Chương 1 Tổng quan về dự tốn ngân sách
3.1. Những giải pháp để hồn thiện hệ thống dự tốn ngân sách tại các cơng ty th
3.1.1.3. Ứng dụng cơng nghệ trong lập dự tốn
Các CFOs ngày càng khĩ tính trong việc địi hỏi độ chính xác của các con số lập dự tốn và thời gian lập dự tốn cần ít đi để tiết kiệm thời gian, chi phí. Đơi khi cĩ những quyết định phải được đưa ra trong vịng cĩ 2 ngày. Mọi vấn đề đưa ra đều cần cĩ những cơ sở của nĩ. Liệu rằng cĩ những cơ sở nào để các CFOs này cĩ thể làm được điều đĩ. Các CFOs cần chứng minh cho các CEOs thấy được cơ sở đưa ra là chính xác và khả thi .Trong thực tế cĩ thể thực hiện được điều này hay khơng? Trong một khảo sát gần đây bởi PwC, chỉ cĩ 18 % doanh nghiệp tham gia khảo sát thừa nhận họ cần ít hơn 2 tháng trời để hồn thành quy trình lập kế hoạch dự tốn ngân sách cho cơng ty. Nhìn vào sơ đồ 3.1 khơng ít người đánh giá vấn đề
lập dự tốn trong vịng 2 ngày là khơng thể. Tuy nhiên, với sự giúp đỡ của cơng nghệ đã đưa dữ liệu lên các bộ nhớ từ trước thì việc đưa ra con số kế hoạch trong vịng 2 ngày là hồn tồn khả thi nhờ việc truy xuất thơng tin thơng minh của cơng nghệ.
Bên cạnh đĩ, độ chính xác của số liệu dự tốn cũng là một vấn đề nan giải vì gần như tồn bộ những doanh nghiệp trên gặp khĩ khăn trong quá trình dự tốn, với chỉ 10% doanh nghiệp tự tin rằng độ chênh lệch giữa thực tiễn và dự tốn là +/-2%. Cĩ rất nhiều nguyên nhân dẫn đến sự khĩ khăn này. Biểu đồ 3.2 bên dưới cho thấy những nguyên nhân lớn nhất dẫn đến sự khơng hài lịng trong việc lập kế hoạch, lập ngân sách từ khảo sát của BPM Partner, thơng tin thu thập từ 300 doanh nghiệp trên tồn thế giới. Một vài tác nhân lớn nhất là sự thiếu hợp tác giữa các bộ phận kinh doanh; kết quả tính tốn khĩ kiểm chứng; độ chính xác của dữ liệu; thời gian xử lý dữ liệu quá dài và cường độ làm việc cao. Trong những tác nhân trên, cường độ làm việc cao (áp lực nhân viên) và thời gian xử lý dữ liệu dài là hai nhân tố dẫn đầu, với con số thống kê lên đến 76% và 75% doanh nghiệp mắc phải.
Biểu đồ 3.2: Những nguyên nhân chính dẫn đến sự bất mãn trong việc lập kế hoạch và dự tốn ngân sách3
Đây là bằng chứng cho thấy việc lập dự tốn tiêu tốn nhiều thời gian và nhân lực của đơn vị. Sự ứng dụng cơng nghệ sẽ giải quyết hầu hết các vấn đề được đặt ra ở đây.
Theo thống kê ở biểu đồ 3.3 của Anaplan-một cơng ty cung cấp cơ sở cơng nghệ giúp lên kế hoạch tài chính, bán hàng và vận hành doanh nghiệp bằng cơng nghệ đám mây được phát hành vào hồi tháng 10/2013 cho biết các Giám đốc tài chính khu vực Châu Á (bao gồm: Hồng Kơng, Trung Quốc, Singapore, Malaysia, Ấn Độ và một số quốc gia khác ở khu vực Châu Á) sử dụng cơng nghệ trong việc lập dự tốn như sau:
Biểu đồ 3.3: Thống kê hình thức sử dụng cơng nghệ vào lập dự tốn của các quốc gia Châu Á
(Nguồn: http://blog.trginternational.com, 2014, loại bỏ Excel trong kế hoạch tài chính và dự tốn ngân sách: xu hướng hiện đại của các CFO) Từ bảng này ta thấy rằng việc sử dụng Excel vẫn rất phổ biến đối với các Giám đốc tài chính khu vực Châu Á. Chỉ cĩ 10% trong số họ chọn các gĩi giải pháp doanh nghiệp
tồn diện và cũng cĩ chừng đĩ các doanh nghiệp sử dụng các phần mềm tự thiết kế phục vụ cho việc lên kế hoạch và dự tốn, và chỉ cĩ tầm 2% doanh nghiệp dùng các giải pháp bên ngồi hoặc giải pháp dựa trên cơng nghệ đám mây.
Sau đây tác giả xin đưa ra những ưu nhược điểm của từng loại cơng nghệ này để các doanh nghiệp thi cơng, thiết kế cảnh quan Việt Nam cĩ thể dễ dàng trong việc lựa chọn phần mềm để sử dụng cho hiệu quả, hợp lý với chính doanh nghiệp của mình.
Phần mềm dự tốn excel. Đây là phần mềm được xem là phổ biến nhất trong việc lập dự tốn hiện nay
Ưu điểm:
Đơn giản, phổ biến, dễ sử dụng.
Chi phí thấp.
Thích hợp cho các doanh nghiệp cĩ quy mơ nhỏ và dễ dàng quản lý các nguồn lực.
Doanh nghiệp cĩ thể dễ dàng trong việc xây dựng một phần mềm dự tốn excel cho riêng doanh nghiệp mình.
Thích hợp cho phương pháp lập dự tốn truyền thống, phương pháp lập dự tốn gia tăng.
Nhược điểm:
Độ chính xác khơng cao.
Thiếu hụt khả năng đưa ra các dự báo tình huống giả định.
Khơng thể đưa ra kế hoạch vận hành và phối hợp một cách chi tiết.
Việc lên kế hoạch và dự đốn tài chính tốn khá nhiều thời gian (do việc thu thập dữ liệu thơ từ các bộ phận liên quan cần nhiều thời gian và phải qua các quy trình phức tạp để sàng lọc thơng tin).
Thiếu linh hoạt.
Gĩi giải pháp doanh nghiệp tồn diện, giải pháp dựa trên cơng nghệ đám mây Ưu điểm:
Tích hợp hệ thống tồn doanh nghiệp và phân tích dữ liệu cao.
Cho phép đưa ra và kiểm tra các tình huống giả định.
Tăng cường độ chính xác của các dự đốn.
Khả năng tổng hợp thơng tin từ các mặt gĩc độ khác nhau của cơng việc kinh doanh.
Phân tích dữ liệu thơng minh hơn và nhanh hơn.
Thích hợp cho việc sử dụng các phương pháp phức tạp và đưa ra các dự báo chính xác cao để để lập dự tốn như phương pháp lập dự tốn trên cơ sở điều chỉnh liên tục, phương pháp lập dự tốn trên cơ sở bằng 0.
Nhược điểm
Tốn nhiều chi phí cho việc đầu tư phần mềm.
Cần cĩ những nhân viên cĩ chuyên mơn về phần mềm.
Chi phí cho việc đào tạo cao.
Cần nhiều hơn sự hỗ trợ từ quản lý cấp cao.
Trong thời kỳ bùng nổ của cơng nghệ như hiện nay thì khơng sớm hay muộn doanh nghiệp nào nắm giữ nhiều hơn những cơng nghệ, cơng cụ phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh thì doanh nghiệp đĩ sẽ cĩ nhiều lợi thế cạnh tranh, tạo ra tính bền