Tổng quan về dự toán ngân sách
Vai trò của dự toán ngân sách
1.1.1 Định nghĩa dự toán ngân sách Định nghĩa 1: Một dự toán là một kế hoạch chi tiết cho tương lai mà thường xuyên dùng để diễn đạt trong thời kỳ cân đối số lượng Các cá nhân đôi khi tạo ra dự toán gia đình để cân bằng thu nhập và chi phí cho thức ăn, mặc, ở và đôi khi cho cả việc tiết kiệm Một lần dự toán được thiết lập, chi tiêu thật sự sẽ được so sánh với dự toán ngân sách ban đầu để chắc chắn rằng kế hoạch đang được theo đúng hướng
Một dự toán là sự diễn đạt số lượng của dòng tiền kế hoạch vào và ra, giúp xác định xem hoạt động hiện tại và kế hoạch kinh doanh có đạt được mục tiêu tài chính của tổ chức hay không (Garrison et al, 2012; Atkinson et al, 2012).
Như vậy, dự toán là một kế hoạch tài chính dùng để hoạch định và kiểm soát dòng tài chính của doanh nghiệp
1.1.2 Vai trò của dự toán
Dự toán ngân sách có những vai trò rất quan trọng như sau:
Dự toán thông tin với những kế hoạch quản lý xuyên suốt tổ chức theo thời kỳ thực hiện dự toán
Lập dự toán là công cụ quan trọng giúp các nhà quản lý định hình và lên kế hoạch cho tương lai Nếu không có dự toán, họ sẽ chỉ tập trung vào việc giải quyết các vấn đề khẩn cấp hàng ngày mà không có tầm nhìn dài hạn.
Quá trình dự toán giúp phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả đến các bộ phận trong tổ chức, đảm bảo rằng chúng được sử dụng tối ưu nhất.
Quá trình dự toán không thể hoàn toàn dự đoán những bế tắc tiềm ẩn trước khi chúng xảy ra Tuy nhiên, trong một số tình huống, nhà quản lý có khả năng nhận diện những bế tắc và rủi ro tiềm tàng trong hoạt động khi lập dự toán.
Dự toán là công cụ quan trọng giúp phối hợp các hoạt động trong toàn bộ tổ chức bằng cách hợp nhất kế hoạch từ các thành phần khác nhau Nó đảm bảo rằng tất cả mọi người trong tổ chức đều hướng về cùng một mục tiêu.
Dự toán chỉ rõ mục đích và mục tiêu có thể được phục vụ như là một điểm chuẩn cho kết quả hoạt động thường xuyên.
Chiến lược, kế hoạch dài hạn và dự toán ngân sách
Chiến lược của công ty là con đường hướng tới mục tiêu và sứ mệnh dài hạn, vì vậy việc lập kế hoạch và dự toán không thể thiếu sự liên kết chặt chẽ với chiến lược này Nhiều tổ chức thường chỉ kiểm tra dự toán cho kỳ tới mà không xem xét mối liên hệ với chiến lược tổng thể, dẫn đến việc thiếu tính đồng bộ Một dự toán hiệu quả cần bắt đầu bằng việc rà soát chiến lược của tổ chức để đảm bảo rằng nó hỗ trợ đạt được các mục tiêu đề ra Việc không gắn kết với chiến lược có thể khiến tổ chức bỏ lỡ những cơ hội và lợi thế quan trọng Bỏ qua kế hoạch chiến lược có thể dẫn đến việc lập dự toán không hợp lý, trong khi sự chủ động trong quá trình này là rất cần thiết để đạt được kết quả tốt bên cạnh các hoạt động hàng ngày.
1.2.2 Sự tính toán của chiến lược
Câu chuyện thành công của nhiều tổ chức bắt nguồn từ việc xây dựng chiến lược tốt thông qua việc phân tích các yếu tố bên ngoài và đánh giá nội bộ Việc xem xét các yếu tố như kinh tế, chính trị, quy định, xã hội, môi trường và đối thủ cạnh tranh giúp tổ chức nhận diện cơ hội, giới hạn và nguy cơ Các cơ hội trong thời kỳ bùng nổ kinh tế có thể khác biệt so với những thời điểm khác Đồng thời, tình huống và quy định chính trị cũng định hình hành động của tổ chức Đánh giá năng lực nội bộ như sức mạnh của nhà quản lý, cấu trúc và văn hóa tổ chức giúp nhận diện điểm mạnh, điểm yếu và lợi thế cạnh tranh Sơ đồ 1.1 minh họa chiến lược phát triển sản phẩm của công ty.
Sơ đồ 1.1: Đánh giá, phân tích các yếu tố bên ngoài và bên trong doanh nghiệp
Phân tích các yếu tố nội bộ của tổ chức giúp nhà quản lý kết nối cơ hội với các thế mạnh và lợi thế cạnh tranh, từ đó xác định mục tiêu chiến lược và mục tiêu dài hạn cho tổ chức.
Phân tích các yếu tố bên ngoài
Xã hội Môi trường cạnh tranh Đánh giá khả năng bên trong
Cơ cấu tổ chức Đạo đức Văn hóa
Nhận ra cơ hội, giới hạn và rủi ro Nhận ra điểm mạnh, điểm yếu và lợi thế cạnh tranh
Kết nối cơ hội với điểm mạnh và lợi thế cạnh tranh của công ty Đưa ra mục tiêu chiến lược và mục tiêu dài hạn
(Nguồn: Blocher et al, 2010, trang 368)
1.2.3 Mục tiêu chiến lược và mục tiêu dài hạn
Một tổ chức thường thể hiện mục tiêu chiến lược và dài hạn thông qua vốn và dự toán Chiến lược cung cấp khung để phát triển kế hoạch dài hạn Kế hoạch này xác định các hành động cần thực hiện trong 5 đến 10 năm nhằm đạt được mục tiêu chiến lược của tổ chức.
Mục tiêu dài hạn của tổ chức thường yêu cầu dự toán vốn, một quy trình đánh giá và lựa chọn tài chính cho các dự án như mua sắm thiết bị mới, xây dựng nhà máy hoặc phát triển sản phẩm mới Dự toán vốn giúp tổ chức đáp ứng nhu cầu kế hoạch dài hạn và dự báo doanh số bán hàng trong tương lai Sự phát triển của tổ chức phụ thuộc vào các khoản đầu tư vốn được thực hiện trong các kỳ dự toán trước đó.
Mục tiêu chiến lược của tổ chức được thực hiện thông qua sự hội tụ của các dự án và xí nghiệp, tạo ra giá trị cho tổ chức Điều này rất quan trọng trong tiến trình dự toán hàng năm, nhấn mạnh sự phân loại chi phí vốn dự toán, bao gồm chi phí chiến lược và các vấn đề liên quan đến sự tồn tại Việc nhận diện rõ ràng các chi phí này là cần thiết để bảo vệ tổ chức khỏi nguy cơ phá sản, bởi vì chi phí cao có thể dẫn đến giá trị dài hạn bị suy giảm và lợi thế cạnh tranh giảm Nhiều khoản dự toán thường bị giam giữ trong tài khoản sổ cái, cần thiết phải cắt giảm, có thể dẫn đến kết quả tài chính ngắn hạn thấp hơn mong đợi và yêu cầu cắt giảm chi tiêu.
1.2.4 Mục tiêu ngắn hạn và dự toán ngân sách
Mục tiêu ngắn hạn là các mục tiêu được thiết lập cho một khoảng thời gian cụ thể, như một tháng, một quý hoặc một năm, nhằm hỗ trợ kế hoạch của tổ chức Các mục tiêu này được xác định dựa trên chiến lược tổng thể, kế hoạch dài hạn, kết quả hoạt động trước đó, cũng như các yếu tố môi trường như tình hình kinh tế, ngành công nghiệp và điều kiện marketing Chúng đóng vai trò quan trọng trong việc lập dự toán ngân sách cho kỳ kế tiếp.
Một dự toán ngân sách trở thành mục tiêu ngắn hạn của tổ chức thông qua các bước hành động cụ thể Dự toán này liên quan chặt chẽ đến hoạt động của tổ chức và kế hoạch tài chính cho kỳ dự toán sắp tới Sơ đồ 1.2 minh họa mối quan hệ giữa kế hoạch chiến lược, mục tiêu ngắn hạn, kế hoạch ngắn hạn, dự toán ngân sách, hoạt động và quản lý.
Dự toán ngân sách là bảng tóm tắt tài chính tổng hợp của một tổ chức, bao gồm dự toán hoạt động và dự toán tài chính Dự toán hoạt động xác định nguồn lực cần thiết để thực hiện các hoạt động chiến lược như bán hàng, chăm sóc khách hàng, sản xuất, mua hàng, quảng cáo, nghiên cứu và phát triển Đối với nhà sản xuất, dự toán hoạt động bao gồm sản xuất, mua nguyên vật liệu, nhân sự và dự toán tiếp thị Mô hình dự toán hoạt động thường được thể hiện qua báo cáo thu nhập Trong khi đó, dự toán tài chính xác định nguồn lực và cách sử dụng quỹ cho các hoạt động, bao gồm tiến trình và khởi đầu chiến lược, với các thành phần như dự toán tiền, tình trạng dòng tiền, bảng cân đối và chi phí vốn dự toán.
Quá trình lập dự toán
Sơ đồ 1.2: Mối quan hệ giữa kế hoạch chiến lược, mục tiêu và kế hoạch ngắn hạn
Quá trình dự toán truyền thống có thể khác nhau đáng kể giữa các công ty nhỏ và lớn, với thời gian hoàn thành từ vài ngày đến nhiều tháng Quy trình này thường bao gồm các bước như thành lập ủy ban dự toán, xác định thời kỳ dự toán, hướng dẫn dự toán, chuẩn bị đề nghị dự toán ban đầu, thương thảo, kiểm tra, chấp nhận và xem xét lại dự toán.
Dự toán vốn ( bao gồm chi phí chiến lược)
(Nguồn: Blocher et al, 2010, trang 369)
1.3.1 Ủy ban dự toán Ủy ban dự toán theo dõi tất cả các vấn đề về dự toán và thường có quyền cao nhất trong một tổ chức cho tất cả các vấn đề liên quan đến dự toán Ủy ban thiết lập và phê chuẩn tất cả mục tiêu dự toán cho tất cả những đơn vị kinh doanh chính, chuẩn bị tọa độ dự toán, giải quyết những mâu thuẫn và khó khăn có thể phát sinh trong suốt thời kỳ lập dự toán, phê chuẩn dự toán cuối cùng, giám sát hoạt động và kiểm tra kết quả hoạt động vào cuối kỳ Ủy ban dự toán cũng phê chuẩn những thay đổi chính của dự toán trong suốt một kỳ Một ủy ban dự toán điển hình bao gồm CEO hoặc một hoặc nhiều hơn phó tổng giám đốc, người đứng đầu của một đơn vị chiến lược kinh doanh, và CFO
Một dự toán thường được lập cho một khoảng thời gian nhất định, thường là cho toàn bộ năm tài chính, với các dự toán theo quý hoặc tháng Việc đồng bộ thời kỳ dự toán với năm tài chính của tổ chức sẽ giúp đơn giản hóa quá trình lập dự toán, so sánh và điều chỉnh giữa thực tế và dự toán.
Các công ty thường không chỉ lập dự toán cho một năm mà còn cho nhiều năm tiếp theo, bao gồm các dữ liệu hoạt động cần thiết để đảm bảo tính khả thi và hiệu quả trong kế hoạch tài chính.
Johnson & Johnson có kế hoạch dự toán dài hạn cho 5 và 10 năm, bao gồm một ngân sách cho phép kết nối với chiến lược mục tiêu và hoạt động ngắn hạn (Nguồn: Blocher et al., 2010, trang 370).
Trong tiến trình dự toán truyền thống, ủy ban dự toán có trách nhiệm cung cấp hướng dẫn dự toán ban đầu, tạo nền tảng và quản lý sự chuẩn bị Hướng dẫn này được ban hành sau khi xem xét các điểm dự toán chung, thị trường, chiến lược mục tiêu của tổ chức, kế hoạch dài hạn và tiến trình mục tiêu.
Johnson & Johnson là một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực sản phẩm chăm sóc sức khỏe, nổi bật với các quyết định và chính sách tổ chức quan trọng như thu nhỏ quy mô, cấu trúc lại và kiểm soát sự bùng nổ Công ty cũng chú trọng đến sự thăng tiến đặc biệt và đạt được các mục tiêu ngắn hạn, với các trung tâm trách nhiệm được hướng dẫn trong quá trình lập dự toán.
1.3.4 Phê duyệt dự toán ban đầu
Mỗi trung tâm trách nhiệm phải chuẩn bị phê duyệt dự toán ban đầu theo hướng dẫn dự toán Đồng thời, các đơn vị dự toán cần xem xét kỹ lưỡng các yếu tố nội bộ liên quan đến việc xác nhận dự toán.
Thay đổi trong những công cụ và thiết bị có sẵn
Sự chọn của những tiến trình mới hoặc được cải tiến, và kế hoạch cho những kết quả hữu dụng
Thay đổi trong sản xuất hoặc dịch vụ thiết kế và hỗn hợp của những yêu cầu
Giới thiệu sản phẩm và dịch vụ mới
Tỷ lệ hoạt động của tiêu dùng và nguồn lực của họ cho sản lượng chu kỳ và hỗn hợp sản phẩm, dịch vụ
Sự thay đổi trong kỳ vọng và tiến trình hoạt động của các đơn vị dự toán có thể ảnh hưởng đến những đơn vị dự toán phụ thuộc vào nguyên liệu đầu vào hoặc các yếu tố hoạt động khác.
Sự thay đổi trong các yếu tố hoạt động hoặc kỳ vọng và tiến trình hoạt động của các đơn vị dự toán khác có thể ảnh hưởng đến các đơn vị dự toán phụ thuộc, từ đó cung cấp các thành phần cần thiết cho chúng.
Các yếu tố bên ngoài đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của một dự toán, và việc hoàn thành dự toán đó cần phải có sự kiểm tra cẩn thận các yếu tố này.
Điều kiện công nghiệp cho kỳ sắp tới
Hoạt động của đối thủ cạnh tranh
Những nguy hại cho công ty
Sự mặc cả của khách hàng
Sự mặc cả (sự hiện hữu và giá) của nhà cung cấp (nguyên vật liệu, các bộ phận, lao động)
1.3.5 Sự thương lượng, kiểm tra và sự xét duyệt
Những người điều hành của các đơn vị dự toán kiểm tra sự xét duyệt dự toán ban đầu
Kiểm tra bao gồm việc xác định sự tuân thủ với các hướng dẫn dự toán, nhận diện các mục tiêu dự toán có thể đạt được, và liên kết chúng với mục tiêu của các đơn vị cấp cao hơn trong tổ chức Đồng thời, cần đảm bảo rằng hoạt động dự toán tồn tại liên kết với các đơn vị dự toán khác.
Các đơn vị dự toán hoàn thành dự toán của họ và tiến trình này diễn ra cho đến khi được phê duyệt bởi các cấp cao hơn trong tổ chức Ủy ban dự toán kiểm tra tính hợp lệ của dự toán theo hướng dẫn, nhằm đạt được các mục tiêu ngắn hạn và chiến lược của tổ chức Sau khi xem xét, ủy ban đưa ra sự phê duyệt cuối cùng, và CEO sẽ chấp nhận dự toán này trước khi trình lên hội đồng quản trị.
Dự toán không phải là cố định và có thể thay đổi do các yếu tố học hỏi mới hoặc tình huống bên ngoài Quy trình rà soát dự toán khác nhau giữa các tổ chức, với một số chỉ cho phép rà soát trong những tình huống đặc biệt Đạt được sự xác nhận cho một dự toán có thể gặp khó khăn, và các sự kiện có thể mở ra như những dự báo cho dự toán Thực hiện dự toán như một mệnh lệnh không nhất thiết phải là yêu cầu hành động, và trong nhiều trường hợp, nhà quản lý có thể khuyến khích không phụ thuộc hoàn toàn vào dự toán như một hướng dẫn tuyệt đối.
Kế hoạch cuối cùng thường bị ảnh hưởng bởi sự ích kỷ của những người hỗ trợ thực hiện, và ngay cả hoàng đế cũng không thể thành công nếu không có sự giúp đỡ từ lính và những người phụ thuộc Do đó, để hoàn thành một dự toán ngân sách, cần có sự hợp tác và thống nhất từ toàn bộ tổ chức.
1.3.7 Lựa chọn thời kỳ lập dự toán
Kết luận chương 1
Chương 1 là chương có nhiều phần khó khăn Tác giả đã cố gắng đưa ra những bước quy trình cụ thể nhất cho các công ty thi công, thiết kế cảnh quan có thể dễ dàng áp dụng được Mô hình dự toán và quy trình dự toán thông thường là giống nhau, nhưng đối với những công ty xây dựng đặc thù như các công ty thi công và thiết kế cảnh quan thì quy trình dự toán cần có những điểm khác biệt rõ rệt Mô hình lý thuyết này được tổng hợp từ các nghiên cứu và các tài liệu nghiên cứu trước đây Trong chương này có những điểm mới mà tác giả chưa kiểm chứng ngoài thực tế, việc kiểm chứng cần có thời gian và tài sản đầu tư Phần lý thuyết này sẽ được cụ thể hóa hơn nữa trong những chương tiếp theo.
Thực trạng vận dụng lập dự toán ngân sách tại các doanh nghiệp thi công, thiết kế cảnh quan Việt Nam
Giới thiệu về các công ty thi công, thiết kế cảnh quan Việt Nam
Bước vào thế kỷ 21, người tiêu dùng ngày càng đòi hỏi cao hơn về chất lượng cuộc sống, với mong muốn có thực phẩm ngon và bổ dưỡng, cùng với những tiện nghi vật chất và tinh thần phong phú Sự chú trọng đến việc ăn ngon và sống đẹp đang trở thành xu hướng chính trong đời sống hiện đại.
Cây cảnh và cảnh quan sân vườn, biệt thự, tòa nhà, công viên đã trở thành một phần thiết yếu trong cuộc sống hàng ngày Do đó, nhiều công ty thiết kế và thi công cảnh quan đã ra đời để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao và khắt khe của khách hàng.
Theo các trang web của các công ty thi công và thiết kế cảnh quan, cũng như kinh nghiệm từ lớp học bonsai tại trường Đại học Khoa học Tự nhiên thành phố, việc hiểu rõ quy trình và nghệ thuật thiết kế không chỉ giúp tạo ra không gian sống đẹp mắt mà còn nâng cao giá trị thẩm mỹ cho môi trường xung quanh.
Hồ Chí Minh hiện có nhiều doanh nghiệp thi công và thiết kế cảnh quan, nhưng phần lớn là các đơn vị nhỏ lẻ, chưa có thương hiệu lâu đời Chủ doanh nghiệp thường xuất thân từ nông dân hoặc những người có ít kiến thức về cây hoa cảnh và chưa được đào tạo chính thức Việc hiểu lập dự toán là một thách thức lớn cho họ trong việc hoạch định chiến lược kinh doanh Công ty TNHH hoa cảnh Minh Tân là một trong những doanh nghiệp lớn trong lĩnh vực này với vườn ươm hơn 7 ha tại Củ Chi và 3 cửa hàng tại thành phố Hồ Chí Minh, nhưng thương hiệu Minh Tân vẫn chưa được biết đến rộng rãi Mặc dù thuộc loại công ty lớn, Minh Tân vẫn thuê dịch vụ kế toán bên ngoài từ Công Ty TNHH Kế Toán & Tư Vấn - Văn Phòng Luật Sư V.L.C.
Ngành thi công và thiết kế cảnh quan tại Việt Nam đang phát triển nhanh chóng nhưng cũng gặp nhiều thách thức Chỉ cần một khóa đào tạo ngắn hạn, nhiều người đã có thể tham gia vào lĩnh vực này, dẫn đến sự bùng nổ trong số lượng công ty Tuy nhiên, điều này cũng gây ra sự ứ đọng trên thị trường và không tránh khỏi tình trạng đào thải Việt Nam có nguồn nguyên liệu phong phú từ cây hoa cảnh, đặc biệt trong dịp Tết, nhưng chất lượng sản phẩm lại bị ảnh hưởng bởi tay nghề yếu kém của nông dân và thiếu kinh nghiệm của các kỹ sư thiết kế Điều này tạo ra sự không bền vững cho ngành thi công thiết kế, đặc biệt là trong bối cảnh xuất khẩu.
Cạnh tranh trong ngành thi công và thiết kế cảnh quan ngày càng gay gắt, với sự cạnh tranh chủ yếu diễn ra về giá cả Các doanh nghiệp có khả năng tự sản xuất cây hoa cảnh sẽ có lợi thế cạnh tranh rõ rệt, trong khi những doanh nghiệp chỉ hoạt động thương mại thường phải áp lực giá cả lên nông dân Việt Nam.
Thị trường hiện nay đang bị thu hẹp do tác động của nợ xấu trong lĩnh vực bất động sản Ngành xây dựng cơ bản cần phát triển mạnh mẽ để tạo ra các tòa nhà và công trình lớn, từ đó mở ra cơ hội cho việc trang trí cây hoa cảnh Sự phát triển này sẽ giúp các kiến trúc sư và kỹ sư về cây hoa cảnh có thể thiết kế và thi công các dự án, đồng thời thúc đẩy dịch vụ chăm sóc cây hoa cảnh phát triển theo.
Trong thời đại công nghệ thông tin hiện nay, việc đổi mới phương thức kinh doanh là yếu tố sống còn để tồn tại Nhiều doanh nghiệp đang gặp khó khăn do thiếu hụt về công nghệ và quản lý, dẫn đến việc đổi mới trở nên khó khăn hơn bao giờ hết.
2.1.2 Những thách thức, cơ hội của ngành thi công thiết kế cảnh quan với vấn đề dự toán Để có thể tồn tại trên thị trường thì các doanh nghiệp thi công thiết kế cảnh quan cần đảm bảo những luật chơi như sau:
Chất lượng sản phẩm là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp duy trì khách hàng thân thiết Ngoài việc tạo ra không gian đẹp mắt, chất lượng hoa và cây cảnh cần phải được đảm bảo về màu sắc và sức sống Đảm bảo chất lượng không chỉ giữ chân khách hàng cũ, tạo nguồn thu ổn định từ dịch vụ chăm sóc cây hoa cảnh, mà còn thu hút nhiều khách hàng mới.
Việc dự toán được doanh số bán hàng tháng, hàng năm sẽ được đều đặn và chính xác hơn
Để quản lý hiệu quả số lượng cây hoa cảnh, các đơn hàng đột xuất cần hàng trăm, hàng ngàn sản phẩm không nên làm giảm lượng vốn lưu động Việc duy trì mức độ hợp lý trong trồng trọt và sản xuất theo kế hoạch đã được thiết lập trước sẽ giúp đảm bảo dự toán chính xác cho thời gian dự kiến.
Luật chơi về giá ảnh hưởng trực tiếp đến số lượng sản phẩm tiêu thụ và mức lợi nhuận của doanh nghiệp Các doanh nghiệp độc quyền cung cấp sản phẩm như chậu cây cảnh có khả năng định giá cao để tối đa hóa lợi nhuận Tuy nhiên, trong thị trường cạnh tranh, họ cần điều chỉnh giá xuống mức bão hòa để duy trì doanh thu Do đó, việc tính toán kỹ lưỡng trong quá trình dự toán giá bán là rất quan trọng.
Luật chơi về an toàn vệ sinh và môi trường yêu cầu dự toán chi phí phòng trừ sâu bệnh cho các công trình thi công và chăm sóc Việc sử dụng thuốc hóa học cần được thực hiện với sự chú ý đến bảo vệ môi trường và sức khỏe của người lao động Những chi phí này thường được tính vào chi phí sản xuất chung trong quá trình dự toán giá vốn dịch vụ chăm sóc.
Mặc dù ngành này đang trải qua khủng hoảng, nhưng vẫn tồn tại nhiều cơ hội sinh lợi trong tương lai gần Vì vậy, các doanh nghiệp cần tập trung vào việc hoạch định chiến lược, lập kế hoạch và ngân sách vốn để tận dụng những cơ hội này một cách hiệu quả.
2.2 Thực trạng lập dự toán ngân sách tại công ty thi công, thiết kế cảnh quan Việt Nam
Tính đến năm 2014, nhà nước đã ban hành thông tư 53/2006/TT-BTC hướng dẫn áp dụng kế toán quản trị trong doanh nghiệp, nhưng chưa có thông tư nào hướng dẫn lập dự toán cho các doanh nghiệp Việc lập dự toán vẫn là một thách thức đối với nhiều người, đặc biệt là trong các công ty thi công và thiết kế cảnh quan Để cung cấp cái nhìn rõ hơn về quy trình lập dự toán tại các công ty này, tác giả đã tiến hành nghiên cứu thực trạng và đề xuất các biện pháp giải quyết những vấn đề hiện có.
Phương pháp lập, gởi và nhận bảng câu hỏi
Những giải pháp để hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách tại các công ty thi công, thiết kế cảnh quan Việt Nam
3.1.1 Những giải pháp để hoàn thiện quy trình lập dự toán tại các công ty thi công, thiết kế cảnh quan Việt Nam
3.1.1.1 Nâng cao trình độ lập dự toán, sự hiểu biết về tầm quan trọng của công việc lập kế hoạch, lập dự toán
Các doanh nghiệp thi công và thiết kế cảnh quan tại Việt Nam gặp khó khăn trong việc lập kế hoạch và chiến lược, dẫn đến tình trạng yếu kém trong quản lý ngân sách Theo thống kê từ Sở Kế hoạch và Đầu tư, khoảng 80% doanh nghiệp phá sản sau ba năm hoạt động, cho thấy sự cần thiết phải cải thiện khả năng lập dự toán và quản lý tài chính Số liệu thống kê năm 2012 cũng phản ánh rõ ràng về tình hình này.
Năm 2013 chứng kiến sự gia tăng đáng kể số lượng doanh nghiệp phá sản, đặc biệt trong ngành thi công và thiết kế cảnh quan Ngành này phụ thuộc nhiều vào chu kỳ kinh tế, chỉ phát triển mạnh khi thị trường bất động sản hoạt động sôi nổi Tuy nhiên, với tình trạng bất động sản hiện đang đóng băng, nhiều doanh nghiệp trong lĩnh vực này đang gặp khó khăn và dần dần bị loại bỏ.
Trong ngành nông nghiệp, phần lớn các chủ doanh nghiệp xuất phát từ nông dân, dẫn đến việc họ thường thiếu kiến thức về lập kế hoạch và dự toán ngân sách Việc trang bị kiến thức về lập dự toán cho họ gặp nhiều khó khăn do trình độ hạn chế và khả năng tiếp thu chậm khi lớn tuổi Để cải thiện tình hình, các chủ doanh nghiệp cần nâng cao trình độ cho kế toán của mình thông qua các khóa học đào tạo tại các trung tâm chuyên nghiệp.
Hiện nay, nhiều trung tâm như ketoanILA, vietsourcing và motibee đang cung cấp các khóa học về lập kế hoạch và lập dự toán Những chủ doanh nghiệp và nhà quản lý chưa được đào tạo có thể tham gia để nâng cao kiến thức và nhận thức về tầm quan trọng của lập dự toán ngân sách đối với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp Các khóa học này chú trọng vào chất lượng, với thời gian đào tạo ngắn, không làm mất nhiều thời gian của người học Chi phí cho mỗi khóa học khoảng 3,5 triệu đồng, kéo dài trong 6 buổi (theo vietsourcing.edu.vn, tài chính cho nhà lãnh đạo, ngày truy cập 11/10/2014).
3.1.1.2 Nâng cao vai trò của nhà quản lý trong lập kế hoạch, lập dự toán
Nhà quản lý đóng vai trò quan trọng trong việc điều hành và phối hợp các hoạt động của doanh nghiệp, đảm bảo sự thống nhất và hiệu quả Tuy nhiên, một thực trạng đáng buồn ở Việt Nam là đa số nhà lãnh đạo có trình độ học vấn thấp, với chỉ 54,5% chủ doanh nghiệp có trình độ từ cao đẳng, đại học trở lên Điều này dẫn đến hạn chế trong tầm nhìn và khả năng lãnh đạo Để trở thành nhà lãnh đạo giỏi, các nhà quản lý cần thường xuyên học hỏi kiến thức mới và hiểu rõ tầm quan trọng của lập kế hoạch và dự toán ngân sách trong quản lý doanh nghiệp, qua đó hỗ trợ các kế toán quản trị hoàn thành công việc hiệu quả Vai trò của nhà quản lý là quyết định trong việc đạt được mục tiêu lập dự toán ngân sách.
3.1.1.3 Ứng dụng công nghệ trong lập dự toán
CFOs ngày càng yêu cầu độ chính xác cao trong lập dự toán và cần rút ngắn thời gian lập kế hoạch để tiết kiệm chi phí Đôi khi, các quyết định phải được đưa ra chỉ trong vòng 2 ngày, và mọi vấn đề cần có cơ sở rõ ràng Các CFOs cần chứng minh với các CEOs rằng các cơ sở đưa ra là chính xác và khả thi Tuy nhiên, theo khảo sát gần đây của PwC, chỉ 18% doanh nghiệp cho biết họ hoàn thành quy trình lập kế hoạch ngân sách trong thời gian dưới 2 tháng Sự chênh lệch này cho thấy thách thức lớn trong việc đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của các CFOs.
Sơ đồ 3.1 cho thấy rằng việc lập dự toán trong vòng 2 ngày là một thách thức đối với nhiều doanh nghiệp trên thế giới Tuy nhiên, nhờ vào sự hỗ trợ của công nghệ và khả năng truy xuất thông tin thông minh từ các bộ nhớ dữ liệu trước đó, việc đưa ra con số kế hoạch trong thời gian ngắn này hoàn toàn khả thi.
Độ chính xác của số liệu dự toán là một thách thức lớn đối với các doanh nghiệp, khi chỉ 10% trong số họ tự tin rằng độ chênh lệch giữa thực tế và dự toán chỉ nằm trong khoảng +/-2% Nhiều nguyên nhân dẫn đến khó khăn này, và Biểu đồ 3.2 dưới đây minh họa các nguyên nhân chính gây ra sự không hài lòng trong lập kế hoạch và ngân sách, dựa trên khảo sát từ BPM Partner với dữ liệu thu thập từ 300 doanh nghiệp toàn cầu.
Một số tác nhân chính gây ra vấn đề trong doanh nghiệp bao gồm sự thiếu hợp tác giữa các bộ phận, khó khăn trong việc kiểm chứng kết quả tính toán, độ chính xác của dữ liệu, thời gian xử lý dữ liệu kéo dài và áp lực công việc cao Trong đó, áp lực nhân viên và thời gian xử lý dữ liệu dài là hai yếu tố hàng đầu, với 76% và 75% doanh nghiệp gặp phải.
Biểu đồ 3.2 chỉ ra những nguyên nhân chủ yếu gây ra sự bất mãn trong quá trình lập kế hoạch và dự toán ngân sách Điều này cho thấy rằng việc lập dự toán tiêu tốn nhiều thời gian và nguồn lực của đơn vị Việc ứng dụng công nghệ có thể giải quyết hầu hết các vấn đề hiện tại.
Theo thống kê từ Anaplan, một công ty cung cấp công nghệ lập kế hoạch tài chính, các Giám đốc tài chính khu vực Châu Á, bao gồm Hồng Kông, Trung Quốc, Singapore, Malaysia, Ấn Độ và một số quốc gia khác, đang ngày càng áp dụng công nghệ đám mây trong quá trình lập dự toán tài chính.
Biểu đồ 3.3: Thống kê hình thức sử dụng công nghệ vào lập dự toán của các quốc gia Châu Á
(Nguồn: http://blog.trginternational.com, 2014, loại bỏ Excel trong kế hoạch tài chính và dự toán ngân sách: xu hướng hiện đại của các CFO)
Việc sử dụng Excel vẫn rất phổ biến trong giới Giám đốc tài chính tại khu vực Châu Á, với chỉ 10% lựa chọn các gói giải pháp doanh nghiệp toàn diện Tương tự, có khoảng 10% doanh nghiệp sử dụng phần mềm tự thiết kế cho việc lập kế hoạch và dự toán Đáng chú ý, chỉ khoảng 2% doanh nghiệp áp dụng các giải pháp bên ngoài hoặc dựa trên công nghệ đám mây.
Tác giả sẽ trình bày những ưu nhược điểm của từng loại công nghệ, giúp các doanh nghiệp thi công và thiết kế cảnh quan tại Việt Nam dễ dàng lựa chọn phần mềm phù hợp và hiệu quả với nhu cầu của mình.
Phần mềm dự toán excel Đây là phần mềm được xem là phổ biến nhất trong việc lập dự toán hiện nay Ưu điểm:
Đơn giản, phổ biến, dễ sử dụng
Thích hợp cho các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và dễ dàng quản lý các nguồn lực
Doanh nghiệp có thể dễ dàng trong việc xây dựng một phần mềm dự toán excel cho riêng doanh nghiệp mình
Thích hợp cho phương pháp lập dự toán truyền thống, phương pháp lập dự toán gia tăng
Độ chính xác không cao
Thiếu hụt khả năng đưa ra các dự báo tình huống giả định
Không thể đưa ra kế hoạch vận hành và phối hợp một cách chi tiết
Lập kế hoạch và dự đoán tài chính là quá trình tốn thời gian, vì việc thu thập dữ liệu thô từ các bộ phận liên quan yêu cầu nhiều công sức và phải trải qua các quy trình phức tạp để lọc thông tin.
Không đủ nhân lực có kinh nghiệm để thực hiện
Gói giải pháp doanh nghiệp toàn diện, giải pháp dựa trên công nghệ đám mây Ưu điểm:
Tích hợp hệ thống toàn doanh nghiệp và phân tích dữ liệu cao
Cho phép đưa ra và kiểm tra các tình huống giả định
Tăng cường độ chính xác của các dự đoán
Khả năng tổng hợp thông tin từ các mặt góc độ khác nhau của công việc kinh doanh
Phân tích dữ liệu thông minh hơn và nhanh hơn
Phương pháp lập dự toán phức tạp, như lập dự toán điều chỉnh liên tục và lập dự toán bằng 0, cho phép đưa ra các dự báo chính xác cao, phù hợp cho việc sử dụng trong các dự án đòi hỏi tính chính xác và linh hoạt.
Tốn nhiều chi phí cho việc đầu tư phần mềm
Cần có những nhân viên có chuyên môn về phần mềm
Chi phí cho việc đào tạo cao
Cần nhiều hơn sự hỗ trợ từ quản lý cấp cao
