7. Kết cấu luận văn
2.3 Những tồn tại trong việc lập dự toán, kiểm soát và đo lường thành quả.
kiểm soát các khoản chi hoạt động
2.3.1 Tồn tại trong việc lập dự toán chi hoạt động
Việc lập dự toán thu chi dựa theo mục lục Ngân sách Nhà nước và lập cho tồn Phịng Giáo dục và theo nơi phát sinh (các phòng, ban, tổ) nhưng phần lớn dự toán chi hoạt động chưa phù hợp với mục tiêu hoạt động ban đầu đưa ra cho các bộ phận do đó khơng thể đánh giá và đề ra các biện pháp kiểm soát các khoản chi hoạt động.
Bộ phận tham gia chủ yếu trong công tác lập dự toán là bộ phận kế tốn. Thực tế thì đa số các phát sinh cần có một kế hoạch chi tiết, cụ thể từ các bộ phận về các chi phí phát sinh thường xuyên và kế hoạch mua sắm cá cbộ phận, việc giải trình việc dự kiến mua sắm. Đây là nguyên nhân dễ gây đến lập dự toán thiếu thực tế và khách quan.
2.3.2 Tồn tại trong đo lường thành quả
Theo bảng 2.1 đơn vị đã lập bảng phân tích biến động chi phí đơn vị. Tuy nhiên, đây chỉ là bảng phân tích biến động chi phí chung mà chưa tính đến sự biến động về khối lượng công việc hoặc khối lượng sản phẩm thực hiện. Do đó, để q trình đánh giá có ý nghĩa, kế tốn quản trị cần phải đánh giá biến động các khoản biến phí theo khối lượng công việc thực tế thực hiện. Thực tế, tại Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Mộc Hóa, mỗi tổ phụ trách các khối trường khác nhau (khối tiểu học, THCS, THPT, GDTX), trong đó mỗi cán bộ lại phụ trách một số trường nhất định. Chính vì thế khi đánh giá biến động các khoản chi hoạt động, điều cần thiết là phải ghép sự biến động các khoản chi hoạt động đó với sự thay đổi về chất lượng quản lý giáo dục (thể hiện ở thành tích của các trường)
Nội dung Năm học 2012-2013 Năm học 2011-2012 Giáo dục mầm non + Số trẻ ra lớp/ tổng số trẻ 514/618 (83,17%) 488/600 (81,33%) + Phát triển thể chất 95,90% 94,80% + Phát triển nhận thức 97,70% 95,90% + Phát triển ngôn ngữ 94,20% 94,10%
+ Phát triển tư cách xã hội 98,50% 98,50%
Giáo dục tiểu học
+ Số trẻ lên 6 tới trường 100% 100%
+ Tỷ lệ GV có trình độ đại học trở lên 85% 77% + Tỷ lệ học sinh Giỏi 68% 65% + Tỷ lệ học sinh Khá 20% 22% + Tỷ lệ học sinh TB 12% 13% Giáo dục Trung học + Phổ cập giáo dục THCS 97% 95% + Tỷ lệ HS Giỏi 13,50% 13,50% + Tỷ lệ HS Khá 32,70% 31% + Tỷ lệ HS TB 50,90% 51% + Tỷ lệ HS yếu 2,90% 4,50% + Tỷ lệ tốt nghiệp THPT (dự kiến cho năm học 2013-2014) 98,50% 97%
Bảng 2.2: Tổng kết công tác Giáo dục tại huyện Mộc Hóa
(Nguồn: Tài liệu nội bộ Phịng giáo dục huyện Mộc Hóa)
Như vậy, mặc dù tổng chi phí thực hiện của năm học 2011-2012 lớn hơn chi phí thực hiện của năm học 2012-2013, tuy nhiên kết quả của hoạt động Giáo dục
trong toàn huyện nhìn chung là tốt hơn so với năm học trước. Chứng tỏ các khoản chi hoạt động đã đạt được kết quả tốt với tiêu chí hiệu quả.
Đơn vị chưa lập được báo cáo đánh giá về tính tiết kiệm, hữu hiệu cũng như hiệu quả của các khoản chi tại các bộ phận. Chỉ đánh giá được tiêu chí tiết kiệm chung cho cả đơn vị từng khoản mục chi hoạt động mà không gắn tiết kiệm đó với khối lượng cơng việc cũng như nhu cầu thực tế của từng bộ phận, nên nhà quản trị không thể đánh giá được khoản tiết kiệm đó là do bộ phận nào tiết kiệm, và tiết kiệm đó có phù hợp với khối lượng cơng việc thực tế của các bộ phận hay không. Và có sự thiếu rõ ràng, cụ thể trong phân tích biến động các khoản chi hoạt động sẽ gây khó khăn cho nhà quản trị đánh giá về tiêu chí hữu hiệu và hiệu quả của từng bộ phận, dẫn đến nhà quản trị thiếu thông tin để ra quyết định sẽ tăng giảm dự toán chi và khối lượng cơng việc cho các bộ phận. Vì vậy sẽ dẫn đến sự mất cân bằng trong việc đưa ra dự toán chi cho các bộ phận.
2.3.3 Tồn tại trong việc kiểm soát chi hoạt động
Thực tế, qua khảo sát tại Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Mộc Hóa cho thấy cơng tác lập dự tốn đã đạt được kết quả tương đối tốt đáp ứng nhu cầu của đơn vị. Tuy nhiên trong q trình lập dự tốn đơn vị vẫn có những hạn chế sau:
- Thứ nhất: Dự tốn chưa được lập sát với thực tế, không lường hết được nhu cầu chi tiêu của đơn vị.
- Thứ hai: Trong dự toán chi đối với mục chi thanh tốn hàng hóa dịch vụ, trong q trình xây dựng dự tốn đơn vị chưa tính đến hệ số trượt giá của một số mặt hàng như: điện, nước, gas, xăng dầu…
- Thứ ba: Thuyết minh dự tốn cịn sơ sài, chưa đánh giá hết và nêu bật được ưu nhược điểm trong quá trình thực hiện thu chi dự tốn năm trước, chưa nêu ra các kiến nghị và biện pháp khắc phục cho dự toán năm tiếp theo.
- Thứ tư: Chưa thật sự có sự phối hợp chặt chẽ nhịp nhàng và đồng bộ giữa các bộ phận chức năng với nhau trong quá trình xây dựng dự toán.
- Thứ năm: Việc kiểm tra, kiểm sốt cơng tác lập dự tốn của Phịng Giáo dục và Đào tạo huyện Mộc Hóa vẫn chỉ là hình thức, chưa chặt chẽ.
2.3.4 Nguyên nhân của những tồn tại
2.3.4.1 Ngun nhân chủ quan từ phía Phịng Giáo dục
- Phịng Giáo dục còn thực hiện quản lý theo chức năng;
- Các bộ phận tham mưu về tài chính kế tốn ở Phịng Giáo dục chủ yếu chỉ thực hiện việc ghi chép kế toán và kiểm tra việc chấp hành các chế độ chính sách thu chi theo quy định của Nhà nước.
- Các nhà quản lý tại Phòng Giáo dục đa phần xuất thân từ nhà giáo mà chuyên môn không phải kinh tế nên không thể hiểu hết những nội dung của các phần hành kế toán tại đơn vị.
- Các nhân viên kế tốn chưa đạt đến trình độ đại học.
- Điều hành hoạt động theo kinh nghiệm là chủ yếu, q trình hạch tốn chủ yếu là để báo cáo cho cấp trên, cho cơ quan chủ quản, mang tính đối phó
2.3.4.2 Ngun nhân từ phía Nhà nước và các cơ quan chức năng
Chính sách của Nhà nước và dấu ấn của thời kỳ bao cấp
- Các nguồn thu chi của Phòng Giáo dục đều căn cứ vào mục lục ngân sách cố định, không được sử dụng linh hoạt, nếu Phịng Giáo dục có tiết kiệm được cũng không được chi thêm cho cán bộ nhân viên hay tăng tích lũy mà phải chuyển kinh phí năm sau. Điều này đã làm cho các đơn vị không chủ động đề ra các biện pháp quản lý tài chính tích cực hiệu quả.
- Mặc dù nghị định 43 đã có hiệu lực từ tháng 5/2006 trao quyền tự chủ cho các đơn vị hành chính sự nghiệp từ nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đồng thời khuyến khích các đơn vị sự nghiệp cơng chuyển sang loại hình doanh nghiệp nhưng việc triển khai nghị định vẫn còn rất dè dặt, đơn vị chưa dám mạnh dạn tự chủ hồn tồn, ln tồn tại tâm lý e ngại vị phạm chế độ tài chính của Nhà nước trong suy nghĩ của các nhà quản lý đơn vị.
- Ngồi ra cịn có rào cản khác là sự quản lý của các cơ quan chủ quản, cơ quan chức năng do dấu ấn nặng nề của thời kỳ bao cấp vẫn còn bao trùm lên lĩnh vực giáo dục đào tạo. Do đó, tại Phịng Giáo dục khơng thể phát huy được vai trị chủ động trong lĩnh vực tài chính của cơ sở mình
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Hệ thống kế tốn tại Phịng giáo dục huyện Mộc Hóa tuy thực hiện theo quy chế và quy định của kế tốn đơn vị hành chính nhưng chưa cung cấp được cho nhà quản lý thơng tin để có thể kiểm sốt tốt chi phí hoạt động tại đơn vị. Qua tìm hiểu thực trạng hệ thống kế tốn tại Phịng Giáo dục và Đào tạo đã nói lên điều đó. Đặc điểm kế tốn tại Phịng Giáo dục và Đào tạo là áp dụng phương pháp thực chi , dự toán chi được lập theo mục lục ngân sách một cách cứng nhắc, kinh phí khơng được sử dụng linh hoạt mà phải sử dụng riêng từng nguồn và hạch toán riêng.
Trong cơng tác kế tốn đã tiến hành lập dự tốn, phân tích quyết tốn, tuy nhiên nội dung quá sơ sài,vấn đề thực trạng về hệ thống chi phí và phân tích biến động chi phí chưa hồn thiện các báo cáo liên quan chỉ mang tính hình thức đồng thời khơng thể đánh giá được tính tiết kiệm, hữu hiệu và hiệu quả của từng bộ phận tại đơn vị.
Nguyên nhân của những hạn chế trên là do việc điều hành hoạt động theo kinh nghiệm là chủ yếu. Và một nguyên nhân nữa đó là dấu ấn nặng nề của thời kỳ bao cấp vẫn còn bao trùm lên lĩnh vực giáo dục.
Vậy cần phải làm gì để khắc phục những hạn chế đó và hồn thiện hệ thống kế toán tại Phịng giáo dục huyện Mộc Hóa để cơng tác kế tốn thực sự là cơng cụ quan trọng cho các nhà quản lý trong quá trình điều hành hoạt động tại đơn vị? Vấn đề sẽ được giải đáp ở chương ba.
CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KẾ TOÁN ĐỂ KIỂM SOÁT CÁC KHOẢN CHI HOẠT ĐỘNG TRONG KHU VỰC HÀNH CHÍNH – TRƯỜNG HỢP PHỊNG GIÁO DỤC HUYỆN MỘC
HĨA
3.1 Quan điểm hồn thiện hệ thống kế tốn tại Phịng Giáo dục huyện Mộc Hóa
Quan điểm 1: Xuất phát từ nhu cầu của đơn vị để nâng cao tính hiệu quả của các khoản chi hoạt động tại đơn vị
Phòng Giáo dục huyện Mộc Hoá đang thực hiện theo mục tiêu liên quan đến quản lý tài chính là đạt được tiêu chí hiệu quả. Để đạt được mục tiêu hiệu quả thì việc hồn thiện hệ thống kế toán là yêu cầu bắt buộc với đơn vị.
Quan điểm 2: Đảm bảo tính linh hoạt cho cơng tác kế tốn trong việc cung cấp thông tin cho nhà quản lý
Tính đến thời điểm hiện tại thông tin kế tốn của Phịng giáo dục huyện Mộc Hoá cung cấp cho cơ quan chức năng mà chưa cung cấp được thông tin cho nhà quản lý (trưởng phòng) để đưa ra được quyết định quản lý, chưa có được tính linh hoạt trong việc cung cấp thông tin.
Quan điểm 3: Thuận lợi cho kế toán trong việc kiểm soát các khoản chi hoạt động phát sinh tại từng bộ phận của đơn vị
Tính linh hoạt của thông tin nghĩa là thông tin cung cấp cho quá trình ra quyết định quản lý và kiểm sốt chỉ thật sự hữu ích trong trường hợp nó được chuyển đến cho người sử dụng đúng lúc. Muốn vậy phải xây dựng một hệ thống thơng tin mang tính tự động hóa các q trình tính tốn.
Khi hồn thiện hệ thống kế tốn tại Phịng Giáo dục huyện Mộc Hóa có thể ảnh hưởng của các nhân tố sau:
- Quy chế hoạt động của Phòng Giáo dục;
- Đặc điểm hoạt động và quy mơ hoạt động của Phịng Giáo dục ; - Cơ cấu tổ chức quản lý;
- Các nội quy của nhà Phòng Giáo dục ; - Hệ thống thơng tin kế tốn.
3.2 Định hướng nội dung hồn thiện hệ thống kế tốn tại Phòng Giáo dục huyện Mộc Hóa
3.2.1 Vấn đề lập dự tốn chi hoạt động
Dự tốn chi ngân sách là một cơng cụ giúp cho nhà quản lý ở Phòng Giáo dục trong việc hoạch định, kiểm sốt và đánh giá kết quả hoạt động của tồn đơn vị. Đó là việc tính tốn một cách đầy đủ các khoản thu, chi dự kiến tại đơn vị trong một thời gian cụ thể được thể hiện thông qua một hệ thống các chỉ tiêu về số lượng, đơn giá, giá trị…
Tại Phòng Giáo dục, căn cứ vào mức chi cho giáo dục đào tạo theo quy định hiện hành, Ngân sách sẽ cấp cho đơn vị theo mức chi đóCăn cứ để lập dự tốn chi là chỉ tiêu đào tạo năm kế hoạch.
- Chi phí trực tiếp: được lập dựa trên kế hoạch dự kiến của từng bộ phận trong năm học, và định mức chi phí cho từng yếu tố chi phí. Chi phí định mức xây dựng thực tế năm học trước và khối lượng công việc được giao năm học mới.
- Chi phí gián tiếp: căn cứ trên cơ sở tổng hợp dự tốn chi phí phục vụ của từng phòng ban. Dự tốn từng phịng ban căn cứ vào chi phí thực tế năm học trước và khối lượng công việc được giao năm học mới.
Sau khi lập dự toán chi hoạt động, kế toán phải tiến hành cân đối giữa ngân sách và chi phí . Từ đó lập dự tốn luồng tiền chi trong năm trên cơ sở dự tốn , chi phí và điều chỉnh các khoản chi phí nhưng khơng làm tăng, giảm tiền. Có dự tốn chi đơn vị sẽ có kế hoạch dự trữ một lượng tiền hợp lý để đảm bảo hoạt dộng của phịng được diễn ra bình thường tránh lượng tiền nhàn rỗi quá lâu hoặc thiếu tiền.
Dự tốn năm 2012-2013
Đơn vị tính: VND
YẾU TỐ CHI PHÍ Thực hiện 2011-2012 Dự tốn 2012-2013 Số tiền % Số tiền %
Tiền lương 521.968.493 52,20 642.474.000 50,35
Phụ cấp lương 186.563.487 18,66 235.988.556 18,49
Tiền thưởng 7.920.000 0,79 10.000.000 0,78
Các khoản đóng góp 116.625.972 11,66 144.803.180 11,35 Các khoản thanh toán
cho cá nhân 7.768.000 0,78 3.945.000 0,31
Thanh toán dịch vụ
công cộng 32.890.712 3,29 42.000.000 3,29
Vật tư văn phòng 36.932.800 3,69 24.000.000 1,88
Thông tin liên lạc 25.759.922 2,58 23.289.260 1,83
Cơng tác phí
33.794.000 3,38 72.000.000 5,64
Chi phí thuê mướn 10.220.000 1,02 16.500.000 1,29
Chi khác 19.527.000 1,95 61.000.000 4,78
Cộng 999.970.386 100,00 1.276.000.000 100,00
Bảng 3.1: Dự toán chi năm học 2012-2013
(Nguồn: Tài liệu nội bộ Phịng giáo dục huyện Mộc Hóa)
Việc lập dự toán trên đây chỉ là dự toán trong ngắn hạn, đối với các đơn vị này, cũng giống như các doanh nghiệp, ngoài lập dự tốn năm cịn phải lập dự tốn dài hạn, chính là dự tốn về tài sản cố định và đầu tư dài hạn. Dự toán này
có đặc điểm là dự kiến một khoản lợi ích mang lại từ dự án là tương đối lớn trong tương lại và rủi ro khá cao, thời gian hoàn vốn dài. Do đó, khi lập dự tốn cần phải phân tích thật kỹ hiệu quả tài chính của dự án. Trong phạm vi luận văn này, ta không đi vào nội dung chi tiết của dự tốn tài hạn.
Trình tự lập dự tốn ngắn hạn như sau:
1. Cuối học kỳ một năm học trước sẽ có một cuộc họp giữa lãnh đạo các trường với chuyên viên, lãnh đạo Phòng Giáo dục họp bàn và đưa ra kế hoạch chung về đạo tạo và đầu tư xây dựng cơ bản cho năm học sau, từ kế hoạch chung đó, các chuyên viên sẽ tiến hành lập kế hoạch đào tạo và dự tốn chi phí. Kế hoạch này sẽ đưa về các phịng ban, tổ chun mơn để làm căn cứ lập dự tốn chi phí cho đơn vị mình và đưa cho các chun viên. Dự kiến thời gian thực hiện là 2 tháng.
2. Sau khi nhận được dự tốn chi phí từ các phịng ban, tổ chun mơn gửi về, các chuyên viên sẽ tổng hợp lại, đồng thời với kế hoạch về đầu tư xây dựng cơ bản và điều chỉnh một số chỉ tiêu sẽ tiến hành lập dự toán tổng hợp gồm dự toán thu nhập, chi phí; dự tốn luồng thu, chi tiền mặt, lượng tiền dự trữ, sau đó trình ủy ban ngân sách xem xét và phê duyệt. Thời gian thực hiện là 1 tháng.
3. Dự toán sau khi được ủy ban ngân sách phê duyệt sẽ triển khai và đưa về các phịng ban, tổ chun mơn trước khi năm học kế thúc để các phòng ban định hướng hoạt động trong năm học mới.
4. Cuối học kỳ một của năm học mới, các báo cáo thực hiện của các phòng ban sẽ được xem xét, đối chiếu dự toán và tình hình thực tế để bổ sung, điều chỉnh những vấn đề cần thiết cho học kỳ hai trình ủy ban ngân sách phê duyệt.