Hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát.DOC

Hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát

Lời mở đầu

1 Lý do chọn đề tài

Trong xu thế hiện nay, để góp phần nâng cao hiệu quả kinh tế sản phẩm túi nhựa xuất khẩu các thị trường có thu nhập cao và ổn định như Mỹ và EU…Nhưng các thị trường này chứa đựng nhiều rủi ro, đòi hỏi chuyên môn nghiệp vụ cao Những con người Việt Nam, đặc biệt là thế hệ trẻ phải làm một điều gì đó để đưa đất nước ta sánh vai với các cường quốc năm châu Sau gần 4 năm học tập tại trường đại học kinh tế quốc dân em đã có những cơ sở lý thuyết và hiểu biết thực tế về các nghiệp vụ xuất khẩu hàng hoá ra nước ngoài Ngoài việc tìm kiếm được các thị trường, khách hàng và

kí kết được hợp đồng thì việc tổ chức thực hiện hợp đồng cũng không kém phần quan trọng Nó quyết định thành công cuối cùng của hợp đồng ngoại thương.

Do ý thức được sự phức tạp và tầm quan trọng quy trình tổ chức thực thiện hợp đồng đối với hoạt động xuất khẩu của doanh nghiệp Cũng như trước đòi hỏi thực tế của việc nâng cao hiệu quả công tác thực hiện hợp đồng đối với hàng túi nhựa Vì vậy trong quá trình thực tập ở công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát, em rất tâm

huyết và lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát” Vì vậy, đề tài có ý

nghĩa cả về lý luận và thực tiễn.

2 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu là quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng tại công

ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát

Phạm vi nghiên cứu của đề tài quy trình tổ chức thực hiện hợp đồngxuất khẩu trong khuôn khổ:

- Tại công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát

- Nghiên cứu trong khoảng thời gian từ 2007 đến nay và kế hoạch đến2015.

3 Kết cấu của đề tài:

Ngoài lời mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo chuyên đề gồm:

Chương 1: Thực trạng quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát

Chương 2: Giải pháp hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát

Chương 1: Thực trạng quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty cổ phần nhựa và môi trường

xanh An Phát

I Đặc điểm của công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát ảnh hưởng đến quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu ( theo chức năng quản trị)

1 Tài chính

Trong hơn mười năm qua, ngành công nghiệp nhựa Việt Nam đangphát triển với tốc độ khá nhanh, tốc độ tăng trưởng hàng năm đạt 15-25% Cóthể nói đây là một mức phát triển khá ấn tượng đối với một ngành côngnghiệp còn non trẻ

Nhìn chung tình hình kinh doanh của công ty trong 3 năm gần đây rấtkhả quan Tuy mới được cổ phần hóa từ năm 2006 nhưng công ty cổ phầnnhựa và môi trường xanh An Phát đã và đang ngày càng phát triển, mở rộng.Đặc biệt cùng với xu hướng phát triển của nền kinh tế, An Phát dự kiến sẽniêm yết trên thị trường chứng khoán vào năm 2010 Để đạt được điều này,những năm qua ban lãnh đạo công ty cùng toàn thể nhân viên đã ngày đêm nỗlực thể hiện tiềm lực phát triển công nghệ, con người và tài chính của công ty.Thể hiện ở chỗ: trong 3 năm gần đây, mặc dù nền kinh tế chịu ảnh hưởngnghiêm trọng của khủng hoảng kinh tế nhưng tổng lợi nhuận trước thuế củacông ty vẫn luôn đạt trên 15 tỷ đồng chiếm trên 25% so với tổng vốn đầu tư

2 Marketing

Việc tham gia các hội chợ triển lãm trong và ngoài nước đã góp phầnquan trọng uy tín và thương hiệu của công ty Đặc biệt việc có được tài khoảnvàng trên alibaba đã nâng cao được sản lượng xuất của công ty trong nhữngnăm 2008, 2009

3 Trang thiết bị, máy móc, nhà xưởng

Các nhà máy được trang bị các máy thổi, máy cắt, máy in, máy tạo hiện đại

và với số lượng lớn Tại văn phòng đại diện trung bình mỗi nhân viên được trang

bị một máy tính laptop, điện thoại bàn và các vật dụng khác Công ty được trang

bị đầy đủ máy fax, máy scan để phục vụ công việc Quy mô sản xuất của công tyngày càng được mở rộng, 3 nhà máy đã được đưa vào sản xuất với diện tích:

ty hiện đang có một nguồn nhân lực mạnh mẽ

Bảng 1: Cơ cấu lao động và trình độ lao động của công ty

tại thời điểm cuối năm 2009:

Trình độĐại học Cao đẳng Trung cấp vàphổ thông

Tại văn phòng hà nội: vào ngày 31/12/2009 có 34 công nhân viên trong

đó ở trình độ đại học, cao đẳng là những nhân viên làm trong các phòng bannhư phòng hành chính, phòng kế toán, phòng kinh doanh tổng hợp, phòngxuất nhập khẩu và lãnh đạo; ở trình độ trung cấp là phòng bảo vệ và ban lễtân

Tại nhà điều hành: 45 nhân viên trong đó các nhân viên làm việc tại cácphòng ban đều được tuyển với trình độ đại học và cao đẳng còn nhân viên bảo

vệ, tiếp tân, nhà ăn là trình độ trung cấp và phổ thông

Bảng 2: Thông tin nhân lực của nhà máy

Thông tin nhân lực của nhà máy

Nhà máy Chức vụ Nam Nữ Nam Nữ Số lượng Độ tuổi TB Trình độ

( Nguồn phòng XNK điều tra )

Các nhà máy : lao động trình độ trung cấp và phổ thông là những côngnhân làm việc trong nhà máy, lao động ở trình độ cao đẳng và đại học là cácnhân viên quản lý tại nhà máy bao gồm giám đốc nhà máy, ban kế toán, bankiểm soát chất lượng, kỹ thuật viên Do đặc điểm ở mỗi nhà máy là khác nhaunên cơ cấu lao động và trình độ cũng có phần sai khác Nhà máy 1 tuy có diệntích nhỏ nhất nhưng do đặc điểm là nhà máy được xây dựng và đi vào hoạtđộng lâu năm nhất nên trình độ lao động ở nhà máy này tương đối thấp hơncác nhà máy khác nhưng phần lớn là những lao động làm việc lâu năm trongcông ty Nhà máy 3 vì mới đi vào hoạt động lại là nhà máy được xây dựng với

dây chuyền công nghệ sản xuất bao bì nhựa tân tiến nhất nên số lượng côngnhân viên tại nhà máy là ít nhất nhưng trình độ thì tốt hơn.

II Thực trạng quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công

ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát

Sau khi hợp đồng được kí kết, khách hàng đã chuyển tiền cho công ty thìhợp đồng đó được coi là thành công Sau khi nhận được tiền đặt cọc, Sales cónhiệm vụ tạo lập hồ sơ đơn hàng cho mình và có nhiệm vụ cung cấp đầy đủthông tin cho đơn hàng đó Trong thời gian chờ tiền chuyển về, cán bộ xuất nhậpkhẩu (XNK) có nhiệm vụ tổng hợp tất cả các thông số làm hàng Để sẵn sàngchuyển đơn hàng khi tiền nổi trên tài khoản của công ty Làm thông báo mẫunếu khách hàng yêu cầu, làm thông báo sản xuất (TBSX) cho đơn hàng Việc tổchức thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty chính thức được thực hiện từ khinhận được tiền đặt cọc của khách hàng hoặc L/C đã được mở

Hàng hoá xuất khẩu của công ty là túi nhựa và hạt nhựa thuộc nhóm hànghoá khuyến khích xuất khẩu nên khồng cần xin giấy phép Và các bước trongquy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty được hiện như sau:

1 Kiểm tra xác nhận thanh toán

Chính sách thanh toán của công ty là chỉ chấp nhận các hình thức sau:

• Hình thức thanh toán bằng T/T : 30% đặt cọc, 70% thanh toán, ttrc khi khách hàng nhận được hàng, khách hàng thanh toán xong mới đượcnhận hàng

• Hình thức thanh tóan bằng L/C, Công ty chấp nhận hình thức Thanh toán L/C at Sight

• Hình thức T/T và D/P: 30% đặt cọc, 70% thanh toán bằng D/P, hoặcL/C at sight

Sơ đồ 2: Quy trình xuất khẩu của công ty

THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG CONTRACT EXECUTION

- Checking and ordering: Lable,

cylinder, and carton

- Preparing and asking for approving Production Anoucement

THEO DÕI ĐƠN HÀNG ORDER FOLLOW-UP

THÔNG BÁO ĐÓNG HÀNG

GOODS PACKING

ANOUNCEMENT

- Checking available quantity of

products before 1 week of

shipment

- Finding the shipping line,

selecting the best price and

booking

- Anoucing goods packing to

TÌM KIẾM NHU CẦU

BUYER ACESSING

- Acessing buyers through: media

communication, relationships

ĐÀM PHÁN NEGOTIATION

1 Negotition with customers:

- Specification of products, Price, Payment terms, Quantity, Delivery time

2 Negotiation with Business Centre:

- Price, Delivery time approval

LÀM HỢP ĐỒNG CONTRACT PREPARATION

LÀM CHỨNG TỪ

DOCUMENT PREPARATION

- Preparing Custom Contract

- Preparing Packing List for Bill of

lading

- Preparing Maritime Insurance

request (if any)

- Preparing DOC required for

Certificate of Origin (if any)

ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN CHO CÁC

CHỨNG TỪ LIÊN QUAN

PREPARATION PAYMENT

REQUEST FOR REALED BILLS

GỬI CHỨNG TỪ

SEDING OUT DOCs

- Noticing customer to wire out

balance

(Sales)

- Sending DOCs (Hỗ trợ)

(Nguồn: phòng XNK cung cấp)

Để đẩy nhanh tiến độ thanh toán, nhân viên sales của công ty thườngviết email gửi cho khách hàng giục thanh toán và khi thanh toán sớm việc làm

mẫu nhanh thì tiến hành giao hàng sớm Đưa lại cho khách hàng mã swift của

công ty để họ kiểm tra lại chính xác

Khi thanh toán bằng T/T thì công ty thực hiện cả 2 nghiệp vụ là yêucầu nhà nhập khẩu fax “ bản sao lệnh chuyển tiền” và kiểm tra số dư có tạingân hàng BIDV

Khi thanh toán bằng L/C nhân viên phòng kế toán và sales xem xét cácthông tin chung của L/C, gửi L/C nháp cho nhà nhập khẩu để họ check

2 Chuẩn bị hàng xuất – hay thực hiện hợp đồng

Bước này được giao cho phòng hỗ trợ chứng từ làm gồm: Mr Nghĩa,Miss.Tâm, Thuỳ, Tuyến Và nên chuấn bị làm TBSX trước khi nhận đượctiền đặt cọc của khách

2.1 Thu thập các thông tin cần thiết từ nhà máy:

Tỉ lệ pha trộn: Lấy theo phương án kinh doanh (PAKD)

Tiêu chí chất lượng, từ đơn hàng đã có, và từ yêu cầu của khách hàng

2.2 Làm Thông Báo Sản Xuất (TBSX)

2.2.1 Điền đấy đủ các thông tin theo form TBSX

Về cước tàu: Cần thể hiện giá đang có tại thời điểm làm TBSX

Về thời gian giao hàng: Dựa trên thông tin mà Ban Kế Hoạch sản xuấtxác nhận Lúc làm hợp đồng ban kế hoạch sản xuất đã xác nhận

Thông báo sản xuất hàng, là nội dung đàm phán trong quá trình làmviệc của cán bộ XNK với khách hàng Mọi thông số phải lôgic phù hợp vàchính xác

Cán bộ XNK cần có những thông tin sau khi làm TBSX:

Chi tiết hộp carton

Chi tiết về hàng gồm có:

Kích thước hàng, màu film, màu in,

Cách thức đóng gói, số lượng sản xuất, kiểu dáng túi, hàng cuộn,thường hay gấp sao, hàng cuộn có lõi hay không có lõi, kích thước của lõi,

Cách đóng gói, số chiếc/ thêp,

Hàng có nhám hay không có nhám,

Số thếp trên hộp carton

Đơn giá của sản phẩm, trọng lượng của túi

Mẫu thông báo sản xuất đơn hàng EVENPLAST 3368 – xem phụ lục 3.1

2.2.2 Điền đầy đủ thông tin vào Chi tiết đơn hàng

Ghi thêm các đơn vị đo quy cách túi, và quy định dùng chung đơn vị đoMẫu chi tiết đơn hàng cần có đủ thông tin: tem dán cuộn, tem dán hộp,kiểu quai túi

Mẫu chi tiết đơn hàng mã 1 đơn hàng EVENPLAST 3368 – xem phụ lục 3.2

2.3 Làm PAKD (From PAKD)

Dựa trên PAKD nháp đã làm ở phần đàm phán (Phải theo tỉ lệ làm mẫuhay chất lượng đã thống nhất với khách hàng Trường hợp có thay đổi phải cóxác nhận của lãnh đạo TTKD)

Mẫu PAKD mã 1 đơn hàng EVENPLAST 3368 – xem phụ lục 3.3

2.4 Làm đơn đề nghị đặt tem/lô in (điền thông tin theo form)

Số lượng tem đặt được cộng thêm 3% dung sai Và ghi rõ ngày cầnhàng và phải dựa theo nguyên tắc với nhà cung cấp: …ngày làm tem, …ngàylàm lô in

Mẫu đặt hộp carton đơn hàng EVENPLAST 3368 - xem phụ lục 3.4

2.5 Trình duyệt bộ TBSX lên trưởng phòng và Giám đốc TTKD

Bộ TBSX gồm:

- Chi tiết các mã hàng trong TBSX

- Các thông tin khác đã xác nhận với khách hàng

Chú ý: Với các đơn L/C cần phải kiểm tra hãng tàu để xác nhận ngàygiao hàng phù hợp với sản xuất và điều kiện thời gian giao hàng trên L/C

2.6 Thông báo sản xuất:

Chuyển TBSX (TBSX, Chi tiết đơn hàng, market tem, carton, ) quafax và email tới các bộ phận liên quan dưới nhà máy gồm: Giám đốc và phógiám đốc sản xuất, KCS; và CC tới ban thư kí hội đồng quản trị và lãnh đạotrung tâm kinh doanh

3 Giải quyết các vấn đề phát sinh - Kiểm tra hàng xuất

Sau khi fax thông báo sản xuất xuống cho 2 nhà máy sản xuất, cán bộXNK, có nhiệm vụ phối hợp với 2 trưởng phòngKCS của 2 nhà máy để kiểmsoát, kiểm tra chất lượng Việc kiểm tra chất lượng, các cán bộ XNK cónhiệm vụ cung cấp các thông tin, và bố trí thời gian xuống nhà máy trực tiếpkiểm tra hoặc hướng dẫn các cán bộ KCS kiểm tra sản phẩm

Giải quyết vấn đề về vật tư: Đôn đốc tiến độ tem dán và lô in Kiểm trachất lượng và số lượng: kiểm tra trên một vài tem, xác nhận số lượng tem dánthông qua bảo vệ Đối với lô in, sẽ giải quyết vấn đề sau khi nhận phản hồi từnhà máy Kí hóa đơn đặt hàng Thông báo với người vận chuyển chuyển tem

về NM nào Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình đưa vật tư vàosản xuất.Kiểm tra số lượng và chất lượng của hàng hoá Kiểm tra chất lượnghàng hoá gồm: dùng thước đo chiều dài rộng, kích thước biên túi, dùng cân

định lượng đo trọng lượng túi, dùng tay, dùng máy đo độ chịu nén của túi.Vàkiểm tra đơn hàng hàng ngày để xem có kịp tiến độ để giao hàng hay không?Bằng cách hỏi các cán bộ KCS về tiến độ làm hàng Cán bộ KCS không cónhiệm vụ xác nhận thời gian làm xong hàng, Chỉ có nhiệm vụ kiểm tra tiến độsản xuất và cảnh báo về đơn hàng nếu như có dấu hiệu sản xuất chậm

Ảnh kiểm tra chất lượng hàng hoá:

Theo dõi hàng hóa sản xuất: Giải quyết các vấn đề phát sinh liên quanđến hàng hóa, theo dõi tồn kho qua báo cáo từ các nhà máy và nhập dữ liệunày vào bản Production Update của phòng

Làm thanh toán Cước tàu, Bảo Hiểm , làm đề nghị thanh toán sau 2ngày kể từ khi tàu chạy gồm: Giấy đề nghị thanh toán, Tờ khai ( Copy) Thôngbáo sản xuất, Có chữ ký, Hóa đơn Gốc , ( trường hợp không có hóa đơn gốc,

có thể sử dụng hóa đơn Copy, nhưng phải bổ xung trong vòng 7 ngày kể từngày Thanh toán cho khách hàng ).

Làm thanh toán Lô in, Tem dán, làm đề nghị thanh toán sau 5 ngày kể từnhà cung cấp thông báo gồm: Giấy đề nghị thanh toán, tờ khai ( Copy), thôngbáo sản xuất, Có chữ ký, hóa đơn Gốc , ( trường hợp không có hóa đơn gốc, cóthể sử dụng hóa đơn Copy, nhưng phải bổ xung trong vòng 7 ngày kể từ ngàythanh toán cho nhà cung cấp), giấy đề nghị làm lô, tem ( copy), đơn đặt hànghoặc hợp đồng với nhà cung cấp

Mẫu đề nghị thanh toán – xem phụ lục 3.5

4 Thông báo đóng hàng

4.1 Xác nhận điều kiện đóng hàng:

Cách ngày đóng hàng khoảng 10 ngày, phải tổng hợp các số liệu vàkiểm tra khối lượng đơn hàng trong vòng 10 ngày tới có giao được hàngkhông để có kế hoạch đóng hàng ( hỏi ban kế hoạch sản xuất, đề nghị xácnhận lại bằng SKYPE - Room của đơn hàng hoặc văn bản )

Số lượng thiếu, cần phải ép tiến độ nhà máy để sản xuất cho kịp tiến độ

và số lượng

Hàng đã đủ: tìm kiếm hãng tàu cho việc đóng hàng hoặc thông báo chokhách hàng về thời gian đóng hàng.(Lưu ý, thời gian đóng hàng, cách ngàytàu chạy khoảng 2 ngày, không kể ngày lễ thứ 7 và chủ nhật.)

4.2 Việc tìm kiếm hãng tàu tùy thuộc vào từng hợp đồng:

Hợp đồng mua giá CIF thì cần phải tìm giá cước tàu trước 10 ngày vàhỏi lịch tàu Phải tìm kiếm và tính toán giá chính xác nhất theo đúng nhưphương án kinh doanh đã đi đến ký kết hợp đồng

Những hợp đồng mua Giá FOB, cần đề nghị khách hàng cho thông tin

về hãng tàu để liên lạc xin Booking note Thời gian trước 10 ngày dự kiến sảnxuất xong hàng, Hoặc 10 ngày trước khi hết hạn đóng hàng của L/C

Fax TB đóng hàng và gửi HĐHQ cho nhà máy

Mẫu thông báo đóng hàng đơn hàng EVENPLAST 3368 – xem phụ lục

số 3.6

Booking đơn hàng EVENPLAST 3368 – xem phụ lục 3.7

5 Làm chứng từ ( bộ phận hỗ trợ làm – Mr.Nghĩa,Miss Thuỳ Tâm, Tuyến)

Trong qúa trình đóng hàng, cán bộ XNK có nhiệm vụ gửi hợp đồngxuống nhà máy số 1 để bộ phận dưới nhà máy làm thủ tục Xuất Phần lớn cáchợp đồng với khách hàng, là ký theo số chiếc, nhưng hải quan Việt Namkhông chấp nhận, do vậy cần phải chuyển tòan bộ đơn giá hàng về số tấn đểlàm hợp đồng xuất khẩu với Hải Quan.

Nhận fax biên bản đóng hàng từ nhà máy từ bộ phận kho vận đónghàngvà tờ khai từ Hải Phòng FAX biên bản đóng hàng (Thời gian sau khiĐóng hàng trong vòng 24h) - Liện lạc với KCS Nhà máy

Mẫu biên bản đóng hàng đơn EVENPLAST 3368 – xem phụ lục 3.8

Làm Invoice, và Packing list (theo mẫu và ghi tên hàng theo hợp đồng/L/C kí với KH): Trong vòng 24h kể từ khi nhận đc biên bản đóng hàng + tờkhai

Packing list: (Packing List theo form Có đầy đủ Tên Hàng theo hợpđồng, Số lượng Hàng bao gồm cả Net Weight và Gross Weight) dựa trên Biênbản đóng hàng

Mẫu packing list đơn hàng EVENPLAST 3368 – xem phụ lục số 3.9Commercial Invoice: - Với trường hợp hợp đồng ký theo số chiếc(Khách hàng mua theo chiếc) thì cán bộ XNK sẽ phải làm 2 invoice:

o Invoice theo số tấn (Để làm C.O) (Giá lấy theo hợp đồng xuất khẩu

sử dụng cho Hải quan)

o 2.Invoice theo số chiếc ( để gửi cho khách hàng ): Giá và số lượngchiếc lấy theo hợp đồng gốc ký với khách hàng

Mẫu Invoice – CO đơn hàng EVENPLAST 3368 – xem phụ lục số 3.10 Mẫu Invoice – Pcs đơn hàng EVENPLAST 3368 – xem phụ lục số 3.11

Đối với các hợp đồng thành toán bằng L/C phải tuyệt đối tuân thủ theoL/C yêu cầu và quy định để làm các chứng từ cho chính xác và chuẩn tắc

Có Packing List, cán bộ XNK, có nhiệm vụ gửi Packing list sang chohãng tàu thuê đề nghị họ làm Bill (Packing list đầy đủ Tên Hàng theo hợpđồng, Số lượng hàng bao gồm cả Net Weight và Gross weight)

Sau khi có Bill, Cần phải kiểm tra Bill xem có đúng không ( gồm có,Shiper, Consignee, Tên Hàng, Số lượng hàng, Net weight và Gross Weigh)

 Làm Bill of Lading

Gửi Packing List cho hãng tàu đề nghị làm Bill Sau đã làm thanh toán

và nhận B/L cần kiểm tra đủ các thông tin: Shiper, Consignee, Tên Hàng, Sốlượng hàng, Net weight, Gross Weight, và Ngày giao hàng ( Gửi trước khi tàuchạy)

Mẫu Bill đơn hàng EVENPLAST 3368 – xem phụ lục số 3.12

 Làm bảo hiểm (Nếu Có):

Cán bộ XNK tiến hành làm bảo hiểm (Nếu có) bằng cách gửi Form yêucầu bảo hiểm cho đơn vị làm bảo hiểm

Làm form yêu cầu bảo hiểm và gửi cho đơn vị làm bảo hiểm (làm bảohiểm trước ngày tàu chạy)

Mẫu bảo hiểm đơn hàng EVENPLAST 3368 – xem phụ lục số 3.13

Với các khách hàng ở Eu, Nhật, Canada, thì cần phải là C.O form Acho khách hàng, chứng từ để làm C.O gồm có: Bill, Invoice theo đơn giá tấn,packing list, và tờ khai Chuyển cho Anh Thành ( Phòng XNK)

Tờ khai lấy từ phía Hải Phòng ( anh Long fax lên ) tờ khai sẽ có đượcngay sau khi phía Hải Phòng làm xong thủ tục Hải Quan, Bill lấy bản fax từphía hãng tàu ngay sau khi hàng đã lên tàu

Mẫu C/O đơn hàng EVENPLAST 3368 – xem phụ lục số 3.14

6 Gửi chứng từ

6.1 Thông báo cho khách hàng về việc thanh toán

Chuẩn bị Bộ chứng từ đầy đủ: B/L, Invoice, Packing List, C/O (nếucó), Bảo Hiểm (Nếu có) Thông báo cho khách hàng đã lên lên tàu bằng cáchgửi ảnh đóng cont; gửi bộ chứng từ copy qua Email hoặc Fax Và đề nghịkhách hàng thanh toán đúng hạn

6.2 Gửi bộ chứng từ

Sau khi nhận đc tiền thanh toán sẽ gửi chứng từ gốc đi cho khách hàng.( Với trường hợp là thanh toán bằng T.T) Chứng từ gốc chỉ gửi đi khi đãnhận được tiền thanh toán của khách hàng Đối với các hợp đồng thanh toánbằng L/C hoặc D/P thì chuyển ra ngân hàng ( hoặc Kế toán ở nhà đều Hành )

có L/C để phát hành đòi tiền Chứng từ L/C phải thật chính xác theo yêu cầucủa L/C

6.3 Theo dõi công nợ

Theo dõi công nợ theo Form theo dõi công nợ: Việc theo dõi công nợrất quan trọng đến việc biết được lượng tiền khách đang nợ công ty là baonhiêu và thời gian quá hạn Theo dõi công nợ dựa trên việc làm ghi chép lạicác khoản tiền phát sinh hàng ngày của Công Ty và Khách hàng Các khoản

phát sinh được tính như sau: Các khoản đặt cọc Và các khoản tiền Hàng phátsinh trong ngày

7 Giải quyết khiếu nại

7.1 Giải quyết khiếu nại với khách hàng:

Về quan điểm, khi giải quyết khiếu nại với KH, cán bộ luôn đặt lợi íchcủa công ty lên hàng đầu Và tôn trọng ý kiến của khách hàng

Khi khách hàng có ý kiến phàn nàn về chất lượng,hay dịch vụ của công

ty, cán bộ Kinh doanh cần phải hỏi rõ khách hàng về những ý kiến họ đưa ra,khai thác triệt để thông tin về thông tin đó, về số lượng hàng lỗi ( rất quantrọng) Tỏ thái độ lấy làm tiếc về sự việc trên, và rất cám ơn khách hàng về ýkiến đóng góp quý báo đó Ý kiến của khách hàng là một trong những thôngtin để chúng ta rà soát lại quy trình kiểm tra chất lg của chúng ta Và cám kếtvới khách hàng sẽ kiểm tra lại sự việc trên và sẽ trả lời vào ngày hôm sau.Lưu ý, cũng cần khẳng định với khách hàng là sự việc trên chưa bao giờ xảy

ra với công ty Cách giải quyết tiếp theo: Dựa trên số liệu thông tin kháchhàng phản ánh, tập hợp lại, phản ánh lại với Hỗ Trọ, và Trưởng phòng để tìm

dõ nguyên nhân do đâu, nếu như lỗi đó là do SX, thì cần phải có mẫu đốichứng Cán bộ Kinh doanh cần phải thông báo lại cho khách hàng để gửi mẫuxác nhận Và lưu ý, khi chúng ta giải quyết mâu thuẫn, cần đứng trên lậptrường của SX Khi nhận được mẫu sẽ có cách giải quyết cụ thể

7.2 Giải quyết khiếu nại với nhà cung cấp trong nc

vấn đề này, cũng dựa trên nguyên tắc ở trên

8 Lưu giữ và gửi hồ sơ thanh khoản

8.1 Lưu giữ hồ sơ

Mọi đơn hàng bên cạnh việc lưu trữ bằng chứng từ gốc, Hỗ trợ Kinhdoanh phải lưu vào 1 hồ sơ về bản gốc để thuận tiện cho việc xem xét

Hồ sơ tối thiểu gồm có:

- PAKD sơ bộ

- Hợp đồng với KH

- Yêu Cầu làm mẫu

- Tiêu chí chất lượng

- Giấy báo có cho tiền đặt cọc ( L/C ), Điện chuyển tiền của khách

- TBSX+ Chi tiết đơn hàng+ PAKD, các chi tiết khác liên quan đếnviệc SX

- BOOKING + Thông báo đóng hàng

- Hợp đồng Hải quan

- Biên bản đóng hàng + Phiếu cân ( lấy từ phía anh Long, hoặc AnhChương )

- Giấy yêu cầu bảo hiểm

- Tờ khai ( copy), Bill, Invoice, List, C.O, bảo hiểm ( Copy)

- Giấy báo có ( Tiền thanh toán )

- Đề nghị mua vật tư, đơn làm lô, làm tem

- Một số giấy tờ khác: Market hình in, Mẫu, Inquiry

- Bill thực xuất ( Có dấu của hãng tàu ) để làm thanh khoản

8.2 Thanh khoản

Ngày 15 hàng tháng, phải cung cấp bill thực xuất cho Cán bộ làm hồ sơthanh khoản Bill thực xuất phải có dấu của hãng tàu Cung cấp giấy báo cótheo yêu cầu của Cán bộ làm hồ sơ Thanh khoan khi cần, và giải thích choCán bộ Thanh khoản

Mỗi slaes sẽ phải lập ra 1 bản theo dõi lý lịch đơn hàng theo:

Mẫu lý lịch theo dõi đơn hàng – xem phụ lục số 3.15

III Thực trạng hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát

1 Thực trạng thực hiện hợp đồng tại công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát

Thực trạng thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty

Trong 3 năm từ 2007 đến nay công ty cổ phần nhựa và môi trườngxanh An Phát đã thu được những thành tựu sau:

 Sản lượng xuất khẩu các năm

cả năm 2009 là 37 tỷ đồng, vượt gần 15 tỷ đồng so với con số 22,8 tỷ đồngcủa năm trước

 Trung bình số hợp đồng XK/ tháng trong các năm:

Số hợp đồng

vướng mắc

đầu2010

( Nguồn phòng XNK cung cấp)

Đồ thị 1: Biểu thị số hợp đồng gặp phải vướng mắc

qua các năm của công ty

xu hướng giảm dần theo các năm Nhưng nhìn chung tỉ lệ gặp phải vướngmắc vẫn cao và cần có hướng khắc phục

Trong năm 2008 cụ thể vướng mắc với Nippon giken industrial co.,ltd

là tiền về chậm, với As prime parter, Geordian ltd về vấn đề tiền thanh toán bịthiếu Về vấn đề giao hàng có gặp vướng mắc với khách Evenplast S.A.S đơnhàng 1153 và 2268 về thời gian giao, khách Ocimex AB và Ardaleinternational ltd về số lượng hàng giao thiếu Về vấn đề chất lượng có gặpphải vướng mắc với khách Publi embal về mầu sản phẩm túi không như yêu

cầu bị bục, khách Achaika về kích thước túi, với khách Evenplast S.A.S là lựcnén dọc của túi kém

Và trong năm 2009 thì vấn đề vướng mắc với khách hàng khi tổ chứcthực hiện hợp đồng xuất có giảm so với năm 2008 cụ thể như sau: Về vấn đềthanh toán vướng mắc với khách hàng MBA –Celestine 2256, LeSand, IsmailFawaz tiền về chậm Về vấn đề giao hàng có gặp phải vướng mắc với kháchEvenplast S.A.S về giao hàng muộn, khách Xeny và đơn của Hisham Việcphân tích các vướng mắc sẽ được trình bày kỹ hơn ở phần tiếp sau

Các vướng mắc gặp phải khi thực hiện hợp đồng

1.2.1 Thông tin giữa trung tâm kinh doanh ( TTKD) và sản xuất

Thông tin giữa hai bộ phận này không thống nhất và đầy đủ, dẫn đếnmâu thuẫn giữa bộ phận sản xuẩt với TTKD Do nhân viên kinh doanh có suynghĩ là như vậy thì là đúng và sản xuất đã biết, họ chưa lường được hết cáchậu quả Còn phía nhà máy họ cho rằng đương nhiên nhân viên kinh doanhphải biết Khi kiểm tra TBSX, một số lỗi sau lặp đi lặp lại nhưng chưa đượckhắc phục Vì những lỗi nhỏ này mà mọi người phải làm lại PAKD – kiểm tralại - xin lại chữ kí, tốn rất nhiều thời gian

Nhà máy nhận được TBSX không phản hồi lại, cho đến khi bắt đầu sảnxuất mới phát hiện sự thiếu sót của TBSX, hoặc lô in, Ví dụ; Đơn hàngEURO, nhà máy đã không kiểm tra lô in trước khi sản xuất, tuy nhiên 1 thángsau khi bắt đầu sản xuất nhà máy phản ánh là lô hỏng, lô khác, dẫn đến chậmtiến độ giao hàng

Việc làm thông báo kinh doanh và chi tiết đơn hàng bị lỗi, nhà máy tiếpnhận thông số sai, do đó dẫn đến sản xuất sai Như trong đơn hàng củaAchaika khách yêu cầu chất liệu là hàng HDPE nhưng khi làm thông báo sảnxuất cho nhà máy thì thông tin trên thông báo sản xuất là hàng LDPE dẫn đếntình trạng hàng không đạt đúng yêu cầu của khách hàng

Giữa KCS và KD không có điểm chung, chủ yếu là diễn ra với giữaKCS nhà máy 1 và XNK KCS luôn đưa ra tiêu chí thấp hơn hàng, hoặc “Chất lượng tốt nhất rồi” Trong đơn hàng xuất sang Nhật đơn của Eko, chấtlượng yêu cầu cao, hình in market trên túi có vệt mực nhưng mà máy khôngchú ý đến điểm này Và dẫn đến hình in sai, hàng không đủ tiêu chuẩn

1.2.2 Xác nhận thời gian giao hàng

Khi triển khai xác nhận thời gian giao hàng không được sự xác nhậncủa sản xuất, dẫn đến bị chậm tiến độ giao hàng so với hợp đồng đã kí Khi

đó buộc phải thúc đẩy sản xuất nhanh hơn, sản xuất không thể đẩy nhanhđược tiến độ sản xuất, báo lại với khách hàng sẽ làm mất uy tín của công ty

Cụ thể trong đơn hàng Evenplast 3356 trong hợp đồng ký với khách làgiao hàng 3/2/2010 nhưng do không được sự xác nhận của nhà máy nên nhàmáy không sản xuất kịp hàng và dẫn đến tình trạng giao hàng không thể kịptheo như hợp đồng đã ký kết với khách

Đơn hàng của Hisham mất nhiều thời gian giành cho việc đóng hàng vàsản xuất hàng chậm so với kế hoạch dẫn đến tình trạng không đủ hàng chokhách theo đúng yêu cầu ngày giao hàng Giao hàng ngày 3/3/2010 với khốilượng là 3 container 20feet ( khoảng 36tấn ) loại Star sealed bag nhưng ngày27/02/2010 nhà máy chỉ sản xuất được 12 tấn Khi đó cần có biện pháp ép nhàmáy đẩy nhanh tiến độ sản xuất kịp thời gian giao hàng

Đơn hàng MBA –Celestine , nhà máy vấn để đóng hàng tình trạng rỗngcontainer

1.2.3 Hồ sơ xuất

Trong thực tiễn thương mại quốc tế, không ít doanh nghiệp xuất nhậpkhẩu trong nước gặp khó khăn khi giao dịch bằng L/C, mà nguyên nhân chủyếu xoay quanh các vấn đề như việc thanh toán chậm trễ, khiếu kiện kéo dài,không được thanh toán hoặc thậm chí là bị lừa, gây thiệt hại về thời gian và

kinh tế của doanh nghiệp Chính vì vậy, nhằm hạn chế đáng kể các thiệt hạixảy ra, doanh nghiệp cần nắm vững và hiểu rõ những nguyên nhân dẫn đếnsai sót khi giao dịch bằng L/C.

Giao dịch bằng L/C luôn gắn với một hợp đồng mua bán hàng hóa quốc

tế cụ thể bởi hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế là cơ sở để hình thành L/C,nhưng một khi L/C được phát hành thì nó lại hoàn toàn độc lập với hợp đồngthương mại quốc tế ngay cả khi L/C đó dẫn chiếu đến hợp đồng phái sinh ra

nó Như vậy, nếu doanh nghiệp xuất khẩu xuất trình bộ chứng từ phù hợp thìngân hàng phát hành có nghĩa vụ phải thanh toán tiền cho họ ngay cả khidoanh nghiệp nhập khẩu khiếu nại hàng hóa thực tế không đúng như hợpđồng, thậm chí hàng hóa không được giao Đây chính là nguyên tắc cơ bảntrong giao dịch bằng L/C mà cả doanh nghiệp xuất khẩu và doanh nghiệpnhập khẩu cần phải hiểu rõ Bởi giao dịch bằng L/C chỉ căn cứ vào chứng từ,

do đó doanh nghiệp xuất khẩu lập bộ chứng từ thanh toán phù hợp là yêu cầutiên quyết để phương thức L/C trở thành công cụ thanh toán hữu hiệu cho họ

Người làm hồ sơ xuất chưa hiểu hết về L/C, do vậy mất rất nhiều thờigian giải quyết các vướng mắc về L/C, lịch tàu, ngày hết hạn L/C Kết quảthống kê của phòng XNK có đến 90% sai về L/C Và bộ chứng từ là tập hợptất cả các chứng từ chứng minh đối với hàng hoá mua bán về chủng loại hànghoá, xuất xứ, chất lượng, tiêud chí, chứng thực khai quan để tạo điều kiệnthuận lợi cho những nghiệp vụ giao nhận hàng hoá và thanh toán Có nhữngđơn hàng hồ sơ sai với L/C, có những lỗi ngân hàng họ có thể bỏ qua đượccho mình, nhưng có trường hợp lỗi ngân hàng không thể bỏ qua, và công ty

đã phải chịu phạt

Ví dụ như trong đơn hàng của Publi embal 2256 trên L/C nó mô tảhàng hóa là 407 cartons of hdpe plastic bags, nhưng mình suất đi 500 hộp,phải làm giống L/C Nên trên Bill ghi 407 cartons

Ví dụ điển hình nhất là sai về dung sai Trường hợp đơn hàng củaHisham trên L/C mô tả dung sai 10% cho cả dung sai số lượng cho cả tổng vàtừng mã hàng nhưng mình lại làm 10% chỉ cho tổng Và trong khi từng mã thìlại lệch Trường hợp sai về thời hạn xuất hàng cũng có thể bị sai.

Trong đơn hàng của Eko điều kiện CIF thì gặp lỗi chứng từ là ngày bảohiểm chậm hơn so với ngày tàu chạy Ngày giao tàu chạy là 23/12/2009nhưng trên chứng từ bảo hiểm là 24/ 12/2009

1.2.5 Giải quyết khiếu nại với khách hàng

Về chất lượng triển khai không được tốt, sales phải là cầu nối giữa sảnxuất và khách hàng nhưng việc này được làm không tốt Vì thực tế đứng dướigóc độ người bán luôn luôn cho rằng khách hàng đúng, áp đặt thông tin vớinhà máy, bắt nhà máy phải làm

Để khắc phục các vướng mắc ở trên đã được công ty cổ phần nhựa vàmôi trường xanh An Phát đã có các biện pháp khắc phục cụ thể

2 Các biện pháp xử lý các vướng mắc của công ty cổ phần nhựa

và môi trường xanh An Phát

2.1 Thông tin giữa trung tâm kinh doanh ( TTKD) và sản xuất

Chuyên môn hoá phòng XNK thành phòng slaes và hỗ trợ Sales giữphần lớn trách nhiệm giao dịch với khách hàng từ đầu quy trình tới công đoạnlàm hợp đồng (Cung cấp cho bên Hỗ trợ đầy đủ thông tin cho bộ TBSX) Khi

có đủ bộ chứng từ, Sales sẽ thông báo với khách hàng về việc thanh toán choCông ty

Khi kiểm tra TBSX, thấy một số lỗi sau lặp đi lặp lại nhưng chưa đượckhắc phục Vì những lỗi nhỏ này mà mọi người phải làm lại PAKD – kiểm tralại - xin lại chữ kí, tốn rất nhiều thời gian Để khắc phục việc này công ty cổphần nhựa và môi trường xanh An Phát đã có một số đề nghị bộ phận Saleskhi làm TBSX lưu ý như sau:

- Hộp carton: với tất cả túi thường (không cuộn), đề nghị tính kíchthước hộp carton theo công thức đã có trên PAKD

+ Với hàng đã được làm trước đây, đề nghị liên hệ với nhà máy để lấykích thước chuẩn

- Tem: Như đã thống nhất từ trước, nếu đơn hàng cần làm tem, đề nghịxuất nhập khẩu lấy báo giá tem Nếu thiếu, đồng chí Yến sẽ không kiểm traPAKD

Với cách làm như thế này các bạn Sales cũng ko lo mình bị tính thiệt vềgiá vật tư, và có giá sát thực tế nhất

Hỗ trợ làm toán bộ công việc tiếp theo trong quy trình và có tráchnhiệm liên hệ với sales trong việc lấy thông tin và kiểm tra thông tin Trongmột số trường hợp sẽ hỗ trợ Sales trực tiếp giao dịch với khách hàng lấy cácthông tin bổ sung cho TBSX Và lưu trữ thông tin và các chứng từ liên quantới đơn hàng

2.2 Xác nhận thời gian giao hàng

Biện pháp mà công ty sử dụng là trước khi kí hợp đồng, xác nhận thôngtin với nhà máy Vì năng lực công ty lớn nhiều đơn hàng khác và nhiều mặthàng cần một thời gian nhất định Hiện tượng nhà máy 1 đang phản ánh, làgửi yêu cầu đóng cont rất muộn, thậm chí không gửi, và biện pháp mà công

ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát áp dụng để xử lý vướng mắcnày là: Khi gửi book và biên bản đóng cont xuống cho anh Chương thì đồngthời phải gửi luôn xuống nhà máy

Biện pháp mà công ty áp dụng để hạn chế tối đa việc giao hàng chậmvới khách hàng, lãnh đạo phòng đã đưa cách làm như sau:

Thời hạn giao hàng xác nhận trên hợp đồng = thời gian giao nhà máy

đã xác nhận + 7 ngày Nhưng ngày giao hàng trên TBSX vẫn là ngày nhà máy

đã xác nhận)

2.3 Hồ sơ xuất

Trong trường hợp thanh toán bằng thư tín dụng chứng từ trả ngaykhông hủy ngang thì việc thanh toán tiền hàng xuất sẽ dựa vào việc xuất trìnhcác chứng từ thanh toán hợp lệ với ngân hàng Bộ chứng từ thanh toán vớingân hàng được quy định chi tiết trong thư tín dụng với những yêu cầu: tất cảchứng từ phải hợp lệ, bộ chứng từ phải không có sai xót về mặt hình thức, sốlượng, xuất trình trong thời gian hiệu Chứng từ thanh toán đòi hỏi phải phùhợp cả về hình thức và nội dung

Công ty mở các buổi bồi dưỡng kiến thức về L/C cho các hỗ trợ Phòng

hỗ trợ kiểm tra các chứng từ khi khách hàng gửi L/C và hợp đồng gốc Khichuyên môn hoá thì hỗ trợ có nhiều thời gian hơn để quản lý các đơn hàng.Trước đó thì sales phải làm tất cả các công việc từ đàm phán đến các chứng từ

của đơn hàng Khi có hỗ trợ check, sales check, và quản lý phòng check ( quanhiều cầu ) thì sai sót của chứng từ cũng ít hơn

2.4 Thanh toán

Biện pháp mà công ty đã sử dụng để khắc phục hiện tượng thanh toánbằng T/T chậm là sau khi nhận được điện chuyển tiền thì gửi chứng từ bảnsao cho khách Sau khi tiền về thì nhờ bên chuyển phát nhanh chuyển chứng

từ cho khách Làm như vậy sẽ rút ngắn được 3 -4 ngày Và đẩy nhanh tiến độgiao hàng

Biện pháp khác mà công ty đang áp dụng là quy định rõ cho kháchhàng điều kiện thanh toán của công ty là bắt buộc

2.5 Giải quyết khiếu nại với khách hàng

Xác định quy trình giải quyết khiếu nại trong hợp đồng ngoại thương.Nghiệp vụ khiếu nại chỉ xảy ra khi có sự khiếu nại từ phía khách hàng Khi

có khiếu nại của khách hàng về hàng hóa thì công ty giải quyết theo tinh thầncủa hợp đồng Điều khoản quy định rõ trách nhiệm liên đới đến thủ tục khiếunại Khi phát sinh khiếu nại của khách hàng thì trong vòng 7 ngày thì kháchhàng phải gửi mẫu để bên An Phát kiểm tra và trogn vòng 3 ngày kể từ khinhận được mẫu là kiểm tra lỗi, trong vòng không quá 7 ngày từ khi xác nhậnlỗi là giải quyết Công ty đã xử dụng các biện pháp giải quyết khiếu nại sau:gửi hàng thiếu , hay bồi thường tiền hàng thiếu, biện pháp chiết khấu, giảmgiá, đổi hàng.Trong đơn hàng của Lesand, khách hàng phàn nàn về chất lượngcủa hàng xuất , công ty đã sang tận bên nước bạn để kiểm tra hàng, và xử lýkhiếu nại Ngoài ra công ty còn áp dụng các biện pháp kiểm tra hàng khácnhư: yêu cầu bên nhập gửi ảnh,clip kiểm tra…

3 Đánh giá việc hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng tại công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát

3.1 Mặt được

Tình hình tổ chức thực hiện hợp đồng ảnh hưởng lớn đến doanh số kinhdoanh của công ty Điều này khẳng định được vai trò quan trọng của công tác

tổ chức thực hiện hợp đồng của công ty Nó không chỉ ảnh hưởng lớn đếndoanh số kinh doanh của công ty mà còn ảnh hưởng đến uy tín của công ty

Kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty năm 2008

So sánh với kế hoạch năm 2008

Trong thời gian trên công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát

đã ngày càng hoàn thiện hơn quy trình xuất nhập khẩu nói chung và quy trình

tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu nói riêng Qua đó đã góp phần khôngnhỏ làm nên các hợp đồng thành công Khách hàng ngày càng tin tưởng nâng

cao uy tín của công ty, giảm thiểu đáng kể các vụ tranh chấp vướng mắc khi

tổ chức thực hiện hợp đồng ( theo bảng số hợp đồng vướng mắc ở các năm )tăng sản lượng xuất và doanh thu xuất

Biểu đồ 2: Bểu thị tỉ lệ số hợp đồng vướng mắc trong các năm

Nhìn vào biểu đồ ta có nhận xét rằng công ty đã hoàn thiện quy trình tổchức thực hiện hợp đồng xuất, giảm dần tỉ lệ các vướng mắc từ 13% còn4,7%

3.2 Mặt hạn chế

Bên cạnh mặt được thì việc hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợpđồng xuất khẩu tại công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát vẫn cònmột số điểm hạn chế như:

Thời gian cho giao dịch luôn bị gián đoạn bởi phải giải quyết nhữngvấn đề phát sinh, cán bộ XNK , không được hỗ trợ trong SX, luôn lo lắng vềchất lượng

Chậm trong quá trình check thông tin từ phía ngân hàng cho tiền vềhoặc LC , do đó đã ảnh hưởng đến kế hoạch làm hàng của TTKD và nhà máy

Và giải phóng hàng cho khách hàng

Có hiện tượng đến khi làm gần hết hàng mới phát hiện thiếu tem.TTKD chỉ có nhiệm vụ kiểm tra thông tin và kích thước tem; nhà máy sẽ có

trách nhiệm kiểm tra tem về, so sánh với số tem theo yêu cầu trên TBSX và

Phải kiểm tra rất kỹ cũng làm việc nhân viên XNK mất nhiều thời giankiểm tra kiểm soát, việc làm lô cũng là việc khiến nhân viên XNK tốn nhiềuthời gian

Theo dõi về đơn hàng, Nhân viên XNK luôn phải theo sát, kể cả ngàylàm lô, ngày lô về, thời gian làm, và ngày giao hàng, việc làm trên mất rấtnhiều thời gian, và rất hay xảy ra bất đồng giữa XNK và Sản xuất

Các cán bộ XNK làm việc độc lập, sự hỗ trợ cho các cán bộ XNK là rất

ít, từ việc sản xuất làm mẫu đến việc làm thanh toán, theo dõi tiền về.sản xuất,công việc XNK sẽ tốt hơn nếu như XNK có một lực lượng hỗ trợ về SX, hỗtrợ về thanh toán, Hỗ trợ về triển khai đơn hàng

3.3 Nguyên nhân:

Việc hoàn thiện quy trình chưa xác định được chính xác các nguyênnhân của các hạn chế Và các điểm hạn chế xuất phát từ các nguyên nhânsau:

3.3.1 Quá trình làm TBSX hay mắc lỗi nguyên nhân là - Lỗi chuẩn bị hàng xuất

Thông tin của XNK với khách hàng chưa thông nhất, chưa đầy đủthông tin

Áp lực về thời gian giao hàng

Với các đơn hàng phức tạp tốn nhiều thời gian để làm

Không cẩn thận trong việc làm TBSX, lỗi cắt dán.

Nhà máy nhận được TBSX không phản hồi lại, cho đến khi bắt đầu SXmới phát hiện sự thiếu sót của TBSX, hoặc lô in, Ví dụ; Đơn hàng EURO, đềnghị nhà máy kiểm tra lô in trước khi SX, tuy nhiên 1 tháng sau khi bắt đầu

SX nhà máy phản ánh là lô hỏng, lô khác, dẫn đến chậm tiến độ

Khi kiểm tra TBSX, thấy một số lỗi sau lặp đi lặp lại nhưng chưa đượckhắc phục Vì những lỗi nhỏ này mà phải làm lại PAKD – kiểm tra lại - xinlại chữ kí, tốn rất nhiều thời gian

Đặc biệt gặp khó khăn về vấn đề tem : số lượng và chất lượng Có hiệntượng đến khi làm gần hết hàng mới phát hiện thiếu tem

3.3.2 Công tác kiểm tra hàng xuất

Việc mẫu và sản phẩm xuất đi bị khách hàng phản ánh không theo yêucầu của khách hàng Nhà máy không tin TTKD khi phàn nàn về mẫu, vềhàng TTKD chỉ dựa vào tiêu chí của khách để duyệt hàng (hàng xuất chokhách hàng Alo) Khi khách hàng phàn nàn chất lượng hàng, nhà máy chorằng hàng đã đạt chất lượng Trong đơn hàng Evenplast, nhà máy không thực

sự hợp tác để giải quyết đơn hàng và giao đúng yêu cầu của TTKD Do vậy sẽphát sinh tranh chấp về chất lượng hàng xuất, hàng không đạt tiêu chuẩn chấtlượng Hàng giao không đúng thời gian giao hàng

3.3.3 Sai lệch thông tin giữa các bộ phận

Thông tin giữa nhân viên kinh doanh với nhà máy, giữa sales và hỗ trợchứng từ hay giữa các bộ phận khác với nhau hiểu sai thông tin do thông tintruyền sai, hay không đầy đủ kịp thời

Chậm trong quá trình check thông tin từ phía ngân hàng cho tiền vềhoặc LC , do đó đã ảnh hưởng đến kế hoạch làm hàng của TTKD và nhà máy

Và giải phóng hàng cho khách hàng