3.2.3 Vấn đề kiểm soát chi hoạt động
Cơng tác kiểm tra, kiểm sốt đóng vai trị quan trọng trong hoạt động quản lý của đơn vị nhằm phát hiện ra những sai sót trong q trình thực hiện nhiệm vụ của từng nội dung thu chi so với dự tốn để có các biện pháp xử lý chấn chỉnh kịp thời, đảm bảo đạt được yêu cầu nhiệm vụ đặt ra. Ngồi ra, kiểm sốt nhằm cung cấp đầy đủ thông tin cho các nhà quản trị, giúp nhà quản lý đưa ra các quyết định phù hợp. Trong quá trình nghiên cứu và khảo sát công tác kiểm tra kiểm sốt tại Phịng giáo dục huyện Mộc Hóa, thì đơn vị cần hồn thiện việc xác định định mức chi hoạt động.
Định mức chi hoạt động đóng một vai trị rất quan trọng trong hoạt động thu chi của đơn vị, là căn cứ để đơn vị tiến hành xây dựng dự toán và cũng chính là cơ sở để đơn vị kiểm soát chi hoạt động. Hiện nay, Phòng Giáo dục huyện Mộc Hóa đã có quy chế chi tiêu nội bộ, nhìn chung các định mức chi hoạt động và tỷ lệ phân bổ cho các nguồn chi hoạt động tương đối phù hợp với tình hình hoạt động chung của đơn vị, tuy nhiên cũng có nội dung cần phải xây dựng định mức chi tiêu chi tiết, cụ thể hơn do quy chế chi tiêu nội bộ đã được xây dựng từ nhiều năm trước, một số định mức khơng cịn phù hợp với điều kiện thực tế. Đầu mỗi năm đơn vị cần đưa ra kế hoạch chi tiêu nội bộ cho từng bộ phận đi đôi với quy chế chi tiêu nội bộ.
Đối với các doanh nghiệp, khi đưa sản phẩm của mình ra thị trường, họ phải đối mặt với quyết định giá như thế nào để đạt được lợi nhuận tối đa. Đối với Phịng Giáo dục vẫn phải tính tốn mức hoạch phí như thế nào để cân đối giữa chi phí và kinh phí cấp đồng thời phải đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ cấp trên giao.
Để có thể đưa ra định mức chi hoạt động phù hợp, nhà quản trị phải dựa vào việc phân tích chi hoạt động để biết được toàn bộ tiêu hao vật chất và lao động của đơn vị, từ đó cho thấy một mức chi hoạt động tối thiểu để trên cơ sở đó nhà quản trị đơn vị đưa ra một định mức phù hợp.
Tiêu chí xây dựng định mức chi hoạt động cho từng bộ phận là dựa vào chi hoạt động năm trước và tỷ lệ đánh giá hiệu quả công việc đạt được trong năm trước theo hướng tỷ lệ thuận.
Tỷ lệ đánh giá là một bảng câu hỏi được trưng cầu ý kiến của toàn bộ cán bộ , nhân viên của đơn vị. Trong đó đánh giá của trưởng phịng có mức cao nhất là 50% của tồn bộ tỷ lệ đánh giá(Phụ lục06)
Khi đã có tỷ lệ đánh giá sẽ nhân cho mức hoạt động kỳ trước và cộng thêm hoặc trừ ra 1 khoản theo những điều kiện của hiện tại (như tỷ giá, mức chi phí tăng giảm của nhiên liệu….) sẽ có được định mức chi hoạt động cho từng bộ phận. Từ đây sẽ giúp cho quản lý từng bộ phận kiểm sốt được tính hữu hiệu của bộ phận mình và đưa ra dự tốn chính xác với thực tế hơn.
Định mức chi hoạt động được xây dựng tại đơn vị Bộ phận:……………….. Đơn vị tính: VNĐ Định mức Chi năm trước Tỷ lệ đánh giá Định mức chi năm nay
Tiền lương giáo viên
Phụ cấp lương cho giáo viên Các khoản đóng góp Thanh tốn DVCC Tỷ lệ đánh giá hiệu quả = Đánh giá trưởng phòng * 50% + Số cán bộ đánh giá tốt hiệu quả làm việc của bộ phận *50% Tổng số cán bộ của đơn vị
Vật tư văn phịng Thơng tin liên lạc Hội nghị
Cơng tác phí Chi khác
Cộng
Bảng 3.3: Định mức chi hoạt động được xây dựng tại Phịng Giáo dục huyện Mộc Hóa
Khi xây dựng định mức chi hoạt động yêu cầu đơn vị cần phải đáp ứng được các yếu tố sau:
- Định mức chi hoạt động phải đáp ứng được yêu cầu tối thiểu và cần thiết cho việc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể và phù hợp với điều kiện thực tế.
- Định mức chi hoạt động phải đảm bảo cân đối, hài hòa, cân bằng cho các đối tượng áp dụng.
- Định mức chi hoạt động phải ổn định, có thể sử dụng trong một thời gian dài để làm cơ sở cho việc xây dựng dự toán cũng như kiểm tra, kiểm soát việc thực hiện dự toán.
3.3 Các giải pháp hỗ trợ thực hiện các nội dung hoàn thiện hệ thống kế tốn tại Phịng Giáo dục huyện Mộc Hóa
3.3.1 Xây dựng mơ hình bộ máy kế tốn kết hợp giữa kế tốn tài chính và kế tốn quản trị
Muốn phát huy tối đa hiệu quả của bộ máy kế tốn, cần phải kết hợp giữa kế tốn tài chính và kế tốn quản trị. Trong đó kế tốn quản trị sẽ sử dụng những thông tin đầu vào của kế tốn tài chính để thu thập, xử lý theo nhu cầu của mình. Do đặc điểm hoạt động của Phòng Giáo dục đơn giản hơn các doanh nghiệp sản xuất nên mơ hình bộ máy kế tốn có thể tổ chức như sau:
Sơ đồ 3.2: Tổ chức bộ máy kế tốn tại Phịng Giáo dục huyện Mộc Hóa
Tùy theo khối lượng cơng việc nhiều hay ít mà mỗi nhân viên kế tốn có thể đảm nhận một hay nhiều phần hành kế toán khác nhau. Chẳng hạn có thể phân chia cơng việc như sau (mơ hình đề nghị phịng kế tốn gồm 4 nhân viên, trong đó có 1 thủ quỹ):
- Đứng đầu là kế toán trưởng phụ trách chung về công tác kế toán trong trường. Hướng dẫn các nhân viên trong phịng về các chế độ liên quan đến cơng tác kế tốn, tài chính và thực hiện phân tích, đánh giá.
- Kế tốn tổng hợp là người hỗ trợ cơng việc cho trưởng phịng và chun trách bộ phận lập dự toán, kế toán thuế, kế tốn nguồn kinh phí, kế tốn tài sản vật tư.
- Một nhân viên kế toán phụ trách phần hành kế toán vốn bằng tiền, các khoản thanh toán, các khoản chi.
Kế toán tài sản, vật tư, nguồn kinh phí Bộ phận phân tích đánh giá Bộ phận lập dự toán Kế toán các khoản thu - chi Kế toán tổng hợp, Kế tốn chi phí Kế tốn vốn bằng
tiền, Kế tốn thanh toán
3.3.2 Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán
Ngoài việc sử dụng các chứng từ thống nhất ban hành theo quyết định 19/2006/QĐ – BTC và các văn bản khác có liên quan, đơn vị có thể cụ thể hóa nội dung cần thiết vào từng mẫu chứng từ, thiét kế những chứng từ khơgn có trong quy định của Nhà nước để phục vụ cho việc thu thập và cung cấp thông tin cho nhà quản trị. Đơn vị có thể thu thập và cung cấp thông tin thông qua hệ thống mạng nội bộ, qua email, fax và các phương tiện khác nhằm đảm bảo tính nhanh và kịp thời (ví dụ bảng thanh tốn thu nhập tăng thêm lập theo từng phịng ban, bảng chấm cơng được theo dõi qua hệ thống mạng nội bộ; bảng thanh toán tiền làm thêm giời lập theo từng phòng ban…)
3.3.3 Tổ chức vận dụng tài khoản kế toán, sổ kế toán
Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Đơn vị căn cứ vào hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính ban hành (theo QĐ 19/2006/QĐ-BTC) để xây dựng các tài khoản chi tiết hơn (TK cấp 2,3,4…) phù hợp với kế hoạch, dự toán đã lập và yêu cầu cung cấp thơng tin của kế tốn quản trị. Cụ thể:
Các tài khoản: Tài sản cố định hữu hình (TK211), Tài sản cố định vơ hình (TK213), hao mòn tài sản cố định (TK2141, 2142), phải trả cơng chức, viên chức (TK 334), chi phí trả trước (TK 643), chi phí hoạt động (TK 661)… mở chi tiết cho từng bộ phận chi hoạt động.
Tổ chức vận dụng sổ kế tốn
Ngồi việc sử dụng hệ thống sổ chi tiết theo quy định, đơn vị có thể bổ sung thêm nội dung hoặc thiết kế thêm một số sổ kế tốn chi tiết nhằm cung cấp thơng tin cần thiết theo yêu cầu quản lý của đơn vị. Chẳng hạn sổ chi tiết chi hoạt động dành cho từng bộ phận với nội dung chi tiết chi cho ai với nội dung công việc cụ thể để nắm bắt được công việc chi tiết ,giúp nhà quản trị quản lý được công việc thực hiện được chi với mức chi cụ thể là bao nhiêu thuận lợi cho việc đánh giá hiệu quả cụ thể của công việc.
Chứng từ
Nội dung Số tiền Chi ra cho các đối tượng
Ngày Số hiệu A B C
Bảng 3.4: Bảng chi tiết chi hoạt động đề nghị của từng bộ phận cho Phịng giáo dục huyện Mộc Hố
Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán quản trị
Hệ thống báo cáo kế toán quản trị là phương tiện truyền đạt thông tin cho các nhà quản lý, nó cần được xây dựng phù hợp với yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ cho quản lý trong nội bộ đơn vị. Các chỉ tiêu trong báo cáo kế toán quản trị phải được thiết kế theo yêu cầu quản lý của các cấp. Hệ thống báo cáo kế tốn quản trị có thể bao gồm các loại như: (1) Báo cáo cung cấp thông tin cho việc lập kế hoạch (Bảng dự toán); (2) Báo cáo thực hiện(báo cáo về phân tích chệnh lệch thu-chi giữa thực tế và kế hoạch, giữa thực tế và định mức, nguyên nhân của các biến động); STT Nội dung chi Thực tế Kế hoạch Định mức Chênh lệch giữa thực tế so với kế hoạch Chênh lệch thực tế với định mức Số tiền Tỷ lệ % Số tiền Tỷ lệ % Tổng cộng
Bảng 3.5 : Bảng chi tiết các khoản chi hoạt động phát sinh giữa thực tế so với kế hoạch và định mức đề nghị cho Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Mộc Hoá
3.3.4 Đối với Bộ tài chính
Hiện nay hệ thống kế tốn đơn vị hành chính xây đựng tương đối đầy đủ, nhưng chưa đảm bảo được tính hiệu quả của việc kiểm sốt các khoản chi hoạt động của đơn vị. Để hoàn thiện hơn nữa hệ thống kế tốn đơn vị hành chính, tác giả đưa ra một số kiến nghị đối với nhà nước và cơ quan chức năng như sau:
- Ban hành quy định yêu cầu đơn vị hành chính pải lập ra kế hoạch chi tiêu nội bộ đi kèm song song với quy chế chi tiêu nội bộ.
- Xây dựng hệ thống thơng tin kế tốn tự động hóa các quy trình tính tốn để đảm bảo tính kịp thời trong việc cung cấp thơng tin cho người sử dụng. Hệ thống thơng tin kế tốn được định nghĩa như là một hệ thống thông tin trong một tổ chức. Hệ thống này chứa đựng quá trình chuyển đổi các sự kiện kinh tế (các giao dịch kế tốn) thành các thơng tin hữu ích (báo cáo) và sử dụng kiểm soát nội bộ nhằm giới hạn ảnh hưởng của mơi trường bên ngồi vào hệ thống. Được xây dựng trên mơ hình quản lý thơng tin phản hồi hoặc mơ hình quản lý thơng tin định hướng tương lai và là một hệ thống thông tin chủ đạo nên hệ thống thông tin kế tốn thu thập, lưu trữ, phân tích và cung cấp linh hoạt các chỉ tiêu đánh giá, báo cáo đánh giá trách nhiệm và thành quả hoạt động đến từng phịng ban, quy trình, cá nhân trong tổ chức.
3.3.5 Đối với Phòng giáo dục huyện Mộc Hóa
- Để lập được một dự tốn ngân sách đầy đủ và hiệu quả địi hỏi cán bộ và nhân viên liên quan cần phải có kiến thức về lĩnh vực kế tốn,cơng tác lập kế hoạch và dự toán.
- Để lập dự toán một cách hợp lý và có cơ sở khoa học, đồng thời giúp các nhà quản lý kiểm sốt được chi phí cần phải xây dựng một hệ thống định mức kinh tế kỹ thuật tiên tiến phù hợp với tình hình thực tế của đơn vị.
- Ngồi việc định lượng kết quả bằng cách thơng qua hệ thống kế tốn các trung tâm trách nhiệm, đơn vị cịn phải thiết lập hệ thống khuyến khích vật chất
để động viên các cấp quản lý trong tổ chức quan tâm hơn đến kết quả hoạt động của đơn vị.
- Muốn kiểm sốt chất lượng tồn diện thì phải tập trung vào nhóm chi phí phịng ngừa bằng cách:
+ Đào tạo bồi dưỡng cán bộ, viên chức các kiến thức kỹ năng về tiêu chuẩn quản lý chất lượng toàn diện, tổ chức thực hiện, đánh giá nội bộ, phân tích, thống kê, đánh giá kết quả.
+ Xây dựng hệ thống tài liệu phù hợp với quy trình kiểm sốt chất lượng toàn diện.
+ Hỗ trợ phương tiện, cơ sở vật chất theo yêu cầu: văn phòng phẩm, tủ, kệ, bìa đựng hồ sơ…
- Đối với nhân viên kế tốn ngồi việc phải chấp hành các chế độ, chính sách về tài chính kế tốn cịn phải tn thủ đạo đức nghề nghiệp, phải thường xuyên bồi dưỡng, nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ.
- Và cuối cùng, điều quan trọng là cần nâng cao nhận thức và trình độ quản lý về lĩnh vực tài chính kế toán cho các nhà quản lý để các nhà quản trị biết yêu cầu bộ phận kế tốn cung cấp những thơng tin thích hợp đồng thời phải có kiến thức phân tích và sử dụng thơng tin.
Tác giả đã trực tiếp thực hiện phỏng vấn xin ý kiến của Trưởng phịng về nội dung hồn thiện hệ thống kế toán tại đơn vị (Phụ lục 07) và đã nhận được sự đồng tình từ phía lãnh đạo Phịng Giáo dục huyện Mộc Hoá.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
Từ thực trạng về hệ thống kế tốn tại Phịng Giáo dục huyện Mộc Hóa cho thấy hệ thống kế tốn tại đơn vị vẫn cịn những hạn chế trong việc kiểm sốt chi hoạt động, vì vậy trong phần luận này đã nêu ra một số nội dung để hồn thiện hệ thống kế tốn có thể vận dụng trong các đơn vị hành chính , đó là việc phân tích chi hoạt động và lập dự tốn ngân sách,kiểm soát chi hoạt động và đo lường thành quả giúp nâng cao hiệu quả kiểm soát các khoản chi hoạt động tại đơn vị.
Để thực hiện được các nội dung trên trong phần này luận văn cũng nêu lên các giải pháp xây dựng bộ máy kế tốn trong đó kết hợp hài hịa kế tốn quản trị và kế tốn tài chính, ngồi ra cũng cần phải có những giải pháp hỗ trợ như chính sách của Nhà nước, của các nơi đào tạo nhân lực kế toán và cuối cùng là nâng cao nhận thức của nhà quản lý.
KẾT LUẬN
Kế tốn đóng vai trị quan trọng trong tổ chức nhưng hiện nay hệ thống kế tốn tại các đơn vị hành chính vẫn chưa đạt được hiệu quả cao trong việc kiểm soát các khoản chi hoạt động. Và Chính phủ đang giao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với các đơn vị hành chính ra đời vì vậy tác giả đã lựa chọn đề tài “hồn thiện hệ thống kế tốn để phục vụ công tác kiểm soát các khoản chi hoạt động trong khu vực hành chính – Trường hợp phịng giáo dục huyện Mộc Hóa” để tìm hiểu những lý thuyết kế tốn làm nền tảng cho việc hoàn thiện hệ thống kế toán tại đơn vị. Tìm hiểu thực trạng của cơng tác kế tốn tại đơn vị từ đó đưa ra sự cần thiết khi hoàn thiện hệ thống kế toán để kiểm soát các khoản chi hoạt động đơn vị với các vấn đề trọng tâm như lập dự toán chi,kiểm soát chi hoạt động và đo lường thành quả chi hoạt động. Và hiện tại với các nội dung này Phòng Giáo dục và đào tạo huyện Mộc Hoá chỉ mới dừng lại ở tính hình thức để lập báo cáo cho quản lý mà chưa có cơng tác phân tích số liệu, thơng tin. Sau khi tác giả tìm hiểu tình hình của đơn vị đã đưa ra nguyên nhân của những hạn chế đồng thời cũng đưa ra các giải pháp cụ thể áp dụng tại đơn vị như hệ thống tài khoản, sổ sách, chứng từ, báo cáo kế toán quản trị để cung cấp thông tin cho nhà quản lý và cuối cùng là đề nghị đối với