Tổng hợp các nghiên cứu liên quan
Đề tài nghiên cứu khoa học của PGS.TS Võ Văn Nhị vào năm 2009 mang tên “Định hướng cho việc hợp nhất chế độ kế toán doanh nghiệp và hành chính sự nghiệp” đã đưa ra những định hướng quan trọng trong việc kết hợp hai chế độ kế toán này Những kết quả nghiên cứu từ đề tài đã xác lập các cơ sở hữu ích, góp phần vào việc sửa đổi hệ thống kế toán hành chính sự nghiệp hiện hành.
Đề tài luận văn thạc sĩ kinh tế của Lâm Thị Thảo Trang năm 2013 tập trung vào việc hoàn thiện nội dung tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị sự nghiệp giáo dục đại học thuộc Đại học Quốc gia TP.HCM Nghiên cứu đã đánh giá tình hình tổ chức công tác kế toán, chỉ ra ưu nhược điểm của hệ thống kế toán hiện tại Từ những phân tích này, tác giả đã đề xuất các kiến nghị và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán tại các đơn vị giáo dục này.
Đề tài luận văn thạc sĩ kinh tế của Trần Hoàng Tâm năm 2013, mang tên "Hoàn thiện hệ thống kế toán áp dụng cho các đơn vị sự nghiệp có thu ở Việt Nam", đã đánh giá thực trạng áp dụng kế toán tại các đơn vị này Tác giả chỉ ra những nhược điểm và hạn chế của chế độ kế toán hiện hành, từ đó đề xuất các giải pháp hữu ích nhằm cải thiện hệ thống kế toán cho các đơn vị sự nghiệp có thu ở Việt Nam.
Dựa trên các nghiên cứu đã thực hiện, tác giả đã xây dựng nền tảng lý thuyết và thực tiễn cho hệ thống kế toán tại các đơn vị hành chính Từ đó, tác giả tiếp tục nghiên cứu nhằm hoàn thiện nội dung kế toán tại đơn vị hành chính, đặc biệt là trong việc kiểm soát các khoản chi hoạt động tại Phòng Giáo dục huyện Mộc Hóa.
Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là:
- Đánh giá hiệu quả của hệ thống kế toán trong kiểm soát các khoản chi hoạt động tại đơn vị
Để nâng cao hiệu quả quản lý tại Phòng Giáo dục huyện Mộc Hóa, cần đề xuất các nội dung hoàn thiện hệ thống kế toán trong việc lập dự toán, kiểm soát và đánh giá thành quả từ các khoản chi cho hoạt động tài chính Những cải tiến này sẽ góp phần nâng cao tính minh bạch và hiệu quả trong công tác quản lý tài chính của phòng.
Phương pháp nghiên cứu
Đề tài được thực hiện bằng phương pháp nghiên cứu định tính kết hợp với định lượng, trong đó phương pháp định tính đóng vai trò chủ yếu Các công cụ sử dụng bao gồm quan sát, phỏng vấn, phân tích và tổng hợp dữ liệu.
- Thông qua phỏng vấn để xác định vấn đề nghiên cứu
Tác giả đã xây dựng cơ sở lý luận dựa trên giáo trình kế toán công, kế toán tài chính, kế toán quản trị, cùng với các quy định của nhà nước liên quan đến ngân sách chi hoạt động trong đơn vị hành chính.
Thông qua khảo sát thực tế, chúng tôi thu thập dữ liệu định tính và định lượng (dữ liệu thứ cấp) nhằm phân tích tổng hợp thực trạng, từ đó đề xuất các giải pháp hiệu quả.
Đề tài này đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kế toán tại Phòng Giáo dục huyện Mộc Hóa, giúp kiểm soát hiệu quả các khoản chi hoạt động Việc này không chỉ nâng cao hiệu quả công tác kiểm soát tài chính mà còn góp phần cải thiện quản lý ngân sách tại Phòng Giáo dục.
7 Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu và kết luận Kết cấu chính của luận văn được chia thành 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý thuyết kế toán các khoản chi hoạt động trong đơn vị hành chính
Chương 2: Thực trạng công tác kế toán các khoản chi hoạt động tại Phòng Giáo dục huyện Mộc Hóa
Chương 3: Hoàn thiện hệ thống kế toán để kiểm soát các khoản chi hoạt động trong khu vực hành chính -trường hợp Phòng giáo dục huyện Mộc Hoá
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT KẾ TOÁN CÁC KHOẢN CHI HOẠT ĐỘNG TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH
1.1 Tổng quan về kế toán
1.1.1 Kế toán và hệ thống kế toán 1.1.1.1 Bản chất của kế toán
Có nhiều quan điểm đa dạng về bản chất của kế toán, điều này tác động mạnh mẽ đến sự phát triển của các lý thuyết kế toán (Trần Hoàng Tâm, 2013)
Kế toán được xác định để phục vụ nhu cầu sử dụng của nhiều đối tượng khác nhau, cho thấy bản chất của nó là cung cấp thông tin hữu ích và chính xác.
Kế toán là một hệ thống phức tạp, bao gồm nhiều bộ phận liên kết chặt chẽ với nhau Các bộ phận này tương tác và hỗ trợ lẫn nhau, cùng hoạt động trong một hệ thống thống nhất.
Kế toán là một hệ thống độc đáo của mỗi tổ chức, được xây dựng dựa trên cơ cấu tổ chức và cách thức vận hành phù hợp với quy mô, đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý riêng biệt của từng tổ chức.
Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin hệ thống và tổng hợp về các hoạt động kinh tế - tài chính, ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn tại và phát triển của tổ chức.
Thông tin do kế toán cung cấp cần phải hữu ích cho các đối tượng nội bộ trong đơn vị để thực hiện chức năng quản trị, đồng thời cũng phải dễ hiểu cho các bên bên ngoài, giúp họ đánh giá chính xác tình hình tài chính và kinh doanh của đơn vị nhằm đưa ra quyết định kinh doanh phù hợp.
Kế toán luôn có sự vận động và phát triển không ngừng để tự hoàn thiện, nhằm phù hợp với sự phát triển của nền kinh tế - xã hội và cơ cấu tổ chức doanh nghiệp Nó không chỉ là quá trình tiếp nhận, phân phối và sử dụng các nguồn lực một cách hợp lý để đảm bảo hoạt động ổn định của đơn vị, mà còn có chức năng thông tin và kiểm tra, giám sát Nhờ vào hai chức năng này, kế toán phản ánh tình hình tài sản, sự vận động tài sản và tình hình tài chính của đơn vị, đồng thời giám sát các hoạt động kinh tế, tài chính một cách hiệu quả.
Chức năng thông tin trong kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin về tài sản và sự vận động của nó Thông tin này được cung cấp một cách thường xuyên, liên tục và toàn diện nhằm phục vụ nhu cầu của các đối tượng khác nhau Đặc biệt, thông tin kế toán được phân loại và xử lý theo nguyên tắc thống nhất, được pháp luật công nhận, đảm bảo tính pháp lý và trung thực.
Chức năng kiểm tra thực hiện là việc xem xét, đối chiếu và kiểm soát các hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị để đảm bảo tuân thủ luật pháp và nội quy hoạt động Quy định và nguyên tắc kế toán cần được áp dụng đồng thời với việc ghi chép các nghiệp vụ phát sinh, nhằm đảm bảo các hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị diễn ra đúng hướng và đạt được mục tiêu đề ra.
Dựa trên tính chất thông tin và đối tượng nhận thông tin, kế toán được chia thành hai loại chính: kế toán tài chính và kế toán quản trị.
Kế toán tài chính cung cấp thông tin quan trọng về tình hình tài sản, nguồn vốn và kết quả hoạt động của tổ chức, nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin của cả các bên nội bộ và bên ngoài.
CƠ SỞ LÝ THUYẾT KẾ TOÁN CÁC KHOẢN CHI HOẠT ĐỘNG TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH
Tổng quan về kế toán
1.1.1 Kế toán và hệ thống kế toán 1.1.1.1 Bản chất của kế toán
Bản chất của kế toán là một chủ đề gây tranh cãi với nhiều quan điểm khác nhau, điều này đã ảnh hưởng đến sự phát triển của các lý thuyết kế toán (Trần Hoàng Tâm, 2013)
Kế toán được xác định là công cụ phục vụ nhu cầu của nhiều đối tượng khác nhau, từ đó phản ánh bản chất cơ bản của nó.
Kế toán là một hệ thống phức tạp, bao gồm nhiều bộ phận liên kết chặt chẽ với nhau, hoạt động đồng bộ trong một mạng lưới thống nhất.
Kế toán là một hệ thống độc đáo của từng tổ chức, với cấu trúc và cách thức hoạt động phụ thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động và nhu cầu quản lý của tổ chức đó.
Kế toán là một hệ thống thông tin quan trọng, cung cấp dữ liệu tổng hợp và hệ thống về các hoạt động kinh tế - tài chính, ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn tại và phát triển của tổ chức.
Thông tin do kế toán cung cấp cần phải hữu ích cho các đối tượng nội bộ trong đơn vị để hỗ trợ chức năng quản trị, đồng thời cũng phải rõ ràng cho các đối tượng bên ngoài, giúp họ hiểu và đánh giá chính xác tình hình tài chính cũng như hoạt động kinh doanh của đơn vị, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh hợp lý.
Kế toán luôn có sự phát triển không ngừng để phù hợp với sự tiến bộ của nền kinh tế - xã hội và cơ cấu tổ chức doanh nghiệp, đồng thời đáp ứng nhu cầu đa dạng của các đối tượng sử dụng Nó là quá trình tiếp nhận, phân phối và sử dụng nguồn lực một cách hợp lý, đảm bảo sự ổn định trong hoạt động của đơn vị Kế toán thực hiện hai chức năng quan trọng: cung cấp thông tin và kiểm tra, giám sát Nhờ vào hai chức năng này, kế toán không chỉ phản ánh tình hình tài sản và tài chính của đơn vị mà còn giám sát các hoạt động kinh tế, tài chính một cách hiệu quả.
Chức năng thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin về tài sản và sự vận động của nó, đồng thời cung cấp thông tin về hoạt động của tổ chức một cách thường xuyên và toàn diện Thông tin kế toán được phân loại và xử lý theo nguyên tắc thống nhất, được pháp luật công nhận, đảm bảo tính pháp lý và trung thực, phục vụ nhu cầu sử dụng của các đối tượng khác nhau.
Chức năng kiểm tra thực hiện việc xem xét, đối chiếu và kiểm soát các hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị, đảm bảo tuân thủ luật pháp và nội quy hoạt động Các quy định và nguyên tắc kế toán cần được áp dụng song song với quá trình ghi nhận nghiệp vụ phát sinh, nhằm đảm bảo các hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị diễn ra đúng hướng và đạt được mục tiêu đề ra.
Dựa vào tính chất của thông tin và đối tượng nhận thông tin, kế toán được phân chia thành hai loại chính là kế toán tài chính và kế toán quản trị.
Kế toán tài chính đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin về tình hình tài sản và nguồn vốn của tổ chức, cũng như kết quả hoạt động của nó Thông tin này phục vụ nhu cầu sử dụng của cả các bên trong và ngoài đơn vị, giúp họ đưa ra quyết định chính xác và kịp thời.
Kế toán quản trị cung cấp thông tin quan trọng về quá trình hình thành và phát sinh doanh thu, chi phí liên quan đến các kế hoạch ngắn hạn và dài hạn, nhằm hỗ trợ quản lý nội bộ hiệu quả trong đơn vị.
Kế toán tài chính và kế toán quản trị có mối liên hệ chặt chẽ, giúp tổ chức thực hiện hiệu quả và cung cấp thông tin chính xác về các sự kiện đã, đang và sắp xảy ra trong hoạt động của đơn vị.
Kế toán được xem là một khoa học và nghệ thuật trong việc ghi nhận, thu thập và đánh giá giá trị tài sản của tổ chức, cung cấp thông tin về nguồn hình thành và sự vận động của tài sản trong cả tổ chức vì lợi nhuận và phi lợi nhuận Khi nghiên cứu kế toán như một hệ thống thông tin trong quản lý, nó thể hiện quá trình thu thập, xử lý và chuyển tải thông tin qua các phương pháp đặc thù Ngược lại, nếu xem kế toán như một công cụ quản lý, nó là nghệ thuật áp dụng công cụ này vào môi trường pháp lý và kinh doanh cụ thể để tạo ra thông tin hữu ích cho người sử dụng Dù được nghiên cứu từ góc độ khoa học hay nghệ thuật, bản chất của kế toán vẫn xác định hai chức năng chính: chức năng thông tin và chức năng kiểm tra, hai chức năng này gắn kết chặt chẽ trong quá trình thực hiện công tác kế toán, làm cho kế toán trở thành yếu tố quan trọng trong quản lý hoạt động kinh tế.
1.1.1.2 Vai trò của kế toán
Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin cho các đơn vị kế toán và các bên liên quan như nhà quản trị doanh nghiệp, cổ đông, nhà đầu tư, người cho vay, khách hàng, nhà cung cấp và chính phủ Thông tin này phục vụ nhu cầu khác nhau của từng đối tượng, có thể chia thành hai nhóm: nhóm bên trong (đơn vị kế toán) và nhóm bên ngoài.
- Đối với các đối tượng bên trong đơn vị kế toán:
Tổng quan về đơn vị hành chính trong ngành giáo dục
1.2.1 Khái niệm về đơn vị hành chính:
Cơ quan hành chính nhà nước là tổ chức được thành lập theo hiến pháp và pháp luật, nhằm thực hiện quyền lực nhà nước Chức năng chính của cơ quan này là quản lý hành chính nhà nước trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội.
Phân loại đơn vị hành chính
* Căn cứ vào chức năng hoạt động: bao gồm các đơn vị như sau:
Cơ quan hành chính thuần tuý bao gồm các tổ chức công quyền và các cơ quan quản lý kinh tế, xã hội như các Bộ, cơ quan ngang Bộ, và Ủy ban Nhân dân các cấp cùng với các sở, phòng, ban.
* Căn cứ vào việc phân cấp tài chính: Các đơn vị dự toán được chia làm 3 cấp:
Đơn vị dự toán cấp I bao gồm các cơ quan quản lý thuộc các ngành hành chính sự nghiệp, cả ở Trung ương và địa phương, như Bộ, cơ quan ngang Bộ, Cục và Tổng cục.
Uỷ ban nhân dân, Sở, Ban Ngành…) Đơn vị dự toán cấp 1 quan hệ trực tiếp với cơ quan tài chính về tình hình cấp phát kinh phí
Đơn vị dự toán cấp II là một phần của đơn vị dự toán cấp I, chịu sự quản lý trực tiếp về tài chính và các mối quan hệ cấp phát kinh phí từ đơn vị dự toán cấp I, thường được gọi là kế toán cấp II.
Đơn vị dự toán cấp III là một phần của đơn vị dự toán cấp II, chịu trách nhiệm về tài chính và quan hệ cấp phát kinh phí từ đơn vị dự toán cấp II Đây là đơn vị cuối cùng thực hiện dự toán, đóng vai trò quan trọng trong quy trình kế toán cấp II.
1.2.2 Đặc điểm hoạt động của đơn vị hành chính trong ngành giáo dục 1.2.2.1 Mục tiêu hoạt động: a Mục tiêu hoạt động chung của ngành giáo dục:
Cần tập trung nâng cao chất lượng dạy và học, bao gồm giáo dục về đức, trí, thể và mỹ Điều này không chỉ bao gồm việc dạy chữ, dạy nghề mà còn đặc biệt chú trọng đến việc dạy người, nhằm phát triển toàn diện cho học sinh.
Chúng ta cần liên tục cải tiến phương pháp dạy và học để khơi dậy tư duy sáng tạo, năng lực tự học và tự rèn luyện của học sinh Việc học phải gắn liền với thực hành, kết nối kiến thức với giáo dục chính trị tư tưởng, đồng thời nâng cao đạo đức và lối sống Mục tiêu là tạo ra những con người có đức, có tài, sẵn sàng phục vụ nhân dân và phụng sự Tổ quốc.
Phong trào giữ gìn nếp sống văn hóa và văn minh được phát động nhằm xây dựng môi trường sư phạm lành mạnh Điều này góp phần tạo ra sự chuyển biến rõ nét và sâu sắc trong công tác giáo dục tri thức và truyền thống.
Ba, tiếp tục hiểu đúng và thực hiện tốt hơn nữa chủ trương xã hội hóa giáo dục
Khai thác tối đa nguồn lực để tạo ra sức mạnh tổng hợp, nhằm nâng cao cơ sở vật chất và trang thiết bị hiện đại phục vụ cho giáo dục và giảng dạy chất lượng cao Đồng thời, kết nối các hoạt động của nhà trường với cộng đồng xã hội và kiên quyết ngăn chặn các hiện tượng tiêu cực trong lĩnh vực giáo dục.
Để đạt được bốn mục tiêu chung của ngành giáo dục đào tạo, các cơ quan hành chính cần chú trọng xây dựng Đảng, Đoàn và thực hiện quy chế dân chủ trong nhà trường Điều này bao gồm việc xây dựng môi trường văn hóa học đường, phát triển nhà giáo mẫu mực và hình thành học sinh thanh lịch.
Xây dựng một hệ thống hành chính thống nhất là cần thiết để tạo ra cơ sở pháp lý cho tất cả hoạt động của ngành Việc sắp xếp lại bộ máy và kiện toàn công tác tổ chức sẽ củng cố đội ngũ cán bộ, công chức, từ đó nâng cao hiệu quả chỉ đạo chuyên môn và quản lý tổ chức, nhân sự cũng như tài chính theo phân cấp của UBND tỉnh.
Để nâng cao hiệu quả quản lý và tổ chức cán bộ, cần thực hiện các bước cải tiến nhằm đáp ứng yêu cầu chuyên môn Sự chủ động trong công tác điều hành nhân lực là yếu tố quan trọng để đạt được mục tiêu này.
Ba cần rà soát và bãi bỏ các văn bản cũ lạc hậu, đồng thời điều chỉnh và ban hành các văn bản mới để hoàn thiện hệ thống pháp lý Mục tiêu là tạo hành lang pháp lý cho việc quản lý tập trung và thống nhất trong ngành, quy định rõ ràng các thủ tục hành chính liên quan đến tổ chức bộ máy và người dân Việc này hướng tới tinh gọn, giảm thiểu thủ tục không cần thiết, giúp giải quyết công việc của dân một cách nhanh chóng, không gây trở ngại hay phiền hà, tuân thủ quy định của pháp luật.
1.2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hành chính trong ngành giáo dục – Phòng Giáo dục và đào tạo Được thực hiện theo Thông tư liên tịch số 47/2011/TTLT-BGD ĐT-BNV ngày 19/10/2011(Phụ lục 01) a Chức năng của Phòng Giáo dục và đào tạo
- Phòng Giáo dục và Đào tạo là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện
Chịu sự chỉ đạo và quản lý của Uỷ ban nhân dân huyện, đồng thời tuân thủ hướng dẫn và kiểm tra chuyên môn từ Sở Giáo dục và Đào tạo, tổ chức này có tư cách pháp nhân và được phép sử dụng con dấu.
Chi hoạt động trong ngàng giáo dục và nguyên tắc kế toán
Hướng dẫn kiểm tra việc sử dụng ngân sách nhà nước và các nguồn thu hợp pháp cho giáo dục tại các cơ sở giáo dục do UBND cấp huyện quản lý là rất quan trọng Quy trình này đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong việc phân bổ nguồn lực cho giáo dục Các cơ quan chức năng cần thực hiện các biện pháp giám sát chặt chẽ để đảm bảo rằng ngân sách được sử dụng đúng mục đích và mang lại lợi ích cho học sinh Việc này không chỉ góp phần nâng cao chất lượng giáo dục mà còn thúc đẩy sự phát triển bền vững của cộng đồng.
Phối hợp với Phòng Nội vụ và Phòng Tài chính - Kế hoạch, UBND cấp huyện sẽ tiến hành kiểm tra và thanh tra việc thực hiện tự chủ, tự chịu trách nhiệm của các cơ sở giáo dục công lập thuộc quyền quản lý.
Cải cách hành chính đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả quản lý giáo dục, bao gồm thực hành tiết kiệm, phòng chống tham nhũng và lãng phí Đồng thời, cần tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm theo quy định của pháp luật để đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong lĩnh vực giáo dục.
Thực hiện nhiệm vụ thống kê, cung cấp thông tin và báo cáo định kỳ cũng như hàng năm về tổ chức và hoạt động giáo dục, theo hướng dẫn của Sở Giáo dục và Đào tạo cùng với UBND cấp huyện.
Quản lý tài chính, tài sản và cơ sở vật chất theo quy định của pháp luật và UBND cấp huyện là nhiệm vụ quan trọng Bên cạnh đó, thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch UBND cấp huyện giao cũng là trách nhiệm cần thiết để đảm bảo hiệu quả trong công tác quản lý.
1.3 Chi hoạt động trong đơn vị hành chính thuộc ngành giáo dục và nguyên tắc kế toán
1.3.1 Khái niệm chi hoạt động
Chi hoạt động là các khoản chi thường xuyên theo dự toán ngân sách đã được phê duyệt, bao gồm chi cho công tác nghiệp vụ, chuyên môn và quản lý bộ máy của các cơ quan Nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức xã hội, đoàn thể, lực lượng vũ trang, hội, tổng hội Các khoản chi này được đảm bảo từ ngân sách Nhà nước, thu phí, lệ phí, nguồn tài trợ, hội phí và các nguồn khác, nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của đơn vị.
1.3.2 Nội dung và phân loại các khoản chi hoạt động trong đơn vị hành chính thuộc ngành giáo dục theo mục lục ngân sách nhà nước Ý nghĩa của việc phân loại chi phí theo Mục lục Ngân sách Nhà nước
Phân loại chi phí theo Mục lục Ngân sách Nhà nước giúp quản lý và hạch toán các khoản chi hoạt động một cách chính xác, đầy đủ và chặt chẽ Điều này đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc kế toán liên quan đến chi phí hoạt động, tạo ra một hệ thống quản lý hiệu quả.
Việc phân loại chi phí theo Mục lục Ngân sách Nhà nước có vai trò quan trọng trong việc xây dựng kế hoạch dự toán cho các khoản chi hoạt động, giúp đảm bảo kinh phí cần thiết cho đơn vị thực hiện các mục tiêu đã đề ra.
1.3.2.1 Nội dung các khoản chi hoạt động trong ngành giáo dục
Chi hoạt động trong ngành giáo dục bao gồm các khoản chi sau:
Chi phí cho công chức, viên chức và lao động hợp đồng bao gồm tiền lương, tiền công, tiền thưởng, phụ cấp lương, phúc lợi tập thể, cùng với các khoản trích nộp bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), kinh phí công đoàn (KPCĐ), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), và các khoản trợ cấp, phụ cấp theo chế độ hiện hành.
Chi quản lý hành chính bao gồm các khoản chi cho điện nước, xăng dầu, vệ sinh môi trường, mua sắm vật tư văn phòng, dịch vụ công cộng, công tác phí, hội nghị phí, thông tin liên lạc, tuyên truyền, và cước phí điện thoại, fax Những khoản chi này phục vụ cho các nhu cầu làm việc tại đơn vị, đảm bảo hoạt động hiệu quả và thuận lợi.
- Chi nghiệp vụ chuyên môn trực tiếp cho hoạt động của đơn vị theo chức năng nhiệm vụ
- Chi nghiên cứu các đề tài khoa học cấp cơ sở
Chi tiêu cho việc mua sắm và sửa chữa tài sản phục vụ công tác chuyên môn, cũng như duy tu, bảo dưỡng các công trình cơ sở hạ tầng, được thực hiện từ nguồn kinh phí thường xuyên.
- Chi đào tạo, tập huấn nâng cao trình độ cho người lao động tại đơn vị
- Chi khác: chi các khoản phí và lệ phí của các ,chi tiếp khách,chi trật tự an ninh, chi trợ cấp học sinh nghèo học giỏi…
- Chi thực hiện tinh giảm biên chế theo chế độ do Nhà nước quy định
- Chi đầu tư phát triển, xây dựng cơ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị, sửa chữa lớn tài sản cố định…
- Chi thực hiện các nhiệm vụ đột xuất do cấp có thẩm quyền giao cho…
1.3.2.2 Phân loại các khoản chi hoạt động Phân loại chi hoạt động theo Mục lục ngân sách
Cụ thể, theo Mục lục Ngân sách thì chi hoạt động gồm các khoản sau:
- Chi cho bộ máy (Chi thanh toán cho cá nhân) bao gồm chi tiền lương, các khoản phụ cấp lương, chi khen thưởng, phúc lợi cho tập thể…
- Chi cho công tác quản lý hành chính như thanh toán dịch vụ công cộng, thiết bị văn phòng, công tác phí, thông tin liên lạc…
- Chi cho công tác mua sắm, sửa chữa tài sản cố định……
Phân loại theo tính chất
Theo phân tích ở phần trên các khoản chi hoạt động bao gồm chi thường xuyên và không thường xuyên, cụ thể như sau: a Chi thường xuyên:
Chi thường xuyên là quá trình phân phối và sử dụng nguồn lực tài chính của nhà nước nhằm đáp ứng nhu cầu của các cơ quan nhà nước và tổ chức chính trị xã hội trong khu vực công Quá trình này hỗ trợ việc thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước trong các lĩnh vực kinh tế, giáo dục, y tế, văn hóa, thể dục thể thao, khoa học và công nghệ, môi trường, cùng các hoạt động sự nghiệp khác Tóm lại, chi thường xuyên đóng vai trò quan trọng trong việc sử dụng quỹ ngân sách nhà nước để thực hiện các nhiệm vụ quản lý kinh tế và xã hội.
* Phân loại chi thường xuyên:
(1) Căn cứ vào tính chất kinh tế:
Căn cứ vào tính chất kinh tế, chi thường xuyên bao gồm 4 nhóm cụ thể như sau:
Nhóm các khoản chi thanh toán cho cá nhân bao gồm tiền lương, phụ cấp lương, học bổng cho học sinh và sinh viên, phúc lợi tập thể, chi phí cho người có công với cách mạng và xã hội, chi lương hưu, trợ cấp bảo hiểm xã hội, cùng các khoản thanh toán khác cho cá nhân.
Nhóm các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn bao gồm thanh toán cho dịch vụ công cộng, chi phí vật tư văn phòng, thông tin tuyên truyền và liên lạc, tổ chức hội nghị, công tác phí, chi phí thuê mướn, sửa chữa thường xuyên, cùng với chi phí nghiệp vụ chuyên môn riêng của từng ngành.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CÁC KHOẢN CHI HOẠT ĐỘNG TẠI PHÓNG GIÁO DỤC HUYỆN MỘC HOÁ
Tổng quan về Phòng giáo dục huyện Mộc Hoá
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Phòng Giáo dục huyện Mộc Hóa
Phòng Giáo dục huyện Mộc Hóa là cơ quan chuyên môn trực thuộc Ủy ban nhân dân huyện, có nhiệm vụ tham mưu và hỗ trợ Ủy ban trong việc quản lý nhà nước về giáo dục và đào tạo Cơ quan này đảm nhận các lĩnh vực như xây dựng mục tiêu, chương trình giáo dục, tiêu chuẩn cho giáo viên và cán bộ quản lý, cũng như đảm bảo cơ sở vật chất, thiết bị trường học và đồ chơi cho trẻ em Ngoài ra, Phòng còn quy định về thi cử, cấp văn bằng, chứng chỉ và đảm bảo chất lượng giáo dục.
Phòng Giáo dục huyện Mộc Hóa là cơ quan có tư cách pháp nhân, con dấu và tài khoản riêng, hoạt động dưới sự chỉ đạo của Ủy ban nhân dân huyện Đồng thời, cơ quan này còn chịu sự hướng dẫn và kiểm tra về chuyên môn từ Sở Giáo dục và Đào tạo.
Thông tin chung về Phòng Giáo dục huyện Mộc Hóa:
- Địa chỉ: 116 Quốc lộ 62, thị trấn Mộc Hóa, huyện Mộc Hóa, tỉnh Long An
- Trưởng phòng: Nguyễn Văn Thương
- Số lượng giáo viên biên chế của huyện năm 2013: 980 giáo viên
- Thông tin về trường học mà Phòng Giáo dục và Đào tạo quản lý: (Phụ lục
02) + Ngành học mầm non: 11 trường + Ngành học tiểu học: 15 trường + Ngành học trung học cơ sở: 09 trường
- Số lượng học sinh trong huyện năm 2013: 15.399 học sinh
2.1.2 Đặc điểm hoạt động của Phòng Giáo dục huyện Mộc Hóa 2.1.2.1 Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của Phòng Giáo dục huyện Mộc Hóa gồm những bộ phận sau:
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của Phòng Giáo dục huyện Mộc Hóa
Mỗi bộ phận đều có chức năng, nhiệm vụ cụ thể nhằm thực hiện mục tiêu chung của Phòng Giáo dục , trong đó:
Trưởng phòng là người đảm nhận trách nhiệm toàn diện về các hoạt động của Phòng, có quyền ra quyết định và quản lý, điều hành mọi công việc diễn ra trong Phòng.
Phó trưởng phòng: hỗ trợ cho Trưởng phòng trong việc quản lý Phòng và trực tiếp quản lý tổ chuyên môn
Tổ chuyên môn chịu trách nhiệm quản lý trực tiếp các trường mầm non, tiểu học và trung học cơ sở trong huyện, bao gồm việc theo dõi số lượng giáo viên và học sinh, cũng như các giáo trình và quy chế của Bộ Giáo dục đối với từng khối lớp.
Các tổ trong Phòng Giáo dục và Đào tạo có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch hoạt động chung theo tuần, tháng và năm học để thực hiện các chương trình của Phòng Giáo dục và các trường trong huyện Đồng thời, các tổ cũng tiến hành bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn, kiểm tra và đánh giá chất lượng, hiệu quả hoạt động, cũng như quản lý ngân sách và thiết bị của các thành viên trong Phòng theo kế hoạch đã đề ra.
Phòng thi đua, khen thưởng có nhiệm vụ đánh giá chất lượng các thành viên trong Phòng Giáo dục và Đào tạo theo kế hoạch của nhà trường Ngoài ra, phòng còn thực hiện chức năng đánh giá và xếp loại viên chức, đồng thời giới thiệu tổ trưởng và tổ phó cho các tổ chức trong ngành giáo dục.
2.1.2.2 Chức năng - nhiệm vụ của Phòng Giáo dục huyện Mộc Hóa
(1) Trình Uỷ ban nhân dân cấp huyện:
Dự thảo văn bản hướng dẫn thực hiện các cơ chế chính sách và pháp luật của Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh về hoạt động giáo dục bao gồm: quyết định, chỉ thị, kế hoạch 5 năm và hàng năm, cùng với chương trình cải cách hành chính trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo Đồng thời, dự thảo quy hoạch mạng lưới các trường Trung học cơ sở, trường Phổ thông nhiều cấp học (trừ cấp Trung học phổ thông), trường Tiểu học, cơ sở giáo dục mầm non và Trung tâm học tập cộng đồng sẽ được thực hiện theo hướng dẫn của Sở Giáo dục và Đào tạo Ngoài ra, dự thảo cũng đề cập đến việc thành lập, sát nhập, chia tách, đình chỉ hoạt động và giải thể các cơ sở giáo dục công lập, cũng như các cơ sở giáo dục ngoài công lập theo quy định của pháp luật dưới sự quản lý của Uỷ ban nhân dân cấp huyện.
Hướng dẫn và tổ chức thực hiện các văn bản pháp luật, chương trình và kế hoạch phát triển giáo dục tại địa phương sau khi được phê duyệt Đảm bảo thực hiện các chính sách xã hội hóa giáo dục, huy động và quản lý nguồn lực cho phát triển sự nghiệp giáo dục Tuyên truyền và phổ biến kiến thức pháp luật liên quan đến giáo dục, đồng thời chỉ đạo cải cách hành chính trong lĩnh vực giáo dục Thực hiện các mục tiêu, chương trình và kế hoạch chuyên môn, bao gồm công tác tuyển sinh, thi cử, xét duyệt và cấp phát văn bằng, chứng chỉ cho các cơ sở giáo dục và đào tạo trên địa bàn.
Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện đào tạo, bồi dưỡng cho nhà giáo và cán bộ quản lý giáo dục trong các ngành học, cấp học thuộc phạm vi quản lý của huyện là nhiệm vụ quan trọng, cần được thực hiện sau khi nhận được sự phê duyệt từ cơ quan có thẩm quyền.
(4) Tổ chức ứng dụng các kinh nghiệm, các thành tựu khoa học công nghệ tiên tiến trong giáo dục, tổng kết kinh nghiệm, sánh kiến của địa phương
Hướng dẫn và kiểm tra công tác thi đua, khen thưởng tại các cơ sở giáo dục và đào tạo trong khu vực; đồng thời xây dựng và nhân rộng các điển hình tiên tiến trong lĩnh vực giáo dục trên địa bàn huyện.
Hướng dẫn kiểm tra các cơ sở giáo dục công lập trong huyện nhằm xây dựng kế hoạch biên chế và tổng hợp biên chế của các cơ sở này để trình cấp có thẩm quyền quyết định.
Uỷ ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra và thanh tra việc thực hiện cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm của các cơ sở giáo dục và đào tạo công lập Điều này bao gồm việc quản lý nhiệm vụ, tổ chức, biên chế và tài chính theo phân cấp của Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh và các quy định pháp luật hiện hành.
Phối hợp với phòng Tài chính - Kế hoạch để lập dự toán và phân bổ ngân sách giáo dục hàng năm, cũng như dự toán chi cho các chương trình mục tiêu quốc gia về giáo dục của huyện, theo hướng dẫn từ Sở Giáo dục và Đào tạo cùng Sở Tài chính.
Kiểm tra và thanh tra việc thực hiện chính sách, pháp luật, kế hoạch và chương trình trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo là nhiệm vụ quan trọng Cơ quan có thẩm quyền cần xử lý vi phạm, giải quyết khiếu nại và tố cáo của công dân liên quan đến giáo dục Đồng thời, thực hiện các biện pháp tiết kiệm, phòng chống tham nhũng và lãng phí theo quy định của pháp luật cũng là một phần không thể thiếu trong công tác này.
Quản lý biên chế và thực hiện các công tác tuyển dụng, hợp đồng làm việc, điều động, luân chuyển nhân sự là trách nhiệm quan trọng của phòng Đồng thời, phòng cũng chú trọng đến đào tạo và bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao động Việc thực hiện các chế độ, chính sách, khen thưởng và ký luật đối với nhân sự phải tuân theo quy định của pháp luật và uỷ quyền từ Uỷ ban nhân dân cấp huyện.
(11) Quản lý tài chính, tài sản, cơ sở vật chất được giao theo quy định của pháp luật và uỷ quyền của Uỷ ban nhân dân cấp huyện
Thực trạng công tác kế toán để phục vụ cho công tác kiểm soát các khoản chi hoạt động tại phòng Giáo dục huyện Mộc Hoá
Tại Việt Nam, việc áp dụng kế toán quản trị vẫn còn nhiều hạn chế Mặc dù Bộ Tài chính đã ban hành thông tư số 53/2006/TT-BTC vào năm 2006 để hướng dẫn kế toán quản trị cho doanh nghiệp, nhưng các đơn vị hành chính sự nghiệp vẫn chưa được quy định cụ thể Để đáp ứng yêu cầu trong thời kỳ mới, Phòng Giáo dục huyện Mộc Hóa đã liên tục đổi mới công tác quản trị, thể hiện qua nhiều hình thức cải tiến và sáng tạo trong quản lý.
2.2.1 Công tác xây dựng dự toán chi hoạt động 2.2.1.1 Các cơ sở để xây dựng dự toán Để quản lý một cách có hiệu quả các khoản chi tiêu của đơn vị, cũng như để chủ động trong việc chi tiêu, hàng năm các đơn vị hành chính sự nghiệp phải lập dự toán cho từng khoản chi của đơn vị mình và dựa vào dự toán này ngân sách nhà nước cấp phát cho đơn vị
Hàng năm vào cuối quý III (tháng 9), kế toán tiến hành công tác lập dự toán căn cứ vào các nội dung sau:
- Căn cứ vào đường lối, chính sách của Đảng, Nhà nước trong năm kế hoạch;
- Căn cứ vào nhiệm vụ của ngành và của đơn vị trong năm kế hoạch;
Theo chính sách và tiêu chuẩn chi tiêu hiện hành của Nhà nước, định mức chi tài chính cho lĩnh vực giáo dục và đào tạo được quy định tại văn bản số 526/TT/HCSN ngày 3/3/1998 của Bộ Tài chính.
- Căn cứ vào tình hình thực hiện dự toán chi năm báo cáo của năm trước của đơn vị
Dự toán năm kế hoạch được lập theo nội dung chi quy định trong mục lục ngân sách
2.2.1.2 Các bước lập dự toán chi năm
- Công tác chuẩn bị lập dự toán chi năm:
+ Xin ý kiến của thủ trưởng đơn vị về nhiệm vụ công tác của đơn vị trong năm kế hoạch
+ Trưng cầu ý kiến của các phòng ban, tổ công tác để nắm nhu cầu chi tiêu cần thiết của các bộ phận đó trong năm kế hoạch
+ Đánh giá tình hình thực hiện dự toán chi của năm trước
+ Tính toán sơ bộ nhu cầu chi tiêu của đơn vị trong năm kế hoạch
- Lập dự toán chi năm:
+ Thông qua thủ trưởng đơn vị, giao trách nhiệm cho các tổ công tác các phòng ban, lập dự trù chi tiêu của bộ phận mình
Bộ phận Kế toán chịu trách nhiệm lập dự toán chi và tổng hợp dự toán từ các bộ phận khác thành dự toán chung của đơn vị Sau đó, dự toán này sẽ được trình lãnh đạo xem xét và gửi đến cơ quan quản lý cấp trên, chủ yếu dựa vào dự toán do bộ phận Kế toán thực hiện.
2.2.1.3 Dự toán chi hoạt động năm
Phòng Giáo dục huyện Mộc Hoá xác định mục tiêu hoạt động hàng năm dựa trên mục tiêu dài hạn của sở Từ đó, phòng sẽ đề ra mục tiêu cho từng tổ và xây dựng dự toán chi cho các hoạt động của từng tổ theo mục tiêu đã được xác định.
Để lập dự toán cho các khoản chi thường xuyên, cần dựa vào chính sách và chế độ chi tiêu cùng tiêu chuẩn định mức, với từng mục được chi tiết rõ ràng Đơn vị xây dựng sẽ phân chia dự toán thành bốn nhóm chính: nhóm 1 cho các khoản chi thanh toán cá nhân, nhóm 2 cho chi phí hàng hóa và dịch vụ, nhóm 3 cho chi đầu tư phát triển, và nhóm 4 cho các khoản chi khác.
Đối với các khoản chi không thường xuyên, cần lập danh mục chi tiết dựa trên nhu cầu thực tế, đảm bảo các chỉ tiêu đánh giá thành quả kiểm soát được thực hiện đầy đủ.
2.2.1.4 Dự toán chi hoạt động quý
Dự toán chi hoạt động quý là kế hoạch cụ thể cho việc thực hiện dự toán thu, chi hàng năm Do đó, việc thực hiện hiệu quả dự toán thu, chi trong quý là yếu tố quan trọng giúp đơn vị hoàn thành toàn diện dự toán thu, chi của năm.
Căn cứ để lập dự toán chi quý là:
- Dự toán thu, chi năm đã được xét duyệt;
- Khối lượng công tác và đặc điểm hoạt động của từng quý;
- Chính sách, chế độ tiêu chuẩn, định mức chi tiêu của Nhà nước;
- Ước thực hiện dự toán quý trước và tình hình thực hiện dự toán quý này năm trước
Phương pháp lập dự toán bao gồm việc tính toán thu và chi từng tháng cho từng mục cụ thể Sau khi hoàn tất, kế hoạch của ba tháng sẽ được tổng hợp để tạo thành dự toán quý.
2.2.2 Đo lường thành quả thực hiện kiểm soát các khoản chi hoạt động
Phòng Giáo dục huyện Mộc Hóa tiến hành đo lường kết quả hoạt động sau mỗi năm học, tương tự như các doanh nghiệp với hệ thống phòng ban và tổ chức nhằm nâng cao hiệu quả quản lý Mỗi bộ phận không thể hoạt động độc lập mà cần sự hợp tác và cung cấp dịch vụ lẫn nhau Để đánh giá kết quả hoạt động, trưởng phòng phải kiểm soát chi phí thực tế phát sinh, đảm bảo phù hợp với dự toán và đạt được các mục tiêu đã đề ra Trình tự thực hiện đánh giá kết quả được xác định rõ ràng để đảm bảo tính hiệu quả.
Trưởng phòng sẽ xác định mục tiêu chung cho Phòng trong năm học, đồng thời đề ra các mục tiêu cụ thể cho từng tổ Dựa trên các mục tiêu này, sẽ tiến hành lập dự toán chi phí và thống nhất giữa nhà quản lý cấp đơn vị và nhà quản lý cấp trung tâm.
* Đầu mỗi năm phòng Giáo dục và đào tạo huyện Mộc Hóa sẽ căn cứ vào
Báo cáo chi tiết hoạt động năm trước giúp đánh giá mức độ phát sinh chi phí của từng tổ, từ đó so sánh với dự toán ban đầu Dựa vào những biến động này, trưởng phòng có thể đưa ra dự toán chi phí phù hợp với mục tiêu và nhu cầu của từng tổ.
Theo dự toán năm 2012, khoản chi cho Công tác phí của tổ Thanh tra-kế hoạch là 15.000.000đ, nhằm lên kế hoạch tỷ lệ học sinh nhập học, lên lớp và tốt nghiệp tại các trường trong huyện Tổ đã sử dụng chi phí được giao để thực hiện công tác kiểm tra và kiểm soát cơ sở hạ tầng theo tiêu chuẩn Bộ Giáo Dục Cuối năm, tổng chi phí thực hiện công tác phí lên tới 17.253.600đ, cao hơn dự toán do cần hoàn thành các mục tiêu đề ra và phát sinh chi phí do sửa chữa đường ngoại ô, ảnh hưởng đến việc di chuyển Thêm vào đó, việc thuyên chuyển giáo viên có kinh nghiệm về các trường vùng sâu để quản lý cũng làm tăng chi phí, dẫn đến việc tổ thường xuyên kiểm tra kết quả Trưởng phòng sẽ xem xét tình hình thực tế năm 2012 để đánh giá hoạt động của tổ và điều chỉnh dự toán cho Công tác phí trong tương lai.
Hiện tại, các khoản chi công tác phí của Phòng giáo dục chỉ được quyết toán dựa trên kế hoạch hoặc báo cáo của nhân viên, dẫn đến việc thiếu hụt nhiều chứng từ kế toán như hóa đơn và hợp đồng vận chuyển Sự thiếu hụt này làm giảm tính chính xác của các khoản chi và có thể gây ra tình trạng không trung thực trong các chuyến kiểm tra của tổ và nhân viên Nguyên nhân chủ yếu là do vị trí công tác để kiểm tra giám sát thường nằm ở vùng sâu, vùng xa, khiến việc cung cấp đầy đủ chứng từ theo quy định trở nên khó khăn.
Vào cuối năm hoặc quý, Trưởng phòng và quản lý các tổ sẽ cùng nhau đánh giá tình hình thực hiện dự toán Việc này dựa trên báo cáo thực hiện dự toán ngân sách của từng tổ và “Bảng đối chiếu dự toán kinh phí ngân sách cấp theo hình thức rút dự toán tại kho bạc nhà nước”.
Quan điểm khi hoàn thiện hệ thống kế toán tại phòng Giáo dục huyện Mộc Hoá
Phụ lục 03: Nội dung xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ, quy chế quản lý và sử dụng tài sản công 2013-Phòng Giáo dục huyện Mộc Hóa
Phụ lục 04 trình bày dự toán kinh phí cho năm 2013, trong khi Phụ lục 05 cung cấp dự toán kinh phí cho quý II/2013 Phụ lục 06 bao gồm phỏng vấn đánh giá bộ phận, và Phụ lục 07 chứa bảng câu hỏi phỏng vấn liên quan.
1 Sự cần thiết của đề tài
Kế toán đóng vai trò quan trọng trong quản lý và kiểm soát hoạt động kinh tế tài chính Để hệ thống kế toán hoạt động hiệu quả, cần tổ chức chặt chẽ và bao gồm các bộ phận cấu thành có mối quan hệ tương quan Những bộ phận này cần tuân thủ các quy định chung của nhà nước và các quy định cụ thể của đơn vị kế toán, nhằm đảm bảo phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý.
Việt Nam, với tư cách là thành viên chính thức của WTO, đang tích cực hội nhập vào thị trường quốc tế Hệ thống giáo dục Việt Nam đang trải qua sự chuyển mình mạnh mẽ, hướng tới sự phát triển bền vững và hiện đại Giáo dục không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến đời sống người dân mà còn nâng cao nhận thức và tư duy, góp phần tạo ra một xã hội ngày càng tiến bộ và đổi mới.
Phòng Giáo dục huyện Mộc Hóa đóng góp quan trọng vào sự phát triển giáo dục tỉnh, thực hiện đổi mới quản lý, đặc biệt là quản lý tài chính để thích ứng với yêu cầu đổi mới Để chủ động trong chi tiêu, cần kiểm soát các khoản chi không cần thiết, cung cấp thông tin quan trọng cho nhà quản lý trong hoạch định và kiểm soát ngân sách Sự ra đời của nghị định 130/2005/NĐ-CP và nghị định 117/2013/NĐ-CP về quyền tự chủ trong tổ chức và tài chính đã làm nổi bật tính cần thiết của việc hoàn thiện hệ thống kế toán phục vụ kiểm soát chi hoạt động tại Phòng Giáo dục huyện Mộc Hóa trong bối cảnh hiện nay.
2 Tổng hợp các nghiên cứu liên quan
Đề tài “Định hướng cho việc hợp nhất chế độ kế toán doanh nghiệp và hành chính sự nghiệp” của PGS.TS Võ Văn Nhị (2009) đã đưa ra những định hướng quan trọng trong việc kết hợp hai chế độ kế toán này Nghiên cứu đã xác lập những cơ sở hữu ích, góp phần vào việc sửa đổi hệ thống kế toán hành chính sự nghiệp hiện tại, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài chính trong các cơ quan hành chính.
Đề tài luận văn thạc sĩ kinh tế của Lâm Thị Thảo Trang năm 2013, với tiêu đề “Hoàn thiện nội dung tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị sự nghiệp giáo dục đại học thuộc Đại học Quốc gia TP.HCM”, đã tiến hành đánh giá tình hình tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị này Nghiên cứu chỉ ra những ưu nhược điểm của hệ thống kế toán hiện tại và từ đó, tác giả đã đề xuất các kiến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện nội dung công tác kế toán tại các đơn vị sự nghiệp giáo dục thuộc Đại học Quốc gia TP.HCM.
Đề tài "Hoàn thiện hệ thống kế toán áp dụng cho các đơn vị sự nghiệp có thu ở Việt Nam" của tác giả Trần Hoàng Tâm (2013) đã thực hiện một đánh giá toàn diện về thực trạng kế toán tại các đơn vị sự nghiệp có thu Luận văn chỉ ra những nhược điểm và hạn chế còn tồn tại trong chế độ kế toán hiện hành Trên cơ sở đó, tác giả đã đề xuất những giải pháp thiết thực nhằm hoàn thiện hệ thống kế toán cho các đơn vị này, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài chính trong bối cảnh Việt Nam hiện nay.
Dựa trên các nghiên cứu đã thực hiện, tác giả đã xây dựng nền tảng lý thuyết và thực tiễn cho hệ thống kế toán tại các đơn vị hành chính Từ đó, tác giả tiếp tục nghiên cứu nhằm hoàn thiện nội dung kế toán tại đơn vị hành chính, đặc biệt là trong việc kiểm soát các khoản chi hoạt động tại Phòng Giáo dục huyện Mộc Hóa.
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là:
- Đánh giá hiệu quả của hệ thống kế toán trong kiểm soát các khoản chi hoạt động tại đơn vị
Đề xuất cải thiện hệ thống kế toán trong việc lập dự toán và kiểm soát chi phí hoạt động tài chính tại Phòng Giáo dục huyện Mộc Hóa, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và đánh giá thành quả từ các khoản chi.
4 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Lập dự toán,kiểm soát và đánh giá thành quả các khoản chi hoạt động trong đơn vị hành chính
- Phạm vi nghiên cứu: Phòng Giáo dục huyện Mộc Hóa
- Thời gian nghiên cứu: các báo cáo kế toán trong năm 2011,2012 và 2013
Đề tài này được thực hiện theo phương pháp nghiên cứu định tính kết hợp với định lượng, trong đó định tính đóng vai trò chủ yếu Các công cụ nghiên cứu bao gồm quan sát, phỏng vấn, phân tích và tổng hợp thông tin.
- Thông qua phỏng vấn để xác định vấn đề nghiên cứu
Tác giả xây dựng cơ sở lý luận bằng cách sử dụng giáo trình kế toán công, kế toán tài chính, kế toán quản trị, cùng với các quy định của nhà nước liên quan đến ngân sách chi hoạt động trong các đơn vị hành chính.
Thông qua việc khảo sát thực tế, chúng tôi đã thu thập dữ liệu định tính và định lượng (dữ liệu thứ cấp) nhằm phân tích và tổng hợp thực trạng, từ đó đề xuất các giải pháp hiệu quả.
6 Đóng góp mới của đề tài Đưa ra những giải pháp để hoàn thiện hệ thống kế toán để có thể kiểm soát được các khoản chi hoạt động tài Phòng Giáo dục huyện Mộc Hóa, nhằm góp phần nâng cao hiệu quả công tác kiểm soát các khoản chi hoạt động tại Phòng Giáo dục
7 Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu và kết luận Kết cấu chính của luận văn được chia thành 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý thuyết kế toán các khoản chi hoạt động trong đơn vị hành chính
Chương 2: Thực trạng công tác kế toán các khoản chi hoạt động tại Phòng Giáo dục huyện Mộc Hóa
Chương 3: Hoàn thiện hệ thống kế toán để kiểm soát các khoản chi hoạt động trong khu vực hành chính -trường hợp Phòng giáo dục huyện Mộc Hoá
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT KẾ TOÁN CÁC KHOẢN CHI HOẠT ĐỘNG TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH
1.1 Tổng quan về kế toán
1.1.1 Kế toán và hệ thống kế toán 1.1.1.1 Bản chất của kế toán
Nhiều quan điểm khác nhau về bản chất của kế toán đã ảnh hưởng đến sự phát triển của các lý thuyết kế toán (Trần Hoàng Tâm, 2013)
Kế toán luôn được xác định để phục vụ nhu cầu của nhiều đối tượng khác nhau, cho thấy bản chất của nó là cung cấp thông tin hữu ích và chính xác.
Định hướng nội dung hoàn thiện hệ thống kế toán tại Phòng Giáo dục huyện Mộc Hoá
3.2.1 Vấn đề lập dự toán chi hoạt động
Dự toán chi ngân sách là công cụ quan trọng giúp các nhà quản lý tại Phòng Giáo dục hoạch định, kiểm soát và đánh giá hiệu quả hoạt động của đơn vị Quá trình này bao gồm việc tính toán đầy đủ các khoản thu, chi dự kiến trong một khoảng thời gian nhất định, được thể hiện qua các chỉ tiêu về số lượng, đơn giá và giá trị.
Tại Phòng Giáo dục, ngân sách sẽ được cấp cho các đơn vị dựa trên mức chi cho giáo dục đào tạo theo quy định hiện hành Việc lập dự toán chi sẽ dựa vào chỉ tiêu đào tạo trong năm kế hoạch.
Chi phí trực tiếp được xác định dựa trên kế hoạch dự kiến của từng bộ phận trong năm học, cùng với định mức chi phí cho các yếu tố chi phí cụ thể Định mức chi phí này được xây dựng từ thực tế của năm học trước và khối lượng công việc được giao cho năm học mới.
Chi phí gián tiếp được xác định dựa trên tổng hợp dự toán chi phí phục vụ của từng phòng ban Dự toán này được xây dựng dựa vào chi phí thực tế của năm học trước và khối lượng công việc được giao trong năm học mới.
Sau khi lập dự toán chi hoạt động, kế toán cần cân đối ngân sách và chi phí để lập dự toán luồng tiền chi trong năm Việc này bao gồm điều chỉnh các khoản chi phí mà không làm tăng hay giảm tổng tiền Có dự toán chi giúp đơn vị lập kế hoạch dự trữ tiền hợp lý, đảm bảo hoạt động phòng ban diễn ra bình thường, tránh tình trạng tiền nhàn rỗi quá lâu hoặc thiếu hụt.
Dự toán năm 2012-2013 Đơn vị tính: VND
YẾU TỐ CHI PHÍ Thực hiện 2011-2012 Dự toán 2012-2013
Các khoản đóng góp 116.625.972 11,66 144.803.180 11,35 Các khoản thanh toán cho cá nhân 7.768.000 0,78 3.945.000 0,31
Thanh toán dịch vụ công cộng 32.890.712 3,29 42.000.000 3,29
Bảng 3.1: Dự toán chi năm học 2012-2013 (Nguồn: Tài liệu nội bộ Phòng giáo dục huyện Mộc Hóa)
Việc lập dự toán ngắn hạn chỉ là một phần trong kế hoạch tài chính của các đơn vị, bên cạnh đó, họ cũng cần xây dựng dự toán dài hạn cho tài sản cố định và đầu tư dài hạn Dự toán này thường dự kiến mang lại lợi ích lớn trong tương lai nhưng đi kèm với rủi ro cao và thời gian hoàn vốn dài Do đó, việc phân tích hiệu quả tài chính của dự án là rất cần thiết Trong luận văn này, chúng ta sẽ không đi sâu vào chi tiết của dự toán dài hạn.
Trình tự lập dự toán ngắn hạn như sau:
1 Cuối học kỳ một năm học trước sẽ có một cuộc họp giữa lãnh đạo các trường với chuyên viên, lãnh đạo Phòng Giáo dục họp bàn và đưa ra kế hoạch chung về đạo tạo và đầu tư xây dựng cơ bản cho năm học sau, từ kế hoạch chung đó, các chuyên viên sẽ tiến hành lập kế hoạch đào tạo và dự toán chi phí Kế hoạch này sẽ đưa về các phòng ban, tổ chuyên môn để làm căn cứ lập dự toán chi phí cho đơn vị mình và đưa cho các chuyên viên Dự kiến thời gian thực hiện là
2 Sau khi nhận được dự toán chi phí từ các phòng ban, tổ chuyên môn gửi về, các chuyên viên sẽ tổng hợp lại, đồng thời với kế hoạch về đầu tư xây dựng cơ bản và điều chỉnh một số chỉ tiêu sẽ tiến hành lập dự toán tổng hợp gồm dự toán thu nhập, chi phí; dự toán luồng thu, chi tiền mặt, lượng tiền dự trữ, sau đó trình ủy ban ngân sách xem xét và phê duyệt Thời gian thực hiện là 1 tháng
3 Dự toán sau khi được ủy ban ngân sách phê duyệt sẽ triển khai và đưa về các phòng ban, tổ chuyên môn trước khi năm học kế thúc để các phòng ban định hướng hoạt động trong năm học mới
4 Cuối học kỳ một của năm học mới, các báo cáo thực hiện của các phòng ban sẽ được xem xét, đối chiếu dự toán và tình hình thực tế để bổ sung, điều chỉnh những vấn đề cần thiết cho học kỳ hai trình ủy ban ngân sách phê duyệt
Cuối năm học, các bộ phận sẽ tổng hợp báo cáo thực hiện, tiến hành phân tích và đánh giá để lập dự toán cho năm tiếp theo.
Dự thảo ngân sách được đề xuất (từ trên xuống) Đề xuất khả năng thực hiện dự thảo (từ dưới lên)
Dự toán ngân sách đã được phê duyệt (từ trên xuống)
Sơ đồ 3.1: Trình tự lập dự toán ngân sách
Theo mô hình lập dự toán, quy trình bắt đầu từ cấp quản lý thấp đến cao, với mỗi cấp tự trình dự toán lên cấp trên Hàng năm, các bộ phận dựa vào khả năng và nhiệm vụ để lập dự toán chi tiết gửi cho cấp trung gian Các bộ phận chức năng tổng hợp chỉ tiêu dự toán và trình lên lãnh đạo Lãnh đạo sẽ xem xét và phê duyệt dự toán dựa trên các chỉ tiêu và tầm nhìn tổng quát của đơn vị Quá trình này đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận, đảm bảo mọi cấp đều tham gia, từ đó thu hút trí tuệ và kinh nghiệm, tạo ra dự toán chính xác và khả thi.
Để quản lý chi tiêu hiệu quả, đơn vị cần xây dựng dự toán chi phí phân bổ theo thời gian (tháng hoặc quý) Việc này giúp đơn vị chủ động trong việc chi tiêu, đồng thời có thể điều chỉnh kịp thời những khoản chi vượt mức dự toán đã đề ra Điều này sẽ tránh tình trạng chi tiêu nhiều vào đầu năm và thiếu kinh phí vào cuối năm, hoặc ngược lại.
Để quản lý chi phí hiệu quả cho các hoạt động ngoài kế hoạch hàng năm, như chi phí cho cán bộ tham gia khóa huấn luyện và đào tạo nghiệp vụ bên ngoài, các đơn vị nên xây dựng dự toán linh hoạt Việc này giúp xác định các khoản chi phù hợp với từng phạm vi hoạt động, từ đó nâng cao khả năng quản lý tài chính và đáp ứng nhu cầu đào tạo kịp thời.
3.2.2 Vấn đề đo lường thành quả Để đánh giá chính xác thành quả của đơn vị không chỉ đánh giá kết quả chung của toàn đơn vị mà phải thực hiện đo lường ở từng bộ phận của đơn vị Vì có như vậy mới đánh giá được bộ phận hoạt động có hiệu quả với khoản chi hoạt động đã thực hiện trong năm từ đó đưa ra kế hoạch tăng giảm các khoản chi hoạt động chính xác hơn trong lập dự toán bộ phận và của cả đơn vị
