CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM TOÁN NỢ PHẢI THUKHÁCH HÀNG
Những vấn đề chung về kiểm toán báo cáo tài chính doanh nghiệp
1.1.1 Khái niệm về kiểm toán Báo cáo tài chính
Kiểm toán báo cáo tài chính là quá trình đánh giá nhằm xác định tính trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính của một đơn vị Kết quả kiểm toán không chỉ hỗ trợ đơn vị mà còn cung cấp thông tin quan trọng cho nhà nước và các bên thứ ba như cổ đông, nhà đầu tư và ngân hàng, giúp họ đưa ra quyết định kinh tế Trong quá trình này, chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán hiện hành được sử dụng làm tiêu chuẩn để đảm bảo báo cáo tài chính được lập đúng quy định.
1.1.2 Quy trình kiểm toán báo cáo tài chính
Quy trình kiểm toán BCTC gồm ba giai đoạn cơ bản:
Sơ đồ 1.1 Quy trình kiểm toán Báo cáo tài chính
Chuẩn bị kế hoạch kiểm toán
Giai đoạn chuẩn bị kiểm toán là bước đầu tiên và quyết định chất lượng kiểm toán, bao gồm các công việc nhằm tạo ra cơ sở pháp lý, trí tuệ và vật chất cho quá trình kiểm toán Các bước công việc trong giai đoạn này được thực hiện một cách hệ thống để đảm bảo sự hiệu quả và chính xác của kiểm toán.
Để tiếp cận khách hàng mới, KTV cần tìm hiểu lý do mời kiểm toán và thu thập thông tin về lĩnh vực kinh doanh cũng như tình hình tài chính của khách hàng Việc này có thể thực hiện qua các phương tiện thông tin như sách báo, tạp chí chuyên ngành, hoặc từ các nguồn đáng tin cậy như luật sư, ngân hàng và các doanh nghiệp có mối quan hệ với khách hàng.
Khách hàng có thể tìm hiểu thông qua KTV tiền nhiệm nếu đã được kiểm toán trước đó Đối với khách hàng cũ, hàng năm, sau khi hoàn thành cuộc kiểm toán, KTV sẽ cập nhật thông tin để đánh giá lại các khách hàng hiện hữu, từ đó quyết định có nên tiếp tục kiểm toán cho họ hay không và liệu có cần thay đổi nội dung hợp đồng kiểm toán hay không.
Lựa chọn đội ngũ nhân viên kiểm toán
Theo các chuẩn mực kiểm toán chung, quá trình kiểm toán cần được thực hiện bởi một hoặc nhiều kiểm toán viên đã được đào tạo đầy đủ và có chuyên môn vững vàng.
Khi lựa chọn đội ngũ KTV, cần xem xét các yếu tố như số lượng KTV cần thiết, trình độ chuyên môn, khả năng của từng KTV, cũng như kinh nghiệm và kiến thức liên quan đến ngành nghề kinh doanh của khách hàng.
Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam - VSA 210 Hợp đồng kiểm toán
Hợp đồng kiểm toán là thỏa thuận bằng văn bản giữa công ty kiểm toán và khách hàng, quy định các điều khoản và điều kiện thực hiện kiểm toán Hợp đồng này xác định mục tiêu, phạm vi kiểm toán, quyền và trách nhiệm của mỗi bên, hình thức báo cáo, thời gian thực hiện, cũng như các điều khoản về phí và xử lý tranh chấp.
Hợp đồng kiểm toán cần được lập và ký kết chính thức trước khi bắt đầu quá trình kiểm toán để bảo vệ quyền lợi của cả khách hàng và công ty kiểm toán.
Tìm hiểu về khách hàng
Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 310 – Hiểu biết về tình hình kinh doanh, quy định:
Để thực hiện kiểm toán Báo cáo tài chính, Kiểm toán viên (KTV) cần có hiểu biết sâu rộng về hoạt động kinh doanh Điều này giúp KTV đánh giá và phân tích các sự kiện, nghiệp vụ và thực tiễn hoạt động của đơn vị được kiểm toán, từ đó xác định những yếu tố có ảnh hưởng trọng yếu đến Báo cáo tài chính và quá trình kiểm tra của KTV.
Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán tổng quát, KTV cần thu thập thông tin như sau:
+ Thông tin chung về nền kinh tế như: thực trạng kinh tế, mức độ lạm phát
Thông tin về môi trường và lĩnh vực hoạt động của khách hàng bao gồm tình hình thị trường và cạnh tranh, các đặc điểm của ngành nghề kinh doanh, chuẩn mực và chế độ kế toán khác nhau, cùng với các quy định pháp lý liên quan.
Thông tin về các yếu tố nội địa của khách hàng được kiểm toán bao gồm tình hình kinh doanh, khả năng tài chính, hệ thống kế toán, hệ thống kiểm soát nội bộ, hình thức sở hữu và nghĩa vụ pháp lý của khách hàng.
Thông tin có thể được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm việc trao đổi với KTV tiền nhiệm, xem xét hồ sơ kiểm toán năm trước, thảo luận với nhân viên và Ban Giám đốc, tham quan nhà xưởng, kiểm tra giấy phép thành lập và điều lệ công ty, cũng như qua các tạp chí chuyên ngành.
Xác định mức trọng yếu và đánh giá rủi ro kiểm toán
Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 320 – Trọng yếu:
Thông tin trọng yếu là những dữ liệu mà nếu thiếu hoặc không chính xác sẽ tác động đáng kể đến quyết định của người sử dụng báo cáo tài chính.
Trong giai đoạn lập kế hoạch, KTV đánh giá mức trọng yếu nhằm:
Ước tính mức độ sai sót của BCTC có thể chấp nhận được
Xác định phạm vi của cuộc kiểm toán
Xác định bản chất, thời gian và phạm vi của các thử nghiệm kiểm soát là bước quan trọng trong quy trình kiểm toán Ước tính ban đầu về mức trọng yếu phản ánh sai sót có thể chấp nhận được trong toàn bộ báo cáo tài chính (BCTC), nhưng điều này chỉ mang tính chất xét đoán của kiểm toán viên (KTV) và có thể được điều chỉnh trong suốt quá trình kiểm toán.
Rủi ro kiểm toán đề cập đến khả năng KTV đưa ra ý kiến không chính xác về thông tin tài chính, dẫn đến các sai phạm nghiêm trọng Rủi ro này được chia thành ba yếu tố chính: rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát và rủi ro phát hiện.
Nội dung và đặc điểm khoản mục nợ phải thu khách hàng
Tài khoản này phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán nợ của doanh nghiệp với khách hàng liên quan đến tiền bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định và cung cấp dịch vụ Ngoài ra, tài khoản cũng ghi nhận các khoản phải thu của người nhận thầu xây dựng với người giao thầu về khối lượng công tác xây dựng đã hoàn thành.
Nợ phải thu khách hàng là một loại tài sản khá nhạy cảm với những gian lận như bị nhân viên chiếm dụng hoặc tham ô
Nợ phải thu khách hàng là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh, đồng thời cũng là mục tiêu cho các thủ thuật nhằm thổi phồng doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp.
Nợ phải thu khách hàng được thể hiện theo giá trị thuần có thể thu hồi Tuy nhiên, việc lập dự phòng cho nợ khó đòi thường phụ thuộc vào ước tính của quản lý, dẫn đến khả năng xảy ra sai sót và khó khăn trong việc kiểm tra tính chính xác.
1.2.3 Kiểm soát nội bộ đối với nợ phải thu khách hàng
Nợ phải thu và doanh thu có mối liên hệ chặt chẽ với chu trình bán hàng – thu tiền Việc không xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) hiệu quả cho chu trình này có thể dẫn đến sai phạm và rủi ro liên quan đến doanh thu và nợ phải thu Để đánh giá rủi ro kiểm soát của nợ phải thu khách hàng, kiểm toán viên (KTV) cần khảo sát hệ thống KSNB trong toàn bộ chu trình bán hàng – thu tiền.
Một hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) hiệu quả trong chu trình bán hàng và thu tiền cần có sự tách biệt rõ ràng giữa các chức năng và phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng cá nhân, bộ phận Việc này giúp nâng cao mức độ phân chia trách nhiệm, từ đó dễ dàng phát hiện các sai phạm thông qua việc đối chiếu số liệu giữa các phần hành khác nhau Nhờ đó, khả năng xảy ra gian lận và sai sót được hạn chế đáng kể.
Chu trình bán hàng thường được chia thành các chức năng cụ thể sau:
Để lập lệnh bán hàng (phiếu xuất kho), đơn đặt hàng cần có đủ chữ ký của người có thẩm quyền và dấu của doanh nghiệp mua Bộ phận có trách nhiệm sẽ xem xét đơn hàng về số lượng, chủng loại và quy cách để đảm bảo khả năng cung ứng đúng hạn Đối với đơn hàng nhận qua điện thoại, email hoặc fax, cần thực hiện các thủ tục pháp lý để xác nhận đơn đặt hàng của khách hàng Việc thông báo chấp thuận đơn đặt hàng cho khách hàng là cần thiết nhằm tránh tranh chấp sau này Trong những trường hợp quan trọng, cần ký kết hợp đồng kiểm toán.
Mỗi doanh nghiệp cần thiết lập một chính sách bán chịu rõ ràng, tạo cơ sở pháp lý và xác định quyền lợi, trách nhiệm giữa các bên Bộ phận xét duyệt bán chịu sẽ đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng dựa trên đơn đặt hàng và các nguồn thông tin khác Đối với khách hàng mới, do môi trường kinh doanh có rủi ro cao, việc yêu cầu thế chấp tài sản hoặc ký quỹ là một thủ tục hiệu quả để đảm bảo an toàn tài chính.
Căn cứ lệnh bán hàng đã được phê chuẩn bởi bộ phận phụ trách bán chịu, thủ kho xuất hàng cho bộ phận giao hàng
Bộ phận gửi hàng có trách nhiệm lập chứng từ vận chuyển và gửi hàng cho khách hàng, với chứng từ này là cơ sở để lập hóa đơn, bao gồm thông tin về quy cách, chủng loại hàng hóa, số lượng và dữ liệu liên quan Để hạn chế sai sót trong khâu xuất hàng và ngăn chặn gian lận giữa thủ kho và người nhận hàng, doanh nghiệp cần thành lập một bộ phận gửi hàng độc lập.
Lập và kiểm tra hóa đơn
Hóa đơn được phát hành bởi một bộ phận độc lập, không thuộc phòng kế toán hay bộ phận bán hàng, và phải có chữ ký của người lập, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, cùng với chữ ký của khách hàng Trong trường hợp này, chữ ký của người đại diện có thể được thay thế bằng dấu treo Đối với giao dịch bán hàng qua điện thoại, chữ ký của khách hàng có thể không cần thiết.
Để đảm bảo việc thu tiền hiệu quả, cần theo dõi các khoản nợ phải thu theo từng nhóm tuổi Việc này giúp phân công công việc đòi nợ một cách hợp lý, thường được giao cho bộ phận phụ trách bán chịu.
Để giảm thiểu sai phạm trong kế toán, các đơn vị nên phân công hai nhân viên khác nhau phụ trách kế toán chi tiết công nợ và kế toán tổng hợp Ngoài ra, việc thực hiện thủ tục gửi thông báo nợ cho khách hàng cần được tiến hành thường xuyên, có thể định kỳ hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng quý Thông báo nợ có thể được gửi qua nhiều hình thức như e-mail, fax, thư qua bưu điện, hoặc thông qua nhân viên theo dõi công nợ của hai bên để trực tiếp đối chiếu.
Xét duyệt hàng bán bị trả lại,hay giảm giá
Doanh nghiệp cần thiết lập một bộ phận độc lập để tiếp nhận và xét duyệt các khoản liên quan đến hàng hóa, bao gồm việc khấu trừ cho hàng bị trả lại hoặc giảm giá Đơn vị này đã thiết kế một chứng từ riêng nhằm phản ánh sự xét duyệt đối với các giao dịch này, đồng thời chứng từ cũng được sử dụng làm căn cứ để ghi sổ nghiệp vụ.
Cho phép xóa sổ các khoản nợ không thu hồi đƣợc
Khi không còn khả năng thu hồi nợ từ khách hàng, nhà quản lý cần xem xét việc xóa sổ các khoản nợ này và đề xuất cho cấp có thẩm quyền phê duyệt Để nâng cao kiểm soát trong việc xóa sổ nợ khó đòi và ngăn chặn gian lận, như việc nhân viên chiếm dụng tiền của khách hàng và che giấu bằng cách xóa nợ, đơn vị cần thiết lập quy trình xét duyệt chặt chẽ.
Những vấn đề lý luận chung về kiểm toán nợ phải thu khách hàng
1.3.1 Mục tiêu kiểm toán nợ phải thu khách hàng Đối với từng khoản mục kiểm toán trên báo cáo tài chính, KTV xây dựng các mục tiêu kiểm toán nhằm làm cơ sở cho việc xác định các phương pháp kỹ thuật thu thập bằng chứng khi thực hiện kiểm toán các khoản mục Các mục tiêu kiểm toán được xây dựng dựa trên các cơ sở dẫn liệu sau: hiện hữu hay sự phát sinh, sự đầy đủ, quyền và nghĩa vụ, sự đánh giá và phân bổ, sự chính xác, trình bày và khai báo
Mục tiêu kiểm toán khoản mục Phải thu khách hàng
Bảng 1.2 Mục tiêu kiểm toán khoản mục Phải thu khách hàng
Các khoản phải thu được ghi nhận là có thực tại thời điểm lập báo cáo, đảm bảo rằng tất cả các khoản phải thu đều được ghi nhận một cách đầy đủ và chính xác.
Quyền sở hữu các khoản nợ phải thu khách hàng vào cuối kỳ kế toán thuộc về đơn vị Việc đánh giá các khoản dự phòng cần được thực hiện một cách hợp lý và chính xác Ngoài ra, các khoản nợ phải thu cũng phải được ghi chép một cách chính xác để đảm bảo tính minh bạch và đúng đắn trong báo cáo tài chính.
Trình bày và công bố Các khoản phải thu được trình bày đúng đắn và công bố đầy đủ
1.3.2 Quy trình kiểm toán nợ phải thu khách hàng trên Báo cáo tài chính
Chuẩn bị kiểm toán là bước đầu tiên quan trọng để đảm bảo chất lượng cuộc kiểm toán Giai đoạn này bao gồm việc tiếp nhận khách hàng, phân công đội ngũ kiểm toán viên (KTV) và lập kế hoạch kiểm toán cụ thể KTV cần đánh giá rủi ro liên quan đến việc chấp nhận khách hàng mới và duy trì mối quan hệ với khách hàng cũ, đồng thời thu thập thông tin về lĩnh vực hoạt động và chính sách kế toán của khách hàng Đối với kiểm toán nợ phải thu, KTV cần yêu cầu khách hàng cung cấp tài liệu liên quan như bảng tổng hợp doanh thu và sổ chi tiết công nợ.
Tìm hiểu và đánh giá hệ thống KSNB đối với nợ phải thu khách hàng
Tìm hi ể u v ề h ệ th ố ng KSNB
Nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) và đánh giá rủi ro kiểm soát của khách hàng là cách thể hiện sự tuân thủ các chuẩn mực nghề nghiệp của kiểm toán viên (KTV) Dựa trên hiểu biết về KSNB của khách hàng, KTV có thể phác thảo khối lượng và độ phức tạp công việc, thiết kế thủ tục kiểm toán và xây dựng chương trình kiểm toán phù hợp Để hiểu rõ hơn về hệ thống nội bộ, KTV thường sử dụng bảng câu hỏi nhằm kiểm tra tính khả thi và thực hiện của các thủ tục kiểm toán, với các câu trả lời dạng “Có” hoặc “Không”.
Câu trả lời "Có" chỉ ra rằng hệ thống Kiểm soát nội bộ (KSNB) hoạt động hiệu quả, trong khi câu trả lời "Không" phản ánh những điểm yếu trong hệ thống này Tùy thuộc vào môi trường và lĩnh vực hoạt động của công ty, Kiểm toán viên (KTV) sẽ thiết kế bảng câu hỏi phù hợp, nhưng vẫn tuân theo mẫu của VACPA.
Bảng 1.3 Bảng câu hỏi về kiểm soát nội bộ đối với nợ phải thu
STT Câu hỏi Có Không
1 Phiếu thu có được đánh số thứ tự trước không?
2 Có kiểm tra tính hợp lệ của phiếu thu không?
3 Thủ quỹ có độc lập với kế toán không?
4 Có tiến hành đối chiếu giữa sổ quỹ và sổ nhật ký không?
5 Các khoản bán chịu có được xét duyệt không?
6 Có lập báo cáo công nợ hằng kỳ không?
7 Hóa đơn có được kiểm tra trước khi giao cho khách hàng không?
Có quy định rõ ràng về việc mọi hàng gởi đi đều phải lập hóa đơn và ghi nhận doanh thu không?
Công tác thực hiện các chính sách về giá, chiết khấu, giảm giá có được kiểm tra chặt chẽ không?
10 Có tiến hành đối chiếu công nợ hằng kỳ không?
11 Có tiến hành đối chiếu bảng tổng hợp phải thu khách hàng với sổ cái TK 131 không ?
Ngoài việc sử dụng bảng câu hỏi, KTV còn có thể áp dụng kỹ thuật “kiểm tra từ đầu đến cuối” (Walk through) để đảm bảo tính chính xác KTV sẽ lựa chọn một số nghiệp vụ cụ thể và theo dõi từng bước thực hiện, nhằm xác minh xem quy trình có diễn ra đúng như bảng câu hỏi đã đề ra hay không Nếu phát hiện sự không khớp, KTV sẽ điều chỉnh lại bảng câu hỏi cho phù hợp với thực tế.
Đánh giá sơ bộ r ủ i ro ki ể m soát
Khi đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB), kiểm toán viên (KTV) cần xác định rủi ro kiểm soát và nhận diện các điểm mạnh, điểm yếu của hệ thống Nếu đánh giá hiệu quả của KSNB thấp, KTV sẽ thiết kế các thử nghiệm kiểm soát để thu thập bằng chứng về tính hiệu quả của hệ thống Điều này là cần thiết để giới hạn phạm vi các thử nghiệm cơ bản Ngược lại, nếu rủi ro kiểm soát cao, KTV sẽ không thực hiện thử nghiệm kiểm soát mà chuyển ngay sang các thử nghiệm cơ bản phù hợp Đánh giá này mang tính chủ quan và phụ thuộc vào kinh nghiệm cũng như sự xét đoán của KTV.
Thi ế t k ế và th ự c hi ệ n các th ử nghi ệ m ki ể m soát
Các thử nghiệm kiểm soát do kiểm toán viên thực hiện nhằm thu thập bằng chứng liên quan đến ba khía cạnh chính: sự hiện hữu, tính hữu hiệu và sự liên tục của hệ thống kiểm soát Đối với khoản mục nợ phải thu, các thử nghiệm kiểm soát được áp dụng để đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của thông tin tài chính.
- Kiểm tra mẫu các nghiệp vụ bán hàng
Các thử nghiệm kiểm soát sẽ được xác định dựa trên quy trình hiện có tại đơn vị Để thiết kế các thử nghiệm kiểm soát hiệu quả cho hoạt động này, kiểm toán viên thường lựa chọn mẫu từ các hóa đơn phát hành trong kỳ.
Để đảm bảo tính chính xác của hóa đơn, cần đối chiếu với đơn đặt hàng, lệnh bán hàng và chứng từ chuyển hàng về chủng loại, quy cách, số lượng, giá cả, ngày gửi hàng và chữ ký Việc này nhằm thu thập bằng chứng xác thực rằng các nghiệp vụ bán hàng đã diễn ra thực sự và tuân thủ đúng quy trình đã được thiết lập bởi đơn vị.
Kiểm tra chữ ký xét duyệt bán chịu và cơ sở xét duyệt là bước quan trọng để đảm bảo rằng phương thức bán chịu đã được chấp thuận trước khi hàng hóa được chuyển đi.
Xem xét tổng số lượng từng loại hàng và tổng giá trị từng hóa đơn, đồng thời so sánh giá trên hóa đơn với bảng giá đã được phê duyệt tại mỗi thời điểm Thực hiện thử nghiệm này nhằm kiểm tra xem đơn vị có sử dụng bảng giá đã được phê duyệt để tính đơn giá bán hay không.
Sau khi đánh giá tính chính xác, kiểm toán viên sẽ kiểm tra các hóa đơn để xác minh việc ghi chép trong sổ sách kế toán Thử nghiệm này nhằm thu thập bằng chứng về các quy trình kiểm soát liên quan đến việc ghi chép đầy đủ và chính xác các giao dịch bán hàng.
KTV cần nắm rõ chính sách bán hàng để hưởng chiết khấu từ đơn vị, đồng thời kiểm tra các sổ sách liên quan nhằm xác định xem đơn vị có thực hiện đúng theo chính sách đã đề ra hay không.
- Chọn mẫu đối chiếu giữa chứng từ chuyển hàng với những hóa đơn liên quan
QUY TRÌNH KIỂM TOÁN NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ KẾ TOÁN TND
Giới thiệu khái quát về Công ty TNHH Kiểm toán và Kế toán TND
2.1.1 Thông tin chung và lịch sử hình thành, phát triển
Công ty TND là một công ty trách nhiệm hữu hạn chuyên nghiệp, hoạt động hợp pháp trong các lĩnh vực kiểm toán, kế toán, tư vấn thuế và tư vấn tài chính.
Tên đầy đủ là: công ty TNHH Kiểm toán và Kế toán TND Địa chỉ: 296 Phan Xích Long, P.2,Q Phú Nhuận, TP.HCM
Giám đốc điều hành: Ông Tô Quang Tùng
Quy mô hoạt động trên toàn quốc
Lịch sử hình thành và phát triển
Năm 1995 công ty TNHH T&D được thành lập cung cấp dịch vụ kế toán
Vào năm 2000, công ty đã chính thức đổi tên thành công ty TNHH TND và mở rộng lĩnh vực hoạt động sang cung cấp dịch vụ kế toán cùng với tư vấn thuế và tư vấn tài chính.
Năm 2012 bổ sung thêm chức năng kiểm toán độc lập trở thành công ty TNHH kiểm toán và kế toán TND
Công ty có đối tác kinh doanh chiến lược là:
- Các tổ chức tài chính doanh nghiệp gồm ngân hàng, các quỹ đầu tư, các công ty chứng khoán
- Các tổ chức doanh nghiệp gồm VCCI, hội doanh nghiệp trẻ, doanh nhân trẻ
2.1.2 Lĩnh vực hoạt động, mục tiêu, phương hướng hoạt động
TND là công ty kiểm toán chuyên nghiệp và hợp pháp, cung cấp dịch vụ kiểm toán, tư vấn thuế, tư vấn tài chính kế toán và tư vấn quản lý.
Công ty TND được thành lập với mục tiêu kiểm tra và xác nhận tính khách quan, chính xác của số liệu kế toán và báo cáo quyết toán Bên cạnh đó, TND còn cung cấp dịch vụ tư vấn cho khách hàng về các quy định của Nhà nước liên quan đến tài chính, kế toán và thuế, nhằm hỗ trợ các đơn vị trong việc thực hiện đúng pháp luật và nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, đáp ứng yêu cầu quản lý từ các cơ quan Nhà nước và các bên liên quan.
Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp
Bảo đảm độ tin cậy của hệ thống thông tin
Bảo đảm hiệu quả hoạt động của công ty
Để đạt được các mục tiêu chung, hệ thống quy chế kiểm soát cần đảm bảo hoạt động hiệu quả cho nhân viên và các bộ phận trong công ty Hệ thống này cung cấp thông tin kịp thời, chính xác và đầy đủ cho ban quản lý, đồng thời đảm bảo các dịch vụ đáp ứng yêu cầu của khách hàng Việc thực hiện phải tuân thủ chế độ kế toán – tài chính, theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam và quốc tế, nhằm bảo vệ hệ thống thông tin của doanh nghiệp và đảm bảo hoạt động của công ty phù hợp với kế hoạch và chiến lược đã đề ra.
TND luôn theo dõi tình hình tài chính của khách hàng một cách thường xuyên và gửi thư chào hàng vào mùa kiểm toán hàng năm Đối với khách hàng mới, thư chào mời kiểm toán là cơ hội để TND giới thiệu uy tín và chất lượng dịch vụ của mình Còn với khách hàng lâu năm, công ty thể hiện sự quan tâm và đánh giá hiệu quả của hệ thống quản lý của họ Thư chào hàng không chỉ cung cấp thông tin về các loại hình dịch vụ mà còn giới thiệu đội ngũ nhân viên kiểm toán và cam kết về chất lượng dịch vụ.
Khi nhận được lời mời kiểm toán, TND sẽ cử đại diện để gặp gỡ khách hàng Đối với khách hàng cũ, cuộc gặp này nhằm xem xét những thay đổi đáng kể so với năm trước và hiểu rõ yêu cầu của khách hàng về cuộc kiểm toán trước đó Điều này giúp TND có những biện pháp khắc phục và thay đổi cần thiết để cải thiện dịch vụ.
2.1.3 Các loại hình dịch vụ Đáp ứng nhu cầu thị trường TND thực hiện cung cấp đầy đủ những dịch vụ chuyên ngành bao gồm:
Dịch vụ kiểm toán bao gồm nhiều lĩnh vực quan trọng như kiểm toán báo cáo tài chính hàng năm, kiểm toán hoạt động của các dự án, và kiểm toán báo cáo quyết toán vốn đầu tư cho các công trình xây dựng cơ bản Ngoài ra, dịch vụ còn bao gồm kiểm toán xác định vốn và giá trị doanh nghiệp, kiểm toán tuân thủ các quy định pháp luật, kiểm toán các doanh nghiệp niêm yết trên thị trường chứng khoán, cũng như kiểm toán tỷ lệ nội địa hóa Đặc biệt, dịch vụ cũng phục vụ cho các doanh nghiệp nhà nước trong quá trình cổ phần hóa và giám định các tài liệu tài chính kế toán.
Công ty chúng tôi cung cấp dịch vụ kế toán chuyên nghiệp bao gồm mở và ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính định kỳ, xây dựng mô hình tổ chức bộ máy kế toán, và hỗ trợ chuyển đổi hệ thống kế toán cùng báo cáo tài chính Chúng tôi cam kết đáp ứng yêu cầu của khách hàng đồng thời đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc kế toán quốc tế được chấp nhận.
Dịch vụ tư vấn tài chính của công ty cung cấp giải pháp tối ưu cho khách hàng, giúp cải thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, nâng cao hiệu quả kinh doanh và chất lượng sản phẩm, đồng thời giảm chi phí hoạt động và tăng doanh thu Các dịch vụ bao gồm tư vấn kiểm kê, thẩm định giá trị tài sản và tư vấn quyết toán vốn đầu tư, mang lại lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp.
Dịch vụ tư vấn thuế bao gồm lập kế hoạch thuế, đăng ký và tính toán thuế phải nộp, cũng như kê khai thuế với cơ quan thuế Ngoài ra, dịch vụ này còn rà soát và đánh giá việc áp dụng các sắc lệnh và chính sách thuế tại Việt Nam.
2.1.4 Bộ máy tổ chức công ty
2.1.4.1 Sơ đồ b ộ máy t ổ ch ứ c c ủ a công ty
Sơ đồ 2.1 Tổ chức bộ máy quản lý tại TND
- Giám đốc: có nhiệm vụ giao dịch ký kết hợp đồng, ký Báo cáo đã kiểm toán, đồng thời chịu trách nhiệm quản lý các phòng ban
Các phòng kiểm toán và phòng kế toán có vai trò quan trọng trong việc cung cấp dịch vụ kế toán và kiểm toán cho khách hàng trong lĩnh vực tài chính Mặc dù các phòng này hoạt động độc lập, nhưng chúng có sự phối hợp chặt chẽ và hỗ trợ lẫn nhau trong quá trình làm việc Nhân viên của phòng này có khả năng đảm nhận công việc của phòng khác khi cần thiết, đặc biệt là trong mùa kiểm toán.
Phòng nhân sự có nhiệm vụ quan trọng trong việc tuyển chọn và bố trí nhân sự phù hợp, tổ chức thực hiện quy trình tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên Đồng thời, phòng cũng đánh giá năng lực và quản lý thành tích của nhân viên, thực hiện công tác quản lý chế độ lương, thưởng và phúc lợi Ngoài ra, phòng nhân sự còn đảm nhận việc phát triển tổ chức và quản lý hành chính hiệu quả.
- Phòng tư vấn: có chức năng cung cấp dịch vụ về tư vấn cho khách hàng như: tư vấn thuế, tư vấn tài chính, tư vấn quản trị
2.4.1.2 B ộ máy t ổ ch ứ c phòng ki ể m toán
Sơ đồ 2.2 Tổ chức phòng kiểm toán tại TND
Trợ lý kiểm toán viên lâu năm
Nhóm trưởng (KTV hay KTV lâu năm
Trưởng phòng kiểm toán có trách nhiệm điều hành và quản lý toàn bộ hoạt động của phòng, bao gồm việc tìm kiếm khách hàng, lập kế hoạch cho các hoạt động của phòng, cũng như bố trí nhân sự và thời gian thực hiện các cuộc kiểm toán.
Nhóm trưởng đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ Trưởng phòng hoàn thành công việc, trực tiếp chỉ đạo các KTV và trợ lý Họ cũng tham gia vào quá trình kiểm toán các khách hàng, đặc biệt là các khách hàng lớn.
Quy trình kiểm toán nợ phải thu khách hàng tại công ty TNHH kiểm toán và kế toán TND
2.2.1 Quy trình kiểm toán nợ phải thu khách hàng tại TND
Trước khi tiến hành kiểm toán, TND cần chấp nhận khách hàng và đánh giá rủi ro hợp đồng Công ty gửi thư chào hàng dịch vụ kiểm toán đến khách hàng tiềm năng và cũ vào thời điểm cuối quý hoặc cuối năm tài chính Khi khách hàng chấp nhận, họ sẽ gửi thư mời kiểm toán, và TND sẽ liên hệ với Ban Giám Đốc để cử người khảo sát Nếu hợp đồng có nhiều rủi ro, người khảo sát có thể đề xuất không ký hợp đồng và nêu rõ nguyên nhân Đối với khách hàng thường xuyên, công ty sẽ chủ động liên lạc và thống nhất kế hoạch kiểm toán Kết quả cuối cùng là hợp đồng được ký kết, tạo cơ sở pháp lý cho cuộc kiểm toán.
Sau khi ký kết hợp đồng kiểm toán, trưởng nhóm kiểm toán sẽ tiến hành thảo luận sơ bộ với khách hàng về các mục tiêu, phạm vi và mức phí của cuộc kiểm toán Đồng thời, trưởng nhóm cũng sẽ thông báo thời gian thực hiện kiểm toán và gửi danh sách tài liệu cần thiết để khách hàng chuẩn bị trước.
TND sẽ thành lập một đoàn kiểm toán thường gồm 4-6 người, bao gồm trưởng nhóm, KTV chính và các trợ lý Trưởng nhóm có trách nhiệm cung cấp thông tin về cuộc kiểm toán mới, bao gồm thông tin khách hàng, thời gian thực hiện và phân công nhiệm vụ cho từng thành viên.
- Lập kế hoạch kiểm toán:
Quá trình kiểm toán bao gồm việc tìm hiểu khách hàng, xác định mức độ quan trọng và đánh giá rủi ro gian lận nhằm xây dựng kế hoạch và chương trình kiểm toán hiệu quả.
KTV cần nắm vững hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp để có cái nhìn tổng quát về khách hàng Việc này không chỉ giúp KTV hiểu rõ hơn về nhu cầu của khách hàng mà còn cần thiết để theo kịp xu hướng ngành nghề, nắm bắt môi trường kinh doanh chung và các yếu tố bên ngoài có ảnh hưởng đến doanh nghiệp.
+ Tìm hi ể u chính sách k ế toán và chu trình bán hàng – thu ti ề n
KTV phỏng vấn bộ phận kế toán và thu thập thông tin về các chính sách kế toán và mô tả lại chu trình bán hàng – thu tiền
Tại TND, KTV xác định mức trọng yếu ban đầu bằng cách ước tính dựa trên tỷ lệ phần trăm của các chỉ tiêu như lợi nhuận trước thuế, doanh thu và tổng tài sản cho toàn bộ báo cáo tài chính.
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 320 về trọng yếu, việc xác định mức trọng yếu được coi là một công việc đòi hỏi sự xét đoán nghề nghiệp của kiểm toán viên (KTV) Tỷ lệ phần trăm mà KTV áp dụng thường dựa trên kinh nghiệm tích lũy qua nhiều năm làm việc trong lĩnh vực kiểm toán.
+ Đánh giá rủ i ro gian l ậ n
Rủi ro kiểm toán và tính trọng yếu có mối quan hệ chặt chẽ với nhau Khi mức trọng yếu được đánh giá cao, rủi ro kiểm toán sẽ giảm, trong khi mức trọng yếu thấp dẫn đến việc tăng cao rủi ro kiểm toán.
+ T ổ ng h ợ p k ế ho ạ ch ki ểm toán và đưa ra chương trình kiể m toán chi ti ế t
Trưởng nhóm sẽ tổng hợp thông tin từ các bước trước đó để xây dựng một kế hoạch kiểm toán cụ thể Dựa trên kế hoạch đã được phê duyệt, một chương trình kiểm toán chi tiết sẽ được thiết lập Chương trình này sẽ hỗ trợ kiểm toán viên thu thập đầy đủ bằng chứng kiểm toán một cách hợp lý về chi phí và thời gian.
2.2.1.2.1 Tìm hiểu và đánh giá hệ thống KSNB
Tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ
Đối với nghiệp vụ bán chịu
Kiểm soát nội bộ trong nghiệp vụ bán hàng bao gồm các thủ tục kiểm soát việc tổ chức bán hàng và theo dõi nợ phải thu khách hàng Để đảm bảo hiệu quả, cần thiết lập bảng câu hỏi liên quan đến các vấn đề chính về bán chịu của doanh nghiệp Sau đó, kiểm toán viên (KTV) sẽ thực hiện kỹ thuật walk-through nhằm xác định xem hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) có hoạt động đúng như mô tả hay không.
Tại TND, KTV áp dụng bảng câu hỏi trong quá trình phỏng vấn và quan sát nhân viên kế toán để nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) liên quan đến khoản mục nợ phải thu từ khách hàng.
Đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát Đối với nghiệp vụ bán chịu: nếu như mức rủi ro kiểm soát thấp hơn mức tối đa thì
KTV phải chứng minh điều này bằng các thử nghiệm kiểm soát
Thiết kế và thực hiện các thử nghiệm kiểm soát
+ Kiểm tra mẫu các nghiệp vụ bán hàng
+ Chọn mẫu đối chiếu giữa chứng từ chuyển hàng với những hóa đơn liên quan
+ Xem xét sự xét duyệt và ghi chép về hàng bán bị trả lại, hay bị hư hỏng
Khi đánh giá lại rủi ro kiểm soát, kiểm toán viên (KTV) cần xác định những điểm yếu trong kiểm soát nội bộ (KSNB) để mở rộng các thử nghiệm cơ bản Đồng thời, KTV cũng nên nhận diện những điểm mạnh của KSNB nhằm giảm thiểu quy mô và phạm vi của các thử nghiệm cơ bản.
- Kiểm tra các nguyên tắc kế toán áp dụng với năm trước và phù hợp với quy định của chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành
Để thực hiện việc lập bảng số liệu tổng hợp, cần so sánh với số liệu của những năm trước Việc đối chiếu các số liệu trong bảng tổng hợp với Bảng CĐPS và tài liệu kiểm toán năm trước (nếu có) là rất quan trọng.
Tài khoản Phải thu khách hàng là tài khoản có ảnh hưởng lớn đến BCTC của Công ty
Tài liệu này là cơ sở để phân tích và đánh giá tình hình tài chính của Công ty Tài khoản phải thu mang nhiều rủi ro và sai phạm, do đó kiểm toán viên cần thu thập đầy đủ bằng chứng cho khoản mục này và gửi thư xác nhận số dư.
So sánh số dư phải thu khách hàng, bao gồm cả số dư dự phòng năm nay với năm trước, kết hợp với phân tích biến động doanh thu thuần và dự phòng phải thu khó đòi giữa hai năm Thủ tục này giúp kiểm toán viên ghi nhận những biến động trong việc thu hồi nợ và khả năng có sai lệch trong số liệu nợ phải thu khách hàng.
NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ
Nhận xét
TND sở hữu đội ngũ KTV giàu kinh nghiệm, trình độ cao và chuyên nghiệp, thể hiện sự tận tâm với công việc Công ty đã thu hút nhiều KTV và chuyên viên tư vấn có thâm niên trong lĩnh vực kiểm toán Đặc biệt, TND luôn tạo điều kiện cho KTV tham gia các khóa đào tạo và bồi dưỡng, giúp nâng cao kiến thức về tài chính, kế toán, kiểm toán, phân tích đầu tư, chứng khoán và thuế, từ đó cải thiện chất lượng công tác của cán bộ trong doanh nghiệp.
Về cơ sở vật chất: Các phòng rộng rãi, được trang bị đầy đủ các thiết bị để làm việc
Để nâng cao chất lượng kiểm toán, TND đã xây dựng chương trình kiểm toán kết hợp với chương trình mẫu của VACPA, nhằm định hướng công việc cho kiểm toán viên (KTV) trong từng quy trình của báo cáo tài chính Chương trình này tuân thủ chuẩn mực kiểm toán Việt Nam và các quy định của Bộ Tài Chính, đồng thời phù hợp với các nguyên tắc kiểm toán quốc tế được chấp nhận rộng rãi.
- Giai đoạn thực hiện kiểm toán
Trong quá trình kiểm toán, trưởng nhóm kiểm toán luôn giám sát chặt chẽ công việc của trợ lý, đảm bảo mọi vấn đề được thảo luận và thống nhất cách giải quyết Tài liệu thu thập được đánh số tham chiếu hệ thống, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu và cung cấp bằng chứng.
TND liên tục cập nhật thông tin về luật và các quy định chế độ mới nhất Công ty đã triển khai phần mềm để cung cấp cho nhân viên các quy định và chuẩn mực hiện hành Khi có văn bản pháp luật mới, TND sẽ nhanh chóng thông báo cho nhân viên nhằm nâng cao hiệu quả công tác kiểm toán.
- Giai đoạn tổng hợp, kết luận, lập báo cáo
TND thực hiện rà soát toàn bộ quy trình kiểm toán, bắt đầu từ trưởng nhóm kiểm toán và được Ban Giám Đốc phê duyệt trước khi phát hành báo cáo Quá trình này bao gồm việc trao đổi với Ban Giám Đốc của công ty khách hàng để thực hiện các bút toán điều chỉnh và xem xét các sai phạm quan trọng nhằm đảm bảo tính trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính Kết luận kiểm toán trong báo cáo chính thức được đưa ra một cách độc lập, khách quan và chính xác, từ đó tạo ra sự tin cậy cho các bên liên quan.
Về quy trình kiểm toán phải nợ phải thu khách hàng
Quy trình kiểm toán nợ phải thu khách hàng tại công ty được quy định rõ ràng, kèm theo hướng dẫn chi tiết cho chương trình kiểm toán Hệ thống chỉ dẫn này hỗ trợ kiểm toán viên (KTV) thực hiện công việc một cách hiệu quả và thuận tiện hơn.
Quy trình kiểm toán nợ phải thu khách hàng rất linh hoạt, không yêu cầu KTV phải tuân thủ một cách cứng nhắc KTV có thể điều chỉnh các thủ tục kiểm toán dựa trên tình hình cụ thể của từng khách hàng, từ đó đảm bảo đạt được kết quả kiểm toán tối ưu nhất.
Công ty đã phát triển một hệ thống bảng câu hỏi nhằm tìm hiểu về hệ thống Kiểm Soát Nội Bộ (KSNB) cho nhiều mục trên Báo Cáo Tài Chính (BCTC) Đồng thời, công ty cũng thiết kế chương trình để xác định mức độ trọng yếu, qua đó tiết kiệm thời gian và hỗ trợ các Kiểm Toán Viên (KTV) trong quá trình kiểm toán.
Trưởng nhóm kiểm toán tổng hợp kết quả kiểm toán từng khoản mục để phát hành Báo cáo Kiểm toán (BCKT) Hệ thống Báo cáo kiểm toán của TND được thiết kế khoa học về hình thức và đảm bảo độ tin cậy về nội dung.
3.1.2.1 Tìm hi ể u v ề h ệ th ố ng KSNB
Tại TND, công ty tiến hành đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ chủ yếu thông qua việc phỏng vấn nhân viên của khách hàng, đồng thời xem xét kinh nghiệm và năng lực nghề nghiệp của kiểm toán viên.
Công ty ít sử dụng lưu đồ để mô tả các chu trình kinh doanh
Tại TND, bảng câu hỏi được sử dụng chủ yếu để phỏng vấn Để đáp ứng nhu cầu của từng công ty với lĩnh vực kinh doanh và hình thức hoạt động khác nhau, TND đã soạn thảo mẫu câu hỏi riêng biệt cho từng khách hàng.
3.1.2.2 Th ự c hi ệ n th ủ t ụ c phân tích
Thủ tục phân tích trong kiểm toán chưa được thực hiện đồng bộ giữa các kiểm toán viên (KTV) do sự khác biệt trong phán đoán và kinh nghiệm của từng KTV Sự nhìn nhận vấn đề cũng thay đổi tùy thuộc vào quy mô khách hàng và tỷ trọng khoản mục NPT trong tổng tài sản, dẫn đến việc KTV áp dụng các thủ tục phân tích khác nhau.
Đây được xem như là một giới hạn, thuộc về yếu tố con người
3.1.3.1 Tìm hi ể u v ề h ệ th ố ng KSNB Để mô tả hệ thống KSNB đúng đắn và hoàn thiện hơn, KTV có thể sử dụng một trong ba phương pháp hoặc kết hợp cả ba phương pháp sau (tùy theo đặc điểm đơn vị được kiểm toán và quy mô kiểm toán): Vẽ các lưu đồ, lập bảng tường thuật, lập bảng câu hỏi về KSNB
Lưu đồ là công cụ trình bày toàn bộ các quy trình kiểm soát và mô tả các chứng từ, tài liệu kế toán cùng với quá trình vận động của chúng thông qua ký hiệu và biểu đồ Ưu điểm của lưu đồ về Kiểm soát nội bộ (KSNB) là giúp kiểm toán viên (KTV) có cái nhìn tổng quan, logic và súc tích về hệ thống KSNB của khách hàng, từ đó dễ dàng phát hiện những thiếu sót trong thiết kế và vận hành của các quy trình kiểm soát Điều này cho phép KTV đánh giá chính xác hơn về các thủ tục kiểm soát hiện hành và xác định các thủ tục kiểm toán cần bổ sung So với việc đọc bảng tường thuật, mô tả hệ thống KSNB qua lưu đồ thường dễ hiểu hơn.
Mặc dù lưu đồ là công cụ hữu ích để mô tả hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB), nhưng vẫn chưa được nhiều công ty kiểm toán áp dụng Nguyên nhân chủ yếu dẫn đến tình trạng này là tâm lý e ngại của kiểm toán viên (KTV), họ cho rằng phương pháp này khó khăn và do đó không muốn thực hiện.
