Chương 1 Tổng quan về dự tốn ngân sách
1.3. Quá trình lập dự tốn
1.3.9. Lựa chọn mơ hình lập dự tốn
Dựa vào đặc điểm, cơ cấu tổ chức, cách thức hoạt động,… của mỗi doanh nghiệp mà dự tốn cĩ thể được lập theo một trong ba mơ hình sau: mơ hình ấn định thơng tin từ trên xuống, mơ hình thơng tin phản hồi, mơ hình thơng tin từ dưới lên.
Mơ hình ấn định thơng tin từ trên xuống
Mơ hình này là một mơ hình rất ít khi thành cơng. Chỉ tiêu dự tốn được đặt ra dựa vào mục tiêu chiến lược bởi nhà quản lý cấp cao và bắt buộc các nhà quản lý cấp dưới phải đạt được các chỉ tiêu đĩ. Theo cách này, các nhà quản lý cấp dưới sẽ cĩ cảm giác khĩ chịu và cĩ thể biện lý do là chỉ tiêu quá cao khơng thể thực hiện được. Hoặc chỉ tiêu quá thấp vào nhà quản lý cấp dưới cĩ thể đạt được một cách dễ dàng. Mơ hình này cĩ ưu điểm là luơn luơn hướng tới mục tiêu chung của tổ chức, nhưng việc cĩ đạt được mục tiêu hay khơng thì mơ hình này cần cĩ nhiều điểm cần khắc phục mà chỉ ở mơ hình khác mới cĩ được. Sơ đồ 1.3 thể hiện tổng quan về mơ hình ấn định thơng tin từ trên xuống.
Sơ đồ 1.3: Mơ hình ấn định thơng tin từ trên xuống
Mơ hình thơng tin từ dưới lên
Thơng thường, một dự tốn được áp đặt từ trên xuống, với một ít sự tham gia của cấp quản lý thấp hơn. Tuy nhiên, trong hầu hết những chương trình dự tốn thành cơng, những nhà quản lý tham gia một cách năng động vào việc chuẩn bị dự tốn của họ.
Quản lý cấp cao Quản lý cấp trung gian Quản lý cấp trung gian Quản lý cấp cơ sở Quản lý
Việc áp đặt trơng chờ từ bên trên và rồi trừng phạt những nhân viên người mà khơng đạt được những mong đợi sẽ tạo ra một sự khơng hài lịng hơn là sự hợp tác và sự giao ước. Thật sự, nhiều nhà quản lý tin tưởng rằng được cho quyền để tạo ra dự tốn riêng của họ là phương pháp hiệu quả hơn trong việc lập dự tốn. Một dự tốn tự lập và dự tốn thành phần, như chứng minh ở sơ đồ 1.4 là một dự tốn được lập với đầy đủ sự tham gia và hợp tác của các nhà quản lý ở tất cả các cấp. Sơ đồ 1.4 thể hiện tổng quan về mơ hình thơng tin từ dưới lên.
Dự tốn tự lập cĩ những sự thuận lợi như sau:
Các cá nhân của tổ chức được nhận ra như là thành viên của một đội mà sự kiểm tra và điều chỉnh cĩ giá trị bởi lãnh đạo cấp cao.
Đánh giá dự tốn được lập bởi nhà quản lý cĩ nhiều trách nhiệm thường chính xác và linh động hơn những nhà quản lý cấp cao người mà cĩ ít kiến thức chuyên sâu về thị trường và hoạt động hằng ngày.
Sự thăng tiến thì thường cao hơn khi mà các cá nhân tham gia vào việc lập mục tiêu riêng của họ hơn là khi mà mục tiêu được áp đặt từ trên xuống. Dự tốn tự lập tạo ra nhiều sự giao ước.
Một nhà quản lý người mà khơng thể đạt được dự tốn thường bị trừng phạt từ cấp trên cĩ thể luơn luơn nĩi rằng dự tốn khơng cĩ thật và khơng thể đạt được. Với dự tốn tự lập thì việc xin lỗi là khơng thể.
Một giới hạn quan trọng của dự tốn tự lập là ở những nhà quản lý cấp thấp hơn cĩ thể cho phép quá nhiều sự trì trệ trong dự tốn. Bởi vì nhà quản lý người mà tạo ra dự tốn sẽ giữ việc đếm cho kết quả thật khơng bị chệch hướng, nhà quản lý cĩ xu hướng tự nhiên để thâm nhập một dự tốn mà dễ dàng đạt được (ví dụ: nhà quản lý sẽ xây dựng nhiều sự chậm chạp trong dự tốn). Cho những lý do này, dự tốn được lập bởi những nhà quản lý thấp hơn nên được kiểm tra kỹ bởi những nhà quản lý ở cấp cao hơn. Mục số lượng câu hỏi nên được thảo luận và điều chỉnh khi cần thiết. Nếu khơng cĩ sự kiểm tra lại, dự tốn tự lập cĩ thể quá trì trệ, kết quả thể hiện dưới điều kiện tối ưu.
Sơ đồ 1.4: Mơ hình thơng tin từ dưới lên
(Nguồn: Garrison et. al, 2012, trang 338) Mơ hình thơng tin phản hồi
Theo mơ hình này thể hiện ở sơ đồ 1.5, nhà quản trị cấp cao sẽ đưa ra mục tiêu dự tốn của tồn cơng ty (đã thơng qua hội đồng quản trị) cho kỳ dự tốn, sau đĩ phổ biến dần từ trên xuống dưới, cho đến cấp thấp nhất. Bộ phận quản lý cấp thấp nhất căn cứ vào mục tiêu, ước tính khả năng,..để xây dựng dự tốn cho bộ phận của mình. Sau khi hồn thành, bộ phận quản lý cấp cơ sở này sẽ trình lên bộ phận quản lý cao hơn và cứ thế cho đến cấp quản lý cao nhất. Cứ như vậy cho đến khi cĩ sự thống nhất, đồng tình giữa các cấp. Quản lý cấp cao Quản lý cấp trung gian Quản lý cấp trung gian Quản lý cấp cơ sở Quản lý cấp cơ sở Quản lý cấp cơ sở Quản lý cấp cơ sở
Sơ đồ 1.5: Mơ hình thơng tin phản hồi
Như vậy, lập dự tốn theo mơ hình này cĩ thể mang lại hiệu quả sức mạnh của tồn cơng ty để đạt mục tiêu. Tuy nhiên, trong một tổ chức thường cĩ sự mâu thuẫn giữa các phịng ban, giữa các cấp quản lý,… nên đạt được sự đồng lịng và hợp tác của yếu tố con người là khơng hề dễ dàng.
Một cách khơng may, hầu hết các cơng ty khơng tuân theo tiến trình dự tốn mà chúng ta đã miêu tả. Tiêu biểu, nhà quản lý cấp cao bắt đầu tiến trình dự tốn bằng cách đưa ra mục tiêu lợi nhuận. Những nhà quản lý cấp thấp hơn được hướng dẫn lập dự tốn để đạt mục tiêu. Sự khác nhau là mục tiêu được đưa ra bởi nhà quản lý cấp cao cĩ thể quá cao so với thực tế hoặc cho phép quá nhiều sự trì trệ. Nếu mục tiêu quá cao và nhân viên biết rằng điều đĩ khơng thực tế, sự thúc đẩy sẽ bị mất. Nếu mục tiêu cho phép quá nhiều sự trì trệ, sự lãng phí sẽ xảy ra. Một cách khơng may rằng những nhà quản lý cấp cao thường khơng được đặt vào vị trí để biết được khi nào mục tiêu là phù
Quản lý cấp cao Quản lý cấp trung gian Quản lý cấp trung gian Quản lý cấp cơ sở Quản lý
hợp. Phải thừa nhận rằng, một hệ thống dự tốn tự lập2 cĩ thể thiếu sự hướng dẫn chiến lược quan trọng và những nhà quản lý cấp thấp hơn cĩ thể bị cám dỗ để xây dựng sự trì trệ trong dự tốn của họ. Tuy nhiên, vì sự thúc đẩy thuận lợi của dự tốn tự lập, những nhà quản lý cấp cao nên đảm bảo về áp đặt những mục tiêu khơng linh động từ cấp trên (Garrison et. al, 2012, trang 339).
Tĩm lại, trong một quá trình lập dự tốn, việc lựa chọn thời kỳ, phương pháp và mơ hình dự tốn phù hợp với cơng ty là cực kỳ quan trọng để mang lại sự thành cơng của một dự tốn. Việc này địi hỏi kiến thức vững chắc, chuyên sâu,…của các nhà kế tốn quản trị và sự hợp tác của các cấp quản lý.