Trình bày các phương pháp triển khai dự án ERP, các bước đánh giá lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT TPHCM KHOA KINH TẾ - - TIỂU LUẬN CUỐI KỲ MÔN: HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) Giảng viên hướng dẫn: Mã LHP: ERPS431208_05 Sinh viên thực hiện: TP Hồ Chí Minh, tháng 05 năm 2022 ĐỀ BÀI Câu 1: Trình bày phương pháp triển khai dự án ERP, bước đánh giá lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP, tái cấu trúc mơ hình quản trị doanh nghiệp triển khai ERP với quản trị thay đổi (OCM) (2.0 điểm) Câu 2: Chọn công ty nước ngồi VN, phân tích q trình chuyển đổi số cơng ty đó, đánh giá thành tựu khó khăn với số liệu minh họa cụ thể Đề xuất số giải pháp để chuyển đối số thành cơng triển khai ERP Phân tích tính khả thi hiệu mong muốn (1.5 điểm) Câu 3: Trình bày yếu tố đảm bảo thành công triển khai dự án ERP với trích dẫn đầy đủ (1.5 điểm) Câu 4: Lựa chọn doanh nghiệp VN nước đánh giá lựa chọn phương pháp triển khai ERP (2.0 điểm) a) Trình bày ưu điểm nhược điểm đánh giá lựa chọn phần mềm ERP theo phương pháp ERP SaaS ERP on Premise (1.0 điểm) b) Tính tốn chi phí hai phương pháp triển khai hệ thống ERP năm (NPV) lựa chọn phương pháp sao? (1.0 điểm) Câu 5: Thiết kế xây dựng hệ thống mini-ERP doanh nghiệp cụ thể (hư cấu): giới thiệu sơ lược hệ thống đó, khó khăn mà doanh nghiệp gặp phải, áp lực quản trị doanh nghiệp, từ đưa mục tiêu cần thiết để xây dựng phần mềm quản trị tổng thể doanh nghiệp, đặc tả tính năng, quy trình nghiệp vụ cần thiết phần mềm ERP, xây dựng quy trình sơ đồ flowchart diễn tả quy trình nghiệp vụ Mơ số tính cách xây dựng quy trình Sales & marketing, Accounting & Finance, Supply Chain Management, Human Resource, Quản lý nguyên vật liệu material management, lập kế hoạch sản xuất, báo cáo bảng cân đối kế toán, hàng tồn kho, kết hoạt động kinh doanh… thông qua tương tác chức phần mềm Odoo ERP chia sẻ liệu tập trung có ảnh chụp hình (phần demo khơng bắt buộc có thêm điểm) Demo số tính có ảnh chụp hình (phần demo khơng bắt buộc có thêm điểm) (3.0 điểm) MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT i DANH MỤC HÌNH ẢNH ii LỜI MỞ ĐẦU Câu 1: Trình bày phương pháp triển khai dự án ERP, bước đánh giá lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP, tái cấu trúc mơ hình quản trị doanh nghiệp triển khai ERP với quản trị thay đổi (OCM) 1.1 Các phương pháp triển khai dự án ERP 1.2 Các bước đánh giá lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP 1.3 Tái cấu trúc mơ hình quản trị doanh nghiệp triển khai ERP với quản trị thay đổi (OCM) Câu 2: Chọn cơng ty nước ngồi VN, phân tích q trình chuyển đổi số cơng ty đó, đánh giá thành tựu khó khăn với số liệu minh họa cụ thể Đề xuất số giải pháp để chuyển đối số thành công triển khai ERP Phân tích tính khả thi hiệu mong muốn 10 Câu 3: Trình bày yếu tố đảm bảo thành công triển khai dự án ERP với trích dẫn đầy đủ 12 Câu 4: Lựa chọn doanh nghiệp VN nước đánh giá lựa chọn phương pháp triển khai ERP 16 a) Trình bày ưu điểm nhược điểm đánh giá lựa chọn phần mềm ERP theo phương pháp ERP SaaS ERP on Premise 16 b) Tính tốn chi phí hai phương pháp triển khai hệ thống ERP năm (NPV) lựa chọn phương pháp sao? 16 Câu 5: Thiết kế xây dựng hệ thống mini-ERP doanh nghiệp cụ thể (hư cấu): giới thiệu sơ lược hệ thống đó, khó khăn mà doanh nghiệp gặp phải, áp lực quản trị doanh nghiệp, từ đưa mục tiêu cần thiết để xây dựng phần mềm quản trị tổng thể doanh nghiệp, đặc tả tính năng, quy trình nghiệp vụ cần thiết phần mềm ERP, xây dựng quy trình sơ đồ flowchart diễn tả quy trình nghiệp vụ Mơ số tính cách xây dựng quy trình Sales & marketing, Accounting & Finance, Supply Chain Management, Human Resource, Quản lý nguyên vật liệu material management, lập kế hoạch sản xuất, báo cáo bảng cân đối kế toán, hàng tồn kho, kết hoạt động kinh doanh… thông qua tương tác chức phần mềm Odoo ERP chia sẻ liệu tập trung có ảnh chụp hình (phần demo khơng bắt buộc có thêm điểm) Demo số tính có ảnh chụp hình (phần demo khơng bắt buộc có thêm điểm) 26 5.1 ERP TADA 26 5.2 Khó khăn 29 5.3 Quy trình mua hàng từ nhà cung cấp 31 5.4 Quy trình bán hàng 35 5.5 Quy trình khách hàng trả hàng 41 5.6 Bảng cân đối kế toán báo cáo kết hoạt động kinh doanh 44 KẾT LUẬN 46 TÀI LIỆU THAM KHẢO 47 ERP CNTT CRM CSKH i Hoạch đ Công ng Quản lý Chăm só DANH MỤC HÌNH ẢNH ii LỜI MỞ ĐẦU Nắm bắt xu hướng phát triển nhanh chóng không ngừng Internet hệ thống thông tin, doanh nghiệp toàn giới dần “điện tử hóa” quy trình kinh doanh Đây việc thiếu doanh nghiệp muốn tồn phát triển thị trường Do đó, tất doanh nghiệp với quy mô nghiên cứu, xem xét ứng dụng, triển khai hệ thống thông tin cho phù hợp với doanh nghiệp ERP - hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) - lựa chọn hàng đầu doanh nghiệp muốn “điện tử hóa” quy trình kinh doanh Triển khai ERP doanh nghiệp đánh giá giải pháp mang lại nhiều hiệu việc tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực doanh nghiệp đồng thời giúp doanh nghiệp phát huy hết khả cạnh tranh lĩnh vực Trong tiểu luận này, nhóm xin phép làm rõ vài vấn đề xoay quanh ERP bao gồm phương pháp triển khai ERP; phương pháp, tiêu chí đánh giá nhà cung cấp phần mềm ERP; yếu tố đảm bảo thành công triển khai hệ thống ERP đưa phân tích doanh nghiệp thực tế chuyển đổi số thành công triển khai ERP nhằm giúp đem lại nhìn tổng quát doanh nghiệp bước đầu tìm hiểu lên kế hoạch triển khai hệ thống để việc triển khai hệ thống ERP mang lại hiệu tốt Bên cạnh đó, tiểu luận xin đưa mơ hình mini-ERP nhóm đề xuất demo thực hiện, qua dự án mô này, mong giúp cho người đọc có nhìn trực quan hiểu cách thực dự án ứng dụng hệ thống ERP doanh nghiệp Câu 1: Trình bày phương pháp triển khai dự án ERP, bước đánh giá lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP, tái cấu trúc mơ hình quản trị doanh nghiệp triển khai ERP với quản trị thay đổi (OCM) 1.1 Các phương pháp triển khai dự án ERP ERP (Enterprise Resource Planning – Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) giải pháp phần mềm đa chức năng, giúp doanh nghiệp quản lý nhiều phận hiệu tiết kiệm chi phí Hệ thống ERP sử dụng để thu thập, tổng hợp, lưu trữ, quản lý phân tích liệu từ hoạt động kinh doanh doanh nghiệp từ sản xuất, mua hàng, bán hàng, toán đến nhân sự, kế toán, kho bãi Hệ thống tích hợp thơng tin từ tất phận doanh nghiệp vào hệ thống phục vụ cho nhu cầu riêng lẻ phận khác Cùng với ưu điểm trội thân thiện với người dùng, tính bảo mật cao chi phí thấp, ERP trở thành cơng cụ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp Triển khai ERP giúp doanh nghiệp tổng hợp quản lý thông tin tất phận doanh nghiệp Việc giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu chất lượng hoạt động Giảm chi phí, tăng lợi nhuận, tiết kiệm thời gian, nâng cao suất làm việc, lợi ích vơ thiết thực mà việc triển khai hệ thống ERP mang lại cho doanh nghiệp Để triển khai dự án ERP, doanh nghiệp cần chọn cho phương pháp triển khai phù hợp để mang lại hiệu cao phương pháp triển khai ERP doanh nghiệp xem xét lựa chọn gồm: Phương pháp triển khai tổng lực (Big Bang): phương pháp triển khai tổng thể cho toàn phận doanh nghiệp cách đồng thời Tuy nhiên, chiến lược yêu cầu kết hợp chặt chẽ nguồn lực doanh nghiệp Phương pháp triển khai phân chia thành giai đoạn (Phased): phương pháp chia dự án thành nhiều giai đoạn để triển khai mở rộng từ từ giải pháp ERP cho phận doanh nghiệp Phương pháp triển khai song song (Parallel): phương pháp cho phép sử dụng đồng thời giải pháp phần mềm mà doanh nghiệp có song song với triển khai giải pháp ERP a Phương pháp triển khai tổng lực (Big Bang) Đúng tên gọi, phương pháp triển khai đồng loạt tất chức doanh nghiệp phân hệ ERP hệ thống Việc chuyển đổi từ hệ thống cũ mà doanh nghiệp sử dụng sang hệ thống ERP phải lên kế hoạch cụ thể Đây hoạt động triển khai lớn quy mơ tồn doanh nghiệp, đó, bên cạnh việc lên kế hoạch triển khai hệ thống cần có thêm kế hoạch dự phòng cho trường hợp việc chuyển đổi hệ thống thất bại Trong trường hợp việc chuyển đổi xảy vấn đề ảnh hưởng tới hoạt động toàn doanh nghiệp Phương pháp đem lại lợi lớn thời gian triển khai chi phí cho doanh nghiệp Khi áp dụng phương pháp này, doanh nghiệp cần tập trung thực thời gian ngắn thay đổi, chuyển đổi thực lần Đồng thời, tổng chi phí để triển khai thấp so với phương pháp khác Tuy nhiên, phương pháp mang lại rủi ro cao thay đổi thực lần toàn doanh nghiệp, đó, có sai sót nhỏ phận, chức ảnh hưởng tới toàn doanh nghiệp Phương pháp triển khai yêu cầu chuyển đổi lên hệ thống ERP phải xác lần đầu chuyển đổi khơng thể thay đổi lại thông tin, liệu Khi áp dụng phương pháp triển khai tổng lực cần phải lên kế hoạch cụ thể, rõ ràng, liệu cần chuyển đổi phải làm cách chi tiết phải giám sát chặt chẽ để giảm rủi ro xuống mức tối thiểu Thông thường, phương pháp lựa chọn triển khai vào giai đoạn thấp điểm vào thời điểm thị trường thiếu thuận lợi giai đoạn doanh nghiệp gặp phải dịch Covid b Phương pháp triển khai phân chia thành giai đoạn (Phased) Phương pháp tập trung vào việc phân chia dự án thành nhiều giai đoạn, việc triển khai dự án thực với giai đoạn cho nhiều quy trình kinh doanh Chiến lược nhiều thời gian mức độ rủi ro mà mang lại thấp so với phương pháp Big Bang Bên cạnh đó, việc kéo dài thời gian thực phương pháp ưu điểm, với thời gian dài, doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh việc triển khai kế hoạch giai đoạn sau cho phù hợp có kinh nghiệm thực giai đoạn trước Trong trình triển khai theo giai đoạn, hệ thống ERP chia theo cách khác theo phân hệ ERP, theo đơn vị kinh doanh doanh nghiệp, theo mức độ ưu tiên kinh doanh doanh nghiệp theo vị trí địa lý Để lựa chọn sử dụng cách phân chia phù hợp phải dựa mục tiêu kinh doanh chiến lược, dòng thời gian nguồn lực doanh nghiệp Phân chia theo phân hệ: cách triển khai phổ biến Cấu trúc hệ thống ERP bao gồm nhiều phân hệ khác nhau, phân hệ tự động hóa quy trình số chức định doanh nghiệp Các phân hệ kể đến kế tốn, nhân sự, quản lý kho, Các phân hệ cốt lõi tích hợp đầu tiên, phân hệ khác Phân chia theo đơn vị kinh doanh: cách triển khai thực cho nhiều chi nhánh doanh nghiệp thời điểm Cách thường sử dụng tập đoàn Cách triển khai đem lại rủi ro thấp thời gian lâu Phân chia theo mức độ kinh doanh ưu tiên: cách triển khai phù hợp với mục tiêu kinh doanh doanh nghiệp Dựa mức độ ưu tiên quy trình, hoạt động kinh doanh mà doanh nghiệp tiến hành lên kế hoạch xác định thứ tự giai đoạn để triển khai hệ thống ERP Cách phân chia thường doanh nghiệp vừa nhỏ lựa chọn sử dụng Phân chia theo vị trí địa lý: doanh nghiệp đa quốc gia có nhiều công ty nở địa điểm khác giới cách triển khai thường áp dụng Bước 2: Bộ phận bán hàng tiếp nhận yêu cầu, báo giá cho khách hàng Sau khách hàng nhận báo giá Khách hàng khơng chấp nhận giá => kết thúc trình bán hàng Khách hàng chấp nhận giá chốt số lượng => đặt hàng 36 Bước 3: Sau nhận đơn hàng khách hàng, phận kho kiểm tra số lượng đơn hàng có kho Số lượng đủ => nhận đơn hàng, kiểm tra chất lượng sản phẩm => sau phận kế tốn tiến hành lập hóa đơn bán hàng => tiếp đến giao cho bên vận tải để giao đến địa điểm khách hàng yêu cầu, kết thúc trình bán hàng Số lượng sản phẩm kho không đủ => Kho báo với nhà máy để sản xuất thêm sản phẩm o Nhà máy nhận yêu cầu sản xuất sản phẩm, sau kiểm tra nguyên liệu o Sau sản xuất đủ số lượng sản phẩm, Bộ phận kho kiểm tra số lượng đơn hàng có kho o Số lượng đủ => nhận đơn hàng, kiểm tra chất lượng sản phẩm => sau phận kế tốn tiến hành lập hóa đơn bán hàng => tiếp đến giao cho bên vận tải để giao đến địa điểm khách hàng yêu cầu, kết thúc trình bán hàng 37 Bước 4: Nhà máy nhận yêu cầu sản xuất sản phẩm Bước 5: Sau sản xuất đủ số lượng sản phẩm, Bộ phận kho kiểm tra số lượng đơn hàng có kho 38 Bước 6: Số lượng đủ => kiểm tra chất lượng sản phẩm => sau phận kế tốn tiến hành lập hóa đơn bán hàng => tiếp đến giao cho bên vận tải để giao đến địa điểm khách hàng yêu cầu, kết thúc trình bán hàng Bước 7: Ấn tạo hoá đơn để xác lập đơn hàng 39 Bước 8: Ghi nhận toán cho khách hàng Bước 9: Bảng mô tả chi tiết xuất hiện, ấn xác nhận kết thúc trình tốn bán hàng 40 5.5 Quy trình khách hàng trả hàng Mô tả sau: Bộ phận CSKH tiếp nhận yêu cầu trả hàng: + Bộ phận CSKH tiến hành kiểm tra hoá đơn, phiếu bảo hành sản phẩm + Nếu hố đơn, phiếu bảo hành hợp lệ chuyển sang phận bán hàng tiến hành kiểm tra lại chất lượng hàng + Nếu hoá đơn, phiếu bảo hành khơng hợp lệ từ chối trả hàng kết thúc quy trình Bộ phận bán hàng tiến hành kiểm tra lại chất lượng hàng: + Nếu hàng hoá lỗi nhà sản xuất lập hố đơn chuyển sang phận kho + Nếu hàng hố khơng bị lỗi nhà sản xuất từ chối trả hàng kết thúc Bộ phận kho tiếp nhận hoá đơn trả hàng => nhập hàng vào kho cập nhật số lượng hàng kho => lập hoá đơn cho kế tốn ghi nhận doanh thu, chi phí Chuyển sang phận kế toán ghi nhận doanh thu, chi phí, sau kết thúc quy trình 41 Các bước trả hàng sau: Bước 1: Vào lại đơn hàng ấn trả hàng 42 43 Bước 2: Chọn sản phẩm trả hàng 44 Bước 3: Nếu đơn sản phẩm biến ấn vào xác nhận 5.6 Bảng cân đối kế toán báo cáo kết hoạt động kinh doanh Bước 1: Để lập bảng cân đối kế toán Odoo, ta vào ứng dụng kế toán 45 Bước 2: Trỏ vào khu vực báo cáo chọn bảng cân đối kế toán Bước 3: Tương tư ta bảng báo cáo kế hoạt động kinh doanh 46 Bước 4: Ấn vào lệnh in PDF hay xuấy file Excel góc bên trái kết thúc 47 KẾT LUẬN Ứng dụng hệ thống ERP mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích, đến như: loại bỏ quy trình dư thừa, tăng độ xác quy trình từ nâng cao suất công việc giảm chi phí vận hành cho doanh nghiệp Nhờ hệ thống ERP, công việc phận doanh nghiệp đồng hóa, thơng tin, liệu tất hoạt động lưu trữ truy xuất cách nhanh chóng, dễ dàng xác Việc triển khai ERP khơng cịn khó khăn doanh ngiệp Tuy nhiên, để đảm bảo hệ thống ERP triển khai thành công ứng dụng có hiệu quả, doanh nghiệp cần phải nghiên cứu, đánh giá cách cẩn thận thực trạng doanh nghiệp để đưa lựa chọn phần mềm ERP phù hợp Ngồi ra, để triển khai hệ thống thông tin mới, yêu cầu lực công nghệ thông tin quản trị, đặc biệt quản trị thay đổi doanh nghiệp vơ quan trọng Do đó, doanh nghiệp phải nâng cao lực muốn triển khai hệ thống ERP Bài tiểu luận nêu phương pháp triển khai ERP mà doanh nghiệp lựa chọn với tiêu chí đánh giá nhà cung cấp yếu tố giúp đảm bảo hệ thống ERP triển khai thành công cách rõ ràng, cụ thể Bên cạnh đó, để giúp người đọc hiểu rõ có nhìn trực quan việc ứng dụng thành công hệ thống ERP, nhóm đưa ví dụ trường hợp triển khai ERP PepsiCo với phân tích Ngồi ra, nhóm mơ cách triển khai số tính ERP phần mềm Odoo Thơng qua tiểu luận, nhóm mong nội dung nêu trở thành sở giúp doanh nghiệp tham khảo để triển khai hệ thống ERP thành công giúp doanh nghiệp ngày phát triển 48 TÀI LIỆU THAM KHẢO Tiếng Việt Các phương pháp triển khai ERP thành công Truy cập vào ngày 6/5/2022, từ: https://toperp.vn/blog/erp-chuyen-doi-so-1/cac-phuong-phap-trien-khai-erp-thanh-cong-4 tiêu chí để đánh giá lựa chọn nhà cung cấp ERP tốt Truy cập vào ngày 6/5/2022, từ: https://geso.us/6-tieu-chi-de-danh-gia-va-lua-chon-nha-cung-cap-erp-tot Quản trị thay đổi triển khai ERP & CRM Truy cập vào ngày 6/5/2022, từ: https://bsdinsight.com/quan-tri-thay-doi-khi-trien-khai-erp-crm/ Hướng "Đổi sáng tạo" ông lớn ngành nước giải khát Truy cập vào ngày 5/5/2022, từ: https://www.suntorypepsico.vn/product/activity/huong doi-moi-sang-tao cua-ong-lon-nganh-nuoc-giai-khat Chuyển đổi số nông nghiệp – Pepsi trồng khoai Truy cập vào ngày 5/5/2022, từ: https://hocvienagile.com/chuyen-doi-so-trong-nong-nghiep-khi-pepsi-trong-khoai/ yếu tố cốt lõi triển khai thành công dự án ERP Truy cập vào ngày 5/5/2022, từ: https://www.citek.vn/kinh-nghiem-trien-khai-thanh-cong-du-an-erp/?fbclid=IwAR3Zv4-6038rBmVBEdEaFMkYeYy1-PXP8ilYBIhLvnFWkfFPQdQiGcdoW4 Quy trình xử lý đơn hàng từ Bán hàng, Mua hàng, Nhập kho, Xuất kho Odoo Truy cập vào ngày 2/5/2022, từ: https://www.youtube.com/watch?v=oXdWaR-eG3U&t=238s Minh họa quy trình bán hàng phần mềm Odoo ERP_Nhóm3 Truy cập vào ngày 3/5/2022, từ: https://www.youtube.com/watch?v=T-vkZMdr6U0&t=581s Quy trình trả hàng Odoo từ A-Z dành cho phận Kho vận, Bán hàng (or Mua hàng) Kế toán Truy cập vào ngày 2/5/2022, từ: https://www.youtube.com/watch? v=KdJ4xm9N5wI Tiếng Anh 49 Dunaway, M M (2012) ERP implementation methodologies and strategies V Readings on Enterprise Resource Planning, 46-58 How to select, compare and evaluate ERP vendors Truy cập vào ngày 6/5/2022, từ: https://www.nigelfrank.com/insights/how-to-select-compare-and-evaluate-erp-vendors Fredrik Warringer & Lekamere Kiwara (2017) Managing Change through the Implementation of Enterprise Resource Planning in a Global Industrial Organisation Cameron, E., & Green, M (2019) Making sense of change management: A complete guide to the models, tools and techniques of organizational change Kogan Page Publishers Arvidsson, J., & Kojic, D (2017) Critical Success Factors in ERP Implementation: The Perspective of the Procurement System User Seven critical factors for a successful ERP implementation Truy cập vào ngày 6/5/2022, từ: https://sunrise.co/blog/successful-erp-implementation/? fbclid=IwAR29VJLpXHTwWPC3vWlN8ZDxu_SxPyaOF9YWkC2_rFEJJ9b0xI1gHDHZl4#Plan-to-optimize-businessprocesses 50 ... dự án ERP, bước đánh giá lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP, tái cấu trúc mơ hình quản trị doanh nghiệp triển khai ERP với quản trị thay đổi (OCM) 1.1 Các phương pháp triển khai dự án ERP ERP...ĐỀ BÀI Câu 1: Trình bày phương pháp triển khai dự án ERP, bước đánh giá lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP, tái cấu trúc mô hình quản trị doanh nghiệp triển khai ERP với quản trị thay... 2011) 15 Câu 4: Lựa chọn doanh nghiệp VN nước đánh giá lựa chọn phương pháp triển khai ERP a) Trình bày ưu điểm nhược điểm đánh giá lựa chọn phần mềm ERP theo phương pháp ERP SaaS ERP on Premise