Chương 1 Tổng quan về dự tốn ngân sách
1.3. Quá trình lập dự tốn
1.3.10. Các bước lập dự tốn
Muốn lập được một dự tốn đều phải trải qua thứ tự những bước cơ bản chung, ở mỗi loại hình cơng ty khác nhau thì việc lập dự tốn khác khau. Ví dụ như cơng ty thương mại thì sẽ khơng cĩ bước lập dự tốn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân cơng trực tiếp, nhưng sẽ cĩ bước lập dự tốn mua hàng,…Do trên thực tế, các cơng ty thi cơng và thiết kế cảnh quan cĩ sự phức hợp giữa cơng ty thương mại và cơng ty sản xuất (nếu cơng ty thi cơng, thiết kế này cĩ đăng ký thêm lĩnh vực buơn bán sỉ và lẻ cây hoa cảnh) thì các bước lập dự tốn sẽ phức tạp hơn. Trong mơ hình dự tốn cần chia ra dự tốn hoạt động và dự tốn tài chính để cĩ thể dễ dàng đối chiếu với thực tế (cụ thể điều này được thể hiện trong sơ đồ 1.6). Mơ hình lập dự tốn cho các cơng ty thi cơng, thiết kế cảnh quan bao gồm những bước như là: xác định mục tiêu (Mục tiêu chiến lược, mục tiêu dài hạn, kế hoạch dài hạn, mục tiêu ngắn hạn), dự tốn doanh thu, dự tốn sản xuất (dự tốn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp, dự tốn chi phí sản xuất chung), dự tốn ngân sách vốn (bao gồm chi phí chiến lược), dự tốn giá thành sản phẩm hồn thành và giá vốn hàng bán, dự tốn mua hàng (đối với những doanh nghiệp cĩ thêm hoạt động thương mại hoặc doanh nghiệp khơng cĩ khả năng sản xuất những sản phẩm khác biệt), dự tốn chi phí bán hàng và
quản lý doanh nghiệp, dự tốn báo cáo thu nhập, dự tốn tiền thu được, dự tốn dịng tiền, dự tốn bảng cân đối kế tốn, dự tốn báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
Trong sơ đồ 1.6 tác giả khơng đưa vào bước dự tốn mua hàng vì tác giả trích nguyên văn sơ đồ của một cơng ty sản xuất, nếu đưa bước dự tốn mua hàng vào sơ đồ 1.6 thì bước này nằm sau dự tốn sản xuất và trước dự tốn giá vốn hàng bán.
Trước khi lập dự tốn, cần hoạch định một quy trình tổng thể theo sơ đồ 1.6. Sơ đồ 1.6 này tĩm tắt các thành phần khác nhau của dự tốn. Nét gạch đứt từ kết quả chỉ ra rằng bằng cách nào kết quả tài chính được đánh giá từ dự tốn thử nghiệm cĩ thể ảnh hưởng đến kế hoạch và mục tiêu của tổ chức. Nét gạch đứt chứng minh một quá trình đệ quy mà người lập kế hoạch cĩ thể so sánh kết quả tài chính với mục tiêu tài chính của tổ chức. Nếu dự tốn ban đầu chứng minh sự khơng thể thực hiện (bởi vì tổ chức khơng cĩ đủ nguồn lực để sản xuất hoặc khơng tìm được đầu ra cho sản phẩm) hoặc khơng thể chấp nhận tài chính (bởi vì kế hoạch được đề nghị khơng đạt được tỷ suất lợi nhuận mong muốn), người lập kế hoạch lặp lại vịng trịn dự tốn với một quyết định mới được thiết lập cho đến khi kết quả được chấp nhận.
Quá trình dự tốn mơ tả sự thơn tính, sản xuất, bán hàng, và hoạt động hậu cần đã thực hiện trong suốt thời kỳ dự tốn. Người lập dự tốn cĩ thể lựa chọn bất kỳ thời kỳ dự tốn nào, nhưng họ thường lựa chọn một năm để đối chiếu với chu kỳ báo cáo bên ngồi. Thời kỳ dự tốn một năm được giả định trong phần thảo luận tiếp theo.
Quá trình dự tốn trong sơ đồ 1.6 bao gồm hai đầu ra (1) những kế hoạch hoặc hoạt động dự tốn mà hoạt động của cá nhân dùng để hướng dẫn cho những hoạt động như là dự tốn bán hàng, dự tốn chi tiêu vốn, dự tốn sản xuất, dự tốn chi phí nguyên vật liệu, dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp, dự tốn chi phí sản xuất chung, dự tốn chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp (2) kết quả tài chính mong đợi [ bao gồm dự tốn dịng tiền, dự tốn bảng cân đối kế tốn và dự tốn báo cáo lưu chuyển tiền tệ, dự tốn báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh ]. Người lập kế hoạch thường trình bày kết quả tài chính mong đợi hoặc kết quả tiến trình tài chính, theo 3 hình thức sau:
Sơ đồ 1.6: Quy trình lập dự tốn Dự tốn giá thành và Dự tốn giá thành và giá vốn hàng bán Dự tốn hoạt động Dự tốn Chiến lược dài hạn,
Mục tiêu dài hạn, và kế hoạch dài hạn Mục tiêu ngắn hạn Ngân sách vốn (bao gồm chi phí dài hạn) Dự tốn doanh thu Dự tốn chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp Dự tốn sản xuất Dự tốn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp Dự tốn chi phí sản xuất chung
Dự tốn báo cáo thu nhập
Dự tốn tiền nhận được Dự tốn dịng tiền
Báo cáo dịng tiền
Bảng cân đối kế tốn
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh