7. Kết cấu luận văn
1.4.3 Kiểm soát chi hoạt động trong đơn vị hành chính
1.4.3.1 Nguyên tắc kiểm soát
- Các đơn vị thực hiện chế độ tự chủ phải mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước để thực hiện thu, chi qua Kho bạc Nhà nước đối với các khoản kinh phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của Luật Ngân sách nhà nước (bao gồm kinh phí ngân sách nhà nước cấp, các khoản thu, chi theo quy định đối với nguồn thu từ phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và các khoản khác của ngân sách nhà nước nếu có); chịu sự kiểm tra, kiểm sốt của Kho bạc Nhà nước trong quá trình tập trung và sử dụng các khoản kinh phí thuộc ngân sách Nhà nước.
Đối với các khoản thu, chi dịch vụ, liên doanh, liên kết, đơn vị sự nghiệp thực hiện chế độ tự chủ có thể mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước hoặc ngân hàng để giao dịch, thanh toán. Kho bạc Nhà nước không kiểm soát các khoản thu, chi này của đơn vị (kể cả trường hợp đơn vị mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước).
- Tất cả các khoản chi hoạt động tại đơn vị phải được kiểm tra, kiểm soát trong quá trình chi trả, thanh toán. Các khoản chi phải có trong dự tốn ngân
sách nhà nước được cấp có thẩm quyền giao; đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi ngân sách nhà nước do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định hoặc mức chi theo quy chế chi tiêu nội bộ do đơn vị quy định; đã được thủ trưởng đơn vị sự nghiệp thực hiện chế độ tự chủ hoặc người được uỷ quyền quyết định chi.
- Mọi khoản chi ngân sách nhà nước được hạch toán bằng đồng Việt Nam, theo niên độ ngân sách, cấp ngân sách và mục lục ngân sách nhà nước hiện hành. Các khoản chi ngân sách nhà nước bằng ngoại tệ, hiện vật, ngày công lao động được quy đổi và hạch toán chi bằng đồng Việt Nam theo tỷ giá hạch toán ngoại tệ, giá hiện vật, ngày công lao động do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.
- Trong quá trình quản lý, thanh toán, quyết toán chi ngân sách nhà nước, các khoản chi sai phải thu hồi. Căn cứ vào quyết định của cơ quan tài chính hoặc quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, Kho bạc Nhà nước thực hiện việc thu hồi cho ngân sách nhà nước.
1.4.3.2 Các trọng tâm kiểm sốt chi phí chi hoạt động a. Giảm chi phí thường xuyên
b. Kiểm sốt chi phí khơng thường xun c. Tiết kiệm chi phí sửa chữa lớn.
d. Giảm các chi phí dịch vụ mua ngồi
Thực hiện tiết kiệm chi phí điện, nước, điện thoại trong làm việc, đặc biệt là thực hiện tiết kiệm điện trong cơ quan. Đây là những khoản chi phí chiếm tỷ trọng khá lớn trong chi phí mua ngoài và những khoản mục chi phí này hồn tồn có thể giảm được. Hạn chế tổ chức các hội nghị, hội họp tập trung để giảm chi phí.
e. Bóc tách chi phí quản lý như: văn phòng phẩm, sửa chữa máy in, máy tính, xăng dầu... phục vụ nhận thầu thi công, sửa chữa lớn, xây dựng cơ bản... hạch toán đúng và đầy đủ. Các khoản mục chi phí như xăng dầu đi lại để vận
chuyển vật tư, chi phí lưu kho bãi, nhân cơng bảo quản…, cho công tác này cũng phải tách bạch.
Để tiến hành kiểm sốt chi phí hoạt động, cần phải đưa ra các tiêu chuẩn, nội dung va mục tiêu kiểm soát chi phí dựa trên các nguyên tắc thống nhất. Từ đó xây dựng hệ thống kiểm sốt chi phí trong đơn vị với những hình thức kiểm sốt thích hợp, phương tiện cơng cụ sử dụng cho hoạt động kiểm sốt và cuối cùng là đi đến các giải pháp điều chỉnh.
Sơ đồ1.2 Q trình kiểm sốt chi phí c. Các nhân tố ảnh hưởng tới kiểm soát chi phí trong đơn vị
Kiểm sốt chi phí hoạt động bị ảnh hưởng bởi nhiều nhân tố, bao gồm nhân tố chủ quan và nhân tố khách quan. Tập trung lại bao gồm những nhân tố sau:
Quá trình kiểm sốt chi phí Mục tiêu kiểm sốt chi phí Điều chỉnh cụ thể Các tiêu chuẩn định mức Nguyên tắc kiểm sốt chi phí
Nội dung kiểm sốt chi phí
Hình thức kiểm sốt chi phí
Chi phí cho hoạt động kiểm sốt Hệ thống kiểm sốt chi phí Phương tiện, công cụ (1) (2) (3) (4)
Thơng tin thực tế các khoản chi phí hoạt động trong đơn vị. Đây là điều kiện tiên quyết để thực hiện chức năng kiểm sốt chi phí. Chỉ khi nhận biết và hiểu chi phí thực tế trong đơn vị thì mới có thể xác định những khoản chi cần điều chỉnh cũng như những kinh nghiệm tốt từ những khoản chi hiệu quả.
Những mục tiêu đã được số hóa trên kế hoạch, chương trình hoạt động của đơn vị.
Cuối cùng kiểm sốt chi phí chịu tác động từ chính những hệ thống giải pháp, công cụ mà đơn vị áp dụng để sử dụng chi phí một cách có hiệu quả.
1.4.4 Đánh giá thành quả kiểm soát chi hoạt động
1.4.4.1 Sự cần thiết phải đánh giá thành quả kiểm soát chi hoạt động
Có nhiều ngun nhân làm cho kiếm sốt chi phí hoạt động trở thành chức năng tất yếu của quản lý chi phí. Trong các đơn vị hành chính trong ngành giáo dục, kiểm sốt chi phí hoạt động là kiểm chứng xem các khoản chi có được thực hiện theo đúng kế hoạch hay không, và phải tìm ra những ngun nhân sai sót để điều chỉnh lại.
Kiểm soát chi phi hoạt động là yêu cầu cơ bản nhằm thực hiện các quy định về việc sử dụng tiết kiệm, có hiệu quả và đạt được tính hữu hiệu từ nguồn kinh phí của Nhà nước.
1.4.4.2 Nội dung của đánh giá thành quả kiểm soát chi hoạt động
Theo Rowan Jones et al.,2010 đánh giá thành quả trong khu vực công theo 3 tiêu chí:
1.4.4.2.1 Tiết kiệm
Tiết kiệm là tiêu chí đánh giá thành quả trong khu vực cơng. Tiêu chí này đặt ra câu hỏi : Đơn vị có sử dụng tiết kiệm các khoản chi hoạt động so với dự tốn chi hay khơng? ; Đơn vị có sử dụng tiết kiệm các khoản chi so với các đơn vị khác trong ngành hay khơng?
Tiêu chí này đề cập đến sự thành cơng hay không trong việc đạt được mục tiêu đã đề ra. Các thông tin chi tiết về kinh tế kỹ thuật càng được cung cấp đầy đủ thì càng giải thích rõ tình hữu hiệu. Tiêu chí này chỉ liên quan đến kết quả đầu ra.
1.4.4.2.3 Hiệu quả
Đây là tiêu chí quan trọng nhất vì bao trùm cả hai tiêu chí tiết kiệm và hữu hiệu. Nó được đo bằng tỷ lệ đầu ra so với đầu vào, tỷ lệ này không nên sử dụng theo ý nghĩa tuyệt đối mà theo ý nghĩa tương đối. Do hiệu quả được đo lường tỷ lệ nên nó có thể được cải thiện theo 4 cách:
- Tăng đầu ra so với cùng 1 đầu vào
- Tăng đầu ra theo một tỷ lệ lớn hơn so với nếu tăng tỷ lệ tương ứng đầu vào - Giảm đầu vào so với đầu ra tương tự
- Giảm đầu vào theo tỷ lệ lơn hơn so với giảm đầu ra.
Thước đo sử dụng trong tiêu chí này có thể là thước đo tiền hay thước đo hiện vật.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Thơng tin do kế tốn cung cấp đóng một vai trị rất lớn trong việc ra quyết định của các nhà quản lý. Nó giúp cho nhà quản lý có cái nhìn xun suốt từ khâu lập dự toán, tổ chức thực hiện, đến kiểm tra đánh giá và cuối cùng là ra quyết định. Trong các đơn vị hành chính, kế tốn các khoản chi hoạt động đóng vai trị quan trong. Vì vậy, trong chương 1 này, tác giả đã nghiên cứu lý luận kế tốn nói chung và các khoản chi hoạt động tại các đơn vị hành chính với ý nghĩa quan trọng là vận dụng lý luận để giải quyết những vấn đề thực tiễn về kế toán các khoản chi hoạt động tại các đơn vị hành chính.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TỐN CÁC KHOẢN CHI HOẠT ĐỘNG TẠI PHỊNG GIÁO DỤC HUYỆN MỘC HĨA
2.1 Tổng quan về Phịng Giáo dục huyện Mộc Hóa
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Phịng Giáo dục huyện Mộc Hóa
Phịng Giáo dục huyện Mộc Hóa là cơ quan chun mơn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện, có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước các lĩnh vực giáo dục và đào tạo bao gồm: mục tiêu, chương trình, nội dung giáo dục và đào tạo, tiêu chuẩn nhà giáo và tiêu chuẩn cán bộ quản lý giáo dục; tiêu chuẩn cơ sở vật chất, thiết bị trường học và đồ chơi trẻ em; quy chế thi cử và cấp văn bằng, chứng chỉ, đảm bảo chất lượng giáo dục và đào tạo.
Phòng Giáo dục huyện Mộc Hóa có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng, chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Giáo dục và Đào tạo.
Thông tin chung về Phịng Giáo dục huyện Mộc Hóa: - Ngày thành lập: 28/11/2003
- Địa chỉ: 116 Quốc lộ 62, thị trấn Mộc Hóa, huyện Mộc Hóa, tỉnh Long An - Trưởng phịng: Nguyễn Văn Thương
- Số lượng giáo viên biên chế của huyện năm 2013: 980 giáo viên - Mã chương: 622
- Mã QHNS: 1013024
- Thơng tin về trường học mà Phịng Giáo dục và Đào tạo quản lý: (Phụ lục 02)
+ Ngành học mầm non: 11 trường + Ngành học tiểu học: 15 trường
+ Ngành học trung học cơ sở: 09 trường
2.1.2 Đặc điểm hoạt động của Phịng Giáo dục huyện Mộc Hóa
2.1.2.1 Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của Phòng Giáo dục huyện Mộc Hóa gồm những bộ phận sau:
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của Phịng Giáo dục huyện Mộc Hóa
Mỗi bộ phận đều có chức năng, nhiệm vụ cụ thể nhằm thực hiện mục tiêu chung của Phịng Giáo dục , trong đó:
Trưởng phịng: là người chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của Phòng, chịu trách nhiệm ra quyết định, phụ trách chung quản lý điều hành các hoạt động tại Phịng.
Phó trưởng phịng: hỗ trợ cho Trưởng phòng trong việc quản lý Phòng và trực tiếp quản lý tổ chuyên môn.
Tổ chuyên môn: trực tiếp quản lý các trừơng mầm non, tiểu học, trung học cơ sở trong huyện về số lượng giáo viên, học sinh, các giáo trình , quy chế của bộ giáo dục cho các khối….
Các tổ: Xây dựng kế hoạch hoạt động chung của tổ, phòng theo tuần, tháng, năm học nhằm thực hiện các chương trình, kế hoạch của Phịng Giáo dục và các trường học trong địa bàn huyện. Đồng thời các tổ này cũng thực hiện bồ dưỡng nghiệp vụ chuyên môn, nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá chất lượng, hiệu quả hoạt động, quản lý sử dụng ngân sách, thiết bị của các thành viên trong Phòng Giáo dục và Đào tạo theo kế hoạch của Phòng.
Phòng thi đua, khen thưởng: Đánh giá chất lượng của các thành viên trong Phòng Giáo dục và Đào tạo theo kế hoạch của nhà trường. Đồng thời phịng thi đua, khen thưởng cịn có chức năng đánh giá, xếp loại viên chức, giới thiệu tổ trưởng, tổ phó.
2.1.2.2 Chức năng - nhiệm vụ của Phịng Giáo dục huyện Mộc Hóa
(1) Trình Uỷ ban nhân dân cấp huyện:
Dự thảo văn bản hướng dẫn thực hiện cơ chế chính sách, pháp luật, các quy định của Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh về hoạt động giáo dục trên địa bàn:
a, Dự thảo quyết định, chỉ thị, kế hoạch 5 năm, hàng năm và chương trình, nội dung cải cách hành chính nhà nước về lĩnh vực giáo dục và đào tạo trên địa bàn.
b, Dự thảo quy hoạch mạng lưới các trường Trung học cơ sở, trường Phổ thông có nhiều cấp học (trừ cấp Trung học phổ thông), trường Tiểu học, cơ sở giáo dục mầm non và Trung tâm học tập cộng đồng trên địa bàn theo hướng dẫn của Sở Giáo dục và Đào tạo.
c, Dự thảo các quyết định thành lập, sát nhập, chia tách, đình chỉ hoạt động, giải thể các cơ sở giáo dục công lập, gồm: trường Trung học cơ sở, trường Phổ
thơng có nhiều cấp học (trừ cấp Trung học phổ thông), trường Tiểu học, cơ sở giáo dục mầm non; cho phép thành lập, đình chỉ hoạt động, giải thể các trường, các cơ sở giáo dục ngồi cơng lập thuộc quyền quản lý của Uỷ ban nhân dân cấp huyện theo quy định của pháp luật.
(2) Hướng dẫn và chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chương trình, kế hoạch phát triển giáo dục ở địa phương sau khi được câp có thẩm quyền phe duyệt, hướng dẫn, tổ chức thực hiện các cơ chế, chính sách xã hội hố giáo dục, huy động, quản lý sử dụng các nguồn lực để phát triển sửu nghiệp giáo dục trên địa bàn; tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật và thông tin về giáo dục; chỉ đạo và tổ chức thực hiện cải cách hành chính nhà nước thuộc lĩnh vực giáo dục trên địa bàn; thực hiện mục tiêu, chương trình nội dung, kế hoạch chuyên môn, nghiệp vụ, các hoạt động giáo dục, phổ cập giáo dục; công tác tuyển sinh, thi cử, xét duyệt, cấp phát văn bằng, chứng chỉ đối với các cơ sở giáo dục và đào tạo trên địa bàn.
(3) Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện đào tạo, bồi dưỡng nhà giáo và cán bộ quản lý giáo dục các ngành học, cấp học trong phạm vi quản lý của huyện sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
(4) Tổ chức ứng dụng các kinh nghiệm, các thành tựu khoa học công nghệ tiên tiến trong giáo dục, tổng kết kinh nghiệm, sánh kiến của địa phương.
(5) Hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra và tổ chức thực hiện công tác thi đua, khen thưởng đối với các cơ sở giáo dục và đào tạo trên địa bàn; xây dựng và nhân điển hình tiên tiến về giáo dục trên địa bàn huyện.
(6) Hướng dẫn kiểm tra các cơ sở giáo dục và đào tạo công lập thuộc phạm vi quản lý của huyện xây dựng kế hoạch biên chế; tổng hợp biên chế của các cơ sở giáo dục công lập thuộc phạm vi quản lý của huyện, trình cấp có thẩm quyền quyết định.
(7) Giúp Uỷ ban nhân dân cấp huyện hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra việc thực hiện cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm về nhiệm vụ, tổ chức, biên chế, tài
chính các cơ sở giáo dục và đào tạo công lập theo phân cập của Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh và quy định của pháp luật.
(8) Phối hợp với phịng Tài chính - Kế hoạch lập dự tốn và phân bổ ngân sách giáo dục, dự toán chi các chương trình mục tiêu quốc gia hàng năm về giáo dục của huyện theo hướng dẫn của Sở Giáo dục và Đào tạo và Sở Tài chính.
(9) Kiểm tra, thanh tra và sử lý vi phạm theo thẩm quyền việc thực hiện chính sách, pháp luật, kế hoạch, chương trình, đề án và các quy định của cấp có thẩm quyền trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân về lĩnh vực giáo dục thuộc thẩm quyền, thực hành tiết kiệm, phịng chống tham nhũng, lãng phí theo quy định của pháp luật.
(10) Quản lý biên chế, thực hiện tuyển dụng, hợp đồng làm việc, điều động, luân chuyển, đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ và thực hiện chế độ, chính sách, khen thưởng, ký luật đối với cán bộ, công chức, viên chức và người lao động thuộc phạm vi quản lý của phòng theo quy định của pháp luật và uỷ quyền của Uỷ ban nhân dân cấp huyện.
(11) Quản lý tài chính, tài sản, cơ sở vật chất được giao theo quy định của pháp luật và uỷ quyền của Uỷ ban nhân dân cấp huyện.
(12) Thực hiện công tác báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao với Uỷ ban nhân dân cấp huyện và Sở Giáo dục và Đào tạo.
(13) Thực hiện những nhiệm vụ khác do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện giao và theo quy định của pháp luật.