Kinh It* Dự báo Giải pháp hoàn thiện kiểm sốt nội quy trình mua sắm tài sản cơng Trường Đại học Tiền Giang TRẦN THỊ HỒNG DIEM* HUỲNH VĨNH NGHI" CHÂU ANH TUẤN*" Tóm tắt Nghiên cứu nhằm tìm hiểu thực trạng kiểm sốt nội (KSNB) quy trình mua sắm tài sản cơng, từ tìm ngun nhãn để đưa giải pháp thích hợp nhằm hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội quy trình mua sắm tài sản cơng Trường Đại học Tiền Giang Nhóm tác giả sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính, cụ thể dùng bảng khảo sát, thống kê mô tả vấn chuyên sâu với cách thức tiếp cận yếu tô' cấu thành KSNB, gồm: Mơi trường kiểm sốt; Đánh giá rủi ro; Hoạt động kiểm sốt; Thơng tin truyền thơng Giám sát Thơng qua nghiên cứu, nhóm tác giả đề xuất giải pháp có sở khoa học giá trị thực tiễn nhằm khắc phục hạn chế, giảm thiểu sai sót, từ hồn thiện KSNB quy trình mua sắm tài sản cơng Trường Đại học Tiền Giang, góp phần nâng cao hiệu sử dụng ngân sách Từ khóa: giáo dục đại học, kiểm sốt nội bộ, mua sắm tài sản công, Trường Đại học Tiền Giang Summary This paper aims to discover the reality of internal control system for public procurement process, find out the causes to come up with proper solutions to improve the internal control system for public procurement process in Tien Giang University The author employs qualitative methods such as surveys, descriptive statistics and in-depth interviews to assess five elements of internal control system including Control environment, Risk assessment, Control activities, Communication and Monitoring From the obtained findings, the authors proposes solutions with scientific basis and practical value to overcome the limitations, minimize errors, thereby perfecting the internal control system for public procurement process in Tien Giang University to improve the efficiency of budget use Keywords: higher education, internal control, public procurement, Tien Giang University GIỚI THIỆU Trường Đại học Tiền Giang đơn vị nghiệp công lập, cung cấp dịch vụ công lĩnh vực giáo dục đại học tỉnh Tiền Giang Hiện nay, Trường hoạt động ổn định, đạt kết tích cực hướng đến tự chủ tài hồn tồn Để đạt mục tiêu tự chủ tài song hành với mục tiêu nâng cao chất lượng dạy học, Trường phải có giải pháp quản trị đại, đó, nỗ lực nâng cao hiệu KSNB hoạt động mua sắm tài sản công có vai trị quan trọng nhằm tăng cường quản trị hiệu sử dụng tài nhà Trường Năm 2019, Kiểm tốn nhà nước có kết luận hoạt động Trường tồn tại, hạn chế, có đề cập đến yếu quy trình mua sắm tài sản cơng Hàng năm, Trường UBND Tỉnh Tiền Giang duyệt mức kinh phí ngân sách để mua sắm tài sản cơng, nhiên bước quy trình cịn sơ sài, sai sót, dẫn đến sử dụng ngân sách chưa thật hiệu Để tăng cường hiệu cho công tác mua sắm tài sản cơng Trường, địi hỏi nhiều nỗ lực, đó, hồn thiện hệ thơng KSNB có vai trị vơ quan trọng để hoạt động thực pháp luật, quy chuẩn, mang lại hiệu tích cực cho tất bên liên quan *, ", "*, Phòng Quản lý sở vật chất - Trường Đại học Tiền Giang Ngày nhận bài: 05/5/2022; Ngày thẩm định: 17/6/2022; Ngày duyệt đăng: 21/6/2022 Economy and Forecast Review 141 BẢNG 1: KẾT QUẢ PHỎNG VẤN VỀ MƠI TRƯỜNG KIEM sốt Mức độ đồng ý STT Nơi dung khảo sát Trường có xây dựng văn quy định tính trung thực đạo đức nghề nghiệp viên chức Trường có sử dụng bảng mô tả công việc yêu cầu rõ ràng kiến thức cho vị trí việc làm tham gia công tác mua sắm tài sản Trường thường xuyên tổ chức cho viên chức tham gia khóa đào tạo công tác mua sắm tài sản đê nâng cao trình độ viên chức Trung bình 19 15 10 28 13 22 Ý nghĩa 4,23 Hoàn toàn đồng ý 3.65 Đồng ý 2.80 Trung lập BẢNG 2: KẾT QUẢ PHỎNG VAN VE ĐÁNH GIÁ RỬI RO Mức độ ý STT Nội dung khảo sát Trung bình Ý nghĩa Trường tham khảo tài liệu công tác mua sắm tài sản để nhận diện rủi ro xảy 28 3,70 Đồng ý Trường thực xem xét nguy gây tham nhũng hay hành vi gian lận khác công tác mua sắm tài sản 28 3,75 Đồng ý Trường có đánh giá khả gian lận bao gồm đánh giá động cơ, áp lực, hội, thái độ ảnh hưởng hay gây hành vi gian lận công tác mua sắm tài sản 24 16 2,40 Không đồng ý Nguồn: Kết nghiên cứu cúa nhóm tác giá Cơ SỞ LÝ NGHIÊN CỨU THUYẾT VÀ PHƯƠNG PHÁP Cơ sở lý thuyết Để có thêm luận việc đánh giá thực trạng đề xuất số giải pháp nhằm hoàn thiện KSNB quy trình mua sắm tài sản cơng Trường Đại học Tiền Giang, nhóm tác giả tham khảo nghiên cứu Trần Thị Hồng Diễm (2021), Trần Thị Ngọc (2018) lý thuyết liên quan đến KSNB, hệ thống KSNB thành phần hệ thông KSNB Đồng thời, nhóm tác giả tìm hiểu số nghiên cứu trước hệ thơng KSNB có nội dung liên quan đến đề tài lựa chọn Các lý thuyết tảng để nghiên cứu thực hiện, từ đó, đánh giá thực trạng hoạt động kiểm soát nội mua sắm tài sản công Trường Đại học Tiền Giang Phương pháp nghiên cứu Nhóm tác giả kết hợp phương pháp định tính với phương pháp hệ thống, phương pháp vấn, phương pháp tổng hợp phương pháp tiếp cận mục tiêu để đưa kết thống kê mơ tả Cụ thể, để tìm hiểu KSNB quy trình mua sắm tài sản cơng Trường Đại học Tiền Giang, nhóm tác giả tiến hành khảo sát 40 đối tượng có liên quan thơng qua bảng câu hỏi khảo sát Kết thu 40 phiếu khảo sát hợp lệ đưa vào sử dụng phân tích Nghiên cứu thực năm 2021 Xoay quanh đánh giá KSNB quy trình mua sắm tài sản công, khảo sát thực nhằm đánh giá phận, gồm: Mơi trường kiểm sốt; Đánh giá rủi ro; Hoạt động kiểm sốt; Thơng tin truyền thông; Giám sát 142 KẾT QUẢ NGHIÊN cứu Môi trường kiểm soát Kết Bảng cho thấy, lãnh đạo Nhà trường ln đề cao tính trung thực giá trị đạo đức, kiên chông hành vi tiêu cực thực thi công vụ, với điểm trung bình (ĐTB) = 4,23 Trường xây dựng bảng mơ tả cơng việc cho vị trí việc làm (ĐTB = 3,65); đồng thời tổ chức buổi tập huân chuyên môn, nghiệp vụ cho viên chức phụ trách công việc mua sắm tài sản công Tuy nhiên, công tác đào tạo, tập huân không thường xuyên, dẫn đến trình làm việc nội dung thắc mắc quy trình, quy định khơng giải kịp thời (ĐTB = 2,8) Đánh giá rủi ro Bảng cho thây, Trường quan tâm đến việc nhận diện rủi ro công tác mua sắm tài sản công, như: Tham khảo tài liệu công tác mua sắm tài sản để nhận diện rủi ro xảy (ĐTB = 3,7); Xem xét nguy gây tham nhũng hay hành vi gian lận khác (ĐTB = 3,75) Tuy nhận diện rủi ro, Trường chưa có quy trình cụ thể, chưa phân cơng phận cụ thể tiến hành đánh giá, phân tích tìm biện pháp ứng phó phù hợp, mà chủ yếu tập trung khắc phục rủi ro diễn (ĐTB < 2,5) Kinh tế Dự báo Kinh Ịê Dự báo Hoạt động kiểm soát Theo kết Bảng 3, thủ tục xét duyệt chủ trương mua sắm Trường Ban Giám hiệu thực trước mua sắm (ĐTB = 5) Bên cạnh đó, Trường phân chia trách nhiệm bước trình mua sắm, như: đề nghị mua tài sản đơn vị có nhu cầu mua sắm thực hiện, xét duyệt phải trình Ban Giám hiệu, việc lựa chọn nhà cung câp nhiệm vụ Phòng Quản lý sở vật chất thành viên tổ mua sắm, cuối cùng, toán thực viên chức thuộc Phòng Kế hoạch Tài (ĐTB = 4,08) Đồng thời, để ngăn chặn gian lận, kiểm tra hữu tài sản mua sắm, cơng tác kiểm kê định kỳ tài sản, cơng cụ, dụng cụ có tham gia nhiều phận, như: viên chức quản lý tài sản, kế toán tra (ĐTB = 4,25 ) Thông tin truyền thông Bảng cho thấy, kênh thông tin truyền đạt cấp cấp thực tốt; việc phổ biến tất văn công tác mua sắm đến viên chức liên quan thơng qua văn phịng điện tử đánh giá tốt (ĐTB = 4,28-4,33) Đồng thời, nhận định phận liên quan công tác mua sắm tài sản công sử dụng mạng nội để cung cấp thông tin hỗ trợ lẫn cơng việc có kết khảo sát mức đồng ý cho thây, thông tin trao đổi phận Trường hiệu (ĐTB = 3,70) Giám sát hoạt động giám sát thường xuyên Trường Bảng cho thấy, công tác đánh giá triển khai tốt Khảo sát phận kiểm sốt hồ sơ có thường xun kiểm tra hồ sơ mua sắm tài sản công đánh giá cao (ĐTB = 4,35) Nhận định hệ thơng KSNB có tạo điều kiện cho viên chức phận giám sát lẫn công việc hàng ngày đạt giá trị khảo sát trung bình 3,75 điểm - tương ứng với ý nghĩa đồng ý Ngồi ra, thơng qua họp thi đua hàng tháng, Trường tổ chức đánh giá thường xuyên hiệu làm việc viên chức, phận liên quan quy trình mua sắm tài sản (ĐTB = 4,23) cho thây, hoạt động giám sát thường xuyên tốt Ngược lại, kết khảo sát hoạt động giám sát định kỳ cho thây, Trường chưa xây dựng báo cáo tổng hợp Economy and Forecast Review BẢNG 3: KẾT QUẢ PHỎNG VẤN VỀ HOẠT ĐỘNG K1EM soát SIT Mức độ đồng ý Trung Ý nghĩa bình Nội dung khảo sát Chủ trương mua sắm tài sản Ban Giám hiệu phê duyệt trước thực công tác mua sắm Trường tách bạch chức năng: đề nghị mua tài sản, xét duyệt, chọn nhà cung cấp toán Trường tiến hành kiểm kê định kỳ tài sản, công cụ, dụng cụ có tham gia viên chức phận quản lý tài sản, kế toán tra 40 5,00 Hoàn toàn đồng ý 19 12 4,08 Đồng ý 30 10 4,25 Đồng ý BẢNG 4: KẾT QUẢ PHỎNG VAN VE THÕNG TIN VÀ TRUYEN thơng STT Ý Mức độ đồng ý Trung bình nghĩa Nội dung khảo sát Trưởng phận liên quan công tác mua sắm tài sản cơng thường xun báo cáo tình hình cho Ban Giám hiệu đê đưa dẫn cần thiết Các văn liên quan đến mua sắm tài sản công phổ biến đến viên chức phụ trách phần mềm Các phận liên quan công tác mua sắm tài sản công sử dụng mạng nội để cung cấp thông tin hỗ trợ lẫn cơng việc 29 11 4,28 Hồn toàn đồng ý 27 13 4,33 Hoàn toàn đồng ý 16 20 3,70 Đồng ý BẢNG 5: KẾT QUẢ PHỎNG VAN VỀ GIÁM SÁT CÁC HOẠT ĐỘNG GIÁM SÁT THƯỜNG XUYÊN CƯA TRƯỜNG STT Mức độ đồng ý Trung Ý nghĩa bình Nội dung khảo sát Trường có phận giám sát tất hoạt 17 19 động quy trình mua sắm tài sản cơng Bộ phận kiểm sốt hồ sơ có thường xun 26 14 kiểm tra hồ sơ mua sắm tài sản cơng Hệ thống kiểm sốt nội có tạo điều kiện 15 20 cho viên chức phận giám sát lẫn công việc hàng ngày Trường có đánh giá thường xuyên hiệu 19 15 làm việc viên chức, phận liên quan quy trình mua sắm tài sản Trường có đánh giá định kỳ phù hợp 19 18 hoạt động kiểm sốt q trình thực mục tiêu quy trình Khơng đồng ý Hồn tồn 4,35 đồng ý 2,53 3,75 Đồng ý 4,23 Hoàn toàn đồng ý 2,60 Không đồng y Nguồn: Kết nghiên cứu cùa nhóm tác giả thơng tin phản hồi khiếm khuyết hệ thống KSNB Trường chưa có phận giám sát tất hoạt động quy trình mua sắm tài sản cơng (ĐTB = 2,53) Bên cạnh đó, nhận định đánh giá định kỳ phù hợp hoạt động kiểm soát trình thực mục tiêu quy trình nhận giá trị trung bình 2,6 điểm - tương ứng với mức ý nghĩa không đồng ý KẾT LUẬN VÀ HÀM Ý QUẢN TRỊ Kết luận Kết nghiên cứu cho thấy yếu tố cấu thành KSNB, gồm: Mơi trường kiểm sốt; Đánh giá rủi 143 ro; Hoạt động kiểm sốt; Thơng tin truyền thơng; Giám sát có vai trị vơ quan trọng mua sắm tài sản cơng, giúp cho lãnh đạo Nhà trường quản lý hiệu nguồn lực tài liên quan đến cơng tác đơn vị, giảm thiểu tác động khơng có lợi hạn chế rủi ro phát sinh trình thực Đồng thời, nghiên cứu kiểm chứng nguyên nhân gây nên hạn chế KSNB quy trình mua sắm tài sản công Nhà trường Hàm ý quản trị Nhóm tác giả cho rằng, sỡ quy trình mua sắm áp dụng, Trường cần thiết lập lại quy trình mua sắm tài sản cơng mới, đồng thời, xây dựng giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm sốt quy trình mua sắm với thành phần hệ thống KSNB theo tiêu chuẩn, hướng dẫn INTOSAI Trong thành phần hệ thống KSNB, từ mặt đạt được, cần tiếp tục đưa giải pháp để khắc phục mặt cịn hạn chế Cụ thể: Một là, mơi trường kiểm soát Trường nên ban hành quy định xử phạt viên chức vi phạm giá trị đạo đức, như: nhận hoa hồng nhà cung cấp, thiếu tơn trọng, gây bất hịa, khơng trung thực Bên cạnh đó, Trường cần nêu cao tầm quan trọng giá trị đạo đức để gắn kết viên chức làm việc với nhau, giúp cho cơng việc hồn thành tốt Trong công tác tổ chức tuyển dụng, Trường nên phổ biến cho viên chức đồng thời có cam kết tính trực giá trị đạo đức Hai là, đánh giá rủi ro Bất đơn vị phải đối mặt với rủi ro xuất từ yếu tố bên ngồi bên Theo đó, Ban Giám hiệu Nhà trường cần phải đánh giá nhận diện loại rủi ro phải đối mặt, để đưa định phù hợp Với mua sắm công, Trường nên đặt mục tiêu chung giai đoạn, đồng thời đặt mục tiêu cụ thể cho hoạt động quy trình, cho đơn vị, viên chức tham gia (nếu có) Những mục tiêu phải thể văn để thúc đẩy chủ thể phải thực thi đúng, đảm bảo hiệu chung mua sắm công Ba là, hoạt động kiểm soát Kết khảo sát cho thấy, Trường chưa làm tốt mảng việc Theo đó, trước hết, Trường cần nâng cao nhận thức Ban lãnh đạo hệ thống KSNB, lợi ích, vai trị, hạn chế thành phần hệ thông KSNB Để nâng cao mục tiêu hoạt động kiểm sốt nói chung, cần thiết lập xây dựng quy trình mua sắm tài sản cơng có phân chia trách nhiệm cụ thể, rõ ràng cho phận, cá nhân quy trình, với tiêu chuẩn, định mức cụ thể hạng mục công việc Bốn là, hệ thống thông tin truyền thông Trường cần thiết lập chế truyền thơng riêng biệt (đường dây nóng, thư từ), hiệu để Ban Giám hiệu trực tiếp nhận phản ánh, mà không cần thông qua cấp trung gian Trường cần khuyến khích viên chức báo cáo vi phạm đáng ngờ đảm bảo tuyệt đối tính bảo mật thơng tin người báo cáo, cho họ biết rằng, quản lý cấp cao có biện pháp xử lý tiếp nhận thông tin Ngồi ra, theo mục tiêu Bộ Kế hoạch Đầu tư áp dụng đấu thầu qua mạng cơng tác mua sắm đến năm 2025, tối thiểu phải có 70% số lượng gói thầu 100% hoạt động mua sắm thường xuyên, mua sắm tập trung phải thực Hệ thống Mạng đâu thầu quốc gia Chính thế, để góp phần đạt mục tiêu đảm bảo trình mua sắm công khai, minh bạch công bằng, Trường Đại học Tiền Giang cần đẩy nhanh việc ứng dụng công nghệ thông tin mua sắm công Trường, nhanh chóng cử viên chức phụ trách cơng tác mua sắm tham gia lớp đấu thầu qua mạng Năm là, công tác giám sát Trường nên thành lập phận kiểm soát với kiểm soát viên nội nhằm đảm bảo hệ thống kiểm soát nội đơn vị thiết kế vận hành hữu hiệu Quy định rõ chức phận này, trách nhiệm, nghĩa vụ viên chức Định kỳ hàng năm, Ban lãnh đạo tổ chức đánh giá hiệu hệ thơng kiểm sốt nội quy trình mua sắm tài sản cơng, đưa giải pháp hoàn thiện phương hướng điều chỉnh cho phù hợp.o TÀI LIỆU THAM KHẢO Quốc hội (2020) Luật Viên chức, số 58/2010/QH12, ngày 15/11/2020 Quốc hội (2017) Luật Quản lý, sử dụng tài sản công, sô 15/2017/QH14, ngày 21/6/2017 Trần Thị Ngọc (2018) Đánh giá tính hữu hiệu hệ thống KSNB đơn vị giáo dục cơng lập TP Hồ Chí Minh, Luận văn thạc sĩ, Trường Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh Trần Thị Hồng Diễm (2021) Hồn thiện kiểm sốt nội quy trình mua sắm tài sản công Trường Đại học Tiền Giang, Luận văn thạc sĩ, Trường Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh 144 Kinh tế Dự báo ... Hồ Chí Minh Trần Thị Hồng Diễm (2021) Hồn thiện kiểm sốt nội quy trình mua sắm tài sản cơng Trường Đại học Tiền Giang, Luận văn thạc sĩ, Trường Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh 144 Kinh tế Dự báo... tài sản cơng Nhà trường Hàm ý quản trị Nhóm tác giả cho rằng, sỡ quy trình mua sắm áp dụng, Trường cần thiết lập lại quy trình mua sắm tài sản cơng mới, đồng thời, xây dựng giải pháp hồn thiện. .. duyệt chủ trương mua sắm Trường Ban Giám hiệu thực trước mua sắm (ĐTB = 5) Bên cạnh đó, Trường phân chia trách nhiệm bước trình mua sắm, như: đề nghị mua tài sản đơn vị có nhu cầu mua sắm thực hiện,