Giáo trình Quản lý thức uống (Trình độ Trung cấp)

C ỒN VÀ RƯỢ U 1.1 Thiết bị dùng điện

Dụng cụ

Bình lắc rượu (shaker)

Có hai loại: Standard shaker và

Dao thớt (knife, cutting board)

Gắp trang trí (garnish tongs)

Muỗng khuấy (bar spoon)

Xô đá (ice-bucket), gắp đá

Khui rượu vang (corkscrew, waiter’s friend), mở chai (bottle opener)

Xô ướp lạnh rượu vang (wine cooler) Đóng nắp chai rượu vang

Mâm thức uống (beverage tray)

Bình đựng nước trái cây

Hộp đựng trang trí (garnish box)

1 Các thứ khác: khăn giấy

(tissue), cây khuấy rượu (swizzle stick), dù trang trí (cocktail parasol), ống hút (straw), lót ly (beverage coaster)

2 Đựng muối viền miệng ly

4 Vòi rót (bar dispenser) Đong rượu bán ly

5 Vòi đa năng (bar gun)

Dùng rót nhiều loại nước ngọt có gas

6 Đồ rửa ly (glass brush washer)

Ly các loại

(1oz đến 1,5oz), 1oz = 30ml

Phục vụrượu mạnh không đá

Phục vụ Tequila pop, hoặc cocktail nhóm shooter

Uống rượu mạnh với nước đá

Dùng phục vụ sinh tố, cocktail nhóm trái cây

(6 – 20oz) Phục vụ rượu brandy –

(8oz - 12oz) phục vụ nước, nước khoáng thường dùng trong nhà hàng

(9oz) phục vụ các loại cà phê nóng pha với rượu (như Irish Coffee).

Ly pilsner có chân (footed pilsner)

Phục vụ cocktail Margarita, Frozen cocktail

Phục vụ các cocktail nhóm short drink

Phục vụ cocktail nhóm Martini,

Phục vụ sinh tố, cocktail nhiều nước trái cây

Bình lắng cặn rượu vang

Phục vụ rượu vang bán lẻ, để rượu thở

Pitcher Đựng nước, phục vụ nước

THI Ế T K Ế VÀ BÀY TRÍ QU Ầ Y BAR 2.1 Nguyên tắc thiết kế

C ấ u t ạ o qu ầ y bar

2.3.2 Khu vực làm việc (working area)

Khu vực pha chế của bartender nên có chiều rộng tối đa từ 1m đến 1,2m, với sàn không trơn, thoát nước tốt và bằng phẳng để dễ dàng di chuyển Để tránh tình trạng bể vỡ trong quá trình biểu diễn pha chế, có thể trải thảm nhựa.

2.3.3 Phía dưới quầy bar (under bar)

Nơi để tủ chứa hàng dự trữ, tủướp lạnh thức uống, kệ ̣để ly, máy rửa ly, bồn rửa ly, thùng chứa rác, thùng để vỏ lon, chai bia

Hình 2.5 Phía dưới quầy bar

Quầy phục vụ (Bar Counter) có chiều cao từ 1m đến 1,2m, rộng từ 50 - 60cm, với độ dài tùy thuộc vào số lượng bartender Quầy được thiết kế với 2 tầng: tầng dưới dành cho bartender pha chế và chứa nguyên vật liệu, trong khi tầng trên phục vụ thức uống cho khách, khoảng cách giữa hai tầng là 30 – 40cm Mặt quầy nên được làm từ vật liệu bền màu, chịu nước, dễ lau chùi như gỗ, inox, đá hoặc nhựa tổng hợp Để tạo sự thoải mái cho khách, gờ quầy có thể được bọc da hoặc nệm.

Càng gác chân (Foot rail): cao khoảng 15cm đến 20cm, dùng cho khách gác chân Thường bằng inox, gỗ

Hình 2.6 C à ng g á t chân qu ầ y bar

Ghế quầy Bar (Bar stool): cao khoảng 70cm đến 80cm, có thể có lưng hoặc không lưng tựa Phía dưới phải có chỗ để khách gác chân

Thiết kế dàn ly treo phía trên quầy bar có thể được điều chỉnh theo mô hình kinh doanh và thẩm mỹ của từng quán Thông thường, dàn ly này được lắp đặt cho các quầy bar trong phòng, nhằm hạn chế bụi bẩn từ môi trường bên ngoài.

Nguyên tắc bày trí quầy bar phụ thuộc vào vị trí đặt quầy, có thể ở góc phòng, dọc bên tường hoặc ở trung tâm Cần sắp xếp các trang thiết bị và dụng cụ một cách hợp lý để tối ưu hóa không gian sử dụng.

✓ Thẩm mỹ thích hợp với mô hình kinh doanh

✓ An toàn với các thiết bị dùng ̣điện, tránh cháy nổ

✓ Gọn gàng, vệ sinh và ngăn nắp

✓ Các dụng cụ, rượu, ly và nguyên liệu khác phải bày trí có tính cố định để dễ tìm thấy khi cần dùng

✓ Vừa tầm tay, thuận tiện khi phục vụ

✓ Giới thiệu được cho khách sự hấp dẫn của các mặt hàng cần kinh doanh

✓ Dễ dàng cho khách nhìn và chọn lựa các thức uống

Khi thiết kế quầy bar, cần xem xét quy mô kinh doanh, phạm vi hoạt động và vị trí để bố trí thiết bị, dụng cụ và các loại thức uống phù hợp Số lượng và chủng loại thiết bị sẽ phụ thuộc vào mô hình và quy mô của quán bar, đảm bảo đáp ứng nhu cầu phục vụ khách hàng một cách hiệu quả.

➢ Lưng quầy bar (back bar):

Kệ rượu là không gian lý tưởng để trưng bày các loại rượu và sản phẩm kinh doanh khác Việc sắp xếp các mặt hàng nên được thực hiện theo nhóm, trong đó các loại rượu cao cấp và đắt tiền được đặt ở giữa và ở độ cao vừa tầm mắt của khách hàng, giúp dễ dàng giới thiệu và tạo điều kiện thuận lợi cho khách lựa chọn.

Mặt quầy: bày trí các loại chai rượu bán ly (bar dispenser), thường dùng pha chế, hoặc máy cà phê…

Dưới quầy: để tủ chứa hàng hoá, tủ ướp lạnh thức uống

Mặt quầy bar cần thiết kế bao gồm khu vực sơ chế nguyên liệu thô, khu vực rửa ly với nguồn nước nóng và ba bồn rửa: một để rửa ly bẩn bằng xà bông, một để xả xà bông và một để khử trùng Ngoài ra, cần có thùng đổ rác và lược rác ở lỗ thoát nước Khu vực này cũng nên có máng để rượu cho các loại rượu thường xuyên sử dụng, hộc chứa nước đá, nguyên liệu pha chế, trang trí, bar gun (nếu có), hệ thống bia tươi và các thiết bị điện như máy xay sinh tố và máy vắt cam chanh.

Phía dưới quầy: kệ ly dự trữ, máy rửa ly, máy nước đá, nơi để vỏ lon, chai không, chứa rác thải

H ì nh 2.10 Ph ía dướ i qu ầ y bar

➢ Quầy phục vụ khách:

Nơi phục vụ thức uống cho khách, bày trí gạt tàn thuốc, bình hoa, menu, tent card quảng cáo, khuyến mãi

Bày trí ghế cao (bar stool) một cách hợp lý để khách có chỗ ngồi thoải mái, với số lượng ghế vừa đủ theo chiều dài quầy, giúp khách dễ dàng di chuyển và tận hưởng không gian.

2.5 Rượu và nguyên liệu cần thiết

Dựa vào loại hình kinh doanh, quy mô quán bar, đối tượng phục vụ mà dự trù các loại rượu cần có về chủng loại cũng như số lượng

❖ Quầy bar vừa và nhỏ:

Nhóm rượu mạnh: Scotch Whisky, Bourbon, Cognac V.S.O.P, Brandy,

Light Rum, Gin, Vodka, Tequila Gold

Liqueur: Bailey’s, Kahlua, Cointreau, Blue curacao, Crème de menthe,

Crème de cacao, Amaretto, Malibu

Bia lager (vài hiệu thông dụng), vang bọt, vang đỏ & trắng (mỗi thứ 1 nhãn hiệu).

Rượu mạnh: thêm cognac XO hoặc cao hơn, đủ các loại Whisky, Rum, Tequila, Vodka, Gin; mỗi loại vài nhãn hiệu

Liqueurs encompass a wide variety of flavors and styles, including popular options such as Bailey’s, Kahlua, Cointreau, Blue Curacao, and Crème de Menthe Other notable liqueurs include Crème de Cacao, Amaretto, Malibu, Tia Maria, Galliano, Grand Marnier, Drambuie, Southern Comfort, and Bénédictine, each offering a unique taste experience for cocktail enthusiasts and connoisseurs alike.

Rượu đắng và rượu hồi khai vị như: Campari, Pastis, Pernod, Angostura Bitter

Bia: đủ các loại như: lager, ale, stout ; mỗi loại vài nhãn hiệu

Rượu vang: Dubonnet Vermouth, port, sherry, champagne, vang đỏ, vang hồng và vang trắng

Muối, tiêu, đường các loại, nhục đậu khấu (nutmeg), Grenadine, Worcestershire sauce, tabasco, cacao, lòng trắng trứng

Các loại trái cây trang trínhư cherry, ôliu, củ hành tây

Các loại nước trái cây, nước ngọt, trà các loại và cà phê

DOANH THU – CHI PHÍ – LÃI 3.1 Khái niệm

Khái ni ệ m chi phí

Phí là tiền bỏ ra để mua nguyên liệu, trả công lao động và các chi phí khác để kinh doanh

Chi phí kinh doanh trong ngành đồ uống có thể được phân tích từ nhiều khía cạnh khác nhau Hầu hết các nhà điều hành thường phân loại chi phí dựa trên bản chất của chúng, bao gồm các loại chi phí cố định và chi phí biến đổi Việc hiểu rõ các loại chi phí này giúp tối ưu hóa quy trình kinh doanh và tăng cường hiệu quả tài chính.

- Công lao động (labor cost)

Các yếu tố của chi phí

3.2 Các loại phí và Lãi

 Các chi phí khác Chi phí nguyên liệu gồm 3 loại: a) Chi phí nguyên liệu ăn

WWW.STHC.EDU.VN | 29 b) Chi phí nguyên liệu uống c) Chi phí hàng phụ (thuốc lá, xì gà )

- Chi phí nguyên liệu ăn gồm chi phí hàng ăn trừchi phí cho cơm tập thể

- Cơm tập thểđược tính vào phí lao động

Phí d ễ ki ể m soát và ph ả i ki ể m soát hàng ngày là phí nguyên li ệ u

Lãi gộp được gọi là lãi của bếp hoặc quầy bar tùy theo lãi được tính cho cơ sở kinh doanh ăn hoặc uống

Lãi gộp = Doanh số – PhíNL

Lãi ròng được xem như là phần dư của doanh số trên tổng phí

3.3 Quan hệ giữa Doanh số, Phí và Lãi

Các cơ sở kinh doanh ẩm thực thường có doanh số không ổn định và khó đoán trước

Doanh số thay đổi ảnh hưởng trực tiếp đến cơ cấu chi phí và lãi ròng của doanh nghiệp Khi chi phí nguyên liệu biến động, chi phí lao động và các chi phí khác thường không thay đổi trong ngắn hạn Vì vậy, sự thay đổi doanh số sẽ dẫn đến sự thay đổi trong lãi gộp và lãi ròng.

Từ đó, các chi phí nguyên liệu ăn uống nên tính theo phần trăm đối với doanh số hơn là với tổng phí hoặc các cách tính khác

• Doanh số = Phí nguyên liệu + Lãi gộp

• Doanh số = Tổng phí + Lãi ròng

Chi phí nguyên liệu nên tính theo phần trăm đối với doanh số hơn là các cách tính khác

3.4 Phần trăm phí nguyên liệu

3.4.1 Định nghĩa và công thức

Trong quản lý chi phí, việc kiểm soát chi phí nguyên liệu là rất quan trọng do đây là loại chi phí chiếm tỷ lệ lớn nhất và xuất hiện sớm nhất Bởi vì không thể kiểm soát hết các loại chi phí hàng ngày, đặc biệt là chi phí nhân công, doanh nghiệp thường tập trung vào việc kiểm soát chi phí nguyên liệu để tối ưu hóa lợi nhuận Việc kiểm soát chi phí bằng tiền và bằng con số tương đối có sự khác biệt, nhưng việc kiểm soát tốt chi phí nguyên liệu sẽ góp phần tăng lợi nhuận hiệu quả.

%PNLthì cách sau có hiệu quả và nhanh hơn

- % PNL tiệc và À la carte

- % PNL Khách sạn 3 sao và 5 sao

- % PNL các nhóm thức uống

- Để kiếm soát phí nguyên liệu

- Để đánh giá năng lực quản lý

Ph ần trăm phí nguyên liệ u

3.3 Quan hệ giữa Doanh số, Phí và Lãi

Các cơ sở kinh doanh ẩm thực thường có doanh số không ổn định và khó đoán trước

Doanh số thay đổi ảnh hưởng đến cơ cấu chi phí và lãi ròng Khi chi phí nguyên liệu biến động, chi phí lao động và các khoản phí khác thường không thay đổi trong ngắn hạn, dẫn đến sự thay đổi trong lãi gộp và lãi ròng.

Từ đó, các chi phí nguyên liệu ăn uống nên tính theo phần trăm đối với doanh số hơn là với tổng phí hoặc các cách tính khác

• Doanh số = Phí nguyên liệu + Lãi gộp

• Doanh số = Tổng phí + Lãi ròng

Chi phí nguyên liệu nên tính theo phần trăm đối với doanh số hơn là các cách tính khác

3.4 Phần trăm phí nguyên liệu

3.4.1 Định nghĩa và công thức

Trong thực tế, việc kiểm soát tất cả các loại chi phí hàng ngày là điều không thể, đặc biệt là chi phí nhân công và các loại phí khác Do đó, nhiều người thường tập trung vào chi phí nguyên liệu, vì đây là loại chi phí chiếm tỷ lệ lớn nhất và xuất hiện sớm nhất Việc kiểm soát tốt chi phí nguyên liệu sẽ góp phần tăng cao lợi nhuận Sự khác biệt giữa kiểm soát chi phí bằng tiền và kiểm soát bằng con số tương đối cũng cần được lưu ý.

%PNLthì cách sau có hiệu quả và nhanh hơn

- % PNL tiệc và À la carte

- % PNL Khách sạn 3 sao và 5 sao

- % PNL các nhóm thức uống

- Để kiếm soát phí nguyên liệu

- Để đánh giá năng lực quản lý

KI Ể M SOÁT CHI PHÍ U Ố NG 4.1 Ba giai đoạn kiểm soát uống

Vận hành

Quy trình gồm: thu mua – nhận hàng – tồn và xuất kho – chuẩn bị– chế biến và phục vụ

Tất cả các bước cần tuân thủ quy định và ghi chép các biểu mẫu với sự xác nhận từ những người liên quan, bao gồm người bán, người mua, kế toán, thủ kho và sự phê duyệt của người phụ trách.

Để thu mua hiệu quả, cần xây dựng bảng mô tả tiêu chuẩn chất lượng cho từng sản phẩm cụ thể Ví dụ, rượu vang phục vụ tại bar yêu cầu tiêu chuẩn chất lượng cao hơn so với rượu vang dùng trong nấu ăn Ngoài ra, cần có bảng chào giá và căn cứ vào các điều kiện thanh toán cũng như hỗ trợ từ nhà cung cấp để lựa chọn sản phẩm phù hợp với giá cả hợp lý.

Khi nhận hàng, cần tuân thủ các thủ tục quy định và đảm bảo hàng hóa cùng chứng từ hợp lệ Nếu phát hiện sai lệch về chất lượng hoặc số lượng giữa phiếu đặt hàng và hàng thực tế, cần lập biên bản ghi nhận sự việc.

Tồn và xuất kho yêu cầu tuân thủ các quy định nghiêm ngặt về điều kiện bảo quản, thời gian lưu trữ, và cách thức sắp xếp hàng hóa Việc nhập và xuất hàng hóa phải được thực hiện với chứng từ hợp lệ để đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp trong quá trình quản lý kho.

- Chuẩn bị - chế biến: cần tuân theo các công thức tiêu chuẩn.

Hậu kỳ

- Báo cáo uống, thường do kế toán tiêu chuẩn làm

- Đánh giá kết quả kinh doanh

- Hành động chấn chỉnh hoặc xây dựng chiến lược mới

Hệ thống kiểm soát hiệu quả chủ yếu tập trung vào giai đoạn lập kế hoạch để ngăn ngừa hao phí và thất thoát, thay vì chỉ tìm hiểu nguyên nhân khi sự cố đã xảy ra Kiểm soát cần phải đơn giản để nhân viên tiết kiệm thời gian trong công việc hàng ngày và linh hoạt để áp dụng cho mọi quy mô kinh doanh.

Các cơ sở lớn thường sử dụng kế toán viên để kiểm soát chi phí và hỗ trợ các bộ phận liên quan trong việc quản lý giá thành Ngược lại, ở các cơ sở nhỏ hoặc doanh nghiệp tư nhân, chức danh kế toán viên thường không tồn tại, dẫn đến việc nhân viên quầy bar phải đảm nhận trách nhiệm liên đới trong việc kiểm soát chi phí.

Hệ thống kiểm soát uống

Ngày nay, việc chọn hệ thống kiểm soát uống phù hợp là rất quan trọng để tối ưu hóa quy trình vận hành mà không tốn quá nhiều thời gian Các cơ sở nhỏ thường sử dụng hệ thống kiểm soát hàng tồn kho, trong khi các cơ sở lớn hoặc khách sạn thường áp dụng hai hệ thống song song: một do nhân viên quầy bar quản lý và một do nhân viên kiểm soát chi phí thực hiện Hệ thống này giúp kiểm soát hoạt động và cho phép bộ phận quản lý đối chiếu chi phí với doanh thu một cách hiệu quả.

4.2.1 Phương pháp kiểm kê hàng tồn

Để quản lý doanh số bán hàng hiệu quả, quy trình bao gồm hai bước chính Đầu tiên, bartender thực hiện kiểm kho hàng ngày và lập báo cáo chi tiết về lượng thức uống đã bán, dựa trên số liệu thực tế Báo cáo này được nộp cho kế toán để kiểm soát chi phí Tiếp theo, tổng lượng hàng uống được đối chiếu với lượng tiêu thụ thực tế, trong đó thu ngân phân tích số lượng theo từng loại, và kế toán kiểm soát chi phí sẽ so sánh số liệu bán hàng từ báo cáo của bartender với báo cáo doanh số.

- Phân tích từng hóa đơn

- Đong đếm cụ thể hằng ngày

- Tính toán lượng tiêu thụ từng mặt hàng

- Có thể sai sót do cho bộ phận khác mượn hàng nhưng không chứng từ

- Dung lượng hàng uống khác nhau

4.2.2 Hệ thống pha chế tựđộng

- Đo đạc chính xác lượng hàng xuất theo định chuẩn

- Hao hụt trong rót chiết là tối thiểu

- Số lượng hàng xuất được đo đếm tựđộng

- Phân tích doanh số dễ dàng

- Kiểm tra hóa đơn và tiền mặt có hiệu quả

- Giảm thiểu tiêu cực trong kiểm tra hàng tồn

- Làm nhanh chóng hơn khi vào thời kỳ cao điểm

- Khách hàng và bartender đều bị ‘đo đếm’

- Thiếu bàn tay của con người

- Cần đầu tư nhiều thời gian và tiền bạc

4.2.3 Đối chiếu số liệu chỉ tiêu với thực tế

Xác lập tiêu chuẩn

Các tiêu chuẩn này rất quan trọng và làm cơ sở cho hệ thống kiểm soát uống có hiệu quả

- Dung lượng chuẩn cho từng thức uống

- Công thức pha chế chuẩn

- Ly có kích cỡ chuẩn

- Lượng tồn kho tối thiểu chuẩn

Dung lượng uống chuẩn thông thường là:

Chất lượng, sốlượng, loại và kích cỡ của ly trong bar tuỳ thuộc các yếu tố sau:

- Loại hình và trang trí của bar

- Trang thiết bịvà phương pháp lau rửa

- Số lượng bán theo từng loại thức uống

- Dung lượng uống của từng loại

Công thức viết lại cách pha chế một loại thức uống cần nêu rõ số lượng và chất lượng của từng nguyên liệu Ba mục đích chính của công thức chuẩn bao gồm việc đảm bảo độ chính xác, tạo sự đồng nhất trong hương vị và dễ dàng cho người pha chế.

- Xác lập chi phí cho một suất thức uống/cocktail và từ đó tính giá bán phù hợp

- Xác định doanh số chỉ tiêu cho mục đích kiểm tra

4.3.4 Tồn kho tối thiểu chuẩn

Xác định sốlượng chai và nhãn hiệu của từng loại thức uống cần có trong bar

Để đảm bảo duy trì số lượng hàng hóa, cần gấp rưỡi số lượng sử dụng vào ngày cao điểm Việc lập danh mục với số liệu tồn tối thiểu chuẩn cho từng nhãn hiệu là rất quan trọng, đồng thời cần kiểm tra số chai cụ thể thường xuyên để đảm bảo rằng số lượng tồn tối thiểu luôn được duy trì.

Mục đích chính là giúp xác định lượng tiêu thụ trung bình hằng ngày, đồng thời giúp nâng cao năng suất do giảm lần đến kho để xuất hàng.

Cách tính % phí uống và giá bán

❖ TÍNH PHẦN TRĂM CHI PHÍ UỐNG

- Nhập: hàng mua/nhập thực tế trong khoảng Thời gian tính toán

- Hàng cho mượn: Ví dụ hàng bị bể vỡ hoặc cho các bộ phận khác mượn

- Tồn đầu: Hàng tồn đếm được vào đầu ca

- Tồn cuối: Hàng tồn đếm được vào cuối ca (hoặc là hàng chưa bán)

Chi phí uống = Nhập + Tồn đầu – Tồn cuối – Hàng cho mượn

Công thức tính phần trăm chí phí uống: Chi phí uống chia cho Doanh số x 100%

VD: 1.000 $ (chi phí) chia cho 5.000 $ (doanh số bán) x 100 % = 20 %

Bảng kiểm kê và báo cáo hàng tồn kho quày Bar

Thức uống cần bán (dạng chai hoặc ly) ở một giá mà đem lại lợi nhuận mong muốn

- Trước hết cần xác định dung lượng chuẩn và số suất cho mỗi chai

Ví dụ: 750 ml chia cho 30 ml = 25 suất

Để xác định chi phí cho từng chai, ta cần chia giá mua một chai cho số suất mà mỗi chai cung cấp Kết quả sẽ cho ra đơn giá suất, tương ứng với chi phí cho một lần uống (đơn phí).

VD: Giá 750 ml whisky là 200 ngàn 200 ngàn chia cho 25 suất = 8.000 đ / suất

Công thức tính giá bán: Đơn phí của một suất uống chia cho phần trăm chi phí uống Trong ví dụ này, giả dụ %PNL này là 20 %

VD: 8.000đ chia cho 20 % = 40.000 đ (đơn giá bán)

Phần trăm chi phí uống rất quan trọng, nếu % này cao hơn yêu cầu, cần xem lại các điểm sau:

1 Giá mua đang tăng mà bạn không để ý

2 Bartender có thể không theo đúng công thức chuẩn

3 Nhân viên thiếu trung thực

4 Một lỗ hổng trong hệ thống thâu ngân?

5 Hao hụt do bể vỡ hoặc do rót dư hoặc rơi vãi

7 Nhân viên rót ‘tặng’ thoải mái

Danh m ụ c và quy trình ki ể m soát

❖ DANH MỤC KIỂM SOÁT HÀNG UỐNG

Có 2 kiểu kiểm soát hoạt động bar cần lưu ý: a) Kiểm soát khi vận hành gồm qui trình kiểm soát hàng ngày đối với các khâu đặt hàng, nhận hàng, tồn kho, xuất hàng, chế biến và bán hàng b) Kiểm soát hậu kỳ là sau khi bán hàng; tìm hiểu mọi việc xảy ra ở các điểm bán và có hành động chấn chỉnh nếu cần thiết

Danh mục kiểm tra hàng uống như trình bày sau đây sẽ giúp xác định lý do xảy ra độ lệch so với tiêu chuẩn:

❖ QUY TRÌNH THU MUA, NHẬN HÀNG, TỒN KHO

1 Cần có bản mô tả tiêu chuẩn – chất lượng cho mọi mặt hàng cần mua

2 Mọi phiếu yêu cầu đặt hàng phải điền đủ thông tin chi tiết

3 Chỉ mua hàng từ những nhà cung ứng đã được duyệt

4 Lịch giao hàng vào các giờ thấp điểm để tiện kiểm tra số lượng và chất lượng

5 Bản sao phiếu đặt hàng gửi tới điểm nhận hàng đểđối chiếu với hàng giao

6 Mọi hàng giao được ghi vào sổ nhận hàng và lập biên bản nếu hàng giao không đúng với chất lượng và số lượng yêu cầu

7 Trả lại và lập biên bản với mặt hàng giao như chai, hộp lưng hoặc rỗng

8 Mọi mặt hàng nhận phải vào thẻ kho hoặc danh sách trên máy vi tính vào ngày nhận

9 Hàng hóa xuất kho đều phải có phiếu yêu cầu đã duyệt

10 Thẻ kho và các báo cáo tồn, xuất kho phải được cập nhật và chính xác

11 Chỉ có những người được phép mới ra vào kho

12 Những chai có đóng/dán dấu của cơ sở (ở một số đơn vị) là mặt hàng chính thức dùng Thùng rác không có những chai ‘lạ’

1 Hàng tồn ở bar được bổ sung với phiếu yêu cầu nhận hàng đã được duyệt hoặc bởi hệ thống phần mềm bổ sung hàng uống tựđộng

2 Dùng các công thức tiêu chuẩn, dung lượng chuẩn và ly chuẩn

3 Chỉ bán các mặt hàng ‘house brand” trừ phi có yêu cầu cụ thể của khách hàng House brand là các mặt hàng phổ thông, được mua với số lượng lớn và điều kiện ưu đãi nên giá khá thấp

4 Kiểm tra doanh thu các bar được ghi chép đúng và đủ

5 Định kỳ kiểm tra chất lượng các chai rượu đang mở nếu có nghi ngờ

6 Kiểm tra bảng giá thức uống có sẵn sàng cho khách hay không

7 Ghi nhận hàng bể vỡ và xem xét nếu quá tỷ lệ cho phép

8 Kiểm tra sự ‘thiếu hụt’ hoặc ‘dư thừa’ trong báo cáo của kế toán cho từng bar

9 Kiểm tra không để nhân viên bar tiếp cận ngăn kéo thu tiền

❖ QUY TRÌNH KIỂM SOÁT THỨC UỐNG

1 Kiểm tra và đối chiếu phiếu giao hàng, biên bản thừa/thiếu hàng, hóa đơn và báo cáo nhận hàng

2 Kiểm tra sự chính xác của các số liệu

3 Kiểm tra các chiết khấu đã cho phép.

4 Duy trì sổ kiểm kê liên tục hàng tồn kho

5 Kiểm kê két đựng, thùng bia tươi vào cuối tháng

6 Đối chiếu sổ kiểm kê tồn kho với hàng tồn thực tế

7 Làm báo cáo về giá trị và loại hàng, tỷ lệ luân chuyển kho

8 Lập số liệu tồn kho cho từng bar dùng cho báo cáo kiểm soát bar

9 Duy trì báo cáo kiểm soát thức uống hàng ngày và số liệu cộng dồn

10 Chuẩn bị báo cáo cuối tháng cho ban quản lý với lưu ý các vấn đề cần chỉnh đoán.

Kiểm soát thức uống dễ hơn so với kiểm soát thực phẩm, nhưng các tiêu cực của nhân viên thường khó nhận biết Dưới đây là một số ví dụ tiêu cực điển hình.

1 Mang rượu bia vào bar bán lấy tiền bỏ túi; xảy ra ở bar đông khách và thu ngân tắc trách

2 Uống rượu bia tại nơi làm việc Điều này thường trở thành thói quen và làm giảm doanh thu hoặc giảm số lượng thức uống cho khách vì đã bị uống lén

3 Thu tiền khách xong rồi bỏ túi, không nộp vào quầy

4 Rót thức uống ‘free’ cho bạn bè

5 Pha loãng rượu Thường khi say, khách khó phát hiện điều này và nhân viên thu tiền chênh lệch

6 Tính tiền cho khách thấp hơn thực tế (do vô tình hoặc cố ý)

7 Tính tiền nhiều hơn thực tế và bỏ túi phần chênh lệch

Để kiểm soát thức uống hiệu quả và ngăn ngừa nhân viên ‘xấu’, cần thiết lập một quy trình chặt chẽ Việc đổi ca, thay đổi công việc, ghi nhận hàng tồn kho hàng ngày, và kiểm tiền thu được là những biện pháp quan trọng Ngoài ra, giám sát đột xuất tại bar và cẩn trọng trong khâu tuyển chọn nhân sự phục vụ cũng góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ và đảm bảo an toàn cho quán bar.

L Ậ P DANH M Ụ C TH Ứ C U ỐNG VÀ RƯỢ U VANG 5.1 Các yếu tố cần quan tâm

Khách hàng

- Mục đích đến bar, nhà hàng

- Khái niệm về giá trị

- Phân tích về kinh tế – xã hội (nghề nghiệp, tôn giáo, thu nhập )

- Phân tích về nhân khẩu (giới tính, đi lẻ hay đông người )

Sản phẩm

- Các nhóm sản phẩm: không cồn, rượu

- Hình thức, cách trình bày, phục vụ

- Nhà cung cấp uy tín, đáng tin cậy

- Nguồn hàng ổn định – dễ thay thế

Đối thủ

- Sự khác biệt, nét độc đáo

Phân nhóm thức uống

- Cocktail o Classic o Special o Long drink o House

- Vang bán lẻ (theo ly) – House wine

- Rượu mạnh o Brandy, Cognac (loại thường - loại ngon) o Whisky (thường – ngon) o Rum, Tequila, Vodka

- Rượu mạnh mùi (Liqueur, Compound spirits)

Tên1, giống nho hoặc vùng2, (hạng), (niên vụ), giá3

Tên1, giống nho hoặc/và vùng2, (niên vụ), giá3

(Argentina, Nam Phi, New Zealand, Tây Ban Nha )

Với các quốc tịch như trên, nhưng số mặt hàng có thểít hơn)

Vang bán ly (Pháp x 2 loại, Chile x 1 loại, Úc x 1 loại)

❖ Một số nhà hàng cao cấp, danh mục này phân loại theo giống nho.

Công th ứ c tiêu chu ẩ n và giá bán

Giá bán (GB) = (Giá mua (GM) ÷ % Phí

Giá bán (GB) = Giá mua (GM) x hệ số

Hàng pha chế, bán ly

Hàng chuyển bán (hàng lon/chai)

Malibu Blue Curacao Nước chanh

Rượu đế Malibu Triple Sec Nước cam

Hình thức trình bày

- Nhóm nào trước nhóm nào sau, cách xếp đặt trong trang / danh mục

- Giá các món tăng hay giảm dần / Giá bao gồm Phí phục vụ và thuế GTGT ?

- Các loại thức uống đặc biệt

- Có hình ảnh minh họa hay không

- Nền - họa tiết, hoa văn

- Chất liệu, khổ (giấy) danh mục

CH ỨC NĂNG QUẢ N LÝ VÀ QU Ả N LÝ U Ố NG 6.1 Quản lý là gì?

Các chức năng quản lý

- Xác định mục tiêu của cơ sở và mục đích kinh doanh

- Tính đến các nguồn lực sẵn có và giới hạn của chúng: nhân sự, tiền, hàng hóa, thời gian, quy trình, năng lượng và dụng cụ

- Lập kế hoạch là làm lộ trình tốt nhất sao cho đạt được mục tiêu và mục đích

- Là yếu tố quan trọng cho những chức năng khác như kiểm tra

- Kế hoạch phải bao gồm thời gian ngắn và dài hạn; với kế hoạch ngắn hạn dẫn đến kế hoạch dài hạn

- Những kế hoạch đơn giản nhất là nội qui, là tập hợp lại những qui định Chủ trương, qui trình, nội qui tạo thành hệ thống kiểm tra

- Ví dụ: Lập kế hoạch quản lý doanh thu và chi phí

Là huy động toàn bộ nguồn lực bao gồm nguồn tiền, nhân lực, vật lực và thời gian để hoàn thanh tốt nhất công việc

Bao gồm tuyển dụng và thuê mướn nhân công; làm sao tìm đúng người, bố trí cho đúng chỗ, hướng dẫn, đào tạo và theo dõi đánh giá.

- Là quá trình tác động lên con người sao cho mọi nỗ lực cùng vớí thiện chí và nhiệt tình để đạt mục tiêu đề ra

- Là chỉ đạo, hướng dẫn, động viên nhân viên

- Là điều chỉnh sự sai lệch so với tiêu chuẩn

- Tiêu chuẩn về công việc giúp nhân viên có một thang đo lường để xem công việc mình làm như thế nào

6.3 Tương lai và dự báo ngành kinh doanh thức uống

Tương lai của ngành kinh doanh đồ uống đầy hứa hẹn nhưng cũng không kém phần thử thách Để một cơ sở kinh doanh có thể sinh lời, việc cung cấp chất lượng, giá trị và dịch vụ tốt cho khách hàng là điều thiết yếu Đổi mới chính là yếu tố then chốt quyết định sự thành công trong lĩnh vực này.

- Thịtrường ngày càng cạnh tranh và khách hàng đòi hỏi nhiểu hơn.

- Các cơ sở kinh doanh uống không thuần túy bán uống mà là nơi vui chơi – giải trí

- Các loại cocktail nhẹ trở nên phổ biến

- Cần kinh doanh với chiến lược và sáng tạo

- Rượu phải ngon hơn (thà ít mà ngon)

- Marketing theo định hướng nhu cầu khách.

MARKETING TRONG KINH DOANH U Ố NG 7.1 Khái niệm

Phân khúc th ị trườ ng và th ị trườ ng m ụ c tiêu

Phân khúc thị trường là quá trình chia nhỏ thị trường lớn thành các nhóm khách hàng tiềm năng có nhu cầu và ước muốn tương đồng Điều này giúp doanh nghiệp tập trung vào những nhóm khách hàng cụ thể, từ đó thu hút thị trường mục tiêu hiệu quả hơn Việc không thể đáp ứng tất cả yêu cầu của mọi loại khách hàng tiềm năng nhấn mạnh tầm quan trọng của phân khúc thị trường trong chiến lược kinh doanh.

Để xác định thị trường mục tiêu, cần phân tích các phân khúc khác nhau như trang trí nội thất, âm nhạc, giải trí và sản phẩm chào bán Đối tượng khách hàng yêu thích các show biểu diễn thời trang có thể khác với những người thích khiêu vũ hay hát karaoke Việc lựa chọn loại hình giải trí phù hợp sẽ phụ thuộc vào phân khúc mà bạn muốn thu hút, chẳng hạn như giới trẻ yêu thích thời trang, người trung niên đam mê nhạc đồng quê, hoặc học sinh năng động Đặt ra các câu hỏi rõ ràng cho chiến lược marketing của bạn là rất cần thiết.

- Bạn sẽ phục vụ thịtrường cụ thể nào?

- Bạn nên chào bán những gì cho thịtrường đó?

- Bạn nên cũng cấp những dịch vụ gì?

- Bạn nên tạo ra bầu không khí như thế nào cho buổi marketing đó hay cho chiến dịch quảng bá đó?

Chân dung khách hàng

Để thu hút đối tượng học sinh phổ thông trung học, bạn nên cung cấp các sản phẩm và dịch vụ phù hợp với nhu cầu học tập và giải trí của họ Đồng thời, để hấp dẫn nhân viên văn phòng sau giờ làm việc, bạn cần cải tiến hình thức kinh doanh bằng cách tổ chức các chương trình khuyến mãi, sự kiện giao lưu hoặc cung cấp dịch vụ trực tuyến tiện lợi Việc tạo ra không gian thoải mái và thân thiện cũng sẽ giúp thu hút khách hàng vào thời điểm 5 giờ chiều.

Trước khi tiến hành bất kỳ hoạt động khuyến mãi hay tiếp thị nào, việc hiểu rõ đối tượng khách hàng, sở thích và nhu cầu của họ là rất quan trọng Bạn nên tạo một bảng câu hỏi theo các chủ đề liên quan để xác định thị trường mục tiêu của mình.

- Số nhân khẩu trong gia đình

7.3 Môi trường cạnh tranh

Phân tích sự cạnh tranh:

- Thức uống, thức ăn và dịch vụ cung cấp

- Trang trí, không khí, sắp xếp, thiết kế

- Sản phẩm và dịch vụ mới

- Các đợt khuyến mãi hiện nay và hiệu quả

- Hình thức giải trí, ca nhạc

- Phương tiện giữ xe và giá cả

Để nâng cao hiệu quả kinh doanh, bạn cần so sánh thông tin của cơ sở mình với các đối thủ cạnh tranh trong cùng khu vực hoặc phương thức bán hàng Việc điều tra và phân tích sâu về các lĩnh vực cạnh tranh sẽ cung cấp thông tin bổ sung quan trọng như số năm hoạt động, kinh nghiệm quản lý, doanh số, tỷ lệ chi phí nguyên liệu, tỷ lệ chi phí nhân công và danh tiếng của cơ sở.

4 Ps Place (Kênh phân phối)

Price (Giá) Product (Sản phẩm) Promotion ( Chiêu thị)

Kênh phân phối, hay còn gọi là kênh marketing, là chuỗi các doanh nghiệp, nhà sản xuất và trung gian đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ đến tay khách hàng, tức là người tiêu dùng cuối cùng.

Trong đó chiến lược phân phối sản phẩm được chia thành 2 hình thức bao gồm: Kênh phân phối trực tiếp và gián tiếp

Các kênh phân phối có thể bao gồm từ nhà sản xuất, nhà kho, trung tâm vận chuyển, nhà bán lẻ và thậm chí cả Internet

Kênh phân phối trực tiếp cho phép khách hàng mua sản phẩm ngay từ nhà sản xuất, trong khi kênh gián tiếp chuyển sản phẩm đến tay người tiêu dùng thông qua các kênh phân phối trung gian.

Doanh nghiệp sử dụng phân phối trực tiếp cần sở hữu đội ngũ nhân sự và phương tiện vận tải riêng, trong khi các doanh nghiệp áp dụng kênh phân phối gián tiếp phải thiết lập mối quan hệ hợp tác với hệ thống bán hàng trung gian bên thứ ba.

Hàng hóa và dịch vụ cần được tiếp cận hiệu quả với người tiêu dùng Kênh phân phối đóng vai trò quan trọng trong việc chuyển giao hàng hóa và dịch vụ đến tay khách hàng, có thể thông qua cửa hàng bán lẻ hoặc giao hàng trực tiếp đến địa chỉ của người tiêu dùng.

Kênh phân phối gián tiếp, giống như kênh phân phối trực tiếp, có những lợi ích và hạn chế riêng Các nhà quản lý và ban quản trị cần xác định phương pháp phân phối tối ưu nhất để phù hợp với nhu cầu và mô hình hoạt động của công ty.

Cách tính giá là một công cụ marketing thiết yếu và là một nhiệm vụ quản lý phức tạp Mục tiêu chính của việc định giá là xây dựng một cấu trúc giá nhằm tối đa hóa lợi nhuận trong khi vẫn duy trì giá trị mà khách hàng chấp nhận Hai mục tiêu quan trọng trong việc định giá bao gồm duy trì tính cạnh tranh và xây dựng sự công bằng trong giao dịch.

- Chủ quan (giá rất cao, giá thật thấp, giá phỏng đoán).

- Khách quan (giá bán theo %PNL, giá theo hệ số nhân và giá có lãi gộp đóng góp.

Sản phẩm trong kinh doanh uống không chỉ là hàng hóa mà còn là dịch vụ mà bạn cung cấp Để tiếp thị hiệu quả, cần xác định rõ ràng các sản phẩm và dịch vụ này Trong môi trường bar và thức uống, sản phẩm bao gồm những yếu tố mà khách hàng mong muốn như ý tưởng bày trí sáng tạo, âm nhạc hợp thời, không gian thơ mộng, dịch vụ phục vụ chu đáo, danh mục rượu vang phong phú và cảnh quan đẹp Do đó, việc xác định sản phẩm cần dựa vào nhu cầu và mong muốn của thị trường mục tiêu.

Chiêu thị là hình thức giao tiếp quan trọng giữa doanh nghiệp và khách hàng tiềm năng, nhằm thuyết phục họ mua sản phẩm và dịch vụ.

1 Quảng cáo trên báo, tạp chí, đài phát thanh.

2 Giảm giá vào giờ thấp điểm

5 Giảm giá, khuyến mãi các dịp lễ, Tết

BÀI 8: QU Ả N LÝ NHÂN S Ự BAR VÀ B Ộ PH Ậ N TH Ứ C

Sau khi học xong bài này, học viên có thể:

- Liệt kê được các chức danh và trách nhiệm chính của từng chức danh của đội ngũ kinh doanh uống;

- Nêu được cách phân ca trong ngày, phân lịch nghỉ bù trong tuần và phân lịch nghỉphép năm và thực hiện được phân ca;

- Liệt kê được ba yêu cầu cơ bản đối với Bartender;

- Nêu được mục đích và cách huấn luyện nhân viên;

- Biết và vận dụng để đánh giá nhân viên dựa theo các tiêu chí cụ thể

Hình 8.1 Tổ chức bộ phận thức uống

Phụ bar Qản lý bar

❖ Người quản lý về thức uống

Có trách nhiệm về toàn bộ việc kinh doanh thức uống

- Nhân sự: sử dụng, huấn luyện, đào tạo

- Kế hoạch: Lên kế hoạch kinh doanh cụ thể, ngắn hạn, trung hạn và dài hạn

- Tiếp thị: nghiên cứu nhu cầu khách, làm phong phú và tăng chất lượng sản phẩm

- Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh

- Hàng hóa: Tính toán kinh doanh các loại hàng…

❖ Quản lý / trưởng quầy bar: phụ trách một quầy bar

- Chịu trách nhiệm điều hành công việc

- Theo dõi, giám sát lịch làm việc, bảng phân công

- Chào đón khách, giữ mối quan hệ với khách

- Xử lý các khiếu nại, phàn nàn của khách

- Giám sát việc pha chế và phục vụ

- Có trách nhiệm theo dõi hàng hóa

- Thực hiện công tác cụ thể hằng ngày

- Chuẩn bị, pha chế và phục vụ thức uống

- Đôi khi phải kiêm nhiệm phần thu ngân

Giúp cho nhân viên bar các công việc phụ chuẩn bị: như lau rửa ly, dụng cụ, nước đá, cắt gọt, ép nước trái cây…

❖ Nhân viên phục vụ uống

- Ghi nhận và phục vụ nhu cầu uống của khách

- Thu tiền, trả tiền thừa

- Ngoài ra trong các khách sạn / nhà hàng lớn còn có chuyên gia vềrượu vang (Sommelier) chịu trách nhiệm chung về quản lý và kinh doanh rượu vang

8.3 Ba yêu cầu đối với Bartender

- Vệ sinh cá nhân: mặt, tay và thân thể phải sạch sẽ

- Đồng phục sạch và ủi thẳng

- Không trang điểm đậm hoặc dùng nước hoa nặng niên vụ

- Giày tất gọn gàng và thích hợp

- Tư thếkhi đi hoặc đứng luôn thẳng lưng

- Tránh thói quen xấu như: vuốt tóc, phủi áo quần, ăn uống… trước mặt khách

- Hiếu khách và có khả năng giao tiếp để khách dễ dàng hiểu được; biết được ngoại ngữ, ít nhất là tiếng Anh

- Nói năng rõ ràng và nhã nhặn

- Duy trì tiếp xúc bằng mắt

- Đáng tin cậy (trung thực, không tham lam, giữ lời hứa, tự trọng)

- Biết làm vừa lòng khách

- Biết chuẩn bị, pha chế và phục vụ các loại thức uống

- Biết lập sổ theo dõi hàng hóa và có khảnăng thu ngân

- Có hiểu biết về các loại thức uống như nguyên liệu, cách làm, cách pha chế, cách sử dụng và phục vụ

- Hiểu được nhu cầu, thói quen và khuynh hướng uống của khách

- Một số kiến thức chugn về khách và về các đề tài khách quan tâm như địa lý, lịch sử, tâm lý, thời sự

Nhân viên pha ch ế như là ngườ i bán hàng:

1 Luôn quan tâm đến nhu cầu và sở thích của khách

2 Thân mật và vui vẻ

3 Khéo léo; nói và làm đúng việc vào đúng lúc

5 Hiểu biết về sản phẩm

6 Giữ lời hứa; không hứa điều mình không thể làm

8.4 Kế hoạch nhân sự - Lịch công tác

Thông thường cần 1 Bartender cho 50 khách vá 1 phục vụ bàn cho 25 khách

Lịch phân công bar là công cụ hữu ích để phân tích hiệu quả sử dụng lao động Nó cung cấp thông tin một cách dễ đọc và trực quan, giúp người quản lý nhận biết mức độ bận rộn của nhân viên, tính hợp lý trong việc xếp lịch công việc, cũng như xác định số lượng nhân viên cần thiết cho từng ca làm việc.

❖ Chuẩn bị lịch phân công bar

Lập lịch phân công bar đơn giản với sơ đồ gồm các cột thể hiện giờ làm việc ở đầu cột Tên nhân viên và nhiệm vụ của họ được liệt kê ở cột bên trái, trong khi giờ làm của mỗi nhân viên được thể hiện bằng các đường đứt khúc tại các thời điểm tương ứng.

Lịch phân công bar có thể lập theo ngày (phân ca trong ngày), tuần (lịch nghỉ tua), tháng và năm (lịch nghỉ phép).

Chi phí công lao động hiện nay là một trong những mối quan tâm hàng đầu của các cơ sở kinh doanh ẩm thực Việc phân tích và kiểm soát chi phí này sẽ giúp các doanh nghiệp duy trì lợi nhuận mong muốn.

8.5 Bảng mô tả công việc

BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC

CHỨC VỤ: Nhân viên pha chế

BÁO CÁO CHO: Trưởng pha chế

GIÁM SÁT: Hoạt động quầy bar trong khu vực làm việc

Có trách nhiệm về hoạt động quầy bar đúng chức năng có hiệu quả

1 Báo cáo các khiếu nại than phiền của khách hàng cho cấp trên trực tiếp

2 Nếu làm việc vào ca đầu, phải chuẩn bịđầy đủ dụng cụ, nguyên vật liệu uống và các thứ liên quan

3 Mặc dù báo cáo trực tiếp cho Trưởng pha chế, nhưng có nhiệm vụ đối với Giám sát viên trong khu vực

4 Khi khách khiếu nại hoặc than phiền, cần cố gắng xử lý tốt và thoả mãn yêu cầu củakhách Xin ý kiến cấp trên khi cần thiết

5 Báo cấp trên khi rời khỏi khu vực làm việc, ngay cả lúc giải lao hoặc đi ăncơm

6 Nếu làm việc vào ca cuối, cầnchuẩn bị hàng uống và các thứ khác cho ca sau

7 Nếu làm việc vào ca cuối, phải kiểm tra hàng cho ca sau đầy đủ; cửa tủ và cửa phòng khóa kỹ

8 Pha chế và rót uống theo đúng dung lượng của công thức chuẩn, không rót dư Đổ bỏ các thức uống khách uống dư

9 Có trách nhiệm ghi đủ, đúng các hóa đơn của khách và nội bộ

10 Các thức uống có cồn chỉ được xuất, cho mượn, chuyển sang bộ phận khác khi có giấy yêu cầu hợp lệ và có chữ ký của người có thẩm quyền

QU Ả N LÝ NHÂN S Ự B Ộ PH Ậ N TH Ứ C U Ố NG 8.1 Sơ đồ tổ chức

B ả ng mô t ả công vi ệ c