TÌNH HÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY IN CÔNG ĐOÀN.doc

TÌNH HÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY IN CÔNG ĐOÀN.

Phần 1

Tổng quan về công ty in Công đoàn

I Quá trình hình thành và phát triển công ty in Công đoàn 1 Vài nét về lịch sử phát triển của Công ty in Công đoàn

Công ty in Công đoàn là doanh nghiệp thuộc Tổng Liên Đoàn Lao Động Việt Nam, tiền thân là nhà in Lao Động đợc thành lập từ ngày 28/8/1945 để in các loại sách báo tài liệu phục vụ công tác tuyên truyền giác ngộ đờng lối chính sách của Đảng, Nhà nớc và Công Đoàn Việt Nam tới các đoàn viên công đoàn và ngời lao động.

Trải qua 20 năm hoạt động Công ty đợc TLĐLĐVN đầu t cho 2 máy in cuộn để in báo Lao động bằng nguồn vốn viện trợ của Tổng công hội Trung Quốc Khi đó nhà in có công suất quy mô nhỏ nh một phân xởng.

Năm 1972, nhân dân ta đang phải chịu ảnh hởng của cuộc chiến tranh ném bom B52 của đế quốc Mỹ nhằm phá hoại miền Bắc Trớc tình hình đó ban bí th TW phải quyết định trng dụng 2 máy in cuộn để xây dựng cơ sở phòng in báo Nhân dân phục vụ cho công tác chính trị t tởng của Đảng tại tỉnh Hoà Bình.

Giai đoạn từ 1976- 1989 công ty hoạt động theo cơ chế bao cấp, mọi hoạt động của Công ty đều do TLĐLĐVN cấp về số lợng báo in, chủng loại sản phẩm, các loại nguyên vật liệu đầu vào, công ty chỉ còn thực hiện công việc in với công suất khá cao (80% công suất thiết kế ) Lực lợng công nhân ở đây tơng đối lớn, sản phẩm chủ yếu là báo Lao Động, tạp chí, sách giáo khoa Trong thời gian này công ty phát triển khá mạnh mẽ, đời sống của cán bộ công nhân viên khá ổn định và tơng đối cao, cụ thể :

Sản lợng năm 1989 đạt 200 triệu trang trong đó : - Báo các loại đạt : 60%

- Sách giáo khoa đạt : 20% - Tập san đạt : 10%

- Văn hóa phẩm đạt : 10%

Khi đất nớc chuyển từ nền kinh tế tập trung bao cấp sang nền kinh tế thị tr-ờng có sự điều tiết của nhà nớc theo định hớng xã hội chủ nghĩa, Công ty đã có những chuyển biến cơ bản cả về hình thức và nội dung hoạt động thích ứng với quá trình phát triển của đất nớc.

Năm 1994 TLĐLĐVN đã phê duyệt luận chứng kinh tế kỹ thuật đầu t mở rộng Công ty in Công Đoàn phù hợp với tình hình của đất nớc ta lúc đó Ban lãnh đạo công ty và toàn thể cán bộ công nhân viên công ty đã không ngừng phấn đấu, học hỏi và sáng tạo để nâng cao chất lợng sản phẩm, đáp ứng nhu cầu thị trờng và

thị hiếu độc giả Đứng trớc không ít khó khăn và thử thách, nhng công ty đã để lại nhiều ấn tợng tốt đẹp cho khách hàng cả về số lợng cũng nh thể loại Đối với Nhà nớc công ty luôn làm tròn nghĩa vụ, hoàn trả vốn và lãi cho ngân hàng đúng qui định và kỳ hạn Phơng châm đặt ra của công ty “Khách hàng là thợng đế” và đã thể hiện đợc vai trò và thế mạnh của mình trên thị trờng với công suất đạt 3 tỉ /năm, có thể nói phát đạt hơn nhiều so với các cơ sở in khác trong nớc.

Bên cạnh những bớc tiến khá mạnh mẽ, song công ty còn gặp nhiều khó khăn trong hoạt động cạnh tranh gay gắt với những công ty khác trong cả nớc Thống kê cho thấy toàn quốc có khoảng 400 cơ sở in, riêng Hà Nội có 85 cơ sở cùng với nhiều công ty in khác nổi tiếng nh công ty in Tiến bộ, xí nghiệp in số 2

Vấn đề công nghệ công ty còn gặp nhiều khó khăn so với các công ty khác trong cả nớc, do đó phải làm nh thế nào để duy trì kịp thời thích ứngvới tình hình biến đổi chung trong tình hình kinh tế nớc nhà Nguồn vốn của công ty còn hạn chế, eo hẹp, tay nghề công nhân cha cao, máy móc thiết bị cũ kỹ cha đồng bộ, khiến công ty rơi vào tình trạng khá khó khăn trong việc đổi mới cơ sở vật chất và nâng cao tay nghề cho công nhân Đứng trớc những thử thách lớn lao đó, với những công trình khảo sát thực tế của ban lãnh đạo công ty ở nhiều nơi trong cả nớc, tình hình sản xuất kinh doanh của công ty không hề giảm sút mà phát triển theo chiều hớng tốt cụ thể là :

2 Nhiêm vụ sản xuất kinh doanh của công ty.

Công ty in Công đoàn với ngành nghề chủ yếu là gia công in ấn Vào tháng 9/1997 công ty in Công đoàn chính thức đổi tên là : Công ty in Công đoàn, thay thế cho tên cũ là: Xí nghiệp in công đoàn

Địa điểm : 169 Tây Sơn - Đống Đa - Hà Nội

Điện thoại : 8514997 - Fax : 8571820

Tài khoản : - 710D00541 Ngân hàng Công thơng Đống Đa, Hà Nội -79310460 Sở giao dịch ngân hàng ĐTPT Việt Nam

Sản phẩm của công ty rất đa dạng và phong phú nhng chủ yếu nhất là báo Lao động, sách, văn hoá phẩm ngoài ra công ty còn in và đóng các loại sách của nhà xuất bản: Nhà xuất bản Giáo dục, nhà xuất bản Hà Nội, nhà xuất bản Kim Đồng

Công ty in Công Đoàn và báo Lao Động đợc TLĐLĐVN quan tâm và lãnh đạo Công ty thực hiện quản lý theo nguyên tắc tự chủ, tự chịu trách nhiệm và tự hoàn vốn, tự bù đắp các chi phí, thực hiện bảo toàn và phát triển số vốn đợc giao.

Công ty áp dụng cơ chế quản lý thị trờng, bộ máy điều hành quản lý hoạt động theo cơ chế của doanh nghiệp Nhà nớc và tự chịu trách nhiệm trớc pháp luật Công ty xác định xây dựng và thực hiện phân phối lao động, đảm bảo công bằng xã hội và quan tâm đến đời sống của công nhân viên cùng các hoạt động xã hội, áp dụng các biện pháp thích hợp để nâng cao tay nghề và trình độ văn hóa cho công nhân viên Mở rộng quan hệ kinh tế với các đơn vị kinh tế trong và ngoài ớc để phát triển sản xuất kinh doanh, góp phần vào công cuộc CNH - HĐH đất n-ớc.

II Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty 1 Đặc điểm về qui trình công nghệ

Đất nớc ta đang ngày càng phát triển, đời sống của ngời dân ngày càng nâng cao và nhu cầu về sách báo, tạp chí và ấn phẩm văn hoá khác cũng ngày càng tăng Trên thị trờng hiện nay đang diễn ra sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp in, điều này đòi hỏi các doanh nghiệp in phải không ngừng nâng cấp quy mô sản xuất, đầu t trang bị máy móc thiết bị hiện đại, hợp lý và đồng bộ, đào tạo đội ngũ công nhân lành nghề có trình độ cao Công ty in Công Đoàn cũng đã có những đổi mới trong việc tổ chức sản xuất kinh doanh nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh của mình trên thơng trờng Quy trình sản xuất kinh doanh của công ty là một quy trình khép kín:

B ớc 1 : Khách hàng tới liên hệ với phòng kế hoạch vật t để đặt in, hai bên

thoả thuận giá cả nếu thống nhất thì phòng kế hoạch lập hợp đồng trình giám đốc ký duyệt

B ớc 2 : Căn cứ vào hợp đồng ký kết giữa hai bên, phòng kế hoạch lập lệnh

sản xuất và triển khai sản xuất từ khâu chế bản in đến khi sản phẩm in đợc thực hiện Quy trình sản xuất đợc tiến hành qua 3 phân xởng:

Chế bản In offset Đóng sách

Phân xởng chế bản

Khách hàng phải đa mẫu, ảnh hoặc bản thảo maket để cán bộ quản lý lần lợt thực hiện qua các khâu:

Bắt đầu từ phòng vi tính: nếu là chữ phải qua vi tính đánh máy chữ in lên

bản bông rồi qua nhiều lần kiểm tra, nếu đạt yêu cầu thì đa tiếp lên đánh trên giấy can mỏng, sau đó lại đa khách hàng kiểm tra lại, nếu đạt tiêu chuẩn thì chuyển sang khâu tiếp.

Khâu bình bản: công nhân kỹ thuật đa phim vào bình rồi ghim lại theo ý

định của ngời in, nếu là ảnh phải bình trên phim, căn bao nhiêu màu thì mẫu ảnh đó phải qua bấy nhiêu phim lần lợt xếp ra, sau đó đa ra phơi Trớc khi phơi phải kiểm tra kỹ và đặt sát các ánh sáng sao cho trùng khít lên nhau rồi lại phải bình lại mới chuyển đi phơi.

Khâu phơi: mỗi bản đã đợc bình rồi thì đợc phơi trên một tấm kẽm và đa lên

bàn phơi, sau đó chiếu đèn leon có ánh sáng cực mạnh, dới ánh đèn các phần tử không in bị huỷ diệt, còn các phần tử in đợc giữ lại trên tấm kẽm có phủ màng cảm quang Sau khi phơi song đa ra bàn rửa bằng dung dịch tẩy sạch bẩn và lớp quang, đa tiếp vào máy để sấy tấm kẽm đó rồi chuyển qua khâu tiếp theo.

Phân xởng in offset

Sau khi đã sấy xong thì các bán thành phẩm đợc chuyển xuống phân xởng in Tuỳ khách hàng yêu cầu mức độ in mà bố trí máy in cho phù hợp Chế độ pha màu của công ty dựa trên bốn màu cơ bản: vàng, đỏ, xanh, đen.

Nếu in ở máy một màu, khi in ảnh phải qua bốn lần mới ra ảnh khách yêu cầu Nếu in ở máy 4 màu (4/4) thì chỉ cần lập bản kẽm vào máy và qua các công đoạn in truyền của máy là ra đợc sản phẩm ta cần mà không phải in qua nhiều lần Nếu sản phẩm là báo chí cần phải đa vào máy coroman và in một lần ra luôn 2 tờ liền một lúc và có máy ảnh, gây tự động ra ngay sản phẩm mà không phải qua nhiều công đoạn khác Đây là dây chuyền hiện đại nhất của công ty đã đợc đa vào hoạt động, sau đó sản phẩm đa xuống phân xởng tiếp theo.

Phân xởng đóng sách:

Tại phân xởng đóng sách số lợng in ra ít thì công nhân của phân xởng có thể đóng bằng tay, tự khâu và gia công Nếu số lợng lớn thì phải đóng bằng máy tự động mới đợc nhập từ Nam Triều Tiên về Sau khi đóng xong và hoàn thiện phần còn lại của sản phẩm, ra đợc sản phẩm cuối cùng phải qua khâu kiểm tra chất l-ợng (OTK) để xem xét sản phẩm của công ty đã phát hành đợc cha Nếu đợc rồi có thể chuyển cho khách hàng ngay hoặc chuyển bằng hệ thống thang máy và ng-ời vận chuyển chờ ngày xuất kho.

Qua đây chúng ta có thể hiểu đợc phần nào về công việc in và quá trình tạo ra sản phẩm của công ty nh thế nào.

B ớc 3 : Kiểm tra chất lợng bao gói ở phân xởng sách, ấn phẩm hoàn chỉnh

nhập kho thành phẩm.

B ớc 4 : Phân xởng sách chuyển lệnh sản xuất mẫu ấn phẩm tơng ứng về

phòng kế toán tài vụ thanh toán hợp đồng giao cho khách hàng.

2 Đặc điểm về nguyên vật liệu

Công tác quản lý nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh có vai trò vô cùng quan trọng, có tác dụng đẩy mạnh phát triển sản xuất, tăng nhanh doanh thu với chi phí thấp nhất cho doanh nghiệp, đồng thời nó cũng ảnh hởng trực tiếp tới chất lợng sản phẩm cũng nh hiệu quả sử dụng vốn.

Thị trờng cung ứng NVL phải đúng tiến độ, số lợng, chủng loại và quy cách, nếu thiếu NVL thì quá trình sản xuất sẽ bị gián đoạn, không thể thực hiện đợc Hiện nay công ty đang sử dụng các loại vật liệu sau:

Mực in(nhập từ Nhật, Đức, Trung quốc ) Kẽm (nhập từ Bungary, Đức Nhật )

Giấy (nhập từ thị trờng trong nớc và nớc ngoài )

Các NVL hầu hết đợc nhập từ nớc ngoài, chỉ riêng có phần giấy in là nhập từ nhà máy giấy Bãi Bằng và công ty giấy Tân Mai Nguyên vật liệu chính của công ty là giấy, mực in, cao su offset, phim lade, hoá chất và vật liệu khác Khi có nhu cầu công ty đã đợc thị trờng cung ứng lợng NVL đầu vào một cách đầy đủ.

Công ty đã đề ra kế hoạch lựa chọn những nhà cung cấp, công ty cung cấp chủ yếu là nhà máy giấy Bãi Bằng và công ty giấy Tân Mai dùng in các loại sách, còn in báo đòi hỏi chất lợng giấy cao hơn nên công ty phải nhập giấy của Thụy Điển, Singapo, Indonexia Việc mua NVL dựa trên nguyên tắc ở đâu chất lợng đảm bảo phù hợp với sản xuất, giá cả phải chăng thì ta nhập vào, điều này góp phần làm giảm chi phí NVL đầu vào làm giảm giá thành, tăng cờng sức cạnh tranh trên thị trờng Điều quan trọng là công ty phải nhập đợc NVL chất lợng cao đảm bảo các chỉ tiêu thông số kỹ thuật phục vụ quá trình in NVL dự trữ đợc công ty quản lý và tiếp nhận tốt vì đây là bớc chuyển giao giữa bộ phận mua và bộ phận quản lý doanh nghiệp Công ty tổ chức tốt công tác tiếp nhận NVL sẽ tạo điều kiện cho thủ kho nắm bắt đợc số lợng, chủng loại cũng nh quy cách NVL nhằm tránh không bị lẫn lộn các NVL giúp thủ kho thực hiện tốt nhiệm vụ của mình Việc giao nhận, biên bản lập ra đợc xác nhận bởi ngời giao của công ty bán hàng, bộ phận KCS và thủ kho Công tác xây dựng NVL căn cứ vào lợng nguyên vật liệu định mức tiêu dùng trong quá trình in ấn, do đó lợng tiêu hao ở mỗi quá trình

là khác nhau Công ty phải xác định lợng NVL trong quá trình sản xuất của từng tháng, quý, năm, định ra lợng NVL chi trả Tuy nhiên phải căn cứ vào lợng phát hành để giúp công ty xác định đợc lợng NVL cần thiết Công ty đa ra chế độ kiểm kê định kỳ NVL qua đó đánh giá đợc chất lợng, số lợng NVL dự trữ trong kho Dựa vào nhu cầu của từng phân xởng lợng NVL đợc cấp phát theo nhu cầu sản xuất, thực hiện tốt chính sách xuất hết NVL theo giá thực tế Nh vậy công tác tổ chức cấp phát NVL của công ty luôn đảm bảo tính đồng bộ, chủ động sáng tạo trong sản xuất giúp cho quá trình quản lý các mặt hoạt động đi vào nề nếp, đạt hiệu quả cao, kinh doanh có chất lợng, tăng vòng quay và phát triển bảo toàn vốn.

Nhìn chung bộ máy của công ty gọn nhẹ, trình độ chuyên môn cao đợc đào tạo qua các trờng đại học trong và ngoài nớc rất phù hợp với xu thế hiện nay Số l-ợng công nhân trực tiếp có tay nghề cao với độ tuổi trung bình là 31, công ty đã tổ chức cho công nhân lao đông 3 ca/ngày, ngoài ra còn tổ chức cho anh em công nhân lao động làm thêm giờ để tăng thêm thu nhập Bên cạnh đó công ty đã sử dụng có hiệu quả các đòn bẩy các lợi ích kinh tế khuyến khích ngời lao động, tránh tình trạng sử dụng quỹ phúc lợi, quỹ khen thởng một cách tuỳ tiện.

4 Đặc điểm về máy móc thiết bị

Tên thiết bịSố lợngSố màuNớc sản xuấtCông suất thực tế

Máy xén 3 mặt 02 Đức, TQ 400 nhát/tờ

Nhìn chung máy móc thiết bị phục vụ in ấn có giá trị lớn, cấu tạo phức tạp, tính năng hiện đại, vận hành khó đòi hỏi ngời sử dụng phải có trình độ tơng đối mới có thể sử dụng thành thạo và phát huy tối đa hiệu quả sử dụng của nó.

5 Đặc điểm về vốn sản xuất và cơ cấu nguồn vốn

Công ty in Công Đoàn là một doanh nghiệp nhà nớc vì vậy ngoài nguồn vốn tự có, nguồn vốn vay, hàng năm công ty vẫn đợc bổ xung thêm bằng nguồn vốn

Để bảo toàn và phát triển nguồn vốn của mình thì hàng năm công ty phải thực hiện tốt quá trình sản xuất kinh doanh, đảm bảo có lãi từ đó công ty trích khấu hao tài sản cố định trên 20% Bên cạnh đó công ty cần hoàn thiện nâng cao trình độ cán bộ quản lý và thợ để tăng tỉ lệ thợ lành nghề, giảm bớt các chi phí trung gian cũng nh giảm bớt mức độ sản phẩm hỏng của công ty đồng thời luôn luôn đổi mới dây chuyền công nghệ sản xuất nâng cao năng suất … giảm chi phí, giảm chi phí, hạ giá thành để đạt hiệu quả kinh tế cao.

III Đặc điểm về tổ chức quản lý của công ty

1 Sơ đồ bộ máy quản lý kinh doanh của công ty in Công đoàn

2 Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy quản lý

Giám đốc công ty in Công đoàn đợc Đoàn Chủ tịch TLĐLĐVN bổ nhiệm

thay mặt TLĐ quản lý công ty theo chế độ thủ trởng cấp cao nhất, chịu trách nhiệm chung và trực tiếp quản lý các khâu trọng yếu Nhiệm vụ của giám đốc là trên cơ sở tiềm lực hiện có của công ty phát huy tinh thần sáng tạo, đẩy mạnh sản xuất kinh doanh, hoàn thiện các chỉ tiêu kinh tế trong điều kiện hiện nay Giám đốc phải phân tích và nắm bắt nhanh mọi biện pháp đổi mới công nghệ nâng cao năng lực quản lý và bồi dỡng đội ngũ cán bộ công nhân viên.

- Công tác BHXH và an toàn lao động - Công tác bảo vệ

- Công tác hành chính quản trị

Nhiệm vụ của phòng tổ chức là đảm bảo cho công ty thờng xuyên có đủ cán bộ và lao động Kết hợp với phòng ban, phân xởng bố trí phân công lao động hợp lý đảm bảo cho sản xuất, thực hiện các chế độ chính sách tiền lơng, lập và quản lý chặt chẽ hồ sơ lý lịch của công nhân viên Tiến hành kiểm tra theo dõi việc thực hiện các định mức lao động, định mức kinh tế kỹ thuật của ngành, đơn giá sản phẩm, làm khoán, làm gia công.

Nhiệm vụ của phòng hành chính là giải quyết các công việc về hành chính của công ty Các loại giấy tờ, công văn phòng hành chính phải trực tiếp quản lý và theo dõi đảm bảo bí mật, an toàn tài liệu, con dấu của công ty.

Phòng kế toán tài vụ

Có nhiệm vụ tổ chức kế toán thống kê trong toàn công ty một cách hợp lý Phổ biến và hớng dẫn toàn công ty quán triệt và ngiêm chỉnh chấp hành các chế độ, thể lệ quản lý kinh tế tài chính Cụ thể : hớng dẫn thanh toán NVL, chấp hành chế độ bảo quản xuất nhập và sử dụng vật t Kiểm tra việc sử dụng đúng quỹ tiền lơng, tính chính xác và thanh toán cho ngời lao động đúng thời hạn Tổ chức hạch toán tài sản cố định, theo dõi nắm bắt số tài sản của công ty Hạch toán thu chi tiền mặt, các khoản vay, tính toán và nộp đủ các khoản phải nộp cho ngân hàng theo đúng qui định, đồng thời thực hiện đúng chế độ quản lý tiền mặt Đôn đốc kiểm kê tài sản hàng năm theo đúng định kỳ chế độ kế toán mới.

Phòng kế hoạch vật t :

Là phòng chức năng có nhiệm vụ trọng yếu là tham mu cho giám đốc trong việc xây dựng các kế hoạch về sử dụng vốn đầu vào và đầu ra của các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.

Nhiệm vụ của phòng kế hoạch vật t là dựa vào các chỉ tiêu kỹ thuật lao động thiết bị hiện có để lập kế hoạch sản xuất cho từng phân xởng, nắm bắt kế hoạch, ổn định sản xuất cho từng tháng, quý, năm Cán bộ giao dịch hớng dẫn khách hàng lập dự trù in và điều chỉnh khuôn mẫu cho phù hợp Tính toán toàn bộ giá thành sản phẩm một cách sơ lợc để khách hàng dự trù chi phí.

Phòng kỹ thuật cơ điện - KCS

Giúp giám đốc lập kế hoạch lắp đặt, bảo dỡng và sửa chữa thiết bị, xây dựng quy trình thao tác vận hành thiết bị đúng tiêu chuẩn kỹ thuật, theo dõi nguyên nhân h hỏng và lập kế hoạch sửa chữa hàng năm, lập kế hoạch mua phụ tùng thay thế các thiết bị có chi tiết h hỏng, đảm bảo tiến độ sản xuất đợc liên tục Xây