PHÂN TÍCH VAI TRÒ VÀ CÁCH SỬ DỤNG CỦA MỘT SỐ CHỨNG TỪ THƯƠNG MẠI TRONG THANH TOÁN QUỐC TẾ
Hợp đồng thương mại (Contract)
Hợp đồng thương mại là cam kết giữa hai bên mua bán, xác định các điều khoản đã thống nhất, bao gồm mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá và tổng giá trị Ngoài ra, hợp đồng cũng quy định chất lượng hàng hóa, thỏa thuận về giao hàng và thanh toán, cùng với bộ chứng từ mà bên bán cần gửi cho bên mua Cuối cùng, hợp đồng còn đề cập đến quy định giải quyết tranh chấp và các điều khoản chung cho cả hai bên.
Cách sử dụng trong thanh toán quốc tế:
Hợp đồng thương mại là tài liệu quan trọng trong việc chuyển tiền, cùng với hóa đơn thương mại, tờ khai xuất nhập khẩu và vận đơn đường biển, tạo thành một bộ chứng từ cần thiết.
Chuyển tiền sau khi giao hàng: nhà nhập khẩu chỉ giao tiền sau khi người xuất khẩu giao hàng và bộ chứng từ hàng hóa cho nhà nhập khẩu
Chuyển tiền trước khi giao hàng: nhà nhập khẩu lệnh chuyển tiền trước rồi nhà xuất khẩu mới giao hàng và bộ chứng t
Hóa đơn thương mại (Commercial invoice)
Hóa đơn thương mại là chứng từ quan trọng trong thanh toán, được phát hành bởi người bán để yêu cầu người mua thanh toán số tiền hàng hóa ghi trên đó Hóa đơn này bao gồm thông tin chi tiết về đặc điểm hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị, điều kiện giao hàng theo Incoterm, và phương thức thanh toán hoặc vận chuyển hàng hóa.
Vai trò của hoá đơn thương mại:
Trong thanh toán qua L/C, hóa đơn đóng vai trò quan trọng trong việc mô tả hàng hóa Để đảm bảo giao dịch diễn ra suôn sẻ, mô tả hàng hóa trên hóa đơn phải hoàn toàn khớp với mô tả trong L/C.
Trong khai báo hải quan, hóa đơn thể hiện giá trị hàng hóa và là bằng chứng cho giao dịch mua bán Dựa vào hóa đơn, cơ quan chức năng thực hiện giám sát, quản lý và tính toán thuế.
Hóa đơn cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa, phục vụ cho việc thống kê, đối chiếu với hợp đồng và theo dõi việc thực hiện hợp đồng Trong một số trường hợp, bản sao hóa đơn thương mại còn được sử dụng như thông báo kết quả giao hàng, giúp người mua nhận hàng và thực hiện thanh toán.
Trong nghiệp vụ tín dụng, hóa đơn thương mại có chữ ký chấp nhận trả tiền có thể được coi là một chứng từ đảm bảo cho việc vay mượn.
Hóa đơn thương mại không chỉ là tài liệu quan trọng trong giao dịch mà còn được sử dụng để xin giấy chứng nhận xuất xứ, tính phí bảo hiểm với công ty bảo hiểm, và trình cho cơ quan quản lý ngoại hối của nước nhập khẩu để xin cấp ngoại tệ.
Cách sử dụng trong thanh toán quốc tế:
Trong phương thức thanh toán L/C, hóa đơn thương mại là yêu cầu bắt buộc Số lượng bản gốc và bản sao cần phải phù hợp với số lượng được quy định trong L/C Nếu không có quy định cụ thể, tối thiểu phải xuất trình một bản gốc.
Phiếu đóng gói (Packing list)
Phiếu đóng gói hàng hóa là thành phần thiết yếu trong quy trình đóng gói, bao gồm bảng kê khai tất cả hàng hóa trong kiện hàng, chỉ rõ vật liệu đóng gói và ký hiệu hàng hóa bên ngoài Ngoài ra, phiếu còn có thể ghi rõ kích thước và trọng lượng của hàng hóa Phiếu này được lập khi tiến hành đóng gói và thường được đặt trong bao bì sao cho người mua dễ dàng tìm thấy, hoặc có thể được để trong túi gắn bên ngoài bao bì.
Vai trò của phiếu đóng gói:
Phiếu đóng gói tạo điều kiện cho việc kiểm hàng hoá trong mỗi kiện và thường được lập thành 03 bản: Mỗi bản có tác dụng cụ thể như sau:
Một bản sao được đặt trong kiện hàng giúp người nhận kiểm tra nội dung khi cần thiết Đây là chứng từ quan trọng để đối chiếu giữa hàng hóa thực tế và hàng hóa mà người bán đã gửi đi.
Một bản cùng với các phiếu đóng gói khác tạo thành một bộ, được xếp vào kiện hàng đầu tiên của lô hàng, nhằm thuận tiện cho việc kiểm tra hàng hóa của người nhận.
Một bản sao cũng được tạo thành một bộ, bao gồm hoá đơn thương mại và các chứng từ khác, để làm bộ chứng từ xuất trình cho ngân hàng nhằm thanh toán tiền hàng.
Cách sử dụng trong thanh toán quốc tế:
Phiếu đóng gói là một phần quan trọng trong bộ chứng từ xuất trình thanh toán, bao gồm các chứng từ khác Nó cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng, giúp người mua xác nhận việc giao hàng của người bán có đúng theo hợp đồng hay không Đồng thời, phiếu đóng gói cũng là bằng chứng cho thấy người bán đã thực hiện giao hàng đúng quy định.
Trong phương thức thanh toán L/C, số lượng bản gốc và bản sao xuất trình phải đúng theo yêu cầu của L/C Nếu không có quy định cụ thể, tối thiểu cần xuất trình một bản gốc.
Chứng từ bảo hiểm (Insurance certificate)
Chứng từ bảo hiểm là tài liệu do tổ chức bảo hiểm, như Công ty Bảo hiểm Việt Nam - Bảo Việt, cấp để hợp thức hóa hợp đồng bảo hiểm Tài liệu này điều tiết mối quan hệ giữa tổ chức bảo hiểm và người được bảo hiểm, trong đó tổ chức bảo hiểm cam kết bồi thường cho những tổn thất và rủi ro đã được thỏa thuận trong hợp đồng, trong khi người được bảo hiểm có trách nhiệm nộp phí bảo hiểm.
Vai trò của chứng từ bảo hiểm:
Trong phương thức thanh toán L/C, chứng nhận bảo hiểm được phát hành bởi công ty bảo hiểm hàng hóa nhằm đảm bảo khả năng hoàn trả tiền L/C cho ngân hàng mở L/C khi có rủi ro xảy ra.
Cách sử dụng trong thanh toán quốc tế
Chứng từ bảo hiểm thường dùng phổ biến trong các phương thức L/C và nhờ thu kèm chứng từ hoặc thường được lập khi người mua có yêu cầu
Người mua bảo hiểm và người được bảo hiểm có thể là hai cá nhân khác nhau, do đó, khi xảy ra rủi ro, người mua bảo hiểm cần ký hậu trên đơn bảo hiểm và chuyển nhượng quyền thụ hưởng cho người nhận bảo hiểm Đối với giấy chứng nhận bảo hiểm không thể chuyển nhượng, người được bảo hiểm phải nhờ người mua bảo hiểm thực hiện bồi thường thay cho mình Việc người được bảo hiểm có nhận được bồi thường hay không phụ thuộc lớn vào thiện chí của người mua bảo hiểm.
Khi lập chứng từ bảo hiểm theo L/C, cần chú ý rằng nếu bảo hiểm do người mua chịu (CFR), L/C sẽ ghi rõ “bảo hiểm do người mua theo hợp đồng số người gửi hàng phải thông báo ” Người bán cần kiểm tra nội dung thông báo để đảm bảo tính chấp nhận được.
An L/C (Letter of Credit) specifies the conditions for insurance coverage, such as "I/P covering FPA claim payable to (agency name) in (currency) with one original document to be submitted at (bank name)."
Trừ khi L/C quy định khác, số tiền bảo hiểm tối thiểu là 110% trị giá CIP hoặc 110% trị giá CIF
Thường L/C yêu cầu xuất trình 3 bản gốc chứng nhận bảo hiểm Nếu L/C không quy định thì xuất trình 2 bản chính.
Chứng từ xuất xứ (Certificate of origin)
Chứng từ xác nhận xuất xứ hàng hóa là tài liệu do Nhà xuất khẩu hoặc Phòng Thương mại của nước xuất khẩu cấp, theo quy định trong L/C Tại Việt Nam, chứng từ này được cấp bởi Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam.
Chứng nhận xuất xứ từ VCCI là yếu tố quan trọng, vì giá trị của cùng một mặt hàng có thể khác nhau đáng kể tùy thuộc vào nguồn gốc xuất xứ.
Chứng nhận xuất xứ đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ hải quan nước nhập khẩu áp dụng chính sách thuế để tính thuế chính xác, đồng thời đảm bảo chất lượng hàng hóa, đặc biệt là đối với hàng thổ sản và đặc sản.
Cách sử dụng trong thanh toán quốc tế
Giấy chứng nhận xuất xứ là tài liệu quan trọng trong bộ chứng từ xuất trình, đặc biệt trong phương thức thanh toán tín dụng chứng từ L/C Khi lập giấy chứng nhận xuất xứ theo L/C, cần lưu ý một số điểm quan trọng để đảm bảo tính hợp lệ và hiệu quả trong giao dịch.
Nếu L/C quy định nơi xuất xứ thì giấy chứng nhận xuất xứ phải xác nhận nơi xuất xứ đó
Các dữ liệu như mô tả hàng hoá, số kiện, phải phù hợp với các chứng từ khác và quy định của L/C
Thường L/C yêu cầu xuất trình 3 bản gốc Nếu L/C không quy định thì xuất trình 2 bản chính.
Vận đơn (Bill of Lading)
Vận đơn là văn bản pháp lý do người vận chuyển cấp, ghi rõ loại, số lượng và điểm đến của hàng hóa Nó cũng là biên lai gửi hàng khi giao hàng tại điểm đến đã định Tài liệu này cần có mặt cùng với sản phẩm vận chuyển, bất kể hình thức vận chuyển, và phải có chữ ký của đại diện được ủy quyền từ người vận chuyển, người gửi hàng và người nhận hàng.
Một tờ vận đơn sẽ có 3 vai trò:
Biên nhận hàng hóa là tài liệu quan trọng, đóng vai trò như chứng nhận từ người vận chuyển khi hàng hóa được giao lên tàu Tờ giấy này không chỉ xác nhận việc vận chuyển mà còn là bằng chứng pháp lý cho các giao dịch liên quan đến hàng hóa.
13 chứng chứng minh lô hàng cho hải quan và bảo hiểm Mặt khác, vận đơn còn được làm bằng chứng thương mại giúp hoàn thành nghĩa vụ hợp đồng
Giấy chứng từ về quyền sở hữu hàng hóa đóng vai trò quan trọng khi người mua nhận hàng từ người vận chuyển, trong đó vận đơn được xem như một chứng nhận quyền sở hữu hàng hóa.
Bằng chứng về hợp đồng chuyên chở là vận tải hàng hóa từ người vận chuyển đến người gửi hàng, được sử dụng để xác nhận hợp đồng vận chuyển Thực tế, người vận chuyển đã nhận hàng và trong trường hợp này, vận đơn được coi như hợp đồng chuyên chở.
Cách sử dụng: Trong phương thức thanh toán L/C, nếu không quy định, tốt nhất là nộp đủ 3 bản gốc 3 bản copy.
Tờ khai hải quan (Custom declaration)
Tờ khai hải quan là văn bản quan trọng mà người xuất khẩu, người nhập khẩu hoặc chủ phương tiện cần điền đầy đủ thông tin chi tiết về lô hàng trong quá trình xuất khẩu và nhập khẩu.
Tờ khai hải quan đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa xuất nhập khẩu, bao gồm tên sản phẩm, mã hàng, số lượng, các loại giấy phép liên quan, cùng với thông tin về mã hiệu đơn hàng và mã số thuế.
Sau khi hàng hóa cập cảng, người nhập khẩu cần thực hiện thủ tục khai báo hải quan và các thủ tục liên quan để nhận hàng.
Giấy báo hàng đến (Arrival Notice)
Giấy báo hàng đến là chứng từ quan trọng giúp các nhà nhập khẩu nắm bắt thông tin về lô hàng của mình, bao gồm tình trạng cập cảng và chi tiết về hàng hóa đã đến.
Giấy báo hàng đến cũng là chứng từ để người nhận hàng làm căn cứ lấy hàng
Khi nhận được giấy thông báo hàng đến, đại lý hãng tàu hoặc bên vận tải sẽ thực hiện các thủ tục cần thiết tại hãng tàu vận chuyển cho lô hàng hóa nguyên container.
Khi chủ lô hàng đến lấy lệnh giao hàng trực tiếp tại Hãng tàu, đại lý hoặc vận tải sẽ cung cấp giấy ủy quyền để chủ hàng thực hiện các thủ tục Hải quan.
Thời gian lấy được hàng hoá nhập về kho sẽ được chia thành 2 trường hợp như sau:
Trường hợp hàng hóa nguyên Container: Thời gian lấy được hàng giao động từ 6 đến 12 tiếng do quá trình nhập dữ liệu, thủ tục đổi lệnh tại cảng,…
Trường hợp hàng hoá là hàng lẻ: Thời gian hàng về kho khoảng 2 ngày do thủ tục kéo container về kh và lấy hàng từ container
Giấy thông báo hàng tới là tài liệu quan trọng giúp khách hàng nhận lệnh giao hàng D/O Để lấy lệnh giao hàng, khách hàng cần chuẩn bị các giấy tờ tùy thân bao gồm giấy giới thiệu (nếu được ủy quyền), căn cước công dân và vận đơn hàng hóa đã nhập.
THỰC TRANG SỬ DỤNG CÁC CHỨNG TỪ ĐIỆN TỬ TRONG
Thực trạng
Thương mại quốc tế bao gồm nhiều hoạt động khác nhau giữa các thể chế có hệ thống kinh tế khác nhau, liên quan đến giao dịch ngoại hối và quy trình kinh doanh đa dạng Các chứng từ trong giao dịch thương mại quốc tế thay đổi tùy theo quốc gia và luật thương mại quốc tế, dẫn đến sự khác biệt trong quy định và thực hiện, có thể gây ra vấn đề giữa các bên thương mại Để giảm thiểu những vấn đề này, chứng từ điện tử được phát triển nhằm giảm chi phí giao dịch và rút ngắn thời gian Chứng từ điện tử mong muốn giải quyết các vấn đề phát sinh từ sự khác biệt trong tài liệu, sử dụng một hệ thống cửa sổ duy nhất cho tất cả các loại chứng từ liên quan đến thương mại Mặc dù nhiều nghiên cứu hiện tại tập trung vào việc chuyển đổi chứng từ giấy thành điện tử, khái niệm một cửa hướng tới việc kết nối các tài liệu điện tử và các bên liên quan trong ngoại thương, đảm bảo tính liên tục và phối hợp Trong thời đại kỹ thuật số, nhu cầu về chứng từ giấy đã giảm đi đáng kể.
Vào ngày 16, tất cả các chức năng của tài liệu sẽ được tích hợp, cho phép các bên thực hiện quy trình bằng cách đặt chữ ký điện tử theo thứ tự công việc tại các thời điểm khác nhau trên một tài liệu duy nhất được chỉnh sửa dưới định dạng trang web.
Việc sử dụng chứng từ điện tử mang lại nhiều lợi ích quan trọng, bao gồm giảm chi phí và thời gian xử lý, đồng thời loại bỏ sự khác biệt trong ứng dụng Nó cũng tăng khả năng sử dụng, giảm ảnh hưởng của yếu tố con người, và giúp ghi chép kinh tế hiệu quả hơn Đặc biệt, chứng từ điện tử ngăn ngừa gian lận, đơn giản hóa phương thức thanh toán và giảm số lượng chứng từ cần thiết Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc thu thập thông tin thương mại, tăng khối lượng giao dịch, cũng như đảm bảo chi phí có thể đoán trước và không còn vấn đề khác biệt về ngôn ngữ.
2.1.1 Loại bỏ các phương thức thanh toán phức tạp
Giao dịch dựa trên giấy tờ trong thương mại quốc tế thường phức tạp, nhưng việc sử dụng chứng từ điện tử trên nền tảng web có thể đơn giản hóa quy trình thanh toán Một số phương thức thanh toán truyền thống có thể biến mất, trong đó BPO (Bank Payment Obligation) là một ví dụ điển hình BPO là cam kết không hủy ngang của ngân hàng (Ngân hàng có nghĩa vụ BPO) để thanh toán hoặc cam kết thanh toán có kỳ hạn cho một ngân hàng khác (Ngân hàng tiếp nhận BPO) sau khi xác minh dữ liệu theo quy tắc toàn cầu của ICC Phương thức BPO không chỉ bổ sung cho các phương thức hiện tại mà còn giúp giảm thiểu rủi ro và đảm bảo thanh toán an toàn.
Mặc dù đã có 17 phương pháp thư tín dụng được tìm thấy, nhưng chúng không đủ hiệu quả do không bao quát tất cả các bên trong thương mại và tài liệu cổ điển hoặc thư tín điện tử cần được lưu hành Để thực hiện thương mại quốc tế qua các chứng từ điện tử gửi qua Internet, các phương thức thanh toán quốc tế cần được đơn giản hóa và thích ứng với môi trường điện tử Việc chuyển đổi từ thủ tục giấy sang trung tâm điện tử không nên kéo theo nhiều khó khăn Do đó, việc áp dụng các tiêu chuẩn đơn giản hơn là cần thiết, và nếu có thể, tất cả các phương thức thanh toán cổ điển nên được sử dụng trong môi trường điện tử.
2.1.2 G iảm số lượng chứng từ Ít nhất 30 chứng từ được tạo ra để thực hiện một giao dịch thương mại quốc tế Sẽ có thể kết hợp các chức năng của tài liệu được sử dụng cùng với sự phát triển của các ứng dụng tài liệu điện tử Trong trường hợp này, người ta mong đợi rằng việc tích hợp tài liệu sẽ dần phát triển theo hướng một tài liệu duy nhất Các hiệp định quốc tế và các khoản đầu tư lớn cần được thực hiện để thiết lập một hệ thống chung mà tất cả các định chế và tổ chức thương mại quốc tế sẽ là thành viên Một số chứng chỉ điện tử có hiệu lực ở một số quốc gia
Hình 1.So sánh lợi nhuận của các quốc gia sử dụng chứng từ điện tử
Mặc dù chứng từ điện tử mang lại nhiều lợi ích, nhưng cũng tồn tại một thiếu sót lớn khi các tài liệu này cần phải đáp ứng tiêu chuẩn có giá trị toàn cầu Đặc biệt, các nước Viễn Đông đã hưởng lợi từ việc sử dụng chứng từ điện tử nhờ vào việc giảm số lượng chứng từ, tiết kiệm thời gian và giảm chi phí cho mỗi giao dịch.
Singapore là quốc gia tiên phong trong việc sử dụng tài liệu điện tử, cho thấy lợi ích lớn nhất là tiết kiệm thời gian Nhiều quốc gia đã triển khai hệ thống một cửa và tài liệu điện tử để giảm thiểu giấy tờ Nghiên cứu cho thấy, số lượng tài liệu bị thiếu khác nhau giữa các quốc gia, với Gruzia dẫn đầu trong việc giảm số lượng chứng từ từ 15 xuống còn 11 và sau đó là 4 tài liệu từ năm 2006 đến 2014 nhờ vào việc chuyển đổi sang điện tử Kyrgyzstan và Thái Lan cũng nhanh chóng giảm số lượng chứng từ khi áp dụng tài liệu điện tử Việc giảm thiểu tài liệu cần thiết cho giao dịch thương mại quốc tế không chỉ đơn giản hóa quy trình mà còn giảm thời gian và chi phí giao dịch, góp phần tích cực vào tăng trưởng kinh tế.
2.1.3 Khó khăn và thách thức của hội nhập trong thời kỳ CMCN 4.0
Để tích hợp tất cả các chứng từ trong giao dịch thương mại quốc tế, cần thiết lập một nền tảng duy nhất cho tất cả các bên tham gia Tuy nhiên, việc xây dựng sự liên kết quốc tế giữa các bên gặp nhiều khó khăn do số lượng lớn các chủ thể từ các quốc gia khác nhau Hơn nữa, sự tin cậy và quen thuộc với các tài liệu giấy đã được xây dựng qua nhiều năm, khiến cho việc loại bỏ sự phụ thuộc này trở nên khó khăn.
19 tiêu chuẩn quốc tế về thương mại không giấy tờ vẫn chưa được xác định đầy đủ
Có sự khác biệt rõ rệt giữa quy trình kinh doanh dựa trên giấy tờ và quy trình không giấy tờ Quy trình dựa trên giấy tờ thường tốn thời gian và dễ xảy ra sai sót, trong khi quy trình không giấy tờ giúp tiết kiệm thời gian, tăng cường tính chính xác và hiệu quả Việc chuyển đổi sang tài liệu điện tử không chỉ giảm thiểu chi phí mà còn nâng cao khả năng truy cập và chia sẻ thông tin Do đó, áp dụng quy trình không giấy tờ ngày càng trở nên cần thiết trong môi trường kinh doanh hiện đại.
Nguyên nhân
Thời gian và chi phí xuất nhập khẩu của doanh nghiệp thường cao, gây cản trở cho quá trình giao dịch thương mại.
Theo khảo sát của Tổ công tác liên ngành về Chỉ số giao dịch thương mại qua biên giới năm 2020, tổng thời gian trung bình để thực hiện thủ tục thương mại qua biên giới cho hàng xuất khẩu là 38,4 giờ Thời gian này bao gồm cả thời gian thực hiện các thủ tục tại cửa khẩu và thời gian chuẩn bị hồ sơ.
Vào năm 2020, tổng chi phí trung bình để thực hiện thủ tục thương mại qua biên giới đối với hàng xuất khẩu là 338 USD, trong khi chi phí cho hàng nhập khẩu là 313,17 USD.
Các doanh nghiệp đang phải đối mặt với chi phí và nguồn lực lớn khi xuất nhập khẩu hàng hóa Do đó, việc giảm thiểu số lượng chứng từ và thủ tục là rất cần thiết để tối ưu hóa quy trình này.
Doanh nghiệp cho rằng việc điện tử hóa các chứng từ, như chứng từ kiểm tra chuyên ngành qua Hệ thống Một cửa quốc gia và áp dụng C/O điện tử, là một trong những yếu tố quan trọng giúp tiết kiệm thời gian và chi phí trong thủ tục thương mại biên giới cho hàng hóa xuất khẩu và nhập khẩu.
Doanh nghiệp đã tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí nhờ việc nộp chứng từ điện tử thay cho chứng từ giấy Việc này không chỉ giảm chi phí in ấn hồ sơ mà còn cắt giảm thời gian và chi phí đi lại của nhân viên trong quá trình thực hiện thủ tục thông quan.
Chính phủ đã triển khai Nghị quyết 02/NQ-CP nhằm cải thiện môi trường kinh doanh, đặc biệt trong chỉ số Giao dịch thương mại qua biên giới, với mục tiêu tăng từ 10-15 bậc vào năm 2021 Nhiều chính sách đã được ban hành để loại bỏ các chứng từ không cần thiết, tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp Đây là một bước tiến tích cực, góp phần rõ rệt vào việc thúc đẩy sử dụng chứng từ điện tử trong thanh toán quốc tế của các doanh nghiệp trong nước.
Gian lận và giả mạo chứng từ là một trong những nguyên nhân làm phát sinh rủi ro và tranh chấp trong thanh toán quốc tế
Việc sử dụng các phương thức thanh toán như chuyển tiền, nhờ thu hay L/C thường dẫn đến hiện tượng giả mạo giấy tờ và lừa đảo Đặc biệt, gian lận thường xảy ra nhiều nhất trong phương thức thanh toán bằng L/C do đặc điểm của nó Mặc dù vấn đề gian lận và giả mạo chứng từ chưa được quy định trong UCP600 của ICC, nhưng quan điểm của ICC là các quy tắc của họ chỉ điều chỉnh các chứng từ dựa trên giao dịch trung thực và minh bạch, để lại vấn đề này cho luật địa phương giải quyết Tuy nhiên, hơn 170 quốc gia, bao gồm cả Việt Nam, sử dụng phương thức thanh toán quốc tế bằng L/C nhưng vẫn chưa có luật riêng để xử lý vấn đề này.
Nguyên nhân gây ra việc làm giả chứng từ trong giao dịch hàng hóa quốc tế bao gồm khoảng cách địa lý, kẽ hở pháp lý và cơ chế hoạt động của L/C Các bên tham gia thường đến từ những quốc gia khác nhau, tạo ra khoảng cách lớn về mặt địa lý Thời gian vận chuyển hàng hóa từ người bán đến người mua thường diễn ra sau khi thanh toán, dẫn đến việc những người thiếu trung thực có đủ thời gian để tạo ra bộ chứng từ giả mạo nhằm yêu cầu thanh toán và sau đó tẩu tán trước khi tàu cập bến quốc gia người nhập khẩu.
Mặc dù đã xảy ra nhiều tổn thất lớn trong hoạt động mua bán quốc tế, nhưng các quốc gia vẫn chưa đạt được sự đồng thuận quốc tế về quy định và hướng dẫn cho vấn đề này Ngay cả khi tranh chấp đã được xác lập, người mua và ngân hàng ở nhiều quốc gia vẫn gặp khó khăn trong việc xác định quy trình và luật áp dụng, vì cả luật quốc tế lẫn luật quốc gia đều thiếu hướng dẫn cụ thể để giải quyết tình huống.
Nhiều nạn nhân trong các vụ lừa đảo thường không cố gắng đòi lại công bằng cho bản thân, vì chi phí liên quan đến việc kiện tụng có thể lớn hơn cả tổn thất mà họ phải chịu Hơn nữa, nhiều công ty lo ngại rằng việc kiện tụng sẽ ảnh hưởng đến danh tiếng của họ.
Việc thanh toán và chấp nhận thanh toán L/C của ngân hàng hoàn toàn dựa trên chứng từ xuất trình có phù hợp hay không Mối quan hệ hợp đồng giữa ngân hàng phát hành và người thụ hưởng L/C được thiết lập độc lập với các mối quan hệ hợp đồng cơ sở tạo nên L/C, dù cho chúng được dẫn chiếu trong L/C Do đó, khi người thụ hưởng xuất trình chứng từ đáp ứng các yêu cầu trong L/C và các quy định của UCP được dẫn chiếu, ngân hàng có nghĩa vụ thanh toán cho L/C đó.
THỰC TRẠNG SỬ DỤNG CÁC CHỨNG TỪ ĐIỆN TỬ TRONG
Thực trạng từ phía doanh nghiệp
Việc sử dụng chứng từ giấy trong giao nhận và thanh toán hợp đồng đã trở thành thói quen của doanh nghiệp Việt Nam Tuy nhiên, sự phát triển của công nghệ, đặc biệt là cuộc cách mạng công nghệ 4.0, đã tạo ra sự thay đổi lớn trong quản lý và trao đổi chứng từ trong giao dịch thương mại quốc tế Chứng từ điện tử đã trở thành phương thức ưu tiên trong thanh toán quốc tế nhờ những lợi ích mà nó mang lại Theo khảo sát của Tạp chí công thương năm 2020 với 300 doanh nghiệp tại Hải Phòng, việc áp dụng chứng từ điện tử trong giao dịch thương mại ngày càng phổ biến.
3.1.1 Thái độ về việc chuyển đổi sử dụng chứng từ điện tử
Theo khảo sát của Tạp chí Công Thương năm 2020, trong tổng số 300 phiếu trả lời, có 228 phiếu ủng hộ việc sử dụng chứng từ điện tử trong hoạt động xuất nhập khẩu, chiếm 76%, và 63 phiếu trung lập, chiếm 21% Điều này cho thấy đa số doanh nghiệp đều ủng hộ việc thay thế chứng từ giấy bằng chứng từ điện tử Mặc dù có 3% doanh nghiệp phản đối, nhưng tất cả đều đã sử dụng chứng từ điện tử, trong đó 4 doanh nghiệp sử dụng thường xuyên.
Biểu đồ 1 Thái độ về việc thay thế chứng từ giấy bằng chứng từ điện tử 3.1.2 Mức độ sử dụng
Tất cả các doanh nghiệp tham gia khảo sát đều sử dụng chứng từ điện tử, với 195 doanh nghiệp cho biết sử dụng thường xuyên và 65 đơn vị sử dụng hàng ngày, cho thấy sự phổ biến của chứng từ điện tử trong hoạt động hàng ngày của các doanh nghiệp Chỉ có 40 doanh nghiệp cho biết ít sử dụng, điều này chứng minh rằng chứng từ điện tử đang trở thành một phần quan trọng trong quy trình làm việc của các doanh nghiệp.
Biểu đồ 2 Mức độ sử dụng chứng từ điện tử
3% Ủng hộ Trung lập Phản đối
Hằng ngày Thường xuyên Ít dùngKhông dùng
3.1.3 Tiềm nặng mở rộng nhận thức và triển khai diện rộng cho các doanh nghiệp
Biểu đồ 3 Số loại chứng từ điện tử đang sử dụng
Theo khảo sát, 53% doanh nghiệp đã phát hành hoặc tiếp xúc với 4 loại chứng từ điện tử trở lên trong hoạt động của mình Đứng thứ hai, 34% doanh nghiệp sử dụng từ 2 đến 3 loại chứng từ điện tử, trong khi 13% chỉ sử dụng một loại Các loại chứng từ điện tử phổ biến nhất bao gồm tờ khai hải quan, hợp đồng và hóa đơn thương mại.
Biểu đồ 4 Mong muốn sử dụng thêm các loại chứng từ điện tử
3.1.4 Mức độ hiệu quả sử dụng chứng từ điện tử hiện tại theo đánh giá của doanh nghiệp
Câu hỏi trong khảo sát này không chỉ nhằm đánh giá hiệu quả của chứng từ điện tử, mà còn giúp xác thực sự phù hợp với các kết quả từ những câu hỏi trước đó.
Gần 80% doanh nghiệp cho rằng việc sử dụng các chứng từ điện tử là hiệu quả, trong đó 16% đánh giá là rất hiệu quả Chỉ 4% doanh nghiệp cho rằng hiệu quả còn thấp và 1% đánh giá là không hiệu quả Những số liệu này phản ánh thái độ tích cực của phần lớn đơn vị tham gia khảo sát, góp phần củng cố khả năng mở rộng triển khai chứng từ điện tử trong tương lai.
Biểu đồ 5 Hiệu quả lớn nhất của chứng từ điện tử
Từ biểu đồ trên có thể thấy được, tiết kiệm thời gian là lợi ích hàng đầu trong
4 lợi ích chính của chứng từ điện tử với 63.6% doanh nghiệp chọn lựa - gấp khoảng
Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, lợi ích an toàn và tiết kiệm chi phí được đánh giá cao hơn gấp 4 lần so với việc tiết kiệm nhân lực, chỉ có 6.7% doanh nghiệp nhận thấy đây là hiệu quả lớn nhất Thực tế cho thấy, hoạt động xuất nhập khẩu bằng đường biển, phương thức chủ yếu trong thương mại quốc tế, chịu ảnh hưởng lớn từ yếu tố thời gian, với sự chậm trễ trong giao nhận hàng hóa là một vấn đề đáng lưu ý.
Tiết kiệm thời gian Tiết kiệm nhân lực Tiết kiệm chi phí
Việc vận chuyển và làm thủ tục thông quan có thể gia tăng chi phí cho doanh nghiệp, thậm chí dẫn đến khả năng đối tác từ chối nhận hàng.
Thực trạng đối với Thương mại Quốc tế của Việt Nam nói chung
Theo báo cáo "Chỉ số giao dịch thương mại qua biên giới năm 2020" của Tổng cục Hải quan, hơn 92% doanh nghiệp xuất nhập khẩu đã hài lòng và sử dụng chứng từ điện tử trong thương mại quốc tế, nhờ vào việc áp dụng công nghệ dữ liệu Điều này đã giúp các doanh nghiệp tiết kiệm khoảng 730,4 triệu giờ, tương đương với 981 triệu USD chi phí gián tiếp và 2,301 tỷ USD chi phí trực tiếp, tổng cộng đạt 3,282 tỷ USD so với năm 2019.
Theo kết quả khảo sát của “Tổ công tác liên ngành” về “Chỉ số giao dịch thương mại qua biên giới” năm 2019 và 2020:
Thời gian trung bình thực hiện thủ tục thương mại qua biên giới cho hàng xuất khẩu, bao gồm cả thời gian thực hiện các thủ tục tại cửa khẩu và thời gian chuẩn bị hồ sơ, là một yếu tố quan trọng cần được xem xét Việc tối ưu hóa thời gian này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh mà còn cải thiện trải nghiệm của doanh nghiệp trong quá trình xuất khẩu.
Tổng chi phí trung bình thực hiện thủ tục thương mại qua biên giới đối với hàng xuất khẩu
Thời gian trung bình thực hiện các thủ tục tại cửa khẩu đối với hàng nhập khẩu
Thời gian trung bình chuẩn bị hồ sơ nhập khẩu
Chi phí trung bình thực hiện các thủ tục tại cửa khẩu đối với hàng nhập khẩu
Chi phí trung bình chuẩn bị hồ sơ nhập khẩu 98.94 USD 159.7 USD
Vào năm 2020, tổng thời gian trung bình để thực hiện thủ tục thương mại qua biên giới đối với hàng xuất khẩu là 38,4 giờ, giảm mạnh 57,38 giờ so với 95,78 giờ của năm 2019.
Tổng chi phí trung bình thực hiện thủ tục thương mại qua biên giới đối với hàng xuất khẩu năm 2020 là 338 USD, giảm 81,72 USD so với năm 2019 (419,72 USD).
Thời gian trung bình thực hiện các thủ tục tại cửa khẩu cho hàng nhập khẩu năm 2020 là 27,17 giờ, giảm 20,83 giờ so với năm trước Đồng thời, thời gian chuẩn bị hồ sơ nhập khẩu trung bình cũng giảm xuống còn 27,63 giờ, giảm 28,05 giờ so với năm 2019.
Chi phí trung bình cho các thủ tục tại cửa khẩu đối với hàng nhập khẩu trong năm 2020 là 214,23 USD, giảm đáng kể 195,65 USD so với năm 2019 Bên cạnh đó, chi phí trung bình chuẩn bị hồ sơ nhập khẩu cũng giảm xuống còn 98,94 USD, giảm 60,76 USD so với năm trước.
Một số vấn đề đặt ra cho doanh nghiệp khi sử dụng chứng từ điện tử trong
tử trong Thanh toán Quốc tế
Mặc dù việc chuyển đổi sang sử dụng chứng từ điện tử trong thanh toán quốc tế (TTQT) đã được các cơ quan, ban ngành khuyến khích mạnh mẽ, nhưng vẫn tồn tại nhiều khó khăn trong quá trình triển khai Những thách thức này chủ yếu xuất hiện ở các lĩnh vực khác nhau.
3.3.1 Cơ sở hạ tầng kĩ thuật
Các doanh nghiệp cần xây dựng một hạ tầng kỹ thuật vững mạnh, bao gồm hệ thống quy trình tự động hóa từ khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ đến sửa đổi trên môi trường Internet, nhằm thay thế quy trình truyền thống Tuy nhiên, thực tế cho thấy không nhiều doanh nghiệp có đủ kiến thức kỹ thuật để thực hiện việc này.
Trong quá trình sử dụng hệ thống và thiết bị, nhiều doanh nghiệp gặp phải các vấn đề như chứng từ di chuyển không đúng địa chỉ và lỗi trong hệ thống cấp và lưu trữ chứng từ Để khắc phục những trục trặc này, cần chú trọng đến 28 tiêu chí quan trọng về năng lực của nhân sự kỹ thuật, khả năng sao lưu và khôi phục dữ liệu.
Nguồn nhân lực của các doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNVV) chưa đáp ứng yêu cầu về trình độ chuyên môn để hiểu và vận hành hệ thống công nghệ thông tin (CTĐT) So với các doanh nghiệp lớn, DNVV gặp nhiều hạn chế về nguồn lực tài chính, con người và tri thức Điều này dẫn đến việc các DNVV thường tránh xa việc triển khai các hệ thống CTĐT, do yêu cầu đầu tư lớn và cần có cơ quan quản lý chuyên trách.
Tâm lý ngại thay đổi của nhiều nhà quản lý, đặc biệt là ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đang trở thành rào cản lớn trong việc tiếp cận và cập nhật công nghệ cũng như áp dụng công nghệ số Hơn nữa, việc triển khai công nghệ số đòi hỏi một hạ tầng kỹ thuật tốt, nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng có khả năng đáp ứng yêu cầu về hạ tầng công nghệ thông tin và viễn thông.
3.3.4 An toàn bảo mật thông tin Điều mà mọi DN cần ưu tiên là sự an toàn và bảo mật thông tin So với chứng từ giấy, chứng từ điện tử có những rủi ro riêng đến từ virus và các phần mềm độc hại khác trên máy tính - điều mà không phải doanh nghiệp nào cũng có đủ khả năng để bảo vệ Ngoài ra, nó còn bao gồm cả sự hạn chế về hạ tầng kỹ thuật xảy ra với các DN vừa và nhỏ Để có thể sử dụng cũng như phát huy được hết lợi ích, chứng từ điện tử cần phải có cơ sở hạ tầng tốt với hệ thống máy tính mạnh và đường truyền internet ổn định.
Đối với Thế giới
Nếu đã tham gia vào các hoạt động ngoại thương, doanh nghiệp phải luôn có các nguyên tắc đảm bảo an toàn khi thanh toán quốc tế.
Các bên phải đảm bảo và cam kết về các thông tin được cung cấp.
Việc tìm hiểu kỹ lưỡng về đối tác, đặc biệt là những đối tác giao dịch lần đầu, là rất quan trọng Phần lớn rủi ro và thiệt hại cho doanh nghiệp thường xuất phát từ các thủ đoạn gian lận tinh vi của những đối tác này Do đó, các doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp thẩm định đáng tin cậy thông qua các kênh như tham tán thương mại Việt Nam, công ty tư vấn uy tín và ngân hàng.
Kiểm tra kỹ địa chỉ, các nghĩa vụ và trách nhiệm được quy định trong hợp đồng
Doanh nghiệp cần chủ động tìm hiểu và nắm vững các nguyên tắc giao dịch L/C, cũng như vai trò, quyền lợi và trách nhiệm của các bên liên quan Việc nắm rõ các quy định pháp luật và các quy tắc thông lệ quốc tế như UCP và ISBP là rất quan trọng Đặc biệt, đối với người nhập khẩu, nội dung của L/C cần phải rõ ràng và chặt chẽ, không chấp nhận các điều kiện bất lợi từ phía người xuất khẩu, chẳng hạn như việc cho phép người xuất khẩu nhận hàng rồi mới tiến hành kiểm tra chất lượng và khối lượng.
Tuân thủ các quy tắc an toàn khi thực hiện thanh toán quốc tế bằng thẻ, tài khoản ngân hàng
Nếu bạn nghi ngờ có yếu tố trái phép trong quá trình thanh toán, hãy ngay lập tức thông báo cho cơ quan chức năng hoặc ngân hàng mà doanh nghiệp đang sử dụng để tạm ngừng giao dịch.
Ngân hàng luôn đồng hành và hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình phát triển Doanh nghiệp cần tin tưởng và tận dụng sự tư vấn từ ngân hàng, nhưng cũng nên nhận thức rằng ngân hàng không thể thay thế hoàn toàn vai trò của mình Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp cần chủ động trong việc quản lý và đưa ra quyết định.
Các doanh nghiệp cần chủ động thực hiện các biện pháp phòng ngừa và phối hợp với ngân hàng để bảo vệ quyền lợi của cả hai bên Việc đọc kỹ các chính sách của các đơn vị cung cấp hoặc nhận hàng hóa, dịch vụ trước khi thanh toán là rất quan trọng để tránh rủi ro mất mát không cần thiết.
Giữ lại mọi chi tiết giao dịch và các chứng từ liên quan theo từng phương thức thanh toán để phục vụ cho quá trình tra soát sau này.
Đối với Việt Nam
Cải tiến cơ sở hạ tầng kỹ thuật (băng thông và bảo mật)
Để đối phó với các vấn đề trong xử lý dữ liệu và mối đe dọa từ bên ngoài, các doanh nghiệp cần liên tục cải tiến hệ thống quản lý và lưu trữ dữ liệu Việc nâng cấp hành lang thông tin sẽ tạo nền tảng vững chắc cho việc lưu trữ và truyền tải dữ liệu, bao gồm cả chứng từ điện tử theo thời gian thực Điều này giúp doanh nghiệp thực hiện cross-check thông tin chứng từ, từ đó đảm bảo an toàn bảo mật và tính xác thực của dữ liệu trước các phần mềm độc hại và virus Đồng thời, việc này cũng giúp phát huy tối đa lợi ích của việc sử dụng chứng từ điện tử và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực.
Doanh nghiệp cần đào tạo nhân lực chuyên trách và thành lập phòng ban chuyên môn để quản lý và vận hành chứng từ điện tử Mặc dù các doanh nghiệp vừa và nhỏ gặp khó khăn trong việc triển khai giải pháp này do nhiều hạn chế, họ vẫn có thể linh động trong việc đào tạo nhân lực có trình độ chuyên môn để xử lý cả chứng từ điện tử và chứng từ giấy, nhằm tối ưu hóa hiệu quả đầu tư.
Chính phủ và các cơ quan liên quan cần hỗ trợ doanh nghiệp trong việc áp dụng chứng từ điện tử thông qua các biện pháp tuyên truyền, tổ chức hội thảo và tọa đàm Bên cạnh đó, cần thực hiện các giải pháp thiết thực như tăng cường bảo hộ để thúc đẩy việc sử dụng chứng từ điện tử trong doanh nghiệp.
Việc áp dụng chứng từ điện tử trong giao dịch thanh toán quốc tế đã được khuyến khích thông qua các chính sách như giảm thuế TNDN cho doanh nghiệp có doanh thu dưới 10 tỷ đồng mỗi năm, với điều kiện sử dụng chứng từ điện tử cho hơn 50% giao dịch.
