô hàng nhằm tạo điều kiện thuận tiện cho việc kiểm tra hàng hóa của người nhận hàng
Một bản còn lại cũng được lập thành một bộ, kèm theo hoá đơn thương mại và các chứng từ khác lập thành bộ chứng từ xuất trình cho ngân hàng làm cơ sở thanh toán tiền hàng
Cách sử dụng trong thanh toán quốc tế:
Phiếu đóng gói cùng với các chứng từ khác tạo thành bộ chứng từ xuất trình thanh toán và là một trong các chứng từ không thể thiếu Nó chính là chứng từ thể hiện chi tiết lô hàng, là căn cứ để người mua xác nhận việc giao hàng của người bán có đúng hợp đồng hay không và là cơ sở để người bán làm bằng chứng từ đã giao hàng đúng quy định
Trong phương thức thanh toán L/C: Số bản gốc, só bản copy xuất trình phải đúng số bản L/C yêu cầu Nếu không có quy định cụ thể, phải xuất trình tối thiểu một bản gốc.
Chứng từ bảo hiểm (Insurance certificate)
Chứng từ bảo hiểm là chứng từ do tổ chức bảo hiểm (trong trường hợp mua bảo hiểm ở nước ta, đó là Công ty Bảo hiểm Việt Nam - Bảo Việt) cấp nhằm hợp thức hoá hợp đồng bảo hiểm và được dùng để điều tiết quan hệ giữa tổ chức bảo hiểm với người được bảo hiểm Trong mối quan hệ này, tổ chức bảo hiểm nhận bồi thường cho những tổn thất xảy ra và những rủi ro mà hai bên đã thoả thuận trong hợp đồng bảo hiểm và người được bảo hiểm phải nộp phí bảo hiểm
Vai trò của chứng từ bảo hiểm:
Trong phương thức thanh toán L/C: Chứng nhận bảo hiểm do công ty bảo hiểm hàng hóa phát hành khi bán bảo hiểm nhằm đảm bảo khả năng hoàn trả tiền L/C cho ngân hàng mở L/C trong trường hợp có rủi ro xảy ra
Cách sử dụng trong thanh toán quốc tế
Chứng từ bảo hiểm thường dùng phổ biến trong các phương thức L/C và nhờ thu kèm chứng từ hoặc thường được lập khi người mua có yêu cầu
Người mua bảo hiểm và người được bảo hiểm có thể khác nhau vì vậy trong trường hợp xảy ra rủi ro, người mua bảo hiểm phải ký hậu lên đơn bảo hiểm và chuyển nhượng quyền thụ hưởng cho người nhận bảo hiểm Đối với giấy chứng nhận bảo hiểm không thể chuyển nhượng, người được bảo hiểm phải nhờ người mua bảo hiểm bồi thường thay cho mình, người được bảo hiểm có đòi được bồi thường hay không phụ thuộc rất lớn vào thiện chí của người mua bảo hiểm
Nếu là chứng từ bảo hiểm lập theo L/C thì cần lưu ý một số điểm sau: Nếu bảo hiểm do người mua chịu (CFR) thì L/C ghi “insurance covered by buyer under policy No the shipper must notify ”, người bán phải kiểm tra xem nội dung cần thông báo là gì? có chấp nhận được không?
L/C quy định những điều kiện bảo hiểm là gì, ví dụ “I/P covering FPA claim payable on (cơ quan nào) in (tiền tệ nào) one original to be filed at (ngân hàng nào)
Trừ khi L/C quy định khác, số tiền bảo hiểm tối thiểu là 110% trị giá CIP hoặc 110% trị giá CIF
Thường L/C yêu cầu xuất trình 3 bản gốc chứng nhận bảo hiểm Nếu L/C không quy định thì xuất trình 2 bản chính.
Chứng từ xuất xứ (Certificate of origin)
Là chứng từ xác nhận xuất xứ, nguồn gốc hàng hóa do Nhà xuất khẩu, hoặc do Phòng Thương mại của nước xuất khẩu cấp, nếu như trong L/C có quy định Tại Việt Nam, loại chứng từ này do Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam
(VCCI) phát hành Chứng nhận xuất xứ cũng rất quan trọng, vì cùng một mặt hàng giống hệt nhau nhưng có nguồn gốc khác nhau thường có giá trị rất khác nhau
Chứng nhận xuất xứ có hai chức năng cơ bản: Tạo điều kiện cho hải quan nước nhập khẩu vận dụng chính sách thuế vào việc tính thuế; bảo đảm phẩm chất hàng hoá, đặc biệt là hàng thổ sản, đặc sản
Cách sử dụng trong thanh toán quốc tế
Thông thường giấy chứng nhận xuất xứ là cần thiết đối với bộ chứng từ xuất trình trong các phương thức thanh toán, đặc biệt là phương thức tín dụng chứng từ L/C Nếu là giấy chứng nhận xuất xứ lập theo L/C thì nên lưu ý một số điểm sau:
Nếu L/C quy định nơi xuất xứ thì giấy chứng nhận xuất xứ phải xác nhận nơi xuất xứ đó
Các dữ liệu như mô tả hàng hoá, số kiện, phải phù hợp với các chứng từ khác và quy định của L/C
Thường L/C yêu cầu xuất trình 3 bản gốc Nếu L/C không quy định thì xuất trình 2 bản chính.
Vận đơn (Bill of Lading)
Vận đơn là một văn bản pháp lý do người vận chuyển cấp cho người gửi hàng, nêu chi tiết về loại, số lượng và điểm đến của hàng hóa được chuyên chở Vận đơn cũng đóng vai trò như một biên lai gửi hàng khi người vận chuyển giao hàng tại một điểm đến xác định trước Tài liệu này phải đi kèm với các sản phẩm được vận chuyển, bất kể hình thức vận chuyển nào và phải có chữ ký của đại diện được ủy quyền từ người vận chuyển, người gửi hàng và người nhận hàng
Một tờ vận đơn sẽ có 3 vai trò:
Biên nhận hàng hóa: Mục đích chủ yếu của vận đơn chính là một biên nhận của người vận chuyển khi hàng được đưa lên tàu Tờ giấy này được dùng như bằng
13 chứng chứng minh lô hàng cho hải quan và bảo hiểm Mặt khác, vận đơn còn được làm bằng chứng thương mại giúp hoàn thành nghĩa vụ hợp đồng
Giấy chứng từ về quyền sở hữu hàng hóa: Người mua khi nhận hàng hóa từ người vận chuyển, vận đơn sẽ có chức năng tương tự với quyền sở hữu hàng hóa
Bằng chứng về hợp đồng chuyên chở: Vận tải hàng hóa từ phía người vận chuyển tới người gửi hàng dược dùng làm bằng chứng hợp đồng vận chuyển Bởi thực tế, người vận chuyển đã nhận hàng Đối với trường hợp này, vận đơn được dùng giống với hợp đồng chuyên chở
Cách sử dụng: Trong phương thức thanh toán L/C, nếu không quy định, tốt nhất là nộp đủ 3 bản gốc 3 bản copy.
Tờ khai hải quan (Custom declaration)
Tờ khai hải quan là văn bản mà chủ hàng (người xuất khẩu & người nhập khẩu) hoặc chủ phương tiện phải kê khai đầy đủ thông tin chi tiết về lô hàng khi tiến hành xuất khẩu, nhập khẩu
Vai trò của tờ khai hải quan là cung cấp đầy đủ các thông tin cơ bản liên quan đến các loại hàng hóa xuất nhập khẩu bao gồm thông tin về sản phẩm, tên hàng, mã hàng, số lượng, các loại giấy phép kèm theo cũng như các giấy tờ thông tin về mã hiệu đơn hàng, mã số thuế,
Cách sử dụng: Sau khi hàng cập cảng nhà nhập khẩu thì người nhập khẩu hàng hoá phải tiến hành làm thủ tục khai báo hải quan và các thủ tục khác để nhận hàng.
Giấy báo hàng đến (Arrival Notice)
Giấy báo hàng đến là một trong những chứng từ quan trọng để đầu nhập khẩu biết thông tin lô hàng của mình đã cập cảng như thế nào và toàn bộ thông tin chi tiết hàng hóa đã cập cảng
Giấy báo hàng đến cũng là chứng từ để người nhận hàng làm căn cứ lấy hàng
Cách sử dụng: Khi có giấy thông báo hàng tới, với lô hàng hoá vận chuyển nguyên container thì đại lý hãng tàu hoặc bên vận tải sẽ đến hãng tàu vận chuyển để làm các thủ tục cần thiết
Trong trường hợp chủ lô hàng đến lấy lệnh giao hàng trực tiếp tại Hãng tàu thì bên đại lý hoặc vận tải sẽ cấp giấy ủy quyền để chủ hàng làm các thủ tục Hải quan
Thời gian lấy được hàng hoá nhập về kho sẽ được chia thành 2 trường hợp như sau:
Trường hợp hàng hóa nguyên Container: Thời gian lấy được hàng giao động từ 6 đến 12 tiếng do quá trình nhập dữ liệu, thủ tục đổi lệnh tại cảng,…
Trường hợp hàng hoá là hàng lẻ: Thời gian hàng về kho khoảng 2 ngày do thủ tục kéo container về kh và lấy hàng từ container
Giấy thông báo hàng tới là chứng từ giúp khách hàng lấy được lệnh giao hàng D/O Khi đi lấy lệnh giao hàng thì các giấy tờ tùy thân gồm: giấy giới thiệu (nếu được uỷ quyền lấy), căn cước công dân và vận đơn hàng hóa được nhập
THỰC TRANG SỬ DỤNG CÁC CHỨNG TỪ ĐIỆN TỬ TRONG
Thực trạng
Thương mại quốc tế được thực hiện như một tổng thể các hoạt động được chứng nhận với nhiều chức năng và đặc điểm khác nhau mà các thể chế về cơ bản cách xa nhau và có hệ thống kinh tế khác nhau, có liên quan đến các giao dịch ngoại hối và cách thức kinh doanh, quy trình kinh doanh khác nhau Các chứng từ được sử dụng trong giao dịch thương mại quốc tế khác nhau tùy theo quốc gia thực hiện và theo luật thương mại quốc tế của các quốc gia này, các đặc điểm, vận chuyển và giao hàng của sản phẩm được giao thương Các tài liệu khác nhau được giới kinh doanh sử dụng với cấu trúc thay đổi Sự thay đổi được thể hiện qua các tài liệu giấy được sử dụng liên quan đến quy định và thực hiện có thể dẫn đến các vấn đề giữa các bên thương mại Các chứng từ điện tử nhằm mục đích giảm thiểu những vấn đề này gây ra bởi sự khác biệt, cũng như giảm chi phí giao dịch và rút ngắn thời gian của chúng Nó nhằm mục đích được sử dụng điện tử tất cả các tài liệu giấy được sử dụng trong thương mại nước ngoài Nó cũng mong muốn được giải quyết các vấn đề phát sinh từ sự khác biệt trong các chứng từ điện tử được sử dụng trên một hệ thống cửa sổ duy nhất (chứng từ vận tải, chứng từ lưu thông, chứng từ hợp quy, chứng từ tài chính, chứng từ bảo hiểm và hóa đơn, v.v.) Tuy nhiên, hầu hết các nghiên cứu trên thế giới đều tập trung vào việc tạo ra các thư từ điện tử của các tài liệu giấy hiện có Với khái niệm một cửa, nó nhằm mục đích đưa các tài liệu điện tử này được tạo riêng biệt và tất cả các bên liên quan đến ngoại thương lại với nhau và bằng phương tiện này để đảm bảo tính liên tục và phối hợp Các văn bản có chức năng khác nhau trong môi trường giấy sẽ được quy định trong môi trường vật lý của cơ quan phát hành và phải được gửi đến nơi sử dụng Tuy nhiên, trong thời đại kỹ thuật số ngày nay, nhu cầu thiết yếu như vậy đã không còn Vì lý do
16 này, tất cả các chức năng của tài liệu có thể được kết hợp và các bên có thể chạy các quy trình bằng cách đặt chữ ký điện tử của họ theo thứ tự công việc vào các thời điểm riêng biệt trên một tài liệu duy nhất được chỉnh sửa ở định dạng trang web
Các lợi ích của việc sử dụng chứng từ điện tử được phân loại là giảm chi phí, giảm thời gian xử lý, loại bỏ sự khác biệt trong ứng dụng, tăng khả năng sử dụng, giảm ảnh hưởng của yếu tố con người, tăng chi phí lưu trữ, ghi chép kinh tế, ngăn ngừa gian lận, loại bỏ các phương thức thanh toán phức tạp, giảm số lượng chứng từ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thu thập thông tin thương mại, tăng khối lượng thương mại, chi phí có thể đoán trước và không còn vấn đề khác biệt về ngôn ngữ Điều quan trọng nhất trong số này là loại bỏ các phương thức thanh toán phức tạp và giảm số lượng chứng từ
2.1.1 Loại bỏ các phương thức thanh toán phức tạp
Những giao dịch dựa trên giấy tờ từ các hình thức thanh toán được sử dụng trong thương mại quốc tế tương đối phức tạp Việc sử dụng các chứng từ điện tử trên nền web sẽ đơn giản hóa sự phức tạp của các phương thức thanh toán này Thậm chí, một số hình thức thanh toán sẽ hoàn toàn biến mất Phương thức thanh toán BPO - Bank Payment Obligation mới bắt đầu được sử dụng ngày nay có thể là một ví dụ về điều này BPO (Bank Payment Obligation) hay “Nghĩa vụ thanh toán ngân hàng” là một cam kết độc lập và không hủy ngang của một ngân hàng (gọi là Ngân hàng có nghĩa vụ BPO - Obligor Bank) sẽ thanh toán ngay hoặc cam kết thanh toán có kỳ hạn và thực hiện thanh toán khi đáo hạn một số tiền đã được xác định cho một ngân hàng khác (gọi là Ngân hàng tiếp nhận BPO - Recipient Bank) sau khi so khớp điện tử thành công các dữ liệu theo các quy tắc thống nhất toàn cầu về BPO của Phòng Thương mại Quốc tế (ICC) Phương thức thanh toán BPO được thiết kế để bổ sung cho các phương thức hiện có đang được sử dụng BPO giảm thiểu rủi ro và đảm bảo thanh toán Mặc dù các phương pháp thay thế
17 đã được tìm thấy cho thư tín dụng, nhưng chúng không thể đạt được đủ hiệu quả vì các phương pháp này không mang tính chất bao trùm cho tất cả các bên trong thương mại và các tài liệu cổ điển hoặc thư tín điện tử hơn nữa phải được lưu hành cho các bên Để có thể thực hiện thương mại quốc tế thông qua các chứng từ điện tử thương mại được gửi qua Internet, các phương thức thanh toán quốc tế hiện có cũng cần được đơn giản hóa và thích ứng với môi trường điện tử Không cần thiết phải chuyển nhiều thủ tục chi tiết phát sinh khó khăn từ hoạt động kinh doanh trên giấy sang trung tâm điện tử Sẽ là thích hợp khi các tiêu chuẩn đơn lẻ sẽ thay thế các tiêu chuẩn giao dịch đơn giản hơn và thậm chí nếu có thể, tất cả các phương thức thanh toán cổ điển đều được sử dụng trong môi trường điện tử
2.1.2 G iảm số lượng chứng từ Ít nhất 30 chứng từ được tạo ra để thực hiện một giao dịch thương mại quốc tế Sẽ có thể kết hợp các chức năng của tài liệu được sử dụng cùng với sự phát triển của các ứng dụng tài liệu điện tử Trong trường hợp này, người ta mong đợi rằng việc tích hợp tài liệu sẽ dần phát triển theo hướng một tài liệu duy nhất Các hiệp định quốc tế và các khoản đầu tư lớn cần được thực hiện để thiết lập một hệ thống chung mà tất cả các định chế và tổ chức thương mại quốc tế sẽ là thành viên Một số chứng chỉ điện tử có hiệu lực ở một số quốc gia
Hình 1.So sánh lợi nhuận của các quốc gia sử dụng chứng từ điện tử
Tuy nhiên, đây cũng là một thiếu sót lớn Các tài liệu hoặc chứng chỉ điện tử phải có các tiêu chuẩn có thể có giá trị ở tất cả các quốc gia Đặc biệt là những lợi ích mà các nước Viễn Đông có được khi sử dụng chứng từ điện tử có thể kể đến là giảm số lượng chứng từ, tiết kiệm thời gian và giảm chi phí cho mỗi giao dịch.
Singapore đi đầu trong lĩnh vực sử dụng tài liệu điện tử đã chứng minh rằng lợi ích quan trọng nhất của việc sử dụng tài liệu điện tử là tiết kiệm thời gian Có những hệ thống một cửa sổ, tài liệu không cần giấy tờ hoặc thử tài liệu điện tử ở một số quốc gia trên thế giới Theo các nghiên cứu được thực hiện trong số những người bắt đầu sử dụng tài liệu điện tử giữa các quốc gia, số lượng tài liệu bị thiếu là khác nhau Gruzia nằm trong số các quốc gia đi đầu trong việc giảm số lượng chứng từ Trong khi sắp xếp khoảng 15 chứng từ khác nhau, quốc gia này đã giảm số lượng tài liệu này xuống còn 11 chứng từ từ năm 2006 đến năm 2014 và 4 chứng từ cùng với sự gia tăng về điện tử Các quốc gia như Kyrgyzstan và Thái Lan cũng nằm trong số các quốc gia bắt đầu giảm số lượng chứng từ nhanh chóng cùng với việc chuyển đổi sang chứng từ điện tử Thông tin về giá trị số liên quan đến số lượng chứng từ còn thiếu của các quốc gia bắt đầu sử dụng chứng từ điện tử giữa các quốc gia được thể hiện trong Hình 1 Giảm số lượng các tài liệu cần thiết để hoàn thành một giao dịch thương mại quốc tế giúp đơn giản hóa Những lợi ích quan trọng nhất của việc đơn giản hóa là giảm thời gian và chi phí giao dịch Do đó, sự sụt giảm này có ảnh hưởng tích cực đến tăng trưởng kinh tế.
2.1.3 Khó khăn và thách thức của hội nhập trong thời kỳ CMCN 4.0
Tích hợp tất cả các chứng từ trước hết cần tích hợp tất cả các bên tham gia giao dịch thương mại quốc tế trên một nền tảng duy nhất Nhưng rất khó để thiết lập một sự liên kết quốc tế giữa các bên này vì một số lượng lớn các chủ thể từ các quốc gia khác nhau tham gia vào quá trình kinh doanh của các giao dịch thương mại quốc tế Bên cạnh đó cũng cần có sự tin cậy và quen thuộc đã được xây dựng đối với các tài liệu giấy qua nhiều năm Rất khó để loại bỏ sự phụ thuộc này vì các
19 tiêu chuẩn quốc tế về thương mại không giấy tờ vẫn chưa được xác định đầy đủ
Có sự khác biệt giữa các quy trình kinh doanh dựa trên giấy tờ và các quy trình kinh doanh được thực hiện với các tài liệu không giấy tờ.
Nguyên nhân
Thời gian và chi phí xuất nhập khẩu mà doanh nghiệp phải chịu là tương đối cao, gây những cản trở nhất định trong quá trình giao dịch thương mại
Theo kết quả khảo sát của Tổ công tác liên ngành về Chỉ số giao dịch thương mại qua biên giới năm 2020, tổng thời gian trung bình thực hiện thủ tục thương mại qua biên giới (bao gồm thời gian thực hiện các thủ tục tại cửa khẩu và thời gian chuẩn bị hồ sơ) đối với hàng xuất khẩu năm 2020 là 38,4 giờ.
Tổng chi phí trung bình thực hiện thủ tục thương mại qua biên giới đối với hàng xuất khẩu năm 2020 là 338 USD, đối với hàng nhập khẩu năm 2020 là 313,17 USD
Từ những con số biết nói này, có thể thấy các doanh nghiệp đang phải đối mặt với những chi phí và nguồn lực “khổng lồ’’ cho một lô hàng khi xuất/ nhập khẩu Xuất phát từ nguyên nhân ấy, việc giảm số lượng chứng từ, thủ tục là vô cùng cần thiết
Theo phản ánh của doanh nghiệp, một trong những nguyên nhân quan trọng giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và chi phí thực hiện các thủ tục thương mại qua biên giới đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu là việc điện tử hóa các chứng từ như: các chứng từ kiểm tra chuyên ngành được gửi qua Hệ thống Một cửa quốc gia, áp dụng C/O điện tử…
Các doanh nghiệp cho biết việc nộp chứng từ điện tử thay thế chứng từ giấy đã giúp tiết kiệm nhiều thời gian và chi phí cho việc chuẩn bị hồ sơ cũng như thực hiện thủ tục thông quan như: chi phí in ấn hồ sơ, thời gian và chi phí đi lại của nhân viên làm thủ tục
Triển khai Nghị quyết 02/NQ-CP của Chính phủ về cải thiện môi trường kinh doanh đối với chỉ số Giao dịch thương mại qua biên giới với mục tiêu đến năm 2021 tăng từ 10-15 bậc, nhiều chính sách về việc loại bỏ các chứng từ không cần thiết được đưa ra Đây cũng là một động thái tích cực, có tác động rõ rệt tới quá trình sử dụng các chứng từ điện tử trong thanh toán quốc tế của các doanh nghiệp trong nước
Gian lận và giả mạo chứng từ là một trong những nguyên nhân làm phát sinh rủi ro và tranh chấp trong thanh toán quốc tế
Khi các bên sử dụng các phương thức thanh toán như chuyển tiền, nhờ thu hay L/C thì hiện tượng giả mạo giấy tờ, có những hành vi lừa đảo là dễ thấy Đặc biệt, hiện tượng này phát sinh nhiều nhất là trong phương thức thanh toán bằng L/C xuất phát từ đặc điểm của phương thức thanh toán này Tuy nhiên, vấn đề gian lận, lừa đảo và giả mạo chứng từ lại hoàn toàn chưa được quy định trong UCP600 của ICC Cũng có thể hiểu quan điểm của ICC là các quy tắc của họ ban hành chỉ nhằm điều chỉnh các chứng từ được thiết lập trên cơ sở các giao dịch là trung thực, là minh bạch, là thật, nên họ bỏ ngỏ vấn đề này cho luật địa phương giải quyết Tuy nhiên, hơn 170 nước trong đó có Việt Nam sử dụng phương thức thanh toán quốc tế bằng L/C đều không có luật riêng bàn về vấn đề này
Nguyên nhân gây ra việc chứng từ bị làm giả có thể kể tới như khoảng cách địa lý, khе hở рháр lý сủа сáс điều khоản tố tụng hay cơ сhế hоạt động сơ bản сủа L/С: hоàn tоàn trên сơ sở сhứng từ… Сáс bên thаm giа vàо hоạt động muа bán hàng hóа quốс tế đến từ сáс quốс giа kháс nhаu, và thường giữа họ сó khоảng сáсh rất lớn về mặt địа lý Thời giаn để vận сhuуển hàng hóа từ người bán đến đượс với người muа thường diễn rа sаu thời điểm thаnh tоán Những người thiếu trung thựс сhо rằng họ hоàn tоàn сó đủ thời giаn để thu gоm, tạо rа một bộ сhứng từ giả mạо để уêu сầu thаnh tоán và sаu đó tẩu tán trướс khi tàu сậр bến quốс giа người nhậр khẩu
Dù сhо những tổn thất lớn đã và đаng diễn rа trоng hоạt động muа bán quốс tế, nhưng сáс quốс giа vẫn сhưа đạt đượс sự đồng thuận quốс tế сhung nàо quу định, hướng dẫn vấn đề nàу Ngау сả khi trаnh сhấр đã đượс хáс lậр, thì người muа và ngân hàng ở nhiều quốс giа сũng lúng túng không biết рhải làm gì, áр dụng điều luật nàо vì luật quốс tế hау luật quốс giа đều không сó hướng dẫn сụ thể để giải quуết vấn đề trên
Hơn nữа сáс nạn nhân trоng những vụ lừа đảо đôi khi сũng không nỗ lựс đòi lấу сông bằng сhо сhính mình bởi lẽ сhi рhí liên quаn сó khi сòn lớn hơn сả tổn thất mà họ рhải сhịu; hоặс nhiều сông tу сhо rằng việс kiện tụng sẽ làm ảnh hưởng đến thаnh dаnh сông tу họ
Việс thаnh tоán hау сhấр nhận thаnh tоán L/С сủа ngân hàng hоàn tоàn trên сơ sở сhứng từ хuất trình сó рhù hợр hау không Mối quаn hệ hợр đồng giữа ngân hàng рhát hành và người thụ hưởng L/С hоàn tоàn độс lậр với сáс mối quаn hệ hợр đồng сơ sở để tạо nên L/С ấу dù сhо сhúng đượс dẫn сhiếu đến trоng L/С Vì vậу, khi người thụ hưởng хuất trình сhứng từ mà thỏа mãn сáс уêu сầu đặt rа trоng L/С và сáс quу định сủа UСР đượс dẫn сhiếu thì ngân hàng сó nghĩа vụ thаnh tоán сhо L/С nói trên
THỰC TRẠNG SỬ DỤNG CÁC CHỨNG TỪ ĐIỆN TỬ TRONG
Thực trạng từ phía doanh nghiệp
Việc sử dụng các loại chứng từ giấy trong giao nhận và thanh toán hợp đồng đã trở thành thói quen của các DN Việt Nam, tuy nhiên những năm gần đây, với sự phát triển của công nghệ, đặc biệt là cuộc cách mạng công nghệ 4.0, đã có sự thay đổi lớn trong quản lý và trao đổi chứng từ trong giao dịch thương mại quốc tế Sử dụng chứng từ điện tử trong thanh toán quốc tế đã không còn xa lạ với các doanh nghiệp trong nước, thậm chí việc này còn trở thành một trong những phương thức trao đổi thông tin được ưu tiên sử dụng nhiều nhất trong các giao dịch TMQT nhờ những ưu điểm mà nó mang lại Trong khảo sát của Tạp chí công thương năm 2020 với tổng số 300 phiếu trả lời đến từ 300 doanh nghiệp khác nhau hoạt động trên lĩnh vực kinh doanh thương mại có mạng lưới chi nhánh tại Hải Phòng, theo đó trong tổng số 300 phiếu trả lời:
3.1.1 Thái độ về việc chuyển đổi sử dụng chứng từ điện tử
Theo khảo sát của Tạp chí công thương năm 2020, trong tổng số 300 phiếu trả lời, có 228 phiếu ủng hộ - chiếm 76%; 63 phiếu trung lập - chiếm 21% Số phiếu ủng hộ và trung lập chiếm đại đa số cho thấy, việc sử dụng chứng từ điện tử thay thế chứng từ giấy trong hoạt động xuất nhập khẩu là phù hợp với mong muốn của phần lớn các doanh nghiệp Theo khảo sát, vẫn còn 3% doanh nghiệp trong tổng số phiếu trả lời phản đối thay thế, nhưng khi được hỏi, cả 3% này doanh nghiệp đều có sử dụng chứng từ điện tử, 4 doanh nghiệp trong số này còn sử dụng một cách thường xuyên
Biểu đồ 1 Thái độ về việc thay thế chứng từ giấy bằng chứng từ điện tử 3.1.2 Mức độ sử dụng
Tất cả các doanh nghiệp tham gia trả lời đều có sử dụng chứng từ điện tử Chỉ 40 doanh nghiệp cho biết ít dùng, trong khi có đến 195 và 65 đơn vị lần lượt trả lời là sử dụng thường xuyên và sử dụng hàng ngày - gấp 6,4 lần Điều này chứng minh chứng từ điện tử thực sự được sử dụng phổ biến trong hoạt động thường nhật của các DN
Biểu đồ 2 Mức độ sử dụng chứng từ điện tử
3% Ủng hộ Trung lập Phản đối
Hằng ngày Thường xuyên Ít dùngKhông dùng
3.1.3 Tiềm nặng mở rộng nhận thức và triển khai diện rộng cho các doanh nghiệp
Biểu đồ 3 Số loại chứng từ điện tử đang sử dụng
Theo trả lời khảo sát của các doanh nghiệp, có 53% số được hỏi cho biết đã phát hành hoặc có tiếp xúc từ 4 loại chứng từ điện tử trở lên trong quá trình thực hiện hoạt động Số đơn vị sử dụng từ 2 - 3 loại chứng từ điện tử đứng thứ hai với 34% Số đơn vị sử dụng duy nhất một loại chiếm 13% Các loại chứng từ điện tử được DN chọn nhiều nhất là tờ khai hải quan, hợp đồng và hóa đơn thương mại
Biểu đồ 4 Mong muốn sử dụng thêm các loại chứng từ điện tử
3.1.4 Mức độ hiệu quả sử dụng chứng từ điện tử hiện tại theo đánh giá của doanh nghiệp
Từ câu hỏi này trong khảo sát, tác giả không chỉ sử dụng để đánh giá hiệu quả do chứng từ điện tử mang lại mà còn giúp kiểm chứng sự phù hợp với những kết quả thu được từ các câu hỏi trước
Về mức độ hiệu quả, gần 80% phiếu cho biết việc sử dụng các chứng từ này là hiệu quả, 16% DN đánh giá là rất hiệu quả; 4% DN cho rằng hiệu quả còn thấp và chỉ 1% DN đánh giá là không hiệu quả Những số liệu này cho thấy thái độ tích cực của phần lớn đơn vị trả lời khảo sát, chính điều này sẽ giúp củng cố khả năng mở rộng triển khai chứng từ điện tử ở trên
Biểu đồ 5 Hiệu quả lớn nhất của chứng từ điện tử
Từ biểu đồ trên có thể thấy được, tiết kiệm thời gian là lợi ích hàng đầu trong
4 lợi ích chính của chứng từ điện tử với 63.6% doanh nghiệp chọn lựa - gấp khoảng
4 lần so với các lợi ích khác như an toàn hay tiết kiệm chi phí Trong khi đó, chỉ có 6.7% DN coi tiết kiệm nhân lực là hiệu quả lớn nhất mà họ nhận được Trong thực tế, hoạt động xuất nhập khẩu bằng đường biển (phương thức chính trong hoạt động TMQT) chịu ảnh hưởng rất lớn bởi yếu tố thời gian Sự chậm trễ trong giao - nhận
Tiết kiệm thời gian Tiết kiệm nhân lực Tiết kiệm chi phí
26 vận chuyển hay làm thủ tục thông quan có thể làm gia tăng chi phí của DN, thậm chí có thể dẫn đến việc bị đối tác từ chối nhận hàng.
Thực trạng đối với Thương mại Quốc tế của Việt Nam nói chung
Theo khảo sát “Chỉ số giao dịch thương mại qua biên giới năm 2020” được Tổng cục Hải quan công bố chiều 23/9/2021, nhờ việc áp dụng công nghệ dữ liệu vào sử dụng và xử lý chứng từ điện tử, tính đến năm 2020, hơn 92% DN xuất nhập khẩu hài lòng và sử dụng chứng từ điện tử trong TTQT, nhờ vậy mà các doanh nghiệp xuất nhập khẩu đã tiết kiệm được khoảng 730,4 triệu giờ, tương ứng với khoảng 981 triệu USD chi phí gián tiếp và 2,301 tỷ USD chi phí trực tiếp, tổng cộng tiết kiệm được 3,282 tỷ USD so với năm 2019.
Theo kết quả khảo sát của “Tổ công tác liên ngành” về “Chỉ số giao dịch thương mại qua biên giới” năm 2019 và 2020:
Tổng thời gian trung bình thực hiện thủ tục thương mại qua biên giới (bao gồm thời gian thực hiện các thủ tục tại cửa khẩu và thời gian chuẩn bị hồ sơ) đối với hàng xuất khẩu
Tổng chi phí trung bình thực hiện thủ tục thương mại qua biên giới đối với hàng xuất khẩu
Thời gian trung bình thực hiện các thủ tục tại cửa khẩu đối với hàng nhập khẩu
Thời gian trung bình chuẩn bị hồ sơ nhập khẩu
Chi phí trung bình thực hiện các thủ tục tại cửa khẩu đối với hàng nhập khẩu
Chi phí trung bình chuẩn bị hồ sơ nhập khẩu 98.94 USD 159.7 USD
Tổng thời gian trung bình thực hiện thủ tục thương mại qua biên giới (bao gồm thời gian thực hiện các thủ tục tại cửa khẩu và thời gian chuẩn bị hồ sơ) đối với hàng xuất khẩu năm 2020 là 38,4 giờ, giảm 57,38 giờ so với năm 2019 (95,78 giờ).
Tổng chi phí trung bình thực hiện thủ tục thương mại qua biên giới đối với hàng xuất khẩu năm 2020 là 338 USD, giảm 81,72 USD so với năm 2019 (419,72 USD).
Trong đó, thời gian trung bình thực hiện các thủ tục tại cửa khẩu đối với hàng nhập khẩu năm 2020 là 27,17 giờ, giảm 20,83 giờ; thời gian trung bình chuẩn bị hồ sơ nhập khẩu là 27,63 giờ, giảm 28,05 giờ so với kết quả năm 2019.
Chi phí trung bình thực hiện các thủ tục tại cửa khẩu đối với hàng nhập khẩu năm 2020 là 214,23 USD, giảm mạnh 195,65 USD so với năm 2019; chi phí trung bình chuẩn bị hồ sơ nhập khẩu là 98,94 USD, giảm 60,76 USD so với năm 2019.
Một số vấn đề đặt ra cho doanh nghiệp khi sử dụng chứng từ điện tử trong
tử trong Thanh toán Quốc tế
Mặc dù phương án chuyển đổi sử dụng chứng từ điện tử trong TTQT đã và đang được khuyến khích đẩy mạnh từ cả các cơ quan, ban ngành Tuy vậy vẫn có nhiều khó khăn trong công tác triển khai có thể kể đến trong các lĩnh vực:
3.3.1 Cơ sở hạ tầng kĩ thuật
Các DN cần phải trang bị một hạ tầng kỹ thuật tốt bao gồm hệ thống quy trình từ khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ, sửa đổi và quản lý tự động trên môi trường Internet, thay thế cho quy trình tạo, xuất CT trước đây Trong thực tế, không nhiều DN có đủ kiến thức về kỹ thuật để kiểm chứng
28 các tiêu chí về hệ thống, thiết bị, năng lực của nhân sự kỹ thuật, khả năng sao lưu và khôi phục dữ liệu,… Trong quá trình sử dụng, không ít DN gặp phải trục trặc như chứng từ di chuyển không đúng địa chỉ, hệ thống cấp và lưu trữ chứng từ bị lỗi,…
Nguồn nhân lực chưa đảm bảo yêu cầu về trình độ chuyên môn để am hiểu và vận hành sử dụng CTĐT So với các DN lớn, thì DN nhỏ và vừa có nhiều hạn chế về mặt nguồn lực như nguồn lực về tài chính, con người, tri thức Đây chính là những lý do mà các DN nhỏ và vừa thường né tránh việc phải triển khai các hệ thống công nghệ thông tin yêu cầu đầu tư và có cơ quan quản lý chuyên trách.
Tâm lý ngại thay đổi của bộ phận lớn các nhà quản lý đặc biệt là DN vừa và nhỏ là rào cản Chính tâm lý này sẽ dẫn đến hệ quả là chậm tiếp cận và cập nhật công nghệ cũng như các thay đổi trong việc sử dụng CTĐT Mặt khác, việc áp dụng CTĐT rất cần một hạ tầng kỹ thuật tốt, tuy nhiên không phải DN nào cũng sẵn sàng đáp ứng được yêu cầu về mặt hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin - viễn thông
3.3.4 An toàn bảo mật thông tin Điều mà mọi DN cần ưu tiên là sự an toàn và bảo mật thông tin So với chứng từ giấy, chứng từ điện tử có những rủi ro riêng đến từ virus và các phần mềm độc hại khác trên máy tính - điều mà không phải doanh nghiệp nào cũng có đủ khả năng để bảo vệ Ngoài ra, nó còn bao gồm cả sự hạn chế về hạ tầng kỹ thuật xảy ra với các DN vừa và nhỏ Để có thể sử dụng cũng như phát huy được hết lợi ích, chứng từ điện tử cần phải có cơ sở hạ tầng tốt với hệ thống máy tính mạnh và đường truyền internet ổn định.
Đối với Thế giới
Nếu đã tham gia vào các hoạt động ngoại thương, doanh nghiệp phải luôn có các nguyên tắc đảm bảo an toàn khi thanh toán quốc tế.
Các bên phải đảm bảo và cam kết về các thông tin được cung cấp.
Phải tìm hiểu kỹ đối tác Đặc biệt chú ý đối tác giao dịch lần đầu Trong thực tế, phần lớn rủi ro, thiệt hại cho doanh nghiệp là do các thủ đoạn gian lận, lừa đảo tinh vi của các đối tác giao dịch lần đầu này Các doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ đối tác thông qua tham tán thương mại Việt Nam, Công ty tư vấn tin cậy, ngân hàng…
Kiểm tra kỹ địa chỉ, các nghĩa vụ và trách nhiệm được quy định trong hợp đồng
Doanh nghiệp nên chủ động tìm hiểu, nắm chắc các nguyên tắc giao dịch L/C, vai trò, quyền lợi, trách nhiệm của các bên liên quan, nắm các quy định pháp luật, các quy tắc thông lệ quốc tế, cụ thể là UCP, ISBP giải thích UCP… Ví dụ, đối với người nhập khẩu, nội dung L/C phát hành cần chặt chẽ, rõ ràng, không chấp nhận các điều kiện bất lợi do người xuất khẩu yêu cầu như người xuất khẩu được quyền nhận hàng, sau đó thuê giám định chất lượng, khối lượng…
Tuân thủ các quy tắc an toàn khi thực hiện thanh toán quốc tế bằng thẻ, tài khoản ngân hàng
Nếu nghi ngờ trong quá trình thanh toán có xuất hiện yếu tố trái phép cần thông báo ngay cho các cơ quan chức năng có thẩm quyền hoặc ngân hàng mà doanh nghiệp đang sử dụng để có thể tạm ngừng giao dịch
Sát cánh bên doanh nghiệp luôn là các ngân hàng, các doanh nghiệp hãy tin tưởng, dựa vào sự hỗ trợ, tư vấn của ngân hàng Ngược lại, doanh nghiệp cũng nên hiểu không phải ngân hàng có thể làm được mọi thứ thay mình, để hạn chế rủi ro,
30 doanh nghiệp cần chủ động áp dụng các biện pháp phòng ngừa, đồng thời, phối hợp, tạo điều kiện cho ngân hàng để cùng bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp và ngân hàng. Đọc kỹ các chính sách của các đơn vị có nghĩa vụ cung cấp hoặc nhận hàng hóa, dịch vụ trước khi thanh toán để tránh các rủi ro mất mát không đáng có
Giữ lại mọi chi tiết giao dịch và các chứng từ liên quan theo từng phương thức thanh toán để phục vụ cho quá trình tra soát sau này.
Đối với Việt Nam
Cải tiến cơ sở hạ tầng kỹ thuật (băng thông và bảo mật)
Từ vấn đề đặt ra trong quá trình xử lý dữ liệu, cùng với đó là các mối đe dọa tới từ bên ngoài hệ thống quản lý của DN, các DN cần không ngừng cải tiến hệ thống quản lý và lưu trữ dữ liệu, nâng cấp hành lang thông tin, từ đó tạo cơ sở cho việc lưu trữ và truyền tải dữ liệu bao gồm cả CTĐT theo thời gian thực, cross-check thông tin chứng từ, từ đó giúp cho DN có thể đảm bảo an toàn bảo mật và tính xác thực của dữ liệu khỏi các phần mềm độc hại hay virus, phát huy và tận dụng được tối đa lợi ích của việc sử dụng chứng từ điện tử Đào tạo nguồn nhân lực
DN cần đào tạo nhân lực chuyên trách, thành lập phòng ban chuyên môn quản lý và vận hành sử dụng chứng từ điện tử Tuy rằng các DN vừa và nhỏ khó có thể triển khai giải pháp do thiếu sót về nhiều mặt, tuy nhiên có thể linh động định hướng đào tạo nhân lực có trình độ chuyên môn xử lý chứng từ điện tử kết hợp với chứng từ giấy, tối ưu hóa hiệu quả đầu tư.
Chính phủ, các ban ngành có liên quan cần tạo điều kiện cho các DN sử dụng chứng từ điện tử, không chỉ bằng các biện pháp tuyên truyền; tổ chức hội thảo; tọa đàm với DN mà còn bằng các biện pháp thiết thực như tăng cường bảo hộ
31 với các giao dịch thanh toán quốc tế sử dụng chứng từ điện tử, mà còn bằng các chính sách khuyến khích có thể kể đến như ‘giảm thuế TNDN cho các DN có doanh thu dưới 10 tỷ đồng 1 năm khi có cơ cấu sử dụng chứng từ điện tử trên 50% lượng giao dịch’…
