Các cơ sở kinh doanh ẩm thực thường có doanh số khơng ổn định và khó đốn trước.
Doanh sốthay đổi làm ảnh hưởng đến cơ cấu chi phí cũng như lãi rịng. Khi chi phí ngun liệu tăng hay giảm, thì chi phí lao động và phí khác hầu như khơng đổi trong ngắn hạn; do đó, thay đổi doanh số làm thay đỗi lãi gộp và lãi ròng.
Từ đó, các chi phí ngun liệu ăn uống nên tính theo phần trăm đối với doanh số hơn là với tổng phí hoặc các cách tính khác.
• Doanh số = Phí nguyên liệu + Lãi gộp
• Doanh số = Tổng phí + Lãi ròng
Chi phí nguyên liệu nên tính theo phần trăm đối với doanh số hơn là các cách tính khác.
3.4. Phần trăm phí nguyên liệu 3.4.1. Định nghĩa và công thức
%PNL = PNL x 100% / Doanh số
Trong thực tế, hằng ngày không thể kiểm sốt hết các loại chi phí, nhất là phí nhân cơng và các phí khác nên người ta thường tập trung vào phí nguyên liệu; đây là loại phí có tỷ lệ lớn nhất và xuất hiện sớm nhất ; kiểm sốt phí này càng tốt thì lãi càng cao. Giữa kiểm sốt chi phí bằng tiền và kiểm sốt bằng con số tương đối là %PNL thì cách sau có hiệu quả và nhanh hơn.
3.4.2. Nhận xét
- %PNL Ăn > %PNL uống - % PNL tiệc và À la carte
- % PNL Khách sạn 3 sao và 5 sao - % PNL các nhóm thức uống
WWW.STHC.EDU.VN | 31 40% PNGUYÊN LIỆU 24% Plao động LGộp 20% PKHÁC 16% LRòng 40% PNL 24% PLĐ LG PKHÁC Phí QL + Khấu hao 16% LR 3.4.3. Ý nghĩa - Để kiếm sốt phí ngun liệu - Để đánh giá năng lực quản lý - Làm cơ sởđểkhoán thưởng - Để tính giá bán
OPERATING COST
GROSS OPERATING PROFIT
WWW.STHC.EDU.VN | 32
BÀI 4: KIỂM SỐT CHI PHÍ UỐNG
MỤC TIÊU
Sau khi học xong bài này, học viên có thể:
- Nêu được các giai đoạn kiểm sốt phí nguyên liệu.
- Liệt kê được ba phương pháp kiểm sốt phí ngun liệu. - Thiết lập được bốn tiêu chuẩn cần xác lập.
- Giải thích được cách tính giá uống
- Vận dụng được kiến thức đã học vào thực tiễn - Hình thành tác phong chuyên nghiệp và tự tin.
NỘI DUNG
4.1. Ba giai đoạn kiểm sốt uống
Mục đích của kiểm sốt là duy trì chi phí và giảm thiểu tối đa các thất thốt hao hụt mà khơng làm giảm chất lượng và số lượng thức uống phục vụ khách. Ba giai đoạn kiểm soát là:
1. Giai đoạn lập kế hoạch 2. Giai đoạn vận hành 3. Giai đoạn hậu kỳ
4.1.1. Lập kế hoạch
Giai đoạn đầu tiên này là cần thiết để xây dựng các chủ trương, chính sách. Quyết định về tài chính: xác định chỉ tiêu doanh số, chi phí và lợi nhuận (chỉ tiêu/ước).
Quyết định về marketing: xác định thịtrường, chiến lược đểđạt được mục tiêu.
WWW.STHC.EDU.VN | 33
Quy trình gồm: thu mua – nhận hàng – tồn và xuất kho – chuẩn bị– chế biến và phục vụ.
Tất cà các bước đều cần tuân thủ các qui định và ghi chép các biểu mẫu với sự xác nhận hoặc đồng ý của những người liên quan, thường là người bán/người xuất hàng – người mua/nhận hàng – kế toán/thủ kho – duyệt của người phụ trách.
- Thu mua: cần có bảng mơ tả tiêu chuẩn chất lượng món hàng dùng cho sản phẩm cụ thể. Ví dụ vang bán ở bar có tiêu chuẩn chất lượng cao hơn vang dùng nấu bếp; cần có các bảng chào giá và căn cứvào đó cộng với các điều kiện thanh tốn, hỗ trợ nếu có của nhà cung ứng để có thể chọn đúng hàng, đúng giá từ nhà cung ứng thích hợp.
- Nhận hàng: cần theo thủ tục qui định, hàng hóa – chứng từ hợp lệ; lập biên bản nếu có sai lệch về chất lượng, số lượng hàng giữa phiếu đặt hàng và hàng giao thực tế.
- Tồn và xuất kho: cần tuân thủ các qui định như điều kiện, thời gian bảo quản, cách thức sắp xếp và xuất nhập hàng. Tuyệt đối không nhập / xuất hàng nếu khơng có chứng từ hợp lệ.
- Chuẩn bị - chế biến: cần tuân theo các công thức tiêu chuẩn.
4.1.3. Hậu kỳ
Bao gồm 3 việc chính:
- Báo cáo uống, thường do kế toán tiêu chuẩn làm - Đánh giá kết quả kinh doanh
- Hành động chấn chỉnh hoặc xây dựng chiến lược mới
Hầu hết các hệ thống kiểm sốt có hiệu quả đều nhấn mạnh đến giai đoạn lập kế hoạch. Bởi vì ngăn ngừa sự hao phí và các dạng thất thốt hơn là tìm hiểu lý do của sự thất thoát khi đã xảy ra. Việc kiểm soát phải đơn giản và linh hoạt. Đơn giản để nhân viên dùng ít thì giờ hơn trong cơng việc thường lệ và linh hoạt để có thể ứng dụng vào bất kỳ qui mô kinh doanh nào.
WWW.STHC.EDU.VN | 34
Các cơ sở lớn thường có kế tốn viên (kế tốn tiêu chuẩn) kiểm sốt chi phí giúp các bộ phận có liên quan kiểm soát giá thành. Tuy nhiên ở cơ sở nhỏ hoặc doanh nghiệp tư nhân thường khơng có chức danh này và nhân viên trong quày bar đều có trách nhiệm liên đới.
4.2. Hệ thống kiểm soát uống
Ngày nay có nhiều hệ thống kiểm sốt uống và mỗi cơ sở cần biết sử dụng hệ thống nào đơn giản và linh hoạt để không tốn quá nhiều thời gian và ảnh hưởng đến qui trình vận hành. Các cơ sở nhỏ dùng hệ thống kiểm soát hàng tồn kho. Một số cơ sở lớn hoặc khách sạn thường dùng một lúc hai hệ thống, hệ thống kiểm soát hàng tồn kho do nhân viên quầy bar làm và hệ thống kiểm tra theo doanh số chỉ tiêu do nhân viên kiểm sốt chi phí làm. Một hệ thống để kiểm soát việc vận hành và một để bộ phận quản lý đối chiếu chi phí so với doanh thu.
4.2.1. Phương pháp kiểm kê hàng tồn
Gồm hai bước:
i) Một bản phân tích chi tiết doanh số uống cho từng loại. Bartender kiểm kho hằng ngày và lập bản báo cáo thức uống đã bán. Mỗi con số tiêu thụ cho từng thức uống dựa trên kiểm tra thực tế. Bản báo cáo này được nộp hằng ngày cho kế tốn kiểm sốt chi phí.
ii) Tổng lượng hàng uống cho từng loại được đối chiếu với lượng tiêu thụ thực tế. Thu ngân sẽ phân tích sốlượng uống theo từng loại và kế tốn kiểm sốt chi phí sẽ đối chiếu con số hàng bán trên báo cáo của bartender so với báo cáo doanh số.
Bất lợi:
- Tốn Thời gian
- Phân tích từng hóa đơn - Đong đếm cụ thể hằng ngày
WWW.STHC.EDU.VN | 35
- Có thể sai sót do cho bộ phận khác mượn hàng nhưng không chứng từ - Dung lượng hàng uống khác nhau
- Có thể gia giảm
4.2.2. Hệ thống pha chế tựđộng
Thuận lợi
- Đo đạc chính xác lượng hàng xuất theo định chuẩn - Hao hụt trong rót chiết là tối thiểu
- Số lượng hàng xuất được đo đếm tựđộng - Phân tích doanh số dễ dàng
- Kiểm tra hóa đơn và tiền mặt có hiệu quả - Giảm thiểu tiêu cực trong kiểm tra hàng tồn - Làm nhanh chóng hơn khi vào thời kỳ cao điểm Bất lợi
- Khách hàng và bartender đều bị ‘đo đếm’ - Thiếu bàn tay của con người
- Cần đầu tư nhiều thời gian và tiền bạc
4.2.3. Đối chiếu số liệu chỉ tiêu với thực tế 4.3. Xác lập tiêu chuẩn
Các tiêu chuẩn này rất quan trọng và làm cơ sở cho hệ thống kiểm sốt uống có hiệu quả.
Có 4 loại tiêu chuẩn:
- Dung lượng chuẩn cho từng thức uống - Công thức pha chế chuẩn
- Ly có kích cỡ chuẩn
WWW.STHC.EDU.VN | 36
4.3.1. Dung lượng chuẩn
Dung lượng uống chuẩn thông thường là:
- Rượu mạnh ......................................30 ml - Rượu mạnh mùi ............................... 30 ml - Rượu vang mạnh ...................... 45 - 60 ml - Vang khai vị ............................. 45 - 60 ml
4.3.2. Ly chuẩn
Chất lượng, sốlượng, loại và kích cỡ của ly trong bar tuỳ thuộc các yếu tố sau: - Loại hình và trang trí của bar
- Đối tượng khách
- Trang thiết bịvà phương pháp lau rửa - Số lượng bán theo từng loại thức uống - Dung lượng uống của từng loại
4.3.3. Công thức tiêu chuẩn
Là công thức viết lại cách làm một thức uống pha trộn; trong đó nêu cụ thể số lượng, chất lượng của từng ngun liệu. Ba mục đích của cơng thức chuẩn là:
- Xác lập chi phí cho một suất thức uống/cocktail và từ đó tính giá bán phù hợp - Xác định doanh số chỉ tiêu cho mục đích kiểm tra
- Bảo đảm sựđồng nhất
4.3.4. Tồn kho tối thiểu chuẩn
Xác định sốlượng chai và nhãn hiệu của từng loại thức uống cần có trong bar. Sốlượng này phải gấp rưỡi số lượng dùng cho ngày cao điểm. Cần lập một danh mục cùng với con số tồn tối thiểu chuẩn cho mỗi nhãn hiệu và phải kiểm tra số chai cụ thể thường xuyên để số lượng tồn tối thiểu ln được duy trì.
WWW.STHC.EDU.VN | 37
Mục đích chính là giúp xác định lượng tiêu thụ trung bình hằng ngày, đồng thời giúp nâng cao năng suất do giảm lần đến kho để xuất hàng.
4.4. Cách tính % phí uống và giá bán
❖ TÍNH PHẦN TRĂM CHI PHÍ UỐNG
Các định nghĩa:
- Nhập: hàng mua/nhập thực tế trong khoảng Thời gian tính tốn
- Hàng cho mượn: Ví dụ hàng bị bể vỡ hoặc cho các bộ phận khác mượn - Tồn đầu: Hàng tồn đếm được vào đầu ca
- Tồn cuối: Hàng tồn đếm được vào cuối ca (hoặc là hàng chưa bán)
Chi phí uống = Nhập + Tồn đầu – Tồn cuối – Hàng cho mượn
Cơng thức tính phần trăm chí phí uống: Chi phí uống chia cho Doanh số x 100%
VD: 1.000 $ (chi phí) chia cho 5.000 $ (doanh số bán) x 100 % = 20 %
WWW.STHC.EDU.VN | 38
❖ TÍNH GIÁ BÁN UỐNG
Thức uống cần bán (dạng chai hoặc ly) ở một giá mà đem lại lợi nhuận mong muốn.
* Cách tính giá bán
- Trước hết cần xác định dung lượng chuẩn và số suất cho mỗi chai. Ví dụ: 750 ml chia cho 30 ml = 25 suất
- Xác định phí của từng chai, chia giá mua một chai cho số suất của mỗi chai ta có đơn giá suất và đó là chi phí cho một suất uống (đơn phí).
VD: Giá 750 ml whisky là 200 ngàn. 200 ngàn chia cho 25 suất = 8.000 đ / suất Cơng thức tính giá bán: Đơn phí của một suất uống chia cho phần trăm chi phí uống. Trong ví dụ này, giả dụ %PNL này là 20 %.
VD: 8.000đ chia cho 20 % = 40.000 đ (đơn giá bán)
Phần trăm chi phí uống rất quan trọng, nếu % này cao hơn yêu cầu, cần xem lại các điểm sau:
1. Giá mua đang tăng mà bạn không để ý
2. Bartender có thể khơng theo đúng cơng thức chuẩn 3. Nhân viên thiếu trung thực
4. Một lỗ hổng trong hệ thống thâu ngân? 5. Hao hụt do bể vỡ hoặc do rót dư hoặc rơi vãi 6. Bịăn cắp
WWW.STHC.EDU.VN | 39
4.5. Danh mục và quy trình kiểm sốt
❖ DANH MỤC KIỂM SỐT HÀNG UỐNG
Có 2 kiểu kiểm sốt hoạt động bar cần lưu ý:
a) Kiểm soát khi vận hành gồm qui trình kiểm sốt hàng ngày đối với các khâu đặt hàng, nhận hàng, tồn kho, xuất hàng, chế biến và bán hàng.
b) Kiểm soát hậu kỳ là sau khi bán hàng; tìm hiểu mọi việc xảy ra ở các điểm bán và có hành động chấn chỉnh nếu cần thiết.
Danh mục kiểm tra hàng uống như trình bày sau đây sẽ giúp xác định lý do xảy ra độ lệch so với tiêu chuẩn:
❖ QUY TRÌNH THU MUA, NHẬN HÀNG, TỒN KHO
1. Cần có bản mô tả tiêu chuẩn – chất lượng cho mọi mặt hàng cần mua. 2. Mọi phiếu yêu cầu đặt hàng phải điền đủ thông tin chi tiết.
3. Chỉ mua hàng từ những nhà cung ứng đã được duyệt.
4. Lịch giao hàng vào các giờ thấp điểm để tiện kiểm tra số lượng và chất lượng. 5. Bản sao phiếu đặt hàng gửi tới điểm nhận hàng đểđối chiếu với hàng giao. 6. Mọi hàng giao được ghi vào sổ nhận hàng và lập biên bản nếu hàng giao
không đúng với chất lượng và số lượng yêu cầu.
7. Trả lại và lập biên bản với mặt hàng giao như chai, hộp lưng hoặc rỗng. 8. Mọi mặt hàng nhận phải vào thẻ kho hoặc danh sách trên máy vi tính vào
ngày nhận.
9. Hàng hóa xuất kho đều phải có phiếu yêu cầu đã duyệt.
10. Thẻ kho và các báo cáo tồn, xuất kho phải được cập nhật và chính xác. 11. Chỉ có những người được phép mới ra vào kho.
12. Những chai có đóng/dán dấu của cơ sở (ở một số đơn vị) là mặt hàng chính thức dùng. Thùng rác khơng có những chai ‘lạ’.
WWW.STHC.EDU.VN | 40
❖ QUY TRÌNH BAR
1. Hàng tồn ở bar được bổ sung với phiếu yêu cầu nhận hàng đã được duyệt hoặc bởi hệ thống phần mềm bổ sung hàng uống tựđộng.
2. Dùng các công thức tiêu chuẩn, dung lượng chuẩn và ly chuẩn.
3. Chỉ bán các mặt hàng ‘house brand” trừ phi có yêu cầu cụ thể của khách hàng. House brand là các mặt hàng phổ thông, được mua với số lượng lớn và điều kiện ưu đãi nên giá khá thấp.
4. Kiểm tra doanh thu các bar được ghi chép đúng và đủ.
5. Định kỳ kiểm tra chất lượng các chai rượu đang mở nếu có nghi ngờ. 6. Kiểm tra bảng giá thức uống có sẵn sàng cho khách hay khơng. 7. Ghi nhận hàng bể vỡ và xem xét nếu quá tỷ lệ cho phép.
8. Kiểm tra sự ‘thiếu hụt’ hoặc ‘dư thừa’ trong báo cáo của kế toán cho từng bar. 9. Kiểm tra không để nhân viên bar tiếp cận ngăn kéo thu tiền.
❖ QUY TRÌNH KIỂM SỐT THỨC UỐNG
1. Kiểm tra và đối chiếu phiếu giao hàng, biên bản thừa/thiếu hàng, hóa đơn và báo cáo nhận hàng.
2. Kiểm tra sự chính xác của các số liệu. 3. Kiểm tra các chiết khấu đã cho phép. 4. Duy trì sổ kiểm kê liên tục hàng tồn kho.
5. Kiểm kê két đựng, thùng bia tươi ... vào cuối tháng. 6. Đối chiếu sổ kiểm kê tồn kho với hàng tồn thực tế.
7. Làm báo cáo về giá trị và loại hàng, tỷ lệ luân chuyển kho ... . 8. Lập số liệu tồn kho cho từng bar dùng cho báo cáo kiểm soát bar. 9. Duy trì báo cáo kiểm sốt thức uống hàng ngày và số liệu cộng dồn.
10. Chuẩn bị báo cáo cuối tháng cho ban quản lý với lưu ý các vấn đề cần chỉnh đoán.
WWW.STHC.EDU.VN | 41
Kiểm sốt thức uống khơng q khó như kiểm sốt thực phẩm. Các tiêu cực của nhân viên thường khó được phát hiện. Sau đây là một số tiêu cực điển hình:
1. Mang rượu bia vào bar bán lấy tiền bỏ túi; xảy ra ở bar đông khách và thu ngân tắc trách.
2. Uống rượu bia tại nơi làm việc. Điều này thường trở thành thói quen và làm giảm doanh thu hoặc giảm số lượng thức uống cho khách vì đã bị uống lén. 3. Thu tiền khách xong rồi bỏ túi, không nộp vào quầy.
4. Rót thức uống ‘free’ cho bạn bè.
5. Pha lỗng rượu. Thường khi say, khách khó phát hiện điều này và nhân viên thu tiền chênh lệch.
6. Tính tiền cho khách thấp hơn thực tế (do vơ tình hoặc cố ý). 7. Tính tiền nhiều hơn thực tế và bỏ túi phần chênh lệch.
Những việc trên dễ tìm ra nếu có một quy trình tốt để kiểm sốt thức uống. Để ngăn ngừa và tìm ra nhân viên ‘xấu’ bằng nhiều cách như đổi ca hoặc đổi công việc, ghi nhận hàng tồn kho mỗi ngày, kiểm tiền thu được, có giám sát tại bar đột xuất như như cẩn trọng với khâu tuyển chọn nhân sự phục vụ tại bar.